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GESTION DE VIDEO-CLUBS Los vídeo-clubs son seguramente el comercio de moda, y de hecho un barrio no está completo hasta que aparezca uno de estos negocios. Por ese motivo y por lo difícil que resulta el manejo del fichero de clientes, imprescindible para el alquiler de películas, están apareciendo numerosos programas para ordenador que controlan y gestionan las diferentes secciones del vídeo-club. En esta ocasión nos ocupamos de uno de ellos: MASTERVIDEO. MASTERVIDEO, de MASTERSOFT, es un programa para control de las películas, con posibilidad de altas, distribuidoras y clientes. También tiene opción de control de ventas ajenas al alquiler de los videos, similar a una caja registradora. Este programa se encuentra disponible para los AMSTRAD CPC 6128, PCW-8256 y 8512. El aquí comentado es la versión para los PCW. LA PRIMERA VEZ Si es la primera vez que vamos a utilizar el programa, es preciso realizar algunas operaciones previas, que a continuación veremos. La primera de ellas es la de creación del fichero en el que se van a almacenar todos los datos de las películas. Para ello, debemos introducir el disco con el programa por su segunda cara. Posteriormente, se introduce el disco de los datos y se teclea el número de películas y el de clientes. Ambos conceptos están relacionados, de tal forma que si se indica un número alto de clientes, obtendremos un número más bajo de películas. En la guia, no se señala ningún tope máximo para las cantidades a especificar, quedando a criterio del usuario, supomendo que éste conseguirá un aprovechamiento de la capacidad del disco más acorde con sus propias circunstancias. Hemos de tener en cuenta, que en esta inicialización, se debe considerar doble el número de películas, ya que se tomará una misma clave per titulo, sin distinción del sistema de grabación: VHS y Beta, ya que el 2000 no se encuentra contemplado en la aplicación. El otro de los campos que se debe introducir son los datos completos del video-club que, aunque no se explica nada, servirá para los listados que se puedan sacar. También debemos escribir una clave que se nos pedirá cada vez que queramos acceder a los datos económicos, reservando ese acceso sólo a las personas que conozcan la clave Las instrucciones en esta primera parte dejan algo que desear, ya que no se explican claramente todos les procesos que se están desarrollando, ni para qué sirven Incluso hay algo de desorden al explicar primeramente cómo crear los ficheros y a continuación el método de cargar el programa. Sin embargo, la carencia que más se nota es qué pasará si se completan los ficheros de clientes o de películas: ¿pe demos crear más ficheros en los discos?, o pensando ya en esa eventualidad , ¿crearemos, la primera vez , los ficheros de discos y clientes en discos separados? Porque 1.000 clientes y 1.500 películas (1.500 de Beta y otras 1.500 de VHS) es mucho, pero en algún momento se pueden llenar los ficheros, sobre todo porque el programa no permite bajas ni de clientes ni de películas, el único método es modificar algún nombre antiguo. TRABAJANDO CON MASTERVIDEO Una vez que hemos introducido el programa en el ordenador se debe escribir, primeramente, la fecha y a continuación aparece el menú principal con 17 opciones. Este se encuentra dividido en dos apartados: uno llamado «ACTUALIZACION», con nueve opciones, y el otro, «LISTADO», con siete, la última de las cuales es el «FIN DE TRABAJO». Una vez que nos hallamos en el menú principal es necesario, si es la primera vez que trabajamos con el programa, elegir una serie de opciones para definir los géneros de películas, las distribuidoras. los tipos de alquiler y los campos de ventas varias. Mediante la opción 8 entraremos en «MODIFICACION GENEROS» y podremos escribir, o modificar si están ya escritos, los diferentes grupos de las películas que tengamos, por ejemplo: oeste, amor, policiaca... Es posible que no se vea muy útil, pero combinándolo con la opción de listado por