ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

Kendall & Kendall – Sexta Edición

CAPITULO 11 - DISEÑO DE UNA SALIDA EFICAZ

La salida puede tomar dos formas:

 Permanente o tradicional. Ejemplo: Informes impresos.

 La fugaz. Ejemplo: Pantallas VDT, microformas y sonido.

OBJETIVOS DE DISEÑO DE SALIDA:

1. Diseñar la salida para satisfacer un propósito específico.

2. Hacer significativa la salida para el usuario.

3. Entregar la cantidad adecuada de salida

4. Proporcionar una distribución adecuada de salida.

5. Proporcionar la salida a tiempo.

6. Elegir el método de salida más efectivo.

RELACION DEL CONTENIDO DE SALIDA CON EL METODO DE SALIDA.

El contenido de una salida de información debe estar relacionado con su método.

 Salida Externa: Que sale del negocio. Ejemplo: recibos, anuncios, cheques de pago, reportes, etc.

 Salida Interna: Incluye diversos tipos de informes para los tomadores de decisiones. Ejemplo: Totales de
ventas mensuales, ventas semanales por vendedor.

La salida externa difiere de la interna en su distribución, diseño y apariencia.

La salida de una etapa del proceso se convierte en entrada para la siguiente etapa.

Muchos documentos externos deben incluir instrucciones para quien los recibe para que sean usados en forma
adecuada.

Muchas salidas externas en forma preimpresa que contienen el logotipo y colores de la compañía.

Tecnologías de salida.

 Impresoras.

 Monitores como dispositivos de salida.

 Video, audio y animación.

 CD-ROM y DVds.

 Salida electrónica.

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 Tecnología de demanda. Si ha intentado obtener información de Web haciendo clic en los vínculos, ha
usado tecnología de demanda.

 Tecnologías de actualización automática. Contenido enviado a usuarios en momentos específicos.

FACTORES A CONSIDERAR CUANDO SE SELECCIONE LA TECNOLOGIA DE SALIDA.

La salida afecta a los usuarios de muchas formas diferentes:

1. ¿Quién usara (vera) la salida (necesita calidad)? Ejemplo: Cuando los gerentes de distrito deben estar fuera
de sus oficinas por periodos largos necesitan salida impresa. La salida en pantalla o documentos Web
interactivos son excelentes para personas tales como los despachadores de flotillas de camiones que están
en escritorios por largos periodos.

2. ¿Cuántas personas necesitan la salida? Si muchas personas necesitan la salida probablemente la mejor
opción seria ofrecerla en documentos basados en Web o copias impresas.

3. ¿Dónde se necesita la salida (distribución/logística)?

 La información que permanece cerca de su punto de origen, que tan solo será utilizada por unos
cuantos usuarios en el negocio y que podría almacenar o consultar frecuentemente, se puede
imprimir con seguridad o colocar en una intranet.

 Si una gran cantidad de información debe ser transmitida a usuarios a grandes distancias, se debe
utilizar una salida electrónica.

4. ¿Cuál es el propósito de la salida?

 Si la salida tiene el propósito de ser un informe creado para atraer a los accionistas al negocio
permitiéndole examinar las finanzas corporativas en su tiempo libre, es deseable contar con una salida
impresa bien diseñada.

 Si el propósito de la salida es proporcionar actualizaciones de 15 minutos en las cotizaciones de la

bolsa de valores, y si el material es altamente codificable y cambiable, se prefieren las cintillas móviles
en la pantalla, paginas Web o presentaciones de audio.

5. ¿Cuál es la velocidad con que se necesita la salida? Esta depende de los niveles de administración: la
estratégica, la del nivel medio y la de operaciones.

En el nivel estratégico los gerentes necesitan salidas por un periodo específico.

Algunos negocios en particular necesitan salidas rápidas por medio de sistema en línea. Ejemplo: En una
unidad de terapia intensiva una enfermera necesita supervisar continuamente el pulso de una victima.

6. ¿Con que frecuencia se accederá a la salida?

