75 Claves

para Administrar Mejor su Tiempo

JOSE MARIA VICEDO

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ecuerda, no importan las circunstancias que ests viviendo ahora. Dentro de 200 aos, ninguna de las personas que vivimos hoy permanecer viva. La mayora de los edificios que vemos habrn desaparecido. Las urgencias, las reuniones importantes y las prisas por llegar aqu y all, no significarn nada en el gran esquema del tiempo. El verdadero propsito de la vida es ser feliz todos y cada uno de los instantes. Si eres feliz, lo tienes todo. Si no, todo lo que tienes no te sirve de nada.

No esperes. Empieza a disfrutar las cosas que verdaderamente importan ahora mismo.
-JOSE MARIA VICEDO

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2002 Jos Mara Vicedo Mendiola 2002 VS Planning System

Introduccin.

Estimado amigo/a:

Agradecemos su inters en nuestro dossier "75 Claves para Administrar Mejor su Tiempo". Si observamos detenidamente cual es la caracterstica comn de todas aquellas personas que logran resultados increbles en sus vidas, nos daremos cuenta de que todos ellos han alcanzado maestra en el uso de su tiempo. Han hecho propio el lema "Carpe Diem!" (Aprovecha el momento), y se han enfocado en saborear con pasin e intensidad cada instante de sus vidas. Este pequeo recopilatorio de 75 claves, recoge algunos de los principios ms importantes para alcanzar maestra en el uso del tiempo. Lalos, y lo que es ms importante, comience a incorporar estos principios a su propia vida, y le garantizo que comenzar a cosechar ms y mejores resultados con el uso de su tiempo. Comencemos de inmediato!

1.-El recurso tiempo es un recurso limitado. Acepta el hecho de que simplemente no hay tiempo para todo. Por ello, es tremendamente importante centrarse en las tareas ms importantes. Si siempre te enfocas en las cosas importantes, tanto a nivel personal como profesional, siempre estars logrando el mximo impacto, ya que estars usando tu tiempo de la manera ms efectiva. Pon siempre primero lo primero!

2.-Afronta las tareas con una actitud de enfoque relajado. Permanece centrado en lo que ests haciendo, ignorando todo lo dems. Realizar una tarea pensando simultneamente en otras cosas, hace que nos resulte mucho ms difcil su consecucin. Pero el enfoque mental es algo que se puede controlar. Toma el control y decide conscientemente realizar una tarea cada vez. De esta forma las tareas se llevan a cabo de una forma ms fluida.

3.-Deja de tratar de ser un perfeccionista. Siempre es posible hacerlo todo un poco mejor. Pero generalmente llega un momento en el que la prdida de tiempo que supone mejorar algo todava ms, no merece en absoluto la pena. Realiza un trabajo extraordinario, pero no persigas la perfeccin absoluta porque sta no existe, y en el proceso perders cantidades muy valiosas de tu tiempo.

4.-Trata tu lugar de trabajo como un espacio para lograr la mxima eficacia. Condicinate para situarte en un estado de mximo rendimiento cuando te encuentres en tu lugar de trabajo. Igual que los atletas desarrollan una rutina que les sita antes de competir a un nivel de mximo rendimiento, t deberas hacer lo mismo. Convirtete en un generador de estados de mximo rendimiento.

5.-Crea un ambiente en tu lugar de trabajo que potencie tu energa y creatividad. Haz que el entorno te resulte lo ms agradable posible. Ten siempre a mano los materiales que te sean necesarios para desarrollar tus tareas busca constantemente formas para que ese espacio sea ms inspirador y ms cmodo para trabajar.

6.-Para lograr grandes resultados con el tiempo es imprescindible disponer de altos niveles de energa. Es asombrosa la espectacular mejora que se produce en los resultados de una persona cuando comienza a cuidar sus hbitos para vivir de manera ms saludable. Comience un programa de ejercicios, alimntese de forma correcta, y notar como estos hbitos positivos influyen de una manera muy importante en su capacidad para lograr ms de su tiempo.

7.-Es ms importante elegir el destino correcto, que la velocidad con la que avanzamos. La tarea ms importante que puede hacer en su vida es tomar el tiempo para determinar con claridad donde quiere llegar. Muchas personas pasan toda su vida corriendo, solo para darse cuenta al final que no era esa la direccin en la que deseaban ir. Tome ahora mismo el tiempo necesario para determinar con claridad cual quiere que sea su direccin en la vida.

8.-Se ha comprobado que quienes establecen metas y objetivos por escrito tienen muchas ms probabilidades de alcanzarlas. Esto sucede porque cuando se fija por escrito un objetivo, est enviando instrucciones muy claras a su cerebro indicndole exactamente hacia donde quiere ir. Y cuando su mente sepa cuales son sus intenciones se pondr a trabajar incansablemente hacindole percibir todas las oportunidades que surjan que le puedan acercar all.

9.-Siempre que establezca una meta, asgnele una fecha lmite para alcanzarla. Los seres humanos necesitamos un marco temporal para ponernos en marcha, y solemos expandir el plazo de realizacin de una tarea hasta el mximo de tiempo que dispongamos. Fije una fecha en cada objetivo y... Tome accin masiva!

10.-Aprende a hacer cmo lo incmodo. Para lograr metas que realmente merezcan la pena vas a tener que hacer algunas cosas que no resultan cmodas, y que requieren un esfuerzo extra. Rtese conscientemente a expandir su zona de comodidad y aprenda a hacer ms gratas ese tipo de tareas. Puede lograrlo hacindose la pregunta: Cmo puedo hacer esto y adems divertirme mientras lo hago?

