Controlling von Projekten: Mit konkreten Beispielen aus der Unternehmenspraxis – Alle controllingrelevanten Aspekte der Projektplanung, Projektsteuerung und Projektkontrolle

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R. FiedlerControlling von Projektenhttps://doi.org/10.1007/978-3-658-28032-1_1

1. Überblick über das Projektcontrolling

Rudolf Fiedler¹ 

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Hochschule für angewandte Wissenschaften, Würzburg, Deutschland

„Die Aufgabe des Projektcontrollers ist es nicht, alle Lösungen für die Projekte des vergangenen Jahres zu kennen."

Vorschau

Sie erwerben in diesem Kapitel ein Grundverständnis für Projektcontrolling. Zunächst wird erläutert, wann man von einem Projekt sprechen kann und welche Aufgaben und Ziele das Projektmanagement hat. Die wesentlichen Faktoren für den Projekterfolg werden ebenfalls angesprochen. Ausgehend vom Begriff des allgemeinen Unternehmenscontrollings werden anschließend die Aufgaben des Projektcontrollings beleuchtet. Insbesondere die Zusammenhänge zwischen Projektmanagement, Controlling und Projektcontrolling werden geklärt. Dabei werden auch die Schnittstellen des Projektcontrollings zum Projektmanagement und zum Controlling deutlich. Außerdem beschäftigen Sie sich mit der Frage, wer für das Projektcontrolling zuständig sein kann, wie es in die Aufbauorganisation eingeordnet wird, welche Anforderungen man an einen Projektcontroller stellen sollte und was bei der Einführung eines Projektcontrollings zu beachten ist.

1.1 Projekt und Projektmanagement

Unternehmen sehen sich branchenübergreifend neuen Aufgabenstellungen gegenüber. Ursachen sind die Internationalisierung, die häufigen Produktwechsel und der Zwang zu permanenter Veränderung. Der Anteil der Routineaufgaben nimmt durch diese Einflüsse ab, während zunehmend komplexe und neuartige Aufgaben anstehen, die in Form von Projekten abgewickelt werden müssen. Vermehrt werden heute Arbeiten aus der Linie in Projekte verlagert. Das belegt auch eine Studie der Unternehmensberatung Hays und der Fachhochschule Ludwigshafen. Der Anteil der Projektwirtschaft an den gesamten Arbeitsabläufen lag bei den 278 befragten Unternehmen im Durchschnitt bereits bei 37 Prozent (Rump 2009). Das Top-Management misst folgerichtig dem Projektmanagement eine hohe bis sehr hohe Bedeutung zu (Gleich 2012).

Eine Definition des Begriffs Projekt ist in der DIN 69901 niedergelegt. Dort heißt es:

Ein Projekt ist „ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist".

Damit kommt zum Ausdruck, dass ein Projekt keine Routineaufgabe ist. Zudem sollten weitere Merkmale erfüllt sein:

Zeitliche Begrenzung

Im Unterschied zu Daueraufgaben besitzen Projekte einen genau festgelegten Anfang und ein definiertes Ende. Sie sind meist zeitkritisch. Insbesondere bei Entwicklungsprojekten hängt der Unternehmenserfolg davon ab, dass ein neues Produkt schnell auf den Markt kommt.

Finanzielle und personelle Restriktionen

Das Kostenbudget und die Anzahl der im Projekt mitarbeitenden Personen sind beschränkt. Auch Räume, Hard- und Softwareausstattung und andere Ressourcen stehen nur in einem begrenzten Umfang zur Verfügung. Man muss deshalb genau überlegen, welche Mitarbeiter und Ressourcen in welcher Menge benötigt werden, um die Projektziele zu erreichen. Auch die voraussichtlich anfallenden Kosten sind zu bestimmen.

Festgelegtes Ziel

Ohne Ziel kein Projekt! Probleme entstehen zwangsläufig, wenn am Anfang eines Projektes keine messbaren Ziele definiert werden. Man ist also gut beraten, die Projektziele zusammen mit dem Management genau festzulegen und schriftlich zu fixieren. Aus den Zielen leiten sich die Projektaufgaben ab.

