El Control Aplicado a las reas Funcionales de la Empresa

El control, al igual que la planificacin, se relaciona con la empresa en general. Se puede hablar de control hasta en un sentido amplio como en uno especifico, segn se relacione con actividades de produccin, administracin de personal, mercadeo y finanzas.

rea de Mercadeo
Es el control que examina la planificacin de ventas, comparando las ventas previstas y las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado.

rea Financiera
Se refiere principalmente al control de ingresos y egresos de la empresa en un periodo de tiempo determinado. Al mismo tiempo incluye el control de los registros contables y el comportamiento de los costos en relacin a la produccin de ventas.

rea de Produccin
Es el control que examina si se han producido los artculos en la cantidad y calidad planificada, respetando los costos establecidos.

rea de Personal
Este control evala las relaciones y rendimiento del equipo de trabajo. Al mismo tiempo examina tanto la aplicacin de disciplina, como el fomento de la seguridad laboral

8. reas del control El control acta en todas las reas y en todos los niveles de la empresa. Prcticamente todas las actividades de una empresa estn bajo alguna forma de control o monitoreo. Las principales reas de control en la empresa son:

reas de produccin: Si la empresa es industrial, el rea de produccin es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el rea de produccin es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el rea de produccin son los siguientes: Control de produccin: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas.
o o

Control de calidad: Corregir cualquier desvo de los estndares de calidad de los productos o servicios, en cada seccin (control de rechazos, inspecciones, entre otros). Control de costos: Verificar continuamente los costos de produccin, ya sea de materia prima o de mano de obra.

o o o o

Control de los tiempos de produccin: Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos. Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros. Control de operaciones Productivos: Fijacin de rutas, programas y abastecimientos, entre otros. Control de desperdicios: Se refiere la fijacin de sus mnimos tolerables y deseables. Control de mantenimiento y conservacin: Tiempos de mquinas paradas, costos, entre otros.
o

rea comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos.

Control de ventas: Acompaa el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, regin, producto o servicio, con el fin de sealar fallas o distorsiones en relacin con las previsiones.

Pueden mencionarse como principales controles de ventas:

Por volumen total de las mismas ventas. Por tipos de artculos vendidos. Por volumen de ventas estacionales. Por el precio de artculos vendidos. Por clientes. Por territorios. Por vendedores. Por utilidades producidas. Por costos de los diversos tipos de ventas.
o

Control de propaganda: Para acompaar la propaganda contratada por la empresa y verificar su resultado en las ventas. Control de costos: Para verificar continuamente los costos de ventas, as como las comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.

rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el rea financiera se presentan a continuacin:

Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier desvos en los gastos. Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de produccin, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales estn; salarios de la direccin y gerencia, alquiler de edificios, entre otros),

financieros como los intereses y amortizaciones, prstamos o financiamientos externos entre otros.

rea de recursos humanos: Es el rea que administra al personal, los principales controles que se aplican son los que siguen: Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos mdicos, y las no justificadas. Control de vacaciones: Es el control que seala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuntos das. Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre otros.

A. Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y reas administrativas de la empresa, evaluar alas ejecuciones, tanto a nivel genrico como especifico, a fin de determinar la accin correctiva necesaria. El control se aplica a las cuatro reas bsicas de la empresa y a cada una de las subfunciones. Control de produccin La funcin del control de produccin en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican tcnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programacin lineal ydinmica, anlisis estadsticos y grficas. El control en esta rea comprende de cuatro funciones: Control de calidad El Control de la Calidad se posesiona como una estrategia para asegurar el mejoramiento continuo de la calidad. Programa para asegurar la continua satisfaccin de los clientes externos e internos mediante el desarrollo permanente de la calidad del producto y sus servicios. Concepto que involucra la orientacin de la organizacin a la calidad manifestada en la calidad de sus productos, servicios, desarrollo de su personal y contribucin al bienestar general. La definicin de una estrategia asegura que la organizacin est haciendo las cosas que debe hacer para lograr sus objetivos. La definicin de su sistema determinar si est haciendo estas cosas correctamente. La calidad de los procesos se mide por el grado de adecuacin de estos a lograr la satisfaccin de sus clientes (internos o externos). Esto implica la definicin de requerimientos del cliente o consumidor, los mtodos de medicin y estndares contra que comparar la calidad. Control de inventarios. Su objetivo primordial es determinar el nivel mas econmico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados. Un buen control de inventarios permite: B. Calidad A. Disponer de cantidades adecuadas de materiales y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.

