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Ejercicios de Excel

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Excel Avanzado- 2

Bienvenidos al Curso de Excel Avanzado

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Temario: Presentacin del Curso. .............................................................................................. 3 Factores de xito. ...................................................................................................... 3 Uso de la Ayuda en Excel ........................................................................................... 4 Presentacin General de la Barra de Men. .................................................................. 6 Opciones generales de Excel....................................................................................... 8 Crear una barra de men personalizada....................................................................... 9 Soluciones a los problemas de impresin ....................................................................10 Men Formato y Formato condicional .........................................................................11 Men Ventana, rea de trabajo ..................................................................................13 Uso de plantillas. ..................................................................................................14 Uso de frmulas y funciones en Excel .....................................................................15 Trabajo No1: Elaboracin de una calculadora de prstamos......................................21 Uso de Filtros en base de datos..............................................................................29 Grficos con Cuadro combinados y listas. ................................................................33 Uso de agrupamientos y esquemas ........................................................................37 Uso de subtotales : ...............................................................................................38 Uso de validacin de datos ....................................................................................39 Tabla Dinmicas ...................................................................................................41 Macros e Hipervnculos ..........................................................................................47

Elaborado por Eduardo Montoya

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1. Presentacin del Curso.

El curso de Excel Avanzado esta diseado para proporcionar a los participantes soluciones prcticas y el uso efectivo de la funciones de Excel que le permitirn agilizar las tareas cotidianas en el uso de esta herramienta, ahorrar tiempo y liberar un poco de estrs. Nuestro principal inters es que despus de cada leccin el participante adquiera conocimientos y experiencias prcticas que le ayuden a mejorar y/o cambiar la forma en que han venido procesando sus archivos e informes en Excel. Este curso es 40% terico y 60% prctico, no nos interesa que el alumno adquiera teoras que no va a utilizar en su trabajo diario, nos interesa que todo el conocimiento adquirido le ayude a alcanzar la efectividad en su trabajo.

2. Factores de xito.

Es importante que para que usted se beneficie de este curso:

Adopte una actitud positiva para el aprendizaje. Desarrolle la habilidad de indagar nuevas maneras de hacer una tarea. Practicar lo aprendido a diario. Cuando Usted ensea a otro aprende ms, comparta lo aprendido con otros. Pierda el miedo: sea curioso, cuestinese, pregunte, aprenda.

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3. Uso de la Ayuda en Excel Todos los programas de Office traen consigo su ayuda. Esta por lo general se activa con la tecla F1 y se desactiva con la tecla ESC o bien haciendo clic derecho sobre el ayudante y seleccionando la opcin ocultar. En Excel 2003 aparece la ventana de ayuda al fina de la Barra de Men. Para los interesados en convertirse en usuarios avanzados, les recomendamos usar frecuentemente la ayuda para aprender los elementos esenciales del manejo de este programa

Cmo usar la ayuda? En la venta de ayuda escriba una palabra o una frase corta. Por ejemplo: Tabla Dinmica. Le aparecer un listado de los temas de ayuda. Seleccione: Informes de tablas dinmicas. El asistente de ayuda le devolver:

Tambin puede teclear F1, o seleccione Ayuda de Microsoft Office en el men o ? o y escribir la palabra o la frase en la ventana de ayuda que aparece bajo el ayudante: Mtodo Abreviado: El mouse es un dispositivo que se invent para facilitar al usuario el uso de los programas, sin embargo no todo se hace con el mouse. El teclado de la PC esta diseado para que mediante la combinacin de teclas se realicen diversas funciones.

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Para conocer el mtodo abreviado escriba Mtodos abreviados en la ventana de ayuda. Lea algunas de las ayudas.

Desplazamiento en la hoja de clculo (Moverse en hoja de clculo): Las siguientes combinaciones de teclas permiten desplazarse ms rpido en una hoja de clculo CTRL+ tecla de direccin: Ir hasta el extremo de la regin de datos actual. CTRL+INICIO : Ir hasta el comienzo de una hoja de clculo. CTRL+FIN : Ir hasta la ltima celda de una hoja de clculo, en la ltima fila utilizada de la ltima columna utilizada. CTRL+B: Abrir ficha buscar / reemplazar CTRL+P: Cuadro de dilogo imprimir CTRL+TAB: Alternar entre ventanas de libros abiertos CTRL+ Z: Deshacer ALT+ F4: Cerrar programa ALT+TAB: Alternar entre los programas que estn en uso ALT+AV PG: Desplazarse una pantalla hacia la derecha. ALT+RE PG : Desplazarse una pantalla hacia la izquierda. TECLA WINDOWS escritorio + D: Mostrar

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4. Presentacin General de la Barra de Men. Para familiarizarnos con las barras de herramientas haremos el siguiente ejercicio: a. Oculte todas las barras, exceptuando la Barra de Men: Quitar check en: Ver/ Barra de Herramientas/. Adems quitar la barra de formula y la barra de estado que estn en el mismo men Ver. b. Mostrar nuevamente todas las barras, activando los check que quito anteriormente Componentes de la barra de Men: La barra men contiene todas las funciones que realiza Excel, sin embargo la mayora de estas funciones tienen accesos mediante los cuales se pueden activar. Por ejemplo en el men Archivo esta la opcin imprimir, esta misma opcin se puede activar con CTRL + P. Cuando la funcin tiene asignada una combinacin de mtodo abreviado esta aparece a al par de men que la contiene: Contenido general de los Men: otros

Men archivo: Muestras las opciones relacionadas a las propiedades y atributos de los archivos: abrir, cerrar, guardar, configurar pgina, rea de impresin, imprimir, acceso a los ltimos cuatro archivos abierto recientemente, Salir Men Edicin: Permite editar o cambiar el contenido del archivo: deshacer, rehacer, cortar, pegar, pegado especial, rellenar, borrar, eliminar filas, columnas, hojas, buscar, reemplazar, ir a un celda. Men Ver: Muestras la opciones que se pueden apreciar en la pantalla: Vista previa salto de pgina, barras de herramientas, barra de formula, encabezados y pie de pginas, pantalla completa indica que hay opciones ocultas en un men.

Nota: El smbolo

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Men Insertar: Permite insertar celdas, filas, columnas, hojas, frmulas, comentarios, imagen, grficos e hipervnculos. Men Formato: Permite dar formatos a la celdas, filas, columnas y hojas, adems de aplicar auto formatos a una tabla y formato condicional. Men Herramientas: Da acceso a las herramientas de ortografa, control de cambios, proteccin, buscar objetivo, auditoria de frmulas, macros, complementos, y las opciones generales del programa.

Men Datos: Procesa los datos de la hoja de clculo: ordena, filtra, valida, consolida, agrupa informacin, Asistente tabla Dinmica, obtener datos externos. Men Ventana: Permite mostrar la informacin de varios archivos abiertos: organiza, oculta, divide ventanas, inmoviliza paneles y muestra los nombres de los archivos abiertos.

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5. Opciones generales de Excel En el men Herramienta seleccione Opciones: Revise la ficha Ver y la ficha General. En la ficha Ver usted modificar que se muestra en la hoja de clculo: Barras, Ventanas, comentario, objetos, encabezados, smbolos de esquemas, barras de desplazamiento, colores de las lneas de divisin. Basta que haga clic para poner o quitar el check y de esta manera activar o desactivar la seleccin. Haga un ejercicio con la seccin de Opciones de ventana, quitando y poniendo los check y observando los cambios que se producen en la hoja de clculo. Salto de pgina: Muestra u oculta la divisin de paginas segn la configuracin de papel que tenga el archivo. Frmulas: Si se activa muestra la frmula que estn en la hoja (P.Ej: =Suma(A4:A10)), si se desactiva muestra el resultado de la frmula. Lneas de divisin: Muestra u oculta la cuadrcula de la hoja de clculo. Encabezados de Fila y columna: Muestra u oculta los nombres de filas y columnas. Smbolos de esquemas: Muestra u oculta los smbolos de agrupacin de filas y columnas. Valores cero: Muestra u oculta el valor cero que se digite en la hoja de calculo Barras y etiquetas: Muestra u oculta las barras horizontales y verticales as cmo las etiquetas de las hojas.

En la ficha General puede cambiar la configuracin de Filas y Columnas (referencia L1C1), la cantidad de archivos usados recientemente, usar zoom con la rueda IntelMouse, cuantas hojas aparecen en un nuevo libro, fuente predeterminada, ubicacin donde se guardan los archivos, Nombre del usuario: Cuando su nombre esta en este campo aparcera dentro de las propiedades del documento, por ejemplo haga clic el Men Archivo, Propiedades le aparecer un cuadro de dilogo de las propiedades del documento, fjese en la ficha general en el campo autor.

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6. Crear una barra de men personalizada. Si Usted utiliza frecuentemente algunas funciones de Excel que estn en los diversos men, puede agruparlos en una o varias barras personalizadas. Por ejemplo podemos crear la siguiente barra, la cual permite insertar y eliminar filas y columnas y usar los signos aritmticos:

Para hacerlo siga las siguientes instrucciones: a. En el men herramientas escoja la opcin Personalizar. b. En la ficha Barra de herramientas selecciona Nueva sustituya Personalizada 1 por su nombre.

c.

