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Una gua al cuerpo de conocimientos de la Administracin de Proyectos

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Prefacio El Marco de la Administracin de Proyectos El Contexto de la Administracin de Proyectos Procesos de Administracin de Proyectos Administracin de la Integracin de Proyectos Administracin del Alcance del Proyecto Administracin de Tiempo del Proyecto Administracin de Costos del Proyecto Administracin de la Calidad del Proyecto Administracin del Recurso Humano del Proyecto Administracin de las Comunicaciones del Proyecto Administracin de Riesgo del Proyecto Administracin del Procuramiento Del Proyecto Apndices Glosario
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USA
1996 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newton Square, PA 19073-3299
Prefacio A la Edicin de 1996 Este documento reemplaza El Cuerpo de Conocimiento de la Administracin de Proyectos de PMI (PMBOK) documento que fue publicado en 1987. Para asistir a los usuarios de este documento que puedan estar familiarizados con su predecesor, hemos resumido aqu las principales diferencias 1. Hemos cambiado el ttulo para enfatizar que este documento no es el PMBOK. El documento de 1987 defina al PMBOK como todos los tpicos, reas de materia y procesos intelectuales que estn involucrados en las prcticas de principios administrativos sanos a los ...proyectos. Claramente se observa que un solo documento nunca contendr la totalidad del PMBOK. 2. Hemos reescrito completamente la seccin del Marco Terico. La nueva seccin consiste de tres captulos: Introduccin, que fija el propsito del documento y define de manera extensa los trminos proyecto y administracin de proyectos. El Contexto de la Administracin de Proyectos, que cubre el contexto en el que operan los proyectos el ciclo de vida del proyecto, las perspectivas de los partidos interesados, influencias externas, y habilidades claves de la administracin general. Los Procesos Administrativos de los Proyectos, que describe como los elementos varios de la administracin de proyectos se interelacionan. 3. Hemos desarrollado una definicin revisada de proyecto. Queramos una definicin que era tanto inclusiva (no debera ser posible identificar cualquier empresa generalmente considerada como un proyecto que no llene la definicin) y exclusiva (no debera ser posible identificar cualquier empresa que satisfaga la definicin y que generalmente no se piensa como proyecto). Se revisaron muchas de las definiciones de proyecto en la literatura existente y se encontraron todas insatisfactorias de alguna manera. La nueva definicin es motivada por las caractersticas nicas de un proyecto: un proyecto es una tarea temporal desarrollada para crear un producto o servicio nico. 4. Hemos desarrollado una nueva vista del ciclo de vida del proyecto. El documento de 1987 defina las fases de proyecto como subdivisiones del ciclo de vida del proyecto. Hemos reordenado estas relaciones y definido el ciclo de vida del proyecto como una coleccin de fases cuyos nmeros y nombres estn determinados por las necesidades de control de la organizacin ejecutora. 5. Hemos cambiado los nombres de las principales secciones de funcin a rea de conocimiento. El termino funcin ha sido frecuentemente malentendido como un elemento de la organizacin funcional. El cambio de nombre deber de eliminar este malentendido. 6. Reconocemos formalmente la existencia de una novena rea de conocimiento. Ha existido un consenso amplio durante algn tiempo de que la administracin de proyectos es un proceso integrativo. El Captulo 4, Administracin de la Integracin de Proyecto, reconoce la importancia de este tema. 7. Hemos agregado la palabra proyecto al ttulo de cada rea de conocimiento. Aunque esto pueda parecer redundante, ayuda a clarificar el alcance de este documento. Por ejemplo, La Administracin de Recursos Humanos cubre solo esos aspectos de la administracin de recursos humanos que son nicos o casi nicos al contexto de proyectos. 8. Hemos escogido describir las reas de conocimiento en trminos de sus componentes de proceso. La bsqueda de un mtodo consistente de presentacin nos ha llevado a reestructurar completamente el documento de 1987 en 37 procesos administrativos de proyectos. Cada proceso esta descrito en trminos de sus entradas, salidas, herramientas y tcnicas. Las entradas y salidas son documentos (e.g., una declaracin de alcance) o tems documentables (e.g., dependencias de actividades). Las herramientas y tcnicas son los mecanismos aplicados a las entradas para crear las salidas. Adems de su simplicidad fundamental, esta aproximacin ofrece otros beneficios, a saber: Enfatiza las interacciones entre las reas de conocimiento. Las salidas de un proceso se convierten en entradas para otro.
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El Contexto de la Administracin de Proyectos La estructura es flexible y robusta. Cambios en conocimientos y prcticas pueden ser acomodados agregando un nuevo proceso, cambiando las secuencias de procesos, subdividiendo un proceso, o al agregar material descriptivo dentro de un proceso. Los procesos estn en el ncleo de otros standards. Por ejemplo, los standards de calidad de la Organizacin Internacional de Standards (serie ISO 9000) se basan en la identificacin de los procesos de negocios. 9. Agregamos algunas ilustraciones. Cuando se trata de estructuras de desglose de trabajo, diagramas de red, y curvas S, una imagen vale ms que mil palabras. 10. Hemos reorganizado el documento de manera significativa. La siguiente tabla provee una comparacin entre los encabezados del documento de 1987 con este: Nmero y Nombre de 1987 0. Standards PMBOK Nmero y Nombre de 1996 B. Evolucin de Una Gua al Cuerpo de Conocimientos de la Administracin de Proyectos de PMI 1. Introduccin (definiciones bsicas) 2. El Contexto del Proyecto (ciclos de vida) 1. Porciones varias 2. Porciones varias 3. Porciones varias 3. Procesos Administrativos de Proyectos 4. Administracin de Integracin del Proyecto IV. Glosario
1. Marco Terico: El Raciocinio
2. Marco Terico: Una Resea
3. Marco Terico: Un Modelo Integrativo
5. Administracin del Alcance del Proyecto B. Administracin de la Calidad 8. Administracin de la Calidad del Proyecto C. Administracin del Tiempo 6. Administracin de Tiempo del Proyecto D. Administracin de Costos 7. Administracin de Costos del Proyecto E. Administracin de Riesgos 11. Administracin de Riesgos del Proyecto F. Administracin del Recurso 9. Administracin del Recurso Humano Humano del Proyecto G. Administracin de 12. Administracin del Contratos/Procuracin Procuramiento del Proyecto H. Administracin de 10. Administracin de las Comunicaciones Comunicaciones del Proyecto 11. clasificar a ha sido removido de la lista de propsitos. Tanto este documento como la versin de 1987 proveen una estructura para organizar el conocimiento de la administracin de proyectos, pero ninguna es particularmente til como una herramienta de clasificacin. Primero, los tpicos incluidos no estn completos no incluyen prcticas innovadoras o inusuales. Segundo, muchos elementos tienen relevancia en ms de un rea de conocimiento o proceso de tal manera que las categoras no son nicas.
4. Glosario de Trminos Generales A. Administracin del Alcance
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El Contexto de la Administracin de Proyectos El Marco de la Administracin de Proyectos INTRODUCCIN El cuerpo de conocimiento de proyectos (PMBOK) es un trmino inclusivo que describe la suma de los conocimientos dentro de la profesin de administracin de proyectos. Como en otras profesiones tales como: medicina, abogaca, contadura, el cuerpo del conocimiento recae sobre profesionales y acadmicos que aplican ese conocimiento y lo avanzan. El PMBOK entero incluye conocimiento probado y prcticas tradicionales que se aplican ampliamente, adems del conocimiento e innovaciones de prcticas avanzadas que han visto un uso ms limitado. Este capitulo define y explica varios trminos claves y provee una vista general del resto del documento. Adems incluye las siguientes secciones principales: 1.1 Propsito de este documento 1.2 Qu es un proyecto? 1.3 Qu es la administracin de proyectos? 1.4 Relacin con otras disciplinas de administracin 1.5 Tareas relacionadas Propsito de este Documento El propsito primario de este documento es identificar y describir ese subjuego del PMBOK que es generalmente aceptado. Generalmente aceptado quiere decir que el conocimiento y las prcticas descritas son aplicables a la mayora de los proyectos la mayora de las veces, y que hay un consenso amplio sobre su valor y utilidad. Generalmente aceptado no quiere decir que las prcticas y el conocimiento son o deben ser aplicadas uniformemente a todos los proyectos; el equipo de administracin de proyectos siempre ser responsable de determinar que es apropiado para cualquier proyecto dado. Este documento tambin intenta proveer un lxico comn dentro de la profesin para poder hablar de la administracin de proyectos. La administracin de proyectos es una profesin relativamente joven, y mientras que hay un entendimiento comn de que es lo que hace, hay poco conocimiento relativo de los trminos que se usan. Este documento provee una referencia bsica para cualquiera que este interesado en la profesin de administracin de proyectos. Esto incluye, pero no esta limitado a: Administradores de proyectos y otros miembros del equipo de administracin del proyecto. Administradores de administradores de proyecto. Los dueos del proyecto y otros partidos interesados. Administradores funcionales y empleados asignados al equipo de proyectos. Educadores que ensean administracin de proyectos y materias relacionadas. Consultores y otros especialistas en administracin de proyectos y campos relacionados. Entrenadores desarrollando proyectos educativos en administracin de proyectos. Como una referencia bsica, este documento no es ni compresivo ni todo inclusivo. El apndice E discute extensiones en reas de aplicacin mientras que el apndice F lista fuentes de otra informacin en administracin de proyectos. Este documento tambin es usado por el instituto de administracin de proyectos para proveer una estructura consistente para sus programas de desarrollo profesional que incluyen: Certificacin de administradores de proyectos profesionales (PMPs). Acreditacin de institutos educativos que ensean administracin de proyectos. Qu es un proyecto? Las organizaciones trabajan. El trabajo generalmente involucra operaciones o proyectos, aunque las dos se puedan traslapar. Las operaciones y los proyectos comparten muchas caractersticas; por ejemplo, ellas son: Desarrolladas por personas. Limitadas por recursos escasos. Son planeadas, ejecutadas, y controladas.
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El Contexto de la Administracin de Proyectos Las operaciones y los proyectos difieren principalmente en que las operaciones son sucesivas y repetitivas mientras que los proyectos son temporales y nicos. Un proyecto por lo tanto puede ser definido en trmino de sus caractersticas distintivas un proyecto es una tarea temporal desarrollada para crear un producto o servicio nico. Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminacin definitiva. nico quiere decir que el producto o servicio es diferente de alguna manera distintiva de todos los proyectos o servicios similares. Los proyectos son desarrollados en todos los niveles de la organizacin. Estos pueden involucrar a una sola persona o a muchas miles. Y pueden requerir menos de 100 horas para completarse o ms de 10,000,000. Los proyectos pueden involucrar a una sola unidad de una organizacin o cruzar muchas fronteras organizacionales como en consorcios o sociedades de hecho. Los proyectos son muchas veces componentes crticos de la estrategia de negocios de la organizacin que los desarrolla. Ejemplos de proyectos pueden incluir: Desarrollar un nuevo producto o servicio. Efectuar un cambio de estructura, de personal, o de estilo en una organizacin. Desarrollar un nuevo vehculo de transporte. Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de informacin. Construir o desarrollar una construccin. Administrar una campaa electoral. Implementar un nuevo procedimiento o proceso en un negocio. Carcter Temporal Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminacin definitiva. El fin es alcanzado cuando los objetivos del proyecto han sido alcanzados, o cuando se hace claro que todos los objetivos no pueden ser alcanzados y que el proyecto tiene que ser terminado. Temporal no quiere decir necesariamente corto en duracin; muchos proyectos duran varios aos. En cada caso, sin embargo, la duracin del proyecto es finita; los proyectos no son esfuerzos sucesivos. Adicionalmente, el trmino temporal no se aplica generalmente al producto o servicio creado por el producto. Muchos proyectos son desarrollados para crear un resultado duradero. Por ejemplo, un proyecto para crear un monumento nacional crear un resultado que se espera dure por varios siglos. Muchos desarrollos son temporales en el sentido en que van a terminar en algn punto del tiempo. Por ejemplo, el trabajo de ensamble en una planta automotriz va hacer eventualmente discontinuado, y la planta en si abandonada. Los proyectos son fundamentalmente diferentes porque el proyecto cesa cuando sus objetivos declarados han sido obtenidos, mientras que los desarrollos de no proyectos
adoptan una serie nueva de objetivos y continan trabajando.

La naturaleza temporal de los proyectos se pueden aplicar a otros aspectos del desarrollo tales como: La oportunidad de la ventana de mercado es usualmente temporal La mayora de los proyectos tienen un marco de tiempo limitado en el que tiene que producir su producto o servicio. El equipo de proyecto, como un equipo, rara vez dura ms que el proyecto la mayora de los proyectos son desarrollado por un equipo creado con el slo propsito de desarrollar el proyecto, y el equipo es desmantelado y sus miembros reasignados cuando el proyecto se termine. Producto o Servicio nico Los proyectos involucran hacer algo que no se ha hecho antes, por lo tanto, es nico. Un producto o un servicio puede ser nico aunque la categora a la que pertenezca sea grande. Por ejemplo, muchos miles de edificios de oficina han sido desarrollados, pero cada edificio en si es nico de distinto dueo, de distinto diseo, diferente locacin, y diferentes contratistas, y as etc. La presencia de elementos repetitivos no cambia fundamentalmente la caracterstica de ser nico. Por ejemplo: Un proyecto para desarrollar una va comercial puede requerir mltiples prototipos Un proyecto para introducir una nueva droga al mercado puede requerir de miles de dosis durante las pruebas clnicas. Un proyecto de desarrollo de bien raz puede incluir cientos de unidades individuales. Debido a que el producto de cada proyecto es nico, las caractersticas que distinguen el producto o servicio deben ser elaboradas progresivamente. Progresivamente quiere decir Procedimientos en pasos;
El Contexto de la Administracin de Proyectos avance continuo por incrementos mientras que elaborados quiere decir trabajado con cuidado al detalle; desarrollado enteramente [1]. Las caractersticas distintivas sern definidas de manera amplia, temprano en el proyecto y sern cada vez ms y ms explcitas y detalladas a medida que el equipo del proyecto desarrolla un entendimiento mejor y ms completo del producto. La elaboracin progresiva de las caractersticas de un producto debe ser cuidadosamente coordinada en concordancia con una apropiada definicin del alcance del proyecto, particularmente si el proyecto es desarrollado bajo un contrato. Cuando definida propiamente, el alcance del proyecto - el trabajo a realizar - deber mantenerse constante an en la luz del cambio las caractersticas del producto que sea progresivamente elaborado. La relacin entre el alcance del proyecto y el alcance del producto ser discutido con ms detalle en la introduccin al captulo 5. Para mostrar dos ejemplos ilustrativos de elaboracin progresiva en dos redes de aplicacin distintas, tenemos: Ejemplo 1. Una planta procesadora qumica empieza con un proceso de ingeniera para definir las caractersticas de un proceso. Estas caractersticas sern usadas para disear las unidades de procesamiento principales. Esta informacin se convierte en la base del diseo de ingeniera que definir tanto el detalle de layout de la planta y de las caractersticas mecnicas de las unidades de proceso y facilidades auxiliares. Todo esto resulta en los dibujos de diseo que sern elaborados para producir dibujos de fabricacin (isomtricos de construccin) durante la construccin, habrn interpretaciones y adaptaciones que sern hechas a medida que se necesiten y estarn sujetas a una aprobacin formal. Esta elaboracin adicional de las caractersticas es capturada por un dibujo as built. Durante los ensayos y entrega, un desarrollo adicional de las caractersticas es muchas veces hecho en la forma de ajustes operacionales finales. Ejemplo 2. El producto de un proyecto de desarrollo biofarmacetico puede ser inicialmente definido como Pruebas clnicas de XYZ debido a que el nmero de pruebas y el tamao de cada una de ellas, es desconocido. A medida que el proyecto avanza, el producto puede ser descrito ms explcitamente Ensayos de la fase III, ensayo 4 de la fase II y ensayo 2 de la fase III. La siguiente ronda de elaboracin progresiva puede enfocarse exclusivamente en el protocolo de los ensayos de la fase I - es decir que pacientes reciben que dosis y que tan frecuentemente. En las etapas finales del proyecto, los ensayos de la fase III seran explcitamente definidos con base en informacin recogida y analizada durante los ensayos de la fase I y fase II. Qu es la Administracin de Proyectos? La administracin de proyectos es la aplicacin de conocimiento, habilidades, herramientas, y tcnicas a actividades de proyectos de manera que cumplan o excedan las necesidades y expectativas de partidos interesados de un proyecto. Cumplir o exceder las necesidades o expectativas de los partidos interesados invariablemente involucran balancear demandas que compiten entre s, tales como: Alcance, tiempo, costo y calidad. Partidos interesados con diferentes necesidades y expectativas. Requerimientos identificados (necesidades) y requerimientos no identificados (expectativas). El trmino administracin de proyectos es a veces usado para describir una aproximacin organizacional a la administracin de operaciones sucesivas. Esta aproximacin, ms propiamente llamada administracin por proyectos, trata muchos aspectos de operaciones sucesivas como proyectos para poder aplicar la administracin de proyectos a ellas. Aunque un entendimiento de la administracin de proyectos es obviamente crtica para una organizacin que esta administrando por proyectos, una discusin detallada de esta aproximacin esta fuera del alcance de este documento. El conocimiento acerca de la administracin de proyectos puede ser organizada de muchas maneras. Este documento tiene dos secciones principales y doce captulos como se describe a continuacin. El Marco de la Administracin de Proyectos Parte I, el Marco de la Administracin de Proyectos, provee la estructura bsica para entender la administracin de proyectos. Captulo 1, Introduccin, define los elementos claves y provee una vista del resto del documento.
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El Contexto de la Administracin de Proyectos Captulo 2, El Contexto de la Administracin de Proyectos, describe el ambiente en el cual los proyectos operan. El equipo de administracin de proyectos debe comprender este contexto ms amplio administrar las actividades da a da de un proyecto es necesario para su xito pero no es suficiente. Captulo 3, Los Procesos de Administracin de Proyectos, describe una vista generalizada de como los procesos varios de la administracin de proyectos interactuan comnmente. Entender estas interacciones es fundamental para entender el material que se presenta del Captulo 4 al 12. Las reas de Conocimiento de la Administracin de Proyecto Parte II, las reas de Conocimiento de la Administracin de Proyecto, describen conocimiento y prcticas de la administracin de proyectos en trmino de sus componentes de proceso. Estos procesos han sido organizados en nueve reas de conocimiento, tal como se describen a continuacin e ilustradas en la Figura 1-1. Captulo 4, Administracin de la Integracin de Proyectos, describe los procesos requeridos para asegurar que los elementos varios de un proyecto estn
Figura 1-1. Vista General de las Areas de Conocimiento de la Adminstracin de Proyectos y de los Procesos Administrativos de Proyectos
Administracin de Proyectos
4. Administracin de la Integracin de Proyectos
4.1 Desarrollo del Plan de Proyecto 4.2 Ejecucin de Plan de Proyecto 4.3 Control de Cambios General
5. Administracin del Alcance del Proyecto

5.1 Iniciacin 5.2 Planeacin del Alcance 5.3 Definicin del Alcance 5.4 Verificacin del Alcance 5.5 Control de Cambios al Alcance
6. Administracin del Tiempo del Proyecto

6.1 Definicin de Actividades 6.2 Sequencia de Actividades 6.3 Estimacin de la Duracin de Actividades 6.4 Desarrollo de la Programacin 6.5 Control de la Programacin
7. Administracin de Costos del Proyecto

7.1 Planeacin de Recursos 7.2 Estimacin de Costos 7.3 Presupuestacin de Costos 7.4 Control de Costos
8. Administracin de la Calidad del Proyecto

8.1 Planeacin de la Calidad 8.2 Aseguranza de la Calidad 8.3 Control de Calidad
9. Administracin del Recurso Humano del Proyecto

9.1 Planeacin Organizacional 9.2 Adquisicin de Staff 9.3 Desarrollo del Equipo
10. Administracin de las Comunicaciones del Proyecto

10.1 Planeacin de las Comunicaciones 10.2 Distribucin de la Informacin 10.3 Reportes de Desempeo 10.4 Cierre Administrativo
11. Administracin de Riesgo del Proyecto

11.1 Identificacin del Riesgo 11.2 Cuantificacin del Riesgo 11.3 Desarrollo de Respuesta al Riesgo 11.4 Control de Respuesta al Riesgo
12. Administracin de la Procuracin del Proyecto

12.1 Planeacin de la Procuracin 12.2 Planeacin de la Solicitacin 12.3 Solicitacin 12.4 Seleccin de Fuentes 12.5 Administracin de Contratos 12.6 Cierre de Contratos
El Contexto de la Administracin de Proyectos
coordinados apropiadamente. Consiste del desarrollo de un plan de proyecto, ejecucin del plan de proyecto, y el control de cambios en general. Captulo 5, Administracin del Alcance del Proyecto, describe el proceso requerido para asegurar que el proyecto incluye todo trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el proyecto de manera exitosa. Consiste de la iniciacin, planeacin del alcance, definicin del alcance, verificacin del alcance, y control de cambio al alcance. Captulo 6, Administracin del Tiempo del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar la terminacin a tiempo del proyecto. Consiste en la definicin de las actividades, secuencia de las actividades, estimacin de duracin de las actividades, desarrollo del cronograma y control de la programacin. Captulo 7, Administracin de los Costos del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto es completado dentro del presupuesto aprobado. Consiste en la planificacin de recursos, estimacin de costos, presupuestacin de costos, y control de costos. Captulo 8, Administracin de la Calidad del Proyecto, describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfacer las necesidades para lo cual fue desarrollado. Consiste en la planeacin de la calidad, aseguranza de la calidad, y control de calidad. Captulo 9, Administracin de los Recursos Humanos del Proyecto, describe los procesos requeridos para hacer el uso ms eficiente de las personas involucradas en el proyecto. Consiste en la planeacin organizacional, adquisicin de staff, y desarrollo del equipo. Captulo 10, Administracin de las Comunicaciones del Proyecto , describe los procesos requeridos para asegurar la generacin apropiada y a tiempo, coleccin, diseminacin, almacenamiento, y la disposicin final de la informacin del proyecto. Consiste en la planeacin de la comunicacin, distribucin de la informacin, reportes de desempeo, y el cierre administrativo. Captulo 11, Administracin de Riesgo del Proyecto, describe los procesos concernientes con la identificacin, anlisis, y respuesta a el riesgo del proyecto. Consiste en la identificacin del riesgo, cuantificacin del riesgo, desarrollo de la respuesta al riesgo, y en el control de la respuesta al riesgo. Captulo 12, Administracin de la Procuracin del Proyecto, describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios de fuera de la organizacin ejecutora. Consiste en la planeacin de la gestin de la procuracin, planear la solicitacin, la solicitacin, seleccin de proveedores, administracin de contratos, y cierre de contratos. Relacin con Otras Disciplinas de Administracin Mucho del conocimiento requerido para administrar proyectos es nico o casi nico a la administracin de proyectos (e.g. anlisis de la ruta crtica y estructura de desglose de trabajo). Sin embargo, el PMBOK traslapa con otras disciplinas de administracin tal como se ilustra en la Figura 1-2. La Administracin General, comprende planear, organizar, la consecucin de recursos humanos, ejecutar, y controlar las operaciones de una empresa en funcionamiento continuo. La administracin general tambin incluye disciplinas de soporte tales como: Programacin de computadoras, abogaca, estadstica y teoras de probabilidad, logstica, y administracin de personal. El PMBOK traslapa la administracin general en muchas reas comportamiento organizacional, proyecciones financieras, y tcnicas de planeacin slo para nombrar algunas pocas. La seccin 2.4 provee una discusin ms detallada de la administracin general. Las reas de aplicacin son categoras de proyectos que tienen elementos comunes significativos en tales proyectos pero que no son requeridos o presentes en todos los proyectos. Las reas de aplicacin usualmente estn definidas en trminos de: Elementos tcnicos, tales como, desarrollo de software, drogas farmacuticas, o ingeniera de construccin. Elementos de la administracin, tales como, contratos con el gobierno o desarrollo de nuevos productos. Grupos de industria, tales como los de automviles, qumicos o de servicios financieros. El apndice E incluye una discusin ms detallada de las reas de aplicacin de los proyectos.
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Figura 1-2. Relaciones de la Administracin de Proyectos con Otras Disciplinas Administrativas El Cuerpo de Conocimientos de la Administracin de Proyectos
Conocimientos y Prcticas Generalmente Aceptadas de la Administracin de Proyectos
Conocimientos y Prcticas de la Administracin General
Conocimientos y Prcticas de las Areas de Aplicacin
Esta figura es una vista conceptual de estas relaciones. Los traslapos no son proporcionales.
Tareas Relacionadas Ciertos tipos de eventos estn ligados de manera muy cercana a los proyectos. Estos desarrollos relacionados se describen a continuacin Programas. Un programa es un grupo de proyectos administrado de una manera coordinada de tal manera que se obtienen beneficios que no se pueden obtener al administrar los proyectos individualmente [2]. Muchos programas incluyen tambin elementos de operaciones sucesivas. Por ejemplo: El programa de avin XYZ incluye tanto el proyecto o proyectos de diseo y desarrollo del avin como la manufactura y soporte del avin en el campo de pruebas. Muchas firmas electrnicas tienen administradores de programa que son responsables tanto por la entrega de productos individuales (proyectos) y de la coordinacin de mltiples entregas sobre un perodo de tiempo (una operacin en desarrollo). Los programas tambin involucran una serie de desarrollo cclicos o repetitivos, por ejemplo:
El Contexto de la Administracin de Proyectos Las compaas de servicios pblicos muchas veces hablan de un programa de construccin que es una operacin sucesiva y regular que involucra muchos proyectos. Muchas organizaciones sin nimo de lucro tienen un programa de captacin de fondos que es un esfuerzo contino para obtener apoyo financiero que muchas veces involucra una serie de proyectos discretos tales como funciones de beneficencia o remates. Publicar un peridico o una revista es tambin un programa el peridico en si es un esfuerzo contino, pero cada edicin es en si un proyecto. En algunas reas de aplicacin, la administracin de programas y la administracin de proyectos se tratan como sinnimos; en otras, la administracin de proyectos es un subproyecto del programa de administracin. Ocasionalmente, la administracin de programas es considerada como un subproyecto de la administracin de proyectos. Esta diversidad de definiciones hace que sea imperativa que cualquier discusin de la administracin de programas versus administracin de proyectos sea precedida por un acuerdo claro y consistente de la definicin de cada trmino. Subproyectos. Los proyectos frecuentemente estn divididos en componentes ms manejables o subproyectos los subproyectos son muchas veces contratados con una entidad externa o con otra unidad funcional de la organizacin ejecutora. Ejemplos de subproyectos pueden incluir: Una fase de proyecto (las fases del proyecto se describen en la Seccin 2.1). La instalacin de la plomera o electricidad en un proyecto de construccin. Pruebas automatizadas de programas de computadora en un proyecto de desarrollo de software. Manufactura de alto volumen para dar soporte a las pruebas clnicas de una nueva droga en un proyecto de desarrollo e investigacin farmacetica. Sin embargo, desde la perspectiva de una organizacin ejecutora un subproyecto es muchas veces pensado ms como un servicio que un producto, y este servicio es nico. Por lo tanto los subproyectos sern referidos tpicamente como proyectos y sern administrados como tal.
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El Contexto de la Administracin de Proyectos NOTAS:
El Contexto de la Administracin de Proyectos El Contexto de la Administracin de Proyectos Los proyectos y la administracin de proyectos operan en un ambiente ms amplio que el del proyecto mismo. El equipo de administracin de proyectos debe entender este contexto ms amplio - administrar da a da la actividades del proyecto es necesario para el xito de este, pero no suficiente. Este captulo describe aspectos claves del contexto de la administracin de proyectos, que no estn descritos en otras partes de este documento. Los tpicos incluidos aqu son: 2.1 Fases del Proyecto y el Ciclo de Vida del Proyecto 2.2 Los Partidos Interesados del Proyecto 2.3 Influencias Organizacionales. 2.4 Habilidades Claves de Administracin General 2.5 Influencia Socioeconmicas Fases del Proyecto y Ciclo de Vida del Proyecto Porque los proyectos son tareas nicas, involucraran cierto nivel de incertidumbre. Las organizaciones ejecutaras de proyectos generalmente dividirn cada proyecto en fases del proyecto para poder administrar mejor los enlaces apropiados con las operaciones de la organizacin ejecutara. De manera colectiva, estas fases se conocen como el ciclo de vida del proyecto. Caractersticas de las Fases del Proyecto Cada fase del proyecto es marcada por la terminacin de una o ms entregas. Una entrega es un tangible, un producto de trabajo verificable tal como un estudio de factibilidad, un detalle de diseo, o un prototipo que trabaje. Las entregas, y por tanto las fases, son parte generalmente de una secuencia lgica diseada para asegurar una definicin apropiada del producto del proyecto. La conclusin de una fase de proyecto es generalmente marcada por la revisin de tanto las entregas como del desempeo del proyecto para poder (a) determinar si el proyecto debe continuar a su prxima fase y (b) detectar y corregir errores de manera eficiente. Estas revisiones de final de fase generalmente se llaman salidas de fase, puertas de fase o puntos muertos. Cada fase de proyecto normalmente incluye una serie definida de productos de trabajo diseados para establecer el nivel deseado de control administrativo. La mayora de estos tems estn relacionados con la entrega de la fase primaria, y las fases tpicamente toman sus nombres de estos tems: requerimientos, diseo, construccin, texto, comienzo, entrega, y otros como sea apropiado. Varios ciclos de vida del proyecto representativos son descritos en la Seccin 2.1.3. Caractersticas del Ciclo de Vida del Proyecto El ciclo de vida del proyecto sirve para definir el comienzo y el final de un proyecto. Por ejemplo, cuando una organizacin identifica una oportunidad a la que le gustara responder, autorizar un estudio de factibilidad para determinar si debe adoptar el proyecto. La definicin del ciclo de vida del proyecto determinar si el estudio de
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Figura 2-1. Ejemplo Genrico de Ciclo de Vida Fase Intermedias (una o ms)
Nivel de Costo y Staff
Fase Inicial
Fase Final
Comienzo Tiempo
Final
factibilidad es tratado como la primer fase de vida del proyecto o como un proyecto independiente. La definicin de ciclo de vida del proyecto determinar tambin que acciones de transicin se incluirn al final del proyecto y cuales no. De esta manera, la determinacin del ciclo de vida del proyecto puede ser usado para enlazar el proyecto a operaciones sucesivas de la organizacin ejecutora. La secuencia de fase definida por la mayora de los ciclos de vida del proyecto generalmente involucran algn tipo de transferencia en tecnologa o intercambios tales como los requerimientos para disear, construccin para operaciones o diseo para manufactura. Entregas de la fase precedente son usualmente aprobadas antes que comience el trabajo en la fase siguiente. Sin embargo, una fase subsiguiente es a veces comenzada antes de la aprobacin de las entregas de la fase anterior cuando los riesgos involucrados se tornan aceptables. Esta tctica de traslapo de fases muchas veces es llamada Fast Tracking. Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen: Qu trabajo tcnico debe ser hecho en cada fase (e.g. Es el trabajo del arquitecto parte de la fase de definicin o de la fase de ejecucin?). Quin debe estar involucrado en cada fase (e.g. ingeniera concurrente requiere que los implementores estn involucrados con los requerimientos y los diseos). Las descripciones de los ciclos de vida del proyecto pueden ser o muy generales o muy detallados. Las descripciones altamente detalladas tienen muchas formas, tablas y lista de chequeo para proveer estructura y consistencia. Tales aproximaciones de detalle son llamadas a veces metodologas de administracin de proyectos. La mayora de las descripciones de ciclo de vida del proyecto comparten un nmero de caractersticas comunes: Los niveles de empleados y costos son bajos al comienzo, ms altos hacia el final, y caen rpidamente a medida que se llega a la finalizacin. Este patrn se ilustra en la Figura 2-1.
Figura 2-2. Ciclo de Vida Representativo para Adquisiciones de Defensa, Per US DOD 5000.2 (Rev. 2/26/93)
Fase 0
Determinacin de Misin que se necesita Exploracin de Concepto y Definicin
Fase I
Demostracin y Validacin
Fase II
Desarrollo de Ingeniera y Manufactura
Fase III
Produccin e implementacin
Fase IV
Operacin y Soporte
HITO 0 HITO I HITO II Aprobacin Aprobacin Aprobacin de Estudios de Demostracin de Desarrollo de Conceptos de Conceptos
HITO III HITO IV Aprobacin Aprobacin de Produccin de Modificaciones Mayores como se requiera
La probabilidad de completar exitosamente el proyecto es ms bajo, y por lo tanto el riesgo e incertidumbre son altos, al comienzo del proyecto. La probabilidad de completar exitosamente generalmente se vuelve progresivamente ms grande a medida que el proyecto continua. La habilidad de los partidos interesados para influenciar las caractersticas finales del producto del proyecto y su costo final son ms altas al comienzo y se vuelven progresivamente ms bajas a medida que el proyecto continua. La contribucin ms grande de este fenmeno es que los costos de cambio y de correccin de errores generalmente se incrementan a medida que el proyecto continua. Se debe tener cuidado para distinguir entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto. Por ejemplo, un proyecto desarrollado para introducir una nueva computadora al mercado es solo fase del ciclo de vida de un producto. A pesar de que muchos ciclos de vida del proyecto tienen nombres de fases similares con trabajo similar requerido para los productos, muy pocos son idnticos. La mayora tienen cuatro o cinco fases pero algunos tienen nueve o ms. An dentro de una sola rea de aplicacin pueden haber variaciones significativas - un ciclo de vida de desarrollo de software de una organizacin puede tener una sola fase de diseo mientras que la de otra organizacin puede tener fases distintas para el diseo funcional y de detalle. Los subproyectos dentro de proyectos pueden tambin tener ciclos de vida de proyectos distintos. Por ejemplo, una firma de arquitectura contratada para disear un nuevo edificio de oficinas est primero involucrada con la fase de definicin del dueo cuando esta elaborando el diseo y en la fase de implementacin del dueo mientras que da soporte al esfuerzo de construccin. El proyecto de diseo del arquitecto, sin embargo, tendr su propias series de fases que van desde el desarrollo conceptual pasando por la definicin, implementacin y cierre. El arquitecto puede inclusive tratar el diseo y el soporte a la construccin como proyectos separados con sus propias fases distintas. Ciclos de Vida de Proyecto Representativas Los siguientes ciclos de vida del proyecto se han escogido para ilustrar la diversidad de aproximaciones en uso. Los ejemplos mostrados son tpicos; no son ni recomendados ni preferidos. En cada caso, los nombres de fases y las entregas ms grandes son las descritas por los autores.
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Figura 2-3. Ciclo Representativo de Vida de un Proyecto de Construccin, per Morris

Instalacin Operacin Total
100%
Substancialmente Terminada
Porcentaje Completado
Comienzo de Contratos Principales Decisin de "COMIENZO"
Fase I FACTIBILIDAD
Formulacin del Proyecto Estudios de Factibilidad Diseo de Estrategia y Aprobacin
Fase II PLANEACION y DISEO

Diseo de base Cronograma y Costos Condiciones y Trminos Contractuales Planeacin Detallada
Fase III PRODUCCIN

Manufactura Entrega Obra Civil Instalacin Ensayos
Fase IV ENTREGA y ARRANQUE

Ensayos Finales Mantenimiento
/ Adquisiciones de Defensa La directiva 5000.2 del Departamento de Defensa de los Estados Unidos, tal como lo indica la revisin de febrero de 1993, describe una serie de hitos y fases de adquisicin tal como se ilustran en la Figura 2-2 . Determinacin de la Necesidad de la Misin termina con la Aprobacin de los Estudios Conceptuales. Exploracin de Conceptos y Definiciones termina con la Aprobacin de la Demostracin de Conceptos. Demostracin y Validacin termina con la Aprobacin de Desarrollo. Desarrollo de la Ingeniera y Manufactura se traslapa con Operaciones y Soporte sucesivas. Construccin. Morris [1] describe el ciclo de vida de un proyecto de construccin como se ilustra en la Figura 2-3. Factibilidad formulacin del proyecto, estudios de factibilidad, y diseos de estrategia y aprobacin. Una decisin de seguir - no seguir es hecha a la terminacin de esta fase. Planeacin y Diseo diseo de base, costos y cronogramas, trminos del contrato y condiciones, y planeacin detallada. Los contratos principales son adjudicados al final de esta fase. Produccin manufactura, entrega, obra civil, instalacin, y pruebas. La factibilidad es terminada sustancialmente al completar esta fase. Entrega y Comienzo de Operaciones ensayos finales y mantenimiento. La operacin debe estar en pleno funcionamiento al terminar esta fase. Farmaceticas. Murphy [2] describe el ciclo de vida del proyecto para el desarrollo de un nuevo producto farmacutico en los Estados Unidos como se ilustra en la Figura 2-4. Descubrimiento y Seleccin incluye investigacin bsica y aplicada para identificar candidatos para los ensayos preclnicos.
Figura 2-4. Ciclo de Vida Representativo para un Proyecto Farmacetico, per Murphy
Desarrollo de Procesos Formulacin de Estabilidad Fase I Ensayos Clnicos Fase II Ensayos Clnicos Fase III Ensayos Clnicos
Fuentes de Drogas
Pista de Muestreo Identificada
Trabajos Preclnicos IND
Archivos IND
Archivos NDA
Actividades Postregistracin
Metabolismo Proceso de Patentes Toxicologa
A p r o b a c i n
Descubrimiento
Muestreo
Desarrollo Preclnico Ms de Diez Aos
Trabajos de Registracin
Actividades Postentrega
Desarrollo Preclnico incluye ensayos de laboratorio y en animales para determinar su seguridad y eficacia as tambin para la preparacin y formulacin de una aplicacin de Investigacin de una Nueva Droga (IND). Trabajo para los Registros incluye ensayos de Fase Clnica I, II, y III as como tambin la preparacin y formulacin para una Aplicacin de una Nueva Droga (NDA). Actividades despus de la Remisinincluye trabajo adicional tal como se requiera para darle soporte a la revisin de la NDA que haga la Administracin de Comidas y Drogas (FDA). Desarrollo de Software. Muench, et.al. [3] Describe un modelo espiral para desarrollo de software con cuatro ciclos y cuatro cuadrantes como se ilustra en la Figura 2-5: Ciclo de prueba de concepto captura los requerimientos del negocio, define metas para la prueba del concepto produce diseos conceptuales de sistema, diseo y construccin de la prueba del concepto, produce planos para el ensayo de la aceptacin, conduce a anlisis de riesgo y hace recomendaciones. Ciclo de la primera construccin deriva requerimientos del sistema, define metas para la primera construccin, produce diseos de los sistemas lgicos, diseo y construccin del primer modelo, produce planos para los ensayos del sistema, evala la primera construccin y hace recomendaciones. Ciclo de la segunda construccin deriva requerimientos del sistema, define metas para la segunda construccin, produce diseos fsicos, construye el segundo modelo, produce planos para los ensayos del sistema, evala la segunda construccin y hace recomendaciones. Ciclo final completa los requerimientos de la unidad, diseo final, construye el modelo final, hace ensayos de unidad, subsistema, sistema, y aceptacin. Partidos Interesados en el Proyecto Los partidos interesados son individuos y organizaciones que estn activamente interesados en el proyecto, o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecucin del proyecto o de la terminacin exitosa del proyecto. El equipo de administracin del proyecto debe identificar a los partidos interesados en el proyecto, determinar cuales son sus necesidades y
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Figura 2-5. Ciclo de Vida Representativo de Desarrollo de Software, per Muench
Evaluar
Emplazar Soporte de Operaciones y Produccin
Identificar
Requerimientos de la Unidad Ensayo Evaluacin Evaluacin Anlisis de Riesgo Requerimientos del Sistema Requerimientos del Subsistema
Requerimientos del Negocio de Riesgo
Prueba de Concepto
Diseo Conceptual Diseo Lgico Diseo Fsico Diseo Fsico
Primera Armada
Segunda Armada Armada Final
Construir
Diseo
expectativas, y administrar e influenciar esas expectativas para asegurar un proyecto exitoso. La identificacin de los partidos interesados en el proyecto es a veces difcil. Por ejemplo, Es un obrero de una lnea de ensamblaje cuyo futuro empleo depende del resultado de un nuevo proyecto de diseo, un partido interesado en el proyecto? Los partidos claves en cada proyecto incluyen: Administradores de proyectos el individuo responsable por administrar el proyecto. Cliente el individuo u organizacin que usar el producto del proyecto. Puede haber mltiples capas de clientes. Por ejemplo, los clientes para un nuevo producto farmacutico pueden incluir a los doctores que los prescriben, los pacientes que lo toman y a las compaas aseguradoras que pagan por el. La organizacin ejecutora la organizacin cuyos empleados que estn ms directamente en el trabajo del proyecto. El patrocinador el individuo o grupo dentro de la organizacin ejecutora que provee los recursos financieros en efectivo o en especie, para el proyecto. Adicionalmente a estos hay muchos nombres y categoras distintas para los partidos interesados en el proyecto - interno y externo, dueos y fundadores, proveedores y contratistas, miembros del equipo y sus
El Contexto de la Administracin de Proyectos familias, agencias gubernamentales y compaas de medios de comunicacin, ciudadanos individuales, organizaciones de lobby permanentes o temporales, y la sociedad en general. El nombramiento o agrupamiento de los partidos interesados en el proyecto es una ayuda principalmente para identificar que individuos u organizaciones se ven a ellos mismos como partidos interesados. Los roles de los partidos interesados y sus responsabilidades se pueden traslapar, as como cuando una firma de ingeniera provee financiacin para una planta que esta diseando. Administrar las expectativas de los partidos interesados puede ser difcil porque los partidos interesados muchas veces tienen objetivos muy distintos, que pueden entrar en conflicto. Por ejemplo: El administrador de un departamento que ha pedido un nuevo sistema de manejo de informacin, puede desear un bajo costo, el arquitecto del diseo puede enfatizar el aspecto tcnico, y el contratista de programacin puede estar interesado en maximizar sus ganancias. El vicepresidente de investigacin de una firma electrnica puede definir el xito de un nuevo producto como estado del arte de la tecnologa, el vicepresidente de manufactura puede definirlo como prcticas a nivel global y el vicepresidente de mercadeo puede estar preocupado principalmente con el nmero de nuevas innovaciones que traiga el producto. El dueo de un proyecto de desarrollo de bien raz puede estar enfocado en una ejecucin a tiempo, el cuerpo gobernante local puede desear maximizar sus impuestos prediales, y un grupo ambiental puede desear minimizar el impacto ambiental, y los residentes locales pueden desear la relocalizacin del proyecto. En general, las diferencias entre los distintos partidos interesados se deben resolver en favor del cliente. Esto no quiere decir, sin embargo, que las necesidades y expectativas de otros partidos interesados sean o deban ser descartadas. Encontrar las respuestas apropiadas para estas diferencias debe ser uno de los mayores retos para el administrador de proyectos. Influencias Organizacionales Los proyectos son parte tpicamente de una organizacin ms grande que el proyecto mismo corporaciones, agencias gubernamentales, instituciones de salud, cuerpos internacionales, asociaciones profesionales, y otros. An cuando el proyecto es la organizacin (consorcios, sociedades de hecho), el proyecto an estar influenciado por la organizacin u organizaciones que lo conforman. La siguiente seccin describe aspectos claves de estas estructuras organizacionales ms grandes que con seguridad influenciaran el proyecto. Sistemas Organizacionales Las organizaciones basadas en proyectos son aquellas cuyas operaciones consistirn principalmente del proyecto. Estas organizaciones caen en dos categoras: Organizaciones que derivan sus entradas principalmente de ejecutar proyectos para otros firmas de arquitectos, firmas de ingeniera, consultores, contratistas de construccin, contratistas para el gobierno, etc. Organizaciones que han adoptado la administracin por proyectos (vea Seccin 1.3). Estas organizaciones tienden a tener sistemas administrativos para facilitar la administracin de proyectos. Por ejemplo, sus sistemas financieros mucha veces estn diseados especficamente para contabilizar, controlar, y reportar sobre mltiples proyectos simultneos. Organizaciones no basadas en proyectos - compaas de manufactura, firmas de servicios financieros, etc. -rara vez tienen sistemas administrativos diseados para soportar las necesidades de los proyectos eficiente y efectivamente. La ausencia de
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Figura 2-6. Influencias de las Estructuras Organizacionales en los Proyectos Tipo de Organizacin Caractersticas Del Proyecto Autoridad del Administrador de proyectos Porcentaje de Personal de la Organizacin Ejecutora Asignada de Tiempo Completo al Proyecto Rol del Administrador de Proyectos Ttulos Comunes para el Rol del Administrador de Proyectos Staff Administrativo de Administracin de Proyectos Matriz Funcional Matriz Dbil Limitado Matriz Balanceada Bajo a Moderado 15-60% Matriz Fuerte Moderado a Alto 50-95% Proyectizada
Poco o ninguna Virtualmente ninguna Medio Tiempo Coordinador de Proyectos/ Lder de Proyectos Medio Tiempo
Alto a Casi Total 85-100%
0-25%
Medio Tiempo Coordinador de Proyectos/ Lder de Proyectos Medio Tiempo
Tiempo Completo Administrador de Proyectos/ Oficial de Proyectos Medio Tiempo
Tiempo Completo Administrador de Proyectos/ Administrador de Programa Tiempo Completo
Tiempo Completo Administrador de Proyectos/ Administrador de Programa Tiempo Completo
sistemas orientados a proyectos, usualmente hace que la administracin del proyecto sea ms difcil. En algunos casos, organizaciones no basadas en proyectos tendrn departamentos u otras subunidades que operaran como organizaciones basadas en proyectos con sistemas para tales necesidades. El equipo administrativo del proyecto debe estar agudamente consciente de como el sistema de la organizacin afectar al proyecto. Por ejemplo, si la organizacin premia a sus administradores funcionales por cargar tiempo de los empleados al proyecto, el equipo de administracin del proyecto tendr que implementar controles para asegurar que el personal asignado este siendo usado de manera efectiva en el proyecto. Culturas Organizaciones y Estilo La mayora de las organizaciones han desarrollado culturas que son describibles y nicas. Estas culturas se reflejan en sus valores compartidos, normas, creencias, y expectativas; en sus procedimientos y polticas; en su vista particular de las relaciones de autoridad; y en otros factores numerosos. Las culturas organizacionales tienen muchas veces influencia directa en el proyecto. Por ejemplo: Un equipo que proponga una aproximacin inusual o de alto riesgo es ms seguro de encontrar aprobacin en una organizacin agresiva o creativa. Un administrador de proyectos con un estilo altamente participativo seguramente encontrar problemas en una organizacin jerrquica rgida, mientras que un administrador de proyectos con estilo administrativo autoritario se ver enfrentado si trabaja en una organizacin participativa. Estructura Organizacional La estructura de la organizacin ejecutora a veces limita la disponibilidad de los trminos bajo los cuales los recursos se hacen disponibles para el proyecto. Las estructuras organizacionales pueden ser caracterizadas como conformando un espectro que va desde funcional a proyectizado, con una variedad de matrices estructurales en el medio. La Figura 2-6 detalla caractersticas claves relacionadas con el proyecto, de los principales tipos de estructura organizacional. La organizacin de proyectos es discutida en la Seccin 9.1, Planeacin Organizacional.
Figura 2-7. Organizacin Funcional

Coordinacin
Ejecutivo en Jefe
Del Proyecto
Administrador Funcional
Staff Staff Staff
Staff Staff Staff
Staff Staff Staff
(Las celdas negras representan a staff comprometida con actividades del proyecto)
Figura 2-8. Organizacin Proyectizada

