La Guía Witorg.: Un enfoque integral para evolucionar tu sistema organizativo y alcanzar tus metas.

La Guía Witorg

Un enfoque integral

para evolucionar

tu sistema organizativo

y alcanzar tus metas

Álex Zabala

© Álex Zabala

© La Guía Witorg. Un enfoque integral para evolucionar tu sistema organizativo y alcanzar tus metas

ISBN papel: 978-84-685-3624-8

ISBN ePub:

Impreso en España

Editado por Bubok Publishing S.L.

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Índice

Introducción

Capítulo 1 Presentación

Capítulo 2 Sistemas organizativos

Esquema de la Guía WITORG

Elementos internos de la Guía WITORG

100. Esencia de un sistema organizativo

200. Mejora continua

300. Gestión por procesos

400. KPI y objetivos

500. Gestión de proyectos

600. Equipos de personas

Elementos externos de la Guía WITORG (sistema organizativo)

A. Características organizativas

B. Sistemas de calidad

C. Sistemas

D. Personas y circunstancias del entorno

Complementos a la Guía WITORG

Capítulo 3 100. Esencia de un sistema organizativo

Compromisos de los accionistas y del CEO

Conceptos organizativos a observar dentro de los tipos de gobierno en un mundo cambiante e incierto y valores necesarios

País y entorno

Sector económico

Nivel tecnológico y educativo de una organización

Clases sociales dentro de la organización

Relaciones con el entorno

Influencias no racionales y política en las organizaciones

Esencia de un sistema organizativo

Capítulo 4 200. Mejora continua

I. La competencia, la competitividad y la mejora continua

II. La necesidad de un lenguaje propio sobre mejora continua para toda una organización

III. Los planes estratégicos y los sistemas organizativos

IV. La necesidad de medir

V. Mejoras micro y mejoras macro

VI. La importancia de los sistemas organizativos en la mejora continua

VII. La influencia tayloriana en los sistemas de mejora

Capítulo 5 300. Gestión por procesos

Ejemplos de procesos de gestión

Ejemplo 1: Pedido, entrega y cobro

Ejemplo 2: Lanzamiento de nuevos productos

Otros ejemplos que se pueden considerar procesos de gestión

Resumen de gestión por procesos

Los sistemas de calidad y las organizaciones taylorianas

Diseño del proceso de gestión y gestión del proceso

Organizaciones distintas a la tayloriana y su relación con los procesos de gestión

Franquicias

Organizaciones basadas en la holocracia

Madurez organizacional para la gestión por procesos

La frecuencia de revisión de los procesos de gestión (gestión por procesos)

Los objetivos KPI y los procesos de gestión

Los sistemas y los procesos de gestión

Capítulo 6 400. KPI y objetivos

KPI principales, KPI de monitorización y despliegue de objetivos

Conexión de los KPI a los procesos de gestión

Los sistemas de calidad, la gestión por procesos y los KPI

Clasificación de los KPI según proactividad o beligerancia

I. KPI con frecuencia de revisión baja

II. KPI con frecuencia de revisión alta

III.-KPI monitorizados en tiempo real

Beligerancia o proactividad de los KPI

A partir de una desviación de un KPI, ¿cómo actúa una organización?

