PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL PERU

INSTITUTO PARA LA CALIDAD

PUCP-PMBOK

4.3.3.1

PLAN DE GESTIN DE COSTOS

HOJA 1/2
Instrucciones Generales:
El Plan de Gestin de Costos es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cmo redactar este
documento est contenido en el acpite 4.3 del PMBOK Guide. Este es un formato que usa el Instituto para la Calidad de la Pontificia
Universidad Catlica del Per para evaluar la planificacin de los costos de un proyecto propuesto por un grupo de alumnos. Este
documento (plantilla) no es limitante de la informacin que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o
modificaciones que considere necesarias en este documento.
Componente

Descripcin

Grupo

Grupo N 05

Ttulo del Proyecto

INSTALACION DE LA INFRAESTRUCTURA DE RIEGO MARGEN

DERECHA E IZQUIERDA DEL RIO VILCANOTA TRAMO I

Gerente del Proyecto

-NOMBRE: Ing. Rildo Y. Lozano Cusi

-PUESTO: Gerente de Proyecto
-Responde a: Direccin Tcnica
-ORGANIZACIN: PER PLAN MERISS
-Nivel de autoridad: Exige el cumplimiento de los sistemas de control y
aseguramiento de la calidad

Descripcin de cmo
ser gestionado los
costos del proyecto

La estimacin de Costos:
Implica desarrollar una aproximacin de los costos de los
recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.
Para la estimacin de costos se necesita como entrada a este proceso:
Factores Ambientales de la empresa
Activos de los procesos de organizacin
Enunciado del alcance del proyecto
Estructura de Desglose de trabajo EDT
Diccionario de la EDT
Plan de Gestin del proyecto
Las estimaciones de costos sern realizadas utilizando la estimacin
paramtrica de acuerdo a los siguientes parmetros:
HH de mano de obra
requerida
HM de equipos necesarios
De la Estimacin de Costos obtenemos:
Estimaciones de Costos de las Actividades
Informacin de respaldo de la estimacin de costos de las actividades.
Cambios solicitados
Plan de Gestin de Costos (actualizaciones)
La preparacin del Presupuesto de Costos:
Implica sumar los costos estimados de las actividades o paquetes de trabajo
a fin de establecer la lnea base de costos, a fin de medir el rendimiento del
proyecto.
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Para la preparacin del Presupuesto de Costos se necesita como entrada a

este proceso:
Enunciado del Alcance del Proyecto
Estructura de Desglose del trabajo EDT
Diccionario de la EDT
Estimaciones de Costos de las actividades
Informacin de soporte de la estimacin de las actividades
Cronograma del Proyecto
Calendarios de recursos
Contrato
Plan de gestin de costos
Para la preparacin del Presupuesto de costos hemos utilizado:
Suma de costos: las estimaciones de costos de las actividades del
cronograma se suman por paquetes de trabajo de acuerdo con la EDT.
Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo luego se
suman para los niveles superiores de componentes de la EDT, tales
como las cuentas de control y finalmente para todo el proyecto.
Anlisis de Reserva: Establece las reservas para las contingencias,
son presupuestos reservados para cambios no planificados pero
potencialmente necesarios en el alcance y el costo del proyecto.
No forman parte de la lnea de base del costo del proyecto.
Conciliacin del Lmite de la Financiacin: Los gastos de fondos se
concilian con los lmites de operaciones de la organizacin
establecidos por el cliente o la organizacin ejecutante sobre el
desembolso de fondos para el proyecto.
De la preparacin del presupuesto de costos obtenemos:
Lnea Base de Costos: Es un presupuesto distribuido en el tiempo que
se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y
controlar el rendimiento general del costos en el proyecto.
Generalmente se representa como una curva S.
Las estimaciones de costos de los paquetes de trabajo luego se
suman para los niveles superiores de componentes de la EDT, tales
como las cuentas de control y finalmente para todo el proyecto.
Anlisis de Reserva: Establece las reservas para las contingencias,
son presupuestos reservados para cambios no planificados pero
potencialmente necesarios en el alcance y el costo del proyecto. No
forman parte de la lnea de base del costo del proyecto.
Conciliacin del Lmite de la Financiacin: Los gastos de fondos se
concilian con los lmites de operaciones de la organizacin
establecidos por el cliente o la organizacin ejecutante sobre el
desembolso de fondos para el proyecto.
De la preparacin del presupuesto de costos obtenemos:
Lnea Base de Costos: Es un presupuesto distribuido en el tiempo que
se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y
controlar el rendimiento general del costos en el proyecto.
Generalmente se representa como una curva S.
Requisitos para la Financiacin del Proyecto: Los requisitos
de financiacin totales y peridicos se derivan de la lnea de base de
costo y pueden establecerse para excederlos, en general por un
margen, a fin de estar preparado para el avance temprano o los
sobrecostos.

