Projektmanagement für die Praxis: Ein Leitfaden und Werkzeugkasten für erfolgreiche Projekte

Book cover of Projektmanagement für die Praxis

Daud Alam und Uwe Gühl

Projektmanagement für die Praxis

Ein Leitfaden und Werkzeugkasten für erfolgreiche Projekte

2. Aufl. 2020

Logo of the publisher

Daud Alam

EDV-Beratung Alam, Sindelfingen, Deutschland

Uwe Gühl

Stuttgart, Deutschland

ISBN 978-3-662-62169-1e-ISBN 978-3-662-62170-7

https://doi.org/10.1007/978-3-662-62170-7

© Springer-Verlag GmbH Deutschland, ein Teil von Springer Nature 2016, 2020

Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.

Die Wiedergabe von allgemein beschreibenden Bezeichnungen, Marken, Unternehmensnamen etc. in diesem Werk bedeutet nicht, dass diese frei durch jedermann benutzt werden dürfen. Die Berechtigung zur Benutzung unterliegt, auch ohne gesonderten Hinweis hierzu, den Regeln des Markenrechts. Die Rechte des jeweiligen Zeicheninhabers sind zu beachten.

Der Verlag, die Autoren und die Herausgeber gehen davon aus, dass die Angaben und Informationen in diesem Werk zum Zeitpunkt der Veröffentlichung vollständig und korrekt sind. Weder der Verlag, noch die Autoren oder die Herausgeber übernehmen, ausdrücklich oder implizit, Gewähr für den Inhalt des Werkes, etwaige Fehler oder Äußerungen. Der Verlag bleibt im Hinblick auf geografische Zuordnungen und Gebietsbezeichnungen in veröffentlichten Karten und Institutionsadressen neutral.

Planung: Martin Börger

Springer Vieweg ist ein Imprint der eingetragenen Gesellschaft Springer-Verlag GmbH, DE und ist ein Teil von Springer Nature.

Die Anschrift der Gesellschaft ist: Heidelberger Platz 3, 14197 Berlin, Germany

Dieses Buch ist Nafisa Alam, Micha A., unseren Familien und unserer Freundschaft gewidmet.

Geleitwort

Projektmanagement ist nichts Neues. Man könnte vielleicht sogar auf die Idee kommen, zu fragen, ob die Welt ein weiteres Buch zu Projektmanagement braucht. Aus meiner Sicht ist die Antwort: Ja, allerdings.

Wegen des stetig härter werdenden Wettbewerbs und der sich gleichzeitig immer weiter verkürzenden Produktzyklen verändern sich Projekte in der Wirtschaft seit einiger Zeit stark. Die zur Verfügung gestellten Ressourcen (Zeit, Geld und Kapazität) werden immer weiter reduziert, die Projektbeteiligten und Stakeholder sind über verschiedene Regionen der Welt verteilt und über die Ergebnisse soll dabei das gewünschte Ziel so sicher erreicht werden wie nie zuvor.

Aus diesem Grund ist es noch wichtiger denn je, klar zu wissen, was das Ergebnis des Projekts eigentlich sein soll und woran man es messen will. Es bedarf einer klaren Gliederung in Projektphasen sowie der Definition von Meilensteinen, über die das Projekt und sein Fortschritt überwacht werden können. Die Überwachung, gern Controlling genannt, muss dabei die wirklich relevanten Aspekte im Blick behalten. Der Aufwand für das Controlling und das damit gekoppelte Berichtswesen an Budgetverantwortliche oder Kunden darf jedoch nicht den der fachlichen Projektbearbeitung übersteigen. Die Effizienz ist ein Grund hierfür, der Erhalt der Motivation der Bearbeiter der andere, fast noch wichtigere.

Die zielorientierte Überwachung des Projektfortschritts führt mitunter zu der Erkenntnis, dass der eingeschlagene Weg nicht ganz optimal war. Das weitere Vorgehen, eventuell sogar gesetzte Meilensteine müssen mindestens in Frage gestellt werden, oftmals komplett neu definiert werden. Der offene Umgang mit Misserfolgen oder Fehlern ist deswegen ein zentraler Faktor für den Erfolg eines Projektes. Das Eingeständnis dieser Situation ermöglicht die Einleitung von Schritten zur Analyse der Ursache und der Überplanung des Projektes.