11.-Divida sus grandes metas en un conjunto de metas a corto plazo ms pequeas que faciliten la realizacin de las tareas necesarias. Su objetivo ha de ser desmenuzar sus metas hasta convertirlas en un conjunto de metas de menor tamao que sean ms manejables. Como el famoso dicho afirma: "Un elefante puede comerse un bocado detrs de otro".

12.-Cree el hbito de planificar todos los das. Es imposible llegar a un destino que no se conoce. Sin planificacin se avanza de manera aleatoria y se deja al azar la obtencin de resultado, que generalmente nunca terminan por llegar. Planificando uno se anticipa a los acontecimientos y puede ejercer control sobre ellos. Comience a planificar y se situar entre el pequeo grupo de quienes saben hacia donde van.

13.-Determine con claridad diariamente la importancia de cada una de las tareas que ha programado para el da. Enfoque siempre en realizar primero lo ms importante y aquello que contribuya ms a sus objetivos. Escriba siempre su lista de tareas diarias ordenadas por su nivel de importancia, y acte a continuacin en consecuencia imponindose la disciplina necesaria para no postergar cuando resulta difcil o complicado las tareas ms importantes.

14.-A la hora de planificar piense siempre en resultados, nunca en tareas. Nunca se pregunte: Qu tareas he de realizar hoy?, sino que la pregunta correcta es: Qu resultados quiero conseguir hoy? Si enfoca en tareas, corre el riesgo de hacer cosas que no le acerquen a los resultados que desea conseguir. Por ello siempre ha de pensar en resultados, y en base a ellos, fijar despus las tareas necesarias para materializarlos.

15.-Prevea por anticipado cuanto tiempo le llevar desarrollar cada tarea de su lista. No peque de exceso de "optimismo" a la hora de planificar. Generalmente las tareas conllevan ms tiempo de realizacin que el que nosotros suponemos que nos llevar. Asigne un tiempo realista a cada tarea y establezca un horario detallado de trabajo que le indique en que momento del da va a realizar cada una de las tareas. Eso crea enfoque y claridad de accin.

16.-Evite las distracciones! Mantngase enfocado. Incluso si tiene 100 proyectos diferentes en marcha, debe establecer prioridades para maximizar sus resultados. Hay muchas distracciones que nos tientan constantemente. Montones de cosas interesantes para hacer, lugares a los que ir, personas con las que relacionarse,... Siempre puede pasar su tiempo haciendo mil cosas diferentes. Pero si quiere ser realmente un hacedor, una persona que transforma sus sueos en realidad, debe permanecer enfocado para realizar primero aquello que es ms importante para usted.

17.-Cree el hbito de planificar el da siguiente antes de acostarse. Hacerlo de este modo permite comenzar el da ya enfocado en todos los resultados que se desean conseguir, y crea una sensacin de estmulo y claridad de enfoque que solo se consigue cuando se tiene un plan de accin perfectamente definido.

18.-Siempre que le sea posible trate de completar las tareas de una sola vez. Dejar una tarea a medias para tratar de completarla ms tarde supone un esfuerzo mucho mayor que completarla de una sola vez. Es ms fcil avanzar en una tarea una vez que se ha creado la inercia, que tener que iniciar y parar esa misma tarea en varias ocasiones. Cuando la tarea se lo permita...Hgalo la primera vez!

19.-En las tareas de gran envergadura, como proyectos importantes, cree un mapa de tareas que clarifique todo el proceso. Coloque en la parte superior de una hoja el nombre del proyectos y el objetivo que se pretende conseguir. Cada proyectos siempre puede ser dividido en varias partes. Establezca esos objetivos intermedios, y a su vez relacione para cada objetivo las tareas que sern necesarias para alcanzarlo. A continuacin, asigne una fecha a cada tarea y objetivo. De este modo, tendr un mapa detallado que le indicar todos los pasos necesarios para que su proyecto sea una realidad.

20.-Prepare por anticipado las reuniones que organice o en las que participe. Haga saber a los asistentes, cuando sea el organizador, que se espera de cada uno de ellos. Enve por anticipado un orden del da para que todos los participantes puedan venir preparados y contribuir al xito de la reunin. Antes de que termine la reunin todo el mundo ha de tener claras las tareas fijadas y quien es el responsable de cada una. Muestre respeto comenzando y terminando siempre a la hora sealada.

21.-Aprenda a lidiar con lo inesperado. Cuando otras personas intervienen en un proyecto, pueden aparecer retrasos. Planifique mecanismos de control peridicos para no encontrase en el momento en que se debe tener terminado el proyecto con la situacin de que no se ha completado. Especifique claramente a las personas envueltas que se espera de ellas. Pero recuerde siempre que nadie estar ms comprometido que usted mismo. Por ello es responsabilidad suya chequear peridicamente y no esperar hasta el ltimo minuto.

22.-Trate de generar pequeos incrementos de productividad diarios. Si se esfuerza por mejorar un poco cada da su desempeo, habr producido mejoras espectaculares al final del ao. Tome la decisin de elevar sus expectativas un poco cada da. Esto puede suponer un poco de planificacin extra cada da, pero el impacto positivo que tendr en sus resultados ser exponencial al esfuerzo que usted dedique.

23.-Siempre que planifique su da prevea entre un 10%-15% de su tiempo para imprevistos que son inevitables: algunas llamadas, visitantes inesperados, etc... Permitindose ese colchn de tiempo a la hora de planificar ser ms efectivo y evitar el estrs que genera la sensacin de estar perdiendo un tiempo que necesitaba para realizar otras tareas que tena planificadas.