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Plan de Gestin de Costos

Cambios Solicitados
Control de Costos:
Implica influir sobre los factores que crean variaciones del costo y controlar
los cambios en el presupuesto del proyecto.
Para la preparacin del Control de Costos se necesita como entrada a este
proceso:
Lnea base del costo
Requisitos para la financiacin del proyecto
Informes de rendimiento
Informacin sobre el rendimiento del trabajo
Solicitudes de Cambios aprobados
Plan de Gestin del proyecto.
Para el control de Costos se utiliza:
Sistema de Control de Cambios del Costo: Define los procedimientos
por los cuales la lnea de base de costo puede ser modificada.
Anlisis de la medicin del rendimiento: Ayuda a evaluar la magnitud
de todas las variaciones que invariablemente se producirn. Se utiliza
la tcnica del valor ganado, esta tcnica es especialmente til para el
control de costos, la gestin de recursos y la produccin. Una parte
importante del control de costos es determinar la causa de una
variacin, la magnitud de la variacin y decidir si la variacin requiere
de una accin correctiva.
Proyecciones: Son estimaciones o predicciones de las condiciones en
el futuro del proyecto basndose en la informacin y los conocimientos
disponibles en el momento de la proyeccin. Las proyecciones se
generan, se actualizan y se emiten nuevamente basndose en la
informacin sobre el rendimiento del trabajo, suministrada a medida
que el proyecto se ejecuta y avanza.
Revisiones del rendimiento del proyecto: Las revisiones del
rendimiento comparan el rendimiento del costo a lo largo del tiempo,
las actividades del cronograma o los paquetes de trabajo que
sobrepasan o son inferiores al presupuesto (valor planificado), los
hitos vencidos y los alcanzados.
Gestin de Variacin.
Del control de costos obtenemos:
Estimaciones de Costos (Actualizaciones)
Lnea de Base de Costo (Actualizaciones)
Mediciones del Rendimiento
Conclusin Proyectada
Cambios Solicitados
Acciones correctivas recomendadas
Activos de los procesos de la organizacin (Actualizaciones)
Plan de gestin del proyecto (Actualizaciones)

Nivel de precisin de
los costos

El nivel de precisin para los costos de las actividades, se ajustar a

un redondeo de dos decimales.
Adems se considerar una contingencia para imprevistos del
5% del presupuesto del costo total.

Unidades de medida

Mano de Obra: HH (Horas Hombre)

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Equipos: HM (Horas Mquina)

Se trabaja 6 das a la semana, con un tiempo de 08 horas diarias.
Enlaces con
procedimientos de la
organizacin

Umbrales de control

Plan de Cuentas
Los umbrales de control de costos son las HH, que se miden
con los rendimientos utilizando la tcnica del valor ganado: el
cual compara el rendimiento planificado con el rendimiento real.
Las variaciones permisibles del CPI y el SPI es de -5%
1 Definicin de las frmulas de cmputo de gestin del valor ganado:
PROGRAMADO (BCWS) = metrado programado x costo programado
EJECUTADO (ACWP) = metrado ejecutado x costo real
GANADO (BCWP) = metrado ejecutado x costo programado
CPI = GANADO / EJECUTADO (ndice de performance del costo)

Reglas del valor

ganado

SPI = GANADO / PROGRAMADO (ndice de performance del

cronograma)
2 Los indicadores mayores que 1 (CPI y SPI) nos dan los mejores
escenarios, pero tampoco significa que si nos da menor que 1, sea un mal
indicador, ya que estos ndices se van midiendo mes a mes y nos ayuda a
saber qu es lo que est pasando en el proyecto.
3 El nivel de la EDT al cual se realizar la tcnica del valor ganado es aqul
que pueda agrupar los distintos tems de las diferentes especialidades, para
hacer menos analtico y ms sencillo el anlisis de acuerdo a las actividades
descritas en la lista de actividades.
Formatos de Resultado Valorizado
- Comparativo de avance econmico.

Formatos de informe
de costos

- Saldo valorizado de almacn

- Control de mano de obra
- Valorizacin mensual de ejecucin fsica.

- relacin de personal vinculado a gasto general y costo directo.