La salida que se accede con mayor frecuencia es buena candidata para incorporarla en sistemas basados
en Web y otros sistemas en línea o redes con pantallas.

7. ¿Cuánto tiempo se almacenara la salida? La salida impresa en papel se deteriora rápidamente con el
tiempo. La salida conservada en micro formas o digitalizada no se deteriora con los factores ambientales
como la luz y la humedad o con el manejo humano.

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8. ¿Bajo que regulaciones especiales se produce, almacena y distribuye la salida? Los gobiernos reglamentan
algunas salidas. Mucha reglamentación depende del tipo de industria. Ejemplo: Los bancos de sangre.

Se debe imprimir el formulario W–2 para un empleado, y su forma final no puede ser salida en pantalla o
microforma.

9. ¿Cuáles son los costos iniciales y finales del mantenimiento y suministro?

Algunos vendedores ayudan a estimar los costos iniciales de compra o arrendamiento de hardware, otros
no lo hacen: mantener trabajando una fotocopiadora (papel, toner, unidad fotoeléctrica, reparaciones y
mantenimiento).

El analista de sistemas puede necesitar recolectar esta información con el fin de disminuir costos de uso y
mantenimiento.

10. ¿Cuáles son los requerimientos ambientales (absorción de ruido, temperatura controlada, área para el
equipo, cableado y proximidad de transmisores inalámbricos o puntos de acceso (“zonas activas”))para las
tecnologías de salida?

Debido a esto el analista de sistemas debe tener cuidado con la selección de tecnología.

COMO AFECTA A LOS USUARIOS EL SESGO DE LA SALIDA

RECONOCIMIENTO DEL SESGO EN LA FORMA EN QUE SE USE LA SALIDA.

El analista debe poner mucha imaginación y cuidado al diseñar la salida.

Es un error suponer que una vez que el analista de sistemas ha terminado un proyecto de sistema su impacto
termina. La influencia del analista es de larga duración. Mucha de la información sobre la que los miembros de
la organización basan sus decisiones, es determinada por lo que el analista percibe como importante para el
negocio.

El sesgo esta presente en todo lo que los humanos crean. Esto no es para juzgar que el sesgo es malo, sino para
indicar que es inseparable de lo que nosotros (y por consiguiente nuestros sistemas) producimos. Los
propósitos de los analistas de sistemas son alterar sin necesidad la salida y hacer conscientes a los usuarios del
posible sesgo en la salida que reciben.

Hay tres forma principales en las cuales la presentación de la salida es tendenciosa:

 La forma en que es ordenada la información

 La puesta de límites aceptables.

 La selección de gráficos.

INTRODUCCION DE SESGO CUANDO SE CLASIFICA LA INFORMACION.

El sesgo se presenta en la salida cuando el analista elige como clasificar la información para un informe. Las
clasificaciones comunes incluyen alfabéticas, cronológicas y de costo.

La información presentada alfabéticamente puede sobreenfatizar los conceptos que comienzan con las letras A
y B debido a que los usuarios tienden a poner más atención a la información que se presenta primero.

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La ascendencia también es introducida inadvertidamente en los reportes que están ordenados
cronológicamente.

Un tercer tipo de ordenamiento, por costo, también puede meter ascendencia en la salida.

INTRODUCCION DE SESGO AL ESTABLECER LIMITES.

Hay cuatro problemas generales con la asignación de límites que pueden dar ascendencia a la salida:

 Limite asignado muy bajo. Ejemplo: Una compañía de seguros que genera reportes de excepción sobre
todas las cuentas que están atrasadas en una semana.

 Limite asignado muy alto. Un gerente de control de calidad para un fabricante grande recibe un reporte de
excepción si más de 10 lotes entre 100 de manguera de hule producida son defectuosos.

 Rango de excepciones de salida demasiado angosto. Si el departamento de ventas de un fabricante de

alimentos genera reportes sobre la cantidad de consumidores con edades entre ocho y diez que solicitan
ofertas de las cajas de cereal. Esto puede significar la perdida de información importante que
originalmente se trataba de hacer destacar.