Seleccione la ficha Comandos y empiece a crear su barra personalizada, encuentre los iconos que desee buscando en las categoras

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7. Soluciones a los problemas de impresin Ha tenido Usted el problema de imprimir una pgina y que esta no le salga completa en una hoja. Para evitar estos problemas puede usar la opcin Ver/ Vista previa salto de pgina. Hagamos el siguiente ejercicio: a. Ilumine el rango A1:N57, escriba 1 y digite al mismo tiempo Ctrl + Enter. El resultado que debe observar es que en todas las celdas del rango tiene digitado el numero 1. b. Seleccione vista previa y verifique si las pginas estn completas y lista para ser impresas. c. Si desea corregir las paginas, seleccin Vista previo salto de pgina en el men Ver, y ajustes las lneas azules con el puntero del mouse. Otra opcin para ajustar las pginas a imprimir es usando la opcin Configurar y Mrgenes en el men Vista Previa

Repetir ttulos de filas y columnas: Si Usted tiene un archivo cuya informacin ocupa varias pginas y desea que los rtulos de las columnas o filas se muestren iguales en cada una de las pginas puede usar las opciones: Repetir filas en extremo superior o Repetir columnas a la izquierda que se encuentra en la ficha hoja del men configurar, en vista previa. Utilicemos el ejercicio anterior para probar esta opcin: a. Seleccione la opcin Ver/Normal b. Escriba Rtulo 1 en la celda A1, ubique el puntero del mouse en la esquina inferior izquierda y cuando le aparezca una cruz en negrita, arrastre esta celda hasta la columna N. El resultado que debe observar es cada columna quede rotulada con Rtulo 1, Rtulo 2, Rtulo 3.

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c.

Ahora probemos la opcin: Repetir filas en extremo superior: Seleccione Configurar pgina en el men Archivo, y ubquese en la ficha Hoja. d. Haga clic en el selector de frmulas donde esta la flecha roja. e. Haga clicla fila uno (selector de fila): $1:$1 f. Seleccione vista preliminar. Note que a partir de la pagina dos aparecen los mismos rtulos de la primer pgina. De igual manera funciona con la opcin Repetir columnas a la izquierda. Al aplicar esta opcin los rtulos seleccionado aparecern en todas las pginas. a. En la celda A2 escriba Fila 1, arrastre hasta la fila 15. b. Utilice la opcin Repetir columnas a la izquierda y compruebe en vista preliminar.

8. Men Formato y Formato condicional Exploremos el Men Formato, empezando por la Ficha Nmero: en esta encontramos las siguientes categoras:

General: No contienen un formato especifico, una nueva hoja de calculo contiene esta categora. Nmero: Permite el uso de decimales y separacin de miles. Esta opcin esta disponible en la barra de formato con el icono 000 estilo millares Moneda: Permite uso de decimales y signos de monedas Contabilidad: Alinea los signos de moneda y la comas decimales. Fecha: Permite aplicar distintos formatos de fechas; largas, cortas, numricas Hora: Permite aplicar distintos formatos de horas: de 12 horas y de 24 horas. Porcentaje: Aplica el formato porcentaje. Esta opcin esta disponible en la barra de formato % Estilo porcentual. Fraccin: Muestra un decimal en formato de fracciones. Cientfica: Convierte un nmero en expresin cientfica Texto: Cuando se digita un nmero Excel lo reconoce como tal, pero si la celda tiene el formato texto entonces lo reconoce como un carcter de texto. Este mismo efecto se produce si anteponemos un apstrofe antes del numero, Por ejemplo 1.

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Personalizada: Puede modificar las categoras existentes o crear una nueva. Por ejemplo: En la celda E4 escriba el numero 1, seleccione Formato Celda y escoja cualquier formato personalizado, en la ventan tipo escriba: #,##0 "Aos". Corra la celda E4 hacia abajo y observe los resultados. Si Usted escribe en una celda letras con nmeros no puede realizar clculos pero, si puede personalizar el formato para que aparezcan ambos y se pude realizar los clculos.

Continuemos con La Ficha Alineacin: permite alinear el texto, ajustarlo al tamao de la celda, y orientar la direccin del mismo en diversos ngulos. A veces la opcin Combinar y centrar, impide que se seleccionen adecuadamente las filas o columnas para aplicar otras funciones, por ello es ms recomendable usar la opcin: Centrar en la seleccin en cuadro Alineacin de texto horizontal. Por ejemplo

Escriba en A1: Curso de Excel Avanzado Seleccione el rango A1:J1 y Escoja la opcin Centrar en la seleccin. El resultado es que el rtulo se centra en el rango seleccionado.

La Ficha Fuente tiene todos sus conos en la barra de formato, la principal utilidad esta en usar nmeros Superndice y Sub ndice. Por ejemplo el nmero dos de metros cuadrado: Mts2 el nmero dos en la frmula del Agua: H2O La Ficha Borde permite modificar los bordes de celda o tablas, por ejemplo puede poner o quitar el borde derecho de una tabla, cambiar el formato del borde: grosor, apariencia. La Ficha Trama permite relleno de colores, el cual tambin esta en la barra de formato, la principal utilidad esta en decorar un celdas con lneas verticales, horizontales o diagonales. La Ficha Proteger se usa para bloquear o desbloquear una celda, esta opcin se usa cuando se quiere proteger una hoja o un libro, impidiendo que los usuarios modifiquen los datos. Por ejemplo:

Seleccione el rango D2:E14 y relleno de color amarillo Seleccione la Ficha Proteger y quite el check de la opcin bloqueada Seleccione Herramientas/Proteger/Proteger hoja Asigne como contrasea 123, escrbalo en la confirmacin Resultado; Slo puede digitar en el rango de color amarillo, en el resto de celda le aparece el mensaje de que las celdas estn protegidas.

Para desproteger: Seleccione Herramienta/Proteger/Desproteger hoja. Digite la contrasea 123 Nota importante: Recuerde tener anotada en un lugar seguro las contraseas que utiliza.

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Formato Condicional Se puede usar un formato en una o varia celdas, que slo se aplica si se cumple una de las condiciones que se le establezcan. Por ejemplo si el nmero es positivo muestre el color de fuente azul y si es negativo el color rojo.

a. Seleccione el rango E1:E10, rellene de color amarillo y aplique negrilla, escoja Men Formato/Formato Condicional. b. En la Condicin 1, escoja la opcin mayor que, y escriba 1 en la casilla de frmula. c. Haga clic en Formato y escoja la fuente de color azul d. Haga clic en Agregar, para que aparezca una segunda condicin. Escoja menor o igual que y escriba -1 en la casilla de frmula. e. Haga clic en Formato de la Condicin 2 y escoja la fuente de color rojo. f. Haga clic en Aceptar g. Digite nmeros negativos y positivos en el rango indicado y compruebe los resultados. 9. Men Ventana, rea de trabajo El men Ventana es muy til cuando se trabaja con varios archivos al mismo tiempo. Veamos cada una de sus opciones:

Nueva Ventana: Duplica la ventana activa, esto lo puede utilizar para hacer algn clculo temporal en el archivo que esta trabajando y no quiere daar el original.

Organizar: Permite ver los archivos abiertos en las vistas: mosaicos, horizontal, vertical y cascada. Por ejemplo abra dos archivos y seleccione Organizar/ Vertical. Resultado: puede ver ambos archivos en la pantalla. Ocultar: Oculta la ventana de un archivo que no se desea cerrar. Cuando esta oculto un archivo la opcin cambia Mostrar.

Dividir: Divide la pantalla en cuatro tantos, permitiendo ver cuatro partes diferentes del mismo archivo.

Inmovilizar paneles: permite bloquear un rea del archivo, generalmente se usa con los rtulos de filas y columnas, de tal manera que siempre estn visibles en la ventana. El panel se inmoviliza a partir de la parte superior izquierda de la celda activa.

Por ejemplo si se ubica en la celda B2 y activa inmovilizar panel quedar inmovilizado la columna A y la Fila 1.

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La opcin Inmovilizar paneles tiene un acceso directo en la categora Ventana de la ficha Comando, del men Personalizar. Puede arrastrar el cono a cualquier barra.

10. Uso de plantillas. En el men Archivo/Nuevo se activa el panel de tareas y se ubica en la parte izquierda de la ventana. Seleccione Plantillas Generales/Ficha Soluciones hoja de clculo. Seleccione la plantilla Amortizacin Prstamo, haga clic en aceptar y pruebe la plantilla.

Puede abrir y probar cada plantilla, si lo desea puede copiar las plantillas en Mis Documentos para evitar daar la plantilla original. Mas adelante aparecen las instrucciones para hacer una Calculadora semejante a la plantilla Amortizacin de Prstamo

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11. Uso de frmulas y funciones en Excel Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=) el signo (+) y el signo (-). Por ejemplo, la siguiente frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3. En las frmulas tambin se pueden usar parntesis para determinar que calculo se hace primero, no es lo mismo: =100*5+2 que =100*(5+2), el resultado de la primera es 502, de la segunda 700. Una frmula tambin puede contener lo siguiente:

Funciones: frmula ya escrita que toma un valor, realiza una operacin y devuelve un valor. Las funciones usan parntesis para determinar las celdas a calcular. Ejemplo: =Suma(A2:A8), =Promedio(A2:A8), =Contar(A2:A8). Referencias: identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo: A1 (Celda), A2:A8 (Rango). Operadores: signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en una expresin. Hay operadores matemticos, comparativos, lgicos y referenciales: +, , /, *, %; >, <, =, y otros. Constantes: valor que no se calcula y, por tanto, no cambia. En la frmula Suma(A2, 5) el resultado ser suma el valor de A2 + 5.