KPI para la visualización y seguimiento de elementos externos a la organización

Los sistemas y los KPI

Capítulo 7 500. Gestión de proyectos

Proyectos definidos y proyectos indefinidos

Necesidad de jerga común para la gestión de proyectos definidos e indefinidos

La detección o localización de nuevas NCI en una organización

La gestión de las NCI, mínimos a establecer

La rentabilidad de las NCI

La relación carga capacidad en las NCI, el problema eterno

Las personas y condiciones para el equilibrado de la carga/capacidad de las NCI

La gestión de las NCI, sistemas de calidad y sistemas

La mejora continua como un proceso de gestión y la gestión de proyectos

Capítulo 8 600. Equipos de personas

Grupos de interés en una organización

Opciones de participación en el diseño organizativo

Grupos de interés y personas en la organización

El trabajo en equipo

El liderazgo y el trabajo en equipo

I. Liderazgo estratégico

II. Liderazgo directivo

III. Liderazgo operativo

Liderazgo y valores en una organización

El trabajo en equipo y el factor-3 de cada individuo en una organización

I. Compromiso de la dirección y cultura de trabajo

II. Objetivos y tipos de organización

III. Objetivos de las personas dentro de las organizaciones

IV. Nivel de conocimiento o preparación necesaria dentro de una organización

Capítulo 9 A. Características organizativas

Las personas que impulsan una organización y su sistema organizativo

Influencia del mundo actual sobre un sistema organizativo

I. La competencia por la globalización

II. El avance tecnológico

III. El beneficio económico a través de la especulación

IV. La pérdida de poder de los gobiernos regionales, nacionales y supranacionales

V.-Inestabilidad, o su sensación, a nivel global

VI. La educación

VII. Los ciclos y frecuencias económicas, el mundo sigue teniendo rutinas

Modelos de sistemas organizativos frente a tipos de organizaciones/sectores

X: Dimensión-1. Tipos de organizaciones según Frederic Laloux

Y: Dimensión-2 Tipos de organizaciones según su grado de especulación

La matriz

Reflexiones sobre la matriz X-Y

Capítulo 10 B. Sistemas de Calidad

Evolución de la norma ISO 9000 y derivados

Reflexiones sobre los principios de la calidad

I. El liderazgo y el enfoque basado en procesos de gestión de los sistemas de calidad

II. El enfoque en el Cliente

III. La mejora continua y la toma de decisiones basadas en la evidencia

IV. El compromiso de las personas y la gestión de relaciones

Resumen de los sistemas de calidad, sus principios y requisitos

Capítulo 11 C. Sistemas

Mal funcionamiento de un sistema dentro de un sistema organizativo

Los sistemas y la gestión por procesos

Los sistemas y las bases de datos (SQL y no SQL, blockchain…)

I. Archivos en papel

II. Primeras bases de datos SQL y archivos para 2D y 3D

III. Ordenadores personales, Lotus 123, Excel, Access

IV. Internet, big data, bases de datos no relacionales

V. Blockchain. Tecnologías de registro distribuido

VI. La evolución de las comunicaciones a través de internet

Reflexiones sobre los sistemas organizativos, los sistemas y los puntos I, II, III, IV, V y VI

El concepto lean y los sistemas

La nueva dimensión de los sistemas organizativos

Capítulo 12 D. Personas y circunstancias del entorno

Provisionalidad del actual momento histórico

Incertidumbre ante la velocidad de cambio. Sistemas organizativos y personas

La relación desde el punto de vista del empleado-trabajador-colaborador-socio con una organización

La relación desde el punto de vista de una organización con sus empleados-trabajadores-colaboradores-socios

Nuevos tiempos, nuevas reglas y nueva jerga en el binomio sistemas organizativos y personas

Las grandes organizaciones tradicionales y su decadencia en cuanto a sistemas organizativos

Evolución desde el individualismo a la colectividad. ¿Se está dando?

El individualismo, nuevos conceptos y sistemas organizativos

Capítulo 13 Sistemas organizativos y su origen tayloriano

El taylorismo

I. Trabajadores especializados frente a artesanos en el taylorismo

II. Departamentización en el taylorismo

III. Estructuras muy jerarquizadas y cortocircuitos en los sistemas de comunicación dentro del taylorismo

IV. Consecuencias del sistema tayloriano

Evolución de los sistemas organizativos basados en el taylorismo

Sistemas de información - Evolución tecnológica

Sistemas organizativos y modelos de negocio

Capítulo 14 Sistemas organizativos y su evolución

Frederic Laloux. Reinventing Organizations

Clasificación de organizaciones según Frederic Laloux

Organizaciones RED

Organizaciones AMBAR

Organizaciones ORANGE

Organizaciones GREEN

Organizaciones TEAL

Puntos a destacar del libro

Taylorismo frente a holocracia

El concepto blockchain

Conceptos organizativos y 100. Esencia de un sistema organizativo

Capítulo 15 Pirámide de automatización e industria 4.0

La pirámide de la automatización

Nivel 1: Red de proceso (dispositivos de campo - sensores - actuadores - hardware)

