Mdulo 1: Introduccin a las Buenas Prcticas de Gestin de Inversiones

Lista de Acrnimos
CAP IFC INEI MEF MOF OPI PAC PIA PIM PMIP RDR RO ROF SIAF SNP SNIP TdR UE UF Cuadro de Asignacin de Personal Corporacin Financiera Internacional Instituto Nacional de Estadstica e Informtica Ministerio de Economa y Finanzas Manual de Organizacin y Funciones Oficina de Programacin e Inversiones Programacin Anual de Contrataciones Presupuesto Institucional de Apertura Presupuesto Institucional Modificado Programa Multianual de Inversin Pblica Recursos Directamente Recaudados Recursos Ordinarios Reglamento de Organizacin y Funciones Sistema Integrado de Administracin Financiera Servicios No Personales Sistema Nacional de Inversin Pblica Trminos de Referencia Unidad Ejecutora Unidad Formuladora

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Mdulo 1: Introduccin a las Buenas Prcticas de Gestin de las Inversiones

Enfoque metodolgico del anlisis
El enfoque de anlisis que se realiza en el presente documento busca identificar los pasos necesarios que debe realizar una institucin pblica para la ejecucin de proyectos de inversin, independientemente de la fuente de financiamiento empleada. Para ello, se han identificado ocho mbitos relacionados a la gestin de inversiones, vinculando acciones relacionadas a la gestin tcnica de proyectos (programacin, diseo, ejecucin, etc.), con acciones relacionadas a la gestin administrativa de proyectos (programacin presupuestal, contabilidad, finanzas, requerimiento de servicios, etc.). Los ocho mbitos de anlisis de la gestin de inversiones son: 1. Organizacin y recursos 2. Acceso a informacin 3. Identificacin de la idea de proyecto 4. Programacin de inversiones (multianual y anual) 5. Preinversin 6. Ejecucin de proyectos 7. Gestin administrativa de proyectos 8. Resultados de la gestin de inversiones (post inversin) ESQUEMA DEL ANLISIS DEL CICLO INTEGRAL DE LA GESTION DE INVERSIONES
(2) Acceso a la Informacin de las Autoridades, Funcionarios y Ciudadanos

(3) Identificacin de la Idea de Proyecto

(5) Preinversin

(6) Ejecucin de Proyectos

(4) Programacin de Inversiones (Multianual y Anual)

(7) Gestin Administrativa de Proyectos

(8) Resultados de la Gestin de Inversiones (Post Inversin)

(3) Identificacin de la Idea de Proyecto

(5) Preinversin

(6) Ejecucin de Proyectos

(1) Organizacin y Recursos para la Gestin de Inversiones

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La manera que tiene cada institucin de llevar a cabo las acciones requeridas para ejecutar y culminar proyectos es lo que determina la eficacia, eficiencia y transparencia de la gestin en el uso de los recursos pblicos destinados a inversin, en atencin a las demandas y al desarrollo de la jurisdiccin. Dentro de los ocho mbitos mencionados, se han identificado reas especficas de anlisis y se han mapeado prcticas que han probado ser eficientes para el manejo de las inversiones. A continuacin se menciona la importancia de cada uno de stos mbitos y se describen Buenas Prcticas asociadas a la gestin de inversiones para cada rea definida.

1. Organizacin y Recursos
La estructura organizacional y la disponibilidad de recursos humanos y de infraestructura con los que cuenta la institucin son determinantes para el funcionamiento eficiente y para evitar cuellos de botella en la gestin de las inversiones. Por ello, la importancia de identificar si el diseo de la organizacin, la distribucin de funciones y los recursos humanos, as como el equipamiento y la infraestructura de la entidad son adecuados y suficientes para afrontar la magnitud del programa de inversin. Este mbito se ha estructurado en tres reas, las cuales identifican diferentes aspectos asociados a herramientas de manejo organizacional, la existencia y aplicacin de polticas de personal y la disponibilidad de la infraestructura y equipos de gestin, tal como se detalla a continuacin: REAS DE ANLISIS

a Diseo organizacional

b Recursos Humanos

c Infraestructura y equipamiento

1a. Diseo organizacional

Se busca identificar si la institucin cuenta con una organizacin adecuada para la gestin del Programa de Inversiones, de tal manera que se cumplan las funciones de los sistemas administrativos del Estado.

Diseo estructural

La institucin cuenta con un ROF aprobado e implementado de acuerdo al tamao del programa de inversin, sin que se produzcan conflictos de competencia entre reas y las funciones asignadas son concordantes con las competencias definidas por los sistemas administrativos del Estado. La institucin cuenta con un CAP aprobado e implementado y las reas cuentan con una adecuada asignacin de cargos en razn al volumen y especialidad del trabajo que desarrollan. La institucin cuenta con un MOF aprobado e implementado para cada rea y cargo de la organizacin, y se ha delegado la toma de decisiones en aspectos de gestin tcnica y administrativa de los proyectos.
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Asignacin de cargos

Asignacin de funciones

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Procesos y procedimientos

Los procedimientos para la gestin de inversiones estn definidos, aprobados y en funcionamiento, son adecuados al tamao del programa de inversin y cumplen con los sistemas administrativos del Estado. La institucin cuenta con procedimientos formales de coordinacin interna; adems, existe una instancia especial para la coordinacin en temas sobre la gestin de inversiones.