Referencias relativas: Permite cambiar la referencia de la frmula cuando se copia a otra celda. Ejemplo: Si en la celda B14 esta la frmula =Suma(B8:B13) y si arrastra la funcin a la celda C14 el resultado ser: =Suma(C8:B13). Referencias absolutas: Fija la referencia al usar el sigo $ antes del indicador de columna y del indicador de fila. Cuando la referencia absoluta es copiada, esta no cambia. Ejemplo: Si en la celda C8 tiene la frmula: B8/$B$14, y copia a la celda C9 el resultado ser: B9/$B$14. La referencia B8 cambio a B9 por ser una referencia relativa, en cambio $B$14 no cambia por ser absoluta. En trminos populares a la referencia absoluta se le llama enllavar. Se pude enllavar y desenllavar usando la tecla F4 sobre la referencia o bien digitando el signo $ . Tambin se puede enllavar slo la referencia de la fila, o slo la referencia de la columna. Ejemplo: B$14, si copia hacia la derecha cambiara la columna: C$14, D$14. Si copia hacia abajo: B$14, B$14, la referencia de fila no cambia. Ahora si es $B14 y copia a la derecha ser: B$14, B$14 y se copia hacia abajo el resultado ser: $B15, $B16, cambia la fila. Asistente de Funciones: Todas las funciones integradas en Excel tienen un asistente para establecer los argumentos de la funcin. Al ubicarse en la ventana de cada argumento se muestra una pequea ayuda en la parte inferior, si necesita ms informacin puede dar clic en Ayuda con esta funcin. Hay dos maneras de activarlo:
Funcin: Buscar Valor

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1. Puede iniciar seleccionando el icono insertar funcin de la barra de frmula. Seleccione la funcin deseada del cuadro de dilogo. Luego le aparecern los argumentos de la misma. 2. Si la funcin ya est escrita en la celda, ubique el cursor en el nombre de la funcin y seleccione insertar funcin (fx) Ejemplos de Funciones: CONTAR: Cuenta la cantidad de celdas numricas de un rango determinado. Contar(Rango). Ejemplo: Contar(A1:A5) devuelve la cantidad de celdas con nmeros. CONTAR.SI: Devuelva la cantidad de celdas que cumplen con un criterio. Contar.si(Rango criterio). Ejemplo: Contar.si(A1:A5, Venta) devuelve la cantidad de celdas que tengan la palabra Ventas CONTARA: Cuenta la cantidad de celdas de texto de un rango determinado: Contara(rango), Ejemplo: Contara(A1:A5) devuelve la cantidad de celdas de texto que no estn vacas. PROMEDIO: Calcula el promedio de un rango determinado. Promedio (Rango). Ejemplo: Promedio(A1:A5) devuelve el promedio del rango. SUMAR.SI: Suma segn los criterios que se le asigne: Sumar.si(Rango de criterio: Criterio: Rango de suma). Ejemplo: Sumar.si(A1:A5,Venta,B1:B5) Suma las celdas del rango B1:B5 que en el rango A1:A5 contengan la palabra Venta (Nota: Para que la frmula funcione bien ambos rangos deben ser semejantes) EXTRAE: Extrae de una celda la cantidad de caracteres (incluyendo espacios vacos) a partir de la posicin que se indique en la funcin. Extrae(Celda, posicin del carcter, cantidad de caracteres). Ejemplo: Extrae(B5,1,9) devuelve 9 caracteres, a partir de la posicin 1 de la celda B5. Hagamos unos ejercicios con stas frmulas: Copie la siguiente tabla y los clculos solicitados en la parte inferior: A B C D 1 Nombre Apellido Puesto Salario Cuenta 2 Empleado A Cajero 2,220 50000001 Sueldos 3 Empleado B Cajero 2,220 50000001 Sueldos 4 Empleado C Cajero 2,220 50000001 Sueldos 5 Empleado D Vendedor 3,300 50000001 Sueldos 6 Empleado E Vendedor 3,300 50000001 Sueldos 7 Empleado F Vendedor 3,300 50000001 Sueldos 8 Empleado G Vendedor 3,300 50000001 Sueldos 9 Empleado H Contador 4,800 50000001 Sueldos 10 Empleado I Contador 4,800 50000001 Sueldos 11 Empleado J Contador 4,800 50000001 Sueldos 12 Total 34,260 Clculos solicitados Contar Total Empleados Contar Cajeros Contar Vendedores Contar Contadores Calcular Salario Promedio Sumar Salarios Cajero Sumar Salarios Vendedor Sumar Salarios Contador Extraer Numero de Cuenta

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Apliquemos las frmulas anteriores: Calculo Solicitado 1. 2. 3. 4. Contar Contar Contar Contar Total Empleados Cajeros Vendedores Contadores Frmula =CONTAR(C2:C11) =CONTAR.SI($B$2:$B$11,"Cajero") =CONTAR.SI($B$2:$B$11,"Vendedor") =CONTAR.SI($B$2:$B$11,"Contador") Resultados 10 3 4 3

Traduccin CONTAR.SI: Contar la palabra Cajero en el rango B2:B11, Contar la palabra Vendedor. Contar la palabra Contador Verifique que la suma de los puestos sea igual al total de empleados. Puede iluminar el rango a verificar, dar clicderecho en la barra de estado y usar la opcin Suma.

5. 6. 7. 8.

Calcular Salario Promedio Sumar Salarios Cajero Sumar Salarios Vendedor Sumar Salarios Contador

=PROMEDIO(C2:C11) =+SUMAR.SI($B$2:$B$11,"Cajero",$C$2:$C$11) =+SUMAR.SI($B$2:$B$11,"Vendedor",$C$2:$C$11) =+SUMAR.SI($B$2:$B$11,"Contador",$C$2:$C$11)

3,426 6,660 13,200 14,400

Traduccin SUMAR.SI: Si en el rango B2:B11 est la palabra Cajero, sumar el rango C2:C11. Verifique que la suma de los salarios por puestos sea igual al total de Salarios. Puede iluminar el rango a verificar, dar clicderecho en la barra de estado y usar la opcin Suma.

9. Extraer Numero de Cuenta

=+EXTRAE(D2,1,8)

50000001

Traduccin EXTRAE: Extraer 8 caracteres de la celda D4, a partir de la posicin 1.

Probemos otras frmulas: BUSCARV: Devuelve el valor de una columna ubicada en una matriz, cuando en dos tablas distintas existen celdas con la misma informacin y formato, por ejemplo: No. De cuenta, No. Empleado, Cdigo de producto.

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BUSCARV(Valor buscado, Rango de matriz, Columna, ordenado). Ejemplo: BUSCARV(A14,$A$2:$C$7,3,0), devuelve el valor de la columna 3, que sea igual al valor de la celda A14 y que se encuentre en la matriz A2:C7, el 0 indica a la funcin que devuelva el valor exacto. Importante: BUSCARV busca en la matriz de izquierda a derecha, por ello la primer columna de la matriz debe contener el valor a buscar. Si las celdas del valor a buscar y el valor buscado son distintas devuelve error. (#N/A) Matriz es una tabla de datos organizada en filas y columnas. Condicional SI: Devuelve la condicin verdadera o falsa segn se establezca. La funcin si puede combinarse con otras funciones y puede anidarse en siete niveles en una misma frmula. SI(Prueba lgica, Condicin, Verdadera, condicin falsa). Ejemplo: SI(E14>96,"Excelente) Si el valor de la celda E14 es mayor que 96, escriba la palabra Excelente. Importante: La prueba lgica es cualquier expresin que pueda valorarse como verdadera o falsa: es igual, es mayor, es menor, una valor especfico, otra funcin. Ejemplo de una frmula anidada: =SI(H7<60,"Reprobado",SI(H7<70,"Regular",SI(H7<80,"Bueno",SI(H7<90,"Muy Bueno"))))
Traduccin SI: Si el valor de la celda H7 es menor que 60, escriba reprobado, si es menor que 70 Regular, si es menor que 80Bueno, Si es menor que 90 Muy bueno.

ESERROR: Devuelve Falso o ESERROR(A14/A21)=VERDADERO.

verdadero

si

la

frmula

probada

tiene

un

error.

COINCIDIR: Devuelve la posicin relativa de un elemento en una matriz que coincida con un tipo de coincidencia: 1: Valor ms cercano, 0: Valor exacto. CONICIDIR(Valor, Matriz, Tipo coincidencia). Ejemplo: En que posicin de la matriz se encuentra el rtulo 5000004 Vacaciones?: =COINCIDIR("5000004 Vacaciones",A25:A30,0), Resultado: 4. Hagamos otro ejercicio aplicando las frmulas anteriores. Para ello transcriba la siguiente tabla: A 1 2 3 4 5 6 7 8 No. Nombre Cuenta Cuenta 5000001 Sueldos 5000002 Horas Extras 5000003 INSS 5000004 Vacaciones 5000005 Prestaciones 5000006 Inatec Salarios al Personal Monto 115,000 35,000 24,000 8,970 8,970 2,300 194,240 B C D % con Frmula Normal E % con Frmula ESERROR

Clculos a realizar: a. A partir de la celda D2 escriba una formula que calcule el porcentaje de cada cuenta con respecto al total.

