Access 2013 Avanzado

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Consultas avanzadas

con Access I

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Access 2013 avanzado

1.1. Creación de campos calculados (fórmulas) en las Consultas

1.2. Consultas de Parámetros

1.3. Consultas de Totales

1.4. Consultas de varias Tablas

1.5. Consultas para Buscar Duplicados

1.6. Consultas para Buscar no-coincidentes

1.7. Relaciones de datos

1.7.1. Índices de campos

1.7.2. Creación de relaciones entre tablas

1.7.3. Integridad de una base de datos

1.1. Creación de campos calculados (fórmulas) en las Consultas

Dentro de las Consultas de Selección es importante la creación y uso de Campos Calculados. El sentido de éstos es poder realizar cálculos en Access que han de desarrollarse en una consulta creando un nuevo campo a partir de los ya existentes.

Para crear un Campo Calculado en una columna en blanco en la vista Diseño de la consulta, nos situamos en la fila Campo. Las características de un campo calculado son las siguientes:

–

El nombre del campo se introduce seguido de :.

–

Cualquier campo ya existente que intervenga en la creación del campo calculado ha de introducirse entre corchetes ([ ]).

–

Pueden utilizarse paréntesis cuando la operación matemática lo requiera.

–

Los números que tengan que intervenir en el campo calculado se intro-ducen directamente.

–

No pueden utilizarse espacios en blanco.

–

Los operadores que pueden utilizarse son: + (suma), - (resta), * (multipli-cación), / (división), \ (división entera), ^ (exponenciación) Vamos a poner en práctica los conceptos anteriores creando campos calculados a partir de la Tabla Artículos de la Base de Datos Empresa. Pretendemos calcular el PVP (precio de venta al público), el IVA de cada producto (en €), el valor final con el IVA y el valor total del almacén: 9

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Creamos una consulta a partir de dicha tabla seleccionando los campos Código del producto, Nombre, Precio de coste, Unidades en almacén y Porcentaje de IVA.

–

En una nueva columna en blanco vamos a crear el campo calculado PVP

escribiendo:

PVP: [P_COSTE]+[P_COSTE]*[PORCENTAJE_BENEFICIO]

(el PVP se calcula sumando el precio de coste más el precio de coste

-nuevamente- por el porcentaje de beneficio)

También puede simplificar el proceso de escritura seleccionando la herramienta Generador del grupo Configuración de consultas de la ficha Diseño.

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Al hacerlo se abre la ventana Generador de expresiones, en ella podemos ver el cuadro de fórmulas en la parte superior, a la izquierda las tablas y/o consultas de donde saldrán los campos que intervienen en la fórmula y en el centro (al seleccionar una tabla o consulta) los campos que la forman. Puede ir seleccionando los mismos mediante un doble clic en los diferentes campos.

Note que al seleccionar los campos, estos aparecen precedidos por el nombre de la tabla o consulta de la que proceden seguida de una ex-clamación: [Artículos]![P_COSTE]. Independientemente de esto, la fórmula seguirá operando de igual forma. Una vez terminado pulse el botón Aceptar y volverá a la vista Diseño consulta. En ella veremos la fórmula etiquetada con el nombre Expr1, seguida de dos puntos (:) y la fórmula.

Marcamos Expr1 con cuidado de no seleccionar los dos puntos y escri-bimos el nombre que le asignaremos al campo PVP.

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Si pulsa la vista Datos vera la consulta incluyendo el campo calculado PVP.

Podemos apreciar que el campo sale con muchos decimales y su valor no está en euros. Para modificar este aspecto, debemos volver a la vista Diseño consulta y seleccionar el campo con el botón derecho, para posteriormente, seleccionar a opción Propiedades del menú contextual o pulsar la herramienta Hoja de propiedades del grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño. En ambos casos veremos que se abre una ventana denominada Hoja de propiedades en el lado derecho de la consulta.

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Para que la cantidad salga en Euros, seleccionaremos la propiedad Formato y la cambiaremos a Euro. Así mismo, en la propiedad Lugares decimales, escribiremos un 1 para indicar que la cantidad se visualice con un único decimal. Una vez hecho, puede cerrar la ventana. El resultado será muy diferente.

–

En la siguiente columna en blanco creamos el campo calculado IVA introduciendo en la fila Campo:

IVA: [PVP]*[PORCENTAJE_IVA]

(la fórmula nos permite calcular el IVA en Euros) Si queremos basar los cálculos en el campo PVP que creamos anteriormente, debemos grabar la consulta. De esta forma aparecerán los campos incluidos en la consulta en el Generador de expresiones.