B. Evitar perdidas considerables en las ventas. C. Evitar perdidas innecesarias por deterioro u obsolencia, o por exceso de material almacenado. D. Reducir al mnimo las interrupciones de la produccin. Por lo consiguiente, el control de inventarios se encarga de regular en forma optima las existencias en los almacenes, tanto refacciones,herramientas y materias primas, como productos terminados. En sntesis, la organizacin de contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la perdida de un cliente, lo que se traduce en perdidas financieras. Clases de inventarios. E. Reducir los costos en;: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la produccin, derechos de almacenaje, depreciacin. 1. Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningn cambio previo al proceso de produccin y son utilizadas directamente en el mismo. 2. Materiales de proceso. Se utilizan en la elaboracin del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso. 3. Productos terminados. Son lo productos terminados que estn listos para su almacenamiento. 4. Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las maquinas. Para el control de inventarios se usan: desde mtodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedido y de reposicin, kardex de entrada y salida; hasta tcnicas mas complejas como la investigacin de operaciones. Control de la produccin El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implementar todas las medidas tendientes a lograr un optimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar mas idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas.

Disminucin de tiempos ociosos Reduccin de costos. Evita demoras en la produccin. Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes. Incrementa la productividad.

Control de compras Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta funcion verifica el cumplimiento de actividades tales como: a. b. c. d. Seleccin adecuada de los proveedores. Evaluacin de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento solicitante. Control de pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material. Determinacin del punto de pedido y de orden

e.

Comprobacin de precios

Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar: a. Compras innecesarias, excesivas y caras. b. Adquirir materiales de baja calidad. Control de mercadotecnia Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboracin de estrategias y planes de mercadotecnia. La evaluacin en toda esta rea proporciona fundamentos para: c. a. Retrasos en los programas de produccin y otras reas.

Toma de decisiones de la organizacin en general, al ofrecer informacin acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado. b. Desarrollo de planes a corto y mediano plazo. c. Evaluacin de la efectividad de los vendedores. d. Sirve tambin para controlar otras funciones que estn relacionadas con el rea de mercadotecnia tales como:

Planes de produccin. Inventarios. Compras. Investigacin y desarrollo. Trafico. Innovaciones en planta y equipo. Finanzas: expansiones, funciones, etc. Determinacin de las necesidades de efectivo. Necesidades de planta y de recursos humanos.

Control de ventas Los pronsticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realizacin sin las cuales seria imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crdito, aumentar el numero de visitas, reforzar al vendedor a travs de campaas publicitarias, revisar peridicamente las visitas de lso vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus reas de accin y ampliar su perspectiva. Control de finanzas Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del rendimiento en trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establece lineamientos para evitar perdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organizacin, auxiliando de esta manera ala gerencia

en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros. Control presupuestal Un sistema de control presupuestal debe:

Incluir las principales reas de la empresa: ventas, produccin, inventarios, compras, etc. Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos presupuestos. Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan. Servir de gua en la planeacin de las operaciones financieras futuras. Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las reas de dificultad. Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondientes. Estar acorde al tiempo establecido en el plan, as como adaptarse al mismo. Contribuir a lograr las metas de la organizacin.