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b. Usando la funcin condicional SI, combinada con ESERROR, calcule el porcentaje de cada cuenta con respecto al total. A 1 2 3 4 5 6 7 8 No. Nombre Cuenta Cuenta 5000001 Sueldos 5000002 Horas Extras 5000003 INSS 5000004 Vacaciones 5000005 Prestaciones 5000006 Inatec Salarios al Personal Monto 115,000 35,000 24,000 8,970 8,970 2,300 194,240 B C D % con Frmula Normal =+C22/$C$8 E % con Frmula ESERROR =+SI(ESERROR(C2/$C$8),0,(C2/$C$8))

(Copie las frmulas hacia abajo)

Traduccin de la frmula normal: Dividir C2 entre C8. Traduccin de ESERROR: Si la divisin de C2 entre C8 da error, entonces poner cero, sino dividir C2 entre C8.
c. Haga la siguiente prueba: Borre el total y observe lo que pasa en ambas columnas. Cuando se usa ESERROR devuelva la condicin que le ponemos, cuando no devuelve un error. #!DIV/0! d. Busque los montos de las siguientes cuentas en la primer tabla. (La tabla debe empezar en la

celda A13)

13 14 15 16

A Cuenta 5000002 5000003 5000006

B Buscarv

Formula: =BUSCARV(A14,$A$2:$C$7,3,0)

Traduccin: Buscar el valor de la celda A14 (5000002) en el rango A2:C7, devolviendo el valor de la columna 3. (El cero al final de la frmula se pone para que devuelva el valor exacto, de lo contrario podra devolver unoaproximado)
e. Agregue tres columnas ms a la tabla anterior, para introducir una frmula que convierta los valores de crdobas a dlares y viceversa. Rellene de Amarillo el rango: D13:E14 y agregue la siguiente informacin: C D E A B 13 Condicional SI Tipo de 17.5 Cambio Cuenta Buscarv 14 Moneda Crdobas 5000002 15 5000003 16 5000006 10. Escriba esta Frmula en la celda C14: =SI($E$14="Crdobas",B14,SI($E$14="Dlares",B14/$E$13))

Copie la frmula hacia abajo

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Excel Avanzado- 20

Traduccin: Si la celda E14 tiene la palabra Crdobas entonces mostrar el valor de la celda B14, pero Si la celda E14 tiene la palabra Dlares entonces dividir el valor de B14 entre el tipo de cambio de la celda E13.
Ahora escriba en E14 la palabra Dlares y vea que pasa. Para mayor compresin de la sintaxis de una funcin, escriba el nombre de la funcin en la ventana de ayuda. Por ejemplo busque en la ayuda el tema: Funciones de hoja de clculo mostradas por categoras para revisar las sintaxis de cada una de ella.

Errores que devuelven las frmulas y funciones de Excel #####: El ancho de una columna no es suficiente o se est utilizando una fecha o una hora negativa.

#VALOR!: Se est utilizando un tipo de argumento incorrecto.


#DIV/0!: Se dividi una cifra entre cero #NOMBRE?: No reconoce el texto de la frmula. #N/A: Un valor no est disponible para una funcin o una frmula. #REF!: Una referencia de celda no es vlida. #NUM!: Se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o una funcin. #NULO!: Se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan. El operador de interseccin es un espacio entre referencias.

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Excel Avanzado- 21

12. Trabajo No1: Elaboracin de una calculadora de prstamos. Hay cinco pasos generales que debemos seguir: Transcribir la plantilla, definir nombres a celdas y rangos de celdas, escribir las frmulas ocultas y visibles, aplicar formato condicional y aplicar validacin de celdas. Empecemos: Transcribir Plantilla: a. Abra la plantilla Amortizacin de Prstamo en Archivo/Nuevo/Panel de tarea/Plantillas Generales/ Soluciones hojas de clculo b. Transcriba a una hoja nueva todos los rtulos y aplique formato a las celdas igual como aparece en la plantilla, nombre la Hoja 1 como Tabla de Amortizacin . Aplique formato de porcentaje a la celda de Inters anual al resto puede aplicar formato de moneda dlar.

Apliquemos nombres a las siguientes celdas: a. Ilumine la celda y escribe el nombre en el cuadro de nombre de la barra de frmula. Los nombre con dos palabras van separados con guin abajo ( _ ): Celda D6 D7 D8 D9 D10 D11 H6 H10 Nombre Importe Interes_Anual Periodo Nmero_pagos Fecha_Inicial Pagos_Extras Pago_Mensual Inters_Total

b. Aplique nombre a los siguientes rangos. Para facilitar la seleccin escriba 1 en el rango A378:I378, para ello puede usar la opcin: CTRL + I, aparece el cuadro de dilogo IR A, en la ventana de Referencia escriba A378, escriba 1 en esta celda y copie hasta la celda I378. Ahora seleccione con Shift + flecha abajo el rango A18:A377 y aplique los nombres de rangos. Rango A18:I377 A18:A377 B18:B377 C18:C377 D18:D377 E18:E377 F18:F377 G18:G377 H18:HA377 I18:I377 Nombre Datos Pago_Num Fecha_Pago Saldo_Incial Pago_Programado Pago_Extra Pago_total Capital Intereses Saldo_Final

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Empecemos a introducir las frmulas que harn funcionar la Calculadora de prstamo. Esta plantilla tiene dos tipos de formulas: unas que van escritas en la celdas (visibles) y otras que van ocultas en la funcin Insertar/Nombre/Definir. Empezaremos con las frmulas ocultas.

Frmulas Ocultas: a. Valores: Propsito: Si en la seccin Escriba Valores hay datos digitados se activarn todas las frmulas, si estn vacas, mostrar vacas todas las celdas con frmulas. En la celda J1 pruebe esta frmula para verificar que funciona correctamente (Hago lo mismo con todas las que digitar despus), luego copie la formula en la ventana Se refiere a: del cuadro de dialogo Definir nombre. En la ventana Nombres en el libro escriba Valores =SI(Importe*Interes_Anual*Periodo*Fecha_Inicial>0,1,0)

Traduccin: Si al multiplicar Importe * Interes Anual * Periodo * Fecha Inicial es igual a 0, poner 1, si no dejar 0.

IMPORTANTE: Si no esta obteniendo el resultado deseado revise que los nombres de la frmula sean los mismos que introdujo en el cuadro de nombres.

Hay dos formas de hacer la frmula; una es digitando los nombres de las celdas, para ello hay que tener cuidado de digitar correctamente cada nombre, la otra es usar el asistente de funciones y dar clic en la celda respectiva seguidas por el operador * y el nombre de la misma aparece automticamente.

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Seguir el mismo procedimiento digitando el Nombre y la Formula en los campos respectivos, pruebe siempre la frmula en la celda J1, para asegurarnos que funciona bien.

Puede digitar o hacer la seleccin con la ventana de frmula de la opcin Definir Nombre, para ello haga clic en la flecha roja y con la ayuda del mouse seleccione las celdas.
Ventana de Frmula

b. Imprimir: ='Tabla de amortizacin'!$A$1:$I$377. Selecciona todo el rango de la calculadora de prstamo. (Nota recuerde que al iniciar este ejercicio dijimos que la hoja se llamaba Tabla de Amortizacin)

c. Inicio_Fila: =FILA('Tabla de amortizacin'!$17:$17), Selecciona la fila 17 de la calcular de prstamo. La funcin Fila devuelve el nmero de fila del rango seleccionado. (Note que el nombre de esta frmula va separado por guin abajo)

d. Ultima_Fila: =SI(Valores,Inicio_Fila+Pagos_Reales,Inicio_Fila)
Traduccin: Si hay Valores digitados, sumar el Inicio de Fila con Nmeros de pago, si no hay valores dejar Inicio de fila.

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e. Pagos_Reales: =COINCIDIR(0.01,Saldo_Final,-1)+1
Traduccin: En el rango de Saldo Final buscar los valores mayores que 0.01, y sumarle un 1.

Ingresemos las frmulas visibles: (Utilice exactamente los nombres que introdujo anteriormente, si omite un acento o letra le devolver error).

f.

Pago programado, Celda H6 =

=SI(Valores,-PAGO(Interes_Anual/Nmero_Pagos,Periodo*Nmero_Pagos,Importe),"")

Traduccin, Si hay valores digitados, calcular la funcin de pago, si no dejar vaca. Funcin PAGO: Calcula el pago de un prstamo basndose en pagos y tasa de inters constantes. PAGO((Tasa, Periodo, Valor actual) En la funcin anterior dividimos el Inters Anual entre los Nmeros de Pagos para calcular el Inters mensual. Tambin multiplica Periodo por Nmero de Pagos para calcular las cuotas a pagar.

g. Nmero de pagos programados, Celda H7: =SI(Valores,Periodo*Nmero_Pagos,"")


Traduccin: Si hay valores digitados, multiplicar Periodo * Nmeros de Pagos, si no dejar vaca.

h. Nmero real de pagos, Celda H8: =SI(Valores,Pagos_Reales,"")

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Traduccin: Si hay valores digitados, mostrar los pagos reales, si no dejar vaca.

i.

Total de adelantos, Celda H9: =SI(Valores,SUMAR.SI(Saldo_Incial,">0",Pago_Extra),"")

Traduccin: Frmula anidada: Si hay valores digitados, y Si en el rango Saldo inicial hay valores mayores que cero, sumar los valores del rango Pago Extra, si no dejar vaca.

j.

