SISTEMA CONTABLE AMIPRO

VERSIN 2010

Manual de Usuario

TEMARIO
INTRODUCCIN CONSIDERACIONES PRELIMINARES CARACTERSTICAS Y REQUISITOS DEL SISTEMA MANUAL DE INSTALACIN ACCESO AL SISTEMA MDULO DE CONFIGURACIN MDULO DE OPERACIONES MDULO DE REPORTES MDULO DE CONSULTAS MDULO DE PROCESOS MDULO UTILITARIOS

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03 04 05 06 11 18 22 28 32 33 34

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INTRODUCCIN

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El presente manual ha sido elaborado con la finalidad de brindar informacin detallada del sistema contable AMICONT. Est dirigido a usuarios finales, quienes encontrarn en l, una herramienta muy til para el manejo ordenado y adecuado de su informacin. AmiData Negocios, no asume ningn tipo de garanta con respecto al material contenido en este manual, pero sin limitarse a las garantas implcitas de comercializacin e idoneidad para un fin determinado. AmiData Negocios se reserva los derechos de revisar estas publicaciones y hacer cambios a su contenido sin previo aviso u obligacin de notificarlos, no asume responsabilidad alguna por los posibles errores contenidos en este manual, ni por los daos casuales relacionados con la manipulacin de este material y su aplicacin en el sistema contable. AmiData Negocios, realiza continuamente actualizaciones a sus productos, por lo tanto, para asegurar un soporte continuo y actualizado, asegrese de mantener su informacin debidamente actualizada y registrada. Este manual tiene informacin protegida por las leyes de derechos de autor, por lo tanto se reserva todos los derechos. Ninguna parte de este manual puede ser reproducida, fotocopiada o almacenada en un sistema recuperable de computadora sin previa autorizacin y por escrito de AmiData Negocios.

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CONSIDERACIONES PRELIMINARES

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AmiData Negocios, recogiendo sugerencias de sociedades de auditora, estudios contables y auditores independientes de excelente nivel profesional en el mercado, ha logrado desarrollar el Sistema Administrativo AmiCont 1.3.1, con el fin de satisfacer las necesidades de usuarios exigentes de la pequea y mediana empresa. AmiCont es un conjunto integrado de procedimientos y programas, desarrollados con la finalidad de llevar un control estricto de las diferentes actividades contables que se realizan en la empresa. AmiCont puede ser utilizado sobre una amplia gama de computadoras, desde las pequeas computadoras personales hasta los sistemas multiusuarios de capacidad media, cuidando los intereses del cliente en caso de crecimiento u obsolescencia tecnolgica. El sistema se encuentra respaldado por un equipo de profesionales de alto nivel, de manera que el usuario pueda ser atendido de manera eficaz y oportuna, mediante la asesora de un consultor de sistemas en caso de variacin de reportes, enlaces con otros sistemas, desarrollo de nuevos programas, cambio de actividades y otras operaciones. Hemos logrado desarrollar un programa de actualizacin inmediata, con la posibilidad de trabajar en cualquier entorno Windows, desde cualquier estacin de trabajo, pudiendo trabajar con mltiples aplicaciones, aprovechando la multitarea de Windows. Conviene tener en cuenta una serie de aspectos a la hora de trabajar con el sistema administrativo AmiCont. El uso combinado del mouse y del teclado nos permitir realizar nuestro trabajo en forma ms eficiente; Aunque eso no es todo, la velocidad de proceso tambin est en relacin directa con el computador que se utilice. En AmiData Negocios, pensamos que la funcionalidad se demuestra trabajando, as que para poner en prctica lo indicado, proceda a la instalacin del programa y comience a sacar sus propias conclusiones. Esperando que AmiCont est a la altura de sus necesidades queremos agradecerle la confianza depositada en nosotros.

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CARACTERSTICAS Y REQUISITOS
CARACTERSTICAS:

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El sistema cuenta con una gran variedad de funcionalidades que le permiten mantener un control adecuado de sus operaciones. Puede responder a cualquier necesidad de informacin contable, y est adaptado para servirle de apoyo en el manejo de su empresa. Entre algunas de sus caractersticas podemos mencionar: Satisface ampliamente las necesidades operativas y gerenciales de la empresa. Su gran flexibilidad le permite aplicarlo rpidamente a diferentes tipos de Empresas. Se adapta fcilmente a los cambios producidos tanto en la organizacin como en la legislacin contable y/o administrativa. Registra simultneamente operaciones en moneda nacional y extranjera, calculando las equivalencias segn el tipo de cambio. Simplificacin de las operaciones, disminucin del traspaso al mayor, disminucin de las operaciones por tipo, etc. Las operaciones se asientan cronolgicamente en los diarios auxiliares los que a final del mes se centralizan en forma resumida en el diario general a travs de asientos. Controla las cuentas corrientes por pagar y por cobrar. Los informes del sistema son interactivos, y pueden ser emitidos en diferentes dispositivos como pantalla, impresora y archivo. Si el usuario prefiere pueden ser exportados hacia otros sistemas. El formato del Registro de compras y de las ventas estn ajustados al formato reconocido por la SUNAT. Pueden ser emitidos y legalizados. Controla el acceso de los usuarios por contraseas y para las funciones a las que estn autorizados por el administrador del sistema. Permite realizar una copia de seguridad y restauracin de datos, cuando el usuario lo estime necesario.

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MANUAL DE INSTALACIN

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En primer lugar, primero deber ubicar el archivo AUTORUM de la carpeta de instalacin brindada por AMIDATA NEGOCIOS S.A.C., parea a continuacin seguir con los pasos que le mencionamos a continuacin.

1. Acceda al archivo sugerido y haga doble click.

2. Se abrir la siguiente ventana, el sistema de instalacin le da la bienvenida, para continuar pulse en Siguiente.

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3. Despus de haber ledo el contrato de licencia del sistema, seleccione Acepto los trminos del acuerdo de licencia y pulse Siguiente.

4. Se abrir la siguiente ventana, en ella coloque el Nombre y la Compaa del usuario que utilizar el sistema.

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5. Para la seguridad de sus datos y segn su exigencia, ubicar la carpeta donde se instalar el sistema AMICONT, y pulse Siguiente.

6. Escoja si desea colocar el Icono en el Escritorio de su pantalla y pulse Siguiente.

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7. Si sus datos no son correctos, tiene opcin de volver Atrs, de lo contrario Pulse Siguiente.

8. Aparecer la siguiente pantalla indicando que se est realizando la instalacin, sta operacin durar unos segundos.

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9. Para completar, pulse Finalizar.

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ACCESO AL SISTEMA

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Para empezar a utilizar el Sistema Contable AMICONT, en primer lugar tendr que ubicar el icono que est situado en el Escritorio de su pantalla, y haga Doble Click. IMPORTANTE: Para utilizar correctamente el Sistema Contable AMICONT, acontinuacin hacemos un reconocimiento de barras de herramientas o mens, botones e conos y acciones en las ventanas. Elementos de la Pantalla Principal: Al arrancar AMICONT, aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos hemos sealado con lneas y letras de color Rojo. As podrs saber a que nos referidos cuando hablemos de cada uno de ellos.

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Barra de Herramientas: Barra de Herramienta Principal: Estos mens tienen un comportamiento Inteligente ya que se adaptan al uso de cada usuario. Al seleccionar cada pestaa sta se desplaza y encontramos mens contextuales, y al seleccionar se abre una ventana para utilizarla de acuerdo a lo requerido.

Barra de Herramienta de Acceso Rpido: Estos conos nos permiten acceder de manera ms rpida, a las ventanas deseadas.

conos: Tiene la misma funcin que los botones, pero en lugar de llevar un rtulo son dibujos que representan la accin que realizan. Por ejemplo: Este cono lleva a la ventana Cdigos Auxiliares. nos

: Plan Contable. : Sub Diarios. : Centros de Costo. : Tipos de Cambio. : Estados Financieros. : Cdigos Auxiliares : Asientos / Vauchers : Digitacin de Registro de Compras.

: Digitacin de Registro de Ventas. : Ingresos de Cobranzas Clientes. : Ingresos de Pagos a Clientes. : Digitacin de Honorarios.

: Balance Comprobacin Detallado. : Balance de Comprobacin. : Salir de Amicont.

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Botones:
: Este botn te permite crear un nuevo registro en las ventanas que lo

contengan.

: Este botn te permite almacenar en la memoria de tu ordenador o en un disco de manera permantente todo lo que se ha escrito.

: Este botn le permite imprimir directamente.

:Proporciona una Vista Preliminar de las acciones, operaciones y transacciones realizadas.

: Nos permite anular los registros ingresados.

: Salir de la Ventana.

: Nos permite realizar el proceso de contabilizacin.

: Nos permite ingresar nuevos datos.

