Poznaj Zoom Docs z asystentem AI Companion — postępuj zgodnie z naszymi wskazówkami dotyczącymi tworzenia wspólnych dokumentów przy użyciu podsumowań i transkrypcji spotkań, szablonów i nie tylko.
6 min czytania
Aktualizacja: August 13, 2024
Opublikowano August 05, 2024
Sposób, w jaki pracujemy, ciągle się zmienia. A to oznacza, że rozwiązania do przetwarzania tekstu — podstawa dla pracowników umysłowych — również się zmieniają.
Chcesz, aby Twoje dokumenty zapewniały czysta kartkę dla tego, co tworzysz, niezależnie od tego, czy jest to tradycyjna propozycja, tabela do śledzenia planów projektów i zasobów, czy wewnętrzna baza wiedzy. Chcesz też jednak mieć możliwość korzystania ze sztucznej inteligencji, która pomoże Ci wypełnić dokumenty szczegółowymi informacjami ze spotkań, istotnymi informacjami i pomysłami na rozpoczęcie pracy.
Dokumenty muszą być oparte na chmurze i gotowe do pracy w czasie rzeczywistym — nie mogą tkwić na Twoim komputerze ani istnieć w wielu różnych wersjach wysyłanych pocztą e-mail tam i z powrotem między współpracownikami.
Potrzebujesz dokumentów stworzonych z myślą o odbiorcach cyfrowych — pięknie zorganizowanych i łatwych w nawigacji, nieograniczonych sztywnymi marginesami i formatami gotowymi do druku.
W świecie, w którym wydajność ma kluczowe znaczenie, dokumenty muszą pomóc zwiększyć produktywność, dopasowując się do codziennych przepływów pracy i najczęściej używanych aplikacji, a nie stając na ich drodze jako kolejne osobne narzędzie.
Zoom Docs, narzędzie dołączone do Zoom Workplace, może w tym pomóc. Oto rzut okiem na to, co możesz zrobić z Zoom Docs i jak narzędzie to może Ci pomóc w rozwiązaniu wyżej wymienionych wyzwań.
Zoom Docs to elastyczne, oparte na współpracy rozwiązanie do tworzenia dokumentów, witryn typu wiki, tabel i innych elementów w Zoom Workplace, z funkcjami asystenta AI Companion, dostępnymi bez dodatkowych kosztów*.
Zoom AI Companion, Twój asystent oparty na generatywnej sztucznej inteligencji, może pomóc w generowaniu i syntezie informacji oraz udoskonalaniu pisania. Asystent AI Companion może przenosić treści z Zoom Meetings do dokumentu Zoom. Możesz także dodawać różne bloki treści i wybierać różne sposoby wyświetlania informacji.
Zoom Docs oferuje możliwości wykraczające poza funkcje prostego edytora tekstu i pozwala tworzyć dokumenty oparte na sztucznej inteligencji. Oto tylko trzy sposoby, w jakie możesz z niego korzystać.
Napisz propozycję biznesową, plan marketingowy, brief projektu — co tylko chcesz. Asystent AI Companion jest po to, aby pomóc Ci stworzyć wersję roboczą. Możesz nawet wykorzystać podsumowanie i transkrypcję spotkania wygenerowane przez asystenta AI Companion, aby zawrzeć więcej szczegółów i konkretnych informacji, które pomogą asystentowi AI Companion stworzyć pożądany produkt końcowy. Dzięki temu możesz przekształcić rozmowy prowadzone na spotkaniach w dobrze zorganizowane i przydatne dokumenty.
Dodaj nagłówki i podtytuły, aby podzielić dokument na łatwe w nawigacji sekcje. Oznacz współpracowników w dokumencie, aby przypisać im działania do wykonania, lub dodaj komentarz do określonego słowa lub zdania i oznacz tam swojego członka zespołu, aby mógł odpowiedzieć w swoim czasie.
Udostępnij dokument współpracownikom za pośrednictwem Zoom Team Chat lub w linku za pośrednictwem poczty e-mail lub otwórz go w oknie Zoom Meetings podczas spotkania, aby wyświetlać, edytować i współpracować z innymi uczestnikami w czasie rzeczywistym.
Gdy wiedza i procesy firmowe nie są udokumentowane lub gdy istnieją w wielu różnych miejscach, znalezienie tego, czego potrzebujesz, staje się wyzwaniem. Sprawy mogą się jeszcze bardziej skomplikować, gdy współpracownik wyjeżdża na wakacje lub zmienia stanowisko, a Ty nie masz dostępu do utworzonych przez niego plików.