Inters total, Celda H10: =SI(Valores,SUMAR.SI(Saldo_Incial,">0",Intereses),"")

Traduccin: Si hay valores digitados y Si en el rango Saldo Inicial hay valores mayores que cero, sumar los valores del rango Intereses, si no dejar vaca.

Ahora continuemos con las frmulas del rango Datos. (A18:I377)

k. Columna Pago N: (Tiene dos frmulas diferentes en la celda A18 y en A19 hacia abajo) Celda A18= =SI(Valores,1,"")
Traduccin: Si hay valores digitados, poner 1, si no dejar vaca

Celda A19 hacia abajo: =SI(Valores,A18+1,"")


Traduccin: Si hay valores digitados, poner 1, y sumar 1 a la celda A18, si no dejar vaca. Propsito: Al copiar la frmula hacia abajo incrementar un nmero en cada celda.

l.

Columna Fecha del pago: Celda B18 hacia abajo

=SI(Pago_Num<>"",FECHA(AO(Fecha_Inicial),MES(Fecha_Inicial)+(Pago_Num)*12/Nmero_Pa gos,DIA(Fecha_Inicial)),"")
Traduccin: Si Pago Num es diferente de vaco, calcular la funcin FECHA, si no dejar vaco. Funcin FECHA, Devuelve el nmero que representa una fecha. FECHA(Ao, mes, da). En este caso calcula la fecha de la celda Fecha Inicial. El propsito es que al copiar la frmula se incremente un mes en cada celda, para lograrlo se calcula en el mes: el Valor de Pago Num por 12 divido entre los Nmeros de pagos.

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m. Columna Saldo inicial: (Tiene dos frmula diferentes en la celda C18 y en C19 hacia abajo) Celda C18: SI(Valores,Importe,"")
Traduccin: Si hay valores digitados, poner los datos de importe, si no dejar vaco.

Celda C19 hacia abajo: =SI(Pago_Num<>"",I18,"")


Traduccin: Si Pago Num es diferente de vaco, poner el valor de la celda I18 (saldo final), si no dejar vaco .

n. Columna Pago programado: Celda D18 hacia abajo: =SI(Pago_Num<>"",Pago_Mensual"")


Traduccin: Si Pago Num es diferente de vaco, poner el valor del Pago Programado, si no dejar vaco.

o. Columna Pago extra: Celda E18 hacia abajo: =SI(Y(Pago_Num<>"",Pago_Programado+Pagos_Extras<Saldo_Incial),Pagos_Extras,SI(Y(Pago_N um<>"",Saldo_Incial-Pago_Programado>0),Saldo_IncialPago_Programado,SI(Pago_Num<>"",0,"")))


Traduccin: Funciones anidadas: Si la Funcin Y (Clculo 1) es verdadera, poner el valor del pago Extra, Si la funcin Y (Clculo 2) es verdadera poner 0, Si el Pago Num es diferente de vaci, poner 0, si no dejar vaco. Funcin Y (Clculo 1): Prueba si los siguientes clculos son verdaderos: Pago Num diferente de vaco, la suma del Pago programado + Pago Extra es menor que el Saldo Inicial. Funcin Y (Clculo 2): Prueba si los siguientes clculos son verdaderos: Pago Num diferente de vaco, el Saldo menos el Pago Programado es mayor que 0.

p. Columna Pago total: Celda F18 hacia abajo: =SI(Y(Pago_Num<>"",Pago_Programado+Pago_Extra<Saldo_Incial),Pago_Programado+Pago_Ex tra,SI(Pago_Num<>"",Saldo_Incial,""))


Traduccin: Funciones anidadas: S la funcin Y es verdadera, sumar el Pago Programado con el Pago Extra, Si Pago Num es diferente de vaco, poner el Saldo Inicial, si no dejar vaco. Funcin Y: Prueba si lo siguientes clculos son verdaderos: Pago Num es diferente de vaco, la suma de Pago Programado con Pago Extra es menor que el Saldo Inicial.

q. Columna Capital: Celda G18 hacia abajo: =SI(Pago_Num<>"",Pago_Total-Intereses,"")


Traduccin: Si Pago Num es diferente de vaco, restar los Intereses del Pago Total, si no dejar vaco

r.

Columna Intereses: Celda H18 hacia abajo:

=SI(Pago_Num<>"",Saldo_Incial*(Interes_Anual/Nmero_Pagos),"")
Traduccin: Si Pago Num es diferente de vaco, dividir el Inters Anual entre los Nmero Pagos y multiplicarlo por el Saldo Inicial, si no dejar vaco.

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s. Columna Saldo final: Celda I18 hacia abajo: =SI(Y(Pago_Num<>"",Pago_Programado+Pago_Extra<Saldo_Incial),Saldo_IncialCapital,SI(Pago_Num<>"",0,""))


Traduccin: Frmula anidada: Si la funcin Y es verdadera, restar el Capital del Saldo inicial, Si, Pago Num es diferente de vaci, poner 0, si no dejar vaco. Funcin Y: Prueba si lo siguientes clculos son verdaderos: Pago Num es diferente de vaco, La suma de Pago Programado y Pago Extra es menor que el Saldo Inicial.

Ahora apliquemos formato condicional al rango de Datos (A18:I377): 11. Seleccione el rango Datos: una forma rpida es buscar Datos en el cuadro de nombre de la barra de frmula. 12. Seleccione formato condicional en el men formato y establezca las siguientes condiciones: Condicin 1: Seleccione Frmula; escriba: =SI(FILA(A18)>Ultima_Fila,VERDADERO, FALSO), no aplique ningn formato. Condicin 2: Seleccione Frmula; escriba: =SI(FILA(A18)=Ultima_Fila,VERDADERO, FALSO), aplique el formato trama (relleno) amarillo. Condicin 1: Seleccione Frmula; escriba: =SI(FILA(A18)<Ultima_Fila,VERDADERO, FALSO), aplique el formato trama (relleno) amarillo.

El formato condicional debe verses asi:

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Apliquemos la validacin de celdas: La calculadora slo puede calcular entre 1 y 30 aos de perodo de pago, por ello en la celda D8 debe aplicarse una validacin de celda de tal manera que el usuario identifique la restriccin de aos que tiene la calculadora. Ubquese en la celda D8 (Periodo), seleccione Men Datos/Validacin en la ficha Configuracin haga lo siguiente:

Permitir: Seleccione Nmero Entero Datos: Seleccione Entre Mnimo: Escriba 1 Mximo: 30

Seleccione la Ficha Mensaje Entrante y haga lo siguiente:

Verifique que el check de Mostrar mensaje de error est activado.

En Estilo escoja Lmite. En titulo escriba Aos En Mensaje de error escriba: Escriba un nmero
entero de aos entre 1 y 30 Todo usuario de prstamo puede depositar abonos extra a sus cuotas, en esta calculadora si el usuario pagar mensualmente un abono extra puede usar la celda D11, pero si la cuota es ocasional puede digitar el valor en la columna de pago extra, sin importar que se borre al frmula, por ello pondremos un mensaje de advertencia en esta celda, para ayudar al usuario en el uso de la calculadora. Ubquese en la celda D11 (Pago Extra) seleccione Men Datos/Validacin no haga ningn cambio a la ficha configuracin, la celda puede aceptar cualquier valor.

Especifique una cantidad si desea realizar pagos adicionales de capital en cada perodo de pago. Para pagos extra ocasionales, escriba las cantidades de capital extra directamente en la columna 'Pago extra' que aparece ms abajo.

En la ficha de Mensaje Entrante, escriba como Titulo: Pago Extra

y el mensaje escriba:

Pruebe la calculadora digitando los valores de un prstamo.

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13. Uso de Filtros en base de datos. Los filtros son usados para facilitar la visualizacin y seleccin de registros en un Base de Datos (BD). Las Bases de Datos en Excel: son archivos organizados en filas y columnas, en donde las filas se denominan registros y las columnas campos, por lo tanto los nombres de columnas se constituyen en los nombres de los campos. Ejemplo de una base de Datos (tomada de la BD Neptuno de Access)

Filtros: Permiten seleccionar uno o varios registros, si se desea se puede filtrar condicionando la seleccin. Para aplicar y quitar filtro ilumine todo el rango de la BD, o bien toda la hoja con CTRL + E. (Si la BD esta organizada no es necesario hacer seleccin), seleccione Men Datos/Filtro/Auto Filtro,

Ahora deben aparecerle unas flechas en los nombres de las columnas, que al seleccionar muestra en orden ascendente la informacin de la columna seleccionada. Dependiendo de la cantidad de filas o registros aparecer la barra de desplazamiento que permite visualizar hasta el ltimo registro.

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Cmo usar los filtros? Antes de mostrar los registros de un campo o columna, aparecen tres opciones de filtro: (Todas), (Las 10 ms) y (Personalizar), explicaremos el uso de cada uno

Seleccin simple de un registro: Seleccin el registro que se muestra en lista. Cuando el filtro esta aplicado los nmeros de filas y la flecha de seleccin de filtro se muestran de color azul.

(Todas): Indica que muestra todos los registros (Las 10 ms): Filtra los diez registro que cumplen la condiciones de: Superior o Inferior. (Personalizar): Permite filtrar la columna aplicando condiciones como: Igual a, mayor que, comienza por, termina con, contiene. Slo permite dos condiciones en una misma columna.

Ahora hagamos unos ejercicios con filtros: A. Copiemos una tabla de la base de datos de Neptuno: Abra el programa ACCESS de Microsoft Office y en men de ayuda seleccione: Base de Datos de ejemplo/Base de datos de ejemplo Neptuno.

