時間の無駄になる活動は、仕事を中断させたり、集中力を妨げたりするので、生活に混乱をきたす深刻な原因になる可能性があります。
この記事では、時間を浪費する最大の原因を5つ取り上げて、対処法を紹介。無意識にやっている悪習慣に気づいたら、アプリやツールを使って、生活から排除しましょう。
1．メールのチェック
2012年の調査によると、平均的な人は日に15回メールをチェックします。今はもっと回数が増えているはずです。これだけ頻繁にメールをチェックして仕事を中断すると、リズムが崩れて、仕事の遅れにつながります。
Inbox When Ready for GmailやSimplify GmailなどのGmailアプリを使用すると、メールによるコミュニケーションの効率を向上させることができます。
さらに、1日のうちでメールをチェックするのは何時から何時までと時間帯を決めて、メールに関する悪習慣を断ち切りましょう。
2．SNSを頻繁にチェックする
SNSの閲覧は、有効な時間の使い方ではなく、日々の生産性を低下させます。最近は、Facebook、Instagram、Twitter などのアプリにほとんどの時間を取られています。
McLean Hospitalによると、SNSを使いすぎると、睡眠の問題が生じ、うつ病、記憶喪失、学業成績の低下につながります。
ソーシャルメディアで仕事を中断しないようにするには、スマホを機内モードに設定し離れた場所に置きましょう。
また、仕事を始める前に、サイトブロッカーの拡張機能を使ってソーシャルメディアのサイトをブロックするのも手です。1時間ごとに数分費やしていると、最終的にかなりの影響が出ます。
3．一度に複数のことをする（マルチタスキング）
職場には集中力を妨げる原因がたくさんありますが、マルチタスクもその1つです。一度に複数のタスクを行うのは良い方法に見えるかもしれません。また、マルチタスキングは、優れたスキルだと思われがちですが、実はそうでないことが調査によりわかっています。
最近のいくつかの研究で、マルチタスキングが生産性を40%も低下させる可能性があることが示されています。
人間の脳は一度に1つのことにしか集中できないので、同時に複数のことを行うと、効率とパフォーマンスが低下する可能性があります。そのため、世間の思い込みに反して、マルチタスクは時間の無駄であり、避けた方が良いことです。
時間追跡アプリを使用して、マルチタスクをしているときと、一度に1つのことだけを処理するときのパフォーマンスを比較してみましょう。
1つのことに集中してマルチタスクを回避すると、タスクをはるかに速く終えることができます。
4．先延ばしする
先延ばしとは、やらなければならないことを遅らせたり延期したりすることです。学生であろうと従業員であろうとビジネスマンであろうと、職業に関係なく、先延ばしは誰にでも影響を及ぼします。
仕事を始める前から、先延ばししたくなり、脳は回避モードに入って、作業が少しずつ遅くなります。そのせいで、デスクで何時間も過ごしているのに、予定していた仕事を終わらせることができません。
これは、すぐに解決できることではありませんが、先延ばしをなくすために定期的に精神を訓練することはできます。先延ばしゾーンに陥る原因となるWebサイトを追跡するツールを利用すれば、仕事中にWebサイトを見ることがなくなり、集中力を保つことができます。
先延ばしを止めるもう1つの方法は、できるだけタスクを小さなステップに分割することです。そうすれば、大きなプロジェクトよりも小さいタスクの方が扱いやすい気がして、先延ばししにくくなります。
5．優柔不断
あなたは、何を決めるにもじっくり何時間も考えるタイプでしょうか？もしそうなら、そのアプローチを変えることが最善の解決策でしょう。
適切なタイミングで決断すること、そして、事前に計画を立てることで、優柔不断の堂々巡りに陥ることを回避できます。有効な決断ができると、生産性アップにつながります。
適切なタイミングで適切な決断をするために、次のことを実践しましょう。
- ToDoリストを使用する
- 毎日のスケジュールを立てる
- リマインダーを設定する
- アプリでスケジュールを立てる
また、Todoist、TickTick、Microsoft To-Do、Google Tasks、WorkFlowy などのサービスを使用して、スケジュールを有効に管理しましょう。
集中力を削ぐ悪習慣を断ち生産性を高める
習慣を変えるには普通は30日かかりますから、すぐに結果が出ることを期待しないでください。
目に見えて改善するには、2、3週間か1か月間はコミットする必要があります。時間管理アプリやスケジュール管理アプリを利用して、できる限りきちんと行動しましょう。
時間管理戦略を実践することで、時間の管理も上手になります。
——2021年6月15日の記事を再編集のうえ、再掲しています。
訳：春野ユリ／Source:ACADEMIA, McLean
Original Article: 5 Distractions That Make You Less Productive (And How to Avoid Them) by MakeUseOf