Projektmanagement heute umfasst nicht nur die Notwendigkeit, das Projekt jederzeit flexibel den aktuellen Randbedingungen anpassen zu können, es müssen viel mehr Aspekte für die erfolgreiche Zielerreichung berücksichtigt werden und dies alles in kürzerer Zeit.

Das vorliegende Buch hat das Thema Projektmanagement gut strukturiert und damit praxisorientiert aufbereitet. Es bietet dem Projektmanager eine flexibel anwendbare Unterstützung, um sich den immer wachsenden Anforderungen erfolgreich zu stellen.

Neu-Ulm, im Juni 2020

Dr. Gritt Ahrens

Direktorin Qualitätsmanagement, Daimler Buses

This is an excellent book for everyone who wants to find out more about project management.

Written using the authors’ wide-ranging experiences solving real-life problems and their many years training students and lecturing, this book is a well-structured approach, complete with practical steps to facilitate all project management tasks. Each chapter starts with a set of learning objectives and ends with a summary of the relevant findings. In between, you find descriptions of sample problems taken from the automotive and IT sectors as well as content illustrating typical project phases, advice on strategies, practice examples, document templates, and checklists to work through and many well-illustrated solutions and practical tips.

As well as providing an introductory theory on project management, the book also offers the tools readers need to bring their own projects to a successful conclusion. Although an introductory text, more experienced project management practitioners can also benefit from the interesting content, templates, and checklists which will help them to implement their project practices in even more successful ways.

The second edition is even more valuable by considering agile aspects and change management. Additional tasks help to achieve a better understanding.

I highly recommend this interesting and neatly constructed book to all beginners who are looking for their first introductory book on project management.

Bangkok, Thailand, June 2020

Arnon Rungsawang

Associate Prof. in Computer Engineering, Kasetsart University

Vorwort

Tagtäglich haben wir in unserem professionellen, aber auch privaten Umfeld mit Projekten zu tun. Unsere Arbeit umfasst neben der Tätigkeit als Projektmanager auch die Weitergabe des entsprechenden Wissens. Dies erfolgte bei diversen Projektmanagement-Schulungen und Vorlesungen, u. a. bei der IHK Stuttgart, Hochschule Pforzheim, Hochschule Albstadt-Sigmaringen und an der Kasetsart University in Bangkok und Sriracha, Thailand. Hier gab es sowohl auf Seiten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer als auch auf unserer Seite als Dozenten die Nachfrage nach einem Buch mit Praxisbezug, das als Werkzeugkasten für Projektmanagement dienen kann.

Ziel dieses Buchs ist es, nicht nur theoretisch an das Thema heranzuführen, sondern der Leserin und dem Leser das nötige Werkzeug für den Einsatz in der Praxis mit auf den Weg zu geben. Die wichtigsten Begriffe und Phasen des Projektmanagements werden normgerecht erläutert. Anschließend beschäftigt sich dieses Buch mit projektübergreifenden Querschnittsthemen und spezifischen Inhalten bezüglich der Projektphasen. Agile Aspekte werden in einem eigenen Kapitel betrachtet. Tipps und Hinweise, Beispiele, Vorlagen und Checklisten sowie Aufgaben und Lösungen aus der Projektpraxis im Automobil- und IT-Umfeld ergänzen die Inhalte. Dies soll Ihnen einen guten und schnellen Zugang zum Thema Projektmanagement ermöglichen und Ihnen helfen, Ihr Projekt erfolgreich durchzuführen. Für folgende Zielgruppen ist dieses Buch konzipiert:

Neugierige, die erste Kenntnisse über und Verständnis für das Thema Projektmanagement erwerben möchten.

Studierende (Bachelor und Master).

Teilnehmerinnen und Teilnehmer einer Projektmanagement-Fortbildung, die auf der Suche nach Schulungsunterlagen sind.

Projektmanagement-Interessierte, die sich auf ihr erstes Projekt optimal vorbereiten möchten.

Projektmanagement-Expertinnen und -Experten, die zusätzliche Aspekte kennenlernen möchten, sowie Vorlagen und Checklisten für noch erfolgreichere Projekte nutzen wollen.