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B. Haga clic en el botn producto del men Panel de control principal.

C. Seleccione Exportar en el men archivo.

D. Seleccione la carpeta donde guardara el archivo, escriba en Nombre de archivo: Productos de Neptuno, seleccione en Guardar como tipo: Microsoft Excel 97-2002 y haga clic en el botn Exportar todo.

E. Busque en la carpeta seleccionada el archivo: Productos de Neptuno. F. Aplique filtro en Men Datos/Filtro/Auto filtro. G. Filtre la columna o campo Precio por Unidad, con la opcin (Los 10 mas) muestre los 10 productos con precios ms altos (superiores), y los 10 productos con precios ms bajos (inferiores). Verifique estos resultados:

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Superiores Precio por unidad: 97 pta 63 pta 81 pta 46 pta 124 pta 264 pta 46 pta 53 pta 55 pta 49 pta

Inferiores Precio por unidad: 6 pta 9 pta 9 pta 5 pta 3 pta 10 pta 10 pta 7 pta 7 pta 8 pta

H. Seleccin la opcin (Todas) en el campo Precio por Unidad para quitar el filtro anterior y filtre la columna o campo Nombre de producto, usando la opcin (Personalizar) muestre los productos que comiencen por la letra A. Verifique los resultados: Nombre del producto: Algas Konbu Arenque blanco del noroeste Azcar negra Malaca Arenque ahumado Arenque salado I. Seleccin la opcin (Todas) en el campo Nombre de producto para quitar el filtro anterior y en el mismo campo filtre los nombres de productos que comienzan por la letra B y la letra E. En el cuadro Auto filtro personalizado seleccin la opcin O. Verifique los resultados. Nombre del producto: Especias Cajun del chef Anton Buey Mishi Kobe Bollos de Sir Rodney's Escabeche de arenque Empanada de carne Empanada de cerdo Bollos de pan de Wimmer Especias picantes de Luisiana Barras de pan de Escocia J. Seleccin la opcin (Todas) en el campo Nombre de producto para quitar el filtro anterior. Qu productos de la categora bebida tiene el precio de 18 pta?, Filtre Bebida en el campo categora y filtre 18 en el campo precio por unidad. Verifique los resultados. Nombre del producto: T Dharamsala Cerveza negra Steeleye Licor verde Chartreuse Licor Cloudberry Proveedor: Exotic Liquids Bigfoot Breweries Aux joyeux ecclsiastiques Karkki Oy Categora: Cantidad por unidad: Precio por unidad: Bebidas 10 cajas x 20 bolsas 18 pta Bebidas Bebidas Bebidas 24 - bot. 12 l 750 cc por bot. 500 ml 18 pta 18 pta 18 pta

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14. Grficos con Cuadro combinados y listas. Con la misma BD Neptuno podemos elaborar un grfico que cambie la informacin a mostrar al seleccionar el producto de una lista, sera algo como esto:

Empecemos: a. Inserte una nueva hoja en el archivo Productos Neptuno y nmbrela Grfico. b. Si no tiene activada la barra de Formulario actvela en Men Ver/Barra de Herramientas. c. Seleccione el botn Cuadro de Lista y desplgelo en el rango A2:A23 d. Haga clic derecho sobre el cuadro de lista y seleccione la opcin Formato de Control, seleccione la ficha Control, en la ventana de frmula Rango de entrada, seleccione el rango B2:B78 de la hoja Productos. En Vincular Celda escriba $A$30, en Tipo de seleccin escoja Simple

Verifiqu

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e que el cuadro de lista muestra la lista de productos. e. Trabajemos en los datos que alimentaran al grfico: a partir de la celda C29 escriba los siguientes rtulos: A 29 30 f. 1 B F Nuevo Producto Existencia Pedidos Pedido C D E G H

Proveedor Categora

Escriba las siguientes frmulas: Celda C30: =+BUSCARV($A30,Productos!$A$1:$I$78,2,0)

Traduccin: Buscar el Valor de A30, en la hoja productos rango A1:I78, el dato est en la columna 2, el 0 es para que devuelva el dato correcto. Dado que el valor de A30 cambia cuando se selecciona un valor del cuadro de Lista, la funcin buscar valor tambin se actualizar

Copie la frmula en las celdas de la derecha y nicamente cambie el indicador de columna: a. D30: Debe buscar el valor de la columna 7 b. E30: Debe buscar el valor de la columna 8 c. F30: Debe buscar el valor de la columna 9 d. G30: Debe buscar el valor de la columna 3 e. H30: Debe buscar el valor de la columna 4

Nota: Para saber en que columna esta el valor que debemos buscar podemos usar la funcin =COLUMNA(). Como el valor que buscamos est en la columna A, al utilizar la funcin coincide con que el Id de producto sea tambin la columna 1, el Nombre de Producto Columna 2, y as sucesivamente.
Columna Columna 2 3 Nombre Id. de del Proveedor: producto: producto: Columna 1 Columna 5 Cantidad Categora: por unidad: Columna 4 Columna Columna Columna 6 7 8 Precio Unidades Unidades por en en unidad: existencia: pedido: Columna Columna 9 10 Nivel de nuevo Suspendido: pedido:

Ahora vamos hacer el grafico: Ilumine el rango C29:F30, active el asistente de grficos. Escoja el grfico columna en el paso 1, y haga clic en el botn Siguiente. En el paso 2 del asistente puede dejar las mismas opciones.

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En el paso 3 del asistente: en la ficha Leyenda, quite el check de mostrar leyenda. En la ficha Rtulos de Datos, ponga el Check en la opcin Valor

En el paso 4 del asistente escoja colocar el grfico Como objeto en la hoja grfico

Apliquemos un formato mas vistoso sobre el grfico: a. Cambiemos la apariencia del rea Grfico, haga clic derecho sobre el rea en blanco y seleccione Formato del rea de grafico, seleccione el color amarillo en la ficha trama. Haga clic en las opciones de Sombreado y Esquinas redondeadas. Aplique negrilla sobre el ttulo.

b. En el mismo formato de grfico seleccione la ficha propiedades y seleccione la opcin No mover, ni cambiar con tamao de celda c. Cambiemos la apariencia del rea de trazado haciendo clic sobre las lneas de divisin y presionando la tecla delete del teclado, luego haga clic derecho sobre el rea gris y seleccione la trama color blanco.

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El este:

grfico

debe

apreciarse

como

d. Ahora modifiquemos las columnas del grfico: Haga clic derecho sobre una de las columnas del grfico y aplique formato a la serie de datos, en la ficha Trama seleccione Efecto de Relleno, en la ficha degrado seleccin el Estilo de sombreado vertical y escoja la variante inferior derecha. Haga Clic en aceptar en cada cuadro de dilogo e. Puede aplicar negrilla en los valores que se muestran por encimas de las columnas seleccionando una de ellos y aplicando la negrilla de la barra de formato. f. De igual manera puede aplicar negrilla sobre eje de categora.

g. Ajuste el grafico a la par del cuadro de lista. h. Para finalizar escriba los siguientes rtulos en la Fila 1: A1: Seleccione el Producto, aplique negrilla, relleno azul y color de fuente blanca. C1: Proveedor, aplique negrilla, relleno azul y color de fuente blanca. D1: Vincule con la celda G30: =G30, aplique nicamente negrilla. E1: Categora, aplique negrilla, relleno azul y color de fuente blanca. F1: Vincule con la celda H30: =H30, aplique nicamente negrilla. Aplique a toda la Fila 1 tamao de fuente 11 y ajuste las columnas para se aprecie bien en la pantalla, de ser necesario ajuste el tamao de grfico Tambin puede ocultar la informacin de los datos de las Filas 29 y 30, iluminando ambas celdas y aplicando Formato/Fila/Ocultar, o si lo prefiere agregue la cantidad de filas que sea necesario para que la informacin quede en las filas 200, 201 o donde Ud. desee.

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15. Uso de agrupamientos y esquemas La informacin que se muestra en la hoja de clculo puede agruparse en esquemas en los que las filas y columnas de los detalles pueden ocultarse paras mostrar los subtotales y totales de la informacin. Por ejemplo: Agrupemos la siguiente tabla en un esquema que slo muestre las agrupaciones de cuentas (Servicio al Personal y Servicios Pblicos) y la columna de I trimestre. Para ello haga lo siguiente: a. Copie esta tabla en una hoja de calculo a partir de la celda A1: No. Cuenta 5000001 5000002 5000003 5000004 5000005 5000006 5000007 5000008 5000009 5000010 Nombre Cuenta Sueldos Horas Extras INSS Vacaciones Prestaciones Inatec Servicio al Personal Servicio Energa Elctrica Servicio Agua Servicio Telfono Servicio Internet Servicios Pblicos Ene-06 Feb-06 Mar-06 I Trim

b. Agrupemos las filas: Ilumine de la fila 2 a la fila 7 ( Haga clic izquierdo en el numero de fila 2 y sin solar el botn arrastre el puntero a al fila 7) c. Seleccione Men Datos/Agrupar y Esquema/Agrupar ( Si Ud. Seleccion las filas completa aparecer el smbolo de esquema, si seleccion solo las celdas le aparecer la opcin Agrupar Filas o Columnas)
Indicador de Nivel

d. Aplique el mismo procedimiento en de la fila 9 a la 12. e. Agrupemos las columnas: Ilumine de la columna C a la E (Ene-06, Feb-06, Mar-06) (Haga clic sobre la letra de la columna C y arrastre hacia la columna E).