 Rango de excepciones de salida demasiado ancho. Si la compañía de gas genera un reporte de excepción
para los usuarios residenciales de alto volumen, pero emplea un rango para todos los clientes residenciales
que usen entre 6 y 2.600 pies cúbicos de gas al mes, la salida será abrumadora.

Como evitar el sesgo en el diseño de la salida. Hay estrategias específicas que el analista de sistemas
puede usar para evitar los prejuicios en la salida que diseña:

 Conciencia de la fuente de prejuicios.

 Diseño interactivo de la salida que incluya a los usuarios.

 Trabajar con los usuarios para que estén informados de los prejuicios de la salida.

 Creación de salida que sea flexible y que permita que los usuarios modifiquen los límites y rangos.

 Entrenamiento de los usuarios para que se apoyen en varias salidas para realizar “pruebas de realidad”
de la salida del sistema.

DISEÑO DE LA SALIDA IMPRESA. Usando la información obtenida por medio de la fase de determinación
de requerimientos de información, el analista de sistemas se encuentra listo para comenzar el diseño
físico. La fuente de información a ser incluida en los reportes es el diccionario de datos (nombres de los
elementos de datos y longitud del campo requerido).

Lineamientos para el diseñar un informe impreso.

 Convenciones para el diseño de un informe.

o Información constante. Información que permanece igual cada vez que se imprime el reporte.
Ejemplo: Títulos del reporte y los encabezados de columna.

o Información variable. Varía cada vez que el reporte es impreso. Ejemplo: Cifras de ventas en
dólares.

 Calidad tipo y tamaño del papel.

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  Consideraciones de diseño.

 Atributos funcionales. Incluyen: El encabezado o titulo del informe, el numero de pagina, la fecha de
elaboración, los títulos de columna, la agrupación de elementos de datos relacionados entre si y el uso
de subtotales.

 Atributos estilístico/estéticos

DISEÑO DE LA SALIDA PARA INFORMES EN MONITORES.

Lineamientos para el diseño de pantallas.

 Mantenga la pantalla simple.

 Ser consistente en la presentación.

 Facilitar el movimiento del usuario entre la salida desplegada..

 Crear un informe en pantalla atractivo.

Uso de la salida grafica en el diseño de pantalla.

DISEÑO DE UN SITIO WEB.

LINEAMIENTOS GENERALES PARA DISEÑAR SITIOS WEB

 Use herramientas profesionales.

 Estudie otros sitios Web.

 Use los recursos que Web ofrece.

 Examine los sitios Web de diseñadores profesionales.

 Use las herramientas que ha aprendido.

 Consulte libros.

 Revise algunos ejemplos pobres de páginas Web.

 Elabore sus propias plantillas.

 Use plug-ins, audio y video con moderación.

 Diseñe con anticipación.

PREGUNTAS DE REPASO

1. Mencione seis objetivos que persigue el analista al diseñar la salida del sistema.

a. Diseñar la salida para satisfacer un propósito específico.

b. Hacer significativa la salida para el usuario.

c. Entregar la cantidad adecuada de salida.

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 d. Proporcionar una distribución adecuada a la salida.

e. Proporcionar la salida a tiempo.

f. Elegir el método de salida más efectivo.

2. Compare las salidas externas con las salidas internas que produce el sistema.

Salida Externa Salida Interna

Recibos, anuncios, cheques de pago, reportes anuales. Incluye reportes para los tomadores de decisiones.
Ejemplo: Totales de ventas mensuales, reportes históricos
Usualmente incluye instrucciones para quien recibe el
documento

La salida externa difiere de la interna por su distribución, diseño y apariencia.

3. ¿Cuáles son tres situaciones que indican que las impresoras como la mejor eleccion para la tecnología de
salida?

a. La Confiabilidad

b. La compatibilidad con software y hardware.

c. El soporte técnico del fabricante.

4. Proporcione dos ejemplos que indiquen que las pantallas de salida son la mejor solución para la
selección de tecnología de salida.

 Proporcionan mayor flexibilidad al permitir al usuario cambiar la información de salida en tiempo real
a través de la eliminación, incorporación o modificación de algunos componentes del informe.

 Permite revisar la salida almacenada y el despliegue de elementos de una base de datos, lo cual
contribuye a que los tomadores de decisiones individuales no tengan que guardar informes
redundantes.

5. Mencione los métodos potenciales de la salida electrónica.

 Correo electrónico.

 Fax.

 Paginas Web.

6. ¿Cuáles son las desventajas de la salida electrónica y la basada en Web?

 Normalmente tiene baja resolución.

 Es difícil darle un formato fijo (correo electrónico).

 Es difícil transmitir el contextote mensajes (correo electrónico).

 Los sitios Web necesitan mantenimiento diligente.

7. Menciones 10 factores que se deben ser considerar al escoger la tecnología de salida.

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 1. ¿Quién usara (vera) la salida de datos?

2. ¿Cuantas personas necesitan la salida?

3. ¿Dónde se necesita la salida (distribución/logística)?

4. ¿Cuál es el propósito de la salida?

5. ¿Cuál es la velocidad con que se necesita la salida?

6. ¿Con que frecuencia se accederá a la salida?

7. ¿Cuánto tiempo se almacenara la salida?

8. ¿Bajo que regulaciones especiales se produce, almacena y distribuye la salida?

9. ¿Cuáles son los costos iniciales y finales de mantenimiento y suministro?

10. ¿Cuáles son los requerimientos ambientales (absorción de ruido, temperatura controlada, área para el
equipo, cableado y proximidad a transmisores inalámbricos o puntos de acceso (“zonas activas”) para
la tecnologías de salida?

8. ¿Qué tipo de salida es mejor si las actualizaciones frecuentes son una necesidad?

La salida que es accesada frecuentemente requiere sistemas en línea con despliegue en pantalla.

9. ¿Qué tipo de salida es la adecuada si muchos lectores la leerán, almacenaran y revisaran durante un
periodo de años?

Salida impresa

10. ¿Cuáles son las dos desventajas de las salidas de audio?

Necesita una sala especial donde la salida no interferirá con otras tareas.

Tiene aplicación limitada

11. Mencione tres formas principales en que las presentaciones de salida son involuntariamente desviadas.

La forma en que es ordenada la información.

La puesta de límites aceptables

La selección de gráficos.

12. ¿Cuáles son las cinco formas en que el analista puede evitar la desviación de salida?

 conciencia de la fuente de prejuicios.

 Diseño interactivo de la salida que incluya a los usuarios.

 Trabajar con los usuarios para que estén informados de los prejuicios de la salida.

 Creación de salida que sea flexible y que permita que los usuarios modifiquen los límites y rangos.

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  Entrenamiento de los usuarios para que se apoyen en varias salidas para realizar “pruebas de realidad”
de la salida del sistema.

13. ¿Cuál es la diferencia entre la información fija y variable presentada en un informe?

La información constante es información que permanece igual cada vez que es impreso el reporte.

La información variable es información que puede variar cada vez que es impreso el reporte.

14. ¿Por qué es importante mostrarle a los usuarios un prototipo o pantalla de un informe de salida?

A los usuarios se muestran modelos o prototipos de los reportes antes de terminar el diseño de reporte y
se realiza cualquier cambio necesario. El analista de sistemas usa el diseño de hoja o pantalla para
comunicar el diseño físico al programador.

15. Mencione seis elementos funcionales de los reportes impresos.

 Encabezado o titulo del reporte.

 Numero de página.

 Fecha de preparación.

 Encabezados de columna

 Agrupamiento de conceptos de datos relacionados.

 Uso de cortes de control.

16. Mencione cinco elementos estilísticos/estéticos de los reportes impresos.

 Salida atractiva

 Salida impresa fácil de leer.

 Reportes impresos bien organizados.

 El diseño del reporte debe facilitar la lectura de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

 Los conceptos de datos relacionados deben estar agrupados

17. ¿De que formas difieren las pantallas, la salida impresa y los documentos basados en web?