Coordinacin Interna

1b. Recursos Humanos

Se presta especial atencin a determinar si la institucin cuenta con la cantidad necesaria de personal capacitado para la gestin del programa de inversiones.

Seleccin y contratacin de personal

Remuneraciones, honorarios y compensaciones

Las reas vinculadas a la gestin de inversiones cuentan con el personal necesario, el cual es contratado a travs de procedimientos formales y transparentes, en funcin al mrito, competencias y experiencia. La tasa de rotacin del personal es baja. Las remuneraciones del personal se asignan en base a criterios definidos en funcin a la responsabilidad, carga de trabajo y nivel de competencias del trabajador. Existe un rea y funcionario responsable de la gestin y administracin del personal que tiene tienen conocimiento sobre las normas que regulan la administracin de personal. Existe un plan de capacitacin del personal y se tiene conocimiento de la lnea de carrera o desarrollo dentro de la institucin.

Administracin de personal

Desarrollo de personal

1c. Infraestructura y Equipamiento

Se busca definir si existe una infraestructura adecuada y se cuenta con el equipamiento y tecnologa necesarios para la gestin de inversiones en la entidad.

Ambientes de trabajo

Las reas vinculadas a la gestin de inversiones desempean su trabajo en un local en condiciones ambientales apropiadas y que favorece la coordinacin y el trabajo en equipo.

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Equipamiento Uso de tecnologas informtocas y telecomunicaciones

El personal que realiza actividades vinculadas a la gestin de inversiones cuenta con el equipamiento necesario y adecuado para la realizacin de sus actividades. Se han implementado y se usan sistemas informticos y tecnologa de telecomunicaciones apropiadas para mejorar la gestin de las inversiones

En Resumen:
Una estructura organizacional compleja, con muchos niveles de jerarqua y con funciones y competencias que se superponen, sin definicin clara de las lneas de autoridad y sin mecanismos de coordinacin, limitan considerablemente la capacidad para lograr una buena gestin de las inversiones. Al mismo tiempo, si la entidad no cuenta con la cantidad de personas que son necesarias y con el nivel de competencias y experiencia requeridos no se podrn ejecutar todas las actividades que exige la gestin tcnica y administrativa de las inversiones; ms an ser deficiente la gestin, si el personal no cuenta con el equipamiento, sistemas y recursos necesarios para realizar su trabajo.

2. Acceso a Informacin
Los resultados de la gestin de inversiones y su impacto en el desarrollo de la jurisdiccin dependen fundamentalmente de la oportunidad y calidad de las decisiones en cada etapa del ciclo de la inversin. As, se considera necesario analizar si se cuenta con acceso a informacin oportuna y confiable, y verificar la existencia de procesos para generarla, para apoyar la toma de decisiones en diferentes puntos crticos del ciclo de inversiones por parte de las autoridades y funcionarios. Este mbito, al igual que en el caso anterior, se ha estructurado en tres reas de anlisis, las cuales analizan diferentes aspectos asociados al acceso, disponibilidad y uso de informacin interna y externapor parte de autoridades y funcionarios, tal como se detalla a continuacin: REAS DE ANLISIS

a Monitoreo de Inversiones

b Informacin y Conocimiento

c Transparencia y Rendicin de Cuentas

2a. Monitoreo de inversiones

Esta rea analizar si los funcionarios y autoridades tienen conocimiento sobre los puntos de control ms importante en el avance de los proyectos en cada una de las etapas del ciclo de inversin y verificar si las autoridades cuentan con informacin para la toma de decisiones, de tal manera que les permita corregir las acciones hacia el logro de los objetivos planteados.

Indicadores

Est identificada la demanda de informacin institucional y se cuenta con indicadores para su medicin peridica.
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Reportes

Est definida el rea y funcionario responsable para el monitoreo de las inversiones y se generan reportes para la toma de decisiones. Los reportes de resultados de indicadores generan recomendaciones de medidas correctivas que son implementadas, identificando las responsabilidades de cada rea y funcionario. Se realiza una evaluacin peridica de la gestin de inversiones.

Medidas correctivas

Evaluacin del ciclo de gestin

2b. Informacin y Conocimiento

El objetivo es conocer si las autoridades y funcionarios tienen acceso y usan informacin externa para el conocimiento de la realidad de la jurisdiccin, de tal manera que tomen decisiones con informacin confiable, que complemente su conocimiento emprico.

Acceso a informacin externa

Est identificada la demanda de informacin requerida para la toma de decisiones. La institucin cuenta con dicha informacin actualizada y es empelada como sustento para sus decisiones. Existe un proceso definido y se cumple para la actualizacin del diagnstico de la realidad de la jurisdiccin, el cual permite identificar la demanda poblacional y la potencialidad del territorio. Existen mecanismos de gestin actualizada de la informacin y documentacin sobre la realidad de la jurisdiccin e institucional y son usados por las autoridades y funcionarios.

Diagnstico de la jurisdiccin

Gestin del conocimiento

2c. Transparencia y rendicin de cuentas

En esta rea de anlisis se podr observar si los funcionarios y autoridades cumplen con las normas de acceso a la informacin, transparencia y rendicin de cuentas, a fin que los ciudadanos puedan conocer los distintos aspectos que comprenden el ciclo integral de la gestin de inversiones.

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Acceso a informacin pblica Transparencia

Existe un procedimiento establecido que permite a los ciudadanos el libre acceso a la informacin pblica de la institucin. La entidad tiene un portal de transparencia actualizado que facilita al ciudadano la comprensin de la informacin publicada. O, en su defecto, existe una vitrina o peridico mural en el local institucional. Est definido el proceso, normas y mecanismos para la rendicin social de cuentas.