Coordinacin Del Proyecto
Ejecutivo en Jefe
Administrador de Proyecto
Staff Staff Staff
Staff Staff Staff
Staff Staff Staff
La organizacin funcional clsica se muestra en la Figura 2-7, es una jerarqua donde cada empleado tiene un jefe inmediato claro. Los empleados estn organizados por especialidad, tales como produccin, mercadeo, ingeniera, y contabilidad en el nivel superior, con la ingeniera subdividida en mecnica y elctrica. Las organizaciones funcionales tendrn todava proyectos pero el alcance percibido del proyecto estar limitado a los lmites de la funcin: El departamento de ingeniera en una organizacin funcional har su trabajo independientemente de los departamentos de manufactura y mercadeo. Por ejemplo, si el desarrollo de un nuevo producto es desarrollado en una organizacin puramente funcional, su fase de diseo muchas veces se llamar proyecto de diseo e incluir solamente al personal del departamento de ingeniera. Si surge una pregunta de manufactura, esta se llevar a la cabeza del departamento que consultar con el jefe del departamento de manufactura. La cabeza de el departamento de ingeniera pasar entonces su respuesta, descendiendo por la jerarqua hasta el administrador de ingeniera del proyecto. En el lado opuesto del espectro est la organizacin proyectizada que se muestra en la Figura 2-8. En una organizacin proyectizada, los miembros del equipo son muchas veces colocados. La mayor parte de los recursos de la organizacin estn involucrados en el proyecto, y los administradores del proyecto tienen una gran cantidad de independencia y autoridad. Las organizaciones proyectizadas muchas veces
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El Contexto de la Administracin de Proyectos tienen unidades organizacionales llamadas departamentos, pero estos grupos o reportan directamente al administrador de proyectos o proveen servicios de soporte a proyectos varios. Las organizaciones matriciales tal como se muestran en las Figuras 2-9 a 2-11 son una mezcla de caractersticas funcionales y proyectizadas. Las matrices dbiles mantendrn muchas de las caractersticas de una organizacin funcional y el rol de administrador de proyectos es ms el de un coordinador que el de un administrador. De manera similar, las matrices fuertes tendrn muchas de las caractersticas de la organizacin proyectizada - administradores de proyectos de tiempo completo con autoridad considerable y personal administrativo de proyecto de tiempo completo. La mayora de las organizaciones modernas involucran todas estas estructuras en varios niveles tales como se muestran en la Figura 2-12. Por ejemplo, an una organizacin fundamentalmente funcional puede crear un equipo especial de proyectos para encargarse de un proyecto crtico. Tal equipo tendr muchas de las caractersticas de un proyecto en una organizacin proyectizada: Puede incluir personal de tiempo completo de diferentes departamentos funcionales, y puede desarrollar su propio juego de procedimientos operativos, y puede operar fuera de la estructura estandarizada, formalizada de reportes. Habilidades Claves de la Administracin General La Administracin en General es un tema amplio que trata con todos los aspectos de la administracin de una organizacin en produccin. Entre otros temas incluye: Contabilidad y finanzas, ventas y mercadeo, investigacin y desarrollo, manufactura y distribucin. Planeacin estratgica, planeacin tctica, y planeacin operacional. Estructuras organizacionales, comportamiento organizacional, administracin de personal, prestaciones, beneficios, y caminos de ascensos. Administracin de relaciones de trabajo a travs de la motivacin, la delegacin, supervisin, construccin de equipos de trabajo, manejo de conflictos, y otras tcnicas. Manejo de uno mismo por medio de tcnicas de administracin del tiempo, manejo de estrs, y otras tcnicas. Las habilidades de administracin general proveen gran parte de los fundamentos para construir habilidades administrativas de proyecto. Son muchas veces esenciales para el administrador de proyectos. En cualquier proyecto dado, habilidades de un gran nmero de reas de administracin general pueden ser requeridas. Esta seccin describe habilidades claves de administracin general que muy probablemente afectarn la mayora de proyectos y que no son contempladas en ningn otro lugar. Estas habilidades estn bien documentadas en la literatura de administracin general y su aplicacin es fundamentalmente la misma en un proyecto. Hay tambin muchas habilidades de administracin general que son relevantes solo en algunos proyectos o reas de aplicacin. Por ejemplo la seguridad de los miembros del equipo es crtica en virtud todos los proyectos de construccin y de poca monta en la mayora de los proyectos de desarrollo de software. Liderazgo Kotter [4] distingue entre liderazgo y administracin mientras que enfatiza la necesidad de ambas: Una sin la otra probablemente producir resultados pobres. El dice que administrar esta principalmente preocupada con producir consistentemente
Figura 2-9. Organizacin Matricial Dbil Ejecutivo en Jefe
Staff Staff Staff
Staff Staff Staff
Staff Staff Staff
Figura 2-10.
Organizacin Matricial Balanceada Ejecutivo en Jefe
Staff Staff Administrador de Proyectos
Staff Staff Staff
Staff Staff Staff
los resultados claves esperados por los partidos interesados, mientras que el liderazgo involucra: Establecer direccin desarrollar tanto una visin del futuro como estrategias para producir los cambios necesarios para alcanzar esa visin. Alinear las personas comunicar la visin por medio de palabras y actos a todos aquellos cuya cooperacin podr ser necesitada para alcanzar esa visin. Motivar e inspirar es ayudar a las personas a energizarse para sobreponer barreras polticas, burocrticas y de recursos para lograr un cambio. En un proyecto, y en particular un proyecto grande, se espera generalmente que el administrador del proyecto sea tambin el lder del proyecto. El liderazgo no esta, sin embargo, limitado al administrador del proyecto: Este podr ser demostrado por muchos individuos diferente, en diferentes puntos del proyecto. El liderazgo debe ser demostrado a todos los niveles del proyecto (liderazgo del proyecto, liderazgo tcnico, liderazgo de equipo).
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Figura 2-11. Organizacin Matricial Fuerte Ejecutivo en Jefe
Administrador de Administradores de Proyectos
Staff Staff Staff
Staff Staff Staff
Staff Staff Staff
Administrador de Proyecto Administrador de Proyecto Administrador de Proyecto
Figura 2-12.
Organizacin Compuesta Ejecutivo en Jefe
Coordinacin Del Proyecto B
Administrador de Administradores de Proyectos
Staff Staff Staff
Staff Staff Staff
Staff Staff Staff
Administrador de Proyecto Administrador de Proyecto Administrador de Proyecto
Coordinacin Del Proyecto A
Comunicacin La comunicacin involucra el intercambio de informacin. El que enva es responsable por hacer la informacin clara, no ambigua, y completa para el que reciba pueda hacerlo de manera correcta. El que recibe es responsable por asegurarse de que la informacin se recibe de forma completa y se entiende en su totalidad. La comunicacin tiene muchas dimensiones: Escrita y oral, escuchar y conversar. Interna (dentro del proyecto) y externa (al cliente, a los medios, al pblico, etc.). Formal (reportes, actas, etc.) e informal (memos, conversaciones ad hoc, etc.). Vertical (hacia arriba y abajo en la organizacin) y horizontal (con los compaeros de trabajo). Las habilidades de administracin general de las comunicaciones est relacionada a, pero no lo mismo que, la Administracin de Comunicaciones en un Proyecto (descrito en el Captulo 10). La comunicacin es una materia amplia e involucra un cuerpo sustancial de conocimiento que no es nico al contexto del proyecto, por ejemplo: Modelos de envo y recibo ciclos de retroalimentacin, barreras de comunicacin, etc. Escoger el medio cuando comunicarse por escrito, cuando comunicarse oralmente, cuando escribir un memo de informacin, cuando escribir un reporte formal, etc. Estilo de escritura voz activa vs. pasiva, estructura de frase, escoger las palabras, etc.
El Contexto de la Administracin de Proyectos Tcnicas de presentacin cuerpo de lenguaje, diseo de ayudas visuales, etc. Tcnicas de administracin de reuniones preparar una agenda, administracin de conflictos, etc. La Administracin de Comunicaciones del Proyecto es la aplicacin de estos conceptos amplios a las necesidades especificas de un proyecto; por ejemplo, decidir cuando, como, en que forma, y a quien se el reporta los avances de ejecucin del proyecto. Negociacin La negociacin involucra conferir con otros de manera que se llegue a trminos o se llegue a un entendimiento. Los acuerdos pueden ser negociados directamente o asistidos; la mediacin y el arbitramento son dos tipos de negociacin asistida. La negociacin ocurre alrededor de muchos tpicos, muchas veces, y a muchos niveles del proyecto. Durante el curso tpico de un proyecto, el personal del proyecto tendr que probablemente negociar alguna o todas de las siguientes: Alcance, costo, y objetivos de la programacin. Cambios al alcance, costo, y programacin. Trminos y condiciones del contrato. Asignaciones. Recursos. Resolucin de Problemas La resolucin de problemas involucra la combinacin de la definicin de problemas y la toma de decisiones. Se preocupa con problemas que ya han ocurrido (en oposicin a la administracin de riesgos que nombra problemas potenciales). La definicin del problema requiere distinguir entre causas y sntomas. Los problemas pueden ser internos (un empleado clave es reasignado a otro proyecto) o externos (un permiso requerido para comenzar el trabajo, se retrasa). Los problemas pueden ser tcnicos (diferencias de opinin sobre la mejor manera de disear un producto), administrativos (un grupo funcional no esta produciendo de acuerdo al plan), o interpersonales (choques de personalidad o estilos). La toma de decisiones incluye analizar el problema para identificar soluciones viables, y luego tomar una decisin de esas posibles soluciones. Las decisiones pueden ser hechas u obtenidas (del cliente, del equipo, o de un administrador funcional). Una vez hecha, la decisin debe ser implementada. Las decisiones tambin tiene un elemento de tiempo en ellas - la decisin correcta puede no ser la mejor decisin si se hace o muy temprano o muy tarde. Influenciando la Organizacin Influenciando la Organizacin involucra la habilidad para hacer las cosas. Requiere un entendimiento de tanto las estructuras formales como informales de todas las organizaciones involucradas - la organizacin ejecutora, contratistas, y tantas otras como sea apropiado. Influenciar la organizacin tambin requiere un entendimiento de la mecnica del poder y la poltica. Tanto el poder como la poltica son usados aqu en su sentido positivo. Pfeffer [5] define el poder como la habilidad potencial para influenciar el comportamiento, cambiar el curso a los eventos, sobreponerse a la resistencia, y hacer que las personas hagan cosas que de otra manera no haran. De manera similar, Eccles [6] dice que la poltica trata de conseguir accin colectiva de un grupo de personas que pueden tener intereses muy diferentes. Trata de estar dispuesto a utilizar el conflicto y el desorden de manera creativa. El sentido negativo, es claro, se deriva del hecho que trata de reconciliar estos intereses resultando en una lucha por el poder y juegos organizacionales que a veces pueden tener una vida propia poco productiva. Influencias Socioeconmicas De manera similar a la administracin general, las influencias socioeconmicas incluyen un amplio rango de tpicos y temas. El equipo administrativo de proyectos debe entender que las condiciones actuales y tendencias en esta rea pueden tener un efecto muy grande en su proyecto: Un pequeo cambio ac se puede traducir, usualmente con una holgura de tiempo, en efectos cataclsmicos en todo el proyecto. De todas las influencias socioeconmicas potenciales, las principales categoras que afectan los proyectos se describen brevemente a continuacin.
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El Contexto de la Administracin de Proyectos Standards y Regulaciones La Organizacin Internacional para la Estandarizacin (ISO) hace diferenciacin entre standards y regulaciones como se muestra a continuacin [7]: Un standard es un documento aprobado por un cuerpo reconocido, que provee, para el uso comn y repetido, reglas, marcos de referencia, o caractersticas para productos, procesos o servicios con los cuales el cumplimiento no es mandatorio. Hay numerosos standards en uso que cubren virtualmente todo desde la estabilidad trmica de lquidos hidralicos hasta el tamao de diskettes para computadora. Una regulacin es un documento que describe procesos o caractersticas de servicios para productos, incluyendo las provisiones administrativas aplicables, con las cuales es obligacin cumplir. Las normas de construccin son un ejemplo de regulaciones. Se debe tener cuidado al discutir standards y regulaciones ya que hay una vasta rea gris entre las dos, por ejemplo: Los standards muchas veces comienzan con marcos de referencia que describen una aproximacin preferida, y luego, con su amplia adopcin, se convierten en regulaciones de facto (e.g., el uso del Mtodo de la Ruta Crtica para la programacin de grandes obras de construccin). El cumplimiento puede ser mandatorio a diferentes niveles (e.g., por una agencia de gobierno, por la administracin de la organizacin ejecutora, o por el equipo de administracin de proyectos). Para muchos proyectos, los standards y regulaciones (por cualquier definicin) son bien conocidas y los planes de proyectos pueden reflejar sus efectos. En otros casos, la influencia no es conocida o poco conocida y se debe considerar bajo la Administracin de Riesgo del Proyecto. Internacionalizacin A medida de que ms y ms organizaciones se involucran en trabajo que abarca varias fronteras nacionales, ms y ms proyectos cruzan fronteras tambin. Adicionalmente a las preocupaciones tradicionales por alcance, costo, tiempo, y calidad, el equipo de administracin del proyecto debe tambin considerar los efectos de cambios de horario, fiestas religiosas y nacionales, requerimientos de viaje para reuniones cara a cara, la logsticas de teleconferencias, y las muchas veces diferencias polticas voltiles. Influencias Culturales La cultura es la totalidad de los patrones de comportamiento transmitidos de la sociedad, arte, creencias, instituciones y todos los otros productos del esfuerzo del trabajo y pensamiento humano [8]. Cada proyecto tiene que operar dentro de un contexto de una o ms normas culturales. Esta rea de influencia incluye aspectos polticos, econmicos, demogrficos, educativo, tnicos, religiosos, y otra reas de prctica, creencias, y actitudes que pueden afectar la manera en que las personas y las organizaciones interactan.
NOTAS Procesos de Administracin de Proyectos La administracin de proyectos es una tarea integrada - una accin, o falta de toma de accin, en un rea usualmente afectar otras reas. Las interacciones pueden ser directas y bien entendidas o pueden ser sutiles e inciertas. Por ejemplo, un cambio de alcance casi siempre afectar el costo del proyecto, pero puede afectar o no afectar la moral del equipo o la calidad del producto. Estas interacciones muchas veces requieren canjes entre los objetivos del proyecto - la calidad de ejecucin en un rea puede ser mejorada nicamente al sacrificar la calidad de ejecucin en otra. La administracin de proyectos exitosa requiere administrar activamente estas interacciones. Para ayudar a entender la naturaleza de estas interacciones de la administracin de proyectos, y para enfatizar la importancia de la interaccin, este documento describe la administracin de proyectos en trmino de sus componentes procesales y sus interacciones. Este captulo provee una introduccin al concepto de la administracin de proyectos, como un nmero de procesos encadenados y por lo tanto provee los fundamentos esenciales para el entendimiento de los procesos descritos de los Captulos 4 y 12. Incluye las siguientes secciones: 3.1 Procesos de Proyecto 3.2 Grupos de Procesos 3.3 Interacciones de Procesos 3.4 La Personalizacin de las Interacciones de Procesos Procesos de Proyecto Los proyectos estn compuestos de procesos. Un proceso es una serie de acciones que tiene como consecuencia un resultado [1]. Los procesos de proyecto son ejecutados por personas y generalmente caen en una de dos categoras: Los procesos de administracin de proyectos se preocupan principalmente con describir y organizar el trabajo del proyecto. Los procesos de administracin de proyectos que son aplicables a la mayora de los proyectos, la mayora del tiempo, se describen brevemente en este captulo y en detalle en los Captulos 4 al 12. Los procesos orientados al producto se preocupan principalmente con especificar y crear el producto del proyecto. Los procesos orientados al producto son tpicamente definidos por el ciclo de vida del proyecto (discutido en la Seccin 2.1) y varan de acuerdo con el rea de aplicacin (tal como se discute en el Apndice F). Los procesos de administracin de proyectos y los procesos orientados al producto se traslapan e interactan a travs del proyecto. Por ejemplo, el alcance del proyecto no se puede definir en la ausencia de algn conocimiento bsico de como crear el producto.
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Administracin de la Integracin del Proyecto
Figura 3-1. Enlaces Entre los Procesos de Grupo en una Fase
Procesos Inicializadores
Procesos de Planeacin
Procesos Controladores
Procesos de Ejecucin
(Las flechas representan el flujo de documentos y de tems documentables)
Procesos de Cierre
Procesos de Grupo Los procesos de administracin de proyecto se pueden organizar en cinco grupos de uno o ms procesos cada uno: Procesos inicializadores reconoce que un proyecto o fase deben comenzar y se comprometen a eso. Procesos de planeacin desarrollar y mantener un esquema trabajable para completar la necesidad del negocio para el cual el proyecto fue desarrollado. Procesos de ejecucin coordinar a las personas y otros recursos para desarrollar el plan. Procesos controladores aseguran que los objetivos del proyecto sean cumplidos a travs del monitoreo y medicin de avance y tomar accin correctiva cuando sea necesario. Procesos de cierre formalizan la aceptacin del proyecto o fase y los llevan a una terminacin ordenada. Los grupos de proceso estn encadenados por los resultados que producen - el resultado o producto de uno se convierte en la entrada input para otro. Entre los grupos de procesos centrales, los encadenamientos son iterativos - la planeacin produce una ejecucin con un plan de proyecto documentado en un principio y despus provee actualizaciones documentadas al plan a medida que el proyecto progresa. Estas conexiones se ilustran en la Figura 3-1. Adicionalmente los grupos de procesos de administracin de proyectos no son discretos, o eventos nicos; son actividades que traslapan que ocurren a varios niveles de intensidad a travs de cada fase del proyecto. La Figura 3-2 ilustra como los grupos de procesos se traslapan y varan dentro de una fase.
1996 Project 40 Management Institute, Four Campus Boulevard, Newton Square, PA 19073-3299 USA
Figura 3-2. Traslapo de Grupos de Procesos en una Fase
Nivel de Actividad Procesos de Planeacin
Procesos de Inicializacin
Procesos de Cierre Procesos Controladores
Fase de Comienzo
Tiempo
Fase de Terminacin
Figura 3-3. Interaccin Entre Fases

Fase de Diseo
Fase de Implementacin
Fases Anteriores
Procesos de Cierre
Fases Subsecuentes
Procesos de Cierre
Finalmente, las interacciones de los grupos de procesos pueden tambin atravesar fases de tal manera que la finalizacin de una fase provea entradas o input para la iniciacin de otra. Por ejemplo, la terminacin de una fase de diseo requiere la aceptacin del cliente del documento de diseo. Simultneamente el documento de diseo describe el producto para la fase subsiguiente de implementacin. Esta interaccin se describe en la Figura 3-3. Repetir el proceso de iniciacin al comienzo de cada fase ayuda a mantener el proyecto enfocado en el negocio para el cual fue desarrollado. Debe ayudar tambin a asegurar que si el negocio ya no existe o no se necesita el proyecto se suspender, tambin en el caso si el proyecto tiene pocas probabilidades de satisfacer las necesidades del negocio. Las necesidades del negocio sern discutidas en ms detalle en la introduccin a la Seccin 5.1, de Iniciacin. A pesar de que la Figura 3-3 se dibuja con fases discretas y procesos discretos, en un proyecto real habrn muchos traslapos. El proceso de
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Figura 3-4. Relaciones Entre Los Procesos Inicializadores
Procesos de Inicializacin
5.1 Iniciacin
A los Procesos de Planeacin (Figura 3-5)
planeacin, por ejemplo, no solo debe proveer detalles que se necesitan para terminar exitosamente la fase en ejecucin del proyecto sino que tambin debe proveer alguna descripcin preliminar de trabajo que se har en fases subsiguientes. Este detallamiento progresivo del plan de proyecto es muchas veces llamado planeacin por olas. Interaccin de Procesos Dentro de cada grupo de proceso, los procesos individuales estn encadenados por sus salidas y entradas. Al enfocarse en estos encadenamientos, podemos describir cada proceso en trmino de: Input o entradas documentos o tems documentables sobre los que se actuar. Herramientas y tcnicas los mecanismos aplicados a las entradas para crear las salidas. Salidas documentos o tems documentables que son el resultado de un proceso. Los procesos de administracin de proyectos comunes a la mayora de los proyectos en la mayora de las reas de aplicacin, se listan aqu y se describen en detalle en los Captulos 4 al 12. Los nmeros en parntesis despus de los nombres de los procesos identifican al captulo y seccin donde se describen. Los procesos de interaccin descritos aqu son tambin tpicos para la mayora de los proyectos en la mayora de las reas de aplicacin. La Seccin 3.4 discute como personalizar tanto los procesos descriptivos como sus interacciones. Procesos de Inicializacin La Figura 34 ilustra el nico proceso en este grupo de procesos. La inicializacin (5.1) es comprometer a la organizacin a ejecutar la siguiente fase del proyecto.
Figura 3-5. Relaciones Entre los Procesos de Planeacin
Procesos de Ncleo
5.2 Planeacin del Alcance 6.1 Definicin de Actividades 5.3 Definicin del Alcance 6.2 Secuencia de Actividades 6.4 Desarrollo de Cronograma
6.3 Estimacin de Duracin Actividades
Desde los Procesos Inicializadores (Figura 3-4)
7.1 Planeacin de Recursos 7.2 Estimacin de Costos
7.3 Presupuestacin de Costos
4.1 Desarrollo del Plan de Proyecto
Hacia los Procesos de Ejecucin (Figura 3-6)
Procesos Facilitadores
Desde los Procesos Controladores (Figura 3-7)
8.1 Planeacin de la Calidad 10.1 Planeacin de las Comunicaciones 11.1 Identificacin de Riesgo 11.2 Cuantificacin de Riesgo 11.2 Desarrollo de Respuesta al Riesgo
9.1 Planeacin Organizacional
9.2 Adquisicin de Staff
12.1 Planeacin de la Procuracin
12.2 Planeacin de la Solicitacin
Proceso de Planificacin La planeacin es de gran importancia para el proyecto porque el proyecto involucra hacer cosas que no se han hecho antes. Como resultado, hay relativamente ms procesos en esta seccin. Sin embargo, el nmero de procesos no quiere decir que la administracin de proyectos consiste primordialmente de la planeacin - la cantidad de planeacin ejecutada debe conmesurarse con el alcance del proyecto y la utilidad de la informacin desarrollada. Las relaciones entre los procesos de planeacin del proyecto se muestra en la Figura 3-5 (esta grfica es una explosin del elipse llamado procesos de planeacin en la Figura 3-1). Los procesos estn sujetos a una frecuente iteracin antes de completarse el plan. Por ejemplo, si la fecha inicial de terminacin es inaceptable, los recursos del proyecto, costos, o inclusive el alcance tendr que ser redefinido. Adicionalmente, la planeacin no es una ciencia exacta - dos equipos diferentes pueden generar dos planes muy diferentes para un mismo proyecto. Procesos de Ncleo. Algunos procesos de planeacin tienen claras dependencias que requieren que sean ejecutados de la misma manera en la mayora de los proyectos. Por ejemplo, las actividades deben ser definidas antes de que sean programadas o costeadas. Estos procesos de planeacin de ncleo pueden ser iterados varias veces durante una o cualquier fase de un proyecto. Estos incluyen: Planeacin de Alcance (5.2) desarrollar un alcance escrito como la base para decisiones futuras del proyecto. Definicin del Alcance (5.3) subdividir los paquetes de entrega de un proyecto en componentes ms pequeos y ms manejables. Definicin de Actividades (6.1) identificar las actividades especficas que deben de ser ejecutadas para producir los diferentes paquetes del proyecto.
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Administracin de la Integracin del Proyecto Secuencias de Actividades (6.2) identificar y documentar las dependencias entre actividades. Estimacin de la Duracin de la Actividad (6.3) estimar el nmero de perodos de trabajo que se requieren para completar las actividades individuales. Desarrollo de la programacin (6.4) analizar las secuencias de actividades, duraciones de actividades, y requerimientos de recursos para crear la programacin del proyecto. Planeacin de Recursos (7.1) determinar que recursos (personas, equipos, materiales) y en que cantidades se deben usar para ejecutar las actividades del proyecto. Estimacin de Costos (7.2) desarrollar una aproximacin (estimacin) de los costos de los recursos que se requieren para completar las actividades del proyecto. Presupuestacin de Costos (7.3) distribuir el estimativo de costos global a los tems individuales de trabajo. Desarrollo de Plan de Proyecto (4.1) tomar los resultados de otros procesos de planeacin y colocarlos en un documento consistente y coherente. Procesos Facilitadores. La interacciones entre los otros procesos de planeacin dependen ms de la naturaleza del proyecto. Por ejemplo, en algunos proyectos puede haber poco o ningn riesgo identificable hasta despus que el equipo ha hecho la mayor parte de la planeacin, y este reconoce que los costos y las fechas programadas son extremadamente agresivas y por lo tanto involucran un riesgo considerable. Aunque estos procesos facilitadores son ejecutados intermitentemente en la medida que lo necesite la planeacin del proyecto, no son opcionales. Ellos incluyen: Planeacin de la Calidad (8.1) identificar cual es el standard de la calidad que es relevante al proyecto y determinar como satisfacerlo. Planeacin Organizacional (9.1) identificar, documentar, asignar roles de proyecto, responsabilidades, y relaciones para los reportes. Adquisicin del Staff (9.2) conseguir los recursos humanos y asignarlos al trabajo del proyecto. Planeacin de las Comunicaciones (10.1) determinar que informacin y comunicaciones se necesitan para los partidos interesados: Quien necesita que informacin, cuando la van a necesitar, y de que manera se les va a dar. Identificacin del Riesgo (11.1) determinar que riesgos tendrn posibilidad de afectar el proyecto y documentar las caractersticas de cada uno. Cuantificacin del Riesgo (11.2) evala el riesgo y las interacciones del riesgo para cuantificar el rango de posibles resultados del proyecto. Desarrollo de Respuesta al Riesgo (11.3) definir pasos constructivos para dar respuesta a oportunidades o respuestas a amenazas. Planeacin de la procuracin (12.1) determinar que comprar y cuanto. Planeacin de Solicitacin (12.2) documentar requerimientos de producto e identificar posibles proveedores.
Figura 3-6. Relaciones Entre los Procesos de Ejecucin
4.2 Ejecucin del Plan de Proyecto

Desde los Procesos de Planeacin (Figura 3-5) Hacia los Procesos Controladores
8.2 Aseguranza de la Calidad
(Figura 3-7)
10.2 Distribucin de la Informacin
9.3 Desarrollo del Equipo 5.4 Verificacin del Alcance
12.3 Solicitacin
12.4 Seleccin de Fuentes
12.5 Administracin del Contrato
Procesos de Ejecucin Los procesos de ejecucin incluyen procesos de ncleo y procesos facilitadores tal como se describe en la Seccin 3.3.2., Procesos de Planeacin. La Figura 3-6 ilustra como los siguientes procesos interactan: Plan de Ejecucin del Proyecto (4.2) llevar a cabo el plan del proyecto al ejecutar las actividades incluidas. Verificacin del Alcance (5.4.) formalizar la aceptacin del alcance del proyecto. Aseguranza de la Calidad (8.2) evaluar la totalidad de la ejecucin del proyecto sobre una base regular para proveer la confianza de que el proyecto va a satisfacer los standard de calidad relevantes. Desarrollo del Equipo (9.3) desarrollar habilidades individuales o de grupo para mejorar la ejecucin del proyecto. Distribucin de la informacin (10.2) hacer que la informacin solicitada sea disponible para los partidos interesados de manera oportuna. Solicitacin (12.3) obtener cotizaciones, pliegos, ofertas, u ofertas de manera apropiada . Seleccin de Fuentes (12.4) el proceso de escogencia entre proveedores potenciales. Administracin del Contrato (12.5) administrar la relacin con el proveedor.
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Figura 3-7. Relaciones Entre los Procesos Controladores
10.3 Reportes de Desempeo
4.3 Control de Cambios General
Hacia los Procesos de Planeacin (Figura 3-5)
Desde los Procesos de Ejecucin (Figura 3-6)
5.5 Control de Cambio al Alcance 6.5 Control de la Programacin 7.4 Control de Costos
8.3 Control de Calidad
11.4 Control de respuesta al Riesgo
Hacia los Procesos de Cierre (Figura 3-8)
Procesos de Control La ejecucin del proyecto debe ser medida regularmente para identificar varianzas significativas con el plan. Estas varianzas son alimentadas a los procesos de control en las diferentes reas del conocimiento. En la medida que estas varianzas significativas sean observadas (i.e., aquellos que pongan en jaque los objetivos del proyecto), ajustes al plan son hechos al repetir los procesos de planeacin apropiados. Por ejemplo, una fecha de terminacin de una actividad que no se cumpla puede requerir ajustes al plan de personal existente, depender de horas extras, o hacer un intercambio entre el presupuesto y los objetivos de la programacin. Controlar tambin incluye tomar accin preventiva de forma anticipada a problemas posibles. El grupo de procesos controladores contiene procesos de ncleo y procesos facilitadores tal como se describe en la Seccin 3.3.2. Procesos Planificadores. La Figura 3-7 ilustra como los siguientes procesos interactan: Control de Cambios General (4.3) coordinar los cambios a travs de todo el proyecto. Control de Cambio del Alcance (5.5.) controlar los cambios del alcance del proyecto.
Figura 3-8. Relaciones Entre Procesos de Cierre
Procesos de Cierre
12.6 Cierre de Contrato
10.4 Cierre Administrativo
Control de Programacin (6.5) controlar los cambios hechos a la programacin del proyecto. Control de Costos (7.4) controlar los cambios en el presupuestos del proyecto. Control de Calidad (8.3.) monitorear resultados especficos del proyecto para determinar si estos cumplen con los standards de calidad pertinentes e identificar maneras para eliminar causas de ejecucin no satisfactorias. Reportes de Desempeo (10.3) colectar y diseminar informacin de la ejecucin. Esto incluye reportar el status, medicin del avance, y pronsticos. Control de la Respuesta al Riesgo (11.4) responder a cambios en el riesgo a travs del proyecto. Procesos de Cierre La Figura 3-8 ilustra como los siguientes procesos interactan: Cierre Administrativo (10.4) generar, recoger, y diseminar informacin para formalizar el cierre de una fase o de terminacin de un proyecto. Cierre del Contrato (12.6) completar y negociar un contrato, incluyendo la resolucin de cualquier tem abierto. Personalizar los Procesos de Interaccin Los procesos identificados y las interacciones ilustradas en la Seccin 3.3 pasan el examen de la aceptacin general - estos se aplican a la mayora de los proyectos la mayora de las veces. Sin embargo, no todos los procesos se necesitaran en todos los proyectos, y no todas las interacciones aplicaran a todos los proyectos. Por ejemplo: Una organizacin que haga uso extensivo de contratistas puede describir explcitamente en que lugar del proceso de planeacin ocurren los procesos de procuracin. La ausencia de un proceso no significa que este no deba ser ejecutado. El equipo de administracin del proyecto debe identificar y administrar todos los procesos que se requieren para asegurar un proyecto exitoso. Los proyectos que son dependientes de recursos nicos (desarrollo comercial de software, biofarmacuticos, etc.) pueden definir roles y responsabilidades previas a
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Administracin de la Integracin del Proyecto la definicin del alcance, ya que lo que se puede ejecutar puede ser una funcin de quien esta disponible para hacerlo. Algunas salidas de procesos pueden ser predefinidas como restricciones. Por ejemplo, la administracin puede especificar una fecha meta de terminacin en vez de dejar que sea determinada por el proceso de planeacin. Los proyectos grandes pueden necesitar relativamente ms detalle. Por ejemplo, la identificacin del riesgo puede ser subdividida para enfocarse separadamente sobre identificacin de riesgos de costo, riesgos de programacin, riesgos tcnicos, o riesgos de calidad. En subproyectos o proyectos ms pequeos puede haber relativamente menos esfuerzo en procesos cuyas salidas han sido determinadas a nivel del proyecto (e.g., un subcontratista puede ignorar riesgos explcitamente asumidos por el contratista general) o en procesos que proveen solamente una utilidad marginal (puede no haber un plan formal de comunicaciones para un proyecto de cuatro personas). Donde haya necesidad de hacer un cambio, el cambio debe ser claramente identificado, cuidadosamente evaluado y administrado de manera activa. NOTAS
Administracin de la Integracin de Proyectos La Administracin de La Integracin del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que los elementos varios del proyecto estn apropiadamente coordinados. Involucra hacer canjes entre los objetivos que compiten entre si y alternativas de manera que se puedan cumplir o exceder las necesidades y expectativas de los partidos interesados. Mientras que todos los procesos administrativos del proyecto son integrativos hasta cierto punto, los procesos descritos en este captulo son primariamente integrativos. La Figura 4-1 muestra una vista general de los principales procesos. 4.1 Desarrollo del Plan del Proyecto es tomar los resultados de otros procesos de planeacin y colocarlos en un solo documento consistente y coherente. 4.2 Ejecucin del Plan del Proyecto es desarrollar el plan del proyecto al ejecutar las actividades incluidas. 4.3 Control de Cambios General es coordinar los cambios a travs del proyecto. Estos procesos interactan entre ellos y con otros procesos de otras reas de conocimiento. Estos procesos pueden involucrar el esfuerzo de uno o ms individuos o de grupos de individuos basados en las necesidades del proyecto. Cada procesos ocurre al menos una vez en cada fase del proyecto. Aunque los procesos presentados aqu se muestran como elementos discretos con interfaces bien definidas, en la prctica se pueden traslapar e interactuar en maneras que no se detallan aqu. Los procesos de interaccin se discuten en detalle en el Captulo 3. Los procesos, herramientas, y tcnicas usadas para integrar los procesos administrativos del proyecto son el enfoque de este captulo. Por ejemplo, la administracin de integracin del proyecto entra a jugar cuando un estimativo de costos se necesita para un plan de contingencia o cuando se debe identificar el riesgo asociado a varias alternativas de asignacin de personal al proyecto. Sin embargo, para que un proyecto se pueda completar exitosamente, la integracin debe ocurrir en un nmero de otras reas tambin. Por ejemplo: El trabajo del proyecto debe ser integrado con las operaciones sucesivas de la organizacin ejecutora. El alcance del proyecto y alcance del producto deben ser integrados (la diferencia entre el alcance del producto y el proyecto se discute en la introduccin del Captulo 5). Productos de diferentes especialidades funcionales (tales como dibujos civiles, elctricos, y mecnicos que se necesitan para un proyecto de diseo de ingeniera) deben ser integrados.
Administracin de la Integracin del Proyecto Desarrollo del Plan del Proyecto El desarrollo del plan del proyecto usa las salidas de otros procesos de planeacin para crear un documento nico consistente y coherente que puede ser usado para guiar tanto la ejecucin del proyecto como el control de este. Estos procesos casi siempre se iteran varias veces. Por ejemplo, el borrador inicial puede incluir recursos genricos y duraciones sin fecha mientras que el plan final refleja recursos especficos y fechas explcitas. El plan de proyectos se usa para: Ejecucin guiada del proyecto Cosas que se asumen del documento de planeacin del proyecto. Decisiones del documento de planeacin del proyecto referentes a las alternativas que se toman. Facilitar la comunicacin entre partidos interesados. Definir puntos de vista claves administrativos respecto al contenido, extensin, y tiempo. Proveer una lnea de base para medir el progreso y control del proyecto.
Entradas
.1 Otras salidas de planeacin .2 Informacin histrica .3 Polticas organizacionales .4 Restricciones .5 Suposiciones
Herramientas & Tcnicas

.1 Metodologa de planeacin del proyecto .2 Habilidades y conocimientos de partidos interesados .3 Sistemas de informacin de administracin de proyectos (PMIS)
Salidas
.1 Plan del proyecto .2 Detalle de soporte.
4.1.1 Entradas al Desarrollo del Plan del Proyecto .1 Otras salidas de planeacin. Todas las salidas de los procesos de planeacin de las otras rea de conocimiento (La Seccin 3.3 provee un resumen de estos procesos de planeacin de proyectos) son entradas para desarrollar el plan del proyecto. Otras salidas de planeacin incluyen tanto documentos base tales como la estructura de desglose del proyecto como el detalle de soporte. Muchos proyectos tambin requieren la aplicacin de entradas de reas especficas (e.g., la mayora de los proyectos de construccin necesitarn una proyeccin del flujo de caja). .2 Informacin histrica. La informacin histrica disponible (e.g., bases de datos de la estimacin, rcords de ejecucin de proyectos pasados) debe ser consultada durante los otros procesos de planeacin. Esta informacin debe estar disponible durante el desarrollo del plan del proyecto para que pueda asistir con la verificacin de lo que se asume y valorar otras alternativas que se identifican como parte de este proceso. .3 Polticas organizacionales. Todas o algunas de las organizaciones involucradas en el proyecto pueden tener polticas formales o informales cuyos efectos se deben considerar. Polticas organizacionales que tpicamente deben ser consideradas incluyen, pero no se limitan a: Administracin de la calidad procesos de auditoria y metas de mejoramiento continuo. Administracin de personal guas para contratacin y despidos, y mtodos para la evaluacin de personal.
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Figura 4-1. Vista General de la Administracin de la Integracin del Proyecto

4.1 Desarrollo del Plan del Proyecto
.1 Entradas .1 Otras salidas de la planeacin .2 Informacin Histrica .3 Polticas organizacionlaes .4 Restricciones .5 Suposiciones .2 Herramientas y Tcnicas .1 Metodologa de planeacin del proyecto .2 Habilidades y conocimientos de los partidos interesados .3 Sistemas de informacin de proyectos (PMIS) .3 Salidas .1 Plan de proyecto .2 Detalle de soporte
4.2 Ejecucin del Plan del Proyecto

.1 Entradas .1 Plan del proyecto .2 Detalle de soporte .3 Polticas organizacionales .4 Accin correctiva .2 Herramientas y Tcnicas .1 Habilidades generales de administracin general .2 Habilidades y conocimientos del producto .3 Sistemas de autorizacin de trabajo .4 Reuniones de revisin de status .5 Sistemas de informacin de proyectos .6 Sistemas organizacionales .3 Salidas .1 Resultados de trabajo .2 Solicitudes de cambio
4.3 Control de Cambio General

.1 Entradas .1 Plan del proyecto .2 Reportes de ejecucin .3 Solicitudes de cambio .2 Herramientas y Tcnicas .1 Sistema de control de cambios .2 Administracin de la configuracin .3 Medicin de ejecucin .4 Planeacin adicional .5 Sistemas de informacin de proyectos (PMIS) .3 Salidas .1 actualizaciones al plan de proyecto .2 Accin correctiva .3 Lecciones aprendidas
Controles financieros reportes de tiempo, revisiones al control de egresos y flujos de caja, mtodos y procedimientos de contadura, provisiones standard para contratos. .4 Restricciones. Las restricciones son factores que van a limitar las opciones del equipo administrativo del proyecto. Por ejemplo, un presupuesto predefinido es una restriccin que muy probablemente limitar las opciones del equipo del proyecto en lo concerniente a alcance, asignacin de personal, y programacin. Cuando un proyecto es ejecutado bajo un contrato, las provisiones contractuales generalmente sern restricciones a esta. .5 Suposiciones. Las suposiciones son factores que para los procesos de planeacin sern consideras como verdaderas, reales, o ciertas. Por ejemplo, si la fecha en que una persona clave estar disponible es incierta, el equipo puede asumir una fecha de comienzo especfica. Las suposiciones generalmente involucran algn grado de riesgo. 4.1.2 Herramientas y Tcnicas para el Desarrollo del Plan del Proyecto .1 Metodologa de planeacin del proyecto. Una metodologa para la planeacin del proyecto es cualquier aproximacin estructurada que se usa para guiar al equipo de administracin del proyecto durante el desarrollo del plan del proyecto. Puede ser tan simple como formas standard o preimpresas (ya sean de papel o electrnicas formales o informales) o tan complejas como una serie de simulaciones requeridas (e.g., anlisis de Montecarlo para riesgo). La mayora de las metodologas para planeacin de proyectos hacen uso de una combinacin de herramientas duras tales como software de administracin de proyectos y herramientas blandas tales como comits facilitadores e iniciadores. .2 Habilidades y conocimientos de los partidos interesados . Cada partido interesado tiene habilidades y conocimientos que pueden ser de uso en el desarrollo del plan del proyecto. El equipo administrador del proyecto debe crear un ambiente en el cual los partidos interesados puedan contribuir apropiadamente (vase tambin la Seccin 9.3, Desarrollo del Equipo). Quien contribuye, y que contribuyen, y como puede variar. Por ejemplo: En un proyecto en construccin bajo un contrato de suma global, el ingeniero de costo profesional har una contribucin significativa a la meta de rentabilidad
Administracin de la Integracin del Proyecto durante la preparacin de la licitacin cuando el valor del contrato este siendo determinado. En un proyecto donde la asignacin de personal se define de antemano, los contribuyentes individuales pueden contribuir significativamente para alcanzar las metas de costos y programacin al evaluar duraciones y esfuerzos para que los estimativos sean razonables. .3 Sistemas de informacin de administracin de proyectos (PMIS). Un sistema de informacin para administracin de proyectos consiste de las herramientas y tcnicas usadas para recoger, integrar, y diseminar las salidas de los otros procesos de administracin de proyectos. Se usa para darle soporte a todos los aspectos del proyecto desde su iniciacin hasta su finalizacin y generalmente incluye tanto sistemas automticos como manuales. 4.1.3 Salidas del Desarrollo del Plan del Proyecto .1 Plan del proyecto. El plan del proyecto es un documento formal, aprobado, usado para administrar y controlar la ejecucin del proyecto. Debe ser distribuido como se define en el plan de comunicaciones del proyecto (e.g., la administracin de la organizacin ejecutora puede requerir una cobertura amplia con poco detalle, mientras que un contratista puede requerir detalles completos de un solo tema). En algunas reas de aplicacin, el trmino plan de proyecto integrado se usa para referirse a este documento. Se debe hacer una distincin clara entre el plan del proyecto y la lnea de base para la medicin de la ejecucin del proyecto. El plan del proyecto es un documento o coleccin de documentos que se espera que cambie varias veces sobre el tiempo a medida que ms informacin se hace disponible sobre el proyecto. La lnea de base para la medicin de la ejecucin representa un control administrativo que generalmente solo cambia intermitentemente y generalmente solo en respuesta a un cambio aprobado del alcance del proyecto. Hay muchas maneras para organizar y presentar el plan del proyecto, pero comnmente incluye todos los siguientes (estos tems se describen en ms detalle en otro lugar del documento): Charter del proyecto. Una descripcin de la aproximacin o estrategia administrativa del proyecto (un resumen de los planes individuales de las otras reas de conocimiento). Un documento de alcance, que incluye tanto los productos del proyecto como los objetivos de este. Una estructura de desglose de trabajo (WBS) hasta el nivel en el que el control ser ejecutado. Estimativos de costos, fechas programadas de comienzo, y la asignacin de responsabilidades hasta el nivel en el que se ejecutar el control al WBS. Lneas de base para la medicin de la ejecucin del cronograma y costos. Hitos principales y las fechas metas para estos. Personal clave o requerido. Riesgos claves, incluyendo restricciones y suposiciones, y las respuestas planeadas para cada una de ellas. Planes administrativos subsidiarios, incluyendo planes administrativos y de alcance, plan de administracin del cronograma, etc. Decisiones pendientes y otros temas abiertos. Otras salidas de la planeacin del proyecto deben ser incluidas en el plan formal basado en las necesidades individuales de cada proyecto. Por ejemplo, el plan de proyecto para un proyecto grande generalmente incluye un organigrama del proyecto. .2 Detalle de soporte. El detalle de soporte para el plan de proyecto incluye: Salidas de otros procesos de planeacin que no estn incluidos en el plan del proyecto.
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Administracin de la Integracin del Proyecto Informacin adicional o documentacin generada durante el desarrollo del plan del proyecto (e.g., restricciones y suposiciones que no eran previamente conocidas). Documentacin tcnica tal como requerimientos, especificaciones, y diseos. Documentacin de standards relevantes. Este material debe ser organizado de tal manera que se facilite su uso durante la ejecucin del plan del proyecto. 4.1 Ejecucin del Plan del Proyecto La ejecucin del plan del proyecto es el proceso primario para llevar a cabo el plan del proyecto la gran mayora del presupuesto del proyecto ser utilizado al ejecutar este proceso. En este proceso, el administrador de proyectos y el equipo de administracin de proyectos deben coordinar y dirigir las varias interfaces tcnicas y organizacionales que existan en el proyecto. Es el proceso del proyecto que ms directamente se ve afectado por el rea de aplicacin del proyecto debido a que el producto del proyecto es creado directamente aqu.
Entradas
.1 Plan del proyecto .2 Detalle de soporte .3 Polticas Organizacionales .4 Accin Correctiva

.1 Habilidades de administracin general. .2 Habilidades del producto y conocimiento .3 Sistema de autorizacin de trabajo .4 Reuniones para evaluacin del status .5 Sistema de informacin de administracin del proyecto .6 Procedimientos organizacionales
Salidas
.1 Resultados del trabajo .2 Ordenes de cambio
1.1.1 Entradas a la Ejecucin del Plan del Proyecto .1 Plan del proyecto. El plan del proyecto esta descrito en la Seccin 4.1.3.1. Los planes subsidiarios de administracin (plan de administracin del alcance, plan de manejo de riesgo, plan de gestin de compras, etc.) y las lneas de base para la medicin del avance son entradas claves para la ejecucin del plan del proyecto. .2 Detalle de soporte. El detalle de soporte esta descrito en la Seccin 4.1.3.2. .3 Polticas Organizacionales. Las polticas organizacionales estn descritas en la Seccin 4.1.1.3. Alguna o todas de las organizaciones involucradas en el proyecto pueden tener polticas formales e informales que pueden afectar al plan de ejecucin del proyecto. .4 Accin Correctiva. La accin correctiva es cualquier cosa que se haga para traer la ejecucin futura del proyecto en lnea con el plan del proyecto. La accin correctiva es una salida de varios procesos de control - como una entrada aqu, completa el crculo loop de retroalimentacin para asegurar una administracin efectiva del proyecto. 4.2.2 Herramientas y Tcnicas para la Ejecucin del Plan del Proyecto .1 Habilidades de administracin general. Habilidades de administracin general tales como liderazgo, comunicacin, y negociacin son esenciales para la ejecucin efectiva del plan del proyecto. Las Habilidades de administracin general estn descritas en la Seccin 2.4. .2 Habilidades del producto y conocimiento. El equipo del proyecto debe tener acceso a unas habilidades y conocimiento del producto del proyecto que sean adecuadas. Las habilidades necesarias son definidas como parte de la planeacin (especialmente en la planeacin de recursos, Seccin 7.1.) y se provee a travs del proceso de adquisicin de personal (tal como se describe en la Seccin 9.2.)
Administracin de la Integracin del Proyecto .3 Sistema de autorizacin de trabajo. Un sistema de autorizacin de trabajo es un procedimiento formal para sancionar el trabajo del proyecto para asegurar que un trabajo se hace en el momento adecuado y en una secuencia apropiada. El mecanismo primario es tpicamente una autorizacin escrita para comenzar trabajo en una actividad especfica o paquete de trabajo. El diseo del sistema de autorizacin de trabajo deber balancear el valor del control que provee con el costo de ese control. Por ejemplo, en proyectos pequeos las autorizaciones verbales sern adecuadas. .4 Reuniones para evaluacin del status. Las reuniones para evaluacin del status son reuniones programadas regularmente las cuales se sostienen para intercambiar informacin sobre el proyecto. En la mayora de los proyectos estas reuniones se sostendrn a diferentes frecuencias a diferentes niveles (e.g., el equipo administrativo del proyecto sostendr reuniones internas semanalmente, y mensualmente con el dueo). .5 Sistema de informacin de administracin del proyecto. El sistema de informacin de administracin del proyecto se describe en la Seccin 4.1.2.3. .6 Procedimientos organizacionales. Todas y algunas de las organizaciones involucradas en el proyecto pueden tener procedimientos formales o informales de utilidad durante la ejecucin del proyecto. 4.2.3 Salidas del Plan de Ejecucin del Proyecto .1 Resultados del trabajo. Los resultados del trabajo son los resultados de las actividades ejecutadas para llevar a cabo el proyecto. La informacin sobre los resultados del trabajo - que metas han sido completadas y cuales no, y hasta que punto se cumplen las normas de calidad, y en que costos se ha incurrido o comprometido, etc. - se recolectan como parte del plan de ejecucin del proyecto y se alimentan al proceso de reporte de avance (vea la Seccin 10.3. para una discusin ms detallada de los reportes de avance). .2 Ordenes de cambio. Las ordenes de cambio (e.g., para expandir o contraer el alcance del proyecto, para modificar costos o estimativos del cronograma, etc.) muchas veces se identifican mientras que se ejecuta el trabajo del proyecto. 4.3 Control de Cambios General El control de cambios general se preocupa con (a) influenciar los factores que crean cambios para asegurar que los cambios son beneficiosos, (b) determinar que un cambio a ocurrido, y (c) administrar los cambios reales cuando y como ocurren. El control de cambios general requiere: Mantener la integridad de las lneas de base para la medicin de avance - todos los cambios aprobados se debern reflejar en el plan del proyecto, pero solo los cambios al alcance del proyecto debern afectar la lnea de base para la medicin de avance. Asegurarse que los cambios al alcance del producto se reflejen en la definicin del alcance del proyecto (la diferencia entre el alcance del proyecto y del producto se discute en la introduccin al Captulo 5). Coordinar los cambios a travs de las reas del conocimiento como se ilustra en la Figura 4-2. Por ejemplo, un cambio propuesto al cronograma muchas veces afectar al costo, riesgo, calidad y personal.
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Entradas
.1 Plan del proyecto .2 Reportes de desempeo .3 Propuestas de cambio

.1 Sistema de control de cambios .2 Configuracin de la administracin .3 Medicin de la ejecucin .4 Planeacin adicional .5 Sistema de informacin de administracin de proyectos
Salidas
.1 Actualizaciones al plan de proyectos .2 Accin correctiva .3 Lecciones aprendidas
4.3.1 Entradas al Control de Cambios General .1 Plan del proyecto. El plan del proyecto provee una lnea de base contra la cual los cambios se controlan (vase Seccin 4.1.3.1.). .2 Reportes de desempeo. Los reportes de desempeo (descritos en la Seccin 10.3) proveen informacin sobre la ejecucin del proyecto. Los reportes de ejecucin pueden tambin alertar al equipo del proyecto sobre temas que pueden causar problemas en el futuro. .3 Propuestas de cambio. Las propuestas de cambio pueden ocurrir de muchas maneras - orales o escritas, directas o indirectas, iniciadas interna o externamente, requeridas legalmente u opcionales. 4.3.2 Tcnicas y Herramientas para el Control de Cambios General .1 Sistema de control de cambios. Un sistema de control de cambios es una coleccin de procedimientos formales, documentados que definen los pasos por los cuales documentos oficiales de proyectos pueden ser modificados. Este incluye el papeleo, sistema de seguimiento, y niveles de aprobacin necesarios para aprobar los cambios. En muchos casos, la organizacin ejecutora tendr un sistema de control de cambios que podr ser adoptado tal como esta para uso en el proyecto. Sin embargo, si un sistema apropiado no esta disponible, el equipo de ejecucin del proyecto tendr necesidad de desarrollar uno como parte del proyecto.
Figura 4-2. Coordinacin de Cambios a travs de todo el Proyecto
Reportes de Desempeo
Control de Cambios General
Control de Cambios Subsidiario

Control de Cambio del Alcance Control de Cambios de la Programacin Control de Cambios de Costos Control de Calidad Control de Cambio de Riesgo Administracin del Contrato
La mayora de los sistemas de control de cambios incluyen un comit de control de cambios (CCC) responsable por aprobar o rechazar propuestas de cambio. Los poderes y responsabilidades de un CCC debern ser bien definidos y acordados por los partidos interesados en el proyecto. En proyectos grandes y complejos, podrn haber mltiples CCC con diferentes responsabilidades. El sistema de control de cambios deber incluir procedimientos para manejar cambios que podrn ser aprobados sin revisin previa; por ejemplo, como resultado de una emergencia. Tpicamente, un sistema de control de cambios permitir aprobaciones automticas de categoras de cambios predefinidas. Estos cambios sin embargo debern ser documentados y capturados de tal manera que no causen problemas luego en el proyecto. .2 Administracin de la configuracin. La administracin de la configuracin es cualquier procedimiento documentado usado para aplicar vigilancia y direccin tcnica administrativa a: Identificar y documentar las caractersticas fsicas y funcionales de un tem o sistema. Controlar cualquier cambio a tales caractersticas. Grabar y reportar el cambio y su status de implementacin. Auditar los temes y sistemas para verificar su adhesin a los requerimientos [1]. En muchas reas de aplicacin la administracin de la configuracin es un subjuego del sistema de control de cambios y se usa para asegurar que la descripcin del producto del proyecto est correcta y completa. Sin embargo, en algunas reas de aplicacin, el trmino administracin de la configuracin se usa para describir cualquier sistema de control de cambios riguroso. .3 Medicin de la ejecucin. Las tcnicas para la medicin de la ejecucin tales como el valor ganado (tal como se describe en la Seccin 10.3.2.4.) ayudan a averiguar si las varianzas del plan original requieren accin correctiva .
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Administracin de la Integracin del Proyecto .4 Planeacin adicional. Los proyectos raras veces se ejecutan exactamente de acuerdo con el plan. Cambios posibles tal vez requieran de costos estimados nuevos o revisados, secuencias de actividad modificadas, anlisis de respuesta de riesgos alternativas, u otros ajustes al plan del proyecto. .5 Sistema de informacin de administracin de proyectos . Los sistemas de informacin de administracin de proyectos se describen en la Seccin 4.1.2.3. 4.3.3 Salidas del Control de Cambios General .1 Actualizaciones al plan de proyectos. Las actualizaciones al plan de proyectos son cualquier modificacin al contenido del plan de proyectos al detalle de soporte (tal como se describe en las Secciones 4.1.3.1. y 4.1.3.2., respectivamente) los partidos interesados apropiados se notificaran en la medida que sean necesario. .2 Accin correctiva. La accin correctiva se describe en la Seccin 4.2.1.4. .3 Lecciones aprendidas. Las causas de las varianzas, el raciocinio detrs de las acciones correctivas escogidas, y otros tipos de lecciones aprendidas debern ser documentadas para que estas se vuelvan parte de la base de datos histrica tanto para este proyecto como para otros proyectos de la organizacin ejecutora
Administracin de la Integracin del Proyecto NOTAS
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Administracin del Alcance del Proyecto La administracin del alcance del proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente [1]. Se preocupa primariamente con definir y controlar que y que no se incluye en el proyecto. La Figura 5-1 provee una vista general de los principales procesos de la administracin del alcance del proyecto: 5.1 Iniciacin es comprometer a la organizacin para el comienzo de la siguiente fase del proyecto. 5.2 Planeacin del Alcance es desarrollar un documento escrito del alcance que sirva de base para la toma de decisiones futuras del proyecto. 5.3 Definicin del Alcance es subdividir los principales productos de entrega del proyecto en componentes ms pequeos y manejables. 5.4 Verificacin del Alcance es formalizar la aceptacin del alcance del proyecto. 5.5 Control de Cambio del Alcance es controlar los cambios al alcance del proyecto. Estos procesos interactuan entre ellos y con otros procesos de otras reas de conocimiento. Cada proceso puede involucrar el esfuerzo de uno o ms individuos, o grupos de individuos basado en las necesidades del proyecto. Cada proceso ocurre generalmente al menos una vez en cada fase del proyecto. Aunque los procesos aqu se presentan como elementos discretos, con interfaces bien definidas, en la prctica ellos se pueden traslapa e interacta de maneras que no se detallan aqu. Los procesos de interaccin se discuten en detalle en el Captulo 3. En el contexto del proyecto, el trmino alcance se refiere a: Alcance del producto - los rasgos distintivos y funciones que se debern incluir en el producto servicio Alcance del proyecto - el trabajo que se deber hacer para la entrega de un producto con ciertas especificaciones y funciones. Los procesos, herramientas y tcnicas usados para administrar el alcance del proyecto son del enfoque de este captulo. Los procesos, herramientas, y tcnicas usadas para administrar el alcance del producto varan de acuerdo con el rea de aplicacin y usualmente estn definidos como parte del ciclo de vida del proyecto (el ciclo de vida del proyecto se discute en la Seccin 2.1.). Un proyecto consiste de un solo producto, pero ese producto puede incluir elementos subsidiarios, cada uno con su alcance del producto por separado pero interdependiente con los dems. Por ejemplo, un nuevo sistema telefnico generalmente incluira cuatro elementos subsidiarios - Hardware, Software, entrenamiento e implementacin del sistema. La terminacin del alcance del producto se mide contra sus requerimientos mientras que la terminacin del alcance del proyecto se mide contra el plan. Ambos tipos de administracin de alcance deben estar bien integrados para asegurar que el trabajo del proyecto resultar en la entrega del producto especificado.
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Administracin del Alcance del Proyecto
Figura 5-1. Vista General de la Administracin del Alcance del Proyecto

5.1 Iniciacin
.1 Entradas .1 Descripcin del producto .2 Plan estratgico .3 Criterio de seleccin del proyecto .4 Informacin histrica .2 Herramientas y Tcnicas .1 Mtodos de seleccin de proyectos .2 Opiniones expertas .3 Salidas .1 Charter del proyecto .2 La identificacin/asignacin del administrador del proyecto .3 Restricciones .4 Suposiciones
5.2 Planeacin del Alcance