Bereichsübergreifende Teamarbeit

Projekte zeichnen sich darin aus, dass mehrere Stellen aus meist unterschiedlichen Fachbereichen beteiligt sind. Die Arbeit eines Teams aus verschiedenen Spezialisten führt zu sehr wirksamen und bei allen Beteiligten akzeptierten Lösungen. Für wichtige Projekte richtet man auch eine zeitlich begrenzte eigene Aufbauorganisation neben der normalen Hierarchie ein.

Großer Umfang

Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten verursachen einen hohen Aufwand, den man nur bei umfangreichen Vorhaben investieren sollte.

Hohe Unsicherheit und großes Risiko

Typisch für viele Projekte ist, dass man anfangs nicht weiß, ob die angestrebten Ziele überhaupt erreicht werden können. Häufig wird der Zeitrahmen nicht eingehalten, die Kosten werden weit überschritten, oder man ist nicht in der Lage, die erhoffte Leistung zu erbringen.

In der Praxis werden die aufgeführten Kriterien oft nicht geprüft, um Projekte zu identifizieren. Jede größere Aufgabe wird als Projekt bezeichnet. Manchmal hilft man sich auch mit sehr einfachen Vereinbarungen:

Jedes Vorhaben über 50.000€ ist ein Projekt.

Wenn mindestens zwei Bereiche beteiligt sind, handelt es sich um ein Projekt.

Es ist Aufgabe des Projektcontrollings, eindeutige und sinnvoll differenzierte Prüfkriterien für ein Projekt zu erarbeiten.

Beispiele typischer Projekte sind in Abb. 1.1 aufgeführt. Dort werden die unterschiedlichen Projekte nach Projektarten (Organisations-, Investitions- und Entwicklungsprojekte) unterteilt. Abb. 1.1 weist auch die Projektgröße und Projektkomplexität aus. Eine solche Differenzierung ist allen Unternehmen mit unterschiedlichen Projekten zu empfehlen.

Abb. 1.1

Beispiele für Projekte

Praxisbeispiel

Abb. 1.2 zeigt Kriterien, die für Projekte einer Versicherung erfüllt sein müssen. Danach wird in A-, B- und C-Projekte unterteilt. Auftraggeber von A- und B-Projekten ist immer der Vorstand. Der Projektleiter muss für A-Projekte zu 100 Prozent, für B-Projekte zu mehr als 50 Prozent freigestellt werden. Ist ein Kriterium für ein C-Projekt nicht vorhanden, spricht man von einer Maßnahme. Für Maßnahmen gelten die Vorgaben des Projektmanagements nicht.

Abb. 1.2

Projektkriterien einer Versicherung

Neben der Einteilung in A-, B- und C-Projekte empfiehlt es sich, Muss- und Kann-Projekte zu unterscheiden. Muss-Projekte, wie die Anpassung einer Software an neue gesetzliche Vorgaben, sollten nicht mehr als 30 Prozent aller Projekte ausmachen.

Eine gut durchdachte Projektkategorisierung ermöglicht die Sammlung und Auswertung von Informationen und Erfahrungswerten, die für Projekte einer Kategorie gelten. Das erleichtert die Planung und liefert durch den Vergleich der Projekte einer Kategorie auch aussagefähige Informationen für die Kontrolle (Benchmarking).

Zudem können an eine bestimmte Projektkategorie Maßnahmen geknüpft werden. Im folgenden Beispiel wird der Projektcontroller erst ab einer Auftragsgröße von 100.000 € einem Projekt zugeordnet.