Rendicin de cuentas

En Resumen:
Se deben utilizar los sistemas y recursos disponibles para generar reportes de indicadores de los niveles de cobertura y calidad de los diferentes servicios y acciones que son de competencia del nivel de gobierno correspondiente a fin de determinar mejor las prioridades de inversin; tambin, se deben tener reportes de indicadores de la gestin tcnica del estado de cada proyecto, como de su situacin administrativa y financiera (que se pueden obtener fundamentalmente del SIAF), a fin de realizar una mejor asignacin de los recursos disponibles para inversin, con capacidad de proyeccin multianual y orientada a las prioridades del desarrollo.

3. Identificacin de la Idea del Proyecto

Un inicio ordenado en el que las demandas de inversin son encaminadas cumpliendo los mismos requerimientos, es el primer paso para estructurar un programa de inversiones con proyectos que transiten el ciclo sin mayores obstculos. As, se determin la importancia de verificar si existe un mecanismo de consolidacin de las demandas de inversin provenientes de diversas fuentes (presupuesto participativo, sesiones de consejo, etc.), que cuenten con informacin predefinida, que permita una programacin realista para el inicio de la preinversin. El anlisis en este mbito se realiza en tres reas orientadas a la identificacin de las demandas de inversiones provenientes de diversas fuentes, su organizacin en base a criterios explcitos y finalmente la adecuada identificacin de la idea de proyecto, tal como se detalla a continuacin: REAS DE ANLISIS

Identificacin de las demandas de inversin

b Organizacin de las demandas de inversin

c Definicin de la idea de proyecto

3a. Identificacin de las demandas de inversin

En esta rea se analiza si la entidad cuenta con procedimientos para recoger las demandas o solicitudes de inversin por parte de los ciudadanos, organizaciones sociales, autoridades y funcionarios pblicos; y adems, verificar si se cuenta con un rea responsable para el seguimiento y control de las solicitudes o demandas de inversin.
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Identificacin de demandas Registro y control de demandas

Existe en la institucin un procedimiento definido que contempla distintas fuentes para la recopilacin de las demandas de inversin en la jurisdiccin. Existe un formato de solicitud de inversin al cual los ciudadanos pueden acceder y se cuenta con un funcionario responsable de la atencin de las demandas de inversin. Estn definidos los procedimientos y criterios para priorizar la atencin de las demandas de inversin, verificando previamente el inters de los potenciales beneficiarios y la pertinencia de la inversin con respecto a los objetivos de desarrollo.

Asignacin de prioridades de atencin

3b. Organizacin de las demandas de inversin

En esta rea se busca identificar si la institucin cuenta con criterios para verificar la pertinencia o concordancia de las demandas de inversin con las prioridades y objetivos del desarrollo, la posibilidad que las demandas puedan ser realizadas de manera individual o compartida con otras instituciones pblicas o privadas y la capacidad de agrupar ms de una demanda en una propuesta de proyecto de inversin.

Pertinencia de demandas

Est definido el procedimiento para que el rea tcnica verifique que la demanda de inversin corresponde a las competencias del nivel de gobierno y realice un anlisis de riesgos y potencialidades durante su ejecucin. Existen procedimientos y criterios para agrupar las demandas de inversin, a fin de evitar el fraccionamiento, atomizacin o dispersin de la inversin y asignar prioridad para su desarrollo. Existen procedimientos para coordinar con otras instituciones pblicas y/o privadas los planes de inversin y verificar la duplicidad, complementariedad o cofinanciamiento de los proyectos.

Organizacin de las demandas

Coordinacin interinstitucional

3c. Definicin de la Idea del Proyecto

En esta rea se analiza la existencia de procedimientos para lograr que la idea de proyecto presente una adecuada descripcin de sus principales caractersticas sobre la base de un trabajo tcnico y participativo. A partir de ello, se recomienda que la institucin elabore una ficha tcnica y defina la ruta crtica para el desarrollo y ejecucin del proyecto, as como el almacenamiento de la informacin en un banco de idea de proyectos.
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Obtencin de informacin Formulacin y registro de la idea de proyecto

Estn identificadas las fuentes de informacin secundaria y se realiza trabajo de campo y con los potenciales beneficiarios para la obtencin de informacin primaria que permita la mejor definicin de las caractersticas de la idea de proyecto. Existe una ficha tcnica de la idea de proyecto en la que se describen las caractersticas, riesgos, la ruta crtica de desarrollo y ejecucin del proyecto. La ficha se registra en una base de datos. Existen procedimientos para la asignacin de prioridades en el desarrollo de los proyectos y se verifica la disponibilidad de recursos y coordinan las acciones administrativas correspondientes.

Programacin del desarrollo de la idea de proyecto

En Resumen:
Las inversiones tienen por finalidad la solucin de problemas y el desarrollo de potencialidades, en tal sentido, si no se cuenta con informacin adecuada de la realidad de la jurisdiccin, de los principales problemas que deben ser resueltos, disminuye la capacidad de identificar los proyectos de inversin que tendran mayor impacto para la comunidad. Esto supone la verificacin de los procesos y procedimientos existentes para identificar y determinar los proyectos tanto en las acciones tcnicas como polticas que deciden que proyectos se deben desarrollar o ejecutar.

