Kurzlink: fotohinweise.wikicon.org
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WikiCon 2024 – Datenschutzhinweise für die Veröffentlichung und Weitergabe von Fotos und Videos
Die Veranstaltung „WikiCon 2024“ findet vom 4. bis 6. Oktober 2024 in Wiesbaden statt. Der Wikimedia Deutschland – Gesellschaft zur Förderung Freien Wissens e. V., vertreten durch die geschäftsführenden Vorstandsmitglieder Franziska Heine und Dr. Christian Humborg, Tempelhofer Ufer 23/24, 10963 Berlin (im Folgenden „Wikimedia Deutschland“) ist im Rahmen dieser Veranstaltung verantwortlich für die Einhaltung des Datenschutzes, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Wikimedia Deutschland ist über die folgenden Kontaktdaten erreichbar:
- E-Mail: community
wikimedia.de - Telefon: +49 (0)30–577 11 62–0
- Fax: +49 (0)30–577 11 62–99
Der Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten lauten:
- Thorsten Feldmann, LL.M.
- JBB Rechtsanwälte Jaschinski Biere Brexl Partnerschaft mbB
- Christinenstr. 18/19
- 10119 Berlin
- Telefon: +49 (0)30–443 765–0
- E‑Mail: datenschutzwikimedia.de
Wikimedia Deutschland nimmt den Datenschutz sehr ernst und weist vor dem Hintergrund der datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit alle Teilnehmenden der Veranstaltung auf das Folgende hin:
1. Foto- und Videoaufnahmen
Im Rahmen der WikiCon 2024 werden auch Foto- und Videoaufnahmen gefertigt. Hierbei handelt es sich um personenbezogene Daten. Die Aufnahmen werden einzelne Teilnehmende oder Gruppen von Teilnehmenden zeigen. Diese Aufnahmen werden zumeist in den Veranstaltungsräumlichkeiten des Veranstaltungsortes gefertigt. In den Ruheräumen und sanitären Anlagen besteht ein Aufnahmeverbot. Diese Räume sind durch eine entsprechende Auszeichnung gekennzeichnet. Zudem ist die Fertigung von Gruppenfotos vorgesehen. Die Aufnahmen werden im Programm (programm.wikicon.org – Veröffentlichung erfolgt voraussichtlich im August) gekennzeichnet. Der Ort der Aufnahme ist von den Witterungsverhältnissen abhängig. Weiterhin werden einzelne Veranstaltungen live im Internet übertragen bzw. aufgezeichnet. Diese Veranstaltungen sind im Programm (programm.wikicon.org – Veröffentlichung erfolgt voraussichtlich im August) gekennzeichnet. Dort ist ebenfalls gekennzeichnet, ob bei den Aufnahmen nur die Bühne oder der Bereich der vortragenden Person/en erfasst sind. Weiterhin ist dort kenntlich gemacht, ob die Veranstaltung ausschließlich live übertragen oder auch aufgezeichnet wird. Die Übertragung und Aufzeichnung erfolgen jeweils über die während des Konferenzzeitraums unter online.wikicon.org zu erreichende folgende Plattform. Bei einer Online-Teilnahme besteht die Option, Kamera und Ton zu deaktivieren. Die Aufzeichnungen werden im Anschluss über Wikimedia Commons aufrufbar sein. Ferner ist eine durch die klassischen Medien stattfindende Berichterstattung denkbar. Die Journalist*innen werden auf die bestehenden Regelungen hinsichtlich Foto- und Videoaufnahmen ausdrücklich hingewiesen.
2. Veröffentlichung
Die Veröffentlichung von Fotos und Videos erfolgt auf Wikimedia Commons unter freier Lizenz. Eine freie Lizenz erlaubt die Nutzung, Weiterverbreitung und Änderung der Fotos. Erfolgt die Veröffentlichung durch Wikimedia Deutschland, so erfolgt diese unter der Nutzung der freien Lizenz CC BY-SA 4.0. Die Veröffentlichung durch andere ehrenamtliche Teilnehmenden erfolgt auf Grundlage vergleichbarer freier Lizenzen. Die unter Wikimedia Commons abgelegten Fotos und Videos können auf den Projektseiten zur Dokumentation der Veranstaltung in der Wikipedia eingebunden werden. Daneben werden ausgewählte Fotos auf den Websites des Wikimedia Deutschland e. V. (Website, Blog) und in den sozialen Netzwerken Facebook, Instagram und Mastodon veröffentlicht. Die Veröffentlichungen dienen der Dokumentation der Veranstaltung, der Außendarstellung sowie Informationszwecken.
3. Einwilligung
Alle Teilnehmenden haben selbst zu entscheiden, ob sie Teil von Foto- oder Videoaufnahmen sein wollen oder nicht. Die Einwilligung ist freiwillig und kann ohne Angabe von Gründen verweigert werden, ohne dass deswegen weitere Nachteile entstehen. Für diesen Zweck werden vor Beginn der Veranstaltung orangefarbene Lanyards (Schlüsselbänder) mit Aufschrift „No photo, please!“ ausgegeben. Mit dem sichtbaren Tragen dieses Lanyards teilen die Teilnehmenden mit, dass sie weder mit Foto- noch mit Videoaufnahmen einverstanden sind. Tragen die Teilnehmenden kein solches Lanyard, erklären sie konkludent ihr Einverständnis mit der Fertigung und Verwendung von Foto- bzw. Videoaufnahmen im oben beschriebenen Sinne. Ebenfalls als konkludente Einwilligung wird das Betreten des Streaming-Bereichs und die Anwesenheit bei einem Gruppenfoto verstanden.
4. Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Fotos bzw. Videos ist Art. 6 Abs. 1a DSGVO.
5. Empfänger der personenbezogenen Daten
Die Fotos und/oder Videos werden nur in dem oben beschriebenen Umfang veröffentlicht. Im Übrigen erfolgt keine Weitergabe an Dritte.
6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Die Fotos und/oder Videos werden vorbehaltlich eines Widerrufs der Einwilligung des/der Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert.
7. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Die Einwilligung zur Verarbeitung der Fotos und/oder Videos kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht berührt. Der Widerspruch kann gegenüber der vor Ort Bild- oder Tonaufnahmen fertigenden Person oder nach der Veranstaltung gegenüber Wikimedia Deutschland oder dem Datenschutzbeauftragten erklärt werden. Sind die Fotos bzw. Videos im Internet verfügbar, erfolgt die Entfernung, soweit dies Wikimedia Deutschland möglich ist.
8. Betroffenenrechte
Es stehen Ihnen die folgende Rechte zu:
- a) Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. (Art. 15 DSGVO).
- b) Sollten unrichtige personenbezogenen Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
- c) Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18, 21 DSGVO).
- d) Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von den genannten Rechten Gebrauch machen, prüft der Verantwortliche, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes wenden.