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En la siguiente columna en blanco creamos el campo calculado FINAL

introduciendo en la fila Campo:

FINAL: [PVP]+[IVA]

(la fórmula nos permite calcular el precio con el IVA)

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Por último, una nueva columna en blanco, calculamos el valor del almacén (con IVA):

VALOR_ALMACÉN: [UDES_ ALMACÉN]*[FINAL]

(se calcula multiplicando el Final por las Unidades en almacén) El resultado de la vista Diseño de la consulta puede ser el siguiente: Por último, ya sólo nos queda guardar nuestra nueva consulta (a través del botón Guardar o Control+G) con el nombre Consulta Cálculos Almacén y seleccionar el botón Aceptar.

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Si ejecutamos la consulta creada (haciendo doble clic sobre su nombre en la vista Base de Datos) obtendremos el siguiente resultado en pantalla: 1.2. Consultas de Parámetros

Otro tipo de operación de gran interés que podemos realizar con las consultas de selección es la creación, a partir de las mismas, de Consultas de Pará-

metros. Este tipo de consultas permiten que Access, antes de visualizar el resultado de la consulta, pregunte (parámetro) cuál es el criterio a establecer en el momento de ejecutarla.

Por ejemplo, en la Base de Datos Almacén podríamos crear una consulta a partir de la tabla Artículos donde la aplicación preguntase primero sobre qué proveedor queremos hacer la consulta y, a continuación, nos mostrarse aquellos registros que se correspondan con dicha condición.

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Para crear una Consulta de Parámetros hemos de seguir los siguientes pasos:

–

Creamos una Consulta en la Vista Diseño de la misma de forma habitual.

Como ejemplo, en la Base de Datos Almacén y a partir de la tabla Ar-tículos, vamos a crear una Consulta de Parámetros (a través del campo

Provincia) con los campos Producto, Código Proveedor, Unidades en almacén y Unidades reservadas.

–

En lugar de introducir un criterio habitual en el campo adecuado, introducimos entre corchetes el mensaje que ha de aparecer en Access cuando se ejecute la consulta. En nuestro ejemplo, en el campo Código Proveedor, vamos a introducir en la casilla Criterio el texto (entre corchetes):

[Introduzca código del proveedor]

–

A continuación, seleccionamos la herramienta Parámetros del grupo de comandos Mostrar u ocultar de la ficha Diseño. En el cuadro de diálo-go correspondiente volvemos a introducir el texto del punto anterior (¡de forma idéntica!) pero esta vez sin corchetes en la columna Parámetro.

En la columna Tipo de datos, indicaremos seleccionando en la lista desplegable de qué tipo de campo se trata. En nuestro ejemplo, hemos de introducir Introduzca Provincia: (sin las comillas) en la columna Parámetro y seleccionar Entero en la columna Tipo de datos, de esta forma controla que el valor del campo sólo pueda ser un número de tipo entero.

Finalmente, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

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Finalmente guarde la Consulta de Parámetros creada haciendo clic sobre el botón Guardar o utilizando la combinación de teclas Control+G).

En nuestro ejemplo, vamos a asignarle el nombre Consulta Artículos por proveedor. Haga clic sobre el Botón Aceptar y cierre la vista de Diseño de la consulta.

Una vez que se ejecuta la Consulta (doble clic o botón Abrir) nos encontramos con la siguiente ventana donde introduciremos el código del proveedor del que queremos obtener un listado en ese momento.

Una vez introducido por teclado el código del proveedor (1 en nuestro ejemplo), al pulsar el Botón Aceptar obtendremos una consulta que filtrará la información de la tabla dependiendo del criterio establecido en esta ventana (los productos del proveedor 1 que es Agrícolas S.A. como puede ver a continuación):

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Como habrá podido comprobar basta con crear una Consulta para poder obtener listados de artículos de los diferentes proveedores, y no tener que crear varias consultas, una por proveedor.

1.3. Consultas de Totales

Un tipo especial de Consulta son las Consultas de Totales que permiten realizar algunos tipos de cálculos matemáticos sobre campos de una tabla (Suma, media aritmética, contar...).

En ellas, a diferencia que los campos calculados (cálculos individuales), podemos realizar cálculos que afectan global o parcial, si se establecen criterios, de los datos contenidos en la tabla. Los cálculos que pueden aplicarse son: FUNCIÓN DESCRIPCIÓN

TIPO DE CAMPO

Suma

Calcula la suma total de los va- Número, Fecha, Moneda y Auto lores

Promedio

Media aritmética de los valores

Número, Fecha, Moneda y Auto

Mín

Valor mínimo de un campo

Texto, Número, Fecha, Moneda