人事・技術・経営推進本部 インフラストラクチャーDivアカウンティングサポートUnitの熊澤です。
今年1月から組織名がやや長くなりました。英語表記だとHuman Resources, Technology, Businessです。そこから取って略称はHTB本部です。よろしくお願いします。
今回は熊澤が昨年から担当している業務についてご紹介します。
インフラ部門が抱えるITコスト
インフラストラクチャーDivは全社・全グループを横断してインフラ環境に貢献する組織です。
組織としてはコーポレートIT、社内インフラ（情シス）、商用インフラ（オンプレミス基盤運用・クラウドサービス推進）を担っています。
もともとSREなども担っていましたが別組織となりました。
各部門では様々なミッションを達成するためたくさんのツールやSaaS等のサービスを契約しています。
それらは莫大なコストがかかります。IT企業だからね。
そしてたくさんの請求書が…形式も締め日も様々な請求書が組織に降りかかってくるのです。
それらの請求書を適切に処理する作業が必要になります。
請求書と実績が一致しているのか、適切な部門にコストが振り分けられているのか。経理部門や経理システムに提出する資料が揃っているか。とかとか。
それを各部署で？とんでもない。
各チームが業務に専念できるように、管理部門と連携してITコストを取りまとめるのが私のミッションです。
現在は3名のチームでITコスト管理の業務にあたっています。
チームでやっている ITコストの管理について
私が所属しているチームが担当している業務は下記の内容です。
ITコストのチェック
- 請求書の回収、契約購入したものが納品されているか
- 請求書と契約内容・ツールの利用状況が一致しているか
稟議金額よりも請求金額が上回っているとかね。
もう使われていないツールの解約忘れていたりね。
請求書内容の記載ミスとかもありますからね。
ITコストの仕分け
- ツールの利用状況やライセンスの利用部門に対して、適切にコストが割り振られているか
- ツールの利用者の中に不要なユーザがいないかのチェック
各ツールの利用者のアカウントを引っ張ってきて、適切に割り振っています。
経理システムへの登録
- 所定のフォーマットに従って請求情報を経理システムに登録
- 経理システムに登録の際に必要な添付資料の収集や作成
ITコストを適切に処理するために
直近で私が取り組んだ業務改善をいくつかご紹介いたします。
請求書の回収
請求書回収の取りこぼしが一番怖いですね。
過去にあった事例として
- 契約担当者にしか請求書が届いていない
- なぜか他部署に届く請求書
- 価格改定や値上げに気がつかない
- ライセンス数増で稟議金額を超過
- 解約のときだけ請求書受領のフローが違う（解約後は封書で届く等）
- 請求書が届かない（担当者の退職、先方の送付漏れなど）
というものがありました。
改善のため、より運用チームや契約状況を把握することを意識して取り組みました。
- 購入申請や稟議をもとに、毎週の請求対象のリストアップを実施
- 各種ツールや運用システムのメーリングリストなどから契約状況の情報収集
- 契約内容や連絡先・住所などの棚卸し
また、Slack通知やGoogle Apps Scriptを利用して取りこぼし防止の施策を実施しました。
- WEBシステムやメールで取得できる請求書は、発行されたらSlackへ通知
- メールに添付された請求書は、Google Apps Scriptを利用してGoogle Driveに自動保管
郵送で届く請求書は順次電子発行に切り替えを依頼しました。請求書の郵送がなくなれば、確認のための出社が減りますね！
資料作成の省力化
経理システムに登録する際に必要な添付資料を手作業で1件ずつ作成していました。
スプレッドシートである程度効率化されていましたが、最後の成形とPDF化の手間を減らすためGoogle Apps Scriptで作業の簡略化。生成が3クリックで済むようにしました！
- 経理システムに登録するデータの自動チェック
- 添付するPDF資料の自動出力
- WEBシステムやメールから取得する資料の自動取得
資料の作成が簡略化された分、各請求書の内容のチェックに注力できるようになりました。
各種作業のドキュメント化
請求作業に特化したプロフェッショナルなメンバー数人が実施していた作業は、新しく参加するメンバーにとって作業内容や状況把握がとても大変でした。 前提として様々なルールがあります。
- 請求書によって経理システムへの登録方法が異なる
- 支払い方法が多岐に渡る
- WEBシステムやメールで発行される請求書と、郵送される請求書がある
- 年1回だけの作業が多い
- データ成形手順の一般化
資料や手順を残すことで、改善や省力化の箇所の特定につながりました。
対応手順の整理によって、フロー化したものから次は自動化を実行していきました。
最後に
ITコスト管理には手間暇がかかっています。ここが省力化できれば各人がメインのタスクにより注力できるようになりますね。
アカウンティングサポートUnitが作業を実施・工夫したことで、請求業務における品質及び効率が格段に向上したという声を頂きました。
またITコスト見直しの材料として活用できたという事例もありました。
最後の砦である経理担当者がスムーズに業務に取り組めるように全力で期日前に！！！チーム一丸となってこれからも取り組んでいきます。