Control contable Ninguna empresa, por pequea que sea, puede operar con xito si no cuenta con informacin verdica, oportuna y fidedigna acerca de la situacin del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informes contables se basan en la recopilacin eficiente de los datos financieros provenientes de la operacin de una empresa. El control contable debe:

Proporcionar informacin veraz y oportuna. Ser un instrumento que ayude a detectar las reas de dificultad. Orientar a la gerencia para determinar guas de accin, tomar decisiones y controlar las operaciones. Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones. Detectar causas y orgenes, y no limitarse al registro de operaciones.

Costos. Su objetivo, que es aparte de primordial es determinar el costo real de un producto con base en el calculo y anlisis detallado de cada uno de lso elementos que intervienen en su fabricacin. A travs de esta informacin es posible no solo establecer el precio mas adecuado del producto, sino contar con datos acerca de reas que requieren atencin en cuanto a perdidas, mermas, productos incontables, etc. Auditoria. La auditoria contable tiene como funcin primordial dictaminar si la informacin financiera presenta fidedignamente la situacin de la empresa y si sus resultados son autnticos. Esta evaluacin se realiza con base en la revisin y examen detallado de todos los registros contables de la negociacin con el fin de verificar:

La autenticidad de los hechos y fenmenos que presentan los estados financieros. Que los mtodos utilizados estn de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicacin sea consistente.

Control de recursos humanos. Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de

los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo bsicamente a travs de la auditoria de recursos humanos. Auditoria de recursos humanos. Es la evaluacin sistemtica y analtica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recoleccin de estos datos se efecta con base en el anlisis y la interpretacin de la informacin estadstica de cada una, todas o algunas de las reas que se mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilizacin de cuestionarios, entrevistas y grficas. Evaluacin de la actuacin. Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de la organizacin, con base ene estndares de actuacin que evalen resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotacin, ausentismo, perdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compaeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otras mas. Evaluacin de reclutamiento y de seleccin. Evala la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta rea mediante el anlisis a los objetivos de aspectos como:

Efectividad en el procedimiento de seleccin, eficiencia del personal y su integracin a los objetivos de la empresa. Retiros y despidos) las causas que los provocan).

Evaluacin de capacitacin y desarrollo. Es una de las reas cuya evaluacin es mas difcil, pero, tambin, mas necesaria. Dicha evaluacin puede efectuarse mediante el estudio de ciertos ndices:

Productividad. Estudios de productividad antes y despus del entrenamiento. Desarrollo de personal. Carrera de ascensos y contribucin del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relacin con los recursos de capacitacin.

Evaluacin de la motivacin. Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a travs:

Encuestas de actitud. Estudios de ausentismo, retardos y rotacin. Frecuencia de conflictos. Buzn de quejas y sugerencias. Productividad.

Evaluacin de sueldos y salarios. Responde ala pregunta son los salarios de la empresa equitativos y justos? Alguna de las medidas mas usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control son:

Estudios de salarios de la empresa en relacin con encuestas regionales de salarios en empresas similares. Estudios de incentivos promedio en relacin con la productividad. Conflictos salariales.

Presupuestos de salarios. Evaluacin de puestos.

Evaluacin sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones. La medida de efectividad de estos programas se obtiene a travs de anlisis de registros y estadsticas relativos a:

Indices de accidentes Participacin del personal en los programas de servicios y prestaciones. Anlisis de ausentismo. Sugerencias y quejas. Estudios de fatiga.

Es importante mencionar que el control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la organizacin, sin importar a cual departamento pertenezcan, y que los controles y tcnicas varan de acuerdo con el tamao y las necesidades de cada empresa. 5. Tcnicas de control. Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control. Sistemas de informacin Los sistemas de informacin comprenden todos aquellos medios a travs de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organizacin. Los sistemas de informacin que puede utilizar una empresa son mltiples yvariables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de informacin comprenden tcnicas tales como: contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivos, formas y reportes e informes. Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de informacin es aplicar los principios de excepcin, de costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente redite beneficios su utilizacin. Reportes e informes Existen mltiples tipos de reportes e informes; bsicamente pueden clasificarse en: a. Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones. En trminos generales, al disear, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones: 1. Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones. 2. Concentracin sobre las excepciones. Debe revelar los indicadores importantes, puntos dbiles y fuertes mas que situaciones comunes. Informes de operaciones: Informes de control: usados para el control directo de las operaciones. Informes de control corrientes. Para sealar las desviaciones de la realizacin planeada segn ocurra, de manera que pueda actuarse con prontitud para detener las perdidas: Resumen de informes de control. Para resumir las desviaciones de la realizacin