24.-Evite utilizar papelitos sueltos para registrar ideas, informacin de inters, datos y direcciones, etc... Utilice en su lugar una libreta o block donde todo quede registrado. O mejor an, utilice un planificador que tenga espacio para ello en sus pginas diarias (recomiendo efusivamente el sistema de planificacin VS Planning System). De este modo no perder nada de informacin y podr rescatar fcilmente toda aquella informacin que necesite.

25.-Cree el hbito de volver a dejar las cosas en su sitio cuando las haya terminado de utilizar. Al final del da ordene su lugar de trabajo y devuelva cada documento a su lugar. De este modo mejorar su efectividad y todo estar listo para comenzar a pleno rendimiento en la prxima jornada.

26.-Haga todos los preparativos necesarios antes de comenzar a trabajar en cualquier proyecto. Prepare todos los materiales que vaya a ser necesario utilizar, para que no tenga que interrumpir su realizacin. Muchas personas comienzan una tarea, y han de interrumpirla en numerosas ocasiones porque no han tomado el tiempo por anticipado de tener a mano todos los elementos que iban a necesitar para completar la tarea.

27.-Evite la tentacin de apilar papeles en su mesa de trabajo. Archvelos de forma ordenada para que siempre puedan ser localizados de manera rpida y efectiva en cualquier momento que los necesite. Minimice al mximo el nmero de veces que maneja una misma pieza de papel. Todo lo que pueda resolver definitivamente en la primera vez, Hgalo!

28.-Utilice todas las herramientas que puedan hacerle ahorrar tiempo y ser ms efectivo. Un buen sistema informtico, un buen sistema de clasificacin de tarjetas y contactos, una pequea biblioteca con obras de referencia (diccionarios, manuales habituales para usted, etc...), directorios, etc... Tenga siempre a mano y bien organizados todos los recursos que necesite con ms frecuencia.

29.-Comience realizando las tareas ms complejas y pesadas primero. De este modo, una vez que todas esas tareas estn realizadas, todo lo dems ser mucho ms sencillo, y la sensacin de logro y xito que experimentar se ver multiplicada. Adems, aprovechar que sus niveles de energa estn al mximo, consiguiendo de este modo que estas tareas sean mucho ms llevaderas.

30.-Tome accin de manera inmediata! Si nunca empieza, nunca terminar. Si deja las tareas esperando que llegue el momento perfecto para realizarlas, nunca comenzar. No existe el momento perfecto! Si tiene que hacerse, que sea cuanto antes. Convirtase en un generador de accin masiva.

31.-Comience su jornada generando una inercia positiva. Termine algo importante al principio del da que le aporte un sentimiento de realizacin a lo largo de todo el resto de la jornada. Comience siempre generando un impulso de inercia positiva, y de este modo ser mucho ms sencillo incrementar la cantidad y la calidad de los resultados que obtiene en la vida.

32.-Concdase la ventaja de comenzar pronto por la maana. Levntese una hora antes de lo normal y dedique esa hora a centrarse en temas verdaderamente importantes: mejorar su salud, escribir, planificar, reflexionar,... Hgalo durante un mes y le sorprendern los increbles resultados que pueden derivarse de una simple hora diaria. Es una forma sencilla de generar un fuerte impulso positivo en su vida.

33.-Haga de la puntualidad un hbito. De este modo ganar ventaja sobre el 97% de la poblacin que no suele ser puntual. Ser puntual indica respeto por el tiempo de los dems y por el suyo propio. Adems, llegar temprano le permitir tener tiempo extra para familiarizarse con situaciones, personas y lugares... le dar tiempo para relajarse...para prepararse mentalmente... o simplemente tiempo para revisar sus notas.

34.-Formule con frecuencia la "pregunta de oro" de la administracin del tiempo: Cul es el mejor modo de usar mi tiempo ahora mismo? Procure responder sinceramente a esta pregunta y tome accin en consecuencia. De este modo se garantizar estar realizando en cada momento aquello que contribuya ms hacia el logro de sus mayores objetivos.

35.-Trabaje con consistencia. Cuando una tarea es pesada de desarrollar, tendemos a buscar alguna forma de gratificacin inmediata (comer, hacer algo ms agradable, etc...) para evadir su realizacin. Evite esa tentacin! No cambie de tarea para evadir algo que requiera esfuerzo y concentracin. Esto generalmente requiere una gran determinacin, pero recuerde que las personas que obtienen grandes resultados, los obtienen porque estn dispuestas a hacer lo que la mayora no estn dispuestos. El esfuerzo siempre es duro, pero la recompensa en la forma de tus sueos, merece siempre la pena.

36.-Procure ajustarse al orden de importancia de las tareas mientras trabaja en su lista de tareas diarias. Siempre primero la tarea ms importante, despus la segunda en importancia, a continuacin la tercera,... De este modo, si al final del da quedan cosas sin hacer, siempre sern las tareas menos importantes, mientras que todo lo realmente significativo estar realizado.

37.-Utilice las horas de menos energa a lo largo del da para realizar las tareas rutinarias que requieran menos concentracin (devolver llamadas, faxes, papeleo intrascendente,...). Por el contrario, dedique hasta el ltimo minuto de sus periodos de mxima energa a las tareas verdaderamente importantes y que requieran toda su intensidad para ser realizadas de manera extraordinaria.

38.-Tome el tiempo necesario para aprender cosas que puedan hacerle ms efectivo. Dedique algo de tiempo ahora para tener ms tiempo en el futuro. Aprenda a sacar el mximo partido a su ordenador personal. Aprenda a usar correctamente bases de datos , hojas de clculo, procesadores de texto y planificadores de proyectos... y todo tipo de temas que puedan suponer un incremento de productividad en su dedicacin.