Potrzebujesz jednego źródła rzetelnych danych, w którym członkowie zespołu mogą znaleźć aktualne informacje. Za pomocą Zoom Docs możesz zbudować bazę wiki — centralny hub, w którym znajdują się informacje — którą można łatwo przeszukiwać i udostępniać.
Zalecamy utworzenie strony głównej, a następnie utworzenie podstron z linkami osadzonymi na tej stronie głównej, które zagłębiają się w określone tematy. Strona główna służy jako spis treści, dzięki któremu członkowie zespołu mogą łatwo nawigować do potrzebnych informacji.
Dzięki szczegółowym opcjom udostępniania możesz zezwolić wybranej grupie współpracowników lub wszystkim osobom w firmie na wyświetlanie stron wiki. Możesz także ograniczyć dostęp do edycji do osób odpowiedzialnych za aktualizację dokumentu.
Zoom Docs łączy zespoły, umożliwiając im współpracę w jednym, wspólnym dokumencie. Używaj Docs do wyznaczania celów, planów kwartalnych, planowania wydarzeń i nie tylko. Możesz korzystać ze stron wiki, aby zachować porządek i tworzyć kolekcję dokumentów powiązanych z projektem, co ułatwia znajdowanie ważnych informacji i zasobów. Możesz również śledzić status działań do wykonania, korzystając z naszego szablonu projektu lub utworzyć spersonalizowana listę śledzenia z potrzebnymi kolumnami dotyczącymi statusu. Tabele danych umożliwiają łatwe filtrowanie, sortowanie, grupowanie i organizowanie informacji.
Możesz pobrać kolejne kroki wygenerowane przez asystenta AI Companion z podsumowania spotkania i dodać je do tabeli danych. W tym samym dokumencie możesz osadzić tablicę do współpracy dla swojego zespołu. W ten sposób Twój zespół projektowy wie, gdzie znaleźć i dodać informacje, a Ty możesz otworzyć te dokumenty podczas spotkania Zoom, aby współpracować w czasie rzeczywistym. Dzięki temu współpraca jest jeszcze bardziej płynna.
Wyświetlaj utworzone przez siebie i udostępnione dokumenty, a także twórz nowe dokumenty ze strony głównej Zoom Docs.
W aplikacji komputerowej lub mobilnej Zoom Workplace (w wersji 6.1.6 lub nowszej) przejdź do zakładki Docs (kliknij Więcej, jeśli nie widzisz jej na górnym pasku nawigacyjnym). W tym miejscu znajdziesz listę dokumentów, które zostały przez Ciebie utworzone i które zostały Ci udostępnione do współpracy, a także opcje tworzenia nowego dokumentu. Dostęp do Docs można również uzyskać, przechodząc na stronę docs.zoom.us, lub w aplikacji internetowej Zoom pod adresem app.zoom.us/wc/docs.
Istnieje kilka różnych sposobów, aby zacząć:
Zacznij od zera, wybierając opcję „Pusty dokument” na stronie głównej karty Docs. Następnie możesz poprosić asystenta AI Companion o pomoc w burzy mózgów i stworzeniu wersji roboczej.
Na stronie głównej Docs kliknij „Moje spotkania” na lewym pasku bocznym, aby znaleźć listę spotkań, na podstawie których możesz utworzyć dokument. Aby kontynuować współpracę po spotkaniu, możesz pobrać podsumowania spotkań wygenerowane przez asystenta AI Companion lub transkrypcje z poprzednich spotkań do dokumentu. Zapoznaj się z dostępnymi szablonami, takimi jak „spotkanie” lub „opinie użytkowników”, które pomogą Ci sformatować informacje w najbardziej pomocny sposób.
Pamiętaj, że tylko prowadzący spotkania będą mieli dostęp do informacji o spotkaniu i będą mogli wybrać, co chcesz udostępnić innym osobom. W widoku Moje spotkania zobaczysz, które spotkania zostały zorganizowane z włączonym podsumowaniem spotkania, na podstawie którego możesz utworzyć dokument.
Utwórz nowy dokument lub otwórz istniejący bezpośrednio podczas spotkania, klikając ikonę Docs na pasku narzędzi spotkania. Możesz edytować wspólnie z uczestnikami spotkania, a asystent AI Companion może Ci w tym pomóc. Po zakończeniu spotkania zajrzyj na kartę Docs, aby znaleźć, udostępnić i edytować dokument.