Praxisbeispiel

Die Outokumpu Technology GmbH liefert ihren Kunden in der Prozessindustrie individuelle Lösungen aus dem Bereich des Großanlagenbaus. Die Kundenprojekte haben Auftragswerte bis über 100 Mio. €, die Abwicklungszeiten können sich über mehrere Jahre erstrecken. Ob das Projektcontrolling ein Projekt begleitet, hängt in erster Linie vom Auftragswert ab. Einfluss auf die Beteiligung des Projektcontrollings nimmt zudem die Komplexität. Ein Projekt ist z. B. dann komplex, wenn Partner an der Abwicklung beteiligt sind. Projekten von 100.000 € bis unter 1.000.000 € wird ein Projektcontroller zugeordnet, und sie unterliegen der monatlichen Berichterstattung. Kleine Aufträge unter 100.000 € werden aufgrund ihrer kurzen Abwicklungszeit nur zum Auftragsstart geplant und bei Abrechnung buchhalterisch realisiert. In diesem Fall findet im Projektcontrolling keine aktive Überwachung statt. Für Kundenprojekte ab einem Auftragswert von 1.000.000 € erfolgt ein besonders intensives Projektcontrolling. In dieser Kategorie zählt der Projektcontroller zum Projektkernteam.

Was versteht man unter Projektmanagement?

Bei der Durchführung von Projekten tauchen Fragen auf wie

Welche und wie viele Mitarbeiter werden benötigt?

Stehen zu jeder Zeit genügend Mitarbeiter zur Verfügung?

Welche Kosten fallen an?

Welche Auswirkungen haben Terminverzögerungen bei einzelnen Aufgaben auf das gesamte Projekt?

Um diese Fragen kurzfristig beantworten zu können, müssen die Verantwortlichen zu jeder Zeit einen Überblick über das Projekt haben. Die Grundlage dafür bildet das Projektmanagement. Die DIN 69901 beschreibt Projektmanagement wie folgt:

„Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten."

Projektmanagement umfasst also das

WAS eines Projektes (Aufgaben):

Projektplanung,

Projektkontrolle und -steuerung,

Personalführung im Projekt;

WER eines Projektes (Organisation), z. B.:

Wahl eines geeigneten Organisationsmodells,

Festlegung des Projektteams,

organisatorische Einbindung der Projektgruppe in die Unternehmenshierarchie,

Einrichtung der Entscheidungsinstanzen (Lenkungsausschuss);

WIE eines Projektes (Instrumente, Techniken, Methoden), z. B.:

Festlegung der Techniken für die Terminplanung,

Methoden für die Termin- und Kostenkontrolle,

IT-Tools zur Planung und für das Berichtswesen.

Projektmanagement beinhaltet nicht die Aktivitäten, die das zu lösende Problem selbst betreffen, insbesondere nicht die fachlichen Beiträge zur Problemlösung, sondern das Management des Problemlösungsprozesses.

Welche grundlegenden Ziele verfolgt man mit Projektmanagement?

Projektmanagement dreht sich immer um die Ziele des „magischen Dreiecks" (vgl. Abb. 1.3).

Abb. 1.3

Das „magische Dreieck" des Projektmanagements

Sachziele geben die gewünschte Leistung und Qualität an.

Terminziele beschreiben das gewünschte Projektende und bestimmte Zwischentermine.

Kostenziele legen Obergrenzen für die Projektausgaben fest. Bei Projekten für einen externen Auftraggeber muss die Betrachtungsweise auf den wirtschaftlichen Erfolg ausgeweitet werden.

Die drei Ziele beeinflussen sich gegenseitig. Muss man z. B. den Fertigstellungstermin verkürzen, ist es erforderlich, mehr Personal einzusetzen oder Überstunden anzuordnen. In beiden Fällen steigen die Kosten. Alternativ kann auch die Leistung reduziert werden.

In kaum einem Projekt wird man alle Teilziele im selben Maße erreichen können. Deswegen ist es notwendig, vor Projektbeginn Zielpräferenzen festzulegen. Dies erleichtert die Steuerung des Projektes.

Warum ist Projektmanagement so wichtig?