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f.

Haga Clic sobre el indicador de niveles de es quema de filas (1) y de columna(1), el resultado deber ser:

Otras opciones del men Agrupar/Borrar Esquema: Borrar Esquemas. Para borrar un Esquema puede aplicar Men Datos/Agrupar y Esquema/Borrar Esquemas Auto Esquema: Si la informacin esta organizadas en sumas o subtotales puede aplicar Men Datos/Agrupar y Esquemas/ Auto Esquema y la informacin se agrupar en los estilos establecidos. 16. Uso de subtotales : Puede aplicar la funcin Subtotales para agregar de forma automtica los subtotales de una suma, calculando tambin el total general. Una vez insertada la funcin total puede cambiar el tipo de clculo que realiza: Sumar, promediar, multiplicar etc. la siguiente tabla muestra el tipo d funcin que se puede realizar con subtotal:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

PROMEDIO CONTAR CONTARA MAX MIN PRODUCTO DESVEST DESVESTP SUMA VAR VARP

La sintaxis de la funcin Subtotal es: SUBTOTALES(nm_funcin;ref1,ref2,...) Ejemplo: =SUBTOTAL(9;A2:A5) Nm_funcin: cualquiera de las funciones del cuadro de las derecha, en el ejemplo aparece 9, indicando que se trata de una sum. Ref1, Ref2: Rango de celdas donde se aplicar la funcin, en el ejemplo es del rango A2:A5

Apliquemos la funcin en un ejemplo: a. Borre el esquema de el ejercicio anterior (Men Datos/Agrupar y Esquema/Borrar Esquema) b. Modifique la tabla eliminando la fila de servicio al personal y servicios pblicos; agregue en la columna A el campo agrupacin y rellene las celdas tal como aparece en la tabla y despus de la columna de I Trim cuatro columnas ms para indicar los meses de Abr-06, Mayo-06, Jun-06 y II Trim.

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Agrupacin Serv. Personal Serv. Personal Serv. Personal Serv. Personal Serv. Personal Serv. Personal Serv. Pblicos Serv. Pblicos Serv. Pblicos Serv. Pblicos

No. Cuenta 5000001 5000002 5000003 5000004 5000005 5000006 5000007 5000008 5000009 5000010

Nombre Cuenta Sueldos Horas Extras INSS Vacaciones Prestaciones Inatec Servicio Energa Elctrica Servicio Agua Servicio Telfono Servicio Internet

Ene-06

Feb-06

Mar-06

I Trim

Abr-06

May-06

Jun-06

II Trim

c. Seleccione el rango D2:K11, para digitar algunos nmeros de ejemplos escriba la frmula =Aleatorio()*1000 en la celda D2, presione Crtl + Enter (sin soltar Ctrl) para rellenar todo el rango. d. Seleccione nuevamente el rango D2:K11, copie con Crtl + C y pegue valor en el mismo rango (para pegar valor puede usar la opcin valores en el icono pegar) . e. En la celda G2 aplique autouma , copie la celda hacia abajo. Copie la frmula para al columna del II trimestre. f. Seleccione Men Datos/Subtotales y escoja las siguientes opciones: Para cada Cambio: Agrupacin Usar funcin: Suma Agregar Subtotal a: Haga clic en los meses y trimestres Seleccione los check: Reemplazar subtotales actuales y Resumen debajo de los datos (si no selecciona esta ltima, coloca el resumen por arriba de los datos)

17. Uso de validacin de datos Ud. puede predeterminar que tipo de datos se digitan en una celda, puede definir que en la celda se digite cualquier valor (esta es la funcin predeterminada de toda hoja de clculo), nmeros entero, decimales, una lista, fechas, hora, un limite de longitud de texto, o bien una formula. Vamos a probar la opcin de permitir escoger valores de una lista: a. En el Rango A1: A2 escriba el nombre de doce municipios nicaragense por ejemplo: Managua, Jinotepe, C. Sandino, Mateaere, Nagarote, El

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Crucero, Tipitapa, Len, Chinandega, Estel, Matagalpa, Juigalpa. b. Ilumine toda la columna D. c. Seleccione Men Datos/Validacin y escoja Permitir: Lista, en la ventana de origen: selecione el rango A1:A2. Para ello puede hacer clic en la flechita roja y desde esta ventana de frmula seleccione el rango. Haga clic nuevamente en la flechita roja y en aceptar. d. Seleccione la ficha Mensaje entrante y en la ventana Ttulo escriba: Advertencia e. En la ventana Mensaje de entrada escriba: Seleccione el nombre de un municipio.

f.

Seleccione la ficha Mensaje de Error y Estilo escoja la opcin Lmite, en Titulo escriba: Valor errneo g. En la ventana de Mensaje Entrante escriba: nicamente pude seleccionar los datos de la lista.

h. Haga Clic en Aceptar y pruebe la opcin. Nota: Si desea permitir que se digiten otros valores en la columna, Seleccione en Estilo: Advertencia o Informacin.

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18. Tabla Dinmicas Los informes de Tablas Dinmicas son tiles para presentar resumen de informacin de un base de Datos, de tal manera que se visualicen los detalles que sean necesarios para analizar la informacin. Para iniciar a elaborar una tabla dinmica es necesario considerar: a. Que la base de datos este ordenada en campos (Columnas) y registros (Filas) b. Que no hayan filas, ni columnas vacas en el rango de los datos. c. Que todos los campos (columnas) tenga un nombre, es decir que no estn vacas. Se recomienda que los nombres de campos no sean muy largos, para facilitar la visualizacin de la tabla. d. Tener la idea clara de que como queremos resumir la informacin La tabla dinmica se realiza con la ayuda de un asistente de cuatro pasos. Vamos hacer un ejercicio con los datos de la hoja Productos que bajamos de Access. Ejercicio: Elabore una Tabla Dinmica con los datos de Productos, en la que se muestren el nombre de los productos, la unidades en existencia y un filtro por categoras. 1. Ubquese en la hoja Productos y selecciones Datos/Informe de tablas dinmicas. Le aparecer el asistente. 2. En el Paso uno regularamente no hacemos cambios a la seleccin que trae por defecto. nicamente hacemos clic en Siguiente. Dnde estn los datos que se desean analizar?

Lista de datos, es una base de datos normal, como la de Productos. Fuente de datos externas, es una base de datos que se encuentra en otro archivo Rangos de consolidacin mltiple es cuando se quiere hacer la tabla con varias hojas del mismo archivo.

Qu tipo de informe desea crear?

Tabla dinmica, se refiere a un informe de tabla dinmica Informe de grfico dinmico, es un grfico basado en una tabla dinmica.

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3. En el paso dos se seleccionan el rango en donde se encuentran los datos. Si nos ubicamos en la hoja donde est la base de datos, el rango se selecciona automticamente, si iniciamos la tabla en una hoja distinta a la de la base de datos, la seleccin del rango tendramos que hacerla manualmente, obteniendo los mismos resultados. Haga clic en siguiente.

4. En el paso tres del asistente, escojamos el botn diseo para armar la tabla. En Diseo tenemos que decidir los campos que ira en PAGINA, FILA, COLUMNAS y DATOS. El rea de DATOS es indispensable para que funcione la tabla, pueden faltar cualquier campos en las otras reas, menos en DATOS.

Construyamos nuestra tabla

Arrastre el campo nombre de producto a de FILA. Arrastre el campo Id Categora a PAGINA Arrastre el campo Unidades en Existencia en DATOS Haga clic en aceptar y en siguiente.

La apariencia final del diseo debe ser semejante a esta.

Para comprender lo que se pude calcular el rea de datos haga doble clic en el campo Suma de Unidades de Existencia y aparecer un cuadro en donde se indica con que funciones puede resumir: Sumar, Contar, Promedio. Cuando se colocan campos que contienen nmeros automticamente se selecciona Suma, si el campo contiene texto se selecciona la funcin cuenta

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5. En el mismo paso 3 debemos seleccionar el lugar donde ubicaremos la tabla. La opcin Hoja de clculo nueva, inserta una nueva hoja y ubica la tabla a partir de la celda A1. La opcin hoja de clculo existen ubica la tabla a partir de la celda que se seleccione en la ventanita de frmula. En nuestro caso seleccione la opcin hoja de clculo nueva. Haga clic en finalizar para ver la tabla La tabla dinmica aparecer en una nueva hoja y se activar junto ella la barra de herramienta de Tabla Dinmica y el selector de campos, estos dos puede cerrarlo haciendo clic en la X de color rojo con blanco. En IdCategora filtre la categora Bebidas, haga clic en Aceptar y vea lo que ocurre en la tabla.

Agreguemos dos nuevos campos a nuestra tabla: En fila agreguemos IdProveedor y en Datos Nivel de nuevo pedido, para ello existen dos opciones:

Opcin 1: Agregar los campos mediante el uso del Asistente, para ello haga clic derecho en cualquier lugar de la tabla, selecciones Asistente. Aparecer el paso 3, seleccione Diseo y arrastre los campos a los lugares indicados. Opcin 2: Puede agregar directamente los campos a las reas indicadas, escogiedo los mismo del selector de campos y arrastrndolo a Fila y Datos respectivamente Esta debe ser la apariencia de la tabla modificada:

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Ahora procederemos a modificar la apariencia de la tabla. Primeramente ubicaremos los datos en dos columnas, para ello ubquese en el campo Datos y arrastre hacia Total.