Na stronie głównej Docs wybierz przycisk „Szablony”. W zależności od rodzaju dokumentu, który chcesz utworzyć, możesz wybierać spośród kilku szablonów: lista śledzenia projektu, brief, plan spotkania i inne.
Jeśli masz plik tekstowy (.docx, .txt, .md) lub arkusz kalkulacyjny (.xlsx, .csv), wybierz opcję Importuj na stronie głównej Docs. Możesz przekształcić istniejące dokumenty i treści w dokumenty Zoom, aby ułatwić udostępnianie, formatowanie i współpracę w Zoom Workplace.
Po uruchomieniu dokumentu i wypełnieniu go informacjami z pomocą asystenta AI Companion lub innych źródeł, kontynuuj tworzenie, klikając znak plusa lub wpisując ukośnik /, aby dodać różne moduły lub bloki.
Wstaw podstawowe komponenty dokumentów, takie jak nagłówki i listy, lub uruchom kreatywność, korzystając z obrazów, filmów, plików audio, tablic i innych multimediów.
Uporządkuj układ dokumentu za pomocą kolumn i tabel danych. Jeśli chcesz wyświetlić dane w inny sposób, możesz przełączyć się z widoku tabeli na widok kalendarza lub tablicy.
Przede wszystkim zachęcamy do wypróbowania różnych układów i komponentów, przenoszenia ich na stronie i tworzenia dokumentu w sposób, który najbardziej Ci odpowiada. Zoom Docs został zaprojektowany tak, aby zapewniać elastyczność i dostosowywać się do Twojego sposobu pracy.
Zoom Docs najlepiej sprawdza się w połączeniu z asystentem AI Companion, który umożliwia Tobie i Twoim zespołom tworzenie, udoskonalanie i podsumowywanie dokumentów oraz lepsze wykorzystanie spotkań poprzez tworzenie dokumentów z możliwością działania na podstawie transkrypcji spotkań. Aby umożliwić zespołom rozszerzenie współpracy podczas spotkań za pomocą asystenta AI Companion dla Zoom Docs, administrator konta musi włączyć odpowiednie ustawienia, w tym korzystanie z podsumowań spotkań i transkrypcji spotkań.
Zapoznaj się z naszym artykułem pomocy dotyczącym Docs, aby uzyskać przewodnik krok po kroku, gdzie znaleźć i włączyć poszczególne ustawienia.
Zoom Docs to narzędzie dołączone do planów Zoom Workplace Dla profesjonalistów, Dla firm, Dla firm Plus, Dla edukacji i Dla przedsiębiorstw — możesz tworzyć nieograniczoną liczbę dokumentów z pomocą asystenta AI Companion bez dodatkowych kosztów.* Użytkownicy planów Zoom Workplace Podstawowy mogą tworzyć nieograniczoną liczbę dokumentów osobistych i do 10 dokumentów współdzielonych, ale nie mają dostępu do funkcji asystenta AI Companion.
Zaktualizuj swoją aplikację komputerową lub mobilną Zoom Workplace do wersji 6.1.6 lub nowszej albo przejdź na stronę docs.zoom.us lub app.zoom.us/wc/docs, aby rozpocząć korzystanie z Zoom Docs.
Odwiedź naszą stronę Zoom Docs i artykuł pomocy, aby uzyskać więcej informacji, lub kliknij kartę Docs w aplikacji Zoom Workplace, aby utworzyć swój pierwszy dokument.
* Asystent AI Companion dołączany jest do płatnych usług na kontach użytkowników Zoom. Może nie być dostępny we wszystkich regionach i branżach. Funkcje asystenta AI Companion dla Zoom Docs nie są dostępne w planach Zoom Podstawowy.
3 min czytania
Przedstawiamy Zoom Docs: pierwsze wspomagane przez sztuczną inteligencję rozwiązanie do współpracy w zakresie dokumentów, które umożliwia przekształcanie treści spotkań w przydatne dokumenty, strony typu wiki i projekty.
7 min czytania
Zoom Workplace łączy komunikację, zaangażowanie pracowników, zarządzanie przestrzeniami i rozwiązania zwiększające produktywność na jednej platformie z funkcjami Zoom AI Companion.
5 min czytania
Dowiedz się, jak Zoom Workplace, Twoja oparta na sztucznej inteligencji platforma do współpracy, może pomóc Ci zwiększyć produktywność przez cały dzień pracy.