Systematisches Vorgehen im Rahmen eines auf das Unternehmen abgestimmten Projektmanagements ist eine wichtige Voraussetzung, um Projekte erfolgreich abzuwickeln. In der betrieblichen Praxis treten oft deswegen Probleme auf, weil Projektmanagement nicht konsequent angewendet wird. Das verdeutlichen diverse Studien (vgl. Abb. 1.4; Engel et al. 2008) und die Projektpraxis:

Abb. 1.4

Ursachen für das Scheitern von Projekten

Bauprojekte werden zunehmend komplexer; deswegen erreicht man die gesetzten Ziele häufig nicht. Das zeigt sich vor allem in Großprojekten. Die Eröffnung des Hauptstadtflughafens Berlin Brandenburg verzögerte sich mehrmals. 2015 wurden die Gesamtkosten auf über 5,3 Milliarden € geschätzt, das waren 3,6 Milliarden € über dem Budget von 2007. Zudem lag das Projekt erheblich hinter dem Zeitplan. Der Generalsekretär der FDP beklagte, „… dass scheinbar sämtliche Frühwarnsysteme des Projektmanagements versagt haben" (Metzner et al. 2012).

Vor allem Forschungs- und Entwicklungsprojekte sind mit einem erheblichen Risiko behaftet. Von 100 dieser Projekte sind 57 technisch, aber nur zwölf wirtschaftlich erfolgreich (Eglau 2000). Die Trefferquote geht dabei von Branche zu Branche weit auseinander. Für Forschungs- und Entwicklungsprojekte in der Pharmaindustrie ist sie sehr gering. Manche Pharmaunternehmen rechnen nur mit drei Prozent erfolgreicher Projekte bei der Entwicklung neuer Wirkstoffe für Medikamente.

IT-Projekte überziehen oft das Budget und sind fehlerträchtig. Eine Studie der Universität Oxford und McKinsey zeigt, dass 1/6 aller IT-Projekte das geplante Budget um mehr als 200 Prozent und den geplanten Termin um 70 Prozent überschreitet (Flyvbjerg 2011). Ein erheblicher Teil der in Softwareprojekten erstellten Programme kann zudem erst nach erheblichen Modifikationen oder überhaupt nicht genutzt werden. So hatte das Projekt „Fiskus", in dem eine einheitliche Verwaltungssoftware für 700 Finanzämter erstellt werden sollte, nach zwölf Jahren Entwicklungszeit nur zwei kleine Programmteile als Testversion, 1,6 Millionen Zeilen weitgehend nutzlosen Programmcode und 50.000 Seiten Dokumentation vorzuweisen (Die Zeit 2004).

Welche Erfolgsfaktoren muss Projektmanagement berücksichtigen?

Die fünf wichtigsten Faktoren des Projekterfolgs sind laut einer Befragung von über 887 Projektleitern und Projektmitarbeitern (APM 2015):

1.

Gründliche Planung und laufende Kontrolle des Projekts

2.

Klare Projektziele, die von allen Stakeholdern akzeptiert werden

3.

Regelmäßiger Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten und eindeutige Reportingvorgaben

4.

Führungsstarke Projektleiter, die in der Lage sind, ein kompetentes Projektteam zu bilden

5.

Motivierte Projektbeteiligte, welche die Projektziele unbedingt erreichen wollen.

Die Studie betont die Wichtigkeit der „weichen Erfolgsfaktoren, wie Führung, Zusammensetzung des Projektteams und Motivation. Die sogenannte „Eisberg-Theorie hebt deren Bedeutung noch stärker hervor. Sie besagt, dass entsprechend dem unsichtbaren Teil eines Eisbergs 7/8 des Projekterfolgs von den Beziehungen zwischen den Projektbeteiligten abhängen und nur 1/8 von der Sachebene, z. B. den eingesetzten Instrumenten. Auch wenn diese Theorie auf den ersten Blick extrem erscheint, zeigt sie doch den Stellenwert des „menschlichen Faktors".