Nivel 2: Red de control (PLC-HMI)

Nivel 3: Red de supervisión - SCADA

Nivel 4: Red de operación - MES (Manufacturing Execution System)

Nivel 3 frente a nivel 4

Nivel 5: Red de información - ERP

Pirámide de la automatización, el nivel externo y las comunicaciones

Sistema organizativo en relación con la pirámide de la automatización

Flujos de información de un proceso de gestión. PM-InfoFlow

WITORG y la pirámide de la automatización

100. Esencia de un Sistema Organizativo - Pirámide de la automatización

200. La mejora continua - Pirámide de la automatización

300. Gestión por Procesos - Pirámide de la automatización

400. Objetivos y KPI - Pirámide de la automatización

500. Proyectos - Pirámide de la automatización

600. Equipos de personas - Pirámide de la automatización

B. Sistemas de calidad - Pirámide de la automatización

C. Sistemas - Pirámide de la automatización

D. Personas y circunstancias del entorno

Introducción

WITORG a través de su guía presenta un enfoque integral para que puedas estudiar tu sistema organizativo y el entorno donde este interactúa. De esta forma lo llegarás a entender en profundidad y desde ese conocimiento te va a ser más sencillo hacer evolucionar tu sistema organizativo y conseguir las metas planteadas.

Cuando hablamos de un enfoque integral, también podríamos utilizar los adjetivos: holístico y darwiniano. Holístico debido a que, sin contemplar las partes de un sistema organizativo como un todo, es complicado hacer evolucionar este. Y darwiniano debido a que las organizaciones, al competir entre ellas, incluso hasta dentro de ellas, necesitan entender que las capacidades de adaptación continua a un entorno cambiante para garantizar la supervivencia son elementos nucleares de su sistema organizativo.

Un sistema organizativo no es un fin en sí mismo, sino un medio para poder aportar VALOR a terceros (clientes principalmente), a otros entes relacionados con la propia organización (proveedores, administración pública, colaboradores, sociedad…), y a los propios miembros de la organización, al fin y al cabo, son estos últimos los que harán evolucionar el sistema organizativo, o no. Por tanto, tener presente el propósito o sentido de la propia organización y plantearse metas para posteriormente alcanzarlas, será parte nuclear, también, para poder evolucionar y sobrevivir.

Para considerar un sistema organizativo en su conjunto, WITORG cuenta con un esquema que siempre debe estar presente. Este esquema cuenta con diez bloques, o elementos, y las relaciones entre estos.

A menudo en las organizaciones se detecta una inquietud o un problema dentro de uno de los citados bloques o elementos. Para identificar la causa, y encontrar la respuesta o la solución al problema, es necesario entender el sistema organizativo como un todo debido a que las causas pueden estar fuera de donde este se encontró.

A continuación se presenta el esquema de la guía WITORG.

Cualquier persona relacionada con los sistemas organizativos puede observar en este esquema los conceptos que se trabajan en cada bloque, y las relaciones entre ellos también. Los bloques 100, 200, 300, 400, 500, y 600 se denominan ‘elementos internos’ de un sistema organizativo. Los puntos A, B, C, D se denominan elementos externos a un sistema organizativo. Cada uno de los elementos internos y externos del esquema esta desarrollado en un capítulo del libro.

En cada capítulo y por cada elemento se presentan:

• Las puntos clave a considerar dentro del elemento en cuestión.

• Las relaciones del elemento del capítulo con el resto de elementos.