.1 Entradas .1 Descripcin del producto .2 Charter del proyecto .3 Restricciones .4 Suposiciones .2 Herramientas y Tcnicas .1 Anlisis del producto .2 Anlisis costo/beneficio .3 Identificacin de alternativas .4 Opiniones expertas .3 Salidas .1 Declaracin de alcance .2 Detalle de soporte .3 Plan de manejo del alcance
5.3 Definicin del Alcance

.1 Entradas .1 Declaracin del alcance .2 Restricciones .3 Suposiciones .4 Otras salidas de planeacin .5 Informacin histrica .2 Herramientas y Tcnicas .1 Patrones para el desgloce de trabajo (WBS) .2 Descomposicin .3 Salidas .1 Estructura de desglose de trabajo (WBS)
5.4 Verificacin del Alcance

.1 Entradas .1 Resultados del trabajo .2 Documentacin del producto .2 Herramientas y Tcnicas .1 Inspeccin .3 Salidas .1 Aceptacin formal
5.5 Control de Cambios Alcance

.1 Entradas .1 Estructura de desglose de trabajo (WBS) .2 Reportes de avance .3 Requisiciones de cambio .4 Plan de manejo del alcance .2 Herramientas y Tcnicas .1 Sistema de control de cambio al alcance .2 Medicin de ejecucin .3 Planeacin adicional .3 Salidas .1 Cambios al alcance .2 Accin correctiva .3 Lecciones aprendidas
Iniciacin La iniciacin es el proceso de reconocer formalmente que un nuevo proyecto existe o que un proyecto existente debe continuar a su siguiente fase (Vase la Seccin 2.1. para una discusin ms detallada de las fases de un proyecto). Esta iniciacin formal concatena el proyecto con el trabajo en marcha de la organizacin ejecutora. En algunas organizaciones, un proyecto no es formalmente iniciado hasta despus de la terminacin de un estudio de factibilidad, un plan preliminar, o algn otro tipo de anlisis equivalente que en si fue iniciado por separado. Algunos tipos de proyectos, en especial proyectos de servicio interno y proyectos de desarrollo de nuevos productos, son iniciados de manera informal y una cantidad limitada de trabajo es ejecutada para asegurar los permisos necesarios para su iniciacin formal. Los proyectos son autorizados tpicamente como resultado de una o ms de las siguientes: Una demanda del mercado (e.g., una compaa petrolera autoriza la construccin de una nueva refinera en respuesta a una escasez crnica de gasolina). Una necesidad del negocio (e.g., una compaa de entrenamiento autoriza crear un nuevo curso para poder incrementar sus entradas). Una demanda de un cliente (e.g., una empresa de servicios pblicos autoriza construir una nueva subestacin, para prestarle el servicio a un nuevo parque industrial).
Administracin del Alcance del Proyecto Un avance tecnolgico (e.g., una firma electrnica autoriza un nuevo proyecto para desarrollar un nuevo juego de vdeo, despus de la introduccin de una grabadora de casetes de vdeo). Un requerimiento legal (e.g., un productor de pinturas autoriza un proyecto para establecer las guas para el manejo de sustancias txicas). Estos estmulos tambin se pueden llamar problemas, oportunidades, o requerimientos del negocio. El tema central de todos estos trminos es que la administracin debe tomar una decisin acerca de como responder a ellos.
Entradas
.1 Descripcin del producto .2 Plan estratgico .3 Criterio de seleccin de proyectos .4 Informacin histrica

.1 Mtodos de seleccin de proyectos .2 Opinin experta
Salidas
.1 Charter del proyecto .2 La Identificacin/asignacin del administrador del proyecto .3 Restricciones .4 Suposiciones
5.1.1 Entradas para la Iniciacin .1 Descripcin del producto. Los documentos de descripcin del producto describen las caractersticas del producto o servicio que fue elegido para crearse. La descripcin del producto generalmente tendr menos detalles en sus fases tempranas y ms detalle en las fases subsiguientes a medida que las caractersticas del producto son elaboradas progresivamente. La descripcin del producto tambin documentar la relacin entre el producto o servicio creado y la necesidad del negocio u otro estimulo que dio pie para la creacin del proyecto (Vase la lista anterior). Mientras que la forma y la sustancia de la descripcin del producto variar, siempre ser lo suficientemente detallada de manera que sirva de soporte para la planeacin del proyecto. Muchos proyectos involucran una sola organizacin (el vendedor) haciendo el trabajo bajo contrato para otro (el comprador). En tales circunstancias, la descripcin inicial del producto la provee el comprador. Si el trabajo del comprador es si un proyecto, entonces la descripcin del producto del comprador es una declaracin de trabajo tal como se describe en la Seccin 12.1.3.2. .2 Plan estratgico. Todo proyecto deber apoyar las metas estratgicas de la organizacin ejecutora - el plan estratgico de la organizacin ejecutora deber considerarse como un factor en la toma de decisiones del proyecto como un factor en la toma de decisiones de seleccin de proyectos. .3 Criterio de seleccin de proyectos. El criterio de seleccin de proyectos son tpicamente definidas en trminos del producto del proyecto y puede cubrir un rango completo de posibles preocupaciones administrativas (retornos financieros, participacin del mercado, percepcin del pblico, etc.). .4 Informacin histrica. La informacin histrica de decisiones previas de seleccin de proyectos y de sus reportes de ejecucin se deben considerar en la medida que esta informacin este disponible. Cuando la iniciacin involucra la aprobacin para la siguiente fase de un proyecto, la informacin de resultados de fases previas es muchas veces crtico. 5.1.2 Herramientas y Tcnicas para la Iniciacin .1 Mtodos de seleccin de proyectos. Los mtodos de seleccin de proyectos generalmente caen en una de dos categoras amplias [2]:
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Administracin del Alcance del Proyecto Mtodo de medicin del beneficio aproximaciones comparativas, modelos de puntaje, contribucin del beneficio, o modelos econmicos. Mtodos de optimizacin restringidos modelos matemticos usando algoritmos de programacin lineales, no lineales, dinmicos, de nmeros enteros, y multiobjetivos. Se refiere a estos mtodos muchas veces como modelos de decisin. Los modelos de decisin incluyen tcnicas generalizadas (arboles de decisin, escogencia forzada, y otros) como tambin otros especializados (Procesos Jerrquicos Analticos, Anlisis de Estructura Lgica, y otros) aplicar un criterio de seleccin de proyecto compleja, en un modelo sofisticado es mucha veces tratado como una fase por separado del proyecto. .2 Opinin experta. La Opinin experta ser requerida muchas veces para acelerar las entradas a este proceso. Tal experiencia puede ser proveda por cualquier grupo o individuo con conocimiento o entrenamiento especializado y esta disponible de muchas otras fuentes que incluyen: Otras unidades dentro de la organizacin ejecutora. Consultores Profesionales y asociaciones tcnicas. Grupos de industria 5.1.3 Salidas de la Iniciacin .1 Charter del proyecto. Un charter del proyecto es un documento que reconoce formalmente la existencia de un proyecto. Este deber incluir, directamente o por medio de referencias con otros documentos lo siguiente: La necesidad del negocio para la cual en proyecto fue creado. La descripcin del producto (tal como se describe en la Seccin 5.1.1.1.) El charter del proyecto deber ser generado por un administrador externo al proyecto y a un nivel apropiado para las necesidades del proyecto. El provee al administrador del proyecto con la autoridad para aplicar recursos organizacionales a las actividades del proyecto. Cuando un proyecto es ejecutado bajo contrato, el contrato firmado generalmente servir como charter del proyecto para el vendedor. .2 La identificacin/asignacin del administrador del proyecto. En general, el administrador del proyecto deber ser identificado y asignado tan tempranamente como sea posible. El administrador del proyecto siempre deber ser asignado con anterioridad al comienzo del plan de ejecucin del proyecto (tal como se describe en la Seccin 4.2.) y preferiblemente mucho antes que la planeacin del proyecto se haya hecho (los procesos de planeacin del proyecto se describen en la Seccin 3.3.2.). .3 Restricciones. Las restricciones son factores que limitaran las opciones del equipo administrativo del proyecto. Por ejemplo, un presupuesto predefinido es una restriccin que muy seguramente limitar las opciones que tiene el equipo administrador con respecto al alcance, personal, y programacin. Cuando un proyecto se ejecuta bajo un contrato, las provisiones contractuales generalmente sern restricciones. .4 Suposiciones. Las suposiciones son factores que, para propsitos de planeacin, se consideraran como ciertas, reales, o seguras. Por ejemplo, si la fecha en que una persona clave se pueda hacer disponible es incierta, el equipo puede asumir una fecha especfica de comienzo. Las suposiciones generalmente involucran un grado de riesgo. Estas se podrn identificar aqu o pueden ser el resultado de una identificacin de riesgo (como se describe en la Seccin 11.1). Planeacin del Alcance La planeacin del alcance es el proceso de desarrollar un documento escrito del alcance que sirva como base para la toma futura de decisiones, en particular, el criterio usado para determinar si el proyecto o fase ha sido completado exitosamente. Un documento escrito del alcance es necesario tanto para proyectos y subproyectos. Por ejemplo, una firma de ingeniera es contratada para disear una planta de procesamiento de petrleos que deber tener un documento de alcance que describa las fronteras de trabajo de diseo de subproyecto. El documento de alcance forma una base de acuerdo entre el equipo
Administracin del Alcance del Proyecto del proyecto y el cliente del proyecto al identificar tanto los objetivos del proyecto como sus principales productos de entrega. Si todos los elementos del documento del alcance estn ya disponibles (e.g., un requerimiento para una propuesta puede identificar los principales productos de entrega, y el charter del proyecto puede definir los objetivos del proyecto), este proceso puede involucrar poco ms que fsicamente crear el documento escrito.
Entradas
.1 Descripcin del producto .2 Charter del proyecto .3 Restricciones .4 Suposiciones

.1 Anlisis del producto .2 Anlisis costo/beneficio .3 Identificacin de alternativas .4 Opinin experta.
Salidas
.1 Declaracin del alcance .2 Detalle de soporte .3 Plan de manejo del alcance
5.2.1 .1 .2 .3 .4
Entradas a la Planeacin del Alcance Descripcin del producto. La descripcin del producto se discute en la seccin 5.1.1.1. Charter del proyecto. El charter del proyecto se describe en la Seccin 5.1.3.1. Restricciones. Las restricciones se describen en la Seccin 5.1.3.3. Suposiciones. Las suposiciones se describen en la Seccin 5.1.3.4.
5.2.2 Herramientas y Tcnicas para la Planeacin del Alcance .1 Anlisis del producto. El anlisis del producto involucra desarrollar un mejor entendimiento del producto del proyecto. Este involucra tcnicas tales como sistemas de ingeniera, ingeniera de valor, anlisis de valor, anlisis de funcin, y desarrollo de funciones de calidad. .2 Anlisis costo/beneficio. El anlisis de costo beneficio involucra estimar costos (outlays) y beneficios (returns) tangibles e intangibles de las varias alternativas del proyecto, y despus usar medidas financieras tales como el retorno de la inversin o punto de equilibrio para determinar la deseabilidad de las diferentes alternativas identificadas. .3 Identificacin de alternativas. Este es un trmino genrico para cualquier tcnica usada para generar diferentes aproximaciones a un proyecto. Hay una gran variedad de tcnicas generales de administracin que se usan, las ms comunes siendo la lluvia de ideas y pensamiento lateral. .4 Opinin experta. La opinin experta se describe en la Seccin 5.1.2.2. 5.2.3 Salidas de la Planeacin del Alcance .1 Declaracin del alcance. La declaracin del alcance provee una base documentada para la toma futura de decisiones y para confirmar o desarrollar la comprensin en comn del alcance del proyecto entre los distintos partidos interesados. A medida que el proyecto progresa, esta declaracin del alcance puede ser revisada o refinada para reflejar los cambios al alcance del proyecto. Esta declaracin del alcance debe incluir, ya sea directamente o por referencia de otros documentos, lo siguiente: Justificacin del proyecto es la necesidad del negocio para la cual el proyecto fue desarrollado. La justificacin de proyectos provee la base para evaluar cambios futuros. Producto del proyecto es un pequeo resumen de la descripcin del producto (la descripcin del producto se discute en la Seccin 5.1.1.1.). Entregas del proyecto es una lista que resume a nivel de los subproductos de cuya entrega total y satisfactoria marca la terminacin del proyecto. Por ejemplo, las principales
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Administracin del Alcance del Proyecto entregas para un proyecto de desarrollo de software pueden incluir el cdigo funcional del computador, un manual del usuario, y un tutorial interactivo. Cuando se conoce, las exclusiones se deben identificar, pero cualquier cosa que no sea explcitamente incluida est implcitamente excluida. Objetivos del proyecto el criterio cuantificable que se debe cumplir para que el proyecto sea considerado exitoso. Los objetivos del proyecto deben incluir al menos costo, cronograma y medidas de calidad. Los objetivos del proyecto deben de tener un atributo (e.g., costo ), una regla de medida (e.g., dlares americanos) y un valor absoluta o relativo (e.g., menos de 1.5 millones). Objetivos incuantificables (e.g., satisfaccin del cliente) entraan un alto riesgo. En algunas reas de aplicacin las entregas del proyecto se denominan objetivos del proyecto mientras que los objetivos del proyecto se denominan factores crticos de xito. .2 Detalle de soporte. El detalle de soporte para la declaracin del alcance debe ser documentado y organizado en la medida que facilite su uso por otros procesos de administracin del proyecto. El detalle de soporte siempre deber incluir documentacin de todas las suposiciones y limitaciones identificadas. El grado detalle varia de acuerdo con el rea de aplicacin. .3 Plan de manejo del alcance. Este documento describe como el alcance del proyecto ser administrado y como los cambios al alcance sern integrados al proyecto. Deber incluir tambin una evaluacin de la estabilidad esperada del alcance del proyecto (i.e., que tan probable es que cambie, que tan frecuentemente, y en que medida). Este plan de manejo del alcance deber incluir una descripcin clara de como los cambios al alcance sern identificados y clasificados (esto es especialmente difcil y por lo tanto absolutamente esencial cuando las caractersticas del producto an estn siendo elaboradas). Un plan de manejo del alcance puede ser formal e informal, detallado o con un marco amplio basado en las necesidades del proyecto. Es un elemento subsidiario del plan general del proyecto (tal como se describe en la Seccin 4.1.3.1.) Definicin del Alcance La definicin del alcance involucra subdividir las principales entregas del proyecto (tal como se identifica en la declaracin del alcance) en componentes ms pequeos y manejables para poder: Mejorar la precisin de los estimados de costo, tiempo, y recursos. Definir la lnea de base para la medicin de la ejecucin y su control. Facilitar la asignacin de responsabilidades de manera clara. Una correcta definicin del alcance es crtica para el xito del proyecto. Cuando hay una pobre definicin del alcance, los costos finales del proyecto podrn ser mayores debido a los cambios inevitables que interrumpen el ritmo del proyecto, causan reelaboracin de trabajos, aumentan el tiempo del proyecto, y bajan la productividad y moral de la fuerza de trabajo [3].
Entradas
.1 Declaracin del alcance .2 Limitantes o restricciones .3 Suposiciones .4 Otras salidas de la planeacin .5 Informacin histrica

.1 Patrones para el desglose del trabajo (WBS) .2 Descomposicin. (WBS)
Salidas
.1 Estructura de desglose de trabajo
5.3.1 Entradas a la Definicin del Alcance .1 Declaracin del alcance. La declaracin del alcance se describe en la Seccin 5.2.3.1.
Administracin del Alcance del Proyecto .2 Limitantes o restricciones. Las limitantes o restricciones se describen en la Seccin 5.1.3.3. Cuando un proyecto se ejecuta bajo un contrato, las restricciones se definen por medio de provisiones contractuales y son muchas veces consideraciones importantes durante la definicin del alcance. .3 Suposiciones. Las suposiciones se describen en la Seccin 5.1.3.4. .4 Otras salidas de la planeacin. Las salidas de procesos de otras reas de conocimiento debern ser repasadas para preveer posibles impactos en la definicin del alcance. .5 Informacin histrica. La informacin histrica de proyectos previos deber ser considerada durante la definicin del alcance. Informacin de errores u omisiones de proyectos previos deber ser especialmente til. 5.3.2 Tcnicas y Herramientas Para la Definicin del Alcance .1 Patrones para el desglose del trabajo (WBS). Una estructura de desglose de trabajo (El WBS, tal como se describe en la Seccin 5.3.3.1.) de un proyecto previo puede ser usado como un patrn para un nuevo proyecto. Aunque cada proyecto es nico un WBS puede ser muchas veces reutilizado ya que muchos proyectos se parecen a otro proyecto en algn grado. Por ejemplo, muchos proyectos dentro de una organizacin dada tendrn un ciclo de vida del proyecto igual o similar y por lo tanto tendrn entregas requeridas iguales o similares para cada fase. Muchas reas de aplicacin tienen WBS standard o semistandar que pueden ser usados como patrones. Por ejemplo, el departamento de defensa de los Estados
Figura 5-2. Estructura de Desglose de Trabajo de Ejemplo para Items de Materiales de Defensa
Sistemas del Avin
Administracin Del Proyecto Administracin de Sistemas Ingeniera Actividades de Soporte al AP
Entrenamiento
Datos
Vehculo Areo
Equipo de Soporte Nivel Organizacional Nivel Intermedio Nivel Departamental
Instalaciones
Ensayos y Evaluacin Maquetas
Equipos
Ordenes Tcnicas Datos de Ingeniera Datos Administrativos
Construccin
Instalaciones
Mantenimiento
Ensayos Operacionales Ensayos De Desarrollo Ensayos
Servicios
Chasis Areo
Motores
Comunicaciones
Navegacin
Control de incendios
Este WBS es ilustrativo y su intencin no es representar el alcance total de cualquier proyecto especfico, tampoco implica que esta es la nica forma de organizar el WBS en este tipo de proyecto.
Unidos ha definido un WBS standard para los tems de Materiales de Defensa. Una porcin de uno de estos patrones se muestra como la Figura 5-2. .2 Descomposicin. La descomposicin involucra subdividir las principales entregas del proyecto en componentes ms pequeos y manejables hasta que las entregas estn definidas con suficiente detalle como para soportar las actividades futuras del proyecto (planear, ejecutar, controlar y cierre). La descomposicin involucra los siguientes pasos principales: (1) Identificar los principales componentes del proyecto. En general, los principales elementos del proyecto sern las entregas del proyecto y la administracin del proyecto. Sin embargo, los elementos principales estarn definidos siempre en trminos de como el proyecto ser realmente administrado. Por ejemplo:
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Administracin del Alcance del Proyecto Las fases de ciclo de vida del proyecto pueden ser usadas como el primer nivel de descomposicin con las entregas del proyecto repetidas como el segundo nivel, tal como se ilustra en la Figura 5-3. El principio administrativo dentro de cada ramal del WBS puede variar, tal como se ilustra en la Figura 5-4. (2) Decidir si un estimativo adecuado de costo y duracin puede ser desarrollado a este nivel de detalle para cada elemento. La definicin de adecuado puede cambiar sobre el curso del proyecto la descomposicin de una entrega que se producir muy remotamente en el futuro podr no ser posible. Para cada elemento, procdase con el Paso 4 si hay detalle adecuado y si no con el Paso 3 esto quiere decir que diferentes elementos tienen distintos niveles de descomposicin . (3) Identificar los elementos constitutivos de cada entrega. Los elementos constitutivos debern ser descritos en trminos de resultados tangibles y verificables de manera que se facilite la evaluacin del rendimiento. Tal como se hace con los elementos principales, los elementos constitutivos debern ser definidos en trminos de como el trabajo del proyecto ser realmente llevado a cabo. Los resultados tangibles y verificables pueden incluir tanto servicios como productos (e.g., el reporte de status podra ser descrito como reporte de status semanal; para un tem manufacturado, los elementos constitutivos pueden incluir varios componentes individuales ms el ensamblaje final) repita el Paso 2 con cada elemento constitutivo. (4) Verifique el grado de veracidad de la descomposicin:
Figura 5-3. Estructura de Desglose de Trabajo de Ejemplo Organizada por Fase
Producto de Software Versin 5.0
Administracin Del Proyecto Planeacin
Requerimientos Del Producto Software
Detalle de Diseo Software
Construccin
Integracin Y Ensayos Software
Software
Administracin
Documentacin Del Usuario Materiales del Programa de Entrenamiento
Administracin
Figura 5-4. Estructura de Desglose de Trabajo De Ejemplo para una Planta de Tratamiento de Aguas Residuales
Planta De Tratamiento De Aguas Residuales
Fases tempranas
Diseo Administracin del Proyecto Dibujos Civiles Dibujos arquitectnicos Dibujos Estructurales Dibujos Mecnicos Dibujos de Aire acondicionado Dibujos de plomera Dibujos de Instrumentacin Dibujos Elctricos
Construccin Administracin del Proyecto Trabajos de Cabecera Pozos de Aireacin Estacin de Bombeo de Efluente Edificio de Manejo de Aire Edificio de Lodos
Fases sucesivas
Son los tems de bajo nivel tanto necesarios como suficientes para la terminacin del tem de descompuesto? Sino, los elementos constitutivos debern ser modificados (se le agrega a, se le resta a, o se redefine). Esta cada tem completa y claramente definido? Sino, las descripciones debern ser revisadas o expandidas. Podr ser cada tem programado adecuadamente? Presupuestado? Asignado a una unidad organizacional especfica (e.g., departamento, equipo, o persona) que aceptar la responsabilidad para la terminacin satisfactoria del tem? Sino, sern necesarias revisiones que provean un control administrativo adecuado.
5.3.3 Salidas de la Definicin del Alcance .1 Estructura de desglose de trabajo (WBS). Una estructura desglosada de trabajo es un agrupamiento orientado a la entrega de los elementos del proyecto que organiza y define el alcance total del proyecto: Trabajo que no este incluido dentro del WBS est fuera de alcance del proyecto. As como con la declaracin del alcance, el WBS se usa muchas veces para desarrollar o confirmar un entendimiento comn del alcance del proyecto. Cada nivel descendiente representa una descripcin ms detallada de los elementos del proyecto. La Seccin 5.3.2.2. describe la aproximacin ms comn para desarrollar un WBS. Un WBS es normalmente presentado en forma de tabla tal como se ilustra en la Figura 5-2, 5-3, y 5-4; sin embargo, el WBS no se deber confundir con el mtodo de presentacin dibujar una lista de actividades desestructuradas en forma de tabla no la convierten en un WBS.
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Administracin del Alcance del Proyecto A cada tem del WBS se le asigna generalmente un identificador nico; estos identificadores se conocen colectivamente como el cdigo de cuentas. A los tems a nivel ms bajo del WBS se denomina paquetes de trabajo. Estos paquetes de trabajo podrn ser descompuestos a su vez tal como se describe en la Seccin 6.1, Definicin de Actividades. La descripcin de los elementos de trabajo generalmente se recogen en un diccionario del WBS. Un diccionario del WBS incluir tpicamente las descripciones de los paquetes de trabajo como tambin otra informacin de planeacin tales como fechas de cronograma, presupuestos de costos y asignacin de personal. El WBS no deber ser confundido con otros tipos de estructura de desglose que se usan para presentar la informacin del proyecto. Otras estructuras comnmente usadas en otras reas de aplicacin incluyen: WBS contractual (CWBS), que se usa para definir el nivel de reporte que el vendedor pondr a disposicin del comprador. El CWBS generalmente incluye menos detalle que el WBS usado por el vendedor para administrar el trabajo del vendedor. Estructura de desglose organizacional (OBS), que se usa para mostrar que elementos de trabajo han sido asignados a que unidades organizativas. Estructura de desglose de recursos (RBS), que es una variacin del OBS y se usa tpicamente cuando los elementos de trabajo han sido asignados a individuos). Lista de Materiales (BOM), que presenta una vista jerrquica de los ensamblajes, subensamblajes y componentes fsicos requeridos para fabricar un producto manufacturado. Estructura de desglose del proyecto (PBS), que es fundamentalmente lo mismo que un WBS hecho correctamente. El trmino PBS es usado ampliamente en reas de aplicacin donde el trmino WBS se usa incorrectamente para referirse al trmino BOM . Verificacin del Alcance La verificacin del alcance es el proceso de la aceptacin formal del alcance del proyecto por los partidos interesados (patrocinador, cliente, dueo, etc.) estos requieren revisar productos de trabajo y sus resultados para asegurar que todos fueron completados correcta y satisfactoriamente. Si el proyecto se termina de manera anticipada el proceso de verificacin del alcance deber establecer y documentar el nivel y grado de terminacin. La verificacin del alcance difiere del control de calidad (tal como se describe en la Seccin 8.3) en el que este se preocupa primariamente con la aceptacin de los resultados de trabajo mientras que el control de calidad se preocupa principalmente de la medida en que el trabajo se halla hecho de manera correcta.
Entradas
.1 Resultados del trabajo .2 Documentacin del producto

.1 Inspeccin
Salidas
.1 Aceptacin formal
5.4.1 Entradas a la Verificacin del Alcance .1 Resultados del trabajo. Los resultados de trabajo que entregas han sido parcial o totalmente completadas, en que costos se a incurrido o comprometido, etc. son unas salidas del plan de ejecucin del proyecto (tal como se discuti en la Seccin 4.2.)
Administracin del Alcance del Proyecto .2 Documentacin del producto. Los documentos producidos para describir el producto de un proyecto debern estar disponibles para las revisiones. Los trminos utilizados para describir esta documentacin (planos, especificaciones, documentacin tcnica, planes, etc.) varan de acuerdo con el rea de aplicacin. 5.4.2 Herramientas y Tcnicas para la Verificacin del Alcance .1 Inspeccin. La inspeccin incluye actividades tales como mediciones, examinar, y ensayos implementados para determinar si los resultados se ajustan a los requerimientos. Las inspecciones muchas veces se llaman revisiones, revisiones del producto, auditorias, y visitas in situ; en algunas reas de aplicacin, estos trminos tienen definiciones muy especficas. 5.4.3 Salidas de la Verificacin del Alcance .1 Aceptacin formal. La documentacin que el cliente o patrocinador ha aceptado el producto del proyecto o fase, deber ser preparada y distribuida. Tal aceptacin podr ser condicional, especialmente al final de una fase. 5.5 Control de Cambio del Alcance El control de cambio del alcance se preocupa con (a) influenciar los factores que crean cambio al alcance para asegurar que estos cambios son beneficiosos, (b) determinar que un cambio en el alcance ha ocurrido, y que (c) administrar los cambios reales cuando y si estos ocurren. El control de cambio al alcance deber estar integrado totalmente con otros procesos de control (control de tiempo, control de costos, control de calidad, y otros como se discute en la Seccin 4.3).
Entradas
.1 Estructura de desglose de trabajo .2 Reportes de desempeo .3 Requisiciones de cambio .4 Plan de manejo del alcance

.1 Sistema de control de cambio del alcance .2 Medicin de ejecucin .3 Planeacin adicional
Salidas
.1 Cambios al alcance .2 Accin correctiva .3 Lecciones aprendidas
5.5.1 Entradas al Control de Cambio del Alcance .1 Estructura de desglose de trabajo. El WBS es descrito en la Seccin 5.3.3.1. El define la lnea de base del alcance del proyecto. .2 Reportes de desempeo. Los reportes de desempeo se discuten en la Seccin 10.3.3.1. y proveen informacin sobre ejecucin del alcance tales como que productos interinos han sido completados y cuales no. Los reportes de ejecucin pueden alertar tambin al equipo de trabajo sobre que tpicos pueden causar problemas en el futuro. .3 Requisiciones de cambio. Las requisiciones de cambio pueden ocurrir de muchas formas orales o escritos, directas o indirectas, iniciadas interna o externamente, ser requisitos legales u opcionales. Los cambios pueden requerir expandir el alcance o pueden permitir reducirlo. La mayora de las requisiciones de cambio son producto de: Un evento externo (e.g., un cambio en una regulacin gubernamental). Un error u omisin en la definicin del alcance de un producto (e.g., una falla al no incluir un diseo requerido de un sistema de telecomunicaciones). Un error u omisin al definir el alcance de un proyecto (e.g., usar una lista de materiales en vez de una estructura de desglose de trabajo).
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Administracin del Alcance del Proyecto Un cambio de valor agregado (e.g., un proyecto de remediacin ambiental es capaz de reducir costos al tomar ventaja de tecnologa que no esta disponible cuando el alcance fue originalmente definido). .4 Plan de manejo del alcance. El plan de manejo del alcance esta descrito en la Seccin 5.2.3.3. 5.5.2 Herramientas y Tcnicas para Control de Cambio del Alcance .1 Sistema de control de cambio del alcance. Un sistema de control de cambio del alcance define los procedimientos mediante los cuales el alcance del proyecto puede ser cambiado. Incluye el papeleo, sistemas de seguimiento, y niveles de aprobacin necesarios para autorizar los cambios. El sistema de control de cambio deber estar integrado con el sistema de control de cambios general descrita en la Seccin 4.3. y, en particular, con cualquier sistema o sistemas que estn trabajando para controlar el alcance del producto. Cuando el proyecto es ejecutado bajo contrato, el sistema de control de cambios deber cumplir con todas las provisiones contractuales relevantes. .2 Medicin de ejecucin. Las tcnicas de medicin de ejecucin, descritas en la Seccin 10.3.2. ayudan a evaluar la magnitud de variaciones que ocurren. Una parte importante del control de cambios al alcance es determinar que esta causando la varianza y decidir si esta varianza requiere accin correctiva. .3 Planeacin adicional. Pocos proyectos se ejecutan de acuerdo al plan. Posibles cambios al alcance pueden requerir modificaciones al WBS o anlisis de aproximaciones alternas. 5.5.3 Salidas del Control de Cambio al Alcance .1 Cambios al alcance. Un cambio al alcance es cualquier modificacin al alcance acordado del proyecto tal como se define por el WBS aprobado. Los controles al alcance muchas veces requieren ajustes al costo, tiempo y calidad u otros objetivos del proyecto. Los cambios al alcance se retroalimentan a travs de los procesos de planeacin, los documentos tcnicos y de planeacin se actualizan en la medida que sea necesario, y los partidos interesados se notificaran de manera apropiada. .2 Accin correctiva. La accin correctiva es cualquier cosa que se haga para hacer que la ejecucin futura esperada del proyecto este en lnea con el plan del proyecto. .3 Lecciones aprendidas. Las causas de las variaciones, el razonamiento detrs de la accin correctiva tomada, y otros tipos de lecciones aprendidas del control de cambio al alcance, debern ser documentadas para que esta informacin se vuelva parte de la base de datos histrica para este y otros proyectos de la organizacin ejecutora. NOTAS
Administracin de Tiempo del Proyecto La Administracin de Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar una terminacin a tiempo del proyecto. La Figura 6-1 provee una vista general de los siguientes procesos principales: 6.1 Definicin de las actividades Consiste en identificar las actividades especficas que debern ser ejecutadas para producir las entregas principales del proyecto. 6.2 Secuencia de las actividades Consiste en identificar y documentar las dependencias entre actividades. 6.3 Estimacin de la duracin de las actividades Consiste en estimar el nmero de perodos de trabajo que se requieren para terminar las actividades individuales. 6.4 Desarrollo de la programacin Consiste en analizar las secuencias de las actividades, las duraciones de las actividades, y los requerimientos de recursos para crear la programacin del proyecto. 6.5 Control de la programacin Consiste en controlar los cambios a la programacin del proyecto. Estos procesos interactuan unos con otros y con los procesos de otras reas de conocimiento tambin. Cada proceso puede involucrar el esfuerzo de un o ms individuos o grupos de individuos basado en las necesidades del proyecto. Cada proceso ocurre al menos una vez en cada fase del proyecto. Aunque los procesos aqu presentados se muestran como elementos discretos con interfaces bien definidas, en la prctica estas se pueden traslapar e interactuar en maneras que aqu no se describen. Las interaciones de procesos se discuten en detalle en el Captulo 3. En algunos proyectos, especialmente los ms pequeos, las secuencias de las actividades, la estimacin de sus duraciones, y el desarrollo de la programacin estn tan estrechamente unidas que se ven como un slo proceso (e.g., estas pueden ser desarrolladas por un solo individuo sobre un perodo relativamente corto de tiempo). Se presentan aqu como procesos distintos porque las herramientas y tcnicas para cada una son diferentes. Al presente, no hay un consenso en la profesin de administracin de proyectos sobre la relacin entre actividades y tareas: En muchas reas de aplicacin, las actividades se ven como compuestas de tareas. Este es el uso ms cmodo y preferido. En otros, las tareas se ven como compuestas de actividades. Sin embargo, la consideracin importante no es el trmino usado, sino si el trabajo a realizar es descrito y entendido de manera precisa por aquellos que tienen que ejecutar el trabajo.
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto
Figura 6-1.
Vista General de la Administracin del Tiempo del Proyecto
Administracin del Tiempo del Proyecto

6.1 Definicin de Actividades
.1 Entradas .1 Estructura de desglose de trabajo .2 Declaracin del alcance .3 Informacin histrica .4 Restricciones .5 Suposiciones .2 Herramientas y Tcnicas .1 Descomposicin .2 Patrones .3 Salidas .1 Lista de actividades .2 Detalle de soporte. .3 Actualizaciones a la estructura de desglose de trabajo
6.2 Secuencia de Actividades

.1 Entradas .1 Lista de actividades .2 Descripcin del producto .3 Dependencias mandatorias .4 Dependencias discrecionales .5 Dependencias externas .6 Restricciones .7 Suposiciones .2 Herramientas y Tcnicas .1 Mtodo de diagrama de precedencia (PDM) .2 Mtodo de diagramacin con flechas (ADM) .3 Mtodo de diagramacin condicional .4 Patrones de red .3 Salidas .1 Diagrama de red del proyecto. .2 Actualizacin a la lista de actividades
6.3 Estimacin de Duracin de Actividades

.1 Entradas .1 Lista de actividades .2 Restricciones .3 Suposiciones .4 Requerimientos de recursos .5 Capacidades de recursos .6 Informacin histrica .2 Herramientas y Tcnicas .1 Opinin experta. .2 Estimacin anloga .3 Simulacin .3 Salidas .1 Estimacin de la duracin de la actividad .2 Bases de estimacin .3 Actualizaciones a la lista de actividades.
6.4 Desarrollo de la Programacin

.1 Entradas .1 Diagrama de red del proyecto. .2 Estimacin de la duracin de las actividades .3 Requerimientos de recursos .4 Descripcin del pool de recursos .5 Calendarios .6 Restricciones .7 Suposiciones .8 Holguras y tiempos de espera .2 Herramientas y Tcnicas .1 Anlisis matemtico .2 Compresin de duraciones .3 Simulaciones .4 Heursticas de nivelacin de recursos .5 Software de administracin de proyectos .3 Salidas .1 Programacin del proyecto .2 Detalle de soporte .3 Plan de manejo de la programacin .4 Actualizaciones a los requerimientos de recursos
6.5 Control de la Programacin

.1 Entradas .1 Programacin del proyecto .2 Reportes de desempeo .3 Requisiciones de cambio .4 Plan de manejo de la programacin .2 Herramientas y Tcnicas .1 Sistema de control de cambios a la programacin .2 Medicin de desempeo .3 Planeacin adicional .4 Software de administracin de proyectos .3 Salidas .1 Actualizaciones a la programacin .2 Accin correctiva .3 Lecciones aprendidas
Definicin de Actividades La definicin de actividades involucra el identificar y documentar las actividades especficas que tienen que ser ejecutadas de manera que se puedan producir las entregas y subentregas identificadas en la estructura de desglose de trabajo. Esta implcito en este proceso la necesidad de definir las actividades de tal manera que los objetivos del proyecto se puedan cumplir.
Entradas
.1 Estructura de desglose de trabajo (W BS) .2 Declaracin del alcance .3 Informacin histrica .4 Restricciones .5 Suposiciones

.1 Descomposicin .2 Plantillas
Salidas
.1 Lista de actividades .2 Detalle de soporte .3 Actualizaciones a la estructura de desglose trabajo (WBS)
6.1.1
Entradas a la Definicin de Actividades
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto .1 Estructura de desglose de trabajo. La estructura de desglose de trabajo es la entrada primaria para la definicin de actividades (vea la Seccin 5.3.3.1 para una descripcin ms detallada del WBS). .2 Declaracin del alcance. La justificacin del proyecto y los objetivos del proyecto contenidos en la declaracin del alcance deben ser considerados de manera explcita durante la definicin de las actividades (vea la Seccin 5.2.3.1. para un discusin ms detallada de la declaracin del alcance del proyecto). .3 Informacin histrica. La informacin histrica (que actividades fueron realmente requeridas en proyectos similares previos) deber ser considerada durante la definicin de las actividades. .4 Restricciones. Las restricciones son factores que van a limitar las opciones del equipo del proyecto. .5 Suposiciones. Las suposiciones son factores que, para los procesos de planeacin, sern consideradas como verdaderas, reales, o ciertas. Las suposiciones generalmente involucran algn grado de riesgo y sern normalmente una salida del proceso de identificacin de riesgos (tal como se describe en la Seccin 11.1). 6.1.2 Herramientas y Tcnicas para la Definicin de las Actividades .1 Descomposicin. La descomposicin involucra subdividir los elementos del proyecto, en componentes ms pequeos y manejables de manera que se pueda proveer un mejor control administrativo. La descomposicin se describe en ms detalla en la Seccin 5.3.2.2. La principal diferencia entre la descomposicin aqu y en la Definicin del Alcance es que la salida final aqu se describe como actividades (pasos de accin) en vez de entregas (tems tangibles). En algunas reas de aplicacin, el WBS y la lista de actividades se desarrollan simultneamente. .2 Patrones. Una lista de actividades (tal como se describe en la Seccin 6.1.3.1.), o una porcin de una lista de actividades de un proyecto previo (fragnets en P3), se usa muchas veces como un patrn para un nuevo proyecto. Adicionalmente, la lista de actividades para un elemento del WBS del proyecto en ejecucin puede ser usada como un patrn para otros elementos del WBS similares. 6.1.3 Salidas de la Definicin de Actividades .1 Lista de actividades. La lista de actividades debe incluir todas las actividades que sern ejecutadas en el proyecto. Deber ser organizada como una extensin del WBS para ayudar a asegurar que est completo y que no incluye actividades que no son requeridas como parte del alcance del proyecto. As como con el WBS; la lista de actividades debe incluir descripciones de cada actividad para asegurar que los miembros del equipo del proyecto entendern como se deber de ejecutar el trabajo. .2 Detalle de soporte. El detalle de soporte para la lista de actividades deber ser documentado y organizado de manera que facilite su uso por otros procesos de la administracin del proyecto. El detalle de soporte deber siempre incluir documentacin de todas las suposiciones y restricciones identificadas. La cantidad de detalle adicional varia de acuerdo con el rea de aplicacin. .3 Actualizaciones a la estructura de desglose de trabajo. Al usar el WBS para identificar que actividades son necesarias, el equipo del proyecto puede identificar entregas faltantes o puede determinar que la descripcin de la entrega puede necesitar clarificacin o correccin. Tales actualizaciones deben ser reflejadas en el WBS y documentos relacionados tales como estimativos de costos. Estas actualizaciones se llaman muchas veces refinamientos y son muy probables cuando el proyecto involucra tecnologa nueva o tecnologa que no ha sido ensayada. Secuencia de Actividades La secuencia de las actividades involucra identificar y documentar las dependencias entre actividades. Las actividades deben de ser secuenciadas de manera precisa de tal manera que soporten luego el desarrollo de una programacin realista y alcanzable. El secuenciamiento puede ser ejecutado con la ayuda de un computador (e.g., usando software de administracin de proyectos) o con tcnicas manuales. Las tcnicas manuales son muchas veces ms efectivas en proyectos pequeos o en las fases tempranas de proyectos grandes cuando hay poco detalle disponible. Las tcnicas manuales o automatizadas tambin pueden ser usadas en combinacin.
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Entradas
.1 Lista de actividades .2 Descripcin del producto .3 Dependencias mandatorias .4 Dependencias discretas .5 Dependencias externas .6 Restricciones .7 Suposiciones

.1 Mtodo de diagramacin de precedencias (PDM) .2 Mtodo de diagramacin con flechas (ADM) .3 Mtodos de diagramacin condicionales .4 Plantillas de red
Salidas
.1 Diagrama de red del proyecto .2 Actualizaciones a la lista de actividades
6,2 Entradas a la Secuencia de Actividades .1 Lista de actividades. La lista de actividades se describe en la seccin 6.1.3.1. .2 Descripcin del producto. La descripcin del producto se discute en la Seccin 5.1.1.1. las caractersticas del producto muchas veces afectan la secuencia de actividades (e.g., el layout fsico de una planta a construirse, interfaces de subsistemas en un proyecto de software). Mientras que estos efectos son muchas veces aparentes en las listas de actividades, la descripcin del producto deber ser revisada para asegurar precisin. .3 Dependencias mandatorias. Las dependencias mandatorias son aquellas que son inherentes a la naturaleza del trabajo que se ejecuta. Muchas veces involucran limitaciones fsicas (en un proyecto de construccin es imposible erigir la superestructura hasta que se haya construido las fundaciones; en un proyecto electrnico, un prototipo deber ser construido antes de que se pueda ensayar). Las dependencias mandatorias tambin se llaman lgica dura. .4 Dependencias discrecionales. Las dependencias discrecionales son aquellas que son definidas por el equipo de administracin del proyecto. Debern ser usadas con cuidado (y totalmente documentadas) ya que estas pueden limitar opciones posteriores de programacin. Las dependencias discrecionales se definen usualmente basadas en el conocimiento de: Las mejores prcticas dentro de un rea de aplicacin especfica. De algn aspecto inusual del proyecto donde una secuencia especfica es deseada aunque hayan otras secuencias igualmente aceptables. Las dependencias discrecionales tambin se pueden llamar lgica preferida, lgica preferencial, o lgica blanda. .5 Dependencias externas. Las dependencias externas son aquellas que involucran una relacin entre actividades del proyecto y actividades fuera de este. Por ejemplo, las actividades de ensayo en un proyecto de software pueden depender de hardware de una fuente externa, o paneles de discusin ambiental pueden ser requeridos antes de que pueda empezar la construccin de un proyecto. .6 Restricciones. Las restricciones se describen en la Seccin 6.1.1.4. .7 Suposiciones. Las suposiciones se describen en la Seccin 6.1.1.5. 6.2.1 Tcnicas y Herramientas para la Secuencia de Actividades. .1 Mtodo de diagrama de precedencia (PDM). Este es un mtodo de construir una red de diagrama de proyecto usando nodos para representar las actividades y conectndolos con flechas que muestran las dependencias (vase la Seccin 6.2.3.1.). La Figura 6-2 muestra un diagrama de red de proyectos sencilla usando PDM. Esta tcnica tambin se llama actividad - sobre - nodo (activity - on - node, AON) y es el mtodo usado por la mayora de paquetes de software de administracin de proyectos. PDM puede ser ejecutado de manera manual o en el computador. Este incluye cuatro tipos de dependencias o de relaciones de precedencia: Finalizacin- a - comienzo - la actividad de debe terminar antes de que la actividad a pueda comenzar. Finalizacin a- finalizacin - la actividad de debe terminar antes de que la actividad a pueda finalizar.
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto Comienzo- a- comienzo- la actividad de debe comenzar antes de que pueda comenzar la actividad a. Comienzo- a- finalizacin- la actividad de debe comenzar antes de que la actividad a pueda finalizar. En PDM, la relacin finalizacin a - comienzo es el tipo de relacin lgica ms comnmente usada. Las relaciones comienzo a - final son raramente usadas, y tpicamente solamente por ingenieros programadores profesionales. Usar relaciones comienzo a comienzo, finalizacin a - finalizacin o comienzo a finalizacin con software de administracin de proyectos, puede producir resultados inesperados ya que este tipo de relaciones no han sido implementadas de manera consistente. .2 Mtodo de diagramacin con flechas. (Arrow diagramming method ADM). Este es un mtodo para construir diagramas de red usando flechas para representar las actividades y conectndolas con nodos para mostrar las dependencias (vase tambin la Seccin 6.2.3.1.). La Figura 6-3. muestra un diagrama de red de proyecto simple usando ADM. Esta tcnica tambin se llama actividad sobre flecha (activity - on arrow, AOA) y, aunque de menos uso que el PDM, es todava la tcnica preferida en algunas reas de aplicacin. ADM utiliza nicamente dependencias finalizacinacomienzo y puede requerir el uso de actividades ficticias para poder definir todas las relaciones lgicas de manera correcta. ADM puede ser ejecutado de manera manual o sistematizada.
Figura 6-2. Diagrama de Lgica de Red Usando el Mtodo de Diagramas de Precedencia
A
Comienzo
C
Fin
.3 Mtodo de diagramacin condicional. Las tcnicas de diagramacin tales como: GERT (tcnica de evaluacin y repaso grfica (Graphical Evaluation and Review Techique)) y modelos de Sistemas Dinmicos permiten el uso de actividades no secuenciales tales como loops (e.g., un ensayo que se debe repetir ms de una vez) o ramales condicionales (e.g., una actualizacin de diseo que solo se necesita si la inspeccin detecta errores). Las tcnicas de PDM y ADM no permiten el uso de loops o de ramales condicionales o probabilsticas. .4 Patrones de red. Redes standarizadas pueden ser usadas para acelerar la preparacin de diagramas de red de proyectos. Estas pueden incluir un proyecto entero o solamente una porcin de este. Estas porciones de redes se conocen como subnets o fragnets. Las subnets son especialmente tiles cuando un proyecto incluye detalles idnticos o casi idnticos tales como los pisos en una rasca cielos o ensayos clnicos en un proyecto de investigacin farmacutica, o mdulos de programacin en un proyecto de software. 6.2.2 Salidas de la Secuencia de Actividades .1 Diagrama de red del proyecto. Un diagrama de red del proyecto es una figura esquemtica de las actividades del proyecto y sus relaciones lgicas (dependencias). La Figura 6-2 y 6-3 ilustran dos mtodos diferentes para dibujar un diagrama de red de proyecto. Un diagrama de red de proyecto puede ser producida manualmente o por computador. Puede incluir los detalles completos de un proyecto o puede tener una o ms actividades totalizadoras (hamacas). El diagrama deber estar acompaado de una descripcin que resuma y describa la lgica usada
113
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto para las secuencias de las actividades. Cualquier secuencia fuera de lo usual deber estar plenamente descrito. El diagrama de red de proyecto muchas veces se llama incorrectamente diagrama PERT (tcnica de evaluacin y repaso de programa (Program Evaluation and Review Technique)). Un diagrama Pert es un tipo de diagrama de red proyectos que se usa muy poco hoy en da. .2 Actualizacin a la lista de actividades. De la misma manera en que el proceso de definicin de actividades puede generar actualizaciones al WBS, la preparacin de la red de diagrama de proyecto puede revelar instancias en las que una actividad deber ser dividida o de otra manera redefinida de manera que se pueda diagramar la relacin de lgica correctas. 6.3 Estimacin de la Duracin de las Actividades La estimacin de la duracin de las actividades involucra estimar el nmero de perodos de trabajo que ms probablemente se necesitara para completar cada actividad identificada. La persona o grupo del equipo del proyecto que este ms familiarizado con la naturaleza de una actividad especfica deber estimar o al menos aprobar la duracin de la actividad.
Figura 6-3. Diagrama de Lgica de Red Usando el Mtodo de Diagramas de Flechas
B
Comienzo
A D E
C
Fin
Estimar el nmero de perodos de trabajos requeridos para completar una actividad muchas veces requerir considerar el tiempo transcurrido tambin. Por ejemplo, si curado de concreto requiere cuatro das de tiempo, este puede requerir de dos a cuatro perodos basado en (a) en que da de la semana comienza y en (b) si los das del fin de semana son tratados como perodos de trabajo o no. La mayora de los programas computarizados de programacin trataran el problema automticamente. La duracin completa del proyecto tambin puede ser estimada usando herramientas y tcnicas aqu presentadas, pero es calculada de manera apropiada como la salida del desarrollo de la programacin (como se describe en la Seccin 6.4).
Entradas
.1 Lista de actividades .2 Restricciones .3 Suposiciones .4 Requerimientos de recursos .5 Capacidad de recursos .6 Informacin histrica

.1 Opiniones expertas .2 Estimacin por analoga .3 Simulaciones actividades
Salidas
.1 Estimacin de duracin de
.2 Bases de las estimaciones .3 Actualizaciones a la lista de actividades
6.3.1 Entradas a la Estimacin de la Duracin de las Actividades .1 Lista de actividades . La lista de actividades se describe en la Seccin 6.1.3.1.
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto .2 Restricciones. Las restricciones se describen en la Seccin 6.1.1.4. .3 Suposiciones. Las suposiciones se describen en la Seccin 6.1.1.5. .4 Requerimientos de recursos. Los requerimientos de recursos se describen en la Seccin 7.1.3.1. La duracin de la mayora de las actividades se ver influenciada significativamente por los recursos asignada a ella. Por ejemplo, dos personas trabajando juntas sern capaces de completar una actividad de diseo en la mitad del tiempo que le tomara a cada uno individualmente realizar la tarea, mientras que una persona trabajando medio tiempo en la actividad tomar generalmente el doble del tiempo que la misma persona trabajando tiempo completo. .5 Capacidades de recursos. La evaluacin de la mayora de las actividades se ver influenciada significativamente por las capacidades de los recursos humanos y materiales asignados a ella. Por ejemplo, si dos miembros del staff son asignados tiempo completo, se podr esperar que el miembro senior completa la tarea en menos tiempo, que le tomar al miembro junior terminar la tarea. .6 Informacin histrica. La informacin histrica de la duracin ms probable de muchas categoras de actividades, est muchas veces disponible de una o de ms de las siguientes fuentes: Archivos de proyecto una o ms de las organizaciones involucradas en el proyecto puede mantener rcords de resultados de proyectos previos que sean lo suficientemente detallados para ayudar en el desarrollo de los estimativos de duracin. En algunas reas de aplicacin, individuos del equipo de trabajo pueden mantener tales records. Bases de datos de estimacin comerciales mucha informacin histrica est disponible comercialmente. Estas bases de datos tienden a ser especialmente tiles cuando las duraciones no son funcin del contenido de trabajo real (e.g., cuando tiempo se demora el concreto para curar; generalmente cuando se demora un agente gubernamental para responder a ciertas requisiciones). Conocimiento del equipo de proyecto los miembros individuales del equipo del proyecto pueden recordar estimativos actuales o previos. Mientras que tales recolecciones puedan ser tiles, son generalmente menos fiables que resultados documentados. 6.3.2 Herramientas y Tcnicas para la Estimacin de la Duracin de las Actividades .1 Opinin experta. :La opinin experta esta descrita en la Seccin 5.1.2.2. Las duraciones son muchas veces difciles de estimar porque hay un nmero de factores que las pueden influenciar (e.g., niveles de recursos, productividad de los recursos). La opinin experta guiada por informacin histrica deber ser usada cuando sea posible. Si tal experiencia no esta disponible, los estimativos son inherentemente inciertos y riesgosos (vase Captulo 11, Administracin de Riesgo del Proyecto). .2 Estimacin anloga. La estimacin anloga, tambin llamada estimacin de arribahacia abajo, precisa usar duraciones reales de una actividad previa y similar como base para la estimacin de la duracin futura de una actividad. Es usada frecuentemente para estimar la duracin de proyectos cuando hay una cantidad limitada de proyecto (e.g., como en sus fases iniciales) la estimacin anloga es una forma de opinin experta (tal como se describe en la Seccin 6.3.2.1.) La estimacin anloga es ms fiable cuando (a) la actividad previa es similar de hecho y no solo en apariencia, y (b) cuando los individuos preparando los estimativos tienen la experiencia necesaria. .3 Simulacin. La simulacin involucra calcular mltiples duraciones con diferentes juegos de suposiciones. La ms comn es Anlisis de Monte Carlo en la que una distribucin de posibles resultados es definida para cada actividad y es a su vez usada para calcular la distribucin de posibles resultados para todo el proyecto (vase tambin la Seccin 11.2.2.3., Simulacin de la Programacin).
115
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto 6.3.3 Salidas de la Estimacin de la Duracin de las Actividades .1 Estimacin de la duracin de la actividad. La estimacin de la duracin de la actividad son evaluaciones cuantitativas del nmero de perodos de trabajo ms probable que se requerir para completar una actividad. La estimacin de la duracin de las actividades siempre deber incluir alguna indicacin del rango de posibles resultados. Por ejemplo: 2 semanas 2 das para indicar que la actividad tomar por lo menos 8 das pero no ms de 12. 15% de probabilidad de exceder 3 semanas para indicar una alta probabilidad - 85% -de que la actividad tomar 3 semanas o menos. El captulo 11 sobre Administracin de Riesgo del Proyecto incluye una discusin ms detallada acerca de la estimacin de la incertidumbre. .2 Bases de estimacin. Las suposiciones hechas en el desarrollo de los estimativos debern estar documentados. .3 Actualizaciones a la lista de actividades. Las actualizaciones a la lista de actividades se describen en la Seccin 6.2.3.2. 6.4 Desarrollo de la Programacin El desarrollo de la programacin requiere determinar fechas de comienzo y finalizacin para las actividades del proyecto. Si la fechas de comienzo y finalizacin no son realistas, el proyecto tendr pocas probabilidades de terminar como programar. El proceso de desarrollo de la programacin, muchas veces tendr que ser iterante (al mismo tiempo con los procesos que proveen entradas, especialmente la estimacin de las duraciones y de costos) antes de la determinacin de la programacin del proyecto.
Entradas
.1 Diagrama de red del proyecto .2 Estimacin de duracin de las actividades .3 Requerimientos de recursos .4 Descripcin de pool de recursos .5 Calendarios .6 Restricciones .7 Suposiciones 8. Holguras y tiempos de espera

