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Evernoteを120％使い倒すScanSnapのTips集

Evernoteを120％使い倒すScanSnapのTips集

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著者ライフハッカー・ジャパン編集部

2012.02.09

Evernote、活用していますか？

フリーランスであるところの私にとって、もはやEvernoteは仕事になくてはならないクラウドサービス。「とりあえず、Evernoteに保存しておこう」の絶大なる安心感たるや。まさしく象のごとしです。

特に、「資料をなくした！」「相手の連絡先が分からなくなった」といった、いざという時に誰かに頼ることがあまりできないフリーランスの場合、自分の代わりに「すべてを記憶」してくれるEvernoteは本気で頼りになる相棒と言っても良いでしょう。

今回は、フリーランスとして、Evernoteを使ってマジで良かったと本気で思えたTipsをご紹介します！

　■ビジネスマンの命綱、名刺管理も楽々！

仕事をする上で最初にもらい、手渡す紙と言えば、名刺。これが大変厄介なブツであることは皆さんご存じの通りです。ちょっと大きな案件になると、トランプでもできそうなほど大量に名刺をもらう割に、後々「あれ？　この人、誰だっけ？」という事態になっても「もう一回名刺ください」なんて言うに言えない、取り扱い超注意なものなのです。名刺管理が命綱なのは、フリーランスも会社員もきっと同じでしょう。

もらった名刺を、ドキュメントスキャナScanSnapでデータ化してEvernoteに取り込めば、EvernoteのOCR機能で、名前・会社名・住所・メールアドレスなど、記憶の切れ端だけで検索できます。ちなみに私の場合は、ひと手間加えて、先方の名前をノート名にして保存しています。この作業を習慣化するだけで、後から名刺を探して小一時間をムダにする、なんてことが一切なくなりました。また、ため込んだ名刺もScanSnapでまとめてスキャンして、Evernoteへ。数年ぶりに連絡が来ても、これですぐに確認できます。そんな時間のムダも解決できます。

スキャンの際、ノートには先方の部署名や住所はもちろん、どんな案件で仕事をしたのかを書いたり、相手の特徴をメモっておくだけで、「この人、誰だっけ？」問題もかなり解消できています。はっきり言ってこの名刺管理だけでも、Evernoteを使う価値は十分にあると思いますよ。個人情報満載のためモザイク面積が多くて恐縮ですが、ScanSnap「S1500」のスピードでたまった名刺をガーッとスキャンするのは、爽快でした。

■そびえ立つ資料の山も、Evernoteで解消！

これだけスマートフォンやタブレットが浸透してきた2012年現在においても、資料を紙でもらう、という行為はしぶとく続いています。で、困ったことに、そうやってプリントアウトした紙で渡される資料の方が、後々参照する機会が断然多いもの。もらった紙の資料を読みながら、今まで何度頭の中で「あー、『Ctrl＋F』したい！」と思ったことが何度あったことでしょうか。そんな紙の資料へのモヤモヤも、ScanSnapとEvernoteでまんまとクリアになりました。

まずは、もらった資料をScanSnapでPDF化。その際にScanSnapが持つOCR機能を使ってテキスト情報を取り出しておけば、これでひとまずPC上での『紙のCtrl＋F』問題は乗り越えられます。また、ScanSnap側でOCRを行わず、スキャンしたデータをそのままEvernoteに保存しておけばEvernote上でのOCR機能が働くので、いつでもどこでも、テキスト検索で目的のデータをカンタンに見つけ出せるのです。無料版ではJPEGデータにしかOCR機能は働きませんが、Evernoteプレミアム会員ならPDFファイルもOCR検索が可能。最初は「もらった紙」だったものが、いつの間にかいつでもどこでも参照できる「自分の資料」として活用できるのです！

初回にEvernoteアカウントを設定する必要はあるものの、ScanSnapのクイックメニュー画面（上のキャプチャ）にある「ドキュメントをEvernoteに保存」を押すだけで、次々とデータ化された資料がEvernoteに取り込まれます。手軽すぎる上にScanSnap S1500はスキャンスピードが速いため、「とりあえずデータ化してしまえ！」と迷うことなく作業が進みます。Evernoteに取り込んだら、紙の資料はゴミ箱へ。これでデスク周りにそびえ立っていた資料の山も更地になり、もらった資料をどこかになくしたり、コーヒーをこぼしたりして、てんやわんやになることもありません。

■気になる記事やデータはすべてScanSnapでEvernoteにスクラップ

「情報収集する時は、常にアウトプットを意識しなければいけない」――これは、とある編集者の大先輩から伺った言葉ですが、アウトプットを意識して利用しているのが、Evernoteです。

Web上の記事や資料はもちろん、新聞や雑誌、カタログといった紙ベースの記事もはさみで切り取り、ScanSnapを使ってEvernoteに取り込んで「資料」というタグを付けて保存しています。これで前出の紙の資料と同じように、紙ベースの記事でも「自分の資料」にできました。

これが習慣化されると、新聞や雑誌、Webサイトを読む際にも「さあ、どこをクリップしてやろうか？」という気分になるもの。前出の大先輩の言葉通り、アウトプットを意識した情報収集が可能になったのです。

こうして集めた「自分の資料」をEvernoteに大量にストックしておけば、ある日突発する「なんか企画ない？」という編集部からの依頼にも、「こんな統計がありますよ」とすかさず企画の切り口を提案でき、ビジネスチャンスを逃しません！　地味な方法に見えますが、意外と効果を発揮します。

■Evernoteを使い倒すなら、プレミアム版＋ScanSnapは必須

上記の使い方はEvernoteの無料版でも工夫すれば可能ではあります。月ごとのアップロード容量を調整したり、PDFでの検索機能はローカルPCにダウンロードして、Acrobat Readerを利用したり...、とちょっとした作業を必要とします。そんな作業も塵も積もれば結構な量に。その手間を軽減して、やっぱりバリバリにEvernoteを使いこなす上では、プレミアム版を利用すると圧倒的に便利になります。

Evernoteプレミアム版とは、月額450円または年額4,000円を払うことで、無料版では1ヶ月間に60MBまでしか利用できなかったアップロード容量が1GBまでに拡大できたり、ノートブックがオフラインでも参照できたり、広告が非表示になったりといろいろ違いがあるのですが、一番デカイのは取り込んだPDFファイルがテキスト検索できること。ワードなりパワポなりの資料はとりあえずPDFに変換してEvernoteに取り込んでおくと、出先なんかでもサクッと資料をテキスト検索して、欲しい情報が取り出せるのです。Evernoteを「ドキュメント管理システム」として使い倒すなら断然プレミアム版がオススメです。

同様に、スキャナもScanSnapが超便利です。ScanSnapだと、読み込んだデータをクイックメニューからワンクリックでEvernoteに保存できるので、PCに保存するのと同じ感覚でEvernoteを使いこなせます。また、無料のiPad/iPhone専用アプリ「ScanSnap Connect Application」を使えば、下のキャプチャのように、スキャンしたデータをそのままiPadやiPhoneにデータ転送も可能。