Folgendes bietet Ihnen dieses Buch:

Praxisbezug

Dieses Buch verbindet mehrjährige Praxiserfahrung in Projekten mit den einschlägigen Theorien des Projektmanagements. Damit soll Ihnen die Umsetzung des theoretisch Gelernten in die Praxis erleichtert werden. Sie erhalten neben umfangreichen Erläuterungen zu den relevanten Themen des Projektmanagements praxisnahe Unterstützung in Form von Beispielen, Vorlagen und Checklisten.

Methodenbeispiele

Dieses Buch beschreibt Methoden, die Sie in den unterschiedlichen Phasen, abhängig von den Randbedingungen in Ihrem Projekt, anwenden können.

Ziele und Ergebnisse

Der Beginn eines Kapitels führt die konkreten Lernziele auf. Am Ende eines Kapitels werden entsprechende Erkenntnisse zusammengefasst.

Aufgaben und Lösungen

Durch Übungen kann das Verständnis der Inhalte eines Kapitels geprüft werden.

Vorlagen

Die in diesem Buch aufgeführten Vorlagen finden Sie als Zusatzmaterialien auf der Produktseite des Buches auf SpringerLink.

Wir danken in erster Linie unseren Familien, die mit ihrer Unterstützung erst dieses Buch ermöglichten. Besonders danken wir Prof. Dr. Christian Kücherer für seine sehr intensive Auseinandersetzung mit diesem Werk und seine exzellenten Hinweise und Erläuterungen. Herzlichen Dank für ihre Unterstützung, ihr Review und konstruktive Kritik an Nadia Alam (IT Rollout Managerin, Strategisches Projekt- und Terminmanagement R&D, Mercedes-Benz AG), Diana Alam (Leiterin Büro Hauptgeschäftsführung, IHK Reutlingen), Marina Alam (Produktionsingenieurin, Masterstudium, Friedrich-Alexander-University of Erlangen), Pia von Berlepsch (Manager Product Development, Miles & More GmbH), Arno Bohnet, Martin Börger (im Hessischen Innenministerium mit Aufgaben zu Cyber- und IT-Sicherheit und Verwaltungsdigitalisierung betraut), Martin Carr, Murat Ercan (Senior Project Manager, Architecture & Construction Management, Hugo Boss AG), Klaus Franz (Bereichsleiter Qualitätssicherung, G. Muth Partners GmbH, Wiesbaden), Doris Helzle, Frank Jörder (Geschäftsführer GJC – Gnädinger und Jörder Consulting GmbH), Prof. Dr.-Ing. Guido Kramann (Technische Hochschule Brandenburg), Nicole Merkel-Hilf, Dagmar Michels, Ebba Rauch, Dr. Sophie L. Otterbach (University of Hohenheim, Deutschland) und Sabine Willmann.