.1 Anlisis matemtico .2 Compresin de duraciones .3 Simulaciones .4 Heurstica de nivelacin de recursos .5 Software de administracin de proyectos
Salidas
.1 Cronograma de proyecto .2 Detalle de soporte .3 Plan de manejo del cronograma .4 Actualizaciones a los requerimientos de recursos
6.4.1 Entradas al Desarrollo de la Programacin .1 Diagrama de red del proyecto. El diagrama de red del proyecto se describe en la Seccin 6.2.3.1. .2 Estimacin de la duracin de las actividades. La estimacin de la duracin de las actividades se describe en la Seccin 6.3.3.1. .3 Requerimientos de recursos. Los requerimientos de recursos se describen en la Seccin 6.3.1.4. .4 Descripcin del pool de recursos. El conocimiento de que recursos estarn disponibles en que tiempos y en que patrones es necesario para el desarrollo de la programacin. Por ejemplo, los recursos compartidos podrn ser especialmente difciles de programar ya que su disponibilidad puede ser altamente variable. El grado de detalle y el nivel de especificidad en la descripcin del pool de recursos puede variar. Por ejemplo, para el desarrollar preliminar de la programacin de un proyecto de consultoria, uno solo necesita saber que dos consultores estarn disponibles en un marco de tiempo especfico. La programacin final del mismo proyecto sin embargo, debe identificar que consultores especficos estarn disponibles. .5 Calendarios. Los calendarios de proyecto y de recursos identifican perodos de tiempo donde es permitido trabajar. Los calendarios de proyecto afectan a todos los recursos (e.g., algunos proyectos solo trabajaran durante horas normales de negocio, mientras que otros trabajaran tres turnos diariamente). Los calendarios de recursos afectan a un recurso o categora de recurso en particular (e.g., un miembro del equipo de proyecto puede estar de vacaciones o en un curso de
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto capacitacin, un contrato colectivo de trabajo puede limitar la labor de algunos empleados durante la semana). Restricciones. Las restricciones estn descritas en la Seccin 6.1.1.4. Existen dos categoras de importancia que deben ser consideradas durante el desarrollo de la programacin del proyecto: Fechas impuestas. La entrega de ciertos productos en una fecha especifica puede ser requerida por un patrocinador del proyecto, el cliente del proyecto, u otros factores externos (e.g., una ventana de mercadeo en un proyecto tecnolgico, una fecha impuesta judicialmente en un proyecto de remediaron ambiental). Eventos claves o hitos de importancia. La entrega de ciertos productos en una fecha especifica puede ser solicitada por un patrocinador del proyecto, el cliente de proyecto, u otros partidos interesados. Una vez programados, estas fechas se vuelven formales, y muchas veces slo se pueden cambiar con gran dificultad. Suposiciones. Las suposiciones se describen en la Seccin 6.1.1.5. Holguras y tiempos de espera. Cualquiera de las dependencias puede requerir de una holgura o tiempo de espera (lags y leads) para poder definir de manera correcta la relacin (e.g., puede existir un retraso de dos semanas entre la compra de un equipo y su instalacin para su uso). Herramientas y Tcnicas para el Desarrollo de la Programacin Anlisis matemtico. El anlisis matemtico requiere calcular las fechas tericas tempranas y tardas para todas las actividades sin tener en cuenta cualquier limitacin del pool de recursos disponibles. Las fechas resultantes no son la programacin, sino que mas bien indican los periodos de tiempo el los que las actividades se deberan programar dadas las limitaciones de recursos y de otros tipos conocidas. Las tcnicas ms comunes conocidas son: Mtodo de la Ruta Crtica (CPM) calcula un solo juego determinstico de fechas tempranas y tardas de comienzo y finalizacin para cada actividad, basada en una lgica de red secuencial y solo una duracin. El foco de CPM es calcular la flotacin para poder determinar que actividades tienen la menor flexibilidad de programacin. Los algoritmos inherentes a CPM son muchas veces usados en otros tipos de anlisis matemticos. Mtodo de Evaluacin y Revisin Grfica (GERT) permite el tratamiento probabilstico de tanto la red de lgica como de la estimacin de las duraciones de las actividades (i.e., algunas actividades pueden no ser ejecutadas, algunas pueden ser ejecutadas algunas veces, y otras pueden ser ejecutadas varias veces). Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programas (PERT) usa lgica secuencial de red y una distribucin por pesos para la duracin de las actividades para calcular la duracin del proyecto. Aunque existen algunas diferencias superficiales, PERT se diferencia de CPM en que PERT usa la media de la distribucin (el valor esperado) en lugar del el valor ms probable usado originalmente en CPM (vase la Figura 6-4). PERT se usa poco hoy da aunque muchas veces se usan estimados que se asemejan a PERT en clculos de CPM. Compresin de duraciones. La compresin de duraciones es un caso especial de anlisis matemtico que busca maneras de acortar la duracin del proyecto sin cambiar el alcance de este (e.g., cumplir fechas impuestas o metas de programacin). La compresin de duraciones incluye tcnicas tales como:
.6
.7 .8 6.4.2 .1
.2
117
Figura 6-4. Clculo de duracin PERT

Alto Ms Probable
(Usada en los clculos CPM originales) Probabilidad Relativa de Ocurrencia
Peso Ponderado PERT = Optimista + 4 x Ms Probable + Pesimista 6
Distribucin Beta Optimista Bajo Ms Corto Posibles Duraciones Ms Largo
Pesimista
Crashing el canje entre los costos y la programacin son analizados para determinar el mayor grado de compresin a cambio de el menor aumento posible en los costos. El crashing no siempre produce alternativas viables y muchas veces resulta en costos incrementados. Fast Tracking es realizar actividades en paralelo que normalmente se ejecutaran en secuencia (e.g., comenzar a escribir cdigo en un proyecto de software antes de que su diseo haya terminado, o comenzar la construccin de los cimientos para una planta de procesamiento de petrleos antes de que sus ingenieras lleguen al 25%). El fast tracking muchas veces resulta en trabajos que hay que repetir, y aumenta de manera desproporcionada el riesgo asociado con el proyecto. .3 Simulaciones. Las simulaciones son descritas en la seccin 6.3.2.3. .4 Heursticas de nivelacin de recursos. El anlisis matemtico muchas veces produce una programacin preliminar que requiere mas recursos durante ciertos periodos de tiempo de los que hay disponibles, o que requiere cambios en los niveles de recursos que no son manejables. Una heurstica como asignar recursos crticos escasos a actividades de la ruta critica primero pueden ser aplicados para desarrollar una programacin que refleje tales restricciones. La nivelacin de recursos muchas veces resulta en una programacin que es mas larga en duracin que la programacin preliminar. Esta tcnica es a veces llamada el mtodo basado en recursos, especialmente cuando se implementa con optimizacin por computador. La programacin con base en restricciones de recursos es un caso especial de nivelacin de recursos en donde la heurstica involucrada es una limitacin en la cantidad de recurso disponible. .5 Software de administracin de proyectos. El software de administracin de proyectos es de uso comn para asistir en el desarrollo de la programacin del proyecto. Estos productos automatizan l calculo del anlisis matemtico y de la nivelacin de recursos, y por lo tanto permiten una consideracin rpida de las muchas alternativas de programacin. Tambin son de uso comn para la impresin y presentacin del desarrollo de la programacin del proyecto.
Figura 6-5. Diagrama de Red de Proyecto con Fechas Programadas

6-16 7-15 7-16 7-31
Entrada de Cdigo
6-1 6-15 6-16 6-30
Prueba de Unidad
7-1 7-15 8-1 8-15
Diseo
Actualizacin de Cdigo
6-16 6-23
Prueba de Unidad
6-24 6-30
Prueba de Sistema
Query de Cdigo
Prueba de Unidad
6-16
7-15
Escribir Manual
Existen muchas otras maneras aceptables de mostrar la informacin de fechas en un diagrama de red de proyecto. Esta figura muestra las fechas de comienzo y terminacin sin informacin de la hora del da.
Figura 6-6. Diagrama de Barras (Gantt)
Actividad A Actividad B Actividad C Actividad D Jun Jul Ago Sep Oct Nov
Tiempo
Existen muchas otras formas aceptables de mostrar la informacin del proyecto en una grfica de barras.
6.4.3 Salidas del Desarrollo de la Programacin .1 Programacin del proyecto. La programacin del proyecto incluye al menos fechas de inicio y de terminacin planeadas para cada detalle de actividad. (Nota: El cronograma de proyecto permanecer preliminar hasta que las asignaciones de
119
Figura 6-7. Diagrama de Hitos

Fecha de Corte
Evento Ene Firma de Subcontratos Especificaciones finalizadas Diseo Revisado Ensayo de Subsistemas Entrega de Primera Unidad Plan de Produccin Terminado
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Existen muchas otras manera aceptables de mostrar la informacin de proyecto en una grfica de de hitos.
Figura 6-8. Diagrama de Red en Escala de Tiempo
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Tiempo
recursos hayan sido confirmadas. Esto suceder de manera habitual no mas tarde que a la terminacin del Plan de Desarrollo del Proyecto, Seccin 4.1). El cronograma de proyecto puede ser presentado de forma resumida (la programacin maestra) o en forma detallada. Aunque puede ser presentado en forma tabular, suele presentarse generalmente de forma grfica usando uno o ms de los formatos presentados a continuacin: Diagramas de red de proyecto, mas informacin de fechas (vase la Figura 6-5). Estas grficas muestran usualmente tanto la lgica del proyecto como las actividades de su ruta crtica (vase la Seccin 6.2.3.1 para mas informacin sobre diagramas de lgica de proyectos). Grficas de barras, que tambin se conocen como diagramas de Gant (vase la Figura 6-6), muestran tanto las fechas de comienzo como de terminacin de las actividades y sus duraciones esperadas, pero no muestran sus dependencias. Son fciles de leer, y son de uso frecuente en presentaciones ejecutivas. Grficas de hitos o mojones (vase la Figura 6-7), son similares a las grficas de barras, pero identifican los comienzos o terminaciones programadas de las principales entregas e interfaces externas claves del proyecto. Diagramas de red de proyectos en escalas de tiempo (vase la Figura 6-8) son una mezcla de los diagramas de red del proyecto y de los diagramas de barras de una manera tal que
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto muestran la lgica del proyecto, las duraciones de las actividades, y la informacin de la programacin. .2 Detalle de soporte. El detalle de soporte para la programacin del proyecto incluye al menos documentacin de todas las restricciones y suposiciones identificadas. El grado de detalle adicional requerido varia de acuerdo al rea de aplicacin. Por ejemplo: En un proyecto de construccin, probablemente incluir tems tales como histogramas de recursos, proyecciones del flujo de caja, y programaciones de ordenas de compra y entregas. En un proyecto electrnico, probablemente solo incluir histogramas de recursos. Informacin que frecuentemente se incluye como detalle de soporte contiene, pero no se limita a: Requerimientos de recursos por unidad de tiempo, muchas veces en la forma de un histograma de recursos. Programaciones alternativas (e.g., mejor caso o peor caso, recursos con o sin nivelar, y con o sin fechas impuestas). Reservas de la programacin, o cuantificaciones de riesgo (vase la Seccin 11.3.3). .3 Plan de manejo de la programacin. Un plan de manejo de la programacin define como se manejaran los cambios a la programacin. Puede ser formal o informal, con gran grado de detalle o basado de forma conceptual amplia dependiendo de las necesidades del proyecto. Es un elemento subsidiario del plan general del proyecto (vase la Seccin 4.1). .4 Actualizaciones a los requerimientos de recursos. Las nivelaciones de recursos y actualizaciones a la lista de actividades pueden tener un efecto significativo sobre las estimaciones preliminares de los requerimientos de recursos. 6.4 Control de la Programacin El control de la programacin se preocupa con (a) influenciar los factores que crean cambios en la programacin para asegurar que tales cambios sean beneficiosos, (b) determinar que la programacin ha sido cambiada, y (c) administrar los cambios actuales cuando y como ocurren. El control de la programacin debe estar ntimamente ligada con los otros procesos de control, tal como se describe en la Seccin 4.3, Control de Cambios General.
Entradas
.1 Cronograma de proyecto .2 Reportes de desempeo .3 Requisiciones de cambio .4 Plan de manejo de la programacin

.1 Sistema de control de cambios a la programacin .2 Medicin de desempeo .3 Planeacin adicional .4 Software de administracin de proyectos
Salidas
.1 Actualizaciones a la programacin .2 Accin correctiva .3 Lecciones aprendidas
6.5.1 Entradas al Control de la Programacin .1 Programacin del proyecto. La programacin del proyecto se describe en la Seccin 6.4.3.1. La programacin de proyecto aprobada, se conoce tambin como la lnea de base, y es un componente de plan general del proyecto tal como se describe en la Seccin 4.1.3.1. Provee la base para la medicin y reporte del desempeo de la programacin. .2 Reportes de desempeo. Los reportes de desempeo, que se discuten en la Seccin 10.3.3.1, proveen informacin sobre el desempeo de la programacin de manera tal que se muestra que fechas programadas se han cumplido y cuales no. Los reportes de desempeo pueden tambin alertar al equipo de proyecto a temas que pueden causar problemas en el futuro. .3 Requisiciones de cambio. Las requisiciones de cambio pueden ocurrir de muchas maneras de forma oral o escrita, de manera directa o indirecta, iniciadas de manera interna o externa, por
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto mandato legal o por opcin propia. Estos cambios pueden requerir extender el plazo programado o pueden permitir acelerarlo. .4 Plan de manejo de la programacin. El plan de manejo de la programacin se describe en la Seccin 6.4.3.3. 6.5.1 Herramientas y Tcnicas para el Control de la Programacin .1 Sistema de control de cambios a la programacin. Un sistema de control de cambios a la programacin define los procedimientos por medio de los cuales la programacin del proyecto puede ser cambiada. Este incluye el papeleo, el sistema de seguimiento (tracking), y los niveles de aprobacin necesarios para autorizar tales cambios. El sistema de control a la programacin deber estar integrado de manera intima con el sistema general de control de cambios que se describe en la Seccin 4.3. .2 Medicin de desempeo. Las tcnicas de medicin del desempeo tales como las que se describen en la Seccin 10.3.2 ayudan a cuantificar la magnitud de cualquier variacin que ocurra. Una parte importante del control de la programacin es decidir si la varianza de programacin requiere accin correctiva. Por ejemplo, una demora considerable en una actividad no crtica puede tener poco efecto sobre el proyecto en general, mientras que un pequeo atraso en una actividad crtica o casi crtica puede requerir accin inmediata. .3 Planeacin adicional. Muy pocos proyectos se desarrollan exactamente de acuerdo a su plan. Cambios prospectivos pueden requerir nuevas o revisadas duraciones de actividades, secuencias de actividades modificadas, o anlisis de programaciones alternas. .4 Software de administracin de proyectos. El software de administracin de proyectos se describe en la Seccin 6.4.2.5. La habilidad del software de administracin de proyectos de hacer un seguimiento de fechas programadas versus fechas reales y de pronosticar los efectos de los cambios de programacin, reales o potenciales, hacen de esta herramienta un recurso til para el control de la programacin. 6.5.2 Salidas del Control de la Programacin .1 Actualizaciones a la programacin. Una actualizacin de programacin es cualquier cambio en la informacin que se usa para administrar el proyecto. Los partidos interesados apropiados debern ser notificados como sea necesario. Las actualizaciones a la programacin pueden o no requerir de ajustes en otros aspectos en el plan general de proyecto. Las revisiones son una categora especial de actualizaciones de la programacin. Las revisiones son cambios a las fechas programadas de inicio y finalizacin en la programacin de proyecto aprobada. Estas fechas solo son revisadas generalmente en respuesta a cambios en el alcance. En algunos casos, las demoras en la programacin pueden ser tan severas que hay volver a calcular la lnea de base, de manera que se puedan proveer datos realistas para la medicin de desempeo. .2 Accin correctiva. La accin correctiva es cualquier cosa que se haga para hacer que el desempeo futuro del proyecto se ajuste a lo esperado en la lnea de base del plan del proyecto. La accin correctiva en el campo de la administracin del tiempo muchas veces requiere expeditar: accin especial que se toma para asegurar la terminacin de una actividad a tiempo o con el menor retraso posible. .3 Lecciones aprendidas. Las causas de varianza, el razonamiento detrs de las acciones correctivas escogidas, y otros tipos de lecciones aprendidas del control de la programacin, debern ser documentadas para poder que sean parte de las bases de datos histricas, tanto para este proyecto como para otros proyectos de la organizacin ejecutora.
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto NOTAS
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto Administracin de Costos del Proyecto La Administracin de Costos del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se completar dentro del presupuesto aprobado. La Figura 7-1 provee una vista general de los principales procesos involucrados: 7.1 Planeacin de Recursos es determinar que recursos (personas, equipos, materiales) y en que cantidades de cada uno debern ser usados para ejecutar las actividades del proyecto. 7.2 Estimacin de Costos es desarrollar una aproximacin (estimado) de los costos de los recursos que se necesitan para completar las actividades del proyecto. 7.3 Presupuestaron de Costos es asignar el presupuesto general de costos a cada tem individual de trabajo. 7.4 Control de Costos Es controlar los cambios al presupuesto de l proyecto. Estos procesos interactuan entre ellos y con otros procesos en otras reas de conocimiento. Cada proceso puede involucrar esfuerzo de uno ms individuos o grupos de individuos basado en las necesidades del proyecto. Cada proceso generalmente ocurre al menos una vez en cada fase del proyecto. Aunque los procesos se presentan aqu como elementos discretos con interfaces bien definidas, en la practica estos se pueden traslapar de maneras que no se detallan aqu. Las interacciones de los procesos se discuten en detalle en el Capitulo 3. La administracin de los costos del proyecto se preocupan principalmente con los costos de los recursos que se necesitan para completar las actividades del proyecto. Sin embargo, la administracin de costos del proyecto deber considerar adems el efecto de decisiones del costo del uso del producto del proyecto. Por ejemplo, limitar el numero de revisiones al diseo puede reducir el costo del proyecto a cambio de un aumento en el costo operativo del cliente. Esta visin ms amplia de la administracin de costos del proyecto, se denomina muchas veces como costeo del ciclo de vida. En muchas reas de aplicacin, el predecir y analizar el futuro desempeo financiero esperado del proyecto, es ejercido desde afuera del proyecto. En otros (e.g., proyectos de bienes de capital), la administracin de costos del proyecto tambin incluye este trabajo. Cuando tales predicciones y anlisis se incluyen, la administracin de costos del proyecto incluirn procesos adicionales y numerosas tcnicas de administracin general, tales como el retorno sobre la inversin, flujos descontados de caja, anlisis de payback y otros. La administracin de costos del proyecto deber considerar las necesidades de informacin de los partidos interesados del proyecto diferentes partidos interesados pueden medir de manera diferente y en diferente momentos los costos del proyecto. Por ejemplo, el costo de adquisicin de un tem de puede medir cuando se ha acometido, pedido, entregado, causado, o registrado en la contabilidad. Cuando los costos del proyecto son usados como una componente de un sistema de premios y reconocimiento (los sistemas de premios y reconocimiento se discuten en la Seccin 9.3.2.3), los costos controlables e incontrolables debern ser estimados y
Figura 7-1.
Vista General de la Administracin de Costos del Proyecto
Administracin de Costos del Proyecto

7.1 Planeacin de Recursos
.1 Entradas .1 Estructura de desglose de trabajo (WBS). .2 Informacin histrica .3 Declaracin del alcance .4 Descripcin de pool de recursos .5 Polticas organizacionales .2 Herramientas y Tcnicas .1 Opiniones expertas .2 Identificacin de alternativas .3 Salidas .1 Requerimientos de recursos
7.2 Planeacin del Alcance

.1 Entradas .1 Estructura de desglose de trabajo (WBS) .2 Requerimientos de recursos .3 Tasas de recursos .4 Estimacin de las duraciones de las actividades .5 Informacin histrica .6 Tabla de cuentas .2 Herramientas y Tcnicas .1 Estimacin anloga .2 Modelacin paramtrica .3 Estimacin abajo - arriba .4 Herramientas computarizadas .3 Salidas .1 Estimado de costos .2 Detalle de soporte .3 Plan de administracin de costos
7.4 Presupuestacin de Costos

.1 Entradas .1 Estimados de costos .2 Estructura de desglose de trabajo (WBS) .3 Programacin del proyecto .2 Herramientas y Tcnicas .1 Herramientas y tcnicas para la estimacin de costos .3 Salidas .1 Lnea de base de costos
7.5 Control de Costos

.1 Entradas .1 Lnea de base de costo .2 Reportes de desempeo .3 Requisiciones de cambio .4 Plan de manejo de costos .2 Herramientas y Tcnicas .1 Sistema de control de cambios de costos .2 Medicin de desempeo .3 Planeacin adicional .4 Herramientas computarizadas .3 Salidas .1 Estimados de costos revisados .2 Actualizaciones al presupuesto .3 Accin correctiva .4 Estimados al terminar .5 Lecciones aprendidas
presupuestados por aparte, para asegurar que los premios reflejaran el desempeo real.
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto En algunos proyectos, en especial los pequeos, la planeacin de recursos, la estimacin de costos, y la presupuestario de costos, estn ligadas de manera tan estrecha, que son vistos como un solo proceso (e.g., estos pueden ser elaborados por un solo individuo, sobre un lapso de tiempo relativamente corto). Estos procesos son presentados aqu como procesos distintos por que las herramientas y tcnicas para cada uno son distintas. Planeacin de Recursos La planeacin de recursos involucra determinar que recursos fsicos (personas, equipo, materiales) y que cantidades de cada uno se debern usar para ejecutar las actividades del proyecto. Esta se deber coordinar de manera estrecha con la estimacin de costos (que se describe en la Seccin 7.2). Por ejemplo: Un equipo de proyecto en un proyecto de construccin, deber estar familiarizado con los cdigos de construccin locales. Tal conocimiento esta muchas veces disponible a prcticamente ningn costo al usar mano de obra local. Sin embargo, si la fuerza laboral local carece de experiencia con tcnicas de construccin inusuales o especiales, el costo adicional por un consultor, puede ser la manera ms efectiva de asegurar conocimiento de las normas locales de construccin. Un equipo de diseo de automviles deber estar familiarizado con las ltimas tcnicas de ensamblaje automatizado. Este conocimiento requerido se puede obtener contratando un consultor, mandando un diseador a un seminario de robtica, o incluyendo a alguien del departamento de manufactura como miembro del equipo.
Entradas
.1 Estructura de desglose de trabajo (WBS) .2 Informacin histrica .3 Declaracin del alcance .4 Descripcin de pool de recursos .5 Polticas organizacionales

.1 Opiniones expertas .2 Identificacin de alternativas
Salidas
.1 Requerimientos de recursos.
Entradas a la Planeacin de Recursos Estructura de desglose de trabajo (WBS). La estructura de desglose de trabajo (WBS, que se describe en la Seccin 5.3.3.1) identifica los elementos de trabajo que necesitaran recursos, y por lo tanto es la entrada principal a la planeacin de recursos. Cualquier elemento de salida relevante de los otros procesos de planeacin deber ser proveda a travs del WBS para asegurar control adecuado. Informacin histrica. La informacin histrica que informe respecto a los tipos de recursos requeridos para trabajo similar e proyectos previos deber ser usada s esta disponible. Declaracin del alcance. La declaracin del alcance (que se describe en la Seccin 5.2.3.1) contiene la justificacin del proyecto y los objetivos del proyecto, ambos que debern ser considerados explcitamente durante la planeacin de recursos. Descripcin de pool de recursos. El conocimiento de que recursos (personas, equipo, materiales) estn potencialmente disponibles es necesario para la planeacin de recursos. El grado de detalle y el nivel de especificacin de la descripcin del pool de recursos puede variar. Por ejemplo, durante las fases tempranas de un proyecto de diseo ingenieril, el pool puede incluir a ingenieros junior y senior en grandes cantidades, Durante las fases posteriores del mismo proyecto, sin embargo, el pool puede limitarse a aquellos individuos que son conocedores del proyecto como resultado de haber trabajado en las fases tempranas. Polticas organizacionales. Las polticas de la organizacin ejecutora respecto al staffing y sobre el alquiler o compra de suministros y equipos, deber ser considerada durante la planeacin de recursos.
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto 7.1.2 Herramientas y Tcnicas para la Planeacin de Recursos .1 Opiniones expertas. Las opiniones expertas sern requeridas muchas veces para calificar las entradas a este proceso. Tal experiencia puede ser proveda por cualquier grupo o individuo con conocimiento o entrenamiento especializado y que esta disponible de muchas fuentes que incluyen: Otras unidades de la organizacin ejecutora. Consultores. Profesionales y asociaciones tcnicas. Grupos de industria. .2 Identificacin de alternativas. La identificacin de alternativas se discute en la Seccin 5.2.2.3. Salidas de la Planeacin de Recursos .1 Requerimientos de recursos. La salida del proceso de planeacin de recursos es una descripcin de que tipos de recursos son requeridos y en que cantidades para cada elemento de la estructura de desglose de trabajo (WBS). Estos recursos sern obtenidos a travs de adquisicin de staff (tal como se describe en la Seccin 9.2) o de una gestin de compras (tal como se describe en el Capitulo 12). Estimacin de Costos La estimacin de costos involucra el desarrollo de una aproximacin (estimado) de los costos de los recursos requeridos para completar las actividades del proyecto. Cuando un proyecto es ejecutado bajo contrato, se debe tener cuidado de distinguir entre la estimacin de costos y el costeo (pricing). La estimacin de costos involucra el desarrollo de una cuantificaron de los resultados ms probables cuanto le costara a la organizacin ejecutora el proveer el producto o servicio requerido. El costeo es una decisin de negocios cuanto cobrara la organizacin ejecutora por el producto o servicio que usa el estimativo de costos como una de tantas consideraciones. La estimacin de costos incluye identificar y considerar la varias alternativas de costeo. Por ejemplo, en la mayora de reas de aplicacin, el trabajo adicional durante una fase de diseo, se considera de manera amplia, de tener el potencial de reducir los costos de la fase de produccin. El proceso de estimacin de costos debe considerar si el costo del trabajo adicional de diseo ser mayor que el ahorro esperado.
Entradas
.1 Estructura de desglose de trabajo (WBS) .2 Requerimientos de recursos .3 Tasas de recursos .4 Estimacin de las duraciones de las actividades .5 Informacin histrica .6 Tabla de cuentas

.1 Estimacin anloga .2 Modelacin paramtrica .3 Estimacin abajo - arriba .4 Herramientas computarizadas
Salidas
.1 Estimado de costos .2 Detalle de soporte .3 Plan de administracin de costos
Entradas a la Estimacin de Costos .1 Estructura de desglose de trabajo (WBS). El WBS es descrito en la Seccin 5.3.3.1. Este ser utilizado para organizar los estimativos de costos y para asegurar que todo el trabajo identificado ha sido estimado. .2 Requerimientos de recursos. Los requerimientos de recursos son descritos e la Seccin 7.1.3.1. .3 Tasas de recursos. El individuo o grupo preparando los estimativos deber conocer las tasas unitarias (e.g., el costo por hora del staff, el costo por metro cubico de materias primas) para cada recurso para poder calcular los costos del proyecto. Si los costos reales no se conocen, las tasas en si, debern ser tambin estimadas.
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto .4 Estimacin de las duraciones de las actividades. Las estimaciones de las duraciones de las actividades (tal como se describen en la Seccin 6.3) afectaran los estimativos de costos en cualquier proyecto donde el presupuesto del proyecto incluya un rengln para el costo de la financiacin del mismo (i.e., tasas de inters). .5 Informacin histrica. Informacin sobre el costo de las muchas categoras de recursos esta disponible de una o varias de la siguientes fuentes: Archivos de proyecto una o ms de las organizaciones involucradas en el proyecto puede mantener archivos de los resultados de proyectos previos, que sean lo suficientemente detalladas para asistir en el desarrollo de los estimativos de costos. En algunas reas de aplicacin, miembros individuales del equipo de proyecto pueden mantener tales archivos. Bases de datos de estimacin comerciales muchas veces la informacin histrica esta disponible comercialmente. Conocimiento del equipo de proyecto los miembros individuales del equipo de proyecto pueden recordar datos reales o estimados. Mientras que tales datos pueden ser de algn uso, estos sin embargo sern menos confiables que datos documentados. .6 Tabla de cuentas. Una tabla de cuentas describe la estructura de cdigos usada por la organizacin ejecutora para reportar la informacin contable a sus libros de contabilidad. Los estimativos de costos del proyecto debern ser asignados a la categora de contabilidad correcta. Herramientas y Tcnicas para la Estimacin de Costos .1 Estimacin anloga. La estimacin anloga, que tambin se conoce como estimacin arriba abajo (topdown estimating), significa usar el costo real de un proyecto similar anterior, como la base de la estimacin del proyecto corriente. Se usa con frecuencia para estimar costos totales de proyecto, en casos en los que se cuenta con una cantidad limitada de informacin detallada del proyecto (e.g., como en las fases iniciales). La estimacin anloga es una forma de opinin experta (tal como se describe en la Seccin 7.1.2.1). La estimacin anloga es generalmente menos costosa que otras tcnicas, pero es tambin menos precisa. Es mas fiable cuando (a) el proyecto previo es similar de hecho y no solo en apariencia, y (b) cuando los individuos o grupos preparando los estimativos del proyecto, tienen la experiencia requerida. .2 Modelacin paramtrica. La modelacin paramtrica involucra usar caractersticas (parmetros) del proyecto, en un modelo matemtico para predecir costos. Los modelos pueden ser simples (la construccin de casas residenciales costaran cierta cantidad por cada metro cuadrado de rea habitable) o complejos (un modelo de costos de desarrollo de software usa 13 factores de ajuste separados que contienen cada uno de a 5 a 7 puntos). Tanto el costo como la precisin de los modelos paramtricos varan considerablemente. Son ms confiables cuando (a) la informacin histrica usada para desarrollar el modelo era precisa, y (b) cuando los parmetros usados en el modelo son fcilmente cuantificables, y (c) cuando el modelo se puede escalar (i.e., cuando trabaja bien tanto para proyectos grandes y pequeos). .3 Estimacin abajo - arriba. Esta tcnica involucra estimar el costo de tems individuales de trabajo, y luego totalizando o concatenando los estimativos individuales para conseguir el total del proyecto. El costo y la precisin de la estimacin abajo arriba es funcin del tamao de los tems individuales de trabajo: tems de trabajo pequeas incrementan tanto el costo como la precisin. El equipo administrativo de proyecto debe sopesar la precisin ganada contra el costo adicional. .4 Herramientas computarizadas. Herramientas computarizadas tales como software de administracin de proyectos y hojas de clculo son usadas ampliamente para asistir en la estimacin de costos. Tales productos pueden facilitar el uso de las herramientas descritas anteriormente y por lo tanto pueden facilitar la rpida consideracin de las muchas alternativas de costeo.
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto 7.2.3 Salidas de la Estimacin de Costos .1 Estimado de costos. Los estimados de costos son evaluaciones cuantitativas de los costos ms probables requeridos para completar las actividades del proyecto. Se pueden presentar de forma totalizada o en detalle. Los costos pueden ser estimados para todos los recursos que sern cargados al proyecto. Esto incluye, pero no se limita a, mano de obra, materiales, suministros, y a categoras especiales tales como reservas para la inflacin o costos. Los estimativos de costos se expresan generalmente en unidades monetarias (dlares, francos, yens, etc.) de manera que se facilite la comparacin entre y a travs de proyectos. Otras unidades como horas de staff o das de staff pueden ser usadas, a no ser que tal uso malinterprete el costo del proyecto (e.g., al no diferenciar entre recursos con precios unitarios muy diferentes). En algunos casos, los estimativos se suministraran usando mltiples unidades de medida para poder facilitar el manejo administrativo del mismo. Los estimativos de costos se pueden beneficiar al ser refinados durante el curso el proyecto para poder reflejar el detalle adicional disponible. En algunas reas de aplicacin, existen delineamientos respecto cuando se deben hacer dichos refinamientos y que grado de precisin se espera. Por ejemplo, la AACE Internacional ha identificado una progresin de cinco tipos de estimativas de costos de construccin durante su diseo: orden de magnitud, conceptual, preliminar, definitivo, y control. .2 Detalle de soporte. El detalle de soporte para los estimativos de costos debe incluir: Una descripcin del alcance del trabajo estimado. Este generalmente se suministra como una referencia al WBS. Documentacin de la base para el estimado, i.e., como fue desarrollada. Documentacin de las suposiciones hechas. Una indicacin del rango de posibles resultados, por ejemplo, $10,000 $1,000 para indicar que se espera que el tem cueste entre $9,000 y $11,000. El tipo y la cantidad de detalle de soporte varia con el rea de aplicacin. Retener hasta borradores puede ser de utilidad al proveer un mejor entendimiento de como el estimativo fue desarrollado. .3 Plan de administracin de costos. El plan de administracin de costos describe como las varianzas de costos sern administradas (e.g., diferentes respuestas a grandes problemas que a los pequeos problemas). Un plan de administracin de costos puede ser formal o informal, con mucho o poco detalle basado en las necesidades de los partidos interesados. Es un elemento subsidiario del plan general del proyecto (que se discute en la Seccin 4.1.3.1). Presupuestacin de Costos La presupuestaron de costos involucra asignar los estimativos generales de costo a tems individuales de trabajo para as establecer una lnea de base para la medicin de desempeo del proyecto.
Entradas
.1 Estimados de costos .2 Estructura de desglose de trabajo (WBS) .3 Programacin del proyecto

.1 Herramientas y tcnicas para la estimacin de costos
Salidas
.1 Lnea de base de costos
Entradas a la Presupuestacin de Costos .1 Estimados de costos. Los estimados de costos se describen en la Seccin 7.2.3.1. .2 Estructura de desglose de trabajo (WBS). La estructura de desglose de trabajo (descrita en la Seccin 5.3.3.1) identifica los elementos de proyecto a los que se les asignara los costos.
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto .3 Programacin del proyecto. La programacin del proyecto (descrito en la Seccin 6.4.3.1) incluye fechas de comienzo y terminacin planeadas para los elementos de trabajo a los que se les asignaran los costos. Esta informacin se necesita para poder asignar costos al periodo de tiempo en los que se incurrirn los costos. Herramientas y Tcnicas para la Presupuestacin de Costos .1 Herramientas y tcnicas para la estimacin de costos. Las herramientas y tcnicas descritas en la Seccin 7.2.2 para desarrollar los estimativos de los costos del proyecto se usan tambin para desarrollar presupuestos para los tems de trabajo. Salidas de la Presupuestacin de Costos .1 Lnea de base de costos. La lnea de base costos es una presupuestacin en escala de tiempo que ser usada para medir y monitorear el desempeo de costos del proyecto. Se desarrolla al sumar estimativos de costos por unidad de tiempo y se muestra generalmente en forma de curva S, como se ilustra en la Figura 7-2.
Figura 7-2. Muestra Ilustrativa de un Lnea de Base de Costos Valor Esperado de Flujo de Caja
Valores Acumulados
Desempeo de la Lnea de Base de Costos
Tiempo
Muchos proyectos en especial los grandes, pueden tener mltiples lnea de base de costos para medir distintos aspectos del desempeo de los costos. Por ejemplo, un plan de gastos o flujo de caja proyectado es una lnea de base para la medicin de desembolsos. Control de Costos El control de costos se preocupa con (a) influenciar los factores que crean cambios a la lnea de base de costos para asegurar que los cambios sean beneficiosos, (b) determinar que la lnea de base de costos ha cambiado, y (c) administrar los cambios actuales cuando y como ocurran. El control de costos incluye: Monitorear el desempeo de los costos para detectar varianzas del plan. Asegurar que todos los cambios apropiados son grabados de manera precisa en la lnea de base de costos. Prevenir cambios incorrectos, inapropiados, o no autorizados se incluyan en la lnea de base de costos. Informar a los partidos interesados de los cambios autorizados. El control de costos incluye buscar los porqus de tanto las varianzas positivas como negativas. Deber estar integrado de manera completa con los otros procesos de control (control de cambio de
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto alcance, control de la programacin, control de calidad, y otros tal como se discute en la Seccin 4.3). Por ejemplo, respuestas inapropiadas a varianzas de costos pueden causar problemas de calidad o de programacin o pueden producir un nivel inaceptable de riesgo mas tarde en el proyecto.
Entradas
.1 Lnea de base de costo .2 Reportes de desempeo .3 Requisiciones de cambio .4 Plan de manejo de costos

.1 Sistema de control de cambios de costos .2 Medicin de desempeo .3 Planeacin adicional .4 Herramientas computarizadas
Salidas
.1 Estimados de costos revisados .2 Actualizaciones al presupuesto .3 Accin correctiva .4 Estimados al terminar .5 Lecciones aprendidas
Entradas al Control de Costos .1 Lnea de base de costo. La lnea de base de costos se describe en la Seccin 7.3.3.1. .2 Reportes de desempeo. Los reportes de desempeo (se discuten en la Seccin 10.3.3.1) proveen informacin sobre el desempeo de costos tales como que presupuestos se han cumplido y cuales no. Los reportes de desempeo pueden alertar tambin al equipo de proyecto sobre tpicos que pueden causar problemas en el futuro. .3 Requisiciones de cambio. Las requisiciones de cambio pueden ocurrir de muchas formas oral o escritas, directas o indirectas, iniciadas de manera externa o interna, por mandato legal u opcional. Los cambios pueden requerir aumentar el presupuesto o pueden permitir disminuirlo. .4 Plan de manejo de costos. El plan de manejo de costos se describe en la seccin 7.2.3.3. Herramientas y Tcnicas para el Control de Costos. .1 Sistema de control de cambios de costos. Un sistema de control de cambio de costos define los procedimientos por los cuales la lnea de base de costos puede ser cambiada. Este sistema incluye las formas escritas, el sistema de seguimiento, y niveles de aprobacin necesarios para autorizar los cambios. El sistema de control de cambio de costos deber estar integrado con el sistema general de control de cambios que se discute en la Seccin 4.3. .2 Medicin de desempeo. Las tcnicas de medicin de desempeo, que se describen en la Seccin 10.3.2, ayudan a medir la magnitud de cualquier variacin que ocurra. El anlisis de valor obtenido, que se describe en la Seccin 10.3.2.4, es muy til para el control de costos. Una parte importante del control de costos es determinar que esta causando la varianza y decidir si la varianza requiere accin correctiva. .3 Planeacin adicional. Muy pocos proyectos se ejecutan de acuerdo al plan. Los cambios prospectivos puede requerir estimativos de costos nuevos o revisados o anlisis de aproximaciones alternas. .4 Herramientas computarizadas. Las herramientas computarizadas tales como software de administracin de proyectos y las hojas de calculo se usan muchas veces para hacer seguimiento de los costos planeados vs. los costos reales, y para pronosticar los efectos de los cambios en los costos. Salidas del Control de Costos .1 Estimados de costos revisados. Los estimados de costos revisados son modificaciones a la informacin de costos que se usa para administrar el proyecto. Los partidos interesados apropiados deben ser notificados en la medida que sea necesario. Los estimativos de costos revisados pueden o no requerir ajustes a otros aspectos del plan general del proyecto. .2 Actualizaciones al presupuesto. Las actualizaciones al presupuesto son una categora especial de estimados revisados de costos. Las actualizaciones de presupuesto son cambios a una lnea de base de costos aprobada. Estos nmeros son revisados generalmente solo en respuesta a cambios en el alcance. En algunos casos, las variaciones de costos sern tan severas que hay que
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto modificar de manera total la lnea de base de costos, para poder proveer una medida realista de desempeo. .3 Accin correctiva. La accin correctiva es cualquier cosa que se haga para hacer que el desempeo futuro del proyecto este acorde con el plan del proyecto. .4 Estimados al terminar. Un estimado al terminar (EAC, estimate to complete) es un pronostico de los costos totales de proyecto basados en el desempeo actual del proyecto. Las tcnicas ms comunes de pronostico son variaciones de las siguientes: EAC= Reales a la fecha ms el presupuesto restante modificado por un factor de desempeo, que muchas veces es el ndice de desempeo de costos que se describe en la Seccin 10.3.2.4. Esta aproximacin se usa a menudo cuando las varianzas corrientes son vistas como tpicas de varianzas futuras. EAC= Reales a la fecha mas un nuevo estimado para todo el trabajo faltante. Esta aproximacin es la ms usada cuando el desempeo pasado muestra que las premisas originales de estimacin estn fundamentalmente falseadas, o que ya no son relevantes debido a un cambio de condiciones. EAC= Reales a la fecha ms el presupuesto restante. Esta aproximacin es mas usada cuando las varianzas actuales son vistas como atpicas y las expectativas del equipo de proyecto son que varianzas similares no ocurrirn en el futuro. Cada una de las aproximaciones descrita puede ser la aproximacin correcta para cualquier tem de trabajo dado. .5 Lecciones aprendidas. Las causas de las varianzas, el razonamiento detrs de las acciones correctivas escogidas, y otros tipos de lecciones aprendidas del control de costos debern ser documentadas para as volverse parte de la base de datos histrica para este proyecto y para otros proyectos de la organizacin ejecutora.
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto Administracin de la Calidad del Proyecto La Administracin de la Calidad del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que la calidad del proyecto va a satisfacer las necesidades para el cual fue acometido. Este incluye todas las actividades de las funciones administrativas generales que determinan la poltica de calidad, objetivos, responsabilidades y las implementas por medios tales como planeacin de la calidad, control de la calidad, aseguranza de la calidad, y mejoramiento de la calidad, dentro del sistema de calidad [1]. La Figura 8-1 provee una vista general de los siguientes procesos principales de administracin de la calidad del proyecto: 8.1 Planeacin de la Calidad es identificar que standards de calidad son relevantes al proyecto y determinar como satisfacerlos. 8.2 Aseguranza de la Calidad es evaluar el desempeo general del proyecto de manera regular para as proveer la confianza de que el proyecto va a satisfacer los standards de calidad relevantes. 8.3 Control de Calidad es monitorear resultados especficos del proyecto para determinar si cumplen con los standards de calidad relevantes e identificar maneras de eliminar causas de desempeo no satisfactorio. Estos procesos interactuan entre ellos y con otros procesos de otras reas de conocimiento tambin. Cada proceso puede involucrar el esfuerzo de uno o ms individuos o grupos de individuos basado en las necesidades del proyecto. Cada proceso generalmente ocurre al menos una vez en cada fase del proyecto. Aunque los procesos estn aqu presentados como elementos discretos con interfaces bien definidas, en la practica estos se pueden traslapar e interactuar de maneras no detalladas aqu. Las interacciones de procesos se discuten en detalle en el Capitulo 3, Los Procesos de la Administracin de Proyectos. La aproximacin bsica a la administracin de la calidad descrita en esta seccin tiene intencin de ser compatible con esa especificada por la Organizacin Internacional para la Estandarizacin (ISO) tal como se detalla en serie ISO 9000 y 10000 de standards y lineamientos. Esta aproximacin generalizada deber ser compatible tambin con (a) aproximaciones propias a la administracin de la calidad tales como las recomendadas por Deming, Juran, Crosby, y otros, y (b) con aproximaciones no propias tales como Administracin Total de la Calidad (TQM), Mejoramiento Continuado, y otras. La administracin de la calidad del proyecto deber dirigirse tanto a la administracin del proyecto como al producto del proyecto. Una falla al cumplir los requerimientos en cualquiera de estas dimensiones puede tener serias consecuencias negativas para uno o todos de los partidos interesados en el proyecto. Por ejemplo: Tratar de cumplir los requerimientos del cliente al trabajar horas extra el equipo del proyecto, puede producir consecuencias negativas en la forma de una taza incrementada de rotacin de empleados. Tratar de cumplir con los objetivos de programacin del proyecto al apresurar las inspecciones planeadas de calidad puede producir consecuencias negativas cuando los errores pasan de manera inapercibida.
Figura 8-1. Vista General de la Administracin de la Calidad del Proyecto
Administracin de la Calidad del Proyecto

8.1 Planeacin de la Calidad
.1 Entradas .1 Poltica de calidad .2 Declaracin del alcance .3 Descripcin del producto .4 Estndares y regulaciones .5 Salidas de otros procesos .2 Herramientas y Tcnicas .1 Anlisis costo/beneficio .2 Benchmarking .3 Flujogramas .4 Diseo de experimentos .3 Salidas .1 Plan de administracin de la calidad .2 Definiciones operacionales .3 Lista de chequeo .4 Entradas a otros procesos
8.2 Aseguranza de la Calidad

.1 Entradas .1 Plan de administracin de la calidad .2 Resaltados de las mediciones del control de calidad .3 Definiciones operacionales .2 Herramientas y Tcnicas .1 Herramientas y tcnicas de planeacin de la calidad .2 Auditorias de calidad .3 Salidas .1 Mejoramiento de la calidad
8.3 Control de Calidad

.1 Entradas .1 Resultados de trabajo .2 Plan de administracin de la calidad .3 Definiciones operacionales .4 Listas de chequeo .2 Herramientas y Tcnicas .1 Inspeccin .2 Tablas de control .3 Diagramas de Pareto .4 Muestreo estadstico .5 Flujogramas .6 Anlisis de tendencias .3 Salidas .1 Mejoramiento de la calidad .2 Decisiones de aceptacin .3 Trabajo adicional .4 Listas de chequeo terminadas .5 Procesos de ajuste
La calidad es la totalidad de las caractersticas de una entidad que tienen inherencia en su capacidad de satisfacer necesidades explcitas o implcitas [2]. Un aspecto crtico de la administracin de la calidad en el contexto del proyecto es la necesidad de convertir necesidades implcitas en explcitas, a travs de la administracin del alcance del proyecto, que se describe en el Capitulo 5. El equipo administrativo del proyecto deber tener sumo cuidado de no confundir calidad con grado. Grado es una categora o rango dado a entidades que tienen el mismo uso funcional, pero que tienen diferentes requerimientos de calidad [3]. Una baja calidad es siempre u problema; un bajo grado tal vez no lo sea. Por ejemplo, un producto de software puede ser de alta calidad (que no contenga errores obvios, que posea un manual legible) y de bajo grado (que contenga un nmero limitado de opciones), o de baja calidad (numerosos errores, un manual mal organizado) y de alto grado (numerosas opciones). Determinar y entregar los niveles requeridos de tanto calidad como grado son las responsabilidades de tanto el administrador del proyecto como del equipo administrativo del proyecto. El equipo administrativo del proyecto deber estar al tanto tambin de que la administracin moderna de la calidad complementa la administracin moderna de proyectos. Por ejemplo, las dos disciplinas reconocen la importancia de: La satisfaccin del cliente entender, administrar, e influenciar las necesidades de tal manera que las expectativas del cliente son cumplidas o excedidas. Esto requiere una combinacin de cumplimiento a las especificaciones (el proyecto tiene que producir lo que se dijo que producira) y de aplicabilidad de uso (el producto o servicio producido tiene que satisfacer necesidades reales). Prevencin sobre inspeccin el costo de evitar errores es siempre mucho menor que el costo de corregirlos. Responsabilidad administrativa el xito requiere de la participacin de todos los miembros del equipo, pero permanece como la responsabilidad de la administracin de proveerlos de los recursos necesarios para ser exitosos. Procesos dentro de fases el ciclo repetitivo de planear-hacer-revisar-actuar descrito por Deming y otros es muy similar a la combinacin de fases y procedimientos discutidas en el Capitulo 3, Procesos de Administracin de Proyectos. Adicionalmente, las iniciativas de mejoramiento de la calidad que emprenda la organizacin ejecutora (e.g., TQM, Mejoramiento Continuo, y otras) pueden mejorar la calidad de la administracin del proyecto como tambin la calidad del producto del proyecto.
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto Sin embargo, hay una diferencia importante que el equipo administrativo del proyecto debe tener muy presente la naturaleza temporal del proyecto significa que las inversiones en el mejoramiento de la calidad del producto, en especial aquellas que tienen que ver con la prevencin de defectos y su evaluacin, muchas veces tendrn que ser asumidas por la organizacin ejecutora, ya que el proyecto no puede durar lo suficiente para cosechar los beneficios. Planeacin de la Calidad La planeacin de la calidad involucra identificar que standards de calidad son relevantes al proyecto y determinar como satisfacerlos. Es uno de los procesos facilitadores claves durante la planeacin del proyecto. (vase la Seccin 3.3.2, Procesos de Planeacin) y deber ser ejecutada de manera regular y en forma paralela con otros procesos de planeacin del proyecto. Por ejemplo, el grado de calidad deseado por la administracin puede requerir ajustes de costos o de programacin, o la calidad deseada de producto puede requerir de un anlisis detallado de riesgo de un problema ya identificado. Previamente al desarrollo de la Serie ISO 9000, las actividades aqu descritas como planeacin de la calidad eran ampliamente discutidas como parte de la aseguranza de la calidad. Las tcnicas aqu discutidas de planeacin de la calidad, son las que se usan mas frecuentemente en proyectos. Existen muchas otras que pueden ser de uso en ciertos proyectos o en algunas reas de aplicacin. El equipo administrativo de proyecto debe estar al tanto de uno de los dogmas de la administracin moderna de la calidadla calidad se incorpora planeando, la calidad no se incorpora inspeccionando.
Entradas
.1 Poltica de calidad .2 Declaracin del alcance .3 Descripcin del producto .4 Estndares y regulaciones .5 Salidas de otros procesos