39.-Busque formas de simplificar y facilitar las tareas rutinarias que haga con frecuencia. Busque pasos innecesarios que puedan ser eliminados, o formas de hacer en menos tiempo las mismas cosas. Intente agrupar las tareas en grupos de tareas que tengan caractersticas similares, y realcelas de forma conjunta, en lugar de hacerlas de forma separada en varias ocasiones. (Por ejemplo devuelva todas las llamadas telefnicas a la vez en un nico momento del da).

40.-Rtese a si mismo a terminar las tareas antes de los plazos lmite que se haya fijado. Ese espritu competitivo consigo mismo puede hacer maravillas por el incremento de su efectividad. Ofrzcase recompensas por lograr hacer las cosas de manera ms eficaz, y disfrute del proceso de lograr ms en menos tiempo.

41.-Convirtase en una persona de accin. Nunca postergue conscientemente las cosas, y no deje para maana algo que sabe que puede y debe hacer hoy. Si evita caer preso de la postergacin conseguir ms en 10 aos de lo que la mayor parte de personas consiguen en toda una vida. Hgalo ahora y generar una sensacin imparable de xito y realizacin. Recuerde siempre que como usa su tiempo determina ms que ninguna otra cosa la calidad de vida que es capaz de crear.

42.-Comience a alimentar el "ciclo del xito". Cuando se completa una tarea con xito, aumentamos nuestra confianza en nuestra capacidad, y ello nos hace tomar cada vez acciones ms poderosas e intentar cosas ms importantes. Recuerde siempre que el xito produce xito, y que la mejor manera de aumentar nuestros resultados es desarrollar una accin detrs de otra que vayan construyendo esa inercia imparable hacia el triunfo.

43.-Convierta aquellas tareas que tenga que hacer a diario en poderosos hbitos. Un hbito es algo que se hace de manera automtica. Cuando una tarea que ha de hacerse con frecuencia se convierte en un hbito se transforma en algo mucho ms sencillo de realizar. Es como funcionar con el piloto automtico siendo mucho ms efectivo.

44.-Imagine que solo tuviese medio da para realizar el trabajo de todo un da. Qu hara? Qu debera ser hecho primero? Qu podra ser delegado a otros o aplazado para otro momento? Cuando de repente tienes menos tiempo para completar un trabajo, te ves forzado a ser mucho ms efectivo en tu planificacin. Este ejercicio es un buen truco mental para encontrar formas de incrementar la productividad.

45.-Elimine las interrupciones personales. Cuando est centrado en algo, y las cosas se estn realizando, lo ltimo que quiere es ser interrumpido. Los grandes logros suceden cuando se crea una inercia y las cosas comienzan a fluir mientras avanzamos hacia el logro final. Las interrupciones pueden matar ese xito. No deje que esto suceda. Utilice periodos diarios en los que no permita ninguna interrupcin y su productividad se disparar hasta niveles insospechados.

46.-Aprenda a decir "No" cuando sea necesario. En muchas ocasiones decimos si a todo por inercia, o por complacer a terceras personas, sin ni siquiera detenernos a pensar si esa tarea es importante o contribuye a nuestros objetivos de alguna manera. Diciendo simplemente "No" cuando sea conveniente, o proponiendo alternativas (otra persona, otro momento, etc...) podr ganar mucho tiempo que hasta ahora estaba hipotecando.

47.-Elimine los desplazamientos innecesarios. Muchas veces con una simple llamada telefnica, un fax, un e-mail,... pueden resolverse multitud de asuntos sin necesidad de desplazarse. Viaje solo cuando se a estrictamente necesario. Su tiempo y su dinero se lo agradecern.

48.-Agrupe siempre que sea posible todas las pequeas tareas que tenga que realizar para llevarlas a cabo simultneamente en el mismo periodo de tiempo. Hacer este tipo de tareas breves de manera agrupada es ms sencillo porque se genera una inercia con cada nueva tarea que se va realizando. Si esas tareas se van haciendo por separado a lo largo del da, consumirn mucho ms tiempo.

49.-Aada incentivos personales como recompensa a los grandes logros que vaya alcanzando. Premie sus resultados! Tener un premio deseado al final de un proyecto verdaderamente importante, aportar una gran motivacin y un fuerte deseo por lograr el resultado. Hago lo mismo con su equipo. Es ms fcil superar los obstculos del camino cuando nos espera una bonita recompensa al finalizarlo.

50.-Utilice un sistema visible para medir el avance en sus proyectos. Un panel de corcho en un lugar bien visible, o simplemente unas hojas de control para ir chequeando el avance, harn la importante funcin de recordarle que las tareas han de completarse y de que hemos de seguir el plan establecido. Adems, este tipo de refuerzo visual genera motivacin, ya que grficamente estamos viendo que avanzamos hacia los objetivos que nos propusimos.

51.-Cuando un proyecto o tarea se nos atraganta y tenemos la sensacin de que nunca vamos a comenzar, es conveniente intentar comenzar por algn punto que no sea el principio del proyecto. En ocasiones este enfoque de empezar el proyecto por otra parte produce la chispa necesaria para comenzar a tomar accin. Muchas veces tratamos de respetar demasiado estrictamente el patrn de seguir el orden lgico para desarrollar algo. Pero en muchas ocasiones es mucho ms productivo e interesante atacar el proyecto desde un punto que nos resulte ms interesante y comenzar a construir el resto a partir de ah.

52.-Encuentre formas de reducir la energa gastada duplicando procesos creativos. Cree plantillas de documentos que pueda usar en repetidas ocasiones. Modelos de cartas, faxes, e-mails, escritos informativos de uso frecuente,... son algunos ejemplos de tipos de documentos que pueden estandarizarse para ganar tiempo.

53.-Acte como su propio entrenador.. En los das en que se sienta tentado a postergar las tareas ms importantes, descbrase a si mismo y corrija el rumbo. La manera ms sencilla de generar motivacin es mantener un recordatorio permanente de su mayor objetivo. Ese objetivo es la razn por la cual est haciendo lo que est haciendo. Tener un objetivo claro por el que luchar aporta la energa necesaria para atravesar los momentos de retos y obstculos del camino.

54.-Enfrntese a los retos y dificultades plantndoles cara. Generalmente las tareas ms importantes son las que menos apetece hacer, porque nos tareas de gran envergadura. Cuando esto suceda, lo mejor que puede hacer es subirse las mangas y ponerse a trabajar. Generalmente es ms difcil tomar la decisin de ponerse en movimiento, que el propio trabajo de llevar a cabo la tarea.

55.-Delegue siempre que le sea posible y una vez delegada una tarea, asegrese de tener un mecanismo para controlar el avance y verificar que sea completada a tiempo. No caiga en la trampa de creer que nadie puede hacer la tarea mejor que usted. De la oportunidad a las personas de su equipo de demostrar su capacidad y valor.

56.-Establezca un sistema eficiente de archivo. Nada es ms frustrante que saber que tienes los materiales que necesitas... y no ser capaz de localizarlos. Una forma de mejorar la eficacia de todo sistema de archivo es crear una pgina ndice y colocarla delante de cada cajn o recipiente. Cuando aada algo nuevo al fichero, incorprelo tambin al ndice. De este modo cuando tenga que localizar algo, con un rpido vistazo a los ndices ser capaz de encontrarlo fcilmente. Ponga cada cosa siempre en su lugar y siempre las encontrar cuando las necesite.

57.-Mantenga siempre consigo su planificador personal. Anote en el todas sus ideas, pensamientos, notas de inters, informacin clave, etc...en el primer momento que surjan. Anote tambin los temas que se le ocurran para tratar con otras personas y todas las tareas que tiene previsto realizar ms adelante. Si no acta de manera inmediata registrando todas esas informaciones en el planificador, corre el riesgo de olvidar temas que pueden ser muy importantes para el logro de sus objetivos.

58.-Cree el hbito de tomar decisiones de manera rpida y efectiva. Las personas que consiguen grandes resultados se suelen caracterizar por tomar decisiones rpidamente y mantenerse firmes en esas decisiones. No malgaste tiempo deliberando indefinidamente. No caiga en la "Parlisis del Anlisis". Analice la situacin lo mejor que pueda y tome una decisin. Dependiendo del tipo de decisin esta llevar ms o menos tiempo, pero no haga como la mayor parte de personas, que malgastan grandes cantidades de su tiempo para tomar decisiones prcticamente intrascendentes. Si se esfuerza por ejercitar su "msculo" de tomar decisiones, cada vez ser ms efectivo.

59.-Minimice el tiempo invertido en preparar respuestas. Aprenda a utilizar efectivamente el telfono y el e-mail para generar respuestas rpidas. Siempre que sea posible utilice el telfono para responder a la correspondencia. No siempre es necesario responder una carta con otra carta. Una simple llamada telefnica puede hacer la misma funcin con mucho menos tiempo invertido.

60.-Aprenda tcnicas de lectura rpida. Existen multitud de libros y cursos sobre el tema. Es relativamente sencillo para un lector promedio duplicar su velocidad de lectura con la ayuda de unas simples ideas y tcnicas. Duplicando su velocidad de lectura ahorrar la mitad del tiempo que dedica a leer, pudiendo dedicar ese tiempo ahorrado a leer ms cantidad de cosas o a otras tareas.

61.-No reste importancia a los pequeos ladrones del tiempo que diariamente hacen que malgaste pequeos periodos de tiempo. Esas prdidas que aparentemente son insignificantes suponen a lo largo de los aos miles de horas malgastadas que podran haberse dedicado a otras tareas mucho ms importantes.

62.-Cree una lista que pueda revisar peridicamente, para recordarle compromisos futuros que estn por llegar. De este modo siempre tendr control sobre estos acontecimientos y podr anticipar las tareas necesarias para llevarlos a cabo dentro de los plazos previstos. Adems, le servir para liberar su mente de estar constantemente pendiente de recordar que esos compromisos estn por llegar.

63.-Dedique una semana a chequear como est utilizando tu tiempo. Determine a que ests dedicando cada porcin de tu tiempo diario, y al final de la semana analice los resultados. Lo ms probable es que le sorprendan. Seguramente est dedicando mucho ms tiempo del que pensaba a temas que no son importantes. Este es un ejercicio muy revelador para encontrar actividades que pueden ser eliminadas o hechas de forma ms eficiente.

64.-Reconozca cuando es necesario un cambio de direccin. En ocasiones hay proyectos que parecen paralizarse. No terminan nunca de ponerse en marcha. En esos casos puede ser positivo encontrar una nueva forma de realizar el proyecto. Utilice su creatividad. Busque formas alternativas de realizarlo que le permitan canalizar mejor su energa.

65.-Mantenga un registro del tiempo que le lleva realizar cada proyecto, trabajo o tarea que realiza. De este modo, cuando en el futuro tenga que planificar proyectos similares podr calcular de manera ms aproximada el tiempo que le llevar completarlos, y las fases necesarias para llevarlos a cabo de manera ms efectiva.