4. Programacin de Inversiones
Una adecuada programacin de inversiones que incorpore una visin agregada del conjunto de proyectos, permite una ejecucin ms eficiente -al reducir costos de transaccin- y brinda una lectura ms realista de su posible ejecucin en el tiempo - reconociendo la capacidad de ejecucin de la entidad y el periodo de maduracin de los proyectos. Este mbito busca determinar los procedimientos y la utilidad de la programacin que realiza la institucin (para formular el PMIP, PIA, PIM, PAAC) como hermanitas orientadoras de la ejecucin de proyectos. El anlisis en este mbito se realizar en tres reas que evalan las prcticas empleadas en la institucin para la elaboracin de las tres herramientas de gestin. Cabe destacar que, tanto el PIA o PIM como el PAAC son de elaboracin obligatoria para todos los niveles de gobiernos. En el caso del PMIP, su elaboracin es obligatoria para el gobierno nacional y regional y slo voluntaria para los gobiernos locales, por lo que es probable que no se realice en dicho nivel. Las tres reas a analizar en este mbito se muestran a continuacin:

REAS DE ANLISIS

Programacin a multianual de las inversiones

b Programacin anual de inversiones

Programacin anual de las adquisiciones y contrataciones

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4a. Programacin multianual de las inversiones (formulacin del PMIP)

Se espera definir si la institucin tiene capacidad para planificar inversiones en el mediano plazo y verificar si existen procedimientos y responsabilidades para desarrollar una oferta de inversiones que se sustente en las solicitudes y acuerdos concertados con los ciudadanos. Adems, se presta atencin a los procesos de aprobacin y actualizacin de los planes de inversiones y a la asignacin de recursos para financiar todas las fases de un proyecto de inversin.

Definicin de la oferta de inversin pblica multianual Formulacin y aprobacin del Plan Multianual de Inversin Pblica

Se ha definido un proceso para elaborar el PMIP con criterios de asignacin de prioridad para el desarrollo y ejecucin de los proyectos; se organiza el gasto para todas las fases del ciclo de inversin en funcin a los objetivos del desarrollo de la jurisdiccin y a las restricciones presupuestarias e institucionales. Est definido el proceso y responsabilidades para la formulacin y aprobacin del PMIP, el cual que contempla una validacin de las prioridades de inversin. El PMIP considera un periodo aceptable para la elaboracin de estudios de preinversin, la evaluacin y declaratoria de viabilidad, y diferencia proyectos nuevos y en ejecucin, asignando recursos para operacin y mantenimiento de las inversiones.

Actualizacin del Plan Multianual de Inversin Pblica

Existen procedimientos para la actualizacin del PMIP, como accin previa a la realizacin del proceso del presupuesto participativo.

4b. Programacin anual de inversiones (formulacin del PIA)

En esta rea se analizan los procedimientos y responsabilidades para la formulacin, programacin y aprobacin del presupuesto institucional de inversiones. Para ello se verifica si se realiza una programacin operativa de inversiones realista que luego es incluida en el presupuesto institucional, en estrecha coordinacin con las diferentes reas de la institucin.

Programacin operativa de inversiones

Se realiza una programacin operativa anual-mensualizada de la ejecucin fsica y presupuestaria de estudios de preinversin, ejecucin de proyectos y actividades de operacin y mantenimiento de inversiones, en funcin a las restricciones financieras e institucionales.

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Formulacin del PIA de inversiones

Existe una estrecha coordinacin y las responsabilidades estn definidas entre las reas tcnicas y administrativas vinculadas a la gestin de inversiones para la formulacin del PIA. El PIA incluye recursos para culminar proyectos en ejecucin, dar continuidad a nuevas etapas de los proyectos iniciados, asigna gastos para preinversin, incluye nuevos proyectos y asigna presupuesto para los gastos de O&M. El mximo rgano de gobierno aprueba el PIA respetando los compromisos del proceso participativo y considerando las prioridades del PMIP.

Aprobacin del PIA de inversiones

4c. Programacin anual de contrataciones (formulacin del PAC)

El anlisis en esta rea busca determinar la concordancia entre la programacin operativa de las inversiones, el presupuesto institucional y la programacin de contrataciones para la ejecucin de los proyectos, verificando si los procedimientos y responsabilidades estn claramente definidos.

Identificacin y organizacin de requerimientos Formulacin del PAC

Se determina el cuadro anual de necesidades de inversin de la UF, UE y OPI tomando en cuenta la programacin operativa y PIA de Inversin aprobado, agrupando y organizando los requerimientos para reducir los procesos de seleccin. Existe un proceso y responsabilidades definidas para la formulacin del PAC, ob servndose una estrecha coordinacin entre las reas tcnicas y administrativas. El PAC es aprobado y actualizado trimestralmente por el funcionario de logstica o administracin en base al calendario de compromisos.

Aprobacin del PAC

En Resumen:
Si en la entidad no se cuenta con procesos, metodologas y responsabilidades definidas para la formulacin, aprobacin y modificacin de los referidos instrumentos de gestin, se limitara la capacidad para el logro de las metas en la ejecucin de inversiones. Para superar cualquier limitacin en ste mbito se requiere el liderazgo de la OPI (en cumplimiento de sus funciones establecidas) para lograr una estrecha coordinacin entre todas las instancias de gestin institucional y con las autoridades del gobierno para realizar una programacin, que luego de su aprobacin, sea conocida y respetada por todos, a fin de realizar las operaciones de acuerdo a las necesidades de cada proyecto.