: Nos permite almacenar en la memoria de tu ordenador o en un disco de manera permantente todo lo que se ha escrito.

: Nos permite cancelar los registros ingresados.

: Nos permite crear un nuevo registro.

: Nos permite eliminar un registro ya ingresado no deseado.

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NOTA: Si utiliza por primera vez el sistema, debe hacer algunas configuraciones los cuales monstraremos a continuacin.

1. Aparecer en su pantalla la siguiente ventana, para lo cual es necesario que seleccione la empresa la cual llevar la contabilidad e ingrese el Nombre del Usuario, la Clave y le damos ACEPTAR o ENTER.

2. Para empezar la configuracin de cada Compaa, vaya a Archivo/Empresas. Llenar los datos sugeridos segn la situacin y luego pulse en Aceptar.

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3. En esta ventana se visualiza las compras registradas en el men Operaciones del sistema. Permite exportar a un archivo en Exel.

4. En esta ventana se visualiza las ventas registradas en el men Operaciones del sistema.

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5. En esta ventana se visualiza los Gastos registrados en el men Operaciones del sistema.

6. La ventana visualiza los Honorarios registradas en el men Operaciones del sistema.

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7. La ventana visualiza los Asientos Contables registradas en el men Operaciones del sistema.

8. En esta ventana se visualiza los Saldos registrados en el men Procesos del sistema.

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MDULO CONFIGURACIN

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En ste mdulo el sistema nos permite registrar el Plan de Cuentas, los Sub Diarios, los Centros de Costos, Tipos de Cambios, Documentos, Cdigos Auxiliares, etc. 1. Esta ventana nos es til para registrar las cuentas que usaremos en una empresa especfica, segn el rubro de la misma.

NOTA: Para ingresar un nuevo registro o una nueva cuenta, damos click en cono y aparecer la siguiente ventana; en ella llenamos los datos pedidos y luego pulse en Grabar.

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2. Esta ventana por permite visualizar una listar los asientos contables ordenados
por cdigo fecha de registracin, con totales por perodo seleccionado.

NOTA: Para ingresar un nuevo registro o una nueva cuenta, damos click en cono y se aumentar una nueva fila donde colocar el cdigo y la descripcin.

3. La ventana nos permite visualizar e ingresar y eliminar los centros de costos que la empresa maneja, de tal forma que se controle de manera detallada las fases de los procesos.

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4. La ventana nos permite visualizar e ingresar y eliminar los centros de costos que la empresa maneja, de tal forma que se controle de manera detallada las fases de los procesos.

5. Esta ventana establece el nivel de acceso de un usuario a determinadas opciones del men del sistema.

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NOTA: Para otorgar/denegar accesos, simplemente hay que marcar/desmarcar las opciones correspondientes. Seleccione los accesos y pulse Aceptar.

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MDULO OPERACIONES

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Agrupa las opciones que deben registrarse antes de comenzar a trabajar con el sistema. Durante la operacin ser posible su modificacin a modo de mantenimiento de acuerdo a las necesidades de cada usuario. Es probable que se pueda acceder desde cualquier opcin del sistema para actualizar los datos o ingresar un nuevo registro con la finalidad de facilitar el trabajo del operador. 1. La siguiente permite ingresar un registro de un determinado asiento, segn el Sub Diario. Colocamos los datos requeridos y pulse en Grabar.

NOTA: Para ingresar un nuevo registro o una nueva cuenta, damos click en cono y se aumentar una nueva fila donde colocar el cdigo y la descripcin.

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2. Para calcular los asientos, colocamos desde y hasta que mes desea calcular y pulse en Aceptar.

3. Esta ventana registra las operaciones de adquisicin de productos que son comercializados por la empresa. Para ingresar un registro buscamos el cono , ubicado en la parte superior de la tabla de compras.

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4. Aparecer la siguiente ventana donde colocar los datos requeridos y luego pulse en Grabar.

5. Esta ventana registra las operaciones de venta de productos que son comercializados por la empresa. Para ingresar un registro busque el cono , ubicado en la parte superior de la tabla de Ventas.

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6. Esta ventana es utilizada en las empresas cuyo giro de negocio es la Industria Hotelera, en ella registra las operaciones de registro de huspedes en un periodo dado. Para ingresar un registro busque el cono , ubicado en la parte superior de la tabla de Registro de Huspedes Periodo.