planeada durante un periodo (usualmente un mes), como una comprobacin de los informes de control corriente y como una indicacin de la efectividad global de la realizacin de ejecutivos responsables. Reportes de informacin. Utilizados para la planeacin y determinacin de normas. Informes de tendencias. Basados en comparaciones verticales de los resultados de la misma actividad o grupo de actividades durante un periodo de meses o aos. Informes analticos. Basados en comparaciones horizontales o de seccin transversal de los resultados durante un periodo dado de actividades diferentes o de actividades similares, o en comparaciones de los resultados reales con alguna norma formal o informal, estndar u objetiva. Informes sobre la apreciacin de renglones: Informes de actividad individual. Coincidiendo el rengln y la responsabilidad. Informes de actividad conjunta. Renglones bajo responsabilidad conjunta. Informes estticos. Limitados a un anlisis de la fortaleza financiera y de la estructura con la fecha dada. Informes de control financiero. Miden la condicin financiera real contra la condicin planeada (presupuestada). Mediciones del afectividad del uso de fondos. Basados en la relacin entre inversiones y distintas clases de activo y el uso que se haga de ellos. Informes de cambios y de condicin financiera. Resumen y analizan cambios en la condicin financiera durante un periodo dado. 3. Claridad y concisin. Los informes muy largos, detallados y genricos, origen confusin y desatencin por parte de quien los recibe. 4. Complementarse con representaciones grficas, audiovisuales y verbales. De gran ayuda para la representacin de un informe puede ser la utilizacin de grficas, material de audiovisual y explicaciones verbales, lo que evita la monotona y enriquece la informacin. 5. Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse constantemente, pero que no requieren de revisiones y ajustes peridicos a fin de no caer en la rutina y obsolencia. 6. Frecuencia de los reportes. El hecho de que para controlar sea necesario contar con informacin oportuna y peridica, no implica que esta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario. 7. Evaluacin de la informacin. Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que redita la informacin, es decir, examinar si realmente el sistema proporciona informacin adecuada, completa y oportuna, y si se justifica su costo. b. Reportes de informacin que representan datos mas extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes. Formas Las formas impresas son elementos indispensables para transmisin y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la empresa que van desde una tarjeta de control de asistencia hasta una pliza contabilidad. Las formas facilitan la transmisin de informacin a la vez que sirven para registrar

adecuadamente las operaciones. Al disear las formas es conveniente observar los siguientes lineamientos. a. b. c. d. e. f. g. Aprovechamiento adecuado de los espacios. Claridad y concisin. Uniformidad de diseo Disear un diagrama de control de formas. Disear un catalogo de formas. Disear solo las necesarias (evitar papeleo excesivo). Asegurar que los asuntos y actividades importantes se registren adecuadamente, y mantener al mnimo las formas innecesarias y rutinarias. Se refiere a la aplicacin de los principios de control a todo el funcionamiento de la organizacin; sus propios bsicos son: h. Que el costo de su implantacin se justifique. a. La obtencin de informacin correcta y segura. b. La proteccin de los activos de la empresa. c. La promocin de la eficiencia en al operacin. Tradicionalmente se ha considerado que el control interno abarca solamente a la funcin financiera, sin embargo, como ya se dijo, su finalidad no se reduce a evitar o reducir fraudes, sino a optimizar el manejo de todos los recursos a travs de la disminucin de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de polticas de operacin adecuadas, comprobacin de la exactitud de la informacin, establecimiento de sistemas de proteccin contra perdidas.