.1 Anlisis beneficio/costo .2 Benchmarking .3 Flujogramas .4 Diseo de experimentos
Salidas
.1 Plan de administracin de la calidad .2 Definiciones operacionales .3 Lista de chequeo .4 Entradas a otros procesos
8.1.1 Entradas a la Planeacin de la Calidad .1 Poltica de calidad. La poltica de calidad es las intenciones generales y direccin de una organizacin con respecto a la calidad, como expresado formalmente por la alta administracin de esta[4]. La poltica de calidad de la organizacin ejecutora puede ser adoptada como esta para su uso por el proyecto. Sin embargo, si la organizacin ejecutora carece de una poltica de calidad formal, o si el proyecto involucra a mltiples organizaciones ejecutoras (como en una unin temporal) el equipo administrativo de proyecto tendr necesidad de desarrollar una poltica de calidad para el proyecto.
Figura 8-2. Diagrama de Causa y Efecto Tiempo Mquina Mtodo Material Defecto Principal Energa Medidas Personal Ambiente
Causa
Efecto
Sin importar el origen de la poltica de calidad, el equipo administrativo del proyecto es responsable de asegurar que los partidos interesados estn plenamente concientes de ella (e.g., a travs de una distribucin de informacin apropiada, tal como se describe en la Seccin 10.2). .2 Declaracin del alcance. La declaracin del alcance (descrito en la Seccin 5.2.3.1) en una entrada clave a la planeacin de la calidad ya que documenta las entregas principales del proyecto como tambin los objetivos del proyecto que sirve para definir los requerimientos ms importantes de los partidos interesados. .3 Descripcin del producto. Algunos elementos de la descripcin del producto (descrito en la Seccin 5.1.1.1) pueden ser introducidos en la declaracin del alcance, la descripcin del producto muchas veces contendr detalles de asuntos tcnicos y otros temas que pueden afectar la planeacin de la calidad. .4 Standards y regulaciones. El equipo administrativo del proyecto debe considerar cualquier standard o regulacin especifica en reas de aplicacin que puedan afectar al proyecto. La Seccin 2.5.1 discute standards y regulaciones. .5 Salidas de otros procesos. Adicionalmente a las declaraciones de alcance y a la descripcin de producto, los procesos de las otras reas de conocimiento pueden producir salidas que deben ser consideradas como parte de la planeacin de la calidad. Por ejemplo, la planeacin de compras (descrita en la Seccin 12.1) puede identificar los requerimientos de calidad del contratista que se debern reflejar en el plan general de administracin de la calidad. 8.1.2 Herramientas y Tcnicas para la Planeacin de la Calidad .1 Anlisis beneficio/costo. El proceso de planeacin de la calidad debe considerar los beneficios que se ganan o se pierden con el anlisis de beneficio/costo, tal como se describe en la Seccin 5.2.2.2. El principal beneficio de cumplir con los requerimientos de calidad es una menor cantidad de trabajo para corregir errores, lo cual implica alta productividad, costos ms bajos, y mayor satisfaccin de los partidos interesados. El costo principal de cumplir con los requerimientos de calidad, es el gasto asociado con las actividades de administracin de calidad del proyecto. Es una calidad axiomtica de la disciplina de la administracin de la calidad que los beneficios sopesan ms que los costos. .2 Benchmarking. El benchmarking involucra comparar las practicas actuales o planeadas con esas de otros proyectos para poder generar ideas para el mejoramiento y para proveer un standard con el cual medir el desempeo. Los otros proyectos pueden ser del interior de la organizacin ejecutora o pueden ser externos, y pueden ser de la misma rea de aplicacin o de otra. .3 Flujogramas. Un flujograma es cualquier diagrama que muestra como los diferentes elementos de un sistema se relacionan. Las tcnicas para la construccin de flujogramas que son comnmente usadas en la administracin de la calidad incluyen:
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Figura 8-3. Ejemplo de un Flujograma de Proceso
Diseo
Revisin
OK?
SI Proceda
NO Revisado
Diagramas cuasa-y-efecto, que se llaman tambin diagramas Ishikawa o diagramas espina de pescado, que ilustran como las causas y subcausas varias se relacionan para crear problemas o efectos potenciales. La Figura 8-2 es un ejemplo genrico de un diagrama causa-y-efecto. Flujogramas de sistemas o procesos, muestran como los elementos varios de un sistema se interelacionan. La Figura 8-3 es un ejemplo de un flujograma para la revisin de diseos. Los flujogramas pueden ayudar al equipo de proyecto a anticipar donde y que problemas de calidad pueden ocurrir y por lo tanto puede ayudar a desarrollar aproximaciones que traten con ellos. .4 Diseo de experimentos. El diseo de experimentos es una tcnica analtica que ayuda a identificar que variables tienen la mayor incidencia en los resultados generales. La tcnica se aplica de manera ms frecuente a los resultados de los temas de discusin del proyecto (e.g., los ingenieros automotrices pueden desear conocer que combinacin de suspensin y llantas producen las caractersticas ms deseables de conduccin a un precio razonable). Sin embargo, tambin se puede aplicar a temas de la administracin de proyectos tales como las perdidas y ganancias que se obtienen entre las distintas combinaciones posibles de programacin y costos. Por ejemplo, los ingenieros senior costaran ms que los ingenieros junior, pero tambin se puede esperar que terminen su trabajo asignado en menos tiempo. Un experimento apropiadamente diseado (en este caso, el computo de costos y tiempos de proyecto para las distintas combinaciones de ingenieros senior y junior) muchas veces permitir la determinacin de una solucin ptima desde un nmero limitado de casos. 8.1.3 Salidas de la Planeacin de la Calidad .1 Plan de administracin de la calidad. El plan de administracin de la calidad deber describir como el equipo administrativo del proyecto implementara su poltica de calidad. En la terminologa de ISO 9000, este deber describir el sistema de calidad del proyecto: la estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos, procesos, y recursos que se necesitan para implementar la administracin de la calidad [5]. El plan de administracin de la calidad provee entradas al plan general del proyecto (que se describe en la Seccin 4.1, Desarrollo del Plan del Proyecto) y deber atender el control de calidad, aseguranza de la calidad, y mejoramiento de la calidad para el proyecto. El plan de administracin de la calidad puede ser formal o informal, altamente detallado, o de base amplia, dependiendo de las necesidades del proyecto. .2 Definiciones operacionales. Una definicin operacional describe, en trminos muy especficos, que es algo, y como se mide por el proceso de control de calidad. Por ejemplo, no es suficiente
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto decir que cumplir con las fechas planeadas es una medida de la administracin de la calidad; el equipo administrativo del proyecto deber indicar tambin si cada actividad tiene que comenzar a tiempo, o solo terminar a tiempo; especificar si las actividades individuales sern medidas o solo sern medidas ciertas entregas, y si es as, cuales sern estas. Las definiciones operacionales tambin son llamadas mtricas en algunas reas de aplicacin. .3 Lista de chequeo. Una lista de chequeo es una herramienta estructurada, usualmente especfica a una industria o actividad, usada para verificar que un juego de pasos requeridos han sido ejecutados. Las lista de chequeo pueden ser simples o complejas. Usualmente son frases imperativas (Haga esto!) o, frases interrogantes (Ha hecho esto?). Muchas organizaciones tienen listas de chequeo estandarizadas para asegurar la consistencia de actividades ejecutadas de manera frecuente. En algunas reas de aplicacin, las listas de chequeo estn disponibles por medio de organizaciones profesionales o por proveedores de servicios comerciales. .4 Entradas a otros procesos. El proceso de planeacin de la calidad puede identificar la necesidad de actividad adicional en otras reas. 8.2 Aseguranza de la Calidad La aseguranza de la calidad son todas las actividades planeadas y sistemticas implementadas dentro del sistema de calidad para proveer la confianza de que el proyecto va a satisfacer los standards de calidad relevantes [6]. Esta se deber ejecutar a travs de todo el proyecto. Anterior al desarrollo de la Serie ISO 9000, las actividades descritas bajo planeacin de la calidad se incluan de manera amplia como parte de la aseguranza de la calidad. La aseguranza de la calidad se provee muchas veces por medio de un Departamento de Aseguranza de la Calidad u organizacin de ttulo similar, pero esto no es indispensable. La aseguranza puede ser proveda al equipo administrativo del proyecto y a la administracin de la organizacin ejecutora (aseguranza interna de calidad) o puede ser proveda al cliente y a otros que no estn activamente involucrados en el trabajo del proyecto (aseguranza externa de calidad).
Entradas
.1 Plan de administracin de la calidad .2 Resaltados de las mediciones del control de calidad .3 Definiciones operacionales

.1 Herramientas y tcnicas de planeacin de la calidad .2 Auditorias de calidad
Salidas
.1 Mejoramiento de la calidad
8.2.1 Entradas a la Aseguranza de la Calidad .1 Plan de administracin de la calidad. El plan de administracin de la calidad se describe en la Seccin 8.1.3.1. .2 Resultados de las mediciones del control de calidad. Las mediciones del control de calidad son datos de ensayos de control y mediciones en un formato para su comparacin y anlisis. .3 Definiciones operacionales. Las definiciones operacionales se describen en la Seccin 8.1.3.2. 8.2.2 Herramientas y Tcnicas para la Aseguranza de la Calidad .1 Herramientas y tcnicas de planeacin de la calidad. Las herramientas y tcnicas descritas en la Seccin 8.1.2 pueden ser tambin usadas para aseguranza de la calidad. .2 Auditorias de calidad. Una auditoria de calidad es una revisin estructurada de otras actividades de la administracin de la calidad. El objetivo de una auditoria de calidad es identificar las lecciones aprendidas que puedan mejorar el desempeo de este y otros proyectos dentro de la
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto organizacin ejecutora. Las auditorias de calidad pueden ser programadas o aleatorias, y pueden ser ejecutadas por auditores internos entrenados adecuadamente, o por terceros tales como agencias registradoras de sistemas de calidad. 8.2.3 Salidas de la Aseguranza de la Calidad .1 Mejoramiento de la calidad. El mejoramiento de la calidad incluye el tomar accin para incrementar la efectividad y eficiencia del proyecto para proveer beneficios adicionales a los partidos interesados del proyecto. En la mayora de los casos, implementar las mejoras a la calidad requerir la preparacin de requisiciones de cambio o la toma de acciones correctivas y ser manejado de acuerdo a los procedimientos para el control de cambios general, tal como se describe en la Seccin 4.3. 8.3 Control de Calidad El control de calidad involucra monitorear resultados especficos del proyecto para determinar si estos cumplen con los standards relevantes de calidad e identificar maneras de eliminar las causas de los resultados insatisfactorios. Se deber ejecutar a travs de todo el proyecto. Los resultados de proyecto incluyen tanto resultados del producto tales como entregas como resultados administrativos tales como desempeos de costos y programacin. El control de calidad es desempeado muchas veces por un Departamento de Control de Calidad u organizacin de ttulo similar, pero esto no es indispensable. El equipo administrativo del proyecto deber tener un conocimiento prctico de control de calidad estadstico, en especial de muestreo y probabilidades, para ayudarlos a evaluar las salidas del control de calidad. Entre otras materias, debern conocer la diferencia entre: Prevencin (mantener errores fuera de los procesos) e inspeccin (mantener errores fuera de las manos de los clientes). Muestreo de atributos (los resultados cumplen o no cumplen) y muestreo de variables (el resultado se califica sobre una escala continua que mide el grado de cumplimiento). Causas especiales (eventos inusuales) y causas aleatorias (procesos normales de variacin). Tolerancias (el resultado es aceptable s cae dentro del rango especificado por la tolerancia) y lmites de control (el proceso esta bajo control s el resultado cae dentro de los lmites de control).
Entradas
.1 Resultados de trabajo .2 Plan de administracin de la calidad .3 Definiciones operacionales .4 Listas de chequeo

.1 Inspeccin .2 Tablas de control .3 Diagramas de Pareto .4 Muestreo estadstico .5 Flujogramas .6 Anlisis de tendencias
Salidas
.1 Mejoramiento de la calidad .2 Decisiones de aceptacin .3 Trabajo adicional .4 Listas de chequeo terminadas .5 Procesos de ajuste
8.3.1 Entradas al Control de Calidad .1 Resultados de trabajo. Los resultados de trabajo (descritos en la Seccin 4.2.3.1) incluyen tanto resultados de procesos como resultados de producto. Informacin acerca de resultados planeados o esperados (del plan de proyecto) deben estar disponibles junto con informacin acerca de los resultados reales. .2 Plan de administracin de la calidad. El plan de administracin de la calidad esta descrito en la Seccin 8.1.3.1. .3 Definiciones operacionales. Las definiciones operacionales estn descritas en la Seccin 8.1.3.2.
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto .4 Listas de chequeo. Las listas de chequeo estn descritas en la Seccin 8.1.3.3. 8.3.2 Herramientas y Tcnicas para el Control de Calidad .1 Inspeccin. La inspeccin incluye actividades tales como medicin, examinacin, y ensayos ejercidos para determinar si los resultados cumplen con los requerimientos. Las inspecciones pueden ser conducidas a cualquier nivel (e.g., los resultados de una actividad individual pueden ser inspeccionados o el producto final de un proyecto puede ser inspeccionado). Las inspecciones pueden ser llamadas repasos, repasos de producto, auditorias, e inspecciones visuales; en algunas reas de aplicacin, estos trminos tienen significados precisos y especficos. .2 Tablas de control. Las tablas de control son formas grficas de los resultados, sobre el tiempo, de un proceso. Son usadas para determinar si los procesos estn bajo control (e.g., son las diferencias en los resultados, creadas por variaciones aleatorias o hay ocurrencia de eventos inusuales cuyas causas deben ser identificadas y corregidas?). Cuando un proceso esta bajo control, el proceso no debe ser ajustado. El proceso puede ser cambiado para poder proveer mejoras pero no debe ser ajustado mientras este bajo control. Las tablas de control pueden ser usadas para monitorear cualquier salida de variables del proyecto. Aunque son ms usadas frecuentemente para el seguimiento de actividades repetitivas tales como lotes de manufactura, las tablas de control tambin pueden ser usadas para monitorear varianzas de programacin y costos, el volumen y frecuencia de cambios al alcance, errores en los documentos del proyecto, y otros resultados administrativos para ayudar a determinar si los procesos administrativos de proyecto estn bajo control. La Figura 8-4 es una tabla de control del desempeo de la programacin de un proyecto. .3 Diagramas de Pareto. Un diagrama de Pareto es un histograma, ordenado por frecuencia de ocurrencia, que muestra cuantos resultados fueron generados por tipo o categora de causa identificada (vase la Figura 8-5). El ordenamiento por rango es usado para guiar la accin correctiva - el equipo administrativo de proyecto debe tomar accin para arreglar problemas que estn causando el mayor numero de
Figura 8-4. Diagrama de Control del Desempeo de una Programacin de Proyecto

Limite Superior de Control
= X
Limite Inferior de Control
defectos primero. Los diagramas de Pareto estn conceptualmente ligados a la Ley de Pareto, que sostiene que un nmero relativamente pequeo de causas van a causar tpicamente la gran mayora de los problemas o defectos. .4 Muestreo estadstico. El muestreo estadstico involucra el escoger parte de una poblacin de inters para inspeccin (e.g., seleccionar diez muestreos de ingenieros de una lista de 75). El muestreo apropiado puede muchas veces reducir el costo del control de calidad. Existe un cuerpo substancial de conocimiento sobre el muestreo estadstico; en algunas reas de aplicacin, es
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto necesario que el equipo administrativo del proyecto este familiarizado con una variedad de tcnicas de muestreo. .5 Flujogramas. Los flujogramas estn descritos en la Seccin 8.1.2.3. Los flujogramas son utilizados en el control de calidad para ayudar analizar como ocurren los problemas. .6 Anlisis de tendencias. El anlisis de tendencia involucra usar tcnicas matemticas para pronosticar resultados futuros basado en resultados histricos. El anlisis de tendencia se usa muchas veces para monitorear: Desempeo tcnico- cuantos errores o defectos han sido detectados, y cuantos permanecen sin corregir. Desempeo de costos y programacin- cuantas actividades por periodo fueron terminadas con varianzas significativas. 8.3.3 Salidas del Control de Calidad .1 Mejoramiento de la calidad. El mejoramiento de la calidad se describe en la Seccin 8.2.3.1 .2 Decisiones de aceptacin. Los tems inspeccionados sern aceptados o rechazados. Los tems rechazados pueden requerir trabajo repetido (descrito en la Seccin 8.3.3.3) .3 Trabajo repetido. El trabajo repetido es accin que se toma para llevar un tem defectuoso o que no-conforma a cumplir con los requerimientos o especificaciones. El trabajo repetido, en especial el trabajo no anticipado, es una causa frecuente de sobrecostos en la mayora de las reas de aplicacin. El equipo administrativo del proyecto debe hacer todo esfuerzo razonable para minimizar el trabajo repetido. .4 Listas de chequeo terminadas. Vase la Seccin 8.1.3.3. Cuando las listas de chequeo son usadas, las listas terminadas deben convertir en parte de los archivos del proyecto.
Figura 8-5. Diagrama de Pareto 40 100
30
Nmero de Casos Defectuosos
75
Porcentaje de Casos Defectuosos
Porcentaje Acumulado
20
50
10
Frecuencia por Causa
25
Desbalance
Rotacin impropia
Sello del Eje
Carcaza Desbalancead
0
Otro
.5 Procesos de ajuste. Los procesos de ajuste involucran correctivos inmediatos o accin preventiva como resultado de mediciones de calidad. En algunos casos, los ajustes de proceso pueden necesitar ser manejados de acuerdo a procedimientos generados para el control de cambio general, descrito en la Seccin 4.3. NOTAS
Presi
Ruid
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto Administracin del Recurso Humano del Proyecto La administracin del recurso humano del proyecto incluye los procesos requeridos para hacer el uso ms efectivo de las personas involucradas con el proyecto. Este incluye a todos los partidos interesados del proyecto patrocinadores, clientes, contribuidores individuales, y a otros como se describe en la Seccin 2.2. La Figura 9-1 una vista general de los siguientes procesos principales: 8.4 Planeacin Organizacional- es identificar, documentar, y asignar roles de proyecto, responsabilidades, y relaciones de reporte. 8.5 Adquisicin de Staff es conseguir los recursos humanos necesarios para asignarlos y ponerlos a trabajar en el proyecto. 8.6 Desarrollo de Equipo es desarrollar las habilidades individuales y de equipo para mejorar el desempeo del proyecto. Estos procesos interactuan entre ellos y con otros procesos en otras reas de conocimiento. Cada proceso puede involucrar esfuerzo de uno ms individuos o grupos de individuos basado en las necesidades del proyecto. Aunque los procesos se presentan aqu como elementos discretos con interfaces bien definidas, en la prctica estos se pueden traslapar de maneras que no se detallan aqu. Las interacciones de los procesos se discuten en detalle en el Capitulo 3, Procesos de Administracin del Proyecto. Existe un cuerpo substancial de literatura que trata sobre como manejar a personas en un contexto operacional continuo. Alguno tpicos pueden incluir entre otros: Liderar, comunicar, negociar, y otros que se discuten en la Seccin 2.4, Habilidades Claves de la Administracin General. Delegar, motivar, entrenar, ser mentor, y otros temas relacionados con el manejo de individuos. Construccin de equipos, manejo de conflictos, y otros temas relacionados con el manejo de grupos. Medicin de desempeo, reclutamiento, retencin, relaciones laborales, regulaciones de salud e higiene laboral, y otros temas relacionados con la administracin de la funcin del recurso humano. La mayora de este material es aplicable directamente al liderazgo y manejo de personas en los proyectos, y el administrador de proyecto y su equipo administrativo debern estar familiarizado con l. Sin embargo, ellos deben ser sensibles a como se aplica este conocimiento en el proyecto. Por ejemplo: La naturaleza temporal de los proyectos significa que las relaciones personales y organizativas sern tanto temporales como nuevas. El equipo administrativo debe tener cuidado de seleccionar tcnicas que sean apropiadas para tales relaciones de carcter temporal. La naturaleza y el nmero de partidos interesados muchas veces variarn a medida que el proyecto se mueve de una fase a otra en su ciclo de vida. Como resultado, tcnicas que son eficientes en una fase pueden no serlo en otra. El equipo administrativo debe tener cuidado de usar tcnicas que sean apropiadas para las necesidades corrientes del proyecto.
Figura 9-1. Vista General de la Administracin del Recurso Humano del Proyecto
Administracin del Recurso Humano del Proyecto

9.1 Planeacin Organizacional
.1 Entradas .1 Interfaces del proyecto .2 Requerimientos de staffing .3 Restricciones .2 Herramientas y Tcnicas .1 Patrones .2 Prcticas de recursos humanos .3 Teora organizacional .4 Anlisis de los partidos interesados .3 Salidas .1 Asignacin de roles y responsabilidades .2 Plan de administracin del staff .3 Tabla organizacional .4 Detalle de soporte
9.2 Adquisicin del Staff

.1 Entradas .1 Plan de administracin del staff .2 Descripcin del pool del staff .3 Practicas de reclutamiento .2 Herramientas y Tcnicas .1 Negociacin .2 Pre-asignacin .3 Procuramiento .3 Salidas .1 Asignacin del staff de el proyecto .2 Directorio del equipo de proyecto
9.3 Desarrollo del Equipo

.1 Entradas .1 Staff del proyecto .2 Plan del Proyecto .3 Plan de administracin del staff .4 Reportes de desempeo .5 Retroalimentacin externa .2 Herramientas y Tcnicas .1 Actividades constructoras de equipo .2 Habilidades administrativas generales .3 Sistemas de reconocimiento y recompensa .4 Colocacin .5 Entrenamiento .3 Salidas .1 Mejoramiento del desempeo .2 Entradas para evaluaciones de desempeo
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto Las actividades administrativas del recurso humano suelen pocas veces ser una responsabilidad directa del equipo administrativo del proyecto. Sin embargo, el equipo administrativo debe estar lo suficientemente consciente de los requerimientos administrativos para asegurar cumplimiento. Planeacin Organizacional La planeacin organizacional involucra identificar, documentar, y asignar roles de proyecto, resposabilidades, y relaciones de reporte. Los roles, responsabilidades, y relaciones de reporte pueden ser asignadas a individuos o grupos. Los individuos o grupos pueden ser parte de la organizacin ejecutora del proyecto o pueden ser externas a este. Los grupos internos estn muchas veces asociados a departamentos funcionales especficos tales como ingeniera, mercadeo, o contabilidad. En la mayora de proyectos la planeacin organizacional es hecha como parte de las fases ms tempranas del proyecto. Sin embargo, los resultados de este proceso deben ser revisados de manera regular durante el proyecto para asegurar su aplicabilidad continuada. Si la organizacin inicial ya no es efectiva, esta deber ser revisada de manera oportuna. La planeacin organizativa esta muchas veces ligada de manera estrecha con la planeacin de las comunicaciones (descrito en la Seccin 10.1) ya que la estructura organizativa del proyecto va a tener un efecto importante sobre los requerimientos de comunicacin del proyecto.
Entradas
.1 Interfaces del proyecto .2 Requerimientos de staffing .3 Restricciones

.1 Patrones .2 Practicas de recursos humanos .3 Teora organizacional .4 Anlisis de los partidos interesados
Salidas
.1 Asignacin de roles y responsabilidades .2 Plan de administracin del staff .3 Tabla organizacional .4 Detalle de soporte
9.1.1 Entradas a la Planeacin Organizativa .1 Interfaces del proyecto. Las interfaces del proyecto generalmente caen en una de tres categoras: Interfaces organizacionales las relaciones de reporte formales e informales entre las diferentes unidades organizacionales. Las interfaces organizacionales pueden ser altamente complejas o muy sencillas. Por ejemplo, el desarrollo de un sistema de telecomunicaciones complejo puede requerir coordinar a numerosos subcontratistas durante varios aos, mientras que el arreglo de un error de programacin en un sistema instalado en un solo sitio puede requerir poco ms que notificar al usuario y al staff de operacin al terminar. Interfaces tcnicas las relaciones de reporte formales e informales entre diferentes disciplinas tcnicas. Las interfaces tcnicas ocurren tanto dentro de fases de proyecto (e.g., el diseo de las fundaciones realizado por el ingeniero civil debe ser compatible con el de la superestructura desarrollado por el ingeniero estructural) como entre fases de proyecto (e.g., cuando el equipo de diseo de un automvil pasa los resultados de su trabajo al equipo de manufactura que deber crear las capacidades de manufactura para el vehculo). Interfaces personales las relaciones de reporte formales e informales entre los diferentes individuos trabajando en el proyecto. Estas interfaces muchas veces ocurren de manera simultanea, as como cuando el arquitecto empleado por la firma de diseo explica consideraciones claves de diseo a un equipo administrativo de construccin no relacionado (con el proyecto) del contratista. .2 Requerimientos de staffing. Los requerimientos de staffing definen que clases de habilidades son requeridas de que individuos o grupos y en que marcos de tiempo. Los requerimientos de staffing
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto son un subjuego de los requerimientos generales de recursos identificados durante la planeacin de recursos (descrito en la Seccin 7.1). .3 Restricciones. Las restricciones son factores que limitan las opciones del equipo de proyecto. Las opciones organizacionales de un proyecto pueden estar restringidas de muchas maneras. Algunos factores comunes que pueden restringir la organizacin del equipo de proyecto incluyen, pero no estn limitadas a, las siguientes: La estructura organizacional de la organizacin ejecutora una organizacin cuya estructura bsica es una matriz fuerte significa un papel relativamente ms fuerte para el administrador del proyecto, que aquel que tendra en una organizacin con estructura bsica de matriz dbil (vase la seccin 2.3.3 para una discusin mas detallada de las estructuras organizacionales). Los acuerdos colectivos laborales son acuerdos contractuales con sindicatos u otros grupos de empleados que pueden requerir ciertos roles o relaciones de reporte (en esencia, el empleado es un partido interesado).
Figura 9-2. Matriz de Asignacin de Responsabilidades PERSONA
A
FASE Requerimientos Funcional Diseo Desarrollo Ensayos
B
R
C
A A R
D
P P A A P
E
P
---
S S S
P I P I A P P P
S S
P = Participante A = Responsable R = Se requiere revisin I = Se requiere opinin S = Se requiere firma
Preferencias del equipo administrativo del proyecto si miembros del equipo administrativo del proyecto han tenido xito con ciertas estructuras en el pasado, estos probablemente propondrn estructuras similares en el futuro. Asignaciones esperadas de staff la organizacin del proyecto esta muchas veces influenciada por las habilidades y capacidades de individuos especficos. 9.1.2 Herramientas y Tcnicas para la Planeacin Organizacional .1 Patrones. Aunque cada proyecto es nico, la mayora de los proyectos se parecern a otro proyecto en algn grado. Usando las definiciones de roles y responsabilidades o las relaciones de reporte de un proyecto similar podrn ayudar a expeditar el proceso de planeacin organizacional. .2 Prcticas de recursos humanos. Muchas organizaciones tienen una variedad de polticas, delineamientos, y procedimientos que pueden ayudar al equipo administrativo del proyecto con los aspectos varios de la planeacin organizacional. Por ejemplo, una organizacin que mira a los administradores como directores tcnicos es probable que tenga documentacin sobre como el rol de dirigir se debe ejecutar. .3 Teora organizacional. Existe un cuerpo de literatura substancial que describe como las organizaciones pueden y deben ser estructuradas. Aunque solo un pequeo subjuego de este cuerpo de literatura esta dirigido especficamente a las organizaciones de proyecto, el equipo
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto administrativo del proyecto deber estar familiarizado en general con el tema de la teora organizacional para as poder responder mejor a los requerimientos del proyecto. .4 Anlisis de los partidos interesados. Las necesidades de los varios partidos interesados deben ser analizadas para asegurar que sus necesidades van a ser satisfechas. La Seccin 10.1.2.1 discute el anlisis de los partidos interesados en mas detalle. 9.1.3 Salidas de la Plantacin Organizacional. .1 Asignacin de roles y responsabilidades. Los roles de proyecto (quien hace que) y responsabilidades (quien decide que) deben ser asignadas a los partidos interesados apropiados. Los roles y responsabilidades pueden variar a travs del tiempo. La
Figura 9-3. Histograma Ilustrativo de Recursos

Horas Staff
30 0 275 25 0 22 5 20 0 17 5 15 125 0 100 75 50 25 0
Utilizacin de Recurso
Diseadores Senior
9 16 23 30 6 13 20 27 6 13 20 27 3 10 17 24 1 Ene Feb Mar Abr
8 15 22 May
Utilizacin de Recurso Horas de Staff
mayora de roles y responsabilidades sern asignados a partidos interesados que estn activamente involucrados en el trabajo del proyecto, tal como el administrador del proyecto, otros miembros del equipo administrativo del proyecto, y los contribuidores individuales. Los roles y responsabilidades del administrador del proyecto son generalmente criticas en la mayora de proyectos pero pueden variar significativamente dependiendo del rea de aplicacin. Los roles y responsabilidades debern estar estrechamente ligadas a la definicin del alcance. Una Matriz de Asignacin de Responsabilidades (o RAM, vase la Figura 9-2) es usada a menudo para este propsito. En los grandes proyectos, las RAMs pueden ser desarrolladas a varios niveles. Por ejemplo, una RAM de alto nivel puede definir que grupo o unidad es responsable por cada elemento de la estructura de desglose de trabajo, mientras que una RAM de bajo nivel es usada dentro del grupo para asignar roles y responsabilidades para actividades especificas a individuos especficos. .2 Plan de administracin del staff. El plan de administracin del staff describe cuando y como los recursos humanos sern trados y retirados del equipo del proyecto. El plan de staffing puede ser formal o informal, altamente detallado o de marco amplio, basado en las necesidades del proyecto.
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto Es un elemento subsidiario del plan general del proyecto (vase la Seccin 4.1, Desarrollo del Plan de Proyecto). El plan de administracin del staff muchas veces incluye histogramas de recursos, como se ilustra en la Figura 9-3. Se debe prestar particular cuidado a como los miembros del equipo de proyecto (individuos o grupos) sern retirados una vez no sean necesitados en el proyecto. Procedimientos adecuados de reasignacin pueden: Reducir costos al eliminar o reducir la tendencia a fabricar trabajo para llenar el tiempo entre esta tarea y la que sigue. Mejor la moral al reducir o eliminar la incertidumbre sobre las oportunidades futuras de empleo. .3 Tabla organizacional. Una tabla organizacional (organigrama) es cualquier grfica del proyecto que reporte relaciones. Esta puede ser formal o informal, altamente detallada o de marco amplio dependiendo de las necesidades del proyecto. Por ejemplo, la tabla organizacional para 3 o 4 personas para un proyecto de servicio interno es poco probable que tenga el rigor y detalle de la tabla organizacional para un cambio de combustible nuclear de una planta nuclear de 3,000 personas. Una Estructura de Desglose Organizacional (OBS) es una tabla organizacional especifica que muestra que unidades organizacionales son responsables por que tems de trabajo. .4 Detalle de soporte. El detalle de soporte para la plantacin organizacional varia con el rea de aplicacin y el tamao del proyecto. Informacin que se suministra con frecuencia como detalle de soporte incluye, pero no se limita a: Impacto organizacional que alternativas son precluidas al organizar de esta manera. Descripcin de trabajos son descripciones escritas por categora de trabajo de las habilidades, responsabilidades, conocimiento, autoridad, ambiente fsico, y otras caractersticas que hacen parte del desempeo de un trabajo dado. Tambin se conocen como descripciones de funciones laborales. Necesidades de entrenamiento si el staff que se va a asignar no se espera tenga las habilidades necesarias para el proyecto, entonces esas habilidades tendrn que ser desarrolladas como parte del proyecto. 9.2 Adquisicin del Staff La adquisicin del staff involucra conseguir los recursos humanos necesarios (individuos o grupos) para asignar a trabajar en el proyecto. En la mayora de ambientes, los mejores recursos pueden no estar disponibles, y el equipo administrativo del proyecto debe tener cuidado de asegurar que los recursos que estn disponibles cumplirn con los requerimientos del proyecto.
Entradas
.1 Plan de administracin del staff .2 Descripcin del pool del staff .3 Practicas de reclutamiento

.1 Negociacin .2 Pre-asignacin .3 Procuramiento
Salidas
.1 Asignacin del staff de el proyecto .2 Directorio del equipo de proyecto
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto 9.2.1 Entradas a la Adquisicin del Staff .1 Plan de administracin del staff. El plan de administracin del staff esta descrito en la Seccin 9.1.3.2. Este incluye los requerimientos de staffing del proyecto tal como se describe en la Seccin 9.1.1.2. .2 Descripcin del pool del staff. Cuando el equipo administrativo del proyecto es capaz de influenciar o de dirigir las asignaciones del staff, este debe considerar las caractersticas de la potencialidad del staff disponible. Las consideraciones incluyen, pero no se limitan a: Experiencia previa Han los individuos o grupos tenido experiencia de trabajo similar o relacionada anteriormente? Lo han hecho bien? Intereses personales Estn los individuos o grupos interesados en trabajar en este proyecto? Caractersticas personales Estarn los individuos o grupos dispuestos a trabajar juntos en un equipo? Disponibilidad Estarn los individuos o grupos ms deseables diponibles para trabajar en el marco de tiempo requerido? .3 Practicas de reclutamiento. Una o ms de las organizaciones involucradas en el proyecto pueden tener polticas, delineamientos, o procedimientos que gobiernen las asignaciones de staff. Cuando estas existen, tales practicas actan como restricciones sobre el proceso de adquisicin del staff. 9.2.2 Herramientas y Tcnicas para la Adquisicin del Staff .1 Negociacin. Las asignaciones de staff deben ser negociadas en la mayora de los proyectos. Por ejemplo, el equipo administrativo de proyecto tal vez tenga necesidad de negociar con: Administradores funcionales responsables para asegurar que el proyecto recibe el staff entrenado y apropiado en el marco de tiempo necesario. Otros equipos administrativos de proyecto dentro de la organizacin ejecutora para asignar recursos escasos o especializados de manera apropiada. Las habilidades para influenciar del equipo (vase la Seccin 2.4.5, Influenciando la Organizacin) juegan un papel importante al negociar las asignaciones de staff como as las polticas de las organizaciones involucradas. Por ejemplo, un administrador funcional puede ser recompensado basado sobre la utilizacin de el staff. Esto crea un incentivo para el administrador para asignar el staff disponible que puede no cumplir con todos los requerimientos del proyecto. .2 Pre-asignacion. En algunos casos, el staff puede estar pre-asignado a el proyecto. Este es muchas veces el caso cuando (a) el proyecto es el resultado de una propuesta competitiva y un staff especifico fue prometido como parte de la propuesta, o (b) el proyecto es un proyecto interno de servicio y las asignaciones de staff fueron definidas dentro del charter del proyecto. .3 Procuramiento. La administracin del procuramiento (descrita en el Capitulo 12) se puede utilizar para obtener los servicios de individuos o grupos especficos para ejecutar actividades del proyecto. El procuramiento es requerido cuando la organizacin ejecutora carece del staff propio necesario para completar el proyecto. (e.g., como resultado de una decisin consciente de no contratar a tales individuos de tiempo completo, como el resultado de tener a todo el staff entrenado apropiado comprometido previamente a otros proyectos, o como el resultado de otras circunstancias). 9.2.3 Salidas de la Adquisicin de Staff .1 Asignacin del staff del proyecto. El proyecto tiene completo su staff cuando las personas apropiadas han sido asignadas de manera fiable para trabajar en este. El staff puede estar asignado de tiempo completo, de medio tiempo, o de forma variable, dependiendo de las necesidades del proyecto. .2 Directorio del equipo de proyecto. Un directorio del equipo de proyecto lista a todos los miembros del equipo de proyecto y a otros partidos interesados claves. El directorio puede ser
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto formal o informal, altamente detallado o de contexto amplio, basado en las necesidades del proyecto. 9.3 Desarrollo del Equipo El desarrollo del equipo incluye tanto el mejoramiento de las habilidades de los partidos interesados para contribuir como individuos as como mejorar la habilidad del equipo para funcionar como equipo. El desarrollo individual (administrativo y tcnico) es la fundacin necesaria para desarrollar el equipo. El desarrollo del equipo es critico para la habilidad del proyecto de lograr sus objetivos. El desarrollo del equipo en un proyecto es muchas veces complicado cuando los miembros individuales del equipo son tenidos como responsables a tanto a un administrador funcional como al administrador del proyecto (vase la Seccin 2.3.3 para una discusin de las estructuras matriciales organizacionales. Un manejo efectivo de esta relacin de reporte dual es muchas veces un factor critico de xito para el proyecto y es generalmente la responsabilidad del administrador del proyecto. Aunque el desarrollo del equipo esta posicionado en el Capitulo 3 como uno de los procesos de ejecucin, el desarrollo del equipo ocurre a travs de la vida del proyecto.
Entradas
.1 Staff del proyecto .2 Plan del Proyecto .3 Plan de administracin del staff .4 Reportes de desempeo .5 Retroalimentacin externa

.1 Actividades constructoras de equipo .2 Habilidades administrativas generales .3 Sistemas de reconocimiento y recompensa .4 Colocacin .5 Entrenamiento
Salidas
.1 Mejoramiento del desempeo .2 Entradas para evaluaciones de desempeo
9.3.1. Entradas al Desarrollo del Equipo .1 Staff del proyecto. La consecucin del staff del proyecto esta descrita en la Seccin 9.2.3.1. Las asignaciones de staff definen implcitamente las habilidades individuales y de equipo disponibles para trabajar sobre esta. .2 Plan del Proyecto. El plan del proyecto esta descrito en la Seccin 4.1.3.1. El plan del proyecto describe el contexto tcnico dentro del que tiene que operar el equipo. .3 Plan de administracin del staff. El plan de administracin del staff esta descrito en la Seccin 9.1.3.2. .4 Reportes de desempeo. Los reportes de desempeo (descritos en la Seccin 10.3.3.1.) proveen retroalimentacin al equipo del proyecto sobre desempeo contra el plan del proyecto. .5 Retroalimentacin externa. El equipo del proyecto debe peridicamente medirse contra las expectativas de desempeo de aquellos que estn fuera del proyecto. 9.3.2. Herramientas y Tcnicas para el Desarrollo del Equipo .1 Actividades constructoras de equipo. Las actividades desarrolladoras o constructoras de equipo incluyen acciones individuales o administrativas tomadas de manera especifica y primaria para el desarrollo del mejoramiento del equipo. Muchas acciones tales como involucrar a miembros del equipo que no son de nivel administrativo en el proceso de planeacin, o el establecimiento de reglas bases para la localizacin y administracin de conflictos, pueden mejorar el desempeo del equipo como un efecto secundario. Las actividades constructoras de equipo pueden variar desde un tem de agenda de cinco minutos en una reunin regular de status o una experiencia extendida, fuera del lugar de trabajo, facilitada por profesionales y diseada para mejorar las relaciones interpersonales entre partidos interesados claves.
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto Hay un cuerpo sustancial de literatura sobre el desarrollo de equipos. El equipo administrativo del proyecto deber estar familiarizado de manera general con una variedad de actividades desarrolladoras de equipo. .2 Habilidades administrativas generales. Las habilidades administrativas generales (discutidas en la Seccin 2.4) son de particular importancia para el desarrollo del equipo. .3 Sistemas de reconocimiento y recompensa. Los sistemas de reconocimiento y recompensa son acciones formales administrativas que promueven o refuerzan comportamiento deseado. Para que sean efectivas, tales sistemas deben hacer un enlace entre el desempeo y una recompensa clara, explicita, y que se pueda lograr. Por ejemplo, un administrador de proyectos que ser recompensado por cumplir con los objetivos de costo del proyecto deber tener un nivel apropiado de control sobre el staff y las decisiones de procuramiento. Los proyectos muchas veces debern contar con su propio sistema de reconocimiento y recompensas ya que los sistemas de la organizacin ejecutora puede no ser apropiados. Por ejemplo, la disposicin de trabajar tiempo extra para poder cumplir con una programacin agresiva deber ser recompensado o reconocido; la necesidad de trabajar tiempo extra como resultado de una pobre planeacin no lo deber ser. Los sistemas de recompensa y reconocimiento debern considerar tambin diferencias culturales. Por ejemplo, el desarrollo de un mecanismo apropiado para un equipo en una cultura que premia el individualismo puede ser muy difcil. .4 Colocacin. La colocacin involucra la asignacin de todos o de casi todos, los miembros ms activos del equipo del proyecto en la misma locacin fsica para mejorar su habilidad de desempearse en comn equipo. La colocacin es usada de manera amplia en los grandes proyectos y tambin puede ser efectiva para los proyectos pequeos (e.g., con un cuarto de guerra donde el equipo se congrega o se dejan temes de trabajo en proceso). .5 Entrenamiento. El entrenamiento incluye todas las actividades diseadas para el mejoramiento de habilidades, conocimiento, y capacidades del equipo del proyecto. Algunos autores distinguen entre entrenamiento, educacin, y desarrollo, pero estas distinciones no son ni consistentes ni ampliamente aceptadas. El entrenamiento puede ser formal (e.g., entrenamiento en el saln de clases, entrenamiento basado en computadores) o informal (e.g., retroalimentacin de otros miembros del equipo) existe un cuerpo sustancial de literatura que trata de como proveer entrenamiento a adultos. Si los miembros del equipo del proyecto carecen de las habilidades tcnicas o administrativas necesarias, tales habilidades debern ser desarrolladas como parte del proyecto, o se debern tomar pasos para conseguir nuevo staff adecuado al proyecto. Los costos directos e indirectos para este entrenamiento generalmente son pagados por la organizacin ejecutora. 9.3.3 Salidas del Desarrollo del Equipo .1 Mejoramiento del desempeo. La salida primaria del desarrollo del equipo es un mejoramiento del desempeo del proyecto. Los mejoramientos pueden venir de muchas fuentes y pueden afectar muchas reas de desempeo del proyecto, por ejemplo: Mejoramiento de las habilidades individuales pueden permitir a una persona especifica a ejecutar sus actividades asignadas mas efectivamente. Mejoramiento en los comportamientos del equipo (e.g., la localizacin y manejo de conflicto) pueden permitir a los miembros del equipo del proyecto a dedicar un mayor porcentaje de uso de esfuerzo a actividades tcnicas. Mejoramientos ya sean de actividades individuales o de capacidades del equipo pueden facilitar el identificar y desarrollar mejores maneras de hacer el trabajo del proyecto. .2 Entradas para evaluaciones de desempeo. Los miembros del staff del proyecto generalmente debern proveer entradas a las evaluaciones de desempeo de cualquier miembro del staff del proyecto con el que interactuan de manera significativa.
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto Administracin de las Comunicaciones del Proyecto La administracin de comunicaciones del proyecto incluyen los procesos requeridos para asegurar la generacin, coleccin, diseminacin, almacenaje y ultima disposicin de la informacin del proyecto de manera oportuna y apropiada. Provee las relaciones criticas entre personas, ideas, e informacin que son necesarias para el xito. Todas las personas involucradas en el proyecto deben estar preparadas para transmitir y recibir comunicaciones en el lenguaje del proyecto y deben de comprender como las comunicaciones en las que estn involucradas como individuos afectan el proyecto como un todo. La Figura 10-1 provee una vista general de los siguientes procesos generales: 10.1 Planeacin de las Comunicaciones - determina las necesidades de informacin y comunicacin de los partidos interesados: quien necesita que informacin, cuando la van a necesitar, y como se les ser entregada. 10.2 Distribucin de la informacin Es hacer que la informacin necesitada este disponible para los partidos interesados de manera oportuna. 10.3 Reportes de desempeo Es colectar y diseminar informacin de desempeo. Esto incluye reporte de status, medicin de avance, y pronsticos. 10.4 Cierre administrativo Es generar, recoger, y diseminar informacin para formalizar la fase de terminacin del proyecto. Estos procesos interactuan entre ellos y con otros procesos de otras reas de conocimiento tambin. Cada proceso puede involucrar esfuerzo de uno o ms individuos o grupos de individuos basado en las necesidades del proyecto. Cada proceso ocurre por los menos una vez en cada fase del proyecto. Aunque los procesos aqu se presentan como elementos discretos con interfases claramente definidas, en la practica estas se pueden traslapar e interactuar de maneras que no se detallan aqu. Las interacciones de proceso se discuten en detalle en el Captulo 3. Las habilidades administrativas generales de las comunicaciones (discutidas en la Seccin 2.4.2.) estn relacionadas a, pero no son lo mismo que, la administracin de las comunicaciones del proyecto. Las comunicaciones son una materia ms amplia e involucran un cuerpo sustancial de conocimiento que no es nico al contexto del proyecto. Por ejemplo: Modelos de transmisor receptor ciclos de retroalimentacin, barreras a las comunicaciones, etc. Seleccin del medio cuando comunicarse en escrito vs. cuando comunicarse de manera oral, cuando escribir un memo informal vs. cuando escribir un reporte formal, etc. Estilo de escritura voz pasiva vs. voz activa, estructura de la oracin, preferencia de palabras, etc. Tcnicas de presentacin lenguaje corporal, diseo de ayudas visuales, etc. Tcnicas de reuniones administrativas preparacin de una agenda, manejo de conflictos, etc.
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Figura 10-1. Vista General de la Administracin de las Comunicaciones del Proyecto

10.1 Planeacin de las Comunicaciones
.1 Entradas .1 Requerimientos de comunicacin .2 Tecnologa de las comunicaciones .3 Restricciones .4 Suposiciones .2 Herramientas y Tcnicas .1 Anlisis de los partidos interesados .3 Salidas .1 Plan de administracin de las comunicaciones
10.2 Distribucin de la Informacin

.1 Entradas .1 Resultados de trabajo .2 Plan de administracin de las comunicaciones .3 Plan del proyecto .2 Herramientas y Tcnicas .1 Habilidades de comunicacin .2 Sistemas de retorno de la informacin .3 Sistemas de distribucin de la informacin .3 Salidas .1 Archivos del proyecto
10.3 Reportes de Desempeo

.1 Entradas .1 Plan del proyecto .2 Resultados de trabajo .3 Otros archivos del proyecto .2 Herramientas y Tcnicas .1 Comits de desempeo .2 Anlisis de varianza .3 Anlisis de tendencia .4 Anlisis de valor ganado .5 Herramientas y tcnicas de distribucin de la informacin .3 Salidas .1 Reportes de desempeo .2 Solicitudes de cambio
10.4 Cierre Administrativo

.1 Entradas .1 Documentacin de la medicin de desempeo .2 Documentacin del producto y del proyecto .3 Otros archivos del proyecto .2 Herramientas y Tcnicas .1 Herramientas y tcnicas para el reporte de desempeo .3 Salidas .1 Archivos del proyecto .2 Aceptacin formal .3 Lecciones aprendidas
Planeacin de las Comunicaciones La planeacin de las comunicaciones involucra determinar las necesidades de informacin y comunicaciones de los partidos interesados: quien necesita que informacin, cuando la van a necesitar, y
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto como se les ser entregada. Mientras que todos los proyectos comparten la necesidad de comunicar informacin del proyecto, las necesidades de informacin y los mtodos de distribucin pueden variar. La identificacin de las necesidades de informacin de los partidos interesados y la determinacin de un medio apropiado de cumplir con esas necesidades es un factor importante para el xito del proyecto. En la mayora de los proyectos, la mayor parte de la plantacin de las comunicaciones es realizada como una de las fases ms tempranas del proyecto. Sin embargo, los resultados de este proceso deben ser repasados de manera peridica a travs del proyecto y revisados en la medida que sea necesaria para asegurar su aplicabilidad continuada. La planeacin de la comunicacin esta muchas veces ntimamente ligada con la planeacin organizacional (descrita en la Seccin 9.1) ya que la estructura organizacional del proyecto tendr un efecto importante sobre los requerimientos de comunicacin del proyecto.
Entradas
.1 Requerimientos de comunicacin .2 Tecnologa de las comunicaciones .3 Restricciones .4 Suposiciones

.1 Anlisis de los partidos interesados
Salidas
.1 Plan de administracin de las comunicaciones
Entradas a la Planeacin de las Comunicaciones .1 Requerimientos de comunicacin. Los requerimientos de las comunicaciones son la suma de los requerimientos de informacin de los partidos interesados del proyecto. Los requerimientos son definidos al combinar el tipo y formato de la informacin requerida con un anlisis del valor de esa informacin. Los recursos de proyectos se deben de expender solo sobre una comunicacin de informacin que contribuye al xito o donde una falta de comunicacin puede llevar al fracaso. La informacin tpicamente requerida para determinar los requerimientos de comunicaciones del proyecto incluyen: Relaciones de responsabilidad entre la organizacin del proyecto y los partidos interesados. Disciplinas, departamentos, y especialidades involucradas en el proyecto. Logstica de cuantos individuos estarn involucrados en el proyecto y en que locaciones. Necesidades de informacin externas (e.g., comunicaciones con los medios). .2 Tecnologa de las comunicaciones. Las tecnologas o mtodos usados para transmitir informacin desde y para miembros entre los elementos del proyecto pueden variar significativamente: desde conversaciones breves a reuniones extendidas, desde documentos escritos simples a cronogramas y bases de datos en lnea inmediatamente accesibles. Factores de tecnologa de las comunicaciones que pueden afectar el proyecto incluyen: La inmediatez de la necesidad de informacin es el xito del proyecto dependiente de tener informacin frecuentemente actualizada y disponible en cualquier momento, o sern suficientes reportes escritos regulares? La disponibilidad de tecnologa son los sistemas que ya estn en funcionamiento apropiados o exigen las necesidades del proyecto cambios? El staffing esperado del proyecto son los sistemas de comunicacin propuestos compatibles con la experiencia y habilidad de los participantes del proyecto, o ser necesario entrenamiento y aprendizaje extensivo? La duracin del proyecto es la tecnologa disponible probable de cambiar antes de que el proyecto termine de una manera que obligue la adopcin de tecnologa ms nueva?
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Administracin de las Comunicaciones del Proyecto .3 Restricciones. Las restricciones son factores que van a limitar las opciones del equipo administrativo del proyecto. Por ejemplo, si se van a procurar recursos sustanciales del proyecto se deber dar mas consideracin a la informacin del manejo del contrato. Cuando un proyecto sea ejecutado bajo contrato, existe muchas veces provisiones contractuales especificas que afectan la planeacin de las comunicaciones. .4 Suposiciones. Las suposiciones son factores que, para procesos de planeacin, sern consideradas como verdaderas, reales, o certeras. Las suposiciones generalmente involucran un grado de riesgo. Estas podrn ser identificadas ac o pueden ser una salida de la identificacin de riesgo (descrito en la Seccin 11.1). Herramientas y Tcnicas para la Planeacin de las Comunicaciones .1 Anlisis de los partidos interesados. Las necesidades de informacin de los varios partidos interesados deben ser analizadas para desarrollar una vista lgica y metodolgica de sus necesidades informativas y fuentes para cumplir con esas demandas (los partidos interesados se discuten en mas detalle en la Seccin 2.2 y 5.1). El anlisis debe considerar mtodos y tecnologas apropiadas para el proyecto que puedan proveer la informacin que se necesita. Se debe tener cuidado de malgastar recursos en informacin innecesaria o tecnologa inapropiada. Salidas de la Planeacin de las Comunicaciones .1 Plan de administracin de las comunicaciones. Un plan de administracin de las comunicaciones es un documento que provee: Una estructura de coleccin y que archiva que detalles, que mtodos sern usados para recolectar y archivar varios tipos de informacin. Los procedimientos tambin deben de cubrir como colectar y diseminar actualizaciones y correcciones a materiales previamente distribuidos. Una estructura de distribucin que detalla a quien la informacin (reportes de status, datos, programaciones, documentacin tcnica, etc.) fluir, y que mtodos (reportes escritos, reuniones, etc.) sern usados para distribuir los varios tipos de informacin. Esta estructura debe ser compatible con las responsabilidades y relaciones de reporte descritas en la tabla organizacional (organigrama) del proyecto. Una descripcin de la informacin a ser distribuida, incluyendo formato, contenido, nivel de detalle, y convenciones/definiciones que sern usadas. Programaciones de produccin mostrando cuando cada tipo de comunicacin ser producida. Mtodos para accesar informacin entre comunicaciones programadas. Un mtodo para la actualizacin y refinacin del plan de administracin de las comunicaciones a medida que el proyecto progresa y se desarrolla. El plan de administracin de las comunicaciones puede ser formal o informal, altamente detallado o de contexto amplio, basado en las necesidades del proyecto. Es un elemento subsidiario del plan general del proyecto (descrito en la Seccin 4.1). Distribucin de la Informacin La distribucin de la informacin involucra hacer que la informacin que se necesita del proyecto este disponible para los partidos interesados del proyecto de manera oportuna. Incluye implementar el plan de administracin de las comunicaciones as como responder a pedidos inesperados de informacin.
Entradas
.1 Resultados de trabajo .2 Plan de administracin de las comunicaciones .3 Plan del proyecto

.1 Habilidades de comunicacin .2 Sistemas de retorno de la informacin .3 Sistemas de distribucin de la informacin
Salidas
.1 Archivos del proyecto
Entradas a la Distribucin de Informacin .1 Resultados de trabajo. Los resultados de trabajo estn descritos en la Seccin 4.2.3.1. .2 Plan de administracin de las comunicaciones. El plan de administracin de las comunicaciones esta descrito en la Seccin 10.1.3.1. .3 Plan del proyecto. El plan del proyecto esta descrito en la Seccin 4.1.3.1. Herramientas y Tcnicas para la Distribucin de la Informacin .1 Habilidades de comunicacin. Las habilidades de comunicacin son usadas para el intercambio de informacin. El transmisor es responsable por hacer la informacin clara, no ambigua, y completa de manera que el receptor pueda recibirla de manera correcta y de confirmar que se entendi correctamente. El receptor es responsable de estar seguro que la informacin se recibi en su totalidad y que se entendi correctamente. Las comunicaciones tienen muchas dimensiones: Escrita y oral, hablar y escuchar. Interna (dentro del proyecto) y externa (al cliente, a los medios, al publico, etc.). Formal (reportes, reuniones, etc.) e informal (memos, conversaciones ad hoc, etc.). Vertical (hacia arriba y abajo en la organizacin) y horizontal (con los compaeros). .2 Sistemas de retorno de la informacin. La informacin puede ser compartida por miembros del equipo a travs de varios mtodos que incluyen sistemas manuales de archivar, bases de datos de texto electrnicas, software de administracin de proyectos, y sistemas que permiten acceso a documentacin tcnica tales como dibujos de ingeniera. .3 Sistemas de distribucin de la informacin. La informacin del proyecto puede ser distribuida usando una variedad de mtodos que incluyen reuniones de proyecto, distribucin de copias duras de documentos, acceso compartido a bases electrnicas de datos en red, fax, correo electrnico, correo de voz, y video conferencias. 10.2.3 Salidas de la Distribucin de la Informacin .1 Archivos del proyecto. Los archivos del proyecto pueden incluir correspondencia, memos, reportes, y documentos que describen el proyecto. Esta informacin debe, en la medida que sea posible y apropiada, ser mantenida en una forma organizada. Los miembros del equipo del proyecto pueden mantener archivos personales en un cuaderno del proyecto. 10.3 Reportes de Desempeo Los reportes de desempeo involucran colectar y diseminar informacin de desempeo de manera que se pueda proveer a los partidos interesados con informacin sobre como los recursos estn siendo utilizados para cumplir con los objetivos del proyecto. Este proceso incluye: Reportes de status describiendo como se encuentra el proyecto en este momento. Reportes de progreso describen que es lo que el equipo del proyecto ha completado. Pronsticos es predecir el futuro status y progreso. Los reportes de desempeo generalmente debern proveer informacin sobre alcance, programacin, costo, y calidad. Muchos proyectos tambin requieren informacin sobre riesgo y procuramiento. Los reportes pueden ser preparados de manera comprensiva o sobre una base de excepcin.
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Entradas
.1 Plan del proyecto .2 Resultados de trabajo .3 Otros archivos del proyecto