• Cuestiones dirigidas para que reflexiones sobre tu sistema organizativo y puedas encontrar las respuestas a inquietudes o problemas que pudieras tener respecto de tu propia realidad.

Una vez recorrida la guía WITORG podrás entender tu sistema como un todo, y será más sencillo plantear evoluciones necesarias para entornos y tiempos cambiantes. A continuación una descripción resumida de los elementos internos y externos.

Los elementos internos (100, 200, 300, 400, 500, 600) son decididos y desarrollados por la propia organización como forma de aportar VALOR.

• 100. Esencia de un sistema organizativo: Decisiones y condicionantes principales para el desarrollo de un sistema organizativo.

• 200. Mejora continua: Ingredientes de la mejora como forma de evolución y adaptación a los entornos complejos y cambiantes.

• 300. Gestión por Procesos: Los ámbitos de gestión clave a diseñar para generar VALOR.

• 400. KPI y Objetivos: El diseño de los flujos de información para el autoconocimiento y la evolución hacia la consecución de metas y objetivos.

• 500. Gestión de proyectos: Las mejoras, grandes o pequeñas se consiguen a través del desarrollo de proyectos. Una visión integral para trabajar los proyectos como forma de mejora.

• 600. Equipos de personas: Aspectos necesarios para que las personas y los equipos formados por estas evolucionen los sistemas organizativos en su búsqueda de propósitos y metas.

Los electos externos (A, B, C y D) representan el entorno que ofrece valor y que una organización decide introducir dentro de su sistema organizativo en un momento concreto en el tiempo. Y también, los condicionantes y alternativas que presentan los entornos en los que compite, interactúa, convive o se desarrolla una organización.

• A. Características organizativas: Motivaciones para la creación de organizaciones, tipos de organizaciones posibles, tipos de sectores o industrias y sus condicionantes en cuanto al tipo de sistema organizativo.

• B. Sistemas de calidad: Sistemas de gestión, sistemas de calidad, TQM, QMS, las influencias positivas y negativas de estos dentro de los sistemas organizativos.

• C. Sistemas: El amplio mundo de las TIC, metodologías y herramientas varias para el management y las posibilidades y condicionantes de estos en cuanto pasan a formar parte de un sistema organizativo.

Conceptos organizativos, metodologías y herramientas populares como TQM, EFQM, ERP, TIC, industria 4.0, blockchain, Lean Manufacturing, Lean Thinking, holocracia, liderazgo, trabajo en equipo, networking, autogestión, coaching, mentoring, mindfulness, etc, y otros nuevos que irán emergiendo en años venideros, te podrán ayudar a mejorar tu sistema organizativo si realmente entiendes como funciona este. El objetivo y valía de la guía WITORG es acompañarte en ese camino.

Capítulo 1

Presentación

WITORG surge de la inquietud de cómo hacer que evolucionen organizaciones en cuanto a sus sistemas organizativos. Cuando se pretende crear un sistema organizativo, o introducir una evolución o cambio dentro de este, en numerosas ocasiones se acaba fracasando. No evolucionar o fracasar de forma repetitiva en un mundo cambiante puede acabar poniendo en riesgo la vida de una organización.

El hecho de fracasar en intentos de cambios organizativos, o el estar insatisfechos una vez introducidos, indica que estos son una asignatura pendiente en el devenir del tiempo. El mundo ha cambiado de forma importante desde finales del siglo pasado, sin embargo, la esencia de los sistemas organizativos no lo ha hecho tanto. Los objetivos a conseguir por una organización y el control del poder dentro y fuera de ella dejan a veces lo organizativo en un segundo plano.

Las organizaciones desarrollan modelos de negocio y estrategias a través de los cuales aportar valor a terceros (clientes u otros agentes). Además se marcan unos objetivos, bien económicos o de otra índole.

Los sistemas organizativos, en principio, no son un fin en sí mismos, sino el medio a través del cual una organización interactúa internamente y con el entorno. De esta manera aporta valor a través de su modelo de negocio y consigue los objetivos marcados.