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5. Preinversin
La correcta formulacin de estudios de preinversin busca definir la viabilidad de alternativa de solucin a un problema dado, brindando informacin ms cercana a la realidad sobre los requerimientos tcnicos, presupuestarios y de recursos necesarios para la ejecucin de un proyecto. Por ello, es importante identificar si la entidad cuenta con personal calificado y si ste exige un nivel mnimo de calidad (sobre caractersticas formales establecidos por el Sistema Nacional de Inversin Pblica SNIP-, tcnicas y de plazos) para la formulacin y evaluacin de estudios de preinversin. Este mbito se ha estructurado en tres reas a travs de las cuales se analiza si la gestin cuenta con criterios y procedimientos para definir las caractersticas y condiciones de formulacin y evaluacin del estudio de preinversin, tal como se detalla a continuacin: REAS DE ANLISIS

formulacin y evaluacin de a a estudios de preinversin

Preparacin para la

b b preinversins

Formulacin de estudios de

c estudios de preinversin

Evaluacin de los

5a. Preparacin para la formulacin y evaluacin de estudios de preinversin (perfil, prefactibilidad y factibilidad)
En esta rea se analizan los criterios tcnicos y legales empleados para establecer las exigencias de calidad que deben cumplir los formuladores de los estudios de preinversin (ya sean consultores o personal de la institucin).

Definicin de aspectos tcnicos

Se han definido criterios y estndares de calidad que deben ser exigidos para la formulacin y evaluacin de los estudios de preinversin, los cuales son supervisados por personal de la institucin. Se cuenta con trminos de referencia estandarizados por tipo de proyecto y se entrega al formulador informacin actualizada de la idea de proyecto, informacin secundaria y precios de referencia de insumos y mano de obra para elaborar el presupuesto del proyecto. Existen y se cumplen los criterios para determinar la modalidad de ejecucin de la formulacin y evaluacin de los estudios (tercerizados o realizados con personal de la institucin). Los trminos de referencia tienen establecidos criterios tcnicos, contractuales y el perfil de los consultores requerido.

Disponibilidad de informacin

Definicin de aspectos administrativos

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5b. Formulacin de estudios de preinversin (perfil, prefactibilidad y factibilidad)

En esta rea se presta especial atencin a las responsabilidades para la supervisin de la calidad en la formulacin de los estudios de preinversin y la capacidad para lograr que los estudios cumplan los requerimientos establecidos.

Inicio del estudio

Se entregan antecedentes del proyecto al formulador responsable y se confirma su comprensin respecto de los objetivos esperados. Cuando se requiere un expertisse particular se contratan consultores especializados (si el proyecto es muy complejo). Est definido el responsable de supervisar la elaboracin del estudio de preinversin, verificndose criterios de calidad durante la formulacin y antes del envo del estudio a la OPI para su evaluacin

Formulacin del estudio

Supervisin de la formulacin del estudio

5c. Evaluacin de los estudios de preinversin (incluye declaratoria de viabilidad de proyectos)

El anlisis de esta rea se concentra en los procedimientos para la ltima etapa de la fase de preinversin y los criterios que adopta la institucin para evaluar y otorgar la viabilidad de los proyectos.

Inicio de la evaluacin

La OPI cuenta con el personal profesional suficiente y competente o coordina la contratacin de profesionales especializados. La OPI cuenta con un protocolo de evaluacin por tipo de proyecto y es utilizado por los profesionales para evaluar y formular las observaciones que correspondan a los estudios de preinversin dentro del plazo legal. La OPI suscribe la declaratoria de viabilidad de los proyectos cumpliendo con las normas del SNIP y se registran oportunamente los resultados de la evaluacin y de la viabilidad en el Banco de Proyectos en el SNIP-NET.

Evaluacin de los estudios de preinversin

Viabilidad de los estudios de preinversin

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En Resumen:
El SNIP ha sido simplificado y descentralizado para la toma de decisiones a nivel municipal y regional. Sin embargo, al tratarse de un sistema nuevo en la administracin pblica, demanda el desarrollo de capacidades que no eran requeridas a las instituciones para la ejecucin de sus inversiones. Para facilitar el desarrollo de esta fase, el rgano rector del SNIP ha desarrollado guas, formatos y sistemas de registros para la formulacin y evaluacin de los estudios de preinversin, los que facilitan las acciones requeridas. Por ello, es importante verificar las capacidades institucionales para el cumplimiento de las disposiciones del SNIP, en cuanto a la formulacin, evaluacin y declaratoria de viabilidad de los estudios de preinversin (perfil, prefactibilidad o factibilidad).

6. Ejecucin de Proyectos
La ejecucin de inversiones es la etapa operativa en la que los proyectos generan los productos e impactos, a travs de los cuales se espera beneficiar a la poblacin y generar mejores condiciones de desarrollo. Para que la ejecucin de las metas de inversin programadas se cumpla segn los plazos previstos, debe existir una estrecha coordinacin e interaccin de las reas tcnicas y administrativas, y deben asegurarse adecuadas condiciones institucionales para lograr un alto estndar de eficiencia y calidad en las inversiones. Este mbito se ha dividido en cuatro reas con la finalidad de analizar los procesos de gestin para la formulacin y aprobacin de los estudios definitivos y expedientes tcnicos de los proyectos de inversin, as como de los procesos para la ejecucin de los proyectos (ya sea por administracin directa, por contrata o por encargo), tal como se describe a continuacin:

Preparacin de la formulacin de estudios de inversin Preparacin del inicio de ejecucin del proyecto

Formulacin de estudios de inversin

d Ejecucin del proyecto

6a. Preparacin de la formulacin de estudios de inversin (expediente tcnico y estudios definitivos)

En esta rea se analiza si la institucin cuenta con criterios para determinar la modalidad de ejecucin de los estudios y si estn definidas las exigencias tcnicas y legales que deben cumplir los formuladores de los estudios definitivos del proyecto.