.1 Comits de desempeo .2 Anlisis de varianza .3 Anlisis de tendencia .4 Anlisis de valor ganado .5 Herramientas y tcnicas de distribucin de la informacin
Salidas
.1 Reportes de desempeo .2 Solicitudes de cambio
10.3.1 Entradas a los Reportes de Desempeo .1 Plan del proyecto. El plan del proyecto se discute en la Seccin 4.1.3.1. El plan del proyecto contiene las varias lneas de base que sern usadas para cuantificar el desempeo del proyecto. .2 Resultados de trabajo. Resultados de trabajo que entregas han sido total o parcialmente completadas, en que costo se han incurrido o comprometido, etc. son una salida de la ejecucin del plan del proyecto (que se discute en la Seccin 4.2.3.1). Los resultados de trabajo debern ser reportados dentro del marco de trabajo proveido por el plan de administracin de las comunicaciones. La informacin sobre los resultados de trabajo deben de ser precisas y uniformes, esto es esencial para unos reportes de desempeo tiles. .3 Otros archivos del proyecto. Los archivos del proyecto se discuten en la Seccin 10.2.3.1. En adicin al plan del proyecto y a los resultados de trabajo del proyecto, otros documentos de proyecto muchas veces contienen informacin pertinente al contexto del proyecto que debe ser considerada cuando se evala el desempeo del proyecto. 10.3.2 Herramientas y Tcnicas para los Reportes de Desempeo .1 Comits de desempeo. Los comits de desempeo son reuniones que se sostienen para cuantificar el status del proyecto o su progreso. Los comits de desempeo son usados tpicamente en conjuncin con uno o ms de las tcnicas de reporte de desempeo descritas a continuacin. .2 Anlisis de varianza. El anlisis de varianza involucra comparar los resultados actuales del proyecto con aquellos resultados planeados o esperados. Las varianzas de programacin y costos son las mas frecuentemente analizadas, pero varianzas del plan en el rea de alcance, calidad, y riesgo son muchas veces iguales o de mayor importancia. .3 Anlisis de tendencia. El anlisis de tendencia involucra analizar los resultados del proyecto sobre el tiempo para determinar si el desempeo esta mejorando o esta empeorando. .4 Anlisis de valor ganado. El anlisis de valor ganado en sus formas varias es el mtodo mas comnmente usado para la medicin de desempeo. Este integra alcance, costo, y medicin de la programacin para ayudar al equipo administrativo del proyecto cuantificar el desempeo del proyecto. El valor ganado involucra calcular tres valores claves para cada actividad: El presupuesto, que tambin se llama el costo presupuestado del trabajo programado (BCWS, budgeted cost of work scheduled), es esa porcin del costo estimado aprobado que se planea se utilizara en la actividad durante un perodo dado. El costo real, tambin llamado el costo real del trabajo realizado (ACWP, actual cost of work performed), es el total de costos directos e indirectos en que se incurrieron en realizar trabajo en la actividad en un perodo dado. El valor ganado, tambin llamado costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP, budgeted cost of work performed), es un porcentaje del presupuesto total igual al porcentaje de trabajo realmente terminado. Muchas implementaciones de valor ganado utilizan unos pocos porcentajes (e.g., 30 por ciento, 70 por ciento, 90 por ciento, 100 por ciento) para
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto simplificar la coleccin de datos. Algunas implementaciones de valor ganado utilizan solamente 0 por ciento o 100 por ciento (hecho o no hecho) para ayudar a asegurar una medicin objetiva del desempeo. Estos tres valores son usados en combinacin para proveer medicin si el trabajo esta siendo terminado como planeado o no. Las mediciones mas comnmente usadas son la varianza de costo (CV = BCWP ACWP), la varianza de programacin (SV = BCWP BCWS), y el ndice de desempeo de costos (CPI = BCWP/ ACWP). El acumulado CPI (la suma de todos los BCWPs individuales dividido por la suma de todos los ACWPs individuales) es usado de manera amplia para pronosticar los costos del proyecto al terminar. En algunas reas de aplicacin, el ndice de desempeo de la programacin (SPI = BCWP/ BCWS) es usado para pronosticar la fecha de terminacin del proyecto. .5 Herramientas y tcnicas de distribucin de la informacin. Los reportes de desempeo son distribuidos usando las herramientas y tcnicas descritas en la Seccin 10.2.2. 10.3.3 Salidas de los Reportes de Desempeo .1 Reportes de desempeo. Los reportes de desempeo organizan y totalizan la informacin recogida y presentan los resultados de cualquier anlisis. Los reportes deben de proveer los tipos de informacin y el nivel de detalle requerido por lo varios partidos interesados tal como se documenta en el plan de administracin de las comunicaciones.
Figura 10-2. Reporte Grfico Ilustrativo de Desempeo Valores Acumulados
Costo Real
Presupuesto
Valor Ganado
Fecha de Corte
Tiempo
Formatos comunes para los formatos de desempeo incluyen grficas de barras (tambin llamadas grficas de Gantt), curvas S, histogramas, y tablas. La Figura 10-2 usa curvas S para mostrar datos acumulados de un anlisis de valor ganado mientras que la Figura 10-3 nos muestra datos distintos de valor ganado en forma tabulada. .2 Solicitudes de cambio. El anlisis de desempeo del proyecto muchas veces generan solicitudes para cambiar algn aspecto del proyecto. Estas solicitudes de cambio son manejadas como se describe en los procesos varios de control de cambio (e.g., administracin de cambio al alcance, control de programacin, etc.). 10.4 Cierre Administrativo El proyecto o fase, despus de conseguir sus objetivos o al ser terminado por otras razones, requiere un cierre. Los cierres administrativos consisten en verificar y documentar los resultados del proyecto para formalizar la aceptacin del producto del proyecto por el patrocinador, cliente, o comprador. Esto incluye la coleccin de archivos del proyecto, asegurndose que estos reflejan las especificaciones finales, el anlisis de xito y efectividad del proyecto, y archivando tal informacin para uso futuro.
159
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto Las actividades de cierre administrativo no se deben demorar hasta la terminacin del proyecto. Cada fase del proyecto deber ser cerrada de manera apropiada para asegurar que informacin til e importante no se pierda.
Entradas
.1 Documentacin de la medicin de desempeo .2 Documentacin del producto y del proyecto .3 Otros archivos del proyecto

.1 Herramientas y tcnicas para el reporte de desempeo
Salidas
.1 Archivos del proyecto .2 Aceptacin formal .3 Lecciones aprendidas
Figura 10-3. Reporte Tabular Ilustrativa de Desempeo

Elemento WBS Presupuesto ($) 63,000 64,000 23,000 68,000 12,000 7,000 20,000 Valor Ganado ($) 58,000 48,000 20,000 68,000 10,000 6,200 13,500 Costo Varianza de Costo Varianza de Programacin Real ($) ($) (%) ($) (%) 62,500 46,800 23,500 72,500 10,000 6,000 18,100 -4,500 1,200 -3,500 -4,500 0 200 -4,600 -7.8 2.5 -17.5 -6.6 0.0 3.2 -34.1 -5,000 -16,000 -3,000 0 -2,000 -800 -6,500 -8.6 -33.3 -15.0 0.0 -20.0 -12.9 -48.1
1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0
Planeacin Pre-piloto Listas de chequeo iniciales Diseo Curricular Evaluacin Parcial Soporte de Implementacin Manual de Prctica Plan de Implementacin
Totales
257,000
223,700
239,400
-15,700
-7.0
-33,000
-14.9
10.4.1 Entradas al Cierre Administrativo .1 Documentacin de la medicin de desempeo. Toda la documentacin producida para gravar y analizar el desempeo del proyecto, incluyendo los documentos de planeacin que establecieron el marco de trabajo para la medicin del desempeo, deben de estar disponibles para su revisin durante el cierre administrativo. .2 Documentacin del producto y del proyecto. La documentacin producida para describir el producto del proyecto (planos, especificaciones, documentacin tcnica, dibujos, archivos electrnicos, etc. la terminologa varia de acuerdo con el rea de aplicacin) deber estar tambin disponible para su revisin durante el cierre administrativo. .3 Otros archivos del proyecto. Los archivos del proyecto se discuten en la Seccin 10.2.3.1. 10.4.2 Herramientas y Tcnicas para el Cierre Administrativo .1 Herramientas y tcnicas para el reporte de desempeo. Las herramientas y tcnicas para el reporte de desempeo se discuten en la Seccin 10.3.2. 10.4.3 Salidas del Cierre Administrativo .1 Archivos del proyecto. Un juego completo de archivos del proyecto indexados deber ser preparado para su archivacin por los partidos apropiados. Cualquier base de datos histrica
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto pertinente al proyecto, ya sea especifica del proyecto o amplia del programa deber ser actualizada. Cuando los proyectos son ejecutados bajo contrato o cuando involucran un procuramiento significativo, se debe prestar atencin particular al archivar los datos financieros. .2 Aceptacin formal. Documentacin que el cliente o patrocinador ha aceptado el producto del proyecto (o fase) deber ser preparada y distribuida. .3 Lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas son discutidas en la Seccin 4.3.3.3. NOTAS
161
Administracin de Riesgo del Proyecto El manejo del riesgo del proyecto incluye los procesos que se preocupan con identificar, analizar, y responder al riesgo del proyecto. Este incluye maximizar los resultados de eventos positivos y minimizar las consecuencias de eventos adversos. La Figura 11-1 provee una vista general de los siguientes procesos principales: 11.1 Identificacin del Riesgo determinar que riesgos tienen probabilidad de afectar el proyecto y documentar las caractersticas de cada uno. 11.2 Cuantificacin del Riesgo evaluar el riesgo y las interacciones del riesgo para cuantificar el rango de posibles resultados del proyecto. 11.3 Desarrollo de Respuesta al Riesgo es definir los pasos de mejoramiento para las oportunidades y respuestas a amenazas. 11.4 Control de Respuesta al Riesgo es responder a cambios en el riesgo a travs de la vida del proyecto. Estos procesos interactuan entre ellos y con otros procesos en otras reas de conocimiento tambin. Cada proceso puede involucrar el esfuerzo de uno o ms individuos o grupos de individuos basado en las necesidades del proyecto. Cada proceso ocurre generalmente al menos una vez en cada fase del proyecto. Aunque los procesos se representan aqu como elementos discretos con interfases bien definidas, en la practica estas se pueden traslapar e interactuar en maneras que no se detallan aqu. Las interacciones de procesos se discuten en detalle en el Capitulo 3. Las diferentes reas de aplicacin utilizan diferentes nombres para los procesos aqu descritos. Por ejemplo: Identificacin del riesgo y cuantificacin del riesgo a veces son tratadas como un solo proceso, y el proceso combinado puede ser llamado anlisis de riesgo o cuantificacin del riesgo. El desarrollo de la respuesta al riesgo es a veces llamado planeacin de respuesta o mitigacin de riesgo. Desarrollo de la respuesta al riesgo y control de respuesta al riesgo son a veces tratadas como un solo proceso, y el proceso combinado puede ser llamado administracin del riesgo. 11.1 Identificacin del Riesgo La identificacin del riesgo consiste en determinar que riesgos tienen probabilidad de afectar el proyecto y documentar las caractersticas de cada uno. La identificacin del riesgo no es un evento que ocurra una sola vez; este deber ser ejecutado sobre una base regular sobre la duracin del proyecto. La identificacin del riesgo deber atender tanto riesgos internos como externos. Los riesgos internos son cosas que el equipo de proyecto puede controlar o influenciar, tales como asignacin de staff o estimados de costos. Los riesgos externos son cosas que estas mas halla del control o influencia del equipo del proyecto, tales como cambios en el mercado o acciones gubernamentales.
131
Administracin del Procuramiento del Proyecto
Figura 11-1. Vista General de la Administracin de Riesgo del Proyecto
Administracin de Riesgo del Proyecto

11.1 Identificacin del Riesgo
.1 Entradas .1 Descripcin del producto .2 Otras salidas de la planeacin .3 Informacin histrica .2 Herramientas y Tcnicas .1 Listas de chequeo .2 Flujogramas .3 Entrevistas .3 Salidas .1 Fuentes de riesgo .2 Eventos potenciales de riesgo .3 Sntomas de Riesgo .4 Entradas a otros procesos
11.2 Cuantificacin del Riesgo

.1 Entradas .1 Tolerancia al riesgo de los partidos interesados .2 Fuentes de riesgo .3 Eventos potenciales de riesgo .4 Estimativos de costo .5 Estimados de duracin de las actividades .2 Herramientas y Tcnicas .1 Valor monetario esperado .2 Sumas estadsticas .3 Simulacin .4 Arboles de decisin .5 Opinin experta .3 Salidas .1 Oportunidades para perseguir, amenazas para responder a .2 Oportunidades para ignorar, amenazas a aceptar
11.3 Desarrollo de Respuesta al Riesgo

.1 Entradas .1 Oportunidades para perseguir, amenazas para responder a .2 Oportunidades para ignorar, amenazas a aceptar .2 Herramientas y Tcnicas .1 Procuramiento .2 Planeacin de contingencias .3 Estrategias de alternativas .4 Seguros .3 Salidas .1 Plan de manejo del riesgo .2 Entradas a otros procesos .3 Planes de contingencia .4 Reservas .5 Acuerdos contractuales
11.4 Respuesta al Control de Riesgo

.1 Entradas .1 Plan de administracin del riesgo .2 Eventos reales de riesgo .3 Identificacin adicional de riesgo .2 Herramientas y Tcnicas .1 Workarounds .2 Desarrollo adicional de la respuesta al riesgo .3 Salidas .1 Accin correctiva .2 Actualizaciones a plan de administracin de riesgo
USA
1996 Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newton Square, PA 19073-3299 132
Hablando estrictamente, el riesgo involucra solo la posibilidad de sufrir dao o perdida. En el contexto del proyecto, sin embargo, la identificacin del riesgo tambin se preocupa con oportunidades (resultados positivos) como tambin amenazas (resultados negativos). La identificacin del riesgo puede ser lograda al identificar las causasy-efectos (que podra pasar y que seguira) o efectos-y-causas (que resultados deben de ser evitados o fomentados y como puede ocurrir cada uno).
Entradas
.1 Descripcin del producto .2 Otras salidas de la planeacin .3 Informacin histrica

.1 Listas de chequeo .2 Flujogramas .3 Entrevistas
Salidas
.1 Fuentes de riesgo .2 Eventos potenciales de riesgo .3 Sntomas de Riesgo .4 Entradas a otros procesos
11.1.1 Entradas a la Identificacin del Riesgo .1 Descripcin del producto. La naturaleza del producto del proyecto tendr un gran efecto sobre los riesgos identificados. Productos que involucran una tecnologa probada tendern, siendo todo lo dems igual, a involucrar menos riesgo que productos que requieren innovacin o inventos. El riesgo asociado con el producto del proyecto esta muchas veces descrito en trminos de su costo e impacto en la programacin. La Seccin 5.1.1.1. tiene informacin adicional sobre la descripcin del producto. .2 Otras salidas de la planeacin. Las salidas de los procesos de otras reas de aplicacin deben ser revisadas para identificar posibles riesgos. Por ejemplo: Estructura de desglose de trabajo las aproximaciones no tradicionales para detallar entregas pueden ofrecer oportunidades que no eran aparentes desde entregas de mas alto nivel identificadas en la declaracin del alcance. Estimados de costos y estimados de duracin estimativos agresivos y estimativos desarrollados con una cantidad de informacin limitada pueden entraar mas riesgo. Plan de staffing miembros del equipo identificados pueden tener habilidades nicas que serian difciles de reemplazar o pueden tener otros compromisos que hacen su disponibilidad difcil. Plan de administracin del procuramiento condiciones del mercado tales como una economa local lenta pueden ofrecer oportunidades para reducir los costos de contratos. .3 Informacin histrica. La Informacin histrica sobre lo que realmente ocurri en proyectos previos puede ser especialmente til en identificar riesgos potenciales. Informacin sobre resultados histricos esta disponible de las siguientes fuentes: Archivos de proyecto una o ms de las organizaciones involucradas en el proyecto puede mantener archivos de resultados de proyectos previos que son lo suficientemente detalladas para asistir en la identificacin de riesgo. En algunas reas de aplicacin, los miembros individuales del equipo pueden mantener dichos archivos. Bases de datos comerciales informacin histrica esta disponible comercialmente en muchas reas de aplicacin.
133
Conocimiento del equipo del proyecto los miembros individuales del equipo del proyecto pueden recordar ocurrencias previas o suposiciones. Mientras que tales recolecciones pueden ser de utilidad, son generalmente menos fiables que los resultados documentados.
11.1.2 Herramientas y Tcnicas para la Identificacin del Riesgo .1 Listas de chequeo. Las listas de chequeo estn organizadas tipicamente por fuente de riesgo. Las fuentes pueden incluir el contexto del proyecto (vase Capitulo 2), otras salidas de procesos (vase la Seccin 11.1.1.2.), el producto del proyecto o temas tecnolgicos, y fuentes internas tales como las habilidades de los miembros del equipo (o la falta de estas). Algunas reas de aplicacin. .2 n han usado esquemas de clarificacin de manera amplia para las fuentes de riesgo. .3 Flujogramas. Los flujogramas (descritos en la Seccin 8.1.2.3.) pueden ayudar al equipo del proyecto mejor entender las causas y efectos del riesgo. .4 Entrevistas. Las entrevistas orientadas al riesgo con varios partidos interesados pueden ayudar a identificar riesgos no identificados durante las actividades normales de planeacin. Archivos de entrevistas de pre-proyecto (e.g., aquellas conducidas durante los estudios de prefactibilidad) tambin pueden estar disponibles. 11.1.3 Salidas de la Identificacin del Riesgo .1 Fuentes de riesgo. Las fuentes de riesgo son categoras de posibles eventos de riesgo (e.g., acciones de los partidos interesados, estimativos irrealistas, rotacin en el equipo de trabajo) que pueden afectar al proyecto para mejor o peor. La lista de fuentes debe ser comprensiva, i.e., deber incluir de manera general todos los tems identificados sin importar su frecuencia, probabilidad de ocurrencia, o magnitud de ganancia o perdida. Fuentes comunes de riesgo incluyen: Cambios en los requerimientos. Errores de diseo, omisiones, y mal entendidos. Roles y responsabilidades pobremente definidas o entendidas. Estimativos pobres. Staff poco habilidoso. Las descripciones de las fuentes de riesgo debern incluir de manera general estimativos de (a) la probabilidad de que un evento de riesgo de esa fuente va a ocurrir, (b) el rango de posibles resultados, (c) tiempos esperados, y (d) frecuencia anticipada de los eventos del riesgo de esa fuente. Tanto las probabilidades como los resultados pueden ser especificadas como una funcin continua (un costo estimado de entre $100,000 y $150,000) o como una discreta (una patente se otorga o no se otorga). Adicionalmente los estimativos de probabilidades y resultados hechos en fases tempranas del proyecto tendern a tener un rango ms amplio que aquellas hechas tarde en el proyecto. .2 Eventos potenciales de riesgo. Los eventos potenciales de riesgo son ocurrencias discretas tales como desastres naturales o como el retiro de un miembro especifico del equipo que puedan afectar al proyecto. Los eventos potenciales de riesgo debern ser identificados en adicin a la fuente de riesgo cuando la probabilidad de ocurrencia o la magnitud de perdida es relativamente grande (relativamente grande podr variar de proyecto en proyecto). Mientras que los eventos potenciales de riesgo son rara vez especficos a un rea de aplicacin, una lista de riesgos comunes usualmente lo es. Por ejemplo: El desarrollo de nuevas tecnologas que obviaran la necesidad de un proyecto es comn en la electrnica y muy raro en el desarrollo de bien raz. Las perdidas debidas a una gran tormenta son comunes en la construccin pero raras en biotecnologa.
USA
Las descripciones de eventos potenciales de riesgo generalmente debern incluir estimativos de (a) la probabilidad de que ese evento de riesgo ocurrir, (b) las alternativas de posibles resultados, y (c) los tiempos esperados del evento, y (d) la frecuencia anticipada (i.e., que puede ocurrir mas de una vez). Tanto las probabilidades como los resultados pueden ser especificadas como funciones continuas (un estimativo de costos entre $100,00 y $150,000) o como discretas (una patente se otorgar o no). Adicionalmente los estimativos de probabilidades y resultados hechos durante las fases tempranas del proyecto tendern a tener un rango ms amplio que aquellas hechas mas tarde en el proyecto. .3 Sntomas de Riesgo. Los sntomas de riesgo, llamados a veces tambin gatillos, son manifestaciones indirectas de eventos reales de riesgo. Por ejemplo, una pobre moral puede ser una seal de advertencia temprana de un retraso de programacin inminente o los sobre costos en actividades tempranas pueden ser indicativas de una pobre estimacin. .4 Entradas a otros procesos. El proceso de identificacin de riesgo puede identificar la necesidad de mas actividad en otra rea. Por ejemplo, la estructura de desglose de trabajo puede no tener suficiente detalle para una adecuada identificacin de riesgo. Los riesgos son muchas veces entradas a otros procesos como restricciones o suposiciones. 11.2 Cuantificacin del Riesgo La cuantificacin del riesgo involucra el evaluar el riesgo y las interacciones del riesgo para evaluar el rango de posibles resultados del proyecto. Se preocupa principalmente con determinar que eventos de riesgo merecen respuesta. Este proceso es complicado por un nmero de factores que incluyen, pero que no estn limitados a: Las oportunidades y amenazas pueden interactuar de maneras no anticipadas (e.g., los atrasos de programacin pueden forzar considerar una nueva estrategia que reduce de manera general la duracin de todo el proyecto). Un solo evento de riesgo puede causar mltiples efectos, como el causado cuando se presenta una demora en la entrega de componentes claves y esto a su vez genera sobrecostos, retrasos en la programacin, pagos de multas, y la entrega de un producto de menor calidad. Oportunidades para un solo partido interesado (costo reducido) pueden ser amenazas para otro (ganancias reducidas). Las tcnicas matemticas usadas pueden causar una falsa impresin de precisin y seguridad.
Entradas
.1 Tolerancia al riesgo de los partidos interesados .2 Fuentes de riesgo .3 Eventos potenciales de riesgo .4 Estimativos de costo .5 Estimados de duracin de las actividades

.1 Valor monetario esperado .2 Sumas estadsticas .3 Simulacin .4 Arboles de decisin .5 Opinin experta.
Salidas
.1 Oportunidades para perseguir, amenazas para responder a .2 Oportunidades para ignorar, amenazas a aceptar
11.2.1 Entradas a la Cuantificacin del Riesgo .1 Tolerancia al riesgo de los partidos interesados. Diferentes organizaciones y diferentes individuos tienen diferentes tolerancia al riesgo. Por ejemplo:
135
Figura 11-2. Suma de Distribuciones de Probabilidad
Nombre de la Actividad
Bajo a
Ms Probable m
Alto b
Media
X
Sigma
Varianza
2
Distribucin Triangular Diseo Preliminar Recoger Informacin Escribir Secciones Revisin Informal Inspeccin Inspeccin del Inspector Preparar lista de defectos/tpicos Resolver defectos/tpicos Hacer cambios necesarios Estimados Totales de Proyecto :
40 35 10 18 10 10 15
45 50 15 25 20 25 20 200
80 100 30 50 40 60 40
55.0 61.7 18.3 31.0 23.3 31.7 25.0 246.0
8.9 13.9 4.2 6.9 6.2 10.5 5.4 22.7
79.2 193.1 18.1 47.2 38.9 109.7 29.2 515.2
Media = (a + m + b) / 3 Varianza = [(b-a) + (m-a) (m-b)] / 18 Distribucin Beta (usando aproximaciones PERT) Diseo Preliminar Recoger Informacin Escribir Secciones Revisin Informal Inspeccin Inspeccin del Inspector Preparar lista de defectos/tpicos Resolver defectos/tpicos Hacer cambios necesarios Estimados Totales de Proyecto : Media = (a + 4m + b) / 6 Varianza = [(b-a) / 6] Cuando se suman distribuciones de probabilidad: Si las distribuciones estn sesgadas hacia la izquierda como en esta ilustracin, la media del proyecto siempre ser significativamente ms alta que la suma de los estimados ms probables. Las distribuciones pueden ser mezcladas a combinadas a voluntad. Se uso la misma distribucin en este ejemplo para simplificar la ilustracin. Para poder sumar distribuciones de probabilidad, calcule: La media, sigma (desviacin standard), y la varianza para cada actividad individual basado en la formula para esa distribucin (i.e., beta, triangular, plana, etc.). La media del proyecto como la suma de las medias individuales de las actividades. La varianza del proyecto como la suma de las varianzas individuales de cada actividad. La sigma (desviacin standard) del proyecto como la raz cuadrada de la varianza del proyecto
40 35 10 18 10 10 15
45 50 15 25 20 25 20 200
80 100 30 50 40 60 40
50.0 55.8 16.7 28.0 21.7 28.3 22.5 223.0
6.7 10.8 3.3 5.3 5.0 8.3 4.2 17.7
44.4 117.4 11.1 28.4 25.0 69.4 17.4 313.2
Una compaa altamente rentable estar dispuesta a gastar $500,000 para la elaboracin de un contrato de $ 1 billn, mientras que una compaa cerca a su punto de equilibrio no lo estar.
USA
Una organizacin puede percibir que un estimado que tiene un 15% de sobrepasarse como un alto riesgo, mientras que otra lo percibe como un riesgo bajo. Las tolerancias al riesgo de los partidos interesados proveen un filtro tanto para las entradas como salidas de la cuantificacin del riesgo. .2 Fuentes de riesgo. Las fuentes de riesgo estn descritas en la Seccin 11.1.3.1. .3 Eventos potenciales de riesgo. Los eventos potenciales de riesgo estn descritos en la Seccin 11.1.3.2. .4 Estimativos de costo. :Los estimativos de costo estn descritos en la Seccin 7.2.3.1. .5 Estimados de duracin de las actividades. Los estimativos de duracin de las actividades estn descritos en la Seccin 6.3.3.1. 11.2.2 Herramientas y Tcnicas para la Cuantificacin del Riesgo .1 Valor monetario esperado. El valor monetario esperado, como una herramienta para la cuantificacin del riesgo, es el producto de dos nmeros: Probabilidad del evento de riesgo es un estimado de la probabilidad de que un evento dado de riesgo ocurrir. Valor del evento de riesgo es un estimado de la perdida o ganancia en que se incurrir si el evento de riesgo si ocurre. El valor del evento de riesgo debe reflejar tanto los tangibles como intangibles. Por ejemplo, tanto el Proyecto A y el Proyecto B identifican una probabilidad igual de una perdida tangible de $100,000 como el resultado de una propuesta con precio agresivo. Si el Proyecto A predice un efecto intangible o muy pequeo, y el Proyecto B predice que una perdida tal puede poner a su organizacin fuera del negocio, entonces los dos riesgos no son equivalentes. De una manera similar, una falla al no incluir intangibles en este calculo puede distorsionar de manera severa el resultado al igualar una pequea perdida con una alta probabilidad con una gran perdida con una pequea probabilidad de ocurrir. El valor monetario esperado es usado generalmente como una entrada pata anlisis posteriores (e.g., como en un rbol de decisin) ya que los eventos de riesgo pueden ocurrir individualmente o en grupos, en paralelo o en secuencia. .2 Sumas estadsticas. Las sumas estadsticas pueden ser usadas para calcular un rango de los costos totales de proyecto desde los estimativos de costos para los temes individuales de trabajo. (Calcular un rango de las fechas probables de terminacin del proyecto desde las estimaciones de duracin de las actividades requiere el uso de simulaciones tal como se describe en las Seccin 11.2.2.3). El rango de los costos totales del proyecto se puede usar para cuantificar el riesgo relativo de alternativas de presupuestales o de alternativas de precios de propuestas. La Figura 11-2 ilustra el uso de la tcnica del mtodo de los momentos para calculo de los estimativos de rango del proyecto. .3 Simulacin. La simulacin usa una representacin o modelo de un sistema para analizar el comportamiento o desempeo del sistema. La forma ms comn de simulacin en un proyecto es la simulacin de la programacin usando la red del proyecto como el modelo del proyecto. La mayora de las simulaciones de programacin estn basadas en alguna forma del anlisis Monte Carlo. Esta tcnica, adaptada de la administracin general, ejecuta el proyecto muchas veces para proveer una distribucin estadstica de los resultados calculados como se ilustra en la Figura 11-3. Los resultados de una simulacin de programacin pueden ser usados para cuantificar el riesgo de varias alternativas de programacin, de diferentes estrategias de proyecto, de diferentes caminos a travs de la red, o de actividades individuales.
137
Figura 11-3. Resultados de una Simulacin de Monte Carlo de una Programacin de Proyecto
100
Probabilidad Acumulada
90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 110 120 130 140 150 160 170 180 190 200
Das Despus del Comienzo del Proyecto

Esta curva S muestra la probabilidad acumulada de la terminacin de un proyecto en una fecha particular. Por ejemplo, la interseccin de las lneas punteadas muestra que hay una probabilidad del 50% de que el proyecto termine a los 145 das de su iniciacin. Las fechas de terminacin haca la izquierda tienen riesgo ms alto mientras que las de la derecha lo tienen ms bajo.
Figura 11-4. Convergencia de Caminos Actividad 1 10, 12, 14
Hito A
Actividad 2 10, 12, 14
Hito B
Actividad 3 10, 12, 14
Las actividades 1, 2, y 3 todas tienen una duracin esperada de 12 das, 2 das. La duracin calculada por CPM del hito A al B es por lo tanto de 12 das. Sin embargo, la duracin real ser mayor que 12 das si cualquiera de las actividades se atrasa. Esto es cierto, aun si otras actividades terminan en menos de 12 das.
USA
Figura 11-5. Arbol de Decisin Valor Monetario Esperado + $20,000
Probabilidad (P) Programacin Agresiva

(VME= $4,000)
Por x
Respuesta + $100,00
= =
Resultado Incierto
P = .20
Decisin Resultado Incierto Programacin Conservadora

(VME= $1,000)
P = .80
- $20,000
- $16,000
P = .30
- $20,000
- $6,000
P = .70
+ $10,000
- $7,000
Valor Monetario Esperado (VME) del resultado = Respuesta x Probabilidad de ese resultado. Valor Monetario Esperado de una decisin = a la suma de los VME's de todos los resultados que nacen de esa decisin. La programacin agresiva tiene un valor monetario esperado de $4,000 y se "prefiere" sobre la
programacin conservadora que tiene un valor monetario esperado de $1,000.
Las simulaciones de programacin deben ser usadas en cualquier proyecto grande o complejo ya que los mtodos tradicionales de anlisis matemtico tales como el Mtodo de Ruta Critica (CPM) y el Programa de Evaluacin y Tcnica de Revisin (PERT) no tienen en cuenta la convergencia de caminos (vase la Figura 11-4) y por lo tanto tienden a subestimar la duracin del proyecto. El anlisis de Monte Carlo y otras formas de simulacin pueden ser usadas para cuantificar el rango de posibles resultados de costo. .4 Arboles de decisin. Un rbol de decisin es un diagrama que muestra las interacciones claves entre decisiones y los eventos asociados de riesgo como son entendidos por el que toma las decisiones. Las ramas del rbol representan o decisiones (que se muestran como cajas) o eventos de riesgo (que se muestran como crculos). La Figura 11-5 es un ejemplo de un rbol de decisin. .5 Opinin experta. Las opiniones expertas se pueden muchas veces aplicar en defecto de, o en adicin a las tcnicas matemticas descritas anteriormente. Por ejemplo, los eventos de riesgo pueden ser descritos como teniendo una probabilidad de ocurrencia alta, mediana, o baja y con impacto severo, moderado, o limitado. 11.2.3 Salidas de la Cuantificacin del Riesgo .1 Oportunidades para perseguir, amenazas para responder a La principal salida de la cuantificacin del riesgo es una lista de oportunidades que se debern de perseguir y de amenazas que requieren atencin. .2 Oportunidades para ignorar, amenazas a aceptar. El proceso de cuantificacin del riesgo deber documentar tambin (a) aquellas fuentes de riesgo y eventos de riesgo que el equipo administrativo del proyecto ha aceptado de manera consciente o decidido ignorar y (b) quien tom la decisin de hacerlo. 11.3 Desarrollo de Respuesta al Riesgo El desarrollo de respuesta al riesgo involucra definir los pasos de mejoramiento para oportunidades y respuesta a amenazas. La respuesta a amenazas generalmente caen en una de tres categoras: Eliminacin es eliminar una amenaza especifica, usualmente eliminando la causa. El equipo administrativo del proyecto nunca puede eliminar todo el riesgo, pero eventos especficos de riesgo si se pueden eliminar.
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Mitigacin es reducir el valor monetario esperado de un evento de riesgo al reducir la probabilidad de ocurrencia (e.g., usando tecnologa probada para aminorar la probabilidad de que el producto del proyecto no funcionara), reduciendo el valor de evento del riesgo (e.g., comprando un seguro), o ambos. Aceptacin aceptando las consecuencias. La aceptacin puede ser activa (e.g., desarrollando un plan de contingencias a ejecutarse dado del caso de que el evento de riesgo ocurra) o pasiva (e.g., aceptando un nivel de ganancia menor s algunas actividades se sobrepasan).
Entradas
.1 Oportunidades para perseguir, amenazas para responder

.1 Procuramiento .2 Planeacin de contingencias
Salidas
.1 Plan de manejo del riesgo .2 Entradas a otros procesos .3 Planes de contingencia .4 Reservas .5 Acuerdos contractuales
.2 Oportunidades para ignorar, amenazas .3 Estrategias de alternativas a aceptar .4 Seguros
11.3.1 Entradas al Desarrollo de Respuesta al Riesgo .1 Oportunidades para perseguir, amenazas para responder a. Estas estn descritas en la Seccin 11.2.3.1. .2 Oportunidades para ignorar, amenazas a aceptar. Estas estn descritas en la Seccin 11.2.3.2. Estos tems son entradas al desarrollo de respuesta al riesgo por que deben ser documentadas en plan de administracin de riesgo (descrito en la Seccin 11.3.3.1). 11.3.2 Herramientas y Tcnicas para el Desarrollo de Respuesta al Riesgo .1 Procuramiento. El procuramiento, adquirir bienes o servicios de afuera de la organizacin inmediata de proyecto, es muchas veces una respuesta apropiada para ciertos tipos de riesgo. Por ejemplo, los riesgos asociados con el uso de una tecnologa en particular pueden ser mitigados contratando con una organizacin que tiene la experiencia con esa tecnologa. El procuramiento muchas veces involucra cambiar un riesgo por otro. Por ejemplo, mitigar riesgo de costo con un contrato de precio fijo puede crear riesgo de programacin si el vendedor no es capaz de cumplir. De manera similar, tratar de transferir todo el riesgo tcnico al vendedor puede resultar en una propuesta de costo demasiado alta. La administracin de la Procuracin del Proyecto esta descrita en el Captulo 12. .2 Planeacin de contingencias. La planeacin de contingencias involucra definir los pasos de accin que se debern tomar si un evento de riesgo identificado llegase a ocurrir (vase tambin la discusin de workarounds en la Seccin 11.4.2.1). .3 Estrategias de alternativas. Los eventos de riesgo muchas veces se pueden prevenir o evitar al cambiar la aproximacin planeada. Por ejemplo, un trabajo adicional de diseo puede reducir el nmero de cambios que se tiene que manejar durante la fase de implementacin o construccin. Muchas reas de aplicacin tienen un cuerpo de literatura substancial sobre el valor potencial de las varias alternativas estratgicas. .4 Seguros. Los seguros o los arreglos a modo de seguros tales como los bonos de cumplimiento estn muchas veces disponibles para poder encarar algunas categoras de riesgo. El tipo de cobertura disponibles y el costo de la cobertura varia con el rea de aplicacin.
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11.3.3 Salidas del Desarrollo de Respuesta al Riesgo .1 Plan de manejo del riesgo. El plan de administracin de riesgo debe documentar los procedimientos que se usaran para administrar el riesgo a travs de la vida del proyecto. En adicin a documentar los resultados de los procesos de identificacin de riesgo y cuantificacin del riesgo, deber cubrir quien es responsable por administrar las varias reas de riesgo, como las salidas iniciales de identificacin y cuantificacin sern mantenidas, como los planes de contingencia sern implementados, y como las reservas sern adjudicadas. .2 Entradas a otros procesos. Alternativas de estrategias seleccionadas o sugeridas, planes de contingencia, procuramientos anticipados, y otras salidas relacionadas con riesgo debern ser todas retroalimentadas a los procesos apropiados en las dems reas de conocimiento. .3 Planes de contingencia. Los planes de contingencia son pasos de acciones predefinidas que se debern tomar si un evento identificado de riesgo ocurre. Los planes de contingencia son generalmente parte del plan de administracin de riesgo, pero tambin se pueden integraren otras partes del plan general de proyecto (e.g., como parte de plan de administracin de alcance o plan de administracin de la calidad). .4 Reservas. Una reserva es una provisin en el plan de proyecto para mitigar riesgo de costo y/o de programacin. El termino es muchas veces usado con un modificador (e.g., reserva de administracin, reserva de contingencia, reserva de programacin) para poder proveer mas detalle sobre que tipos de riesgo son los que se quieren mitigar. El significado especifico del termino modificado muchas veces varia de acuerdo con el rea de aplicacin. Adicionalmente, el uso de una reserva, y la definicin de que puede estar incluido en ella, es tambin especifico al rea de aplicacin. .5 Acuerdos contractuales. Los acuerdos contractuales pueden ser introducidos para los seguros, servicios, y otros tems como sea apropiado de manera que se evite o mitigue amenazas. Los trminos contractuales y condiciones van a tener un efecto significativo sobre el grado de reduccin de riesgo. 11.4 Respuesta al Control de Riesgo La respuesta al control de riesgo involucra ejecutar el plan de control de riesgo de manera que se d respuesta a los eventos de riesgo sobre la vida del proyecto. Cuando ocurren los cambios, el ciclo bsico de identificar, cuantificar, y responder es repetido. Es importante entender que hasta el anlisis ms completo y exhaustivo no puede identificar todos los riesgos y probabilidades mane de manera correcta; para esto se requiere control e iteracin.
Entradas
.1 Plan de administracin del riesgo .2 Eventos reales de riesgo .3 Identificacin adicional de riesgo

.1 Workarounds .2 Desarrollo adicional de la respuesta al riesgo
Salidas
.1 Accin correctiva .2 Actualizaciones a plan de administracin de riesgo
11.4.1 Entradas a la Respuesta al Control de Riesgo .1 Plan de administracin del riesgo. El plan de administracin del riesgo esta descrito en la Seccin 11.3.3.1.
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.2 Eventos reales de riesgo. Algunos de los eventos de riesgo ocurrirn, mientras que otros no. Los que si ocurren son eventos reales de riesgo o fuente de ellos, y el equipo administrativo de proyecto debe reconocer los que si ocurren para que la respuesta desarrollada pueda ser implementada. .3 Identificacin adicional de riesgo. A medida que el desempeo del proyecto es medido y reportado (esto es discutido en la Seccin 10.3), eventos potenciales de riesgo o fuentes potenciales de este que no haban sido previamente identificadas pueden aflorar. 11.4.2 Herramientas y Tcnicas para Respuesta al Control del Riesgo .1 Workarounds. Los workarounds son respuestas no planeadas a eventos negativos de riesgo. Los workarounds no son planeados en el sentido en que la respuesta no fue definida con anterioridad a que sucediera el evento de riesgo. .2 Desarrollo adicional de la respuesta al riesgo. Si el evento de riesgo no fue anticipado, o si el efecto es mayor que lo esperado, la respuesta planeada pude no ser adecuada, y puede ser necesario repetir el procedimiento de desarrollo de respuesta al riesgo y puede que tambin el de cuantificacin del riesgo. 11.4.3 Salidas de la Respuesta al Control del Riesgo .1 Accin correctiva. La accin correctiva consiste principalmente de ejecutar la respuesta planeada de riesgo (e.g., implementar planes de contingencia o workarounds). .2 Actualizaciones a plan de administracin de riesgo. A medida que ocurren o no eventos de riesgo anticipados, y a medida que son evaluados los eventos reales de riesgo, estimados de probabilidad y valor, as como otros aspectos del plan de administracin de riesgo, este deber ser actualizado. NOTAS
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Administracin del Procuramiento Del Proyecto La Administracin del Procuramiento del Proyecto incluye los procesos requeridos para la adquisicin de bienes y de servicios de afuera de la organizacin ejecutora. Por simplicidad, los bienes y servicios, ya sea un o muchos, sern referidos de ahora en adelante como el producto. La Figura 12.-1 provee un vista general de los siguientes procesos principales: 12.1 Planeacin de la Procuracin es determinar que procurar y cuando 12.2 Planeacin de la Solicitacin es documentar los requerimientos del producto e identificar fuentes potenciales. 12.3 Solicitacin es obtener cotizaciones, licitaciones, ofertas, u otras propuestas como sea apropiado. 12.4 Seleccin de Fuentes es escoger de entre los vendedores potenciales. 12.5 Administracin del Contrato es administrar la relacin con el vendedor. 12.6 Cierre del Contrato- es la terminacin y arreglo final del contrato, incluyendo la resolucin de cualquier tem abierto. Estos procesos interactuan entre ellos y con otros procesos en otras reas de conocimiento tambin. Cada proceso puede involucrar el esfuerzo de uno o ms individuos o grupos de individuos basado en las necesidades del proyecto. Aunque los procesos se presentan aqu como elementos discretos con interfases bien definidas, en la practica estas se pueden traslapar e interactuar de maneras que no se detallan aqu. Las interacciones de procesos se discuten en detalle en el Captulo 3, Administracin de los Procesos del Proyecto. La Administracin de la Procuracin del Proyecto esta discutida desde la perspectiva del comprador en la relacin comprador-vendedor. La relacin comprador-vendedor puede existir a muchos niveles en un solo proyecto. Dependiendo del rea de aplicacin, el vendedor puede ser llamado contratista, un vendedor, o un proveedor. El vendedor administrara de manera tpica su trabajo como un proyecto. En tales casos: El comprador se convierte en el cliente y es por lo tanto un partido interesado clave para el vendedor. El equipo administrativo del vendedor se deber de preocupar con todos los procesos de la administracin del proyecto, no solo con esos de su rea de conocimiento. Los trminos y condiciones del contrato se convierten en entradas claves para muchos de los procesos del vendedor. El contrato puede en realidad contener las entradas (e.g., entregas principales, hitos claves, objetivos de costo) o puede limitar las opciones del equipo de proyecto (e.g., aprobacin del comprador sobre decisiones de staffing es muchas veces requerido en proyectos de diseo). Este captulo asume que el vendedor es externo a la organizacin ejecutora. La mayora de la discusin, sin embargo, es igualmente aplicable a acuerdos
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Figura 12-1. Vista General de la Administracin del Procuramiento del Proyecto

12.1 Planeacin de la Procuracin
.1 Entradas .1 Declaracin del alcance .2 Descripcin del producto .3 Procuramiento de recursos .4 Condiciones de mercado .5 Otras salidas de planeacin .6 Restricciones .7 Suposiciones .2 Herramientas y Tcnicas .1 Anlisis de comprar-o-fabricar .2 Opiniones expertas .3 Seleccin del tipo de contrato .3 Salidas .1 Plan de administracin de la procuracin .2 Declaracin(es) de trabajo
12.2 Planeacin de la Solicitacin

.1 Entradas .1 Plan de administracin de la procuracin .2 Declaracin(es) de trabajo .3 Otras salidas de planeacin .2 Herramientas y Tcnicas .1 Formas estndar .2 Opiniones expertas .3 Salidas .1 Documentos de procuracin .2 Criterios de evaluacin .3 Actualizaciones a la declaracin de trabajo
12.3 Solicitacin
.1 Entradas .1 Documentos de procuracin .2 Listas de vendedores calificados .2 Herramientas y Tcnicas .1 Conferencias de proponentes .2 Publicidad .3 Salidas .1 Propuestas
12.4 Seleccin de Fuentes

.1 Entradas .1 Propuestas .2 Criterio de evaluacin .3 Polticas organizaciones .2 Herramientas y Tcnicas .1 Negociacin de contratos .2 Sistemas de pesaje .3 Sistema de filtros .4 Estimativos independientes .3 Salidas .1 Contrato
12.5 Administracin del Contrato

.1 Entradas .1 Contrato .2 Resultados de trabajo .3 Requisiciones de cambio .4 Facturas del vendedor .2 Herramientas y Tcnicas .1 Sistema de control de cambios al contrato .2 Reportes de desempeo .3 Sistemas de pago .3 Salidas .1 Correspondencia .2 Cambios al contrato .3 Requisiciones de pago
12.6 Cierre del Contrato

.1 Entradas .1 Documentacin contractual .2 Herramientas y Tcnicas .1 Auditoras de procuracin .3 Salidas .1 Archivos de contrato .2 Aceptacin formal y cierre
formales planteados con otras unidades de la organizacin ejecutora. Cuando se involucran acuerdos informales, los procesos descritos en la Administracin de Recursos Humanos, Captulo 9, y Administracin de las Comunicaciones del Proyecto, Captulo 10, son ms probables de aplicar. 12.1 Planeacin de la Procuracin La planeacin de la procuracin es el proceso de identificar que necesidades del proyecto pueden ser mejor cumplidas al procurar productos o servicios de afuera de la organizacin ejecutora. Esto involucra considerar si hay que procurar, como procurar, cuanto procurar, y cuando procurarlo. Cuando el proyecto obtiene productos y servicios de afuera de la organizacin ejecutora, el proceso desde la planeacin de la solicitacin (Seccin 12.2) hasta el cierre del contrato (Seccin 12.6) ser ejecutado una para cada producto o tem de servicio. El equipo administrativo del proyecto deber buscar soporte de especialistas en las disciplinas de contratacin y procuramiento cuando sea necesario. Cuando el proyecto no obtiene los productos y servicios desde afuera de la organizacin ejecutora, el proceso desde de la planeacin de la solicitacin (Seccin 12.2) hasta el cierre del contrato no deber ser ejecutado. Esto ocurre mucho en proyectos de investigacin y desarrollo cuando la organizacin ejecutora es reacia a compartir tecnologa del proyecto, y en otros proyectos ms pequeos hechos en casa, cuando el costo de encontrar y administrar un recurso externo puede exceder los ahorros potenciales.
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La planeacin de la procuracin deber incluir tambin la consideracin de potenciales subcontratistas, en particular si el comprador desea ejercitar algn grado de influencia o control sobre las decisiones de subcontratacin.
Entradas
.1 Declaracin del alcance .2 Descripcin del producto .3 Procuramiento de recursos .4 Condiciones de mercado .5 Otras salidas de planeacin .6 Restricciones .7 Suposiciones

.1 Anlisis de comprar-o-fabricar .2 Opiniones expertas .3 Seleccin del tipo de contrato
Salidas
.1 Plan de administracin de la procuracin .2 Declaracin(es) de trabajo
12.1.1 Entradas a la Planeacin de la Procuracin .1 Declaracin del alcance. La declaracin del alcance (vase la Seccin 5.2.3.1) describe las fronteras corrientes del proyecto. Este provee informacin importante sobre las necesidades del proyecto y estrategias que se deben tener en cuenta para la planeacin de la procuracin. .2 Descripcin del producto. La descripcin de producto del proyecto (descrito en la Seccin 5.1.1.1) provee informacin importante sobre cualquier tema tcnico o preocupaciones que se debern tener en cuenta durante la planeacin de la procuracin. La descripcin del producto es generalmente ms amplia que una declaracin de trabajo. Una descripcin de trabajo describe de forma definitiva del producto final del proyecto; una declaracin de trabajo (discutida en la Seccin 12.1.3.2) describe la porcin de ese producto que ser proveida por un vendedor para el proyecto. Sin embargo, si la organizacin ejecutora escoge procurar el producto entero, la distincin entre los dos trminos se vuelve discutible. .3 Procuramiento de recursos. Si la organizacin ejecutora no dispone de un grupo formal de contratacin, el equipo de proyecto tendr que proveer tanto los recursos como la experiencia para dar soporte a las actividades de procuramiento. .4 Condiciones de mercado. El proceso de planeacin de la procuracin debe considerar que productos y servicios estn disponibles en el mercado, de quien, y bajo que trminos y condiciones. .5 Otras salidas de planeacin. Hasta el grado que estn disponibles otras salidas de planeacin, estas se debern de considerar durante el proceso de planeacin de la procuracin. Otras salidas de planeacin que se debern considerar incluyen costos preliminares y estimados de programacin, planes de administracin de la calidad, proyecciones de flujo de caja, la estructura de desglose de trabajo, riesgos identificados, y el plan de staffing. .6 Restricciones. Las restricciones son factores que limitan las opciones del comprador. Una de las restricciones mas comunes para muchos proyectos son la limitacin de fondos. .7 Suposiciones. Las suposiciones son factores que, para propsitos de planeacin, sern consideradas como verdaderas, reales, o ciertas. 12.1.2 Herramientas y Tcnicas para la Planeacin de la Procuracin .1 Anlisis de comprar-o-fabricar. Esta es una tcnica de la administracin general que puede ser usada para determinar si un producto en particular puede ser producido de manera costo efectiva por la organizacin ejecutora. Ambos lados del anlisis incluyen tanto costos directos como indirectos. Por ejemplo, el lado comprar del anlisis debe incluir
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tanto el costo real de compra como los costos indirectos de administrar el proceso de compra. Un anlisis de comprar o- fabricar debe tambin reflejar la perspectiva de la organizacin ejecutora como tambin las necesidades inmediatas del proyecto. Por ejemplo, la compra de un bien de capital (cualquier cosa desde una gra de construccin hasta un computador personal) en vez de alquilarse, es pocas veces costo efectivo. Sin embargo, si la organizacin ejecutora tiene un necesidad continuada de ese tem, la porcin de costo correspondiente al proyecto puede ser menor que el costo del alquiler. .2 Opiniones expertas. Las opiniones expertas sern muchas veces requeridas para cuantificar las entradas a este proceso. Tal experiencia puede ser proveida por cualquier grupo o individuos con conocimiento especializado o entrenamiento y que esta disponible de muchas fuente incluyendo: Otras unidades dentro de la organizacin ejecutora. Consultores. Profesionales y asociaciones tcnicas Grupos de industria. .3 Seleccin del tipo de contrato. Los diferentes tipos de contratos son mas o menos apropiados para los diferentes tipos de compras. Los contratos generalmente caen en una de tres categoras amplias: Contratos de suma global o de precio fijo- esta categora de contrato involucra un precio total fijo para un producto bien definido. Hasta el grado en que el producto no este bien definido, tanto el comprador como el vendedor estn a riesgo el comprador puede no recibir el producto deseado o el vendedor puede incurrir en costos adicionales para poder proveerlo. Los contratos de precio fijo pueden tambin incluir incentivos para cumplir o exceder objetivos seleccionados del proyecto tales como fechas claves del cronograma. Contratos de costo reembolsables esta categora de contratos involucra pagos (reembolsos) a vendedor por sus costos reales. Los costos estn usualmente clasificados como directos o indirectos. Los costos directos son costos en los que se incurre para beneficio exclusivo del proyecto (e.g., salarios de personal de tiempo completo en el proyecto). Los costos indirectos, tambin llamados costos administrativos, son costos asignados al proyecto por la organizacin ejecutora como el costo de hacer negocios (e.g., salarios de ejecutivos corporativos). Los costos indirectos son usualmente calculados como un porcentaje de los costos directos. Los contratos de costos reembolsables muchas veces incluyen incentivos por cumplir o exceder objetivos seleccionados del proyecto, tales como fechas claves del cronograma o costos totales. Contratos de precios unitarios el vendedor es pagado una cantidad predeterminada por unidad de servicio (e.g., $70 por hora de servicios profesionales o $1.08 por metro cubico de tierra removida), y el valor total del contrato es funcin de las cantidades necesarias para completar el trabajo. 12.1.3 Salidas de la Planeacin de la Procuracin .1 Plan de administracin de la procuracin. El plan de administracin de la procuracin debe describir como los procesos que quedan de la procuracin (desde la planeacin de la solicitacin hasta el cierre del contrato) sern administrados. Por ejemplo: Que tipos de contratos sern utilizados? Si se necesitaran estimados independientes como criterios de evaluacin, quien los preparar y cuando? Si la organizacin ejecutora tiene un departamento de procuramiento, que acciones puede tomara el equipo administrativo de proyecto por si solo?
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Si se necesitan documentos estandarizados de procuramiento, donde se puede encontrar? Cmo se administraran mltiples proveedores? Cmo ser coordinada la procuracin con otros aspectos de proyecto tales como la programacin y reportes de desempeo? Un plan de administracin de procuracin puede ser formal o informal, altamente detallado o de contexto amplio, basado en las necesidades del proyecto. Es un elemento subsidiario del plan general del proyecto descrito en la Seccin 4.1, Desarrollo del Plan del Proyecto. .2 Declaracin(es) de trabajo. La declaracin de trabajo (SOW, statement of work) describe el tem de procuracin con suficiente detalle para permitir al vendedor potencial determinar si ellos son capaces de proveer el tem. El detalle suficiente puede variar de acuerdo con la naturaleza del tem, las necesidades del comprador, o la forma esperada de contrato. Algunas reas de aplicacin reconocen diferentes tipos de SOW. Por ejemplo, en algunas jurisdicciones gubernamentales, el termino SOW es reservado para el procuramiento de un tem que esta claramente especificado como producto o servicio, y el termino Declaracin de Requerimientos (SOR) es usado para el procuramiento de un tem que es presentado como un problema a resolver. La declaracin de trabajo puede ser revisada y refinada a medida que se mueve a travs del proceso de procuramiento. Por ejemplo, un vendedor potencial puede sugerir una aproximacin ms eficiente o un producto menos costoso que el originalmente especificado. Cada tem individual de procuramiento requiere una declaracin de trabajo individual. Sin embargo, mltiples productos o servicios pueden ser agrupados como un solo tem de procuracin con un solo SOW. La declaracin de trabajo deber ser lo mas clara, completa, y concisa como sea posible. Deber incluir una descripcin de cualquier servicio colateral requerido, tal como reportes de desempeo o soporte operacional post-proyecto para el tem procurado. En algunas reas de aplicacin, hay requerimientos especficos de contenido y formato para un SOW. 12.2 Planeacin de la Solicitacin La planeacin de la solicitacin involucra preparar documentos que son necesarios para soportar la solicitacin (el proceso de solicitacin esta descrito en la Seccin 12.3).
Entradas
.1 Plan de administracin de la procuracin .2 Declaracin(es) de trabajo .3 Otras salidas de planeacin