Aunque también un sistema organizativo podría verse como el conjunto de sistemas y habilidades organizativas que poseen individuos o equipos de personas para desenvolverse y sobrevivir en el entorno donde se pretende interactuar, aunque no siempre se consigan los objetivos marcados. De este concepto surge la siguiente cuestión:

¿Son los modelos de negocio, las estrategias y los objetivos capaces de cambiar o evolucionar con el propósito de poder adaptarse/sobrevivir en un entorno?

Está la cuestión de si un sistema organizativo es o no un fin en sí mismo en cuanto a su capacidad de supervivencia, sin embargo, es más importante centrarse en analizar la capacidad de adaptación y supervivencia de las propias organizaciones. Estas llevarán a las organizaciones a evolucionar a través del tiempo.

Se van a presentar una serie de conceptos: liderazgo, trabajo en equipo, equipos autogestionados, coaching, gestión por procesos, gestión de proyectos, planes estratégicos, despliegue de objetivos, industria 4.0, inteligencia artificial, machine learning, BI, VSM, lean manufacturing, 5S, kanban, kaizen, TPM, TQM, familia ISO9000 y derivados, y un largo etcétera. Estos conceptos y otros nuevos que seguro están surgiendo en este mismo momento prometen bondades y resultados espectaculares. Sin embargo, no siempre la implantación de alguno de ellos trae lo esperado. Incluso en algunos casos resulta ser un completo fracaso.

WITORG, a través de esta guía, pretende analizar primero una organización, para luego entenderla. A partir de un conocimiento organizativo realista, resultará más sencillo introducir cambios al sistema organizativo al ser más conscientes de sus fortalezas y debilidades, siempre con el objetivo de mejorar las capacidades de supervivencia.

De lo expuesto hasta ahora puede surgir la siguiente pregunta: ¿no se conocen lo suficiente a sí mismas las organizaciones? Desde WITORG se plantea que no conseguir evolucionar un sistema organizativo para adaptarse a los cambios que se producen con el paso del tiempo es un síntoma claro de que algo se le escapa a una organización.

Con cierta frecuencia se intentan introducir en una organización conceptos como los ya mencionados (liderazgo, trabajo en equipo, etc.) y, sin embargo, los proyectos resultan insatisfactorios o incluso un fracaso. Este hecho indica que algo no ha sido tenido en cuenta. En WITORG se llega a la conclusión de que la organización desconocía una serie de elementos que impidieron una implantación, con la consiguiente evolución, exitosa.

Tampoco se pretende que las organizaciones se conozcan al 100 %. Como elementos vivos que interactúan en un entorno cambiante nunca pueden conocerse del todo por el propio hecho de enfrentarse a ese entorno. Sin embargo, su adaptación a él sí va a requerir, cada vez más, de autoaprendizaje y de la introducción de nuevos elementos organizativos de forma continua.

Cuando una organización cree sentirse cómoda y satisfecha con su sistema organizativo, el entorno u otros condicionantes internos traerán desajustes en el mismo. La serenidad para introducir cambios sin estrés y de forma constante, en caso de necesidad, aumentará la probabilidad de supervivencia.

También hay que recordar la realidad competitiva del mundo. Organizaciones, países e individuos compiten entre sí. Los motivaciones pueden ser varias, sin embargo, la competencia siempre está presente. Esta competencia ha hecho evolucionar el mundo tecnológico, y por supuesto el organizativo, dejando siempre ganadores, mientras que otros entes (gobiernos, organizaciones, individuos, etc.) han desaparecido. Y todo ello se ha dado de una forma darwinista.

Como comentario final, la Guía WITORG ha sido creada como un elemento de ayuda para la reflexión. Leerla, entenderla y pensar a través de ella sobre una organización concreta puede ser algo relativamente sencillo y limitado en el tiempo. Sin embargo, no olvidemos que cualquier cambio organizativo puede conllevar una gran movilización de recursos y tiempo. Por tanto, se incide en la importancia de entender