películas, tendremos una lista, para repartir a los clientes, por ejemplo, de todas las películas clasificadas por su tipo. No se especifica en la guia cuál es el número máximo de géneros a introducir, aunque aparentemente éste se fija en 9. Del mismo modo, necesitamos dar de alta, previamente, los distribuidores de las películas: opción 4, «ALTAS Y MODIFICACIONES DISTRIBUIDORES». En el supuesto de que llegaran películas de un nuevo distribuidor, siempre seria posible darle el alta La inclusión de esta opción no parece muy lógica, dado que siempre es posible apuntar el distribuidor en la propia altade la película, no obstante, representa un ahorro de memoria, al almacenar en el disco el fichero de películas: ocupa menos un número, el código de distribuidor, que su nombre, y este ahorre se acentúa más, si tenemos en cuenta que la capacidad supera los 1.000 titules. Con «MODIFICACION TIPOS DE PELICULA Y CUENTES», opción 7, tenemos acceso realmente a las diferentes clases de alquiler que elijamos. Deberemos introducir el «tipo de cliente», es decir, la denominación del alquiler (por ejemplo «con bono», «sin bono», «bono fin de semana»...) importe en pesetas del alquiler, si es bono o dinero en metálico (para incluirlo en caja), días del alquiler, importe extra por cada día que sobrepase el período de alquiler y si esta cantidad es por bono o en metálico. Todos estos datos, referentes a un tipo de alquiler, tienen asignado un número que se le llama «tipo de película», el cual deberá ser introducido cada vez que haya un alta de cliente. Deberemos tener cuidado, según nos vamos introduciendo en el manual, con los nombres que se utilizan, como los vistos hasta ahora: tipos de películas, tipos de clientes, géneros de películas, puesto que puede llegar a complicar en cierto grado la comprensión de las instrucciones del programa. La última opción que se rellenará al comenzar a trabajar con « MASTERVIDEO» es el apartado de «VENTAS VARIAS». En esta opción, primeramente debemos teclear los diferentes conceptos que vamos a tratar, «Cintas cassete», «Cintas video «Auriculares»..., hasta un total de nueve. Cada vez que introducimos uno de ellos, se debe añadir si en el precio de venta se encuentra in cluido el IVA o no. Cuando se produzca la venta de uno de estos artículos, al ir a la opción de ventas se indica el precio, y en caso que no esté incluido el impuesto, el programa se encarga de añadirlo en ese momento. EL MENU PRINCIPAL Ahora es el momento de trabajar realmente con él. Presentaremos las diferentes opciones que faltan, pero no lo haremos per orden de numeración del menú, sino que seguiremos el de la guia. Para «ALTAS Y MODIFICACIONES CUENTES» debemos elegir la opción 2. Además de los dates normales (nombre y dirección completa) se incluye el sistema de video (B, Beta; V, VHS y X para los dos), la cía ve del alquiler (lo que se llama «MODIFICACION DE TI POS DE PELICULAS Y CUENTES», y que en este apartado de la guia llama «tipo de cliente») y otros des campos misteriosos con el nombre «alquiler acumulado» y «alquiler mes», que no sen explicados en ningún lugar del manual. Para las modificaciones, basta con escribir el numere de socio y aparecerá la ficha oportuna: no es posible por el campo de nombre, por lo que necesitamos un listado alfabético, o cada cliente debe tener una tarjeta con su número. Las bajas no son posibles; el único método es saber qué cliente ya no es laf y teclear unes nuevos datos, con la complicación que supone conocer esa información. Seleccionado el apartado 3 del menú principal tendremos acceso a «ALTAS Y MODIFICACIONES PELICULAS», en la que a cada una se le asignará un código. Además del titulo, se debe indicar el número del género, clave y distribuidor (explicado anteriormente), lo cual supone tener sobre la mesa un listado de cada concepto para saber lo que tecleamos. Se incluye también, el precio de compra su fecha y otros campos relacionadoscon el alquiler, que tampoco aparecen en el manual. Respecto a las modificaciones, ocurre