言いたいことは、「タスクはさっさと片付けて次のタスクに取り掛かろう」ということ。そのため心がけてることを書いていく。
積まれ続けるタスク
タスクを次々とこなす。そう言うと「どんどんタスクが積まれて死んじゃう」と声が聞こえる気がする。
けど、お金を稼ぐには何かしら仕事をし続けなければならない。なので「タスクを積まないで」とは言えない。ならばさっさと片付けて次の仕事をした方がお金をもらえていいだろう。「サラリーマンなら仕事をどれだけこなしても一緒」と思っているなら、それはマインドか評価してくれない職場に問題がある。
フリーランスであったり、副業をしているとやればやるだけ売上につながる。サラリーマンであっても評価されるにはたくせん成果を出す必要がある。たくさん成果を出すには、たくさんタスクをこなす。当たり前のことだ。
ここではタスクをたくさんこなしたいことを前提する*1。そのうえで、タスクを消化しきれない原因について考える。
完了の定義
積まれたタスクを消化しきれないときに見直してみてほしいのが、完了の定義だ。
つまり"完了"しないままタスクを次から次に引き受けていくから終わらないのだ。
完了しない = 完了の定義が明らかになっていないことはないだろうか。なお、自覚はないがタスクが大きすぎる場合もある。この場合もあとで考える。が、まず完了の定義が曖昧なせいでいつまで経っても終わらない場合を考える。
なぜ、いつまでに、だれが、なにを、どうすればいい をはっきりさせる
完了の定義は4W1Hで決まると思っている。それは なぜ、いつまでに、だれが、なにを、どうすればいい だ。これをタスクの依頼者と明確に決めなくてはならない。逆に決まるまではタスクを開始してはいけない。これが決まる前にタスクを開始すると、確実に手戻りが発生する。最悪の場合、「まだ終わらないの？」と怒られることになる。
なぜ？を理解できていないから、依頼主の意に沿わないものを出してしまう。結果、やり直しになり終わらない。
いつまでにが決まっていないから、永遠に出したものを突き返される。結果、いつまでも成果物をブラッシュアップする羽目になり終わらない。あるいは今やる必要がないタスクをやっている。そのせいで他にやらなければならないタスクが終わらない。
本来自分が引き受けるべきでないタスクを引き受ける。結果、自分が本来やるべきタスクが終わらない。
なにをやるべきかがはっきりしていない。結果、手がつけられずに終わらない。
どうすればいいがはっきりしていない。結果、タスクを暗中模索に進めることになり、終わらない。
なのでまずはこの4W1Hをはっきりさせて、依頼者と完了の定義を明確にする。何をすれば終わり。いつになったら終わり。自分がやる必要がある。何をやるかが決まっている。どうやるかが見えている。この状態になってようやく"タスク"の体をなす。
しかし、この時点でタスクに手をつけてもいけない。"タスク"の体をなしたところで、適切な粒度に分解する必要がある。
タスクは小さければ小さいほどいい
どうやるかが見えた場合でも、その方法が100%正しいとは限らない。完了の定義が決まったことによってゴールは決まった。ただし、そこへ向かう方法がはっきりしないことはよくあることだ。
その場合はまず"Howをいくつか試す"タスクに分ける必要がある。ゴールは一つ。だがそのためのHowはいくつあってもよい。1つ目のHowによって完了の定義を満たせればそれはラッキーだ。しかし、最悪計算量はいくつかのHow全てを試すことであるべきだ。なのでタスクはこのHowの数に分けるべきである。合理的なHowを提示できれば、基本的に相手は納得してくれる。一発で100点を取ることが難しいのを人は理解しているからだ。
そのうえで"いつまでに"を調整する。これでさっさとタスクを片付ける準備が整った。タスクに手をつけていこう。
詰まったら、とにかく出せ
最初に決めた"いつまでに"の通りに終われればいいが、そんなにうまくいくとは限らないだろう。順調なときはよい。放っておいても終わるからだ。
問題は順調にいってない時だ。
そんなときは40%の進捗でもよいのでとにかく出すことだ。そして詰まっていることをタスクの依頼者へ伝える。周囲の人間に詰まっていることを相談しよう。最初に完了の定義を明確にしておくべき理由はここにある。遅れていることは依頼者にとっても困ることだからだ。大事なのは、目的を達成することだ。その過程で障害に直面しているのなら、結局困るのは依頼者である。
ただし、詰まっている原因を明確にしないで持っていったり、ぎりぎりになってから持っていくと100％怒られる。
なので、詰まったら進捗を妨げている要因を明確にする。そしてそれを早めに出す。詰まっている要因がわからなくても、詰まっていることを表明するだけでも気にかけてくれる人はいるはずだ。
早めに出せば、タスクの粒度を再分割することができる。詰まっている部分だけを別のタスクとして切り出せばよいのだ。そのうえで全体の"いつまでに"を調整すればよい。終わらないものは終わらないからだ*2。
詰まった要因をなぜあらかじめ気づけなかったのか？は全て終わってから考えれば良い。ただし、それは必ず考えなければならない。同じ失敗をしてもいいのは一度だけだ*3。
タスクを素早く片付けるために意識していることを雑に書いてみた。これが絶対正しいとも思わない。自分の場合はこうという話だ。誰かの参考になれば嬉しいし、タスクを素早く片付けるために心がけていることがあれば教えて欲しい。