- Informe de Valor Ganado

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Los responsables de analizar los cambios al presupuesto son:

Gerente del Proyecto: Ing. Rildo Yuri Lozano Cusi.
Supervisor del Proyecto: Ing. Abraham Meja Samata
Identificacin y
clasificacin de los
cambios al
Presupuesto del
proyecto

Los cambios sern clasificados en base a su impacto y sern:

Cambios Importantes (>10% del presupuesto del proyecto)
Cambios Medianos (<10% del presupuesto del proyecto)
Cambios Pequeos (<5% del presupuesto del proyecto)
Cambios Insignificantes (<1% del presupuesto del proyecto)

Las personas autorizadas para realizar cambios son:

Director Ejecutivo: Ing. Efran Silva Canal
Director Tcnico: Ing. Ivn Ramos Pastor.
Directora de Planificacin y Presupuesto: Ing. Gladys Salazar Muiz
El procedimiento para solicitar un cambio es el siguiente:
Llenar el documento de solicitud de cambio del proyecto y enviarla al
Gerente del Proyecto, en este se indicar los motivos y beneficios que
se cree tendr en cambio solicitado. Este documento ser copiado a los
dems integrantes del grupo de personas que pueden solicitar los
cambios.

Procedimiento de
control de cambios al
Presupuesto

Al da siguiente de recibido este documento el Gerente del Proyecto

citar en un plazo no mayor a tres das una reunin con el solicitante
para exponer y sustentar la solicitud de cambio, en esta reunin
participarn los miembros del equipo del proyecto.
Luego de dicha reunin se tendr 02 posibles escenarios.
Si se encontr suficiente sustento para evaluar la solicitud de cambio,
entonces se solicitar un plazo para evaluar el impacto del cambio,
siendo este:
Cambio Importante: 7 das
Cambio Mediano: 4 das
Cambio Pequeo: 2 Das
Cambio Insignificante: 1 Da
Luego de ello se comunicar a los involucrados el cambio a mplementar
y si este es importante o Mediano deber ser aprobado por ellos.
Si luego de la exposicin del solicitante no existe suficiente sustento, la
solicitud ser desaprobada y archivada.

Responsables de
aprobar los cambios al
Presupuesto

CAMBIOS IMPORTANTES
CAMBIOS MEDIANOS
CAMBIOS PEQUEOS E INSIGNIFICANTES
Director Ejecutivo: Ing. Efran Silva Canal
Director Tcnico: Ing. Ivn Ramos Pastor.
Directora de Planificacin y Presupuesto: Ing. Gladys Salazar
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Muiz

Definicin de cambios
que pueden ser
aprobados sin
revisiones

Todos los cambios deben ser revisados, analizados y evaluados para saber si
causan impacto tanto en el tiempo como en el costo.
Los cambios insignificantes, tal vez no necesiten mayor revisin siempre y
cuando no altere el costo y el cronograma del proyecto.

SISTEMA DEL CONTROL DE CAMBIOS DEL COSTO

Integracin del control
de cambios del costo
con el control
integrado de cambios

Se Integrar actualizando con los miembros del equipo del proyecto, cada
uno de costo con el los documentos de seguimiento y control del proyecto.
Documentacin Requerida: Se usara formato de solicitud de cambios del
proyecto.
Sistemas de seguimiento: se usara plantilla de acuerdo a reunin de
Proyecto.
Procedimientos de resolucin de disputas: se solucionara de acuerdo al
procedimiento de control de cambios, en acuerdo de Comit de proyectos
Niveles requeridos de aprobacin

Requerimientos para
solicitud de cambios al
presupuesto proyecto

CAMBIOS
Importantes
(7d anlisis)
Mediano
(4d anlisis)
Pequeo
(2d anlisis)
Insignificante
(1d anlisis)

DIRECTOR
EJECUTIVO

DIRECTOR
TECNICO

DIRECTORA DE
PRESUPUESTO Y
PLANIFICACION

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ESTIMACIONES DE COSTOS DE LAS ACTIVIDADES

7.1.3.1
HOJA 1

Instrucciones Generales:
Las estimaciones de costos de las actividades es un documento elaborado por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cmo
elaborar este entregable est contenido en el acpite 7.1 del PMBOK Guide. En el siguiente ejemplo las estimaciones de costos de
las actividades para cada recurso se realizan por da, este detalle debe estar indicado en el plan de gestin de costos (unidades de
medida). A continuacin se muestra un ejemplo de las estimaciones de costos para las actividades del paquete de trabajo de la
planificacin de la direccin de proyectos. Este es solo un ejemplo para un tipo de proyecto especfico, no es una plantilla.

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RESERVAS PARA CONTINGENCIAS

7.1.3.1
HOJA 1

Instrucciones Generales:
Las reservas para contingencias son estimaciones elaboradas por el Equipo de Gerencia del Proyecto para tratar con los posibles
riesgos (incgnitas conocidas) que puedan afectar a las actividades del proyecto. El detalle de cmo elaborar este entregable est
contenido en el acpite 7.1 del PMBOK Guide. Este documento (plantilla) no es limitante de la informacin que el grupo maneje, el
grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento.

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LINEA BASE DE COSTO

7.2.3.1
HOJA 1

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