Definicin de aspectos tcnicos

Estn determinados los requerimientos tcnicos y estndares de calidad que deben ser exigidos para la formulacin de los estudios de inversin.

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Disponibilidad de informacin Definicin de aspectos administrativos

La entidad cuenta con precios referenciales para la formulacin del presupuesto del proyecto y facilita al proyectista los antecedentes del proyecto. Existen criterios para determinar la modalidad de ejecucin de los estudios; se cuenta con modelos de los trminos de referencia por tipo de proyecto; y la UF coordina con el rea de presupuesto la atencin de los requerimientos.

6b. Formulacin de estudios de inversin (expediente tcnico y estudios definitivos)

En esta rea se analizan los procedimientos para la supervisin de la calidad en la formulacin de los estudios definitivos y del expediente tcnico, en concordancia con los trminos de referencia.

Formulacin de los estudios de inversin

Se entregan los antecedentes del proyecto y se coordina con el formulador los objetivos, criterios tcnicos y estndares de calidad del proyecto. Se cuenta con estndares por tipo de proyecto para la presentacin del expediente tcnico y de estudios complementarios. Estn definidos los procedimientos y responsabilidades para la supervisin de los estudios de inversin; se verifica el cumplimiento de los TdR, con los resultados de otros estudios, la existencia de las condiciones legales de los terrenos y la concordancia de los estudios de inversin con las condiciones de viabilidad.

Supervisin de los estudios de inversin

Aprobacin de los estudios de inversin

Se emplea un protocolo de evaluacin que verifique el cumplimiento de las condiciones de los TdR y las condiciones de viabilidad del proyecto; adems, la facultad para emitir la resolucin que aprueba el expediente tcnico y dispone la ejecucin del proyecto est delegada.

6c. Preparacin del inicio de ejecucin del proyecto

En esta rea se contempla la existencia y el cumplimiento de procedimientos para el inicio del proyecto, a travs del cual se realiza una transferencia de informacin y documentacin de la UF y UE al residente o contratista, y la entrega de documentacin sobre los antecedentes del proyecto y las condiciones fsicas y legales para iniciar su ejecucin.

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Informacin y documentacin

Se entrega la informacin existente al residente o contratista sobre el proyecto, tal como: pagos previos o adelantos, fianzas, expediente tcnico, estudios especializados, cuaderno de obra, etc. La UE verifica que el contratista o residente de obra revise y acepte el expediente tcnico. Se realiza formalmente la entrega del terreno al ejecutor del proyecto y se suscribe el acta correspondiente, previa verificacin de la disponibilidad fsica y legal del terreno. Se cuenta con criterios para designar al residente, inspector o supervisor de obra segn corresponda. Se han estandarizado trminos de referencia para la contratacin de servicios.

Disponibilidad de entrega del terreno

Determinacin del personal tcnico de obra

6d. Ejecucin del proyecto

Esta rea contempla la definicin de procesos y responsabilidades dentro de la institucin para el seguimiento de la ejecucin de los proyectos y para la supervisin de la calidad y la elaboracin del informe de cierre.

Seguimiento y monitoreo

Se realiza el seguimiento y verificacin de avance de metas fsicas y presupuestarias programadas para la ejecucin del proyecto. Se realiza el control y verificacin de cumplimiento de criterios y estndares de calidad durante el proceso constructivo del proyecto, se verifica que se cumplan las condiciones del expediente tcnico y/o del contrato. Se designa la comisin de recepcin de obra que verifica en campo la culminacin y funcionamiento de la misma, suscribindose el acta de recepcin de obra. El supervisor o inspector de obra prepara el informe de trmino de proyecto.

Supervisin

Trmino del proyecto

En Resumen:
Las normas vigentes vinculadas a este mbito involucran tanto aspectos tcnicos como administrativos, los que deben estar coordinados para alcanzar la mayor eficiencia y eficacia en la gestin de las inversiones. Esta interaccin de lo tcnico y administrativo requiere de definiciones de competencias y actividades que deben ser realizadas por cada rea y funcionarios de la entidad, de lo contrario no se podrn ejecutar las inversiones de acuerdo a la programacin.
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7. Gestin Adminsitrativa de Proyectos

La naturaleza pblica de los recursos de inversin exige el cumplimiento de procedimientos y normas que aseguren una adecuada disposicin y uso de los recursos pblicos, exigiendo adems prcticas de transparencia y rendicin de cuentas por parte de autoridades. En este proceso se incluyen procesos presupuestarios, logsticos, contables y de tesorera, en las diferentes etapas del desarrollo y ejecucin de los proyectos de inversin. Estos procesos requieren de una estrecha coordinacin entre las reas de gestin tcnica y administrativa para llevar a cabo las acciones con fluidez y oportunidad, a fin de cumplir con la programacin y previsin de las metas. Este mbito identifica si la institucin cumple con la correcta aplicacin de los sistemas administrativos y financieros del Estado, los cuales definen procesos y procedimientos presupuestarios, logsticos, contables y de tesorera, en los cuales confluyen e interactan diferentes etapas del desarrollo y ejecucin de los proyectos, tal como se describe a continuacin:

REAS DE ANLISIS

a Gestin Presupuestaria de Proyectos

b Gestin de contrataciones de Proyecto

c Liquidacin del Proyecto

7a. Gestin Presupuestaria del Proyecto

Esta rea analiza la concordancia entre la programacin anual con la ejecucin efectiva de las inversiones, revisa la existencia de procedimientos para la ejecucin presupuestaria y verifica el grado de coordinacin existente entre todas las reas vinculadas a la gestin de inversiones.

