Como aprender a delegar tarefas?

“Sou diretora de um departamento e lidero uma equipe de oito pessoas. No entanto, tenho muita dificuldade em delegar atividades, não por falta de confiança no time, mas porque percebo que as tarefas simplesmente não caminham se eu não estiver envolvida em tudo. Não sei se o problema é falta de motivação, interesse ou de qualificação dos profissionais que trabalham comigo. O que fazer?” Diretora de criação, 32 anos

Costumo falar que delegar é o desafio mais importante da liderança e, ao mesmo tempo, o mais complexo. É um desafio importante porque uma gestão eficaz é aquela que sabe distribuir funções e tarefas. Alguém que pensa que consegue fazer tudo sem ajuda, que acha que precisa monitorar cada passo, que não confia em sua equipe para agir com autonomia e que acredita que o seu jeito é melhor do que todos os outros está simplesmente se iludindo.

Por melhor profissional que você seja, por mais experiência que você tenha e por mais conhecimento que você demonstre, ninguém dá conta de tudo. Pelo menos não com excelência.

Quando não se delega funções, algo é sacrificado. Seja a qualidade da entrega, seja o cumprimento do prazo, seja a própria saúde de quem concentra todos os afazeres em suas mãos.

Porém, como eu expliquei no começo, delegar não é só importante, é também um desafio. Afinal, por mais que uma pessoa saiba da importância dessa competência, não necessariamente ela sabe colocá-la em prática. Ou, talvez, ela até pratique a arte de delegar, mas não de forma eficiente.

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E é, aí, que entra uma dica fundamental: delegar com eficiência requer estratégia. Seria muito bom se bastasse passar uma atividade para alguém da equipe e pronto. Porém, em geral, é necessário investir em uma comunicação detalhada.

Por isso, ao praticar tal arte, preste atenção se você está fornecendo todas as informações necessárias para que os integrantes do seu time consigam fazer uma entrega de qualidade. Deixe claro qual é a expectativa da empresa com relação àquela entrega, o que é esperado de cada pessoa envolvida no projeto e qual é o prazo. Sobre esse último item, vale fragmentar a entrega em prazos menores, assim, é possível validar as etapas e, se necessário, fazer correções ao longo do caminho.

Ao fazer esse detalhamento todo, é importante que você se coloque à disposição em caso de dúvidas — o que é muito diferente de se colocar à disposição para fazer o trabalho no lugar da pessoa. É necessário que a liderança dê autonomia para que as pessoas realizem suas atividades, aprendam com seus erros, sugiram soluções e