7. El sistema brinda la opcin de cobranza a los clientes que tienen deudas pendientes o que hicieron su compra por el tipo de pago Crdito. Para registrar una solo debe darle click en el cono y seguir los pasos ya antes realizados en ventanas anteriores.

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8. El sistema tambin brinda la opcin de pagos a los proveedores con las cuales mantienen deudas. Para registrar una solo hacemos click en el cono y seguimos los pasos ya antes realizados en ventanas anteriores.

9. El sistema tambin brinda la opcin de pagos a los proveedores con las cuales mantienen deudas. Para registrar una solo hacemos click en el cono y seguimos los pasos ya antes realizados en ventanas anteriores.

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10. El sistema tambin brinda la opcin de pagos a los proveedores con las cuales mantienen deudas. Para registrar una solo hacemos click en el cono y seguimos los pasos ya antes realizados en ventanas anteriores.

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MDULO REPORTES

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En ste mdulo el sistema nos permite visualizar los reportes de las operaciones realizadas para cada empresa.

1. En esta opcin el sistema nos permite visualizar un anlisis de las cuentas que manejamos para cualquier empresa que se lleve la contabilidad. Para mostrar el reporte colocamos desde y hasta que numero de cuenta, el tipo de moneda, si desea con movimiento o no y solo pulse en el botn Aceptar.

2. En esta opcin el sistema nos permite visualizar las cuentas Corrientes Auxiliares que maneja la empresa, para ellos seleccionamos segn lo requerido en el reporte y le luego pulse en Aceptar.

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Aparecer la siguiente venta donde se observa un reporte de todas las cuentas juntamente con el Debe, el Haber y el Saldo.

3. Para reportar la rendicin por Subdarios, seleccionamos los datos necesarios y le luego pulse en Aceptar.

NOTA: La opcin Pantalla muestra el reporte en la pantalla completa de su monitor, la opcin Impresora le mandar a imprimir el documento y la opcin Archivo abre la ventana predeterminada para guardar el reporte como archivo.

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4. El sistema proporciona tambin un reporte del Diario General, para ello solo seleccionamos los datos necesarios y le luego pulse en Aceptar.

5. El sistema proporciona tambin un reporte del Diario Mayor General, para ello solo seleccionamos los datos necesarios y le luego pulse en Aceptar.

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6. El sistema proporciona tambin un reporte del Balance de Comprobacin en forma detallada de un respectivo ao, para ello solo seleccionamos los datos necesarios y le luego pulse en Aceptar.

7. El sistema proporciona tambin un reporte del Libro de Caja en forma mensual de un respectivo periodo, para ello solo seleccionamos los datos necesarios y le luego pulse en Aceptar.

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MDULO CONSULTAS

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1. Con esta ventana el sistema nos permite visualizar los saldos manualmente por cuentas que se utilizan en el manejo contable de una determinada empresa. Para ello seleccionamos la cuenta y pulse en Aceptar.

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MDULO PROCESOS

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1. Esta opcin nos permite actualizar los saldos mensuales realizados en el proceso contable de una empresa, para ello seleccionamos de que y hasta que mes desea que se procese los datos, el numero de la cuenta y pulse en Aceptar.

2. Para realizar el Cierre Anual , el sistema nos proporciona una serie de pasos a realizar para el correcto proceso, solo seleccione segn su criterio y pulse en Aceptar.

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MDULO UTILITARIOS

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1. Esta opcin nos permite cambiar el mes al ao en que se est manejando la contabilidad de una determinada empresa. Para ello colocamos en el mes que deseamos y luego pulse en Aceptar.

1. Esta opcin nos permite cambiar el periodo contable en cualquier de las empresas que se maneje, para ello seleccionar el ao y pulsamos en Aceptar.

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2. Nos permite realizar una copia de seguridad de la informacin en forma comprimida. De forma predeterminada, el directorio para realizar la copia de seguridad es C:\ADMINVE. Esta opcin es muy importante para la continuidad del negocio, pues permite contar con una copia de respaldo de la base de datos, y por ende, de todas las operaciones realizadas en el presente periodo; ya que de perderse los datos y archivos, estos no podrn recuperarse si no se cuenta con una copia. La periodicidad de realizacin depende del usuario, pero se recomienda hacerlo diariamente.

3. Nos permite restaurar una base de datos anterior, guardada en disco en forma de copia de seguridad comprimida (Backup).

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4. Esta contiene parmetros de propsito general que sirven para ajustar la configuracin del sistema.

5. Muestra informacin acerca de la empresa proveedora del software.

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