.1 Formas estndar .2 Opiniones expertas
Salidas
.1 Documentos de procuracin .2 Criterios de evaluacin .3 Actualizaciones a la declaracin de trabajo
12.2.1 Entradas a la Planeacin de la Solicitacin .1 Plan de administracin de la procuracin. El plan de administracin de la procuracin esta descrito en la Seccin 12.1.3.1. .2 Declaracin(es) de trabajo. La declaracin de trabajo esta descrita en la Seccin 12.1.3.2. .3 Otras salidas de planeacin. Otras salidas de planeacin (vase la Seccin 12.1.1.5), que pueden haber sido modificadas desde que fueron consideradas parte del plan de procuracin, deben ser revisadas otra vez como parte de la solicitacin. En particular, la planeacin de la solicitacin debe ser coordinada de forma estrecha con la programacin del proyecto.
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12.2.2 Herramientas y Tcnicas para la Planeacin de la Solicitacin .1 Formas estandard. Las formas estandard pueden incluir contratos estandard, descripciones estandard de tems de procuramiento, o versiones estandarizadas de todo o parte de los documentos de una licitacin (vase la Seccin 12.2.3.1). Las organizaciones que ejecutan una cantidad substancial de procuramiento deben tener estos documentos estandarizados. .2 Opiniones expertas. Las opiniones expertas estn descritas en la Seccin 12.1.2.2. 12.2.3 Salidas de la Planeacin de la Solicitacin .1 Documentos de procuracin. Los documentos de procuracin son usados para solicitar propuestas de vendedores potenciales. El termino licitacin y cotizacin son usados generalmente cuando decisin de seleccin de fuentes ser orientada por precio (como cuando se compran tems comerciales), mientras que el termino propuesta es generalmente usado consideraciones no financieras tales como habilidades tcnicas o aproximaciones son de importancia suprema (como cuando se adquieren servicios profesionales). Sin embargo, los trminos son usados de manera intercambiable y se debe tener cuidado de no hacer suposiciones descuidadas sobre las implicaciones del termino usado. Nombres comunes para diferentes tipos de documentos de procuracin incluyen : Invitacin para licitar (IFB), Solicitacin de Propuestas (RFP), Solicitacin de Cotizaciones (RFQ), Invitacin a Negociar, y Respuesta Inicial del Contratista. Los documentos de procuracin deben de estar estructurados para facilitar respuestas precisas y completas de los vendedores potenciales. Estas siempre debern de contener la declaracin de trabajo relevante, una descripcin de la forma deseada de contestacin, y cualquier provisin contractual requerida (e.g., una copia de un contrato modelo, provisiones confidenciales). Alguno o todo el contenido y estructura de los documentos de procuracin, en particular aquellos preparados por agencias gubernamentales, pueden estar definidos por una regulacin. Los documentos de procuracin deben de ser los suficientemente rigurosos para asegurar respuestas consistentes y comparables, pero lo suficientemente flexibles para permitir la consideracin de propuestas del vendedor para mejores formas de satisfacer los requerimientos. .2 Criterios de evaluacin. Los criterios de evaluacin usados para calificar o cuantificar propuestas. Estos pueden ser objetivos (e.g., el administrador de proyecto propuesto debe ser un Administrador de Proyectos Profesional certificado) o subjetivo ( el administrador de proyectos propuesto debe de tener experiencia previa con proyectos similares, documentada). Los criterios de evaluacin son muchas veces incluidos como parte de los documentos de procuracin. Los criterios de evaluacin pueden estar limitados al precio de compra si se sabe que el tem de procuracin esta disponible de un numero de fuentes aceptables (precio de compra en este contexto incluye tanto el costo del tem como los gastos asociados tales como la entrega). Cuando este no sea el caso, se debe de identificar y documentar otros criterios para dar soporte a una evaluacin integrada. Por ejemplo: Entendimiento de la necesidad como esta demostrada en la propuesta del vendedor. Costo del ciclo de vida general podr el vendedor seleccionado producir el costo total mas bajo (costo de compra mas costo de operacin)? Capacidad tcnica tiene el vendedor, o se puede esperar de manera razonable que este adquiera, las habilidades tcnicas y conocimiento requerido? Aproximacin administrativa tiene el vendedor, o se puede esperar de manera razonable que este adquiera, los procesos administrativos y procedimientos para asegurar un proyecto exitoso? Capacidad financiera - o se puede esperar de manera razonable que este adquiera, los recursos financieros que se necesitan?
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.3 Actualizaciones a la declaracin de trabajo. La declaracin de trabajo esta descrita en la Seccin 12.1.3.2. Las modificaciones a una o ms de las declaraciones de trabajo pueden ser identificadas durante la planeacin de la solicitacin. 12.3 Solicitacin La solicitacin involucra obtener la informacin (licitaciones y propuestas) de los vendedores potenciales sobre como las necesidades del proyecto se pueden cumplir. La mayor parte del esfuerzo real en este proceso es gastada por los vendedores potenciales, normalmente sin costo para el proyecto.
Entradas
.1 Documentos de procuracin .2 Listas de vendedores calificados

.1 Conferencias de proponentes .2 Publicidad .1 Propuestas
Salidas
12.3.1 Entradas a la Solicitacin .1 Documentos de procuracin. Los documentos de procuracin estn descritos en la Seccin 12.2.3.1. .2 Listas de vendedores calificados. Algunas organizaciones mantienen lista o archivos con informacin sobre vendedores potenciales. Estas listas generalmente contienen informacin sobre la experiencia relevante y otras caractersticas de los vendedores potenciales. Si tales listas no estn disponibles, el equipo de proyecto tendr que desarrollar sus propias fuentes. Existe informacin general disponible de manera amplia por medio de directorios de bibliotecas, asociaciones locales relevantes, catlogos especializados, y otras fuentes similares. Informacin detallada sobre fuentes especificas pueden requerir un esfuerzo ms extensivo, tales como visitas directas o contactos con clientes previos. Los documentos de procuracin pueden ser enviados a unos o todos de los vendedores potenciales. 12.3.2 Herramientas y Tcnicas para la Solicitacin .1 Conferencias de proponentes. Las conferencias de proponentes (tambin llamadas conferencias de contratistas, conferencias de vendedores, y conferencias pre-licitatorias) son reuniones con vendedores potenciales anteriores a la preparacin de una propuesta. Estas son usadas para asegurarse que todos los vendedores potenciales tienen un entendimiento claro y comn de la procuracin (requerimientos tcnicos, requerimientos de contrato, etc.). Respuestas a preguntas pueden ser incorporadas en los documentos de procuracin como adendos. .2 Publicidad. Las listas existentes de vendedores potenciales muchas veces pueden ser expandidas al colocarse anuncios publicitarios en publicaciones de circulacin general tales como peridicos o en publicaciones especializadas tales como gacetas profesionales. Algunas jurisdicciones gubernamentales requieren avisos pblicos de ciertos tipos de tems de procuracin; la mayora de jurisdicciones gubernamentales requieren de avisos pblicos de subcontratos de un contrato gubernamental.
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12.3.3 Salidas de la Solicitacin .1 Propuestas. Las propuestas (vase tambin la discusin de licitaciones, cotizaciones, y propuestas en la Seccin 12.2.3.1) son documentos preparados por el vendedor que describen la habilidad y voluntad para proveer el producto requerido. Estos documentos son preparados de acuerdo con los requerimientos de los documentos de procuracin relevantes. 12.4 Seleccin de Fuentes La seleccin de fuentes involucra el recibo de licitaciones o propuestas y la aplicacin de criterios de evaluacin para seccionar a un proveedor. Este proceso es raras veces directo: El precio puede ser el factor determinante para un articulo comn, pero el precio propuesto ms bajo puede no ser el costo ms bajo si el proveedor no es capaz de entregar el producto en el tiempo requerido. Las propuestas estn muchas veces divididas en secciones tcnicas (aproximacin) y comerciales (precio) que deben ser avaluadas de manera separada. Muchas veces se requieren mltiples fuentes para productos crticos. Las herramientas y tcnicas descritas a continuacin se pueden usar de manera singular o en combinacin. Por ejemplo, un sistema de pesaje puede ser usada para: Seleccionar a una sola fuente a quien se le pedir que firme un contrato estandard. Colocar en orden de importancia todas las propuestas para establecer un orden de negociacin. Cuando se trata de temes de procuracin de importancia, este proceso puede ser iterativo. Una lista corta de vendedores calificados ser seleccionada con base en una propuesta de precalificacin, y luego una evaluacin mas detallada ser conducida con base en una propuesta mas detallada.
Entradas
.1 Propuestas .2 Criterio de evaluacin .3 Polticas organizacionles

.1 Negociacin de contratos .2 Sistemas de pesaje .3 Sistema de filtros .4 Estimativos independientes .1 Contrato
Salidas
12.4.1 .1 .2 .3
Entradas a la Seleccin de Fuentes Propuestas. Las propuestas estn descritas en la Seccin 12.3.31. Criterio de evaluacin. Los criterios de evaluacin estn descritos en la Seccin 12.2.3.2 Polticas organizacionles. Cualquiera y todas las organizaciones involucradas en el proyecto pueden tener polticas formales o informales que puedan afectar la evaluacin de las propuestas.
12.4.2 Herramientas y Tcnicas para la Seleccin de Fuentes .1 Negociacin de contratos. La negociacin del contrato involucra la clarificacin y mutuo acuerdo sobre la estructura y requerimientos del contrato previamente a la firma de este. Hasta el grado que sea posible, el lenguaje final del contrato deber reflejar todos los acuerdos logrados. Los temas que se debern cubrir incluyen, pero no se limitan a, responsabilidades y autoridades, trminos aplicables y la ley, aproximaciones administrativas y tcnicas, financiacin del contrato, y precio.
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Para temes de procuracin complejos, la negociacin del contrato puede convertirse en un proceso independiente con entradas (e.g., una lista de temas o temes abiertos) y salidas (e.g., memorandos de entendimientos) propias. Las negociaciones de contratos son un caso especial de las habilidades administrativas generales que se llaman la negociacin. Las herramientas de negociacin, sus tcnicas, y estilos estn ampliamente discutidas en la literatura de la administracin general, y son generalmente aplicables a la negociacin de contratos. .2 Sistemas de pesaje. Un sistema de pesaje es un mtodo para la cuantificacin de datos calificativos, de manera que se minimiza el efecto de los prejuicios personales en la seleccin de una fuente. La mayora de tales sistemas involucran (1) la asignacin de un peso numrico a cada criterio de evaluacin, (2) calificar a cada vendedor potencial en cada criterio, (3) multiplicar el peso por la calificacin, y (4) totalizar los resultados de los productos para calcular el puntaje total. .3 Sistema de filtros. Un sistema de filtros involucra el establecimiento de requerimientos mnimos de desempeo para uno o ms de los criterios de evaluacin. Por ejemplo, a un vendedor potencial se le puede requerir un administrador de proyectos que sea un (PMP) Administrador de Proyectos Profesional, antes de que sea considerada su considerada. .4 Estimativos independientes. Para muchos temes de procuracin, la organizacin procuradora puede preparar sus propios estimados como un chequeo de los precios propuestos. Si existen diferencias signifi[ativas con respecto a estos estimados, puede ser una indicacin de que el SOW no era adecuado o que el vendedor potencial entendi mal o fallo en responder de manera total al SOW. Los estimativos independientes son conocidos tambin como estimativos esto es lo que debera valer. 12.4.3 Salidas de la Seleccin de Fuentes .1 Contrato. Un contrato es un acuerdo mutuamente ligante que obliga al vendedor a proveer el producto especificado y obliga al comprador a pagar por el. Un contrato es una relacin legal sujeta a mejoras en las cortes. El acuerdo puede ser simple o complejo, usualmente (pero no siempre) reflejando la simplicidad o complejidad del producto. Se puede llamar, entre otras cosas, un contrato, un acuerdo, un subcontrato, una orden de compra, o un memorando de acuerdo. La mayora de las organizaciones tienen polticas documentadas y procedimientos que definen quienes pueden suscribir tales acuerdos de parte de las organizaciones. Aunque todos los documentos del proyecto estn sujetos a alguna forma de revisin y aprobacin, la naturaleza ligante del contrato usualmente significa que estar sujeto a un proceso de aprobacin ms extensivo. En todos los casos, existe un enfoque primario del proceso de revisin y aprobacin de manera tal que se asegure que el lenguaje del contrato describe un producto o servicio que satisfacer la necesidad identificada. En el caso de grandes proyectos ejecutados por entidades pblicas, el proceso de revisin puede incluir la revisin pblica del acuerdo. 12.5 Administracin del Contrato La administracin del contrato es el proceso de asegurar que el desempeo del vendedor cumplir con los requerimientos contractuales. En los grandes proyectos con mltiples proveedores de productos o servicios, el aspecto clave de la administracin del contrato es manejar las interfaces entre los varios proveedores. La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace que sea imperativo que el equipo del proyecto este atento de las implicaciones legales de las acciones que se toman cuando se administre el contrato. La administracin del contrato incluye la aplicacin de los procesos administrativos de proyecto adecuados a las relacin(es) contractuales y a la integracin de las salidas de esos procesos en la administracin general del proyecto. Esta integracin y coordinacin ocurrir muchas veces en mltiples niveles en los que hay mltiples proveedores y mltiples productos involucrados. Los procesos administrativos de proyectos que deben ser aplicados incluyen:
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Ejecucin del plan de proyecto, descrito en la Seccin 4.2, para autorizar el trabajo del contratista en el momento adecuado. Reportes de desempeo, descritos en la Seccin 10.3. para monitorear el costo, programacin, y desempeo tcnico del contratista. Control de calidad, descrito en la Seccin 8.3, para inspeccionar y verificar lo adecuado del producto del contratista. Control de cambios, descrito en la Seccin 4.3, para asegurar que los cambios son aprobados de manera adecuada, y que aquellas personas con necesidad de conocer dichos cambios se enteran de estos de manera oportuna. La administracin de contratos tambin tiene una componente administrativa financiera. Los trminos de pago deben ser identificados dentro del contrato y deben proveer una relacin especifica entre el progreso alcanzado y su pago de compensacin.
Entradas
.1 Contrato .2 Resultados de trabajo .3 Requisiciones de cambio .4 Facturas del vendedor

.1 Sistema de control de cambios al contrato .2 Reportes de desempeo .3 Sistemas de pago
Salidas
.1 Correspondencia .2 Cambios al contrato .3 Requisiciones de pago
12.5.1 Entradas a la Administracin de Contratos .1 Contrato. Los contratos estn descritos en la Seccin 12.4.3.1 .2 Resultados de trabajo. Los resultados del trabajo del vendedor que entregas han sido completadas y cuales no, hasta que punto los estandard de calidad se han cumplido, en que costos se ha incurrido o se ha comprometido, etc.) son recolectados como parte de la ejecucin del plan del proyecto (la Seccin 4.2 provee mas detalle sobre la ejecucin del plan del proyecto). .3 Requisiciones de cambio. Las requisiciones de cambio pueden incluir modificaciones a los trminos del contrato o a la descripcin de los productos o servicios que sern proveidos. Si el trabajo del vendedor no resulta satisfactorio, una decisin de terminacin de contrato tambin seria manejada como una requisicin de cambio. Los cambios contestados, aquellos donde el vendedor y el equipo administrativos de proyecto no se pueden poner de acuerdo sobre la compensacin para el cambio, son llamadas de varias maneras: reclamos, disputas, o apelaciones. .4 Facturas del vendedor. El vendedor debe elaborar facturas de tiempo en tiempo solicitando pago por el trabajo ejecutado. Los requerimientos de facturacin, incluyendo la documentacin de soporte necesaria, estn usualmente definidas en el contrato. 12.5.2 Herramientas y Tcnicas para la Administracin de Contratos .1 Sistema de control de cambios al contrato. Un sistema de control de cambios al contrato define los procesos por los cuales el contrato puede ser modificado. Este incluye el papeleo, sistemas de seguimiento, procedimientos de resolucin de disputas, y niveles de aprobacin necesarios para la autorizacin de cambios. El sistema de control de cambios al contrato deber estar integrado con el sistema general de control de cambios (la Seccin 4.3 describe el sistema general de control de cambios)
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.2 Reportes de desempeo. Los reportes de desempeo proveen a la administracin con informacin sobre que tan efectivamente el vendedor esta logrando los objetivos contractuales. Los reportes de desempeo del contrato debern estar integrados con los reportes generales de desempeo del proyecto, tal como se describe en la Seccin 10.3. .3 Sistemas de pago. Los pagos al vendedor son generalmente manejados por el sistema de cuantas a pagar de la organizacin ejecutora.. En proyectos ms grandes con muchos o muy complejos requerimientos de procuracin, el proyecto puede desarrollar su propio sistema. En cualquier caso, el sistema debe incluir las revisiones y aprobaciones del equipo administrativo del proyecto. 12.5.3 Salidas de la Administracin de Contratos .1 Correspondencia. Las condiciones y trminos de contrato muchas veces requieren de documentacin escrita de ciertos aspectos de la comunicacin comprador/vendedor, tales como advertencias de ejecuciones insatisfactorias y de cambios o clarificaciones en el contrato. .2 Cambios al contrato. Los cambios (aprobados o no) son retroalimentados a travs de los procesos apropiados de planeacin y procuracin de proyecto, y del plan del proyecto y otros documentos relevantes a medida que estos son actualizados como sea necesario. .3 Requisiciones de pago. Esto asume que el proyecto esta usando un sistema externo de pago. Si el proyecto tiene su sistema interno, la salida aqu seria simplemente pagos. 12.6 Cierre del Contrato El cierre del contrato es similar al cierre administrativo (descrito en la Seccin 10.4) en que involucra tanto la verificacin del producto (Fue todo el trabajo terminado de manera correcta y satisfactoria?) y el cierre administrativo (la actualizacin de archivos para reflejar los resultados finales y la archivacin de tal informacin para uso futuro). Los trminos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos especficos para el cierre del contrato. La terminacin temprana de un contrato es un caso especial del cierre de un contrato.
Entradas
.1 Documentacin contractual