Habilitacin de crditos

Est definida la responsabilidad de los funcionarios de las reas tcnicas y administrativas para la formulacin del calendario trimestral de compromisos y existe coordinacin para la adecuada habilitacin del crdito presupuestario correspondiente. El rea tcnica verifica la disponibilidad presupuestaria antes de solicitar los requerimientos y genera los informes de conformidad luego de verificar si el proveedor ha cumplido con las normas sealadas en el contrato y en los trminos de referencia. Se utiliza el SIAF en el registro de las operaciones presupuestarias. Estn definidos los documentos que sustentan el pago de los compromisos devengados durante cada fase del desarrollo o ejecucin de los proyectos y el rea de finanzas realiza el control previo de los documentos de los compromisos devengados; adems, se realiza la evaluacin semestral de la ejecucin presupuestaria.

Ejecucin del presupuesto

Control y evaluacin de la ejecucin presupuestaria

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7b. Gestin de Contrataciones del Proyecto

En esta rea se prioriza el anlisis de la concordancia de la programacin de las adquisiciones y contrataciones con la ejecucin real de los proyectos y con la ejecucin presupuestaria debindose producir la menor cantidad de modificaciones o actualizaciones; as tambin se analizar si se cuenta con criterios estndar para la formulacin de bases y si se han delegado facultades al funcionario de logstica para aprobar los expedientes de contratacin.

Modificaciones al PAC

Se coordinan los requerimientos para el desarrollo y ejecucin de los proyectos entre las reas tcnicas y logstica; se aprueban oportunamente las modificaciones al PAC y se registran en el SE@CE. El rea tcnica formula sus requerimientos y el rea logstica cuenta con informacin actualizada para elaborar el expediente de contratacin; se cuenta con bases estandarizadas de los procesos de seleccin. Los procesos de seleccin se ejecutan de acuerdo a la programacin mensual de metas de ejecucin de proyectos y se cuenta con informacin sobre antecedentes de proveedores.

Expediente del proceso de seleccin de proveedores Desarrollo del proceso de seleccin de proveedores

7c. Liquicin del proyecto

Esta rea tiene por objeto identificar la existencia de procesos y responsabilidades para la liquidacin administrativa y legal de los proyectos.

Preparacin del proceso de liquidacin

Estn definidos, formalizados e implementados los procedimientos para la liquidacin de los proyectos y se constituye el comit de liquidacin de obras.

Desarrollo del proceso de liquidacin y elaboracin del informe Registro de productos finales del proyecto

Se verifica y adjunta la documentacin en el expediente de liquidacin del proyecto. Los informes de la comisin de liquidacin de proyectos son aprobados oportunamente. Estn definidas las responsabilidades para garantizar el patrimonio institucional y se realizan los registros legales correspondientes.

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En Resumen:
El Sistema Nacional de Presupuesto Pblico, Sistema Nacional de Contabilidad, Sistema Nacional de Tesorera, que junto con las normas de adquisiciones y contrataciones del Estado, configuran principios, normas, funciones, procesos y procedimientos que deben ser observadas por los funcionarios y trabajadores para una adecuada disposicin y uso de los recursos pblicos. Cada uno de los sistemas y normas de la gestin administrativa y financiera involucrada en la gestin de inversiones incluye la disponibilidad y habilitacin de los crditos presupuestarios, la gestin de los procesos de seleccin para las adquisiciones y contrataciones, la generacin y autorizacin de compromisos de gastos, el devengado de los compromisos y finalmente con el pago de los compromisos devengados. En todos los procesos mencionados se requiere una estrecha coordinacin entre las reas de gestin tcnica de las inversiones, con las reas de gestin administrativa de la institucin, as como entre ellas, a fin de asegurar el cumplimiento normativo con la fluidez y oportunidad para las operaciones de la gestin de inversiones de acuerdo con la programacin y previsin de las metas que deben ser alcanzadas en cada perodo.

8. Resultados de la Gestin de Inversiones - Post Inversin

Tomar conocimiento de los resultados del programa de inversiones es importante en tanto permitir a las autoridades conocer las prioridades y difundir los resultados del programa hacia la poblacin, en trminos de objetivos y metas alcanzados. Este mbito identificar si las autoridades y funcionarios tienen conocimiento de las prioridades de la gestin. La post inversin comprende procesos como la puesta en marcha, operacin, mantenimiento y evaluacin ex-post de proyectos. Estas acciones conforman actividades importantes para asegurar la sostenibilidad de las inversiones que realiza la institucin. Este mbito se ha dividido en cinco reas, mediante las cuales se analizan los resultados obtenidos por la institucin en la ejecucin de los proyectos, analizando los resultados obtenidos y los recursos utilizados para las inversiones, tal como se detalla a continuacin: REAS DE ANLISIS

a Financiamiento del programa de inversin c Distribucin de los recursos de inversin

b Eficiencia en la ejecucin del programa de inversin e Evaluacin expost de proyectos

d Operacin y mantenimiento de los proyectos

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8a. Financiamiento del Programa de Inversin

Esta rea analiza los resultados de la gestin financiera en relacin con los recursos para inversin, identificando las fuentes de recursos destinados a inversiones, la asignacin de recursos y el cumplimiento de las disposiciones legales, la variacin del esfuerzo de recaudacin fiscal, la capacidad de endeudamiento y la capacidad de manejo y obtencin de rentabilidad financiera de los saldos no ejecutados de los recursos para inversin.