Daud Alam

Uwe F. Gühl

Stuttgart, Sindelfingen

August 2020

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung 1

1.​1 Definitionen 1

1.​2 Erfolgreiche Projekte 3

1.​3 Vorgehensmodelle​ im Projektmanagemen​t 5

1.​4 Strukturierung des Buchs 7

1.​5 Zusammenfassung 8

Aufgaben 8

Literatur 8

2 Querschnittsthem​en 11

2.​1 Anforderungen 11

2.​1.​1 Ziel des Requirements Engineering 11

2.​1.​2 Projekte und Anforderungen 12

2.​1.​3 Erfassen von Anforderungen 13

2.​1.​4 Managen von Anforderungen 16

2.​2 Änderungsmanagem​ent 17

2.​2.​1 Ziele des Änderungsmanagem​ents 19

2.​2.​2 Ursachen für Änderungen 19

2.​2.​3 Umfang des Änderungsmanagem​ents 20

2.​2.​4 Änderungsmanagem​ent und Agilität 22

2.​3 Projektkultur 22

2.​3.​1 Ziele der Projektkultur 23

2.​3.​2 Wirkung des Projekts nach außen 23

2.​3.​3 Wirkung des Projekts nach innen 25

2.​3.​4 Entscheidungskul​tur 26

2.​3.​5 Lernen im Projekt 29

2.​3.​6 Internationale Projekte 29

2.​3.​7 Projekte im Zeichen der Corona-Krise 30

2.​3.​8 Scheitern 32

2.​3.​9 Checkliste 32

2.​4 Kommunikation 32

2.​4.​1 Ziele der Kommunikation 34

2.​4.​2 Aspekte der Kommunikation 34

2.​4.​3 Gute Kommunikation 35

2.​4.​4 Kommunikation als Aufgabe für die Projektleitung 36

2.​4.​5 Kommunikationspl​an 39

2.​4.​6 Projektsitzungen​ 41

2.​4.​7 Kommunikationsmi​ttel 45

2.​5 Dokumentation 45

2.​5.​1 Ziele der Dokumentation 45

2.​5.​2 Gründe für Dokumentation 47

2.​5.​3 Anforderungen an die Dokumentation 48

2.​5.​4 Umfang der Dokumentation 48

2.​5.​5 Projektsteckbrie​f 49

2.​5.​6 Projekthandbuch 49

2.​6 Qualität 52

2.​6.​1 Ziele bezüglich der Qualität 52

2.​6.​2 Vorgehen im Qualitätsmanagem​ent 53

2.​6.​3 Checkliste 55

2.​7 Risikomanagement​ 58

2.​7.​1 Ziele des Risikomanagement​s 58

2.​7.​2 Vorgehen im Risikomanagement​ 59

2.​8 Methoden 61

2.​8.​1 Brainstorming 61

2.​8.​2 Kopfstandmethode​ 63

2.​8.​3 Mind-Mapping 64

2.​8.​4 Methode 635 65

2.​8.​5 Blitzlicht 67

2.​9 Zusammenfassung 68

Aufgaben 69

Literatur 70

3 Projektphasen in klassischen Projekten 73

3.​1 Strategiephase 74

3.​1.​1 Ziel und Ergebnisse 76

3.​1.​2 Situationsanalys​e 76

3.​1.​3 Umfeldanalyse 77

3.​1.​4 Projektziele 83

3.​1.​5 Lösungsansätze 86

3.​1.​6 Projektauftrag 87

3.​1.​7 Lastenheft 88

3.​1.​8 Pflichtenheft 92

3.​1.​9 Checkliste 93

3.​2 Planungsphase 93

3.​2.​1 Ziel und Ergebnisse 95

3.​2.​2 Projektplan 95

3.​2.​3 Projektstrukturp​lan 99

3.​2.​4 Terminplan 109

3.​2.​5 Ressourcen- und Kostenplan 117

3.​2.​6 Projektorganisat​ion 119

3.​2.​7 Planoptimierung 126

3.​2.​8 Planabstimmung 128

3.​2.​9 Projekt-Kickoff 129

3.​2.​10 Checkliste 130

3.​3 Realisierungspha​se 132

3.​3.​1 Ziel und Ergebnisse 132

3.​3.​2 Zusammenfassung der Aufgaben 132

3.​3.​3 Meilensteine 133

3.​3.​4 Projektcontrolli​ng 135

3.​3.​5 Projektkontrolle​ 136

3.​3.​6 Projektsteuerung​ 139

3.​3.​7 Trendanalyse 141

3.​3.​8 Checkliste 144

3.​4 Abschlussphase 144

3.​4.​1 Ziel und Ergebnisse 144

3.​4.​2 Abnahme 146

3.​4.​3 Abschlussdokumen​tation und Erfahrungssicher​ung 147

3.​4.​4 Auflösung 148

3.​4.​5 Ausblick 149

3.​4.​6 Checkliste 149

3.​5 Zusammenfassung 149

Aufgaben 151

Literatur 153

4 Agilität in Projekten 155

4.​1 Extreme Programming (XP) 162

4.​2 Scrum 164

4.​2.​1 Rollen 165

4.​2.​2 Anforderungen 168

4.​2.​3 Sprint Planning 173

4.​2.​4 Sprint 178

4.​2.​5 Sprint Review 184

4.​2.​6 Sprint Retrospektive 184

4.​3 Einsatz agiler Methoden 186

4.​3.​1 Einsatz in klassischen Projekten 186

4.​3.​2 Einführung agiler Prozesse 189

4.​4 Hybride Vorgehensmodelle​ 189

4.​5 Grenzen der Agilität 190

4.​6 Zusammenfassung 191

Aufgaben 192

Literatur 193

5 Ausblick 195

5.​1 Zertifizierungen​ 195

5.​2 Projektmanagemen​t in der Zukunft 196

5.​3 …und was wir Ihnen noch mitgeben wollen 196

5.​4 Zusammenfassung 197

Literatur 197

6 Vorlagen 199

Lösungen 193

Glossar 207

Stichwortverzeic​hnis 213

Abbildungsverzeichnis

Abb.​ 1.​1 Standish Group – Chaos Report 2013 3

Abb.​ 1.​2 Standish Group – Übersicht mit aktualisierter Definition von ,,successful" 4