La salida en pantalla es efímera, esto es, un desplegado VDT no es permanente

No es portátil.

No puede ser cambiado por medio de interacción directa.

18. Mencione cuatro lineamientos para facilitar el diseño de buena pantalla de salida.

 Mantenga la pantalla simple.

 Mantenga consistente la presentación de la pantalla.

 Facilita al usuario el movimiento entre pantallas.

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  Cree una pantalla atractiva.

19. ¿Qué diferencia hay entre la salida para un DSS de un MIS mas tradicional?

Un DSS (Sistema de apoyo de decisiones) ayuda al tomador de decisiones a tomar una decisión mediante
la interacción con el sistema. Frecuentemente usa salida en pantalla con una interfaz de ratón o teclado
para lograr esa interacción.

La salida diseñada para los sistemas de apoyo a decisiones es, por lo tanto, caracterizada por su
modificabilidad y flexibilidad, que no son tan importantes en la salida de un MIS tradicional.

20. ¿Cuáles son las cuatro consideraciones principales que el analista tiene al diseñar la salida grafica para
los sistemas de apoyo a la toma de decisiones?

 Determinar el objetivo de la grafica.

 Tipo de datos que necesita ser desplegados.

 Audiencia.

 Efectos en la audiencia de los diferentes tipos de salida grafica.

21. Defina pegajosidad.

Es una cualidad que puede poseer un sitio Web. Si un usuario permanece en un sitio por un periodo
prolongado, el sitio tiene un alto grado de pegajosidad.

22. Mencione siete lineamientos para crear buenos sitios web.

 Use herramientas profesionales.

 Estudie otros sitios Web.

 Use los recursos que Web ofrece.

 Examine los sitios Web de diseñadores profesionales.

 Use las herramientas que ha aprendido.

 Consulte libros.

 Revise algunos ejemplos pobres de páginas Web.

 Elabore sus propias plantillas.

 Use plug-ins, audio y video con moderación.

23. Mencione cinco lineamientos para usar gráficos en el diseño de sitios web.

 Use uno de los dos formatos de imagen más comúnmente usados, JPEG o GIF.

 Mantenga el fondo simple y asegúrese que los usuarios puedan leer claramente el texto.

 Desarrolle unos cuantos gráficos de apariencia profesional.

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  Mantenga las imágenes graficas pequeñas y rehúse marcas y botones de navegación tales como:
ATRÁS, ARRIBA, CORREO ELECTRONICO y ADELANTE

24. Mencione siete ideas para mejorar la presentación de sitios web corporativos que usted diseña.

Estructura

Contenido

Texto

Gráficos

Estilo de presentación

Navegación

Promoción

25. ¿Cuál es la regla de los tres clics?

Un usuario debe poder desplazarse de la página en que actualmente está a la página que contiene la
información que necesita en solo tres clics del ratón.

26. ¿De que forma puede recomendar a las empresas el promover los sitios web que usted ha desarrollado?

 Anime a sus lectores a marcar su sitio Web

 Diseñar un “favicon” o icono favorito, para que los usuarios puedan identificar su sitio en la lista de
favoritos

27. ¿De qué forma permite una hoja de estilo en cascada al analista producir la salida?

Son una manera fácil de transformar un documento XML. El documento XML puede transformarse en
diferentes medios de salida. Proporciona una serie de estilos, como el tipo de fuente, el tamaño, el color, el
borde, etc. Por ejemplo: un estilo usado para una pantalla plana podría usar una paleta rica de colores y
una fuente tipo sans serif que son más fácil de seguir al leer una pantalla.

28. ¿Cuáles son las ventajas de usar XSLT (Transformaciones del lenguaje extensible de hojas de estilo) en
lugar de una hoja de estilo en cascada?

Son un medio más poderoso de transformar un documento de XML. Ellas le permiten al analista
seleccionar los elementos e insertarlos en una página web u otro medio de salida.

Elaborado por:

Jesús Antonio Hoyos Perdomo

Ing. De Sistemas

[email protected]

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