Uso del canon y regalas

Se conocen y se cumplen las normas relacionadas con el uso de los recursos del canon y regalas (hasta 20% de los recursos del canon y regalas son utilizados para gastos de O&M de infraestructura y hasta 5% para financiar la elaboracin de perfiles). Las mayores transferencias de canon y regalas no disminuye la capacidad de generar recursos directamente recaudados. Se cuenta con capacidad de endeudamiento interno y externo para el financiamiento de proyectos de inversin y se cumple con todas las reglas fiscales. Existen polticas institucionales y se utilizan herramientas financieras para mejorar el rendimiento de los saldos de recursos no ejecutados de inversin.

Esfuerzo fiscal

Endeudamiento

Saldos no ejecutados

8b. Eficiencia de la ejecucin del programa de inversiones

Se analiza la estructura del gasto de la entidad y la capacidad de gasto de inversin de acuerdo a lo programado. Asimismo, se analiza el tamao promedio de los proyectos y la modalidad de ejecucin de los proyectos.

Estructura del gasto de inversiones Eficiencia del gasto Tamao promedio de proyectos Modalidad de ejecucin

Estn adecuadamente distribuidos los recursos del canon y regalas para financiar los gastos de preinversin, inversin y O&M de proyectos. El nivel de ejecucin de las inversiones es mayor que el promedio nacional. El tamao promedio de los proyectos es mayor a S/. 500,000. Un gran porcentaje de proyectos del programa de inversin se ejecuta por contrata o por encargo.
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8c. Distribucin de los recursos de inversin.

En esta rea se verifica la concordancia de la asignacin de los recursos para inversin en los sectores y reas territoriales conforme a las prioridades de los objetivos del desarrollo y se verifica si la institucin cuenta con criterios para determinar los sectores o reas del territorio a ser priorizados.

Estructura funcional (sectorial) de las inversiones Concordancia de inversiones con objetivos de desarrollo Ubicacin territorial de las inversiones

Existe una distribucin sectorial de los recursos de inversin en la que se priorizan las inversiones en servicios.

Se distribuyen los recursos en forma concordante con los objetivos del desarrollo de la jurisdiccin.

Se emplean criterios definidos (poblacin, cobertura de servicios bsicos) para determinar las reas que deben ser atendidas mediante proyectos de inversin pblica. En el mediano plazo los recursos para inversin se distribuyen equitativamente y se ejecutan proyectos prioritarios en diversos centros poblados.

Concentracin de las inversiones

8d. Operacin y mantenimiento de los proyectos

En esta rea se analiza si el mantenimiento de proyectos se ha establecido como una actividad permanente presupuestada, y si existe la programacin de acciones para lograr el adecuado funcionamiento de la infraestructura o servicios pblicos generados por los proyectos.

Puesta en marcha del proyecto

Se definen con anticipacin los responsables de la O&M de los proyectos y se verifica la calidad y funcionalidad de los productos y servicios que deben ser generados. Est definida el rea y las funciones de la institucin en relacin a las responsabilidades de O&M de los proyectos y se han asegurado recursos para financiar el presupuesto de dichas actividades. Se cuenta con un plan de operaciones de las acciones de mantenimiento y estn definidos los procedimientos de ejecucin, supervisin y monitoreo de las actividades.
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Institucionalidad para la operacin y mantenimiento Mantenimiento

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8e. Evaluacin ex-post de proyectos

En esta rea se analiza la existencia de procedimientos y criterios en la institucin para realizar la evaluacin expost de los proyectos y verificar si el proyecto cumpli con los objetivos originalmente planteados. Del mismo modo, busca conocer si se han establecidos medidas correctivas y recomendaciones que permitan mejorar las actividades que se encuentran an en marcha y ayudar a las reas tcnicas a mejorar las actividades de identificacin, planificacin, programacin, ejecucin y cualquier otro aspecto necesario sobre acciones futuras de la gestin de inversiones.

Preparacin de la evaluacin ex-post Ejecucin de la evaluacin ex-post Mejora de las inversiones

Estn definidos los criterios para realizar la evaluacin ex-post de proyectos de inversin. Estn definidos los procedimientos para la evaluacin ex-post de proyectos de inversin. Los informes de evaluacin ex-post de los proyectos proponen medidas correctivas para la gestin de inversiones.

En Resumen:
El anlisis de los resultados se har identificando las caractersticas del programa de inversin desde diferentes aspectos, tales como, el tamao de los proyectos, el mbito funcional de asignacin de recursos, la ubicacin territorial de los proyectos, y la modalidad de ejecucin. Asimismo, se analizan prcticas que estn orientadas a garantizar la sostenibilidad de las inversiones, a partir de la asignacin de recursos a la preparacin de estudios, O&M y evaluaciones expost.

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