1.2 Controlling

Controlling unterstützt die Unternehmensführung bei der Planung und Kontrolle und sichert die Versorgung des Managements mit entscheidungsrelevanten Informationen (Fiedler und Gräf 2012). Dazu gehört die Gestaltung der genannten Aufgabenbereiche, also die Schaffung von Strukturen und Prozessen (sogenannte systembildende Funktion des Controllings). Man muss z. B. regeln, welche Pläne zu erstellen sind und wie deren Einhaltung kontrolliert werden kann. Es müssen auch die Verantwortlichkeiten, also z. B. die für den einzelnen Plan zuständige Organisationseinheiten, festgelegt werden. Außerdem sind die anzuwendenden Instrumente zu bestimmen. Controlling hat zudem die Aufgabe, zwischen Planung, Kontrolle und Informationsversorgung zu koordinieren (sogenannte systemkoppelnde Funktion des Controllings) (Hórvath 2011 und Küpper 2013). Die Daten der Planung sind daher so aufzubereiten, dass eine Kontrolle möglich wird. Auch innerhalb der Planung und Kontrolle sind Abstimmungen erforderlich. Es muss z. B. der Absatzplan mit dem Produktionsplan und dieser wiederum mit dem Investitionsplan koordiniert werden. Eine weitere, sehr wesentliche Abstimmung hat zwischen der strategischen Sichtweise, also der langfristigen Zielsetzung, und der operativen Perspektive zu erfolgen.

1.3 Projektcontrolling

Die DIN 69901 beschreibt das Projektcontrolling als Regelkreis:

„Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung."

Die Übersicht in Abb. 1.5 enthält zudem konkrete Aussagen verschiedener Autoren zu den Aufgaben des Projektcontrollings.

Abb. 1.5

Aufgaben des Projektcontrollings in der Literatur

Praxisbeispiel

Die Daimler AG beschreibt die Aufgaben für die Stelle des Projektcontrollers wie folgt (gekürzter Auszug):

„Beim Projektcontroller liegt der Fokus auf einem (oder mehreren) Projekt(en). Er unterstützt den Projektleiter sowohl im Finanzcontrolling des Projekts als auch in der Früherkennung von Chancen, Gefahren und Risiken für das Projekt, wofür er Analysen bereitstellt und Verbesserungsmöglichkeiten vorschlägt.

Verantwortung, Aufgaben und Kompetenzen des Projektcontrollers:

unterstützt das Erreichen der Projektziele,

erstellt die Kostenplanung und führt das Leistungs-, Termin- und Kosten-Controlling durch,

erhebt Ist-Daten der Projekte, wertet aus und prognostiziert,

schafft Transparenz im Projekt und im projektrelevanten Umfeld,

unterstützt das Risikomanagement für das Projekt,

führt ein an der Projektlaufzeit orientiertes Berichtswesen ein und liefert Input,

sorgt für den kurzfristigen Aufbau und Abbau eines Controllingsystems und für die Weitergabe der Lessons Learned."

Die Aussagen aus der DIN 69901, der Literatur und dem Unternehmensbeispiel verdeutlichen, dass sich ein Projektcontrolling nicht auf die Planung und Kontrolle der Kosten beschränkt. Der umfassende Servicecharakter des Projektcontrollings ist gut erkennbar. Abb. 1.6 zeigt zusammenfassend die Aufgaben eines Projektcontrollings.

Abb. 1.6

Übersicht über die Aufgaben des Projektcontrollings

Projektcontrolling kümmert sich zum einen um die grundlegende Gestaltung der Strukturen und Prozesse, die für eine effiziente Projektabwicklung erforderlich sind. Dafür sind die Planungs- und Kontrollaufgaben, die im Projekt allgemein und durch das Projektcontrolling im Besonderen wahrgenommen werden, festzulegen. Außerdem sollten verantwortliche Stellen eindeutig bestimmt werden, die für diese Aufgaben zuständig sind. Zudem muss man klären, mit welchen Instrumenten Projekte abgewickelt werden und welche Informationen bereitzustellen sind.

Auf der Basis der festgelegten Strukturen kann sich das Projektcontrolling in vielfältiger Weise um die laufende Unterstützung der Projektmanagementaufgaben (=Koordination) kümmern. Es begleitet die Projektabwicklung