.1 Auditoras de procuracin
Salidas
.1 Archivos de contrato .2 Aceptacin formal y cierre
12.6.1 Entradas al Cierre de Contratos .1 Documentacin contractual. La documentacin contractual incluye, pero no esta limitada a, el contrato en si con todos sus cronogramas de soporte, los cambios aprobados y propuestos de contrato, cualquier documentacin tcnica desarrolladas por proveedor, los reportes del desempeo del proveedor, documentos financieros tales como facturas o registros de pagos, y los resultados de cualquier inspeccin relacionada con el contrato. 12.6.2 Herramientas y Tcnicas para el Cierre de Contratos .1 Auditoras de procuracin. Una auditora de procuracin es una revisin estructurada de los procesos de procuracin desde la planeacin de la procuracin hasta la administracin del contrato. El objetivo de una auditora de procuracin es identificar los logros y fracasos
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que obligan a la transferencia a otros tems de procuracin en este proyecto o a otros proyectos dentro de la organizacin ejecutora. 12.6.3 Salidas del Cierre de Contratos .1 Archivos de contrato. Un juego completo indexado de archivos deber ser preparado para su inclusin con los archivos finales del proyecto (vase la Seccin 10.4.3.1 para una discusin ms detallada del cierre administrativo). .2 Aceptacin formal y cierre. La persona o organizacin responsable por la administracin del contrato deber proveer al vendedor con la notificacin escrita de que el contrato ha sido completado. Los requerimientos para la aceptacin formal y cierre estn usualmente definidos en el contrato. NOTAS
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Apndices El Proceso de Fijacin de Estndares del Instituto de Administracin de Proyectos Evolucin de Una Gua al Cuerpo de Conocimiento de la Administracin de Proyectos de PMI Contribuidores y Editores Notas Extensiones de las Areas de Aplicacin Fuentes Adicionales de Informacin sobre la Administracin de Proyectos Sumario de las Areas de Conocimiento de la Administracin de Proyectos
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El Proceso de Fijacin de Estndares del Instituto de Administracin de Proyectos Los siguientes procedimientos fueron establecidos como poltica del Instituto por medio de una votacin de la Junta Directiva del Instituto de Administracin de Proyectos (PMI) en su reunin de octubre de 1993. Documentos de Estndares de PMI Los Documentos de Standard de PMI son aquellos desarrollados o publicados por PMI que describen practicas generalmente aceptadas de la administracin de proyectos, especficamente: Una Gua al Cuerpo de Conocimientos de la Administracin de Proyectos (PMBOK). Libros de mano del Cuerpo de Conocimientos de la Administracin de Proyectos. Documentos adicionales pueden ser agregados a esta lista por el Director de Estndares por la recomendacin y consentimiento del Grupo de Desarrollo Profesional (PDG) de PMI. Documentos de Estndares pueden ser trabajos originales publicados por PMI o pueden ser publicados por otras organizaciones o individuos. Los Documentos de Estndares sern desarrollados de acuerdo con El Cdigo de Buenas Practicas para la Estandarizacin desarrollado por la Organizacin Internacional para la Estandarizacin (ISO). Desarrollo de Trabajos Originales Documentos de Estndares que sean trabajos originales para ser publicados por PMI sern desarrollados como se describe a continuacin: El desarrollador(es) potencial(es) presentaran una propuesta al Director de Estndares. El Director podr tambin solicitar tales propuestas. El Director aceptara o rechazara tales propuestas e informara al desarrollador sobre el raciocinio de tal decisin. Si la propuesta requiere de financiacin en exceso de la presupuestada para el desarrollo de estndares, el Director someter la propuesta a la Junta de PMI para su aprobacin. El Director dar soporte a los esfuerzos del desarrollador para maximizar la probabilidad de que el producto final ser aceptado. Cuando el material ha sido terminado a satisfaccin del desarrollador, el desarrollador remitir el material al Director de Estndares. El Director nombrara al menos tres individuos conocedores para revisar y comentar sobre el material. Basado en los comentarios recibidos, el Director decidir si recibir o no el material en calidad de Borrador de Exposicin. Se requerir que el desarrollador(es) firmen el consentimiento de derecho de autor (copyright) estndar de PMI, de manera previa a la publicacin del Borrador de Exposicin. Los borradores de Exposicin sern publicados bajo el aegis de la Junta de Publicaciones de PMI y deber cumplir con los estndares de ese grupo en lo concerniente a tipografa y estilo. Los Borradores de Exposicin estarn disponibles de manera general para cualquiera que desee revisar el material. El director de Estndares definir un periodo de revisin de no menos de seis meses para todos los Borradores de Exposicin. Cada Borrador de Exposicin incluir una nota pidiendo comentarios para ser enviados al Director y notando la expiracin del periodo de revisin. Al finalizar el periodo de revisin, el Director de Estndares revisar los comentarios recibidos y trabajar con el desarrollado(es) y otros como sea necesario para incorporar los comentarios apropiados. Si los comentarios son de gran importancia, el Director puede elegir repetir el proceso de revisin del Borrador de Exposicin. El Director someter de manera oportuna los Documentos de Estndares al PDG para su revisin y aprobacin. El PDG puede (a) aprobar el documento como fue remitido; (b) rechazar el documento; o (c) requerir una repeticin del proceso de revisin del Borrador de Exposicin. Adopcin de Trabajos No-Originales como Estndares Documentos de Estndares que son el trabajo de otras organizaciones o individuos sern manejadas de la siguiente manera:
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Cualquiera puede enviar una propuesta para que el Director de Estndares considere una publicacin no originaria de PMI como un Estndar de PMI. El Director nombrara al menos tres individuos conocedores para considerar el material. Si los comentarios recibidos son positivos, el Director prepara una propuesta para que el PDG considere una posible relacin con el dueo(s) del material. La propuesta del Director considerar el posible impacto sobre los procesos de Certificacin y Acreditacin que pueda tener el proceso de revisin y aprobacin, y si se requerirn acciones de la junta de PMI, y cualquier otra consideracin financiera.
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Evolucin de Una Gua al Cuerpo de Conocimiento de la Administracin de Proyectos de PMI Desarrollo Inicial PMI fue fundada en 1969 sobre la premisa de que haban muchas prcticas administrativas que eran comunes a los proyectos en reas de aplicacin tan diversas como la construccin y la farmacutica. Para la poca de Simposio/Seminario de Montereal en 1976, la idea de que tales prcticas comunes podran estar documentadas como estndares empez a ser discutida de manera muy amplia. Esto llevo a su vez a considerar a la administracin de proyectos como una profesin aparte. Sin embargo no fue hasta 1981, que la Junta de Directores de PMI aprob un proyecto para desarrollar los procedimientos y conceptos necesarios para darle soporte a la profesin de la administracin de proyectos. La propuesta del proyecto sugiri tres reas de enfoque: Las caractersticas distintivas de una practica en ejercicio (tica). El contenido y estructura del cuerpo de conocimiento de la profesin (estndares). Reconocimiento de los logros profesionales (acreditacin). Este equipo administrativos de proyectos se vino a conocer como el Grupo Administrativo de Etica, Estndares y Acreditacin (ESA). El Grupo Administrativo ESA consista de los siguientes individuos: Mathew H. Parry, Cabeza Charles E. Oliver David C. Aird William H. Robinson Frederick R. Fisher Douglas J. Ronson David Haeney Paul Sims Harvey Kolodney Eric W. Smythe Este grupo fue asistido por ms de 25 voluntarios de varios captulos locales. La declaracin de Etica fue desarrollada y presentada por un comit en Washington, D.C., presidida por Lew Ireland. La Declaracin de Administracin de Tiempo fue desarrollada a travs de largas reuniones de un grupo en el Sur de Ontario, incluyendo a Dave MacDonald, Dave Norman, Bob Spence, Bob Hall y Matt Parry. La Declaracin de Administracin de Costos fue desarrollada a travs de largas reuniones con el departamento de costos de Stelco bajo la direccin de Dave Haeney y Larry Harrison. Otras declaraciones fueron desarrolladas por el grupo administrativo ESA. La acreditacin fue desarrollada por John Adams y su grupo en la Universidad de Carolina del Oeste, que resulto en los lineamientos de acreditacin y un programa para la certificacin de Administradores de Proyectos Profesionales bajo la gua del decano Martin. Los resultados del proyecto ESA fueron publicados en un reporte especial en el Journal de Administracin de Proyectos en Agosto de 1983. El reporte inclua: Un Cdigo de Etica ms un procedimiento disciplinario. Una lnea de base de estndares consistente de seis reas de conocimiento principales: Administracin del Alcance, Administracin de Costos, Administracin de la Calidad, Administracin del Recurso Humano, y Administracin de las Comunicaciones. Lineamientos tanto para la acreditacin (reconocimiento de la calidad de los programas ofrecidos por instituciones educativas) y de certificacin (reconocimiento de las calificaciones profesionales de los individuos). Este reporte sirvi posteriormente como la base inicial de los programas de Acreditacin y Certificacin de PMI. El grado de Maestra en Administracin de Proyectos de la Universidad de Carolina del Oeste fue acreditada en 1983 y las primeras certificaciones, como Administradores Profesionales de Proyectos (PMPs) fueron otorgadas en 1984. Actualizacin 1986-87 La publicacin del reporte de lnea de base de ESA dio nacimiento a muchas discusiones dentro del PMI sobre lo adecuado de los estndares. En 1984, la Junta Directiva de PMI aprob un segundo proyecto relacionado con estndares para capturar el conocimiento aplicado en la administracin de proyectos.... dentro del marco conceptual existente en ESA. Se reclutaron seis comits para abordar cada una de las
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seis reas de conocimiento identificadas. Adicionalmente, un taller de trabajo fue programado como parte del Seminario/Simposio anual de 1985. Como resultado de estos esfuerzos, un documento actualizado fue aprobado en principio por la junta de directores de PMI y publicada para comentarios en el Journal de Administracin de Proyectos en Agosto de 1986. Los principales contribuidores a esta versin del documento fueron: R. Max Wideman, Cabeza (durante desarrollo) Wolliam Kane John R. Adams, Cabeza (cuando emitido) Colin Morris Joseph R. Beck Joe Muhlberger Peter Bibbes Philip Nunn Jim Blethen Pat Patrick Richard Cockfield David Pym Peggy Day Linn C. Stuckenbruck William Dixon George Vallance Peter C. Georgas Larry C. Woolslager Shirl Holingsworth Shakir Zuberi Adicional a la expansin y reestructuracin del material original, el documento revisado incluyo tres nuevas secciones: El Marco Conceptual de la Administracin de Proyectos fue aadido para cubrir las relaciones entre el proyecto y su ambiente externo y entre la administracin del proyecto y la administracin general. La Administracin de Riesgo fue agregada como un rea de conocimiento separada para poder proveer mejor cubrimiento de este tema. La Administracin de procuramiento/contratos fue agregada como un rea de conocimiento separada para poder proveer mejor cubrimiento de este tema. Subsecuentemente, una variedad de cambios editoriales y correcciones fueron incorporadas en el material, y la Junta Directiva de PMI los aprob en Marzo de 1987. El manuscrito final fue publicado como un documento aparte titulado El Cuerpo de Conocimientos de la Administracin de Proyectos en Agosto de 1987.
B.3
Actualizacin de 1986
Discusiones sobre forma, contenido y estructura adecuada de los documentos claves de estndares de PMI continuo luego de la publicacin de la versin de 1987. En agosto de 1991, el Director de Estndares de PMI, Alan Stretton, inicio un proyecto para la actualizacin del documento basados en comentarios de los miembros. El documento revisado fue desarrollado a travs de varios aos sobre una serie de borradores de trabajo que circularon de manera amplia y a travs de talleres de trabajo en el Seminario/Simposio de PMI en Dallas, Pittsburgh, y San Diego. En Agosto de 1994 el comit de estndares de PMI divulgo un Borrador de Exposicin del documento que fue distribuido para comentarios a todos los 10,000 miembros de PMI y adems de 20 organizaciones tcnicas y profesionales. Este documento representa la terminacin del proyecto iniciado en 1991, los contribuidores y editores estn listados en el Apndice C. Un resumen de la diferencias entre el documento de 1987 y el documento de 1986 se incluye en el Prefacio de la edicin de 1996.
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Contribuidores y Editores Los siguientes individuos contribuyeron de muchas manera diferentes a los varios borradores de este documento. PMI esta en deuda con ellos por su ayuda. Comits de Estndares Los siguientes individuos sirvieron como miembros del Comit de Estndares de PMI durante el desarrollo de la actualizacin de este documento de PMBOK: William R. Duncan, Duncan Nevison, Director de Estndares Frederick Ayer, Defense Systems Management College Cynthia Berg, Medtronic Micro-Rel Mark Burgess, Knowledge Works Helen Cooke, Cooke & Cooke Judy Doll, Searle Drew Fetters, PECO Energy Company Brian Fletcher, ABRINN Project Management Services Earl Glenwright, A.S.S.I.S.T. Eric Jenet, Consultant Deborah OBray, Manitoba Telephone System Diane Quinn, Eastman Kodak Co. Anthony Rizzoto, Miles Diagnostics Alan Stretton, University of Technology, Sydney Douglas E. Tryloff, TASC C.2 Contribuidores Adicionalmente a los miembros del Comit de Estndares, los siguientes individuos proveyeron texto original o conceptos claves para una o mas secciones en los captulos indicados: John Adams, Western Carolina University (Captulo 3, Procesos Administrativos de Proyectos) Keely Brunner, Ball Aerospace (Captulo 7, Administracin de Costos Del Proyecto) Louis J. Cabano, Pathfinder, Inc. (Captulo 5, Administracin del Alcance del Proyecto) David Curling, Loday Systems (Captulo 12. Administracin del Procuramiento del Proyecto) Douglas Gordon, Special Projects Coordinations (Captulo 7, Administracin del Costo del Proyecto) Douglas T Hulett, D.T. Hulett & Associates (Captulo 11, Administracin del Riesgo del Proyecto) Edawrd Ionata, Bechtel/Parsons Brinckerhoff (Captulo 10, Administracin del Las Comunicaciones del Proyecto) John M. Nevison, Duncan-Nevison (Captulo 9, Administracin del Recurso Humano Del Proyecto) Hadley Reynolds, Reynolds Associates (Capitulo 2, El Contexto de la Administracin del Proyecto) Agnes Salvo, CUNA Mutual Insurance (Captulo 11, Administracin de Riesgo del Proyecto) W. Stephen Sawle, Cosultants to Management, Inc. (Captulo 5, Administracin del Alcance del Proyecto) Leonard Stolba, Parsons, Brinckerhoff, Douglas & Quade (Captulo 8, Administracin de Calidad del Proyecto) Ahmet Taspinar, MBP Network (Captulo 6, Administracin de Tiempo del Proyecto) Francis M. Webster (Captulo 1, definicin de proyecto) C.3 Editores Adicional a el Comit de Estndares y contribuidores, los siguientes individuos proveyeron comentarios sobre los varios borradores de este documento:
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Edward L. Averill. Edward Averill & Associates A.C. Fred Baker, Scott, Madden & Associates F.J. Bud Baker, Wright State University Tom Belanger, The Sterling Planning Group John A. Bing, Coastline Community College Brian Bock, Ziff Desktop Information Paul Bosakowski, Fluor Daniel Dorothy J. Burton, Management Systems Associates, Ltd. Cohort 93, University of Technology, Sydney Cohort 94, University of Technology, Sydney Kim Colenso, Applied Business Technologies Samuel K. Collier, Mead Corporation Karen Condos-Alfonsi, PMI Executive Office E.J. Coyle, VDO Yasaki Darlene Crane, Crane Consulting Russ Darnall, Fluor Daniel Maureen Dougherty, GPS Technologies John J. Downing, Digital Equipment Corporation Daniel D. Dudek, Optimum Technologies, Inc. Lawrence East, Westinghouse Quentin W. Fleming, Primavera Systems, Inc. Rick Fletcher, Acres Greg Githens, Maxicomm Project Services, Inc. Leo Giulianeti, Keane Inc. Martha D. Hammonds, AMEX TSG Systems Abdulrazak Hajibrahim, Bombardier G. Alan Hellawell, Eastman Kodak Paul Hinkley, Meta Consultants Wayne L. Hinthorn, PMI Orange Co. Mark E. Hodson, Eli Lilly & Company Lew Ireland, L.R. Ireland Associates Elvin Isgrig, North Dakota State University Murray Janzen, Proctor & Gamble Frank Jenes Walter Karpowski, Management Assoc. William F. Kerrigan, Bechtel International, Inc. Harold Kerzner, Baldwin-Wallace College Robert L. Kimmons, Kimmons-Asaro Group Ltd. Inc. Richard King, AT&T J.D. Kaay Koch, Koch Associates Lauri Koskela, VTT Building Technology Richard E. Little, Project Performance Management Lyle W. Lockwood, Universal Technology Lawrence Mack, PMI Pittsburgh Christopher Madigan, Sandia National Laboratories Michael L. McCauley, Integrated Project Systems Hugh McLaughlin, Broadstar Inc. Frank McNeely, National Contract Management Association Pierre Menard, University of Quebec at Montreal
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Rick Michaels Raymond Miller, AT&T Alan Minson, A&R Minson Colin Morris, Delcan Hatch R. Bruce Morris David J. Mueller, Westinghouse Garry Nelson, Athena Consulting Inc. John P. Nolan, AACE International Louise C. Novakowski, Cominco Engineering Services, Ltd. James OBrien, OBrien-Kreitzberg JoAnn C. Osmer, Arbella Mutual Insurance Co. Jon V. Palmquist, Allstate Insurance Matthew Parry, Target Consultants John G. Phippen, JGP Quality Services Hans E. Picard, P&A Consultants Corporation Serge Y. Piotte, Cartier Group PMI, Houston Chapter PMI, Manitoba Chapter PMI, New Zealand Chapter Charles J. Pospisil, Procon, Inc. Janice Y. Preston, Pacifica Companies Mark T. Price, GE Nuclear Energy Christopher Quaife, Symmetric Resources Peter E. Quinn, Canadian Air Force Steven F. Ritter, Mead Corporation William S. Ruggles, Ruggles & Associates Ralph B. Sackman, Levi Strauss & Co. Alice Sapienza, Simmon College Darryl M. Selleck Melvin Silverman, Atrium Associates, Inc. Roy Smith, Decision Planning Corp. Craig T. Stone, Management Counseling Corp. Hiroshi Tanaka, JGC Corporation Robert Templeton, MW Kellogg Dick Thiel, King County (WA) DPW Saul Thomashow, Anderson Consulting J. Tidhar, Orantech Management Systems Ltd. Vijay K. Verma, TRIUMF Janet Toepfer, Business Office Systems Alex Walton, Harris Corporation Jack Way, Simetra, Inc. R. Max Wideman, AEW Services Rebecca Winston, EG&G Idaho Inc. Hugh M. Woodward, Proctor & Gamble Robert Youker, Management Planning & Control Systems Shakir H. Zuberi, ICF Kaiser Engineers Hanford Dirk Zwart, Computer Sciences Corp. C.4 Staff de Produccin Se hace mencin especial a los siguientes empleados de Comunicaciones de PMI:
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Jeannette M. Cabanis, Editora, Divisin de Libros Misty N. Dillard, Asistente Administrativa Linda V. Gillman, Administradora de Oficina Bobby R. Hensley, Coordinador de Publicaciones Jonathan Hicks, Administrador de Sistemas Sandy Jenkins, Editora Asociada Mark S. Parker, Coordinador de Produccin Dewey L. Messer, Gerente Editor Danell Moses, Coordinador de Promocin de Mercadeo Shirley B. Parker, Gerente de Negocios y Mercadeo Melissa Pendergast, Coordinadora de Servicios de Informacin James S. Pennypacker, Publicador Editor en Jefe Michelle Triggs, Diseadora Grfica Lisa Woodring, Asistente Administrativa
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Notas Captulo 1. Introduccin 1. The American Heritage Dictionary of the English Language, Third Edition. 1992. Boston, Mass.:Houghton Mifflin Company. 2. Turner, J. Rodney. 1992. The Handbook of Project-Based Management. New York, N.Y.:McGraw-Hill. Captulo 2. El Contexto de la Administracin de Proyectos 1. Morris, Peter W.G. 1981. Managing Project Interfaces: Key Points for Project Succes. In Cleland and King, Project Management Handbook, Second Edition. Englewood Cliffs, N.J.: Prentice-Hall. 2. Murphy, Patrice L. 1989. Pharmaceutical Project Management: Is It Different? Project Management Journal (September). 3. Muench, Dean. 1994. The Sybase Development Framework. Oakland Calif.: Sybase Inc. 4. Kotter, John P.1990. A Force for Change: How Leadership Differs from Management. New York, N.Y.: The Free Press. 5. Pfeffer, Jeffrey. 1992. Managing with Power: Politics and Influence in Organizations. HBS Press. Quoted in [6]. 6. Eccles, Robert, et al. 1992. Beyond Hype. Cambridge, Mass.: Harvard University Press. 7. International Organization for Standardization. 1994. Code of Good Practice for Standardization (Draft International Standard). Geneva, Switzerland: ISO Press. 8. The American Heritage Dictionary of the English Language, Third Edition. 1992. Boston, Mass.: Houghton Mifflin Company. Captulo 3. Procesos Administrativos de Proyectos 1. The American Heritage Dictionary of the English Language, Third Edition. 1992. Boston, Mass.: Houghton Mifflin Company. Captulo 4. Administracin de la Integracin del Proyecto No hay notas para este captulo. Captulo 5. Administracin del Alcance del Proyecto 1. Turner, J. Rodney, op cit, Captulo 1. 2. yign, M. Gven. 1993. A Decision Support System for R&D Project Selection and Resource Allocation Under Uncertainty. Project Management Journal (December). 3. Scope Definition and Control, Publication 6-2, p. 45. 1986 (July). Austin, Tex.: Construction Industry Institute. Captulo 6. Administracin de Tiempo del Proyecto No hay notas para este captulo. Captulo 7. Administracin de Costos del Proyecto No hay notas para este captulo. Captulo 8. Administracin de Calidad del Proyecto 1. International Organization for Standardization. 1993. Quality-Vocabulary (Draft International Standard 8402). Geneva, Switzerland: ISO Press. 2. Ibid. 3. Ibid. 4. Ibid. 5. Ibid. Captulo 9. Administracin del Recuso Humano del Proyecto No hay notas para este captulo. Captulo 10. Administracin de las Comunicaciones del Proyecto No hay notas para este captulo. Captulo 11. Administracin de Riesgo del Proyecto No hay notas para este captulo. Captulo 12. Administracin del Procuramiento del Proyecto No hay notas para este captulo.
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Extensiones de las Areas de Aplicacin La Necesidad de Extensiones en las Areas de Aplicacin Las extensiones en las reas de aplicacin son necesarias cuando hay prcticas generalmente aceptadas para una categora de proyectos (una rea de aplicacin) que no estn generalmente aceptadas a travs del rango entero de tipos de proyectos. Las extensiones de reas de Aplicacin reflejan: Aspectos inusuales o nicos del ambiente de proyectos que el equipo administrativo de proyectos debe de tener en cuenta para poder administrar el proyecto de manera eficiente y efectiva. Prcticas comunes que, si seguidas, van a mejorar la eficiencia y efectividad del proyecto (e.g., estructuras estandarizadas de desglose de trabajo). La aplicacin de practicas especificas de reas pueden nacer como resultado de muchos factores, incluyendo, pero no limitado a diferencias en normas culturales, terminologa tcnica, impacto social o ciclos de vida del proyecto. Por ejemplo: En construccin, donde virtualmente todo el trabajo es ejecutado bajo contrato, hay prcticas comunes relacionadas con el procuramiento que no aplican a todas las categoras del proyecto. En las biociencias, hay practicas comunes generadas por el ambiente regulado que no aplican a todas las categoras de proyectos. En la contratacin estatal, hay prcticas comunes generadas por regulaciones adquisitivas gubernamentales que no aplican a todas las categoras del proyecto. En consultora, hay prcticas comunes generadas por las responsabilidades de mercadeo y administrativas del administrador de proyectos que no aplican a todas las categoras del proyecto. Las extensiones a las reas de aplicacin son adiciones al material de ncleo de los Captulos 1 al 12, no son sustituciones para estos. Se espera que las extensiones sean organizadas de una manera similar a este documento, i.e., por la identificacin y descripcin de los procesos nicos de la administracin de proyectos para esa rea de aplicacin. En diferentes reas de aplicacin, puede haber la necesidad de identificar procesos adicionales, de subdividir procesos comunes, de definir diferentes secuencias o interacciones entre procesos, o de agregar elementos a las definiciones de procesos comunes. Criterio de desarrollo Las extensiones sern desarrolladas para esas reas de aplicacin que cumplan los siguientes criterios: Que existe un cuerpo de conocimiento sustancial para el rea de aplicacin que estando orientada hacia el proyecto y nica o casi nica en esa rea. Que exista una organizacin identificable (e.g., un Grupo de Inters Especfico de PMI u otra asociacin profesional o tcnica) que esta dispuesta a comprometer los recursos necesarios para dar soporte al Comit de Estndares de PMI con el desarrollo y manutencin de material. Que el material adicional desarrollado es capaz de pasar el mismo nivel de revisin rigurosa que el material de ncleo.
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FUENTES ADICIONALES DE INFORMACIN SOBRE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS La administracin de proyectos es un campo dinmico en crecimiento con libros y artculos sobre este tema publicados de manera regular. Las entidades listadas abajo proveen una variedad de productos y servicios que pueden ser de utilidad para aquellos interesados en la administracin de proyectos. Organizaciones Tcnicas y Profesionales Este documento fue desarrollado y publicado por el Instituto de Administracin de Proyectos PMI que puede ser contactado en: Project Management Institute Tele: 610/734-3330 Four Campus Boulevard Fax: 610/734-3266 Newton Square, PA 19073-3299 E-mail: [email protected] USA Worl Wide Web: www.pmi.org PMI tiene acuerdos cooperativos con las siguientes organizaciones: AACE International Phone: 304/296-8444 Fax: 304/291-5728 Australian Institute of Project Managers (AIPM) Phone: +61-02-9960-0058 Fax: +61-02-9960-0052 Construction Management Association of America (CMAA) Phone: 703/356-2622 Fax: 703/356-6388 Engineering Advancement Association of Japan (ENAA) Phone: +81-3-3502-4441 Fax: +81-3-3502-5500 Institute of Industrial Engineers (IIE) Phone: 770/449-0460 Fax: 770/263-8532 Institute of Project Management (IPM-Ireland) Phone: +353-1-661-4677 Fax: 353-1-661-3588 International Project Management Association (IPMA) Phone: +45-45-76-46-76 Fax: +45-45-76-80-20 Korean Institute of Project Management and Technology (PROMAT) Phone: +822-510-5835 Fax: +822-510-5380 Performance Management Associations (PMA) Phone: 714/443-0373 Fax: 714/443-0374 Project Management Institute of Canada Phone: Fax: 403/281-3068 Russian Project Management Association (SOVNET) Phone: +7-095-133-24-41 Fax: +7-095-131-85-29 Western Australian Project Management Association, Inc. (WAPMA) Phone: 619/383-3849 Fax: 619/383-3849 Adicionalmente, hay otras organizaciones numerosas en campos relacionados que pueden proveer informacin adicional sobre la administracin de proyectos. Por ejemplo: Sociedad Americana para el Control de Calidad (U.S.A.) Instituto de Industria de la Construccin (U.S.A.) Asociacin Nacional para la Administracin de Compras (U.S.A.) Asociacin Nacional de Administracin de Contratos (U.S.A.) Sociedad para la Administracin de Recursos Humanos (U.S.A.) Sociedad Americana de Ingenieros Civiles (U.S.A.) Informacin corriente de contactos para estas y otras organizaciones tcnicas o profesionales en todo el mundo puede ser generalmente encontrada en su biblioteca local. F.1 Editores Comerciales
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Muchas editoras comerciales producen libros sobre administracin de proyectos y campos relacionados. Las editoras comerciales que producen material de manera regular incluyen: Addison-Wesley AMACOM Gower Press John Wiley & Sons Marcel Dekker McGraw-Hill Prentice-Hall Probus Van Nostrand Reinhold Casi todos los libros de administracin de proyectos de estos editores esta disponible a travs de PMI. La mayora de libros disponibles de estas fuentes incluyen bibliografas extensivas o listas de lecturas sugeridas. F.2 Proveedores de Productos y Servicios Compaas que proveen software, entrenamiento, consultora y otros productos y servicios a la profesin de administracin de proyectos, muchas veces proveen monografas o reimpresiones. PMI publica de forman anual un directorio de tales proveedores en PM Network y listas similares tambin estn disponibles de otras organizaciones listadas en F.1. F.3 Instituciones Educativas Muchas universidades, escuelas, y escuelas juniors ofrecen programas de educacin continuada en administracin de proyectos y disciplinas relacionadas. Algunas de estas instituciones tambin ofrecen programas de grado y pregrado. PMI publica un directorio anual de tales programas en PM Network.
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SUMARIO DE LAS AREAS DE CONOCIMIENTO DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Administracin de Integracin del Proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que los elementos varios del proyecto estn coordinados apropiadamente. Consiste de: Desarrollo del Plan del Proyecto es tomar los resultados de otros procesos de planificacin y colocarlos en un solo documento coherente, y lgico. Ejecucin del Plan del Proyecto es desarrollar el plan del proyecto, al ejecutar las actividades incluidas en el plan. Control general de cambios es coordinar los cambios a travs de todo el proyecto. Administracin del Alcance del proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para completar el proyecto de manera exitosa. Consiste de: Iniciacin es comprometer a la organizacin a comenzar la siguiente fase del proyecto. Planeacin del alcance es desarrollar un documento del alcance escrito, que sirva como la base para la toma de decisiones futuras del proyecto. Definicin del alcance es subdividir las principales entregas del proyecto, en componentes ms pequeas y manejables. Verificacin del alcance es formalizar la aceptacin del alcance del proyecto. Control de cambios del alcance es controlar los cambios al alcance del proyecto. Administracin del Tiempo del Proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto terminara a tiempo. Consiste de: Definicin de actividades es identificar las actividades especificas que tienen que ser desarrolladas para poder producir las entregas varias del proyecto. Secuencia de las actividades es identificar y documentar las interdependencias de las actividades. Estimacin de la duracin de las actividades es estimar el nmero de periodos de trabajo que se necesitaran para completar las actividades individuales. Desarrollo de la programacin es analizar la secuencias de las actividades, las duraciones de las actividades, y los requerimientos de recursos para poder crear la programacin del proyecto. Control de la programacin es controlar los cambios a la programacin de proyecto. Administracin de los Costos del Proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se competa dentro del presupuesto aprobado. Consiste de: Planeacin de recursos es determinar que recursos (personas, equipo, materiales) y que cantidad de cada uno se debe utilizar para ejecutar las actividades del proyecto. Estimacin de costos es desarrollar una aproximacin (estimado) de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. Presupuestacin de los costos es asignar el estimativo general de costos a los tems individuales de trabajo. Control de costos es controlar los cambios al presupuesto del proyecto. Administracin de la Calidad del Proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto va a satisfacer las necesidades para las cuales fue acometido. Consiste de: Planeacin de la calidad es identificar que estndares de calidad son relevantes al proyecto y determinar como satisfacerlos.
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Aseguranza de la calidad es evaluar el desempeo general del proyecto de manera regular para proveer confianza de que el proyecto va a satisfacer los estndares relevantes de calidad. Control de calidad es monitorear resultados especficos del proyecto para determinar si cumplen con los estndares relevantes de calidad e identificar maneras de eliminar las causas de desempeo no satisfactorio. Administracin de los Recursos Humanos del Proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para hacer el uso ms efectivo de las personas involucradas con el proyecto. Consiste de: Planeacin organizacional es identificar, documentar, y asignar roles de proyecto, responsabilidades, y relaciones de reporte. Adquisicin de staff es conseguir los recursos humanos necesarios, asignados y trabajando en el proyecto. Desarrollo del equipo es desarrollar las habilidades individuales y de grupo para el mejoramiento del desempeo del proyecto. Administracin de las Comunicaciones del Proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar una generacin, coleccin, diseminacin, almacenaje, y disposicin de la informacin del proyecto de forma apropiada y a tiempo. Consiste de: Planeacin de la comunicacin es determinar las necesidades de informacin y comunicacin de los partidos interesados del proyecto: quien necesita que informacin, cuando la necesitaran, y como se les ser entregada. Distribucin de la informacin es hacer que la informacin necesaria este disponible para los partidos interesados del proyecto de manera oportuna. Reporte de desempeo es colectar y diseminar la informacin de desempeo. Esto incluye reportes de status, medicin de avance, y pronsticos. Cierre administrativo es generar, recoger, y diseminar informacin para formalizar la terminacin de una fase o del proyecto. Administracin del Riesgo del Proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos que se ocupan de identificar, analizar, y responder al riesgo del proyecto. Consiste de: Identificacin del riesgo es determinar que riesgos posiblemente afecten al proyecto y documentar las caractersticas de cada uno. Cuantificacin del riesgo es evaluar los riesgos y las interacciones del riesgo para evaluar el rango de posibles resultados del proyecto. Desarrollo de la respuesta al riesgo es definir pasos de mejoramiento para el aprovechamiento de oportunidades, o de respuesta a amenazas. Control de respuesta al riesgo es responder a cambios en el riesgo sobre la ejecucin de proyecto. Administracin de la Procuracin del Proyecto Es una parte de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios de afuera de la organizacin ejecutora. Consiste de: Planeacin de adquisiciones es determinar que adquirir y cuando. Planeacin de solicitacin es documentar los requerimientos de producto e identificar las fuentes potenciales. Seleccin de fuentes es escoger de entre proveedores potenciales. Administracin del contrato es administrar las relaciones con el proveedor. Cierre del contrato es el cierre y negociacin del contrato, incluye la resolucin de cualquier tem abierto.
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GLOSARIO 1. Inclusiones y exclusiones Este glosario incluye trminos que son: Unicos o caso nicos a la administracin de proyectos (e.g., declaracin del alcance, paquete de trabajo, estructura de desglose de trabajo, mtodo de la ruta crtica). Que no son nicos a la administracin de proyectos, pero que son usados de manera diferente o con un significado ms estrecho en la administracin de proyectos que en su uso diario (e.g., fecha de comienzo temprana, actividad, tarea). Este glosario de manera general no incluye: Trminos especficos de reas de aplicacin (e.g., prospectus del proyecto como un documento legal nico al desarrollo de bien raz). Trminos cuyo uso en la administracin de proyectos no difieren de una manera substancial de su uso diario comn (e.g., contrato). Trminos compuestos cuyo significado es claro, inferido de los significados combinados de sus componentes. Variantes, cuando el significado de la variante es claro de su trmino de base (e.g., reporte de excepciones se incluye, pero reportes de excepcin no). Como resultado de estas inclusiones e exclusiones, este glosario incluye: Una preponderancia de trminos relacionados la Administracin del Alcance del Proyecto y Administracin del Tiempo del Proyecto, ya que muchos de los trminos usados en estas dos reas de conocimiento son nicas o casi nicas a la administracin de proyectos. Muchos trminos de la Administracin de la Calidad del Proyecto, ya que estos trminos son usados de manera ms estrecha que en su uso diario. Relativamente pocos trminos relacionados con la Administracin del Recurso Humano del Proyecto, Administracin del Riesgo del Proyecto, y Administracin de las Comunicaciones del Proyecto, ya que muchos de los trminos usados en estas reas de conocimiento no difieren de manera substancial de su uso diario. Relativamente pocos trminos relacionados con la Administracin de Costos del Proyecto y Administracin de la Procuracin del Proyecto, ya que muchos de los trminos usados en estas reas de conocimiento tienen significados ms estrechos que son de uso nico o particular a esas reas de aplicacin. 2. Siglas Comunes ACWP Actual Cost of Work Preformed (Costo Real de Trabajo Realizado) AD Activity Description (Descripcin de Actividad) ADM Arrow Diagram Method (Mtodo de Diagramacin con Flechas) AF Actual Finish date (Fecha Real de Terminacin) AOA Activity-On-Arrow (Actividad Sobre La Flecha) AON Activity-On-Node (Actividad Sobre Nodo) AS Actual Start date (Fecha Real de Comienzo) BAC Budget at Completion (Presupuesto al Terminar) BCWP Budgeted Cost of Work Performed (Costo Presupuestado de Trabajo Realizado) CCB Change Control Board (Comit de Control de Cambios) CPFF Cost Plus Fixed Fee (Costo ms Honorarios Fijos) CPIF Cost Plus Incentive Fee (Costo ms Honorarios de Incentivo) CPI Cost Performance index (Indice de Desempeo de Costos) CPM Critical Path Method (Mtodo de la Ruta Crtica) CV Cost Variance (Varianza de Costos) DD Data Date (Fecha de Corte) DU DUration (DUracin) EAC Estimate At Completion (Estimado al Terminar) EF Early Finish date (fecha de Terminacin Temprana) ES Early Start date (fecha de Comienzo Temprana) ETC Estimate (or Estimated) To Complete (or Completion) (Estimado al Terminar)
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EV FF FFP FPIF FS GERT IFB LF LOE LS MPM OBS PC PDM PF PM PMP PS QA QC RAM RDU RFP RFQ SOW SPI SV TC TF TS TQM WBS
Earned Value (Valor Ganado u Obtenido) Free Float or Finish-to-Finish (Flotacin Libre o Fin-a-Fin) Firm Fixed Price (Precio Fijo Firme) Fixed Price Incentive Fee (Honorarios Incentivos de Precio Fijo) Finish-to-Start (Comienzoa-Fin) Graphical Evaluation and Review Technique (Tcnica de Revisin y Evaluacin Grfica) Invitation For Bid (Invitacin a Licitar) Late Finish date (fecha de Terminacin Tarda) Level Of Effort (Nivel de Esfuerzo) Late Start date (fecha de Comienzo Tarda) Modern Project Management (Administracin de Proyectos Moderna) Organization(al) Breakdown Structure (Estructura de Desglose Organizacional) Percent Complete (Porcentaje Terminado) Precedence Diagramming Method (Mtodo de Diagramacin de Precedencias) PERT Program Evaluation and Review Technique (Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas) Planned Finish date (fecha Planeada de Terminacin) Project Management or Project Manager (Administracin o Administrador de Proyectos) PMBOK Project Management Body of Knowledge (Cuerpo de Conocimientos de la Administracin de Proyectos) Project Management Professional (Profesional de la Administracin de Proyectos) Planned Start date (fecha Planeada de Comienzo) Quality Assurance (Aseguranza de la Calidad) Quality Control (Control de la Calidad) Responsibility Assignment Matrix (Matriz de Responsabilidad) Remaining Duration (DUracin Remanente) Request For Proposal (Peticin de Propuesta) Request For Quotation (Peticin de Presupuesto) SF Scheduled Finish date or Start-to-Finish (fecha Programada de Terminacin o Comienzo-a-Fin) Statement Of Work (Declaracin de Trabajo) Scheduled Performance Index (Indice de Desempeo Programado) SS Scheduled Start date or Start-to-Start (fecha Programada de Comienzo o Comienzo-a-Comienzo) Schedule Variance (Varianza de Programacin) Target completion date (fecha de Terminacin de la Meta) Total Float or Target Finish date (Flotacin Total o fecha de Terminacin de la Meta) Target Start date (fecha de Comienzo de la Meta) Total Quality Management (Administracin de Calidad Total) Work Breakdown Structure (Estructura de Desglose de Trabajo)
3. Definiciones Muchas de las palabras aqu definidas tienen significados ms amplios, y en algunos casos diferentes, a sus definiciones de diccionarios. Las definiciones usan las siguientes convenciones: Los trminos usados como parte de las definiciones, y que estn definidos en el glosario, se muestran en cursiva. Cuando se incluyen sinnimos, no se dan definiciones y se dirige el lector al trmino preferido (i.e., vase trmino preferido). Trminos relacionados que no son sinnimos estn referenciados al final de la de la definicin (i.e., vase tambin trmino relacionado).
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Accin Correctiva. Son los cambios realizados para hacer que el desempeo futuro del proyecto se ajuste a lo planeado. Actividad Casi-Crtica. Es una actividad que tiene una baja flotacin total. Actividad Crtica. Es cualquier actividad sobre el camino crtico. Comnmente se determina usando el mtodo de la ruta crtica. Aun que algunas actividades son crticas en el sentido del diccionario sin estar sobre la ruta crtica, este sentido pocas veces se usa en el contexto del proyecto. Actividad Ficticia. Es una actividad de cero duracin que se usa para mostrar una relacin lgica en el mtodo de diagramacin con flechas. Las actividades ficticias son usadas cuando las relaciones lgicas no pueden ser descritas de manera correcta usando flechas de actividad comunes. Las relacione ficticias se muestran grficamente como lneas punteadas con cabeza de flecha. Actividad Predecesora. (1) En el mtodo de diagramacin con flechas, es la actividad que entra al nodo. (2) En el mtodo de diagramacin de precedencias, es la actividad de. Actividad Sucesora. (1) En el mtodo de diagramacin con flechas, la actividad que departe de un nodo. (2) En el mtodo de diagrama de precedencias, la actividad a. Actividad. Un elemento de trabajo desarrollado durante el curso de un proyecto. Una actividad normalmente tiene una duracin esperada, un costo esperado, y unos requerimientos esperados de recursos. Las actividades generalmente se subdividen en tareas. Actividad-Sobre-Nodo (ASN). Vase mtodo de diagramacin de precedencias. Actividad-Sobre La-Flecha (ASF). Vase mtodo de diagrmacin con flechas. Administracin de Calidad del Proyecto. Es un subjuego de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto va a satisfacer las necesidades para las cuales fue encomendado. Y consiste de planeacin de la calidad, aseguranza de la calidad, y control de calidad. Administracin Total de Calidad (TQM). Una aproximacin comn para implementar un programa de mejoramiento de la calidad dentro de una organizacin. Administracin de Costos del Proyecto. Es un subjuego de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se termina dentro del presupuesto aprobado. Esta consiste de planeacin de recursos, estimacin de costos, presupuestacin de costos, y control de costos. Administracin de la Integracin del Proyecto. Es un subjuego de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que los elementos varios del proyecto estn adecuadamente coordinados. Y consiste de desarrollo del plan del proyecto, ejecucin del plan de proyecto, y control de cambios general. Administracin de la Procuracin del Proyecto. Es un subjuego de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios afuera de la organizacin ejecutora. Y consiste de planeacin de la procuracin, planeacin de la solicitacin, solicitacin, seleccin de fuentes, administracin del contrato, y cierre de contrato. Administracin de las Comunicaciones del Proyecto. Es un subjuego de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar la coleccin y diseminacin adecuada de la informacin del proyecto. Esta consiste de planeacin de las comunicaciones, distribucin de la informacin, reportes de desempeo, y cierre administrativo. Administracin de Proyectos Moderna (MPM). Es un trmino que se usa para distinguir el rango amplio del alcance corriente de la administracin de proyectos (alcance, costo, tiempo, calidad, riesgo, etc.) de uso ms estrecho tradicional que se enfocaba solo en costos y tiempo. Administracin de Proyectos. Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas, y tcnicas a las actividades del proyecto de manera que se cumplan o excedan las necesidades y expectativas que los partidos interesados tengan en el proyecto. Administracin de Riesgo del Proyecto. Es un subjuego de la administracin de proyectos que incluye los procesos concernientes a identificar, analizar, y responder al riesgo del proyecto. Y consiste de identificacin de riesgo, cuantificacin de riesgo, desarrollo de respuesta al riesgo, y control de respuesta al riesgo. Administracin del Alcance del Proyecto. Es un subjuego de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para terminar el proyecto de manera exitosa. Y consiste de iniciacin, planeacin del alcance, definicin del alcance, verificacin del alcance, y control de cambios al alcance.
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Administracin del Contrato. Es la administracin la relacin con el vendedor. Administracin del Recurso Humano del Proyecto. Es un subjuego de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para hacer el uso ms efectivo de las personas involucradas en el proyecto. Y consiste de planeacin organizacional, adquisicin de staff, y desarrollo del equipo. Administracin del Tiempo del Proyecto. Es un subjuego de la administracin de proyectos que incluye los procesos requeridos para una terminacin oportuna del proyecto. Y consiste de definicin de actividades, secuencia de actividades, estimacin de duracin de actividades, desarrollo de la programacin, y control de la programacin. Administrador de Lnea. (1) Es el administrador de cualquier grupo que realmente hace un producto o ejecuta un servicio. (2) Es un administrador funcional. Administrador de Proyecto (PM). Es el individuo responsable por la administracin del proyecto. Administrador de Proyectos Profesional (PMP). Es un individuo certificado como tal por el Project Management Institute. Administrador Funcional. Es un administrador responsable por actividades de un departamento especializado o funcin (e.g., ingeniera, manufactura, mercadeo). Adquisicin de Staff. Es conseguir los recursos humanos necesarios asignados a y trabajando en el proyecto. Alcance. Es la suma de productos y servicios que sern provedos por el proyecto. Anlisis de Programacin. Vea anlisis de red. Anlisis de Red. Es el proceso de identificar las fechas tempranas y tardas de comienzo y terminacin para las porciones sin terminar de las actividades de proyecto. Vase tambin Mtodo de la Ruta Crtica, Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas, y Tcnica de Revisin y Evaluacin Grfica. Anlisis de Valor Ganado. Vase la definicin (1) bajo valor ganado. Anlisis Matemtico. Vea anlisis de red. Anlisis Monte Carlo. Es una tcnica de evaluacin del riesgo de la programacin que ejecuta una simulacin del proyecto muchas veces de manera que se pueda calcular una distribucin de los resultados ms probables. Area de Aplicacin. Es una categora de proyectos que tienen elementos en comn que no estn presentes en todos los proyectos. Las reas de aplicacin estn usualmente definidas en trminos del producto del proyecto (i.e., por tecnologas similares o sectores de industria) o por el tipo de cliente (e.g., interno vs. Externo, gubernamental o privado). Las reas de aplicacin muchas veces se traslapan. Aseguranza de la Calidad (QA). (1) Es el proceso de evaluar el desempeo general del proyecto de manera regular para proveer la confianza de que el proyecto va a satisfacer los estndares relevantes de calidad. (2) Es la unidad organizacional a la que se le asigna la responsabilidad por la aseguranza de la calidad. Asignacin para Contingencias. Vase reserva. Cambio al Alcance. Es cualquier cambio al alcance del proyecto. Un cambio en el alcance casi siempre requiere un ajuste en el costo y programacin del proyecto. Cambio en el Alcance. Vase cambio del alcance. Charter del Proyecto. Es un documento emitido por la alta administracin que provee al administrador del proyecto con la autoridad de aplicar recursos de la organizacin a las actividades del proyecto. Charter Vase charter del proyecto. Ciclo de Vida del Proyecto. Es una coleccin de fases de proyecto generalmente secuenciales cuyos nombres y nmeros estn determinadas por las necesidades de control de organizacin u organizaciones involucradas en el proyecto. Cierre Administrativo. Es generar, recoger, y diseminar la informacin del proyecto para formalizar la terminacin de este. Cierre de Contrato. Es la terminacin y negociacin del contrato, incluyendo la resolucin de todos los tems sin resolver. Cdigos de Cuentas. Cualquier sistema numrico usado para identificar de manera nica cada elemento de la estructura de desglose del trabajo. Vase tambin grfico de cuentas. Comienzo-a-Comienzo. Vase relacin lgica. Comienzo-a-Fin. Vase relacin lgica. Comit de Control de Cambios (CCB). Es un grupo formalmente constituido de los partidos interesados responsables de aprobar o rechazar cambios a las lneas de base del proyecto.
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Compresin de Duracin. Es acortar la programacin del proyecto sin reducir el alcance del proyecto. La compresin de duracin no siempre es posible y muchas veces requiere un incremento en el costo del proyecto. Compresin de Programacin. Vea compresin de duracin. Contingencias. Vase reserva y planeacin de contingencias. Contrato de Costos Ms Honorarios de Incentivo (CPIF). Es un tipo de contrato en el que el comprador reembolsa al vendedor por los costos permitidos del vendedor (los costos permitidos estn definidos por el contrato) y el vendedor obtiene una ganancia si cumple con determinados criterios de desempeo. Contrato de Costos Ms Honorarios Fijos (CPFF). Es un tipo de contrato en el que el comprador reembolsa al vendedor por los costos permitidos del vendedor (los costos permitidos estn definidos por el contrato) mas una cantidad fija de ganancia (honorarios). Contrato de Honorarios Incentivos de Precio Fijo. Es un tipo de contrato donde el comprador paga al vendedor una suma fija (definida en el contrato), y el vendedor puede obtener una suma adicional si cumple con determinados criterios de desempeo. Contrato de Precio Fijo (FFP). Vase contrato de precio fijo firme. Contrato de Precio Fijo Firme (FFP). Es un tipo de contrato donde el comprador paga al vendedor una suma fija (definida en el contrato) a pesar de los costos del vendedor. Contrato. Un contrato es un acuerdo mutuamente ligante que obliga al vendedor a proveer el producto especificado y obliga al comprador a pagar por el. Los contratos generalmente caen en una de tres categoras principales: Contratos de costos reembolsables esta categora de contratos involucra pagos (reembolsos) al contratista por sus costos reales. Los costos usualmente se clasifican como costos directos (costos causados directamente por el proyecto, tales como salarios de miembros del equipo de proyecto) y costos indirectos (costos asignados al proyecto por la organizacin ejecutora como costos de funcionamiento, tales como salarios para ejecutivos corporativos). Los costos indirectos se calculan generalmente como un porcentaje de los costos directos. Los contratos de costos reembolsables muchas veces incluyen incentivos por cumplir o exceder objetivos selectos del proyecto tales como metas de programacin o costos totales. Contratos de precios unitarios al contratista se le paga una cantidad predeterminada por unidad de servicio (e.g., $70 por hora de servicios profesionales o $1.08 por yarda cbica de tierra removida) y el valor total del contrato es funcin de las cantidades que se necesitan para terminar el trabajo. Contratos de suma global o precio fijo esta categora de contratos involucra un precio total fijo para un producto bien definido. Los contratos de precio fijo pueden incluir tambin incentivos para cumplir o exceder objetivos selectos del proyecto tales como metas de programacin. Control de Calidad (QC). (1) Es el proceso de monitorear resultados especficos del proyecto para determinar si estos cumplen los estndares relevantes de calidad e identificar maneras de eliminar causantes de desempeo no satisfactorios. (2) Es la unidad organizacional a la que se le asigna la responsabilidad por el control de la calidad. Control de Cambio del Alcance. Es controlar los cambios al alcance del proyecto. Control de Cambios General. Coordina cambios a travs de todo el proyecto. Control de Costos. Es controlar cambios en el presupuesto del proyecto. Control de Programacin. Es controlar los cambios en la programacin del proyecto. Control de Respuesta al Riesgo. Es responder a cambios en los riesgos sobre la vida del proyecto. Control. Es el proceso de comparar el rendimiento real con el planeado, analizar varianzas, evaluar posibles alternativas, y tomar la accin correctiva apropiada en la medida que se necesite. Convergencia de Rutas. En el anlisis matemtico, es la tendencia de caminos paralelos de aproximadamente igual duracin a retrasar la terminacin de los hitos donde convergen. Costeo de Ciclo de Vida. Es el concepto de incluir los costos de adquisicin, operacin, y eliminacin cuando se evalan varias alternativas. Costo Final Pronosticado. Vase estimado al completar.
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Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (BCWP). Es la suma de los estimados presupuestales aprobados (incluyendo cualquier provisin para los costos administrativos) para actividades (o porciones de actividades) programadas para ser ejecutadas durante un periodo dado (usualmente el proyecto-hastala fecha). Vase tambin valor ganado. Costo Real de Trabajo Realizado (ACWP). Son los costos en los que se incurre (directos e indirectos) al realizar trabajos en un periodo dado. Vase tambin valor ganado. Costos de la Calidad. Son los costos en los que se incurre para asegurar la calidad. El costo de la calidad incluye la planeacin de la calidad, aseguranza de la calidad, y rehacer trabajo. Crashing. Es tomar accin para disminuir la duracin total del proyecto despus de analizar un nmero de alternativas para determinar como conseguir la mxima compresin por el mnimo costo. Cuantificacin de Riesgo. Es evaluar la probabilidad de la ocurrencia de eventos de riesgo y sus efectos. Cuerpo de Conocimientos de la Administracin de Proyectos (PMBOK). Es un trmino inclusivo que describe la suma de conocimientos dentro de la profesin de la administracin de proyectos. Como en otras profesiones tales como abogaca, medicina, y contabilidad, el cuerpo de conocimiento descansa en los practicantes y acadmicos que la aplican y avanzan. El PMBOK incluye prcticas tradicionales probadas que son de uso generalizado, as como prcticas innovadoras y avanzadas que han visto un uso ms limitado. Curva-S. Es una muestra grfica de acumulados de costos, horas hombre, u otras cantidades, graficadas contra tiempo. El nombre se deriva de forma de S de la curva (ms achatada al comienzo y final, y ms empinada en el centro) producida en un proyecto que comienza lentamente, se acelera, y luego decae. Declaracin de Trabajo (SOW). Es una descripcin narrativa de los productos o servicios que se proveern bajo contrato. Definicin de Actividad. Es identificar las actividades especficas que deben ser ejecutadas en orden para poder producir las entregas del proyecto. Definicin del Alcance. Es descomponer las principales entregas del proyecto en componentes ms pequeas y manejables, para poder proveer mejor control. Dependencia. Vase relacin lgica. Desarrollo de Equipo. Es desarrollar las habilidades de grupo o individuales para el mejoramiento del desempeo del proyecto. Desarrollo de la Programacin. Es analizar la secuencia de actividades, duracin de actividades, y los requerimientos de recursos para crear la programacin del proyecto. Desarrollo de Respuesta al Riesgo. Es definir los pasos de mejoramiento para oportunidades y los pasos de mitigacin para las amenazas. Desarrollo del Plan de Proyecto. Es tomar los resultados de los otros procesos de planeacin y colocarlos un solo documento consistente y coherente. Descripcin de Actividad (DA). Es una frase corta o etiqueta que se usa en un diagrama de red de proyecto. La descripcin de actividad normalmente describe el alcance del trabajo de la actividad. Diagrama de Gantt. Vase grfica de barras. Diagrama de Lgica. Vea diagrama de lgica del proyecto. Diagrama de Pareto. Es un histograma, ordenado por frecuencia de ocurrencia, que muestra cuantos resultados fueron generados por cada causa identificable. Diagrama de Red del Proyecto. Es cualquier representacin esquemtica de las relaciones lgicas de las actividades del proyecto. Siempre se dibuja de izquierda a derecha para reflejar de manera correcta la cronologa del proyecto. Muchas veces se le conoce forma inapropiada como grfica PERT. Diagrama de Red en Escala de Tiempo. Es un diagrama de red del proyecto dibujado de manera tal que la posicin y largo de la actividad representan su duracin. Esencialmente, es una grfica de barras que incluye la lgica de red. Diagrama PERT. Es un tipo especfico de diagrama de red de proyecto. Vase Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas. Distribucin de la Informacin. Es hacer que la informacin necesitada este disponible a los partidos interesados de manera oportuna. Duracin (DU). Es el nmero de periodos de trabajo (sin incluir das festivos u otros periodos de no trabajo) que se requieren para completar una actividad u otro elemento del proyecto. Se expresa generalmente das o
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semanas de trabajo. A veces se equipara de manera incorrecta con el tiempo transcurrido. Vase tambin esfuerzo. Duracin Remanente (RDU). Es el tiempo necesario para terminar una actividad. Ejecucin del Plan de Proyecto. Es llevar a cabo el plan del proyecto al ejecutar las actividades incluidas en el. Enlace. Vea relacin lgica. Entrega. Es cualquier tem, o resultado verificable, medible y tangible que debe ser producido para completar un proyecto o parte de este. Generalmente se usa de manera ms estrecha en referencia a una entrega externa, que es una entrega que esta sujeta a aprobacin del patrocinador del proyecto o cliente. Equipo Administrativo de Proyectos. Son los miembros del equipo de proyecto que estn directamente involucrados en las actividades de la administracin de proyectos. En proyectos ms pequeos, el equipo administrativo de proyectos puede virtualmente incluir a todos los miembros del equipo de proyecto. Esfuerzo. Es el nmero de unidades de trabajo requeridas para completar una actividad u otro elemento de proyecto. Usualmente se expresa en horas de staff, das de staff, o semanas de staff. No se debe confundir con duracin. Estimacin de Costos. Es estimar el costo de los recursos que se necesitan para completar las actividades del proyecto. Estimacin de la Duracin de la Actividad. Es estimar el nmero de periodos de trabajo que se necesitan para actividades individuales. Estimacin Paramtrica. Es una tcnica de estimacin que usa relaciones estadsticas entre datos histricos y otras variables (e.g., metros cuadrados en construccin, lneas de cdigo en desarrollo de software) para calcular un estimado. Estimado Al Completar (Terminar) (EAC). Es el costo total esperado de una actividad, o grupo de actividades, o del proyecto cuando el alcance definido ha sido completado. La mayora de tcnicas para pronosticar el EAC incluye algn ajuste del costo original estimado basado en el desempeo del proyecto a la fecha. Tambin se conoce como estimacin al completar. Mostrado a veces como EAC = Reales-a-la-fecha + ETC. Vase tambin valor ganado y estimado para completar. Estimado de Costo Comercial. Es un estimado del costo de un producto o servicio que se usa para evaluar lo razonable del costo propuesto de un contratista posible Estimado de Orden de Magnitud. Vea estimado. Estimado Definitivo. Vase estimado. Estimado Para Completar (ETC). Es el costo adicional esperado necesario para completar una actividad, grupo de actividades, o el proyecto. La mayora de tcnicas para pronosticar el ETC incluye algn ajuste del estimado original estimado basado en el desempeo del proyecto a la fecha. Tambin es llamado estimacin para completar. Vase tambin valor ganado y estimado al completar. Estimado Presupuestal. Vase estimado. Estimado. Es la evaluacin del resultado cuantitativo probable. Usualmente se aplica a los costos y duraciones del proyecto y siempre deber incluir algn indicador de precisin (e.g., x porcentaje). Usualmente se usa con algn modificador (e.g., preliminar, conceptual, factibilidad). Algunas reas de aplicacin tienen modificadores especficos que implican un rango de precisin particular (e.g., estimado de orden de magnitud, estimado presupuestal, y estimados definitivos en proyectos de ingeniera y construccin). Estructura de Desglose de Trabajo (WBS). Es una agrupacin orientada por entregas de los elementos de proyecto que organiza y define el alcance total del proyecto. Cada categora descendiente representa un grado mayor de detalle y definicin de los componentes del proyecto, Los componentes del proyecto pueden ser productos o servicios. Estructura de Desglose Organizacional (OBS). Es una representacin de la organizacin del proyecto organizada de manera tal que relaciona los paquetes de trabajo con las unidades organizacionales. Evento de Riesgo. Una ocurrencia discreta que puede afectar el proyecto para mejor o peor. Evento-Sobre-Nodo. Es una tcnica de diagramacin de redes en la que los eventos se representan por medio de cuadrados (o nodos) conectados por flechas para mostrar la secuencia en la que ocurren los eventos. Fue usada en la Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas (PERT) original. Fase. Vea fase de proyecto. Fases del Proyecto. Es una coleccin de actividades relacionadas de manera lgica, que usualmente culminan en la terminacin de una entrega principal.
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Fast Tracking. Es comprimir la programacin de proyecto al traslapar actividades que normalmente se haran en secuencia, tales como diseo y construccin. Algunas veces se confunde con ingeniera concurrente. Fecha de Comienzo Corriente. Es la estimacin corriente del punto en el tiempo en el cual una actividad comenzara. Fecha de Comienzo de la Lnea de Base. Vase fecha de comienzo programada. Fecha de Comienzo Meta (TS). Es la fecha en la que planea el comienzo (meta) del trabajo de una actividad. Fecha de Comienzo Tarda (LS). En el mtodo de la ruta crtica, es el punto en el tiempo ms tardo posible en que una actividad puede comenzar sin causar un retraso en un hito especfico (usualmente la fecha de terminacin del proyecto). Fecha de Comienzo Temprana (ES). En el mtodo de la ruta crtica, es el punto en el tiempo ms temprano posible en el que las porciones sin terminar de una actividad (o proyecto) pueden comenzar basadas en la lgica de la red y en cualquier restriccin de la programacin. Las fechas de comienzo tempranas pueden cambiar a medida que el proyecto avanza y se efectan cambios al plan del proyecto. Fecha de Comienzo. Es un punto en el tiempo asociado con el comienzo de una actividad, usualmente calificado por uno de los siguientes: real (actual), planeado, estimado, programado, temprano, tardo, meta, lnea de base, o corriente. Fecha de Corte. Vase fecha de datos. Fecha de Dato (DD). Es el punto en el tiempo que separa los datos actuales (histricos) con datos futuros (programados). Tambin es llama fecha de corte. Fecha de Terminacin Corriente. Es la estimacin corriente del punto en el tiempo en el cual una actividad terminara. Fecha de Terminacin de la Lnea de Base. Vase fecha de terminacin programada. Fecha de Terminacin Meta (TC). Es una fecha impuesta que restringe o de otra manera modifica el anlisis de red. Fecha de Terminacin Meta (TF). Es la fecha en la que planea la terminacin (meta) del trabajo de una actividad. Fecha de Terminacin Tarda (LF). En el mtodo de la ruta crtica, es el punto en el tiempo ms tardo posible en que una actividad puede ser completada sin causar un retraso en un hito especfico (usualmente la fecha de terminacin del proyecto). Fecha de Terminacin Temprana (EF). En el mtodo de la ruta crtica, es el punto en el tiempo ms temprano posible en el que las porciones sin terminar de una actividad (o proyecto) se pueden terminar basadas en la lgica de la red y en cualquier restriccin de la programacin. Las fechas de terminacin tempranas pueden cambiar a medida que el proyecto avanza y se efectan cambios al plan del proyecto. Fecha de Terminacin. Es un punto en el tiempo asociado con la terminacin de una actividad. Generalmente se califica con una de las siguientes: real, planeado, programado, temprano, tardo, lnea de base, meta o corriente. Fecha Planeada de Comienzo. Vea fecha programada de comienzo. Fecha Planeada de Terminacin. Vea fecha programada de terminacin. Fecha Programada de Comienzo (SS). Es el punto en el tiempo en el que se programo el comienzo del trabajo de una actividad. La fecha programada de comienzo esta normalmente entre el rango de fechas delimitado por la fecha de comienzo temprana y la fecha de comienzo tarda. Fecha Programada de Terminacin (SF). Es el punto en el tiempo en el que se programo la terminacin del trabajo de una actividad. La fecha programada de terminacin esta normalmente entre el rango de fechas delimitado por la fecha de terminacin temprana y la fecha de terminacin tarda. Fecha Real de Comienzo (AS). Es el punto en el tiempo en el cual el trabajo de una actividad realmente ha comenzado. Fecha Real de Terminacin (AF). Es el punto en el tiempo en el cual el trabajo de la actividad realmente termino, (Nota: en algunas reas de aplicacin, la actividad se considera terminada cuando el trabajo ha sido substancialmente terminado). Fin -a- Comienzo (FS). Vea relacin lgica. Fin-a-Fin (FF). Vea relacin lgica. Flecha. Es una representacin grfica de una actividad. Vase tambin mtodo de diagramacin de flechas. Flotacin de Ruta. Vea flotacin.
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Flotacin Libre (FF). Es la cantidad de tiempo que una actividad se puede atrasar sin retrasar la fecha de comienzo temprana de cualquier actividad sucesora inmediata. Vase tambin flotacin. Flotacin Total (TF). Vea flotacin. Flotacin. Es la cantidad de tiempo que una actividad se puede retrasar desde su comienzo temprano sin atrasar la fecha de terminacin del proyecto. La flotacin es un calculo matemtico y puede cambiar a medida que el proyecto progresa y se efectan cambios al plan del proyecto. Tambin se le conoce como slack, flotacin total, y flotacin de ruta. Vase tambin flotacin libre. Fragmento de Red. Vase subred. Grado. Es una categora o grado usado para distinguir tems que tienen el mismo uso funcional (e.g., martillo) pero que no comparten los mismos requerimientos de calidad (i.e., distintos martillos pueden necesitar resistir diferentes cantidades de esfuerzo). Grfica de Barras. Es una representacin grfica de informacin relacionada con la programacin. En su forma tpica, las actividades u otros elementos del proyecto se listan hacia abajo en le lado izquierdo de la grfica, las fechas se muestran en la parte superior, y las duraciones de las actividades se muestran como barras sujetas al tiempo. Tambin se conoce como grfica de Gantt. Hamaca. Es una actividad resumen o totalizadora (un grupo de actividades relacionadas se muestran como una y se reporta a nivel concatenado). Una actividad hamaca puede o no tener una secuencia interna. Vase tambin subproyecto y subred. Hanger. Es una discontinuidad o quiebre no intencionado en la ruta de la red .Los hangers generalmente son causados por actividades faltantes o por relaciones lgicas faltantes. Hitos o Mojones. Es un evento significativo en el proyecto, generalmente la terminacin de una entrega principal del proyecto. Holgura. Es una modificacin de una relacin lgica que ordena una demora en la tarea sucesora. Por ejemplo, en una dependencia de tipo fin-a-comienzo que una holgura de 10 das, la actividad sucesora no puede comenzar hasta despus de 10 das de terminada la predecesora. Vase tambin lead. Identificacin de Riesgo. Es determinar que eventos de riesgo pueden probablemente afectar el proyecto. Indice de Desempeo de Costos (CPI). Es la razn de los costos presupuestados a los costos reales (BCWP/ACWP). El CPI se usa generalmente para predecir la magnitud de un posible sobrecosto usando la siguiente formula: estimado original de costos/CPI = costo del proyecto al terminar. Vase tambin valor ganado. Indice de Desempeo de la Programacin (SPI). Es la razn de trabajo realizado a trabajo realizado (BCWP/BCWS). Vase valor ganado. Ingeniera Concurrente. Es una aproximacin al staffing del proyecto que, en su forma ms general, requiere que los implementadores estn involucrados en la fase de diseo. A veces se confunde con fast tracking. Iniciacin. Es comprometer la organizacin a comenzar una fase de proyecto. Invitacin a Licitar (IFB). Generalmente, este termino equivale a una solicitacin de propuestas. Sin embargo, en algunas reas de aplicacin puede tener un significado ms estrecho o especfico. Item de Trabajo. Vea actividad. Lead. Es una modificacin de una relacin lgica que permite la aceleracin de la tarea sucesora. Por ejemplo, en una dependencia de tipo fin-a-comienzo con un lead de 10 das, la sucesora puede comenzar 10 das antes de que la predecesora haya terminado. Vase tambin holgura. Lnea de Base del Alcance. Vea lnea de base. Lnea de Base. El plan original (para un proyecto, para un paquete de trabajo, o una actividad), mas o menos los cambios autorizados. Generalmente se usa con un modificador (e.g., lnea de base de costos, lnea de base de programacin, lnea de base para la medicin del desempeo). Lgica de Red. Es la coleccin de dependencias de actividades que conforman un diagrama de red de proyecto. Lgica. Vea lgica de red. Loop. Es una ruta de red que pasa por un mismo nodo dos veces. Los loops no se pueden analizar usando tcnicas tradicionales de anlisis de red tales como CPM y PERT. Los loops son permitidos en GERT. Matriz de Asignacin de Responsabilidades (RAM). Es una estructura que relaciona la estructura organizativa a la estructura de desglose de trabajo para ayudar a asegurar que cada elemento de trabajo del alcance del proyecto se a asignado a un individuo responsable. Matriz de Responsabilidad. Vase tambin matriz de asignacin de responsabilidad. Matriz de Responsabilidades. Vase matriz de asignacin de responsabilidades.
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Mtodo de Diagramacin de Flechas. Es una tcnica de diagramacin de redes en la cual las actividades se representan con flechas. La cola de la flecha representa el comienzo y la cabeza representa el final de la actividad (el largo de la flecha no representa la duracin esperada de la actividad). Las actividades estn conectadas en puntos llamados nodos (usualmente se representan como pequeos crculos) para ilustrar la secuencia en la que se espera se desarrollen las actividades. Vase tambin mtodo de diagramacin de precedencias. Mtodo de Diagramacin de Precedencias (PDM). Es una tcnica de diagramacin de redes en la que las actividades se representan con cajas (o nodos). Las actividades estn ligadas por medio de relaciones de precedencia para mostrar la secuencia en las que las actividades debern ser ejecutadas. Mtodo de la Ruta Crtica (CPM). Es una tcnica de anlisis de red usada para predecir la duracin del proyecto al analizar que secuencia de actividades (que ruta) tiene la menor cantidad de flexibilidad de programacin (la menor cantidad de flotacin) Las fechas tempranas se calculan por medio de un pase hacia delante usando una fecha especificada de comienzo. Las fechas tardas se calculan por medio de un pase hacia atrs comenzando desde una fecha especificada de terminacin (usualmente la fecha temprana de terminacin del proyecto calculado por el pase hacia adelante). Miembros del Equipo de Proyecto. Son las personas que reportan de manera directa o indirecta al administrador del proyecto. Miembros del Equipo. Vea miembros del equipo de proyecto. Mitigacin. Es tomar pasos para la reduccin del riesgo al disminuir la probabilidad de ocurrencia de un evento de riesgo o al reducir sus efectos si llegara a ocurrir. Monitoreo. Es la captura, anlisis, y reporte del desempeo del proyecto, usualmente se compara contra el plan. Nivel de Esfuerzo (LOE). Es una actividad de tipo soporte (e.g., relacin de enlace con el vendedor o cliente) que se presta de manera fcil para medicin de desempeo discreto. Esta generalmente caracterizada por una rata uniforme de actividad sobre un periodo especfico de tiempo. Nivelacin de Recursos. Es cualquier forma de anlisis de red en las que las decisiones de programacin (fechas de comienzo y terminacin) son dirigidas por preocupaciones que se desprenden de la administracin de recursos (e.g., disponibilidad limitada de recursos o cambios difciles de administrar en niveles de recurso). Nivelacin. Vase nivelacin de recursos. Nodo. Es un de los puntos de definicin de una red; un punto de cruce conectado a algunas o todas de las otras lneas de dependencia. Vase tambin mtodo de diagramacin de flechas y mtodo de diagramacin de precedencias. Organizacin Ejecutora. Es la empresa cuyos empleados estn ms directamente involucrados en realizar el trabajo de proyecto. Organizacin Funcional. Es una estructura organizacional en la cual el staff esta agrupado de manera jerrquica por especialidad (e.g., produccin, mercadeo, ingeniera, y contabilidad en el nivel superior; con la ingeniera, subdividida en mecnica, elctrica, y otras). Organizacin Matricial. Es cualquier estructura organizacional en la que el administrador de proyectos comparte responsabilidad con los administradores funcionales para la asignacin de prioridades y por la direccin del trabajo de individuos asignados al proyecto. Organizacin Proyectizada. Es cualquier estructura organizacional en la que el administrador tiene total autoridad para asignar prioridades, y de dirigir el trabajo de individuos asignados al proyecto. Paquete de Trabajo. Es una entrega al nivel ms bajo de la estructura de desglose de trabajo. Un paquete de trabajo se puede dividir en actividades. Partido Interesado. Son individuos y organizaciones que estn involucrados en o afectados por actividades del proyecto. Pase Hacia Adelante. Es el calculo de las fechas tempranas de comienzo y terminacin para las porciones sin completar de las actividades de la red. Vase tambin anlisis de red y pase hacia atrs. Pase Hacia Atrs. Es el clculo de las fechas de terminacin y comienzo tardas de todas las porciones no terminadas de la red de actividades. Se determina al trabajar hacia atrs a travs de la lgica de la red desde la fecha de terminacin del proyecto. La fecha de terminacin puede ser calculada en pase hacia delante o puede ser fijada por el cliente o patrocinador. Vase tambin anlisis de red. Plan del Proyecto. Es un documento formal, aprobado usado para guiar tanto la ejecucin como el control del proyecto. Los usos primarios del plan de proyecto son documentar las suposiciones de la planeacin y
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toma de decisiones, de facilitar la comunicacin entre los partidos interesados del proyecto, y de documentar los cambios aprobados a la lnea de base del alcance, costos, y programacin. U plan de proyecto puede ser detallado o concatenado. Planeacin de la Calidad. Es identificar que estndares de calidad son relevantes al proyecto y determinar como satisfacerlos. Planeacin de la Comunicaciones. Es determinar las necesidades de informacin y comunicacin de los partidos interesados del proyecto. Planeacin de la Procuracin. Es determinar que procurar y cuando. Planeacin de la Solicitacin. Es documentar los requerimientos del producto e identificar fuentes potenciales. Planeacin de Recursos. Es determinar que recursos (personas, equipo, materiales)son necesarios y en que cantidad para ejecutar las actividades del proyecto. Planeacin del Alcance. Es el desarrollo de una declaracin escrita del alcance que incluye la justificacin del proyecto, las entregas principales, y los objetivos del proyecto. Planeacin del Proyecto. Es el desarrollo y mantenimiento del plan de proyecto. Planeacin Organizacional. Es identificar, documentar, y asignar roles de proyecto, responsabilidades, y relaciones de reporte. Planeacin para Contingencias. Es el desarrollo de un plan administrativo que identifica estrategias alternativas para usadas de manera que se asegure el xito del proyecto si un riesgo especifico llega a ocurrir. Porcentaje Ejecutado o Terminado (PC). Un estimado, expresado como un porcentaje, de la cantidad de trabajo que ha sido de completado en una o un grupo de actividades. Presupuestacin de Costos. Es la asignacin de los costos estimados a los componentes individuales del proyecto. Presupuesto Al Terminar (BAC). Es el costo total estimado del proyecto cuando termina. Programa. Es un grupo de proyectos relacionados administrados de una forma coordinada. Los programas usualmente incluyen un elemento de actividad en ejecucin. Programacin de Eventos Claves. Vase programacin maestra. Programacin de Hitos. Es una programacin concatenada que identifica los hitos principales. Vase tambin programacin maestra. Programacin del Proyecto. Son las fechas planeadas para la ejecucin de actividades y las fechas planeadas para el cumplimiento de hitos. Programacin Limitada por Recursos. Es una programacin de proyecto cuyas fechas de inicio y terminacin reflejan la disponibilidad esperada de recursos. La programacin final siempre deber ser limitada por recursos. Programacin Maestra. Es una programacin concatenada que identifica los principales hitos y actividades. Vase tambin programacin de hitos. Programacin Meta. Vase lnea de base. Programacin. Vea programacin de proyecto. Proyecto. Es un esfuerzo temporal emprendido para crear un servicio o producto nico. Red. Vea diagrama de red del proyecto. Relacin de Precedencia. Es el trmino usado en mtodo de diagramacin de precedencias para una relacin lgica. En su uso corriente, sin embargo, relacin de precedencia, relacin lgica, y dependencia se usan de manera amplia e intercambiable sin importar el mtodo de diagramacin que se use. Relaciones Lgicas. Es una dependencia entre dos actividades de proyecto, o entre una actividad de proyecto y un hito. Vase tambin relacin de precedencia. Los cuatro tipos posibles de relaciones lgicas son: Comienzo-a-comienzo - la actividad de debe comenzar antes de que la relacin a pueda comenzar. Fin-a-comienzo la actividad de debe terminar antes de que la relacin a pueda comenzar. Fin-a-fin - la actividad de debe terminar antes de que la relacin a pueda terminar. Comienzo-a-fin - la actividad de debe comenzar antes de que la relacin a pueda terminar. Reporte de Excepcin. Es un documento que incluye solo las principales varianzas con respecto a lo planeado (en vez de todas las varianzas).
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Reportes de Desempeo. Es colectar y diseminar informacin sobre el desempeo del proyecto para ayudar a asegurar el progreso del proyecto. Reportes Integrados de Costo/Programacin. Vase valor ganado. Reserva Administrativa. Es una cantidad planeada por separado que se usa para situaciones futuras que son imposibles de predecir (a veces llamadas desconocido conocido). Las reservas administrativas pueden incluir los costos o la programacin. Las reservas administrativas tienen como intencin reducir el riesgo de objetivos de costos o de programacin faltantes. El uso de las reservas administrativas requiere un cambio a la lnea de base de costos del proyecto. Reserva para Contingencias. Es una cantidad separada planeada usada para abastecimiento de situaciones futuras que puede ser solo parcialmente planeada (llamado a veces desconocidos conocidos). Por ejemplo, rehacer el trabajo es seguro, la cantidad que hay que rehacer no lo es. Las reservas de contingencia pueden involucrar costo, programacin, o ambas. La intencin de las reservas para contingencias es reducir el impacto de objetivos de costo o programacin faltantes. Las reservas para contingencias normalmente se incluyen en las lneas de costo y programacin del proyecto. Reserva. Es una provisin en el plan de proyecto para mitigar riesgo de costo y/o programacin. Muchas veces es usada con un modificador (e.g., reserva administrativa, reserva de contingencia) para proveer ms detalle sobre que tipo de riesgo es el que se quiere mitigar. El significado especfico del trmino modificador varia de acuerdo con el rea de aplicacin. Retencin. Es una porcin de los pagos de un contrato que se retiene hasta la terminacin del contrato para poder asegurar el cumplimiento a cabalidad de los trminos contractuales. Ruta Crtica. En un diagrama de red de proyecto, son las actividades que determinan la terminacin temprana del proyecto. La ruta crtica generalmente cambiara de tiempo en tiempo a medida que las actividades se terminan adelante o detrs de lo programado. Aun que normalmente se calcula para todo el proyecto, la ruta crtica tambin se puede determinar para un mojn o hito, o subproyecto. La ruta crtica se define usualmente como aquellas actividades con flotacin menor o igual a un valor especificado, generalmente cero. Vase tambin mtodo de la ruta crtica. Ruta de Red. Es cualquier serie continua de actividades conectadas en un diagrama de red de proyecto. Ruta o Camino. Es una serie de actividades secuenciales conectadas un diagrama de red de proyecto. Seleccin de Fuentes. Es escoger de entre contratistas potenciales. Slack. Trmino usado en PERT para flotacin. Software de Administracin de Proyectos. Es una categora de aplicaciones para computadoras diseados especialmente para asistir con la planeacin y control de la programacin y costos de los proyectos. Solicitacin. Es obtener cotizaciones, propuestas, ofertas, o licitaciones como sea apropiado. Solicitud de Cotizacin (RFQ). Generalmente, este trmino es equivalente a solicitud de propuesta. Sin embargo, en algunas reas de aplicacin puede tener un significado ms estrecho o especfico. Solicitud de Propuesta (RFP). Es un tipo de documento de licitacin usado para solicitar propuestas de posibles vendedores de productos o servicios. En algunas reas de aplicacin puede tener un significado ms estrecho o especfico. Subred. Es una subdivisin del diagrama de red del proyecto que usualmente representa alguna forma de un subproyecto. Tablas de Control. Las grficas de control son una muestra grfica de resultados, a travs del tiempo y con respecto a lmites de control establecidos, de un proceso. Estas se usan para determinar si el proceso esta bajo control o esta necesitado de un ajuste. Tabla de Cuentas. Cualquier sistema numrico que se usa para controlar los costos por categora (e.g., mano de obra, materiales, abastecimientos). El grfico de cuentas del proyecto generalmente esta basado en el grfico de cuentas corporativo de la entidad ejecutora primaria. Vase tambin cdigos de cuentas. Tabla de Responsabilidades. Vase matriz de asignacin de responsabilidades. Tarea. Vea actividad. Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas (PERT). Es una tcnica de anlisis de red orientada hacia eventos usada para estimar la duracin del proyecto cuando existe un alto grado de incertidumbre dentro de los estimados individuales de las duraciones de las actividades. PERT aplica el mtodo de la ruta crtica a un estimado de duracin ponderado promedio.
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Tcnica de Revisin y Evaluacin Grfica (GERT). Es una tcnica de anlisis de red que permite el tratamiento condicional y probabilstico de las relaciones lgicas (i.e., algunas actividades pueden no ejecutarsen). Traslapo. Vea lead. Unidad Calendario. Es la ms pequea unidad de tiempo usada al programar el proyecto. Las unidades calendario generalmente son en horas, das, o semanas, pero tambin se pueden dar en jornales o inclusive en minutos. Se usan generalmente en relacin con software de administracin de proyectos. Valor Ganado (EV). (1) Es un mtodo para la medicin del desempeo del proyecto. Compara la cantidad de trabajo planeada con la cantidad realmente realizada para determinar si el desempeo de costos y programacin es el planeado. Vase tambin costo real de trabajo realizado, costo presupuestado de trabajo programado, costo presupuestado de trabajo realizado, varianza de costo, ndice de desempeo de costos, varianza de programacin, y ndice de desempeo de programacin. (2) Es el costo presupuestado de trabajo realizado para una actividad o grupo de actividades. Valor Monetario Esperado. Es el producto de la probabilidad de ocurrencia de un evento y la perdida o ganancia que ocurrir. Por ejemplo, si existe una probabilidad del 50 por ciento que llover, y que la lluvia resultar en una perdida de $100, el valor monetario esperado del evento de lluvia ser de $50 (0.5 x $100). Varianza de Costo (CV). (1) Cualquier diferencia entre el costo estimado de una actividad y el costo real de esa actividad. (2) En valor ganado, el BCWP menos el ACWP. Varianza de Programacin (SV). (1) Es cualquier diferencia entre la terminacin programada de una actividad y la terminacin real de esa actividad. (2) En valor ganado, es el BCWP menos el BCWS. Verificacin del Alcance. Es asegurar que todas las entregas identificadas del proyecto han sido terminadas de manera satisfactoria. Workaround. Es una respuesta a un evento negativo de riesgo. Se debe distinguir de plan de contingencia en que un workaround no es planeado en anticipacin de la ocurrencia del evento de riesgo. Comit de Standards PMI William R. Duncan, Director de Standards Project Management Institute Four Campus Boulevard Newton Square, PA 19073-3299 USA
Rodolfo Sanchez [email protected]
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Una gua al cuerpo de conocimientos de la Administracin de Proyectos

1. Marco Terico: El Raciocinio

2. Marco Terico: Una Resea

3. Marco Terico: Un Modelo Integrativo

4. Glosario de Trminos Generales A. Administracin del Alcance

adoptan una serie nueva de objetivos y continan trabajando.

5. Administracin del Alcance del Proyecto

6. Administracin del Tiempo del Proyecto

7. Administracin de Costos del Proyecto

8. Administracin de la Calidad del Proyecto

9. Administracin del Recurso Humano del Proyecto

10. Administracin de las Comunicaciones del Proyecto

11. Administracin de Riesgo del Proyecto

12. Administracin de la Procuracin del Proyecto

El Contexto de la Administracin de Proyectos

El Contexto de la Administracin de Proyectos

Conocimientos y Prcticas de la Administracin General

Conocimientos y Prcticas de las Areas de Aplicacin

El Contexto de la Administracin de Proyectos NOTAS:

El Contexto de la Administracin de Proyectos

Nivel de Costo y Staff

El Contexto de la Administracin de Proyectos

El Contexto de la Administracin de Proyectos

Figura 2-3. Ciclo Representativo de Vida de un Proyecto de Construccin, per Morris

Comienzo de Contratos Principales Decisin de "COMIENZO"

Fase II PLANEACION y DISEO

Fase III PRODUCCIN

Fase IV ENTREGA y ARRANQUE

El Contexto de la Administracin de Proyectos

Pista de Muestreo Identificada

Trabajos Preclnicos IND

Metabolismo Proceso de Patentes Toxicologa

Desarrollo Preclnico Ms de Diez Aos

El Contexto de la Administracin de Proyectos

Figura 2-5. Ciclo de Vida Representativo de Desarrollo de Software, per Muench

Requerimientos del Negocio de Riesgo

Diseo Conceptual Diseo Lgico Diseo Fsico Diseo Fsico

Segunda Armada Armada Final

El Contexto de la Administracin de Proyectos

Alto a Casi Total 85-100%

Medio Tiempo Coordinador de Proyectos/ Lder de Proyectos Medio Tiempo

Tiempo Completo Administrador de Proyectos/ Oficial de Proyectos Medio Tiempo

Tiempo Completo Administrador de Proyectos/ Administrador de Programa Tiempo Completo

Tiempo Completo Administrador de Proyectos/ Administrador de Programa Tiempo Completo

El Contexto de la Administracin de Proyectos

Figura 2-7. Organizacin Funcional

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Figura 2-8. Organizacin Proyectizada

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

El Contexto de la Administracin de Proyectos

Figura 2-9. Organizacin Matricial Dbil Ejecutivo en Jefe

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff

Staff Staff Staff