igual que con los clientes, se debe escribir el número de película (es decir: iotro listado!). El punto central del programa se encuentra en la opción 1: «ALQUILER, DEVOLUCION V VENTAS». Como su propio nombre indica, es la que gestiona el alquiler de las películas y controla las ventas de los demás articulos, que se anotaron ante nórmente, según ya hemos explicado. Necesitaremos el número de cliente, rellenando el tipo de alquiler, sistema de video y código de las películas que alquila o de vuelve. Esta opción se encuentra en combinación con la número 6 «FACTURAS», que determina si se expenden facturas a los clientes que devuelvan los videos Esta selección se debe realizar previamente a la elección de la número uno. Cuando se ha terminado de introducir todas las películas, aparecerá en la pantalla el total que el cliente debe pagar. Si en esta misma opción, se escribe en el campo de número de cliente el 9999, aparecera la pantalla de ventas, lo que supone una facilidad al nc tener que regresar al menú principal desde la sección de alquiler y escoger la de ventas, proceso que seria muy lento e incómodo, sobre todo con el comercio lleno de clientes. Gracias al método de presentar juntos el alquiler y las ventas, la velocidad de proceso es mas elevada. En el momento de acceder a ventas, visualizaremos los nueve conceptos, escritos anteriormente; elegimos el tipo, señalamos la cantidad total, no precios unitarios, y el ordenador determina si debe incluir el IVA en el precio final. La última opción que nos queda del grupo. «ACTUALIZACION», es la quinta, «CONSULTAS PELICULAS Y CLIENTES», que, como su propio nombre indica, podemos consultar, sin modificar, las fichas que nos interesen. Para ello, debemos teclear lo que sepamos: el número, el nombre, titulo..., según lo que sepamos; no es necesario que sea el código, ipor fin!, aplicándose esto para ambas situaciones (películas y clientes). En el caso que haya más de una ficha con iguales contenidos, tenemos la opción de continua la búsqueda. LISTADOS Podemos escoger hasta siete tipos distintos de listados y además, dentro de cada une, criterios diferentes. Claramente, el apartado de les listados es de los mas potentes dentro de «MASTERVIDEO». Analicemos sus diferentes posibilidades.
EL MANUAL Siempre hemos creído que en un programa no es solo importante lo que hace, ni lo que aparece en la pantalla. sino también las explicaciones que se encuentran en el manual acompañante, y de hecho, siempre hemos dedicado algunas lineas a las guias de los programas. Aunque ya hemos mencionado algunas características de las instrucciones, quizás convenga insistir algo más. Asi, las explicaciones de las diferentes funciones no son del todo claras, parecen más bien algc extractadas, dando la impresión en algunos momentos de desorden. Se utilizan diferentes nombres para expresar un mismo campo. Esto ocurre con los tipos de alquiler, que es lo mismo que modificación tipos de películas y clientes, igual a clave de alquiler y a número de clave, pero diferente a la clave que se introduce para acceder a los datos económicos; un tanto lioso ¿no? También hay algunos campos. que aparecen por pantalla, que no son explicados en la guia, ni siquiera indicando si eso los rellena el ordenador o no. En el apartado de listados, se echan de menos ejemplos para comprobar cómo quedan sobre el papel: las explicaciones en este caso se hacen todavía más escasas. El programa puede ofrecer bastante, aunque presenta secciones de relativa utilidad, como la de ventas, y un abuso de les códigos en diferentes campos (clientes, distribuidoras, géneros, ventas y películas), lo que obliga a tener listados de distribuidores, géneros y ventas a la vista en papel, que, por otro lado son cortos. Sin ninguna duda, nos facilitará el trabajo eliminando las fichas, pudiéndose utilizar en el mismo momento que el cliente alquila o devuelve la película (con la opción 1), lo cual nos hace ganar tiempo.
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