Ahora la apariencia del campo Datos se vera asi. El Campo Datos agrega el nombre de la funcin que esta aplicando, en este caso Suma De. Podemos eliminar esta frase usando Reemplazar Ctrl + L. En Buscar: escriba la frase Suma de y en Reemplazar con: no escriba nada Haga clic en el botn Reemplazar todos.

Si Observa debajo de cada Nombre de producto hay un total. Esta lnea puede ocultarse de la siguiente manera: Seleccione todos los totales Ubicndose sobre la palabra Total, hasta que aparezca una flecha de color negro. Cuando observe esta flecha haga clic izquierdo, luego clic derecho y seleccione ocultar.

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Campo Calculado: Se pueden realizar clculos entre dos campos que contienen nmeros. Por ejemplo si deseamos restar la Unidades de existencia del Nivel nuevo de pedido, para ello haga clic en la barra de herramienta de Tabla Dinmica y seleccione Frmulas/Campo Calcuado Si no encuentra la barra, haga clic derecho sobre la tabla y seleccione Mostrar Barra de Herramienta Tabla Dinmica.

En Nombre escriba Inventario. Para realizar la frmula haga doble clic izquierdo en el campo de Unidades en existencia, escriba el signo menos ( - ) con el teclado, y ha doble clic en Nivel nuevo pedido y seleccione Aceptar.

Ahora puede ver el nuevo campo con al indicacin Suma de Inventario. Elimine la frase Suma de usando Ctrl + L

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Ahora pude probar agregar o quitar campos a la Tabla Dinmica, a fin de consolidar su aprendizaje.

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19. Macros e Hipervnculos Una Macro es un conjunto de ordenes secuenciales que puede utilizarse cada vez que sea necesario. Un Hipervnculo es el enlace que nos lleva a otro lugar del mismo documento, otro archivo del mismo programa, inclusive de un programa de Office. Aunque son dos temas distintos los veremos en conjunto por el tipo de ejercicio que aplicaremos. Ejercicio: Elaborar Macros e Hipervnculos para navegar entre las hojas del mismo libro. Empecemos: a. Necesitamos tener las siguientes hojas de clculo: Men, Productos, Tabla, Consulta. La hoja Productos la podemos copiar del ejercicio anterior. En la hoja tabla podemos copiar la tabla dinmica del ejercicio anterior o bien hacer una nueva. La hoja Men y Consulta inician en blanco. b. En la hoja Men pondremos botones asociados a una macro y su vez hipervnculos que nos permitirn ir al resto de hojas, y a su vez en estas hojas habr un botn y un hipervnculo que nos permitir regresar a la hoja Men.

c.

Empecemos haciendo tres Macros que nos permitan trasladarnos de la hoja Men al resto de hojas. Para ello seleccione Herramientas/Macros/Grabar Macros. El nombre de cada Macros ser el mismo de las hojas: Productos; Tablas y Consultas

d. En el cuadro Nombre de la Macros escriba el nombre de la hoja (Productos), en Guardar macro en: Seleccione Libro de macros personales. Si deseamos que la macro este disponible cada vez que abramos Excel, la Macro debe grabarse en Libro de Macros Personales, de lo contrario solo se grabara el libro actual y solo funcionar cuando este esta abierto.

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e. Seleccione la hoja producto y la celda A1, detenga la grabacin en Herramientas/Macro/Detener grabacin o bien en haciendo clic en el botn de la barra herramienta de macros. f. Regrese a la hoja Men y repita el mismo procedimiento para grabar macro que seleccione la hoja Tabla y la hoja Consulta. una

g. Ahora vamos a agregar tres botone a los cuales asignaremos las macros realizadas. Active la barra de formularios en Ver/Barra de Herramientas/Formularios. Arrastre al barra a un extremo de la ventana.

Botn al que asignaremos macros

h. Haga clic en par seleccionar el Botn, este se hundir en seal que ha sido seleccionado, ubquese en la hoja, aparecer una cruz haga clic nuevamente y arrastre la cruz formando n diagonal, suelte la cruz y aparecer el cuadro para asignar macro. Haga clic en la Macro Producto y en Aceptar. i. j. Cambie el nombre del Botn por el nombre de la Hoja Producto Repita el mismo procedimiento para hacer los botones de Taba y Consulta.

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Puede igualar el tamao de los botones al pulso, es decir calculando, al momento de hacerlo, que todos tenga el mismo tamao o bien haciendo clic derecho sobre el mismo, seleccione Formato de Control. Seleccione la ficha tamao y cambie el tamao de alto y ancho, por ejemplo: 1 cm x 4 cm.

k. Macro para volver a la hoja Men: Si de la hoja men hay botones que le permiten ir a otras hojas, en estas hojas debe haber un botn que nos haga regresar a la hoja Men. Para ello Ubquese en la hoja Producto y haga Grabe una Macro con el nombre Volver que seleccione la Celda A1 de la hoja Men l. Coloque un botn en la hoja Productos y asigne la Macro Volver. Puede repetir este procedimiento en las hojas Tabla y Consulta o bien copiar el botn de la hoja Productos en las dems hojas.

m. Pruebe todos los botones. El resultado debe ser Navegar entra las hojas al hacer clic en los botones. Una macro puede tambin puede asignrsele a un icono en una barra de herramientas, por ejemplo: Grabe una macro, con el nombre Formato, la cual aplica color de relleno y color de fuente a un rango de celdas. Ahora que la macro existe la vamos asignar a un icono, para ello: Seleccione Herramienta/Personalizar.

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Seleccione en la ficha Comando, la categora Macro y arrastre el Comando Personalizar botn a una barra de herramienta en la parte superior de la ventana

Si desea cambiar la imagen, haga clic derecho sobre la Carita Feliz y seleccione cambiar imagen del botn, seleccione cualquiera En el mismo men, seleccione Asignar Macro, seleccione la macro Formato. Ahora ubquese en otra hoja y haga clic en el icono al que grabo la macro y confirme que aplique color de relleno y color de fuente.

NOTA: Todo el proceso de asignacin de Macros a un Icono debe realizarse con la opcin personalizar barra de herramienta activa. De lo contrario no puede accesar a las opciones. Visual Basic: Para tener una idea de cmo la computadora escribe una macro, podemos ver la misma en lenguaje SQL (lenguaje de programacin). Seleccione Herramienta/Macros/Macros. Seleccione la Macro, y el botn examinar, Se abrir la ventana de SQL y se vern las instrucciones: Si logra modificar la macro es por que el archivo Personal esta oculto, para mostrarlo seleccione el Men Ventana/Mostrar

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Una traduccin aproximada de estas instrucciones sera: Range("C15:C26").Select Selection.Interior.ColorIndex = 6 Selection.Font.ColorIndex = 3 Selection.Font.Bold = True Seleccin Seleccin Seleccin Seleccin del Rango C15:C26 el Color de relleno 6 (Amarillo) del Color de Fuente 3 (Rojo) de negrilla= Verdadero

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Ahora haremos el mismo ejercicio usando Hipervnculos: a) En la hoja Men escriba las palabras Productos, Tablas y Consultas en las celdas F7, F11, F17. Ubquese en la celda F7. b) Seleccione Hipervnculos en Insertar/ Hipervnculo, tambin puede hacerlo seleccionando el Icono o bien con la combinacin Ctrl + Alt + K. c) En el cuadro de dilogo de insertar hipervnculo seleccione la opcin Lugar de este documento y aparecer el nombre de todas la hojas del Libro. Seleccione Productos.

d) El resultado ser que la palabra seleccionada mostrar el formato de Fuente color azul y subrayado. Cuando quiera seleccionar el hipervnculo el cursor se transformar en una mano y aparecer la ruta del hipervnculo. Al hacer clic sobre la palabra, cambie el color de formato por color ciruela. e) Asigne hipervnculo al resto de las palabras. Ubquese en la hoja Productos, escriba la palabra volver y asigne un hipervnculo para regresar a la hoja Men. f) Realice lo mismo en el resto de las hojas. Pruebe todos los hipervnculos.

Ahora puede maquillar la hoja Men, aplicando color de relleno, aumentado el tamao de las fuentes, poniendo bordes segn su gusto. Por ejemplo

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La hoja Consulta la ocuparemos para hacer seleccionar el nombre de un producto y que nos devuelva: El nombre del Proveedor, la categora y el precio: a. Escriba la siguiente informacin a partir de la celda B9:

Seleccione el Producto

Proveedor

Categora

Precio

c.

Copie todos los nombres de productos de la Hoja productos (Columna B) y pguelos en la hoja consulta a partir de la celda A70.

d. Ubquese en la celda B10, seleccione Datos/Validacin y escoja Lista en la ventana Permitir y seleccione el Rango A70:A146 en la ventana Origen.

e. Ubquese en al celda B10 y Seleccin el nombre de un producto:

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f.

Agregue la siguientes formulas en la celdas que se indican: (La diferencia de la frmulas est en el indicador de columna.

Celda C10: =BUSCARV($B10,Productos!$B$1:$J$78,2,0) Celda D10: =BUSCARV($B10,Productos!$B$1:$J$78,3,0) Celda E10: =BUSCARV($B10,Productos!$B$1:$J$78,5,0) g. El Resultado es: Cada vez que selecciona un producto muestra la informacin del mismo.

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