Abb.​ 2.​1 Quellen für Anforderungen 14

Abb.​ 2.​2 Kano-Modell 15

Abb.​ 2.​3 Mögliche Gründe für Änderungen 18

Abb.​ 2.​4 Beispiel für einen Änderungsmanagem​entprozess 21

Abb.​ 2.​5 Beispiel für eine Liste von Entscheidungen 28

Abb.​ 2.​6 Checkliste Projektkultur 33

Abb.​ 2.​7 Schematische Darstellung des Tandem-Prinzips 37

Abb.​ 2.​8 Vorlage Kommunikationspl​an mit Hinweisen 40

Abb.​ 2.​9 Beispiel für eine Aufgabenliste 43

Abb.​ 2.​10 Vorlage Protokoll mit Hinweisen 44

Abb.​ 2.​11 Beispiel für eine Projektdokument-Übersicht 50

Abb.​ 2.​12 Vorlage Projektsteckbrie​f mit Hinweisen 51

Abb.​ 2.​13 Testaktivitäten in einem Testprozess 56

Abb.​ 2.​14 Checkliste Qualität 57

Abb.​ 2.​15 Beispiel einer Liste für Risikomanagement​ 60

Abb.​ 2.​16 Beispiel für eine Mind-Map 64

Abb.​ 2.​17 Beispiel für ein Arbeitsblatt für die Methode 635 66

Abb.​ 2.​18 Beispiel für ein Blitzlicht mit der Ein-Punkt-Abfrage 67

Abb.​ 3.​1 Projektphasen 75

Abb.​ 3.​2 Checkliste Situationsanalys​e 78

Abb.​ 3.​3 Fragen zur Identifikation von Stakeholdern 79

Abb.​ 3.​4 Beispiel für eine Umfeldanalyse 81

Abb.​ 3.​5 Checkliste Umfeldanalyse 82

Abb.​ 3.​6 SMART-Methode 85

Abb.​ 3.​7 Umfang des Projektauftrags und beteiligte Rollen 89

Abb.​ 3.​8 Lastenheft als Grundlage für Pflichtenhefte 92

Abb.​ 3.​9 Checkliste Strategiephase 94

Abb.​ 3.​10 Magisches Dreieck im Projektmanagemen​t 97

Abb.​ 3.​11 Elemente des Projektstrukturp​lans (PSP) 100

Abb.​ 3.​12 Beispiel für einen funktionsorienti​erten PSP 103

Abb.​ 3.​13 Beispiel für einen objektorientiert​en PSP 104

Abb.​ 3.​14 Beispiel für einen ablauforientiert​en PSP 105

Abb.​ 3.​15 Beispiel für einen gemischtorientie​rten PSP 107

Abb.​ 3.​16 Top Down und Bottom Up 108

Abb.​ 3.​17 Checkliste Projektstrukturp​lan 110

Abb.​ 3.​18 Beispiel für den kritischen Pfad 112

Abb.​ 3.​19 Beispiel für einen Meilensteinplan 114

Abb.​ 3.​20 Terminplan – Balkendiagramm 115

Abb.​ 3.​21 Checkliste Terminplan 116

Abb.​ 3.​22 Checkliste Ressourcen- und Kostenplan 120

Abb.​ 3.​23 Beispiel für eine RACI Matrix 124

Abb.​ 3.​24 Organigramm mit Entscheidungs- und Berichtswegen 126

Abb.​ 3.​25 Checkliste Projektorganisat​ion 127

Abb.​ 3.​26 Checkliste Planungsphase 131

Abb.​ 3.​27 Realisierungspha​se mit Meilensteinen 134

Abb.​ 3.​28 Ampellogik 138

Abb.​ 3.​29 Beispiel für eine