66.-Evale que tipo de tareas deja siempre para ms tarde. Qu es lo que le hace posponerlas? Descubrir esa clave puede suponer una gran diferencia en su vida. Generalmente muchas personas postergan las cosas porque en su mente imaginan el proceso de realizar la tarea ms costoso o doloroso de lo que realmente es. Magnifican negativamente la tarea. Cuando esto suceda, divida el proyecto en pedazos ms pequeos y fciles de realizar. Una vez que lo tenga decidido, comience a trabajar en esos pedazos, uno a la vez.

67.-Aproveche la inercia que genera ponerse en movimiento. Cuando comience un proyecto, procure avanzar lo mximo posible en el mismo. El movimiento de avance genera motivacin y facilita mucho el proceso. Comience a desarrollar la reputacin de ser una persona que hace que las cosas sucedan.

68.-Sopese las consecuencias que conlleva postergar las tareas. Pregntese: Qu es lo peor que me puede pasar si no termino esto? A veces el dolor ante las consecuencias negativas de dejar de hacer algo, es un motivador muy poderoso para ponerse en marcha y hacer que las cosas comiencen a cristalizar.

69.-Haga un compromiso pblico con alguien que de verdad le importe para reforzar su determinacin. Utilice ese compromiso como una palanca que le impulse a la accin. Una vez que nos hemos comprometido ante alguien, es ms difcil postergar las tareas porque no querremos quedar mal.

70.-Piense antes de actuar. Si tiene dificultades para avanzar en algn proyecto, dedique unos instantes a pensar en ello. Analice rpidamente cuales son las causas de ese estancamiento, trace un breve y rpido plan de accin y tome accin de manera inmediata para solucionarlo.

71.-Convierte en un juego el transformar las tareas tediosas y aburridas en algo divertido y agradable de realizar. Pregntese: Cmo puedo hacer que esto resulte ms divertido? Cmo puedo disfrutar ms de esta tarea? Rtese a si mismo a romper su record de velocidad haciendo algo, hgalo de modo diferente,...Hagamos que la vida sea ms divertida!

72.-Venza la postergacin postergando la postergacin. Esto que parece un juego de palabras es una de las mejores estrategias para acabar con la postergacin. Cuando tenga ganas de dejar algo para ms tarde, postergue esa decisin de abandonar para ms adelante. De este modo est eliminando este mal hbito utilizando el propio hbito como arma.

73.-A la hora de enfrentarse a un proyecto, tome unos instantes antes de comenzarlo para visualizarlo en su mente como si estuviese ya realizado. Cmo se sentir una vez que el proyecto est terminado? Qu beneficios le va a reportar? Sienta intensamente todas esas emociones positivas, y comenzar con la actitud adecuada y una gran motivacin el proyecto. Todo ha de ser creado primero en la mente, para despus ser convertido en realidad.

74.-Otro buen sistema para eliminar la postergacin es crear en una hoja de papel dos listas, que recojan por un lado las razones para postergar la tarea, y por otro lado los beneficios que le reportar terminar la tarea exitosamente. Con este pequeo juego, si logra apilar los suficientes beneficios, lograr ponerse en movimiento y hacer que las cosas sucedan.

75.-Piense en alguien a quien admire profundamente por sus resultados. Acte como si fuese esa persona. Cmo manejara esa persona las situaciones a las que usted se enfrenta? Qu actitud tendra? Qu recursos empleara? A continuacin prepare un pequeo plan de como este gran realizador desarrollara la tarea, y... Pngase en movimiento!

Una llamada a la accin.

Hemos llegado al final, pero si quiere...puede descubrir todos los secretos de la gestin del tiempo de los grandes triunfadores. Verdad que sera fantstico disponer del mismo conocimiento que tienen los grandes realizadores sobre la forma ptima de usar su tiempo? Si usted quiere de una vez por todas tomar el control del tiempo en su vida y comenzar a avanzar con paso firme hacia sus mayores objetivos, no puede perderse esta informacin. Muy pocas personas suelen dar la importancia que merece al aprendizaje del uso efectivo de su tiempo. Pero si lo piensa, descubrir que todas aquellas personas a las que admiramos por la cantidad y calidad de los resultados que obtienen, poseen una caracterstica en comn: han aprendido a gestionar de manera ptima su tiempo. Puedo afirmar esto con seguridad porque he dedicado los ltimos 17 aos de mi vida a realizar una exhaustiva investigacin encaminada a detectar cuales son los principios y las claves que conducen a lograr grandes resultados. Seguro que usted en alguna ocasin tambin se ha hecho las preguntas a las que yo he tratado de dar respuesta: Porqu hay personas que producen increbles resultados en sus vidas, mientras otras que igualmente ponen un tremendo esfuerzo, apenas logran sobresalir? Qu diferencia a los verdaderos triunfadores del resto? Es posible duplicar las estrategias y principios que se hallan detrs de sus grandes xitos? Mi camino en pos de dar respuesta a estas preguntas me han convertido en un firme creyente en la idea de que el xito siempre deja pistas. Es perfectamente posible modelar a los grandes triunfadores, y como consecuencia lograr tambin resultados espectaculares con el uso de su tiempo.

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Viva con Pasin!

Jos Mara Vicedo http://www.clubsuperacion.com "27 das para controlar su tiempo" El Manual que le Permitir Descubrir todos los Secretos de la Gestin del Tiempo de los Grandes Triunfadores.

ACERCA DEL AUTOR

JOSE MARIA VICEDO se ha convertido en los ltimos quince aos en un buscador infatigable de las claves que conducen a la excelencia. Su investigacin le ha llevado a ser un firme creyente en la idea de que el xito siempre deja pistas. Como emprendedor, ha participado activamente en la creacin de seis empresas. Es autor del libro xito en ventas La gestin del tiempo para el xito. Director y coordinador de las colecciones de audio-casetes Tiempo para el xito y Superacin Personal. Creador del sistema de planificacin VS Planning System, actualmente implantado en cientos de empresas e instituciones y considerado como uno de los mejores sistemas de planificacin y gestin del tiempo disponibles en lengua castellana. Fue director del programa radiofnico Tiempo para el xito en Onda Joven. Es orador de reconocido prestigio en las reas del desarrollo personal, liderazgo y productividad. Formado en tcnicas de Condicionamiento Neuroasociativo y Programacin Neurolingstica con Anthony Robbins, el entrenador de desarrollo personal ms importante del mundo. Filntropo comprometido e impulsor del proyecto Libros por un mundo mejor que ayuda a proveer de libros y material de desarrollo personal a aquellos colectivos ms necesitados. Actualmente compagina una intensa actividad empresarial junto a sus vibrantes presentaciones, conferencias y seminarios, y su actividad como escritor.

Si desea ms infomacin acerca de Jos Mara Vicedo, otros productos y sus cursos y seminarios puede dirigirse a: VS Planning System Apdo. Correos 21 03200 Elche (Alicante) e-mail: [email protected] www.vs-planning.com

OTRAS OBRAS DEL AUTOR

LA GESTION DEL TIEMPO PARA EL XITO

La vida de cualquier ser humano no es ms que un chispazo dentro de la inmensidad del tiempo.Todos y cada uno de nosotros tenemos sueos.Todo el mundo quiere ser alguien. No importa ni quienes seamos ni de donde procedamos, en lo ms profundo de nuestro corazn todos creemos ser especiales, ser diferentes. De qu valdra iniciar un largo viaje slo para darnos cuenta al llegar a nuestro destino que no era all donde queramos llegar? Tiene ms importancia elegir el destino correcto que la velocidad con la que avanzamos. En este libro aprender una serie de hbitos sencillos pero tremendamente poderosos cuando se aplican, que le permitirn obtener mayores y mejores resultados de su tiempo.A travs de pasos encadenados aprender a descubrir cuales son sus principales valores, a trazarse objetivos que le motiven y que le inspiren, a establecer metas que le reten a poner en juego todas sus potencialidades, y a sacar el mximo partido a la planificacin del da a da.A diferencia del enfoque basado en el hacer ms a toda costa, en este libro aprender a comenzar analizando donde quiere llegar, para despus trazar el plan de accin que le llevar hasta all.Tiene en sus manos una gua que le inspirar y le motivar a sacar lo mejor de si mismo para tomar el control de su vida, y sacar un mayor provecho de cada minuto de su existencia. Nuestro tiempo es nuestro bien ms preciado. Es el bien del que est hecha la vida. Por ello, aprender a aprovechar nuestro tiempo es aprender a aprovechar nuestra vida.

EL PLAN DE LOS 50 DIAS HACIA UNA VIDA DE EXITO

Acepte el Reto de los 50 Das y Transforme su Vida para Siempre! Por fin una gua que muestra paso a paso cmo comenzar a crear avance hacia esa vida que siempre ha deseado. Todos tenemos sueos.A todos nos gusta creer en lo ms profundo de nuestro corazn que nuestra vida puede marcar una diferencia y que poseemos la capacidad para crear ese estilo de vida que siempre hemos anhelado. Sin embargo, muchas personas han decidido abandonar. Han dejado de lado sus sueos y aspiraciones desatando slo una parte nfima de su potencial. Ha llegado el momento de que reclame su verdadero destino. Este libro es una invitacin a sacar lo mejor que hay en usted.A travs de pasos sucesivos le ir guiando y le mostrar las herramientas, tcnicas y habilidades de desarrollo personal ms efectivas para que comience a crear la inercia indispensable para lograr sus mayores sueos. Con total garanta despus de leer este libro su vida jams volver a ser la misma. Acepte el reto del plan de los 50 das y transforme su vida positivamente para siempre. El libro se encuentra disponible en formato e-book para su descarga inmediata. Puede conseguirlo visitando la pgina: http://www.secretosdelaexcelencia.com

27 DIAS PARA CONTROLAR SU TIEMPO

Descubra los secretos de la gestin del tiempo de los grandes triunfadores.

Por fin la primera gua prctica paso a paso, que le permitir con una pequea dedicacin diaria, aprender fcilmente a tomar el control del tiempo en su vida 100% Garantizado!

Verdad que sera fantstico disponer del mismo conocimiento que tienen los grandes realizadores sobre la forma ptima de usar su tiempo? Si usted quiere de una vez por todas tomar el control del tiempo en su vida y comenzar a avanzar con paso firme hacia sus mayores objetivos, esta podra ser una de las cartas ms importantes que lea en su vida. Seguro que usted en alguna ocasin tambin se ha hecho las siguientes preguntas:

Porqu hay personas que producen increbles resultados en sus vidas, mientras otras que igualmente ponen un tremendo esfuerzo, apenas logran sobresalir?

Qu diferencia a los verdaderos triunfadores del resto?

Es posible duplicar las estrategias y principios que se hallan detrs de sus grandes xitos? Todos queremos ms tiempo, todos queremos progresar y mejorar. Imagine por un instante que domina los principios fundamentales de la gestin del tiempo. Cmo cambiara su vida? Qu clase de objetivos sera capaz de alcanzar? Cree que aumentaran sus posibilidades de lograr los objetivos que se propone? Se sentira ms feliz y realizado? Descubra mucho ms sobre esta extraordinaria obra en http://www.administracindeltiempo.com

SISTEMA DE PLANIFICACION VS PLANNING SYSTEM

A usted le gusta alcanzar los objetivos que se propone. Le gusta trazarse metas que le motiven y que le inspiren tanto en su vida profesional como en su vida personal. En VS Planning System tenemos como misin principal suministrar herramientas de gestin del tiempo realmente eficaces y poderosas.A travs de nuestro sencillo y depurado sistema de planificacin usted podr identificar cuales son sus objetivos ms importantes, aprender a trazarse metas que le motiven y comprender como planificar su da a da para que cada momento le resulte productivo. Imagnese teniendo suficiente tiempo para realizar todas las cosas que necesita hacer y todava encontrar tiempo para disfrutar de las cosas que realmente le apasionan. Imagnese a s mismo alcanzando sus metas y convirtiendo sus objetivos en resultados.Qu contiene el Kit de Planificacin VS? l Volumen encuadernado que incluye el recambio anual completo VS incluyendo dos pginas por da. l Volumen encuadernado para construir su escala de la productividad (Valores, Sueos y metas). l Libro La Gestin del Tiempo para el Exito. Puede conseguir una informacin ms detallada sobre el Sistema de Planificacin en http://www.vs-planning.com

SEMINARIOS
Seminario Cmo Desatar tu Mximo Potencial
Viva una experiencia de aprendizaje que no olvidar jams! El contenido de este seminario es fruto de ms de una dcada de investigaciones y experimentacin en el rea del desarrollo personal. Qu diferencia a los grandes triunfadores del resto? Porqu algunas personas parecen producir siempre resultados extraordinarios mientras otros, que ponen igualmente un gran esfuerzo, no logran apenas sobresalir? El responder a estas y a otras preguntas nos ha llevado a estudiar y modelar las tcnicas ms eficaces y punteras dentro del rea del desarrollo personal y el liderazgo, desarrollando el que posiblemente es hoy por hoy el seminario ms poderoso de cambio personal impartido en lengua castellana. El seminario tiene una duracin de 8 horas intensivas, durante las cuales, a travs de una metodologa totalmente enfocada a la prctica, los participantes adquieren las habilidades y tcnicas necesarias para poder producir de forma efectiva cualquier cambio que deseen en su vida. No se trata de frmulas mgicas, sino principios comprobados de xito modelados de los mayores triunfadores alrededor del planeta. Con momentos verdaderamente espectaculares, como la caminata con los pies descalzos sobre cuatro metros de brasas ardiendo, los participantes descubren multitud de recursos dentro de ellos que ni siquiera sospechaban poseer. Todo el seminario es una experiencia verdaderamente inolvidable. El temario del seminario incluye, entre otros, los siguientes puntos: El increible poder de la toma de decisiones. Las Leyes Naturales del comportamiento humano. Cmo podemos incrementar el potencial individual? Qu crea el comportamiento humano? Siete modos de controlar el enfoque mental. La importancia de utilizar el vocabulario y las preguntas adecuadas. Cmo motivarse de manera efectiva. Cmo producir los cambios que desee en su vida y hacer que perduren. Cmo crear un futuro que le apasione y que le inspire. Porqu la gran mayora no establece objetivos? Los 12 pasos para cristalizar cualquier objetivo. Descubriendo sus valores, su brjula personal. La lista de valores a la medida de la vida que deseamos. Cmo cambiar comportamientos no deseados. La frmula definitiva del xito. La llave hacia una energa ilimitada. Aprenda a modelar las creencias de los grandes triunfadores. Tomando accin masiva. La experiencia del Firewalk. Caminata con los pies descalzos sobre 4 metros de brasas al rojo vivo.

Seminario La Gestin del Tiempo para el Exito

Una experiencia de aprendizaje nica que le ayudar a alcanzar sus objetivos ms deseados. En el seminario La gestin del tiempo para el xito, dinmicos consultores guan a los participantes a travs del apasionante proceso de identificar sus valores y objetivos, establecer sus metas, y planificar eficazmente sus actividades diarias. Los participantes obtienen del seminario las herramientas (cada participante obtinene su Kit de planificacin VS, as como un manual de ejercicios para seguir y poner en prctica los conceptos expuestos durante el mismo) y los conocimientos necesarios para aprender a establecer objetivos eficazmente, incrementar notablemente su productividad, y conseguir el control en sus vidas. El tiempo invertido en el seminario es una de las ms gratificantes experiencias de formacin y autodesarrollo personal que nuestros clientes han experimentado. A quin va dirigido: El curso est dirigido a todo aquel que desee mejorar en el uso de su tiempo. Empresarios y directivos de todos los sectores, organizaciones y empresas, ejecutivos y profesionales liberales. Duracin: El seminario de 1 da al cual le invitamos a participar es intensivo, prctico y eficaz. Un slo da es realmente una inversin de tiempo mnima, comparada con los mltiples beneficios que le aportar. Metodologa: Eminentemente prctico. Usted podr aplicar inmediatamente todos los principios tratados en el seminario, aprendiendo a sacarle el mximo partido al planificador VS. Para ello los asistentes reciben una gua del seminario en la que se desarrollan todas las prcticas y ejercicios. Los principales beneficios que obtienen las personas que asisten a nuestro seminario son, entre otros:
Ahorro

potencial de tiempo superior a un 20%. Conseguir un control ptimo de su tiempo con slo 5 minutos diarios dedicados a planificar. Enfoque claro en las tareas y objetivos verdaderamente importantes. Reduccin del estrs. Aumento importante de la capacidad de logro y de la autoestima. Mayor disfrute de la vida familiar y tiempo de ocio. Comprender cmo equilibrar todas las reas importantes de la vida. Aumento de los porcentajes de trabajos terminados en los plazos previstos. Dispondr de ms tiempo para dedicar a aquellas actividades que ms valora.

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