Este documento proporciona información sobre los pasos para elaborar actas, autorizar gastos y rendir cuentas en proyectos comunitarios. Se explica que el acta debe registrar lugar, fecha, asistentes y acuerdos. La autorización de gastos permite el desembolso de fondos siguiendo la programación. La rendición de cuentas mensual informa sobre gastos a los involucrados.
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Este documento proporciona información sobre los pasos para elaborar actas, autorizar gastos y rendir cuentas en proyectos comunitarios. Se explica que el acta debe registrar lugar, fecha, asistentes y acuerdos. La autorización de gastos permite el desembolso de fondos siguiendo la programación. La rendición de cuentas mensual informa sobre gastos a los involucrados.
Este documento proporciona información sobre los pasos para elaborar actas, autorizar gastos y rendir cuentas en proyectos comunitarios. Se explica que el acta debe registrar lugar, fecha, asistentes y acuerdos. La autorización de gastos permite el desembolso de fondos siguiendo la programación. La rendición de cuentas mensual informa sobre gastos a los involucrados.
Este documento proporciona información sobre los pasos para elaborar actas, autorizar gastos y rendir cuentas en proyectos comunitarios. Se explica que el acta debe registrar lugar, fecha, asistentes y acuerdos. La autorización de gastos permite el desembolso de fondos siguiendo la programación. La rendición de cuentas mensual informa sobre gastos a los involucrados.
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Con
su
intervencin
en
las
asambleas y control del desempeo
de los representantes del rgano Representantes del Ncleo Ejecutor y agentes que intervienen en el proyecto.
LA COMUNIDAD EJECUTA Y CONFINANCIA
MUNICIPALIDAD FINANCIA
NO DEBEMOS OLVIDAR
EL XITO DE LA OBRA Y SU FUNCIONAMIENTO DEPENDE DE NUESTRA PARTICIPACION
FONCODES SUPERVISA Y BRINDA ASESORIO Y ASISTENCIA TECNICA
ELABORACION DEL ACTA
Qu pasos debemos seguir para elaborar un acta?
4. Registrar el lugar, da y hora en que se realiza la asamblea. 5. Escribir
los
puntos
de
la
agenda. 6. Anotar las opiniones y pedidos de las mujeres y pedidos y los hombres. 7. Registrar los acuerdos
3. Firmar
los
representantes ejecutor
1. Dar lectura al acta
2. Firmar a todos los asistentes
miembros del
ncleo
SE RECOMIENDA: Cuando la obra esta concluida, el libro de Actas debe pasar a la correspondiente entidad receptora de transferencia
EL ACTA En la localidad de.., distrito de., provincia de, departamento de, siendo las horas, del da . del ao se reunieron los integrantes del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor, del Proyecto, Convenio N para tratar las siguientes agenda:
. Las personas asistentes informaron lo siguiente: Jos . Mara
Se llego a los siguientes acuerdos:
No habiendo nada mas que tratar, se lee el acta y se da por terminada
la asamblea, siendo las horas del
. Los asistentes firman en seal de conformidad.
________________ Presidente (a)
________________ Tesorero (a)
________________ Secretario (a)
________________
Fiscala (a)
Responsable: son los que conducen la actividad programada.
El Plan de Trabajo debe estar colocado en un lugar visible para que Fiscal (la) del N.E los beneficiarios enteren de todas las SE se RECOMIENDA : actividades
OBSERV.
_______________________ Tesorero (a) del N.E
______________________
Residente
AUTORIZACION DE GASTOS N_____________________
FECHA:
LA AUTORIZACION DE GASTOS
CONVENIO N :___________________________________ MONTO FINANCIADO :___________________________________ RECIBIDOS A LA FECHA :___________________________________ MONTO ACUMULADO DE AUTORIZACIONES ANTERIORES :___________________________________ SALDO DISPONIBLE :___________________________________ GASTOS DE COSTO DIRECTO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Es el documento en el cual autorizamos
el gasto segn la programacin. D E T A L L E IMPORTE INSUMO O SERVICIO UNID. CANTIDAD PRECIO UNT. S/. Deber siempre contar con el visto bueno del Residente y del Supervisor de Proyectos. Utilizamos el formato N 5
MONTO TOTAL DE ESTA AUTORIZACION
SALDO ACTUAL DEPUES DE ESTA AUTORIZACION
GASTOS DEL RESIDENTE
(SOLO EN CASO DE PERSONA NATURAL) La autorizacin de Gastos Residente solo se realizar una (01) vez al mes, posterior a la entrega del informe mensual respectivo y servir como constancia de en Obra. Para el caso de Persona Jurdica, el Pago del Residente se establecer segn se estipula en los contratos correspondientes. COEFICIENTE DE PARTICIPCION
DIAS DE RETRASO EN LA PRESENTACION DEL INFORME
DIAS PORE ASISTIR EN EL MES
DIAS ASISTIDOS (*) FACTOR DE ASITENCIA (*) Verificados en Cuaderno de Obra CONCEPTO
PRESUP. TOTAL
ACUMULADO AUTORIZADO ANTERIOR
PAGO QUE SE AUTORIZA
AVANCE MES B
A Son. Nuevos Soles HONORARIOS RESIDENTE MOVILIDAD Y VIATICOS UTILES DE OFICINA
Nuevos Soles TOTAL (en letras)
FACTOR
MONTO BRUTO
MORA
Fdo. LIQUIDO
D=AxB/100xC
E=Dx5/100xn
F=(D-E)x 0,15
MONTO NETO D-E-F
_______________________ PRESIDENTE (a) del N.E _______________________ FISCAL (a) del N.E
_______________________ VB RESIDENTE
_______________________ VB SUPERVISOR
El tesorero es responsable de presentar los comprobantes de Pago en un PLAZO DE 5 DIAS hbiles, contados desde la fecha de la presente autorizacin; y ser responsable del monto autorizado para Mano de Obra, que sustentar con Hoja de Jornales firmadas.
El tesorero (a) paga la mano de obra de acuerdo con los das
trabajos.
El control y pago se efecta de acuerdo con los formatos 6, 7 y 8.
UTILIZAMOS EL FORMATO N 6: HOJA DE TAREO FONCODES CONVENIO
:_____________________________
PERIODO DEL N De
Nombre y Apellido
AL Categora
Documento de
DIAS TRABAJADOS
Total
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Los que abajo suscribimos: certificamos que los das consignados en al presente Hoja de Trazo han sido cancelados por concepto de mano obra
_______________________ RESIDENTE DNI
_______________________ MAESTRO DE OBRA DNI
_______________________ TESORERO N.E DNI
_______________________ PRESIDENTE DE N.E. DNI
UTILIZAMOS EL FORMATO N 7: HOJA DE JORNALES FONCODES CONVENIO
:_____________________________
suministro
PROYECTO
periodo del: ____/____ /____ al ____/____ /____
Genero
N De orden
1 2 3 4 5
Nombre y Apellido
Categora
FEM.
Document MASC.
o de Identidad
Das de
JORNAL
trabajo
(S/.)
TOTAL A PAGAR (S/.)
FIRMA
6 7 8 9 10 11 Los que abajo suscribimos: certificamos que los das consignados en al presente Hoja de Trazo han sido cancelados por concepto de mano obra
_______________________ RESIDENTE DNI
_______________________ MAESTRO DE OBRA DNI
_______________________ TESORERO N.E DNI
_______________________ PRESIDENTE DE N.E. DNI
UTILIZAMOS EL FORMATO N 8: HOJA DE JORNALES DEL APORTE COMUNAL CUANTIFICADO FONCODES CONVENIO
:_____________________________
suministro
PROYECTO
periodo del: ____/____ /____ al ____/____ /____
Genero
N De orden
1 2 3
Nombre y Apellido
Categora
FEM.
Document MASC.
o de Identidad
Das de
JORNAL
trabajo
(S/.)
TOTAL A PAGAR (S/.)
FIRMA
4 5 6 7 8 9 10 11 Los que abajo suscribimos: certificamos que los das consignados en al presente Hoja de Trazo han sido cancelados por concepto de mano obra
_______________________ RESIDENTE DNI
_______________________ MAESTRO DE OBRA DNI
_______________________ TESORERO N.E DNI
_______________________ PRESIDENTE DE N.E. DNI
El residente AUTORIZA que el pago se efectu de acuerdo con el avance de la obra
PAGO DE HONORARIOS El pago de servicios al operador tcnico social se efecta conforme al convenio de financiamiento y al contrato con el rgano Representativo del Ncleo Ejecutor. El Pago de honorarios a los agentes individuales, se procede de acuerdo a lo establecido en sus contratos.
APORTE COMUNAL Recuerda En la hoja de jornales el aporte de la comunidad en mano de obra no calificada, el cual es cuantificado por el Residente
UTILIZAMOS EL FORMATO N 8: HOJA DE JORNALES DEL APORTE COMUNAL CUANTIFICADO FONCODES CONVENIO
:_____________________________
suministro
PROYECTO
periodo del: ____/____ /____ al ____/____ /____
Genero
N De orden
Nombre y Apellido
Categora
FEM.
Document MASC.
o de Identidad
Das de
JORNAL
trabajo
(S/.)
TOTAL A PAGAR
FIRMA
(S/.)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Los que abajo suscribimos: certificamos que los das consignados en al presente Hoja de Trazo han sido cancelados por concepto de mano obra
_______________________ RESIDENTE DNI
_______________________ MAESTRO DE OBRA DNI
_______________________ TESORERO N.E DNI
UTILIZAMOS EL FORMATO N 10
MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACN
_______________________ PRESIDENTE DE N.E. DNI
CUADRO DE MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACEN: ENTRADAS: SALIDAS
FONCODES CONVENIO
:_____________________________
suministro
PROYECTO FECHA
periodo del: ____/____ /____ al ____/____ /____
MATERIAL
_______________________ RESIDENTE DNI
UNID.
INGRESOS PROVEEDOR
_______________________ MAESTRO DE OBRA DNI
UTILIZAMOS EL FORMATO N 11
CANT.
EGRESOS RECEPCION
_______________________ TESORERO N.E DNI
PARTIDA
CANT.
RECEPCION
_______________________ PRESIDENTE DE N.E. DNI
CUADRO RESUMEN DEL MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACEN
FONCODES CONVENIO
:_____________________________
suministro
PROYECTO MATERIAL
UNID.
SALDOO ANTERIOR
periodo del: ____/____ /____ al ____/____ /____
INGRESOS FECHA
_______________________ RESIDENTE DNI
PROVEEDOR
INGRESO CANT.
ACUMULADO
_______________________ MAESTRO DE OBRA DNI
EGRESOS FECHA
PARTIDAS
_______________________ TESORERO N.E DNI
Rendicin de cuentas mensuales
SALDO CANT.
_______________________ PRESIDENTE DE N.E. DNI
Es la informacin a todos los actores involucrados de los gastos
efectuados en el proyecto.
Es responsabilidad del Residente y del Tesorero.
Los aportes en mano de obra, materiales, transporte, herramientas,
equipos, etc. son valorizados en soles para incluirlos en la rendicin de cuentas final del proyecto.
Se realiza en la Hoja Resumen del Estado Financiero y en la Hoja de
Manifiesto de Gastos. Se registran todos los gastos efectuados por diferentes conceptos.
Utilizamos el formato N 13 Resumen del Estado Financiero Convenio
Proyecto
Monto Financiado Monto Ampliacin Presupuestal Monto Total Financiado Transferencias Fecha 1 2 3 Total Desembolsado ITEM 1.0 1.1. 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 9.0 10.0 11.0
CORRESPONDIENTE AL MES DE
S/. S/. S/. C/Pago N
Total Desembolsado S/.
Intereses Generados S/. Inversin a la fecha S/.
Importe
Cuenta Bancaria:
S/.
Banco.. . VALOR FINANCIADO (S/.)
RUBRO COSTO DIRECTO Mano de Obra Calificada Mano de Obra no Calificada Materiales Equipos Herramientas Encofrados Flete Equipamiento Otros GASTOS GENERALES UTILIDAD I.G.V. GASTOS DEL RESIDENTE GASTOS DE PRE-INVERSIN APORTES DE LA COMUNIDAD COFINANCIAMIENTO DE INSTITUCIONES INTERESES SUB TOTAL INVERSIN GASTOS DE CAPACITACIN GASTOS DE SUPERVISIN GASTOS DE LIQUIDACIN TOTAL INVERSIN
GASTOS EFECTUADOS
(segn docum.probatorios)
(S/.)
EJECUCIN %
OBSERVACIONES
OTRAS
Los que abajo suscribimos, certificamos que hemos verificado, en los documentos presentados por el Ncleo Ejecutor y el Inspector Residente, que los motivos consignados en el presente informe, han sido cancelados durante el proceso de ejecucin del Proyecto, con arreglo a los trminos y condiciones del Convenio suscrito con FONCODES .
____________________ PRESIDENTE NOMBRE DNI
___________________ TESORERO NOMBRE DNI
____________________ RESIDENTE NOMBRE DNI
________________ VB SUPERVISOR NOMBRE DNI
Manifiesto de Gastos Se registran por fechas todos los documentos que sustentan los gastos realizados Utilizamos el formato N 14 Manifiesto de Gastos CONVENIO Correspondiente al mes
de
Fecha de presentacin
de
RUBRO (del Estado Financiero):
N de DOCUMENTO Orden(**) Fecha Clase No (***) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
(*) DETALLE Razn Social o Nombre
Concepto
IMPORTE S/.
OBSERVACIONES
(*) Llevar el Manifiesto de Gastos por cada RUBRO (1 al 12 del Estado Financiero. (**) Anotar en orden cronolgico la totalidad de documentos que acrediten los gastos efectuados. (***) Clase: Factura, Comprobante, Recibo, Contrato, Declaracin Jurada, etc. Por el presente, los abajo firmantes declaramos bajo juramento que los gastos aqu detallados, est previstos en el presupuesto aprobado y han sido utilizados, en su integridad, en la ejecucin del presente proyecto. Las copias de las facturas, comprobantes, recibos, etc., que acrediten los gastos efectuados, debern permanecer en poder del TESORERO del Ncleo Ejecutor.
____________________ PRESIDENTE NOMBRE DNI
___________________ TESORERO NOMBRE DNI
____________________ RESIDENTE NOMBRE DNI
________________ VB SUPERVISOR NOMBRE DNI
El Supervisor revisa en cada visita los documentos originales de los
gastos realizados.
Segunda transferencia de fondos
Para las municipalidades acreditadas y NO acreditadas, el Residente es el responsable de presentar al municipio la Solicitud de Segunda Transferencia de Fondos (formato N 17). Utilizamos el formato N 17: Solicitud de Transferencia de Fondos Convenio N .. - .. Foncodes Seor: Director Ejecutivo de FONCODES Fecha:
Tenemos el agrado de dirigirnos a usted a fin de solicitarle se sirva disponer la Transferencia de la cantidad de . .. y/100 nuevos soles (S/..) mediante abono en la cuenta de ahorros N . Del Banco .. Sucursal de: .. a nombre del Ncleo Ejecutor: Para tal efecto, estamos presentando el Formato de Avance Fsico Financiero de la Obra, el que tiene carcter de Declaracin Jurada, y copia de libreta de ahorros, en los que se refleja el avance y cumplimiento de los requisitos establecidos. Respecto al Cronograma de Avance, aprobado por la Supervisin, la obra se encuentra: a. Adelantada: b. Normal:.. c. Atrasada: (De existir atraso, indique brevemente las razones y las medidas que ha tomado para superar esta situacin):
El presente documento esta siendo entregado en: el ././. al Supervisor de Proyectos:
.
(Nombre) Atentamente, PRESIDENTE DEL NE Nombre
TESORERO DEL NE Nombre
DNI
DNI
PRESIDENTE Nombre DNI
VB SUPERVISOR Nombre DNI
Los documentos que se anexan a la Solicitud de Segunda Transferencia
de Fondos y las condiciones se indican en la Gua de Ejecucin de Proyectos de Infraestructura. Concluida la obra, segn el Expediente Tcnico, el Residente la registra en el Cuaderno de Obra y comunica al Supervisor para que en un plazo de 15 das la revise y d su conformidad. Suscriben el Acta de terminacin de la Obra el Ncleo Ejecutor, el Representante de la Municipalidad el Residente y el Supervisor de Proyectos. Utilizamos el formato N 21 Para el caso de las municipalidades ACREDITADAS, el Acta se enva a la municipalidad distrital. Para las NO ACREDITADAS, EL Acta se enva a Foncodes. Acta de Terminacin de la Obra. Por medio de la presente Acta, los que al final suscribimos, declaramos bajo juramento que en la fecha se ha culminado la obra.. realizada por el Ncleo Ejecutor: . Con recursos financiados por el Fondo Nacional de Compensacin y Desarrollo Social FONCODES Segn Convenio N .. FONCODES. A las
horas, del da., del mes de ., presentes Presidente, Sr.(a): DNI.. Tesorero, Sr.(a): DNI. Secretario, Sr.(a) DNI.. Fiscal, Sr.(a) DNI.. Residente Sr.(a). DNI.. Supervisor de Proyectos, Sr.(a).. DNI.. y el Sr.(a) DNI..
de
..,
los
(Nombre de la Autoridad Poltica o E**)
reunidos en: . (lugar de la obra) con finalidad de verificar la culminacin de los trabajos materia del presente Convenio. Luego de revisar los planos, especificaciones tcnicas y memoria descriptiva aprobadas por FONCODES, hacemos constancia que se ha cumplido con su ejecucin de acuerdo a los documentos del EXPEDIENTE TCNICO, en fe de lo cual suscribimos la presente Acta de Terminacin.
__________________
_____________________
PRESIDENTE del N.E.
_____________________
SECRETARIO del N.E.
TESORERO del N.E.
Nombre:
Nombre:
Nombre:
DNI
DNI
DNI
__________________
_____________________
FISCAL del N.E.
PRESIDENTE
_____________________ AUTORIDAD POLTICA.
Nombre:
Nombre:
Nombre:
DNI
DNI
DNI
_________________________
_________________________
SUPERVISOR DE PROYECTOS Nombre:
VB JEFE ZONAL FONCODES
Nombre:
DNI
DNI
Asamblea Comunal final
Es la asamblea ordinaria en la que el rgano Representativo del
Ncleo Ejecutor y el Residente presentan la rendicin de cuentas final.
Se debe realizar en la fecha ms prxima a la liquidacin.
En esta asamblea:
Damos a conocer los ingresos y egresos para la posterior liquidacin
del convenio.
Se informa tambin sobre todas las actividades realizadas durante la
ejecucin del proyecto.
Si la comunidad beneficiaria est conforme se suscribe el acta.
Utilizamos el formato N 22
El acta de rendicin de cuentas final
En la (el) comunidad / anexo / casero de ., del distrito de , de la provincia de , del departamento de , siendo las .. horas del da., del mes de .., de , reunida la poblacin conformante del Ncleo Ejecutor en Asamblea General, contando con la asistencia de los abajo firmantes. Se procedi a la Rendicin de Cuentas Final por parte del Ncleo Ejecutor a la comunidad. Asimismo, dejamos constancia que se ha cumplido con la ejecucin de la obra, de acuerdo con los documentos del expediente tcnico. Representantes del Ncleo Ejecutor que realizan la Rendicin de Cuentas Final
______________________ PRESIDENTE DNI
_____________________ TESORERO DNI
______________________ SECRETARIO DNI
_____________________ FISCAL DNI Otros.
______________________ RESIDENTE DNI
_________________________ SUPERVISOR DE PROYECTOS DNI Autoridades asistentes
______________________ Nombre: Cargo: DNI
_________________________ Nombre: Cargo: DNI
Entrega provisional de la obra
La obra se entrega provisionalmente a la entidad receptora correspondiente. Acta de compromiso de operacin y mantenimiento provisional de la obra (formato N 23) FORMATO N 23 ACTA DE COMPROMISO DE OPERACIN Y MANTENIMIENTO PROVISIONAL DE LA OBRA Siendo las ., horas del da.. del mes.. y ao se renen: el Presidente del Ncleo Ejecutor de la Obra ..y el (los) representante(s) del .. .., en la localidad de . (Entidad Receptora) Distrito de ...., Provincia de . Departamento de , Regin de .. con la finalidad de proceder a la entrega y recepcin para la operacin y mantenimiento de la Obra .., acto que se efecta en los trminos siguientes: PRIMERO: La Obra, objeto de entrega y recepcin, fue realizada por el Ncleo Ejecutor con Financiamiento de FONCODES, segn Convenio N FONCODES, de fecha SEGUNDO: La obra se ha terminado de acuerdo a los planos y ESPECIFICACIONES TCNICAS consideradas en su Expediente, conforme se acredita en el Acta de Terminacin suscrita el da . Del mes de del y la correspondiente Memoria Descriptiva y Planos de Obra que se adjunta la presente Acta. TERCERO: En la fecha, el Ncleo Ejecutor del Proyecto, representado por su Presidente, Seor(a) , con L.E./DNI N .., entrega la Obra al Seor representante de quien recibe y asume a partir de la fecha el compromiso de su Administracin y Mantenimiento Provisional, en tanto FONCODES apruebe la liquidacin de la obra, y proceda a la transferencia definitiva de la propiedad de la misma. CUARTO: .., se compromete a realizar y (Entidad Receptora) colaborar en las acciones que permitan el saneamiento fsico legal de la obra, de conformidad a la Ley N 27171 y su reglamento (DS N 005-2000-PRES). En seal de conformidad a los trminos de la presente Acta de Compromiso de Operacin y Mantenimiento de Obra, suscriben los presentes.
___________________ PRESIDENTE DEL N.E. Nombre: L.E. :
______________________ RESIDENTE Nombre: L.E. :
_________________________ REPRESENTANTE DE LA ENTIDAD RECEPTORA Nombre: L.E.:
__________________________________ SUPERVISOR DE PROYECTOS/ZONAL Nombre: L.E.:
___________________________ VB JEFE ZONAL FONCODES Nombre: L.E.: Para las obras de agua y saneamiento:
El tesorero(a) del Ncleo Ejecutor entrega el Fondo de Reserva a la JAAPS, mediante un Acta de Transferencia, para que inicie sus actividades.
Acta de Transferencia del Fondo de Reserva
En la (el) comunidad/
anexo/
casero de ., del distrito de
., de la provincia de .., del departamento de
.., siendo las .. horas del da, del mes de de ., reunida la poblacin en asamblea general, con la asistencia de los abajo firmantes, se procede a lo siguiente. El rgano Representativo del Ncleo Ejecutor mediante su Tesorero entrega al Tesorero de la Junta Administradora de Agua Potable y Saneamiento (JAAPS) el Fondo de Reserva por un monto total de .. (S/.) correspondiente a los aportes en efectivo de la comunidad de acuerdo con la Hoja de Aportes Comunal en Efectivo, para que inicie sus actividades de administracin, operacin y mantenimiento del servicio instalado. Representantes del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor que entrega el Fondo de Reserva.
__________________ TESORERO DNI:
____________________ PRESIDENTE DNI:
________________________ FISCAL DNI:
Representantes de la JAAPS que reciben el Fondo de Reserva
___________________ TESORERO DNI:
____________________ PRESIDENTE DNI:
________________________ FISCAL DNI:
Testigos: ____________________ RESIDENTE DEL OTS DNI:
___________________________ SUPERVISOR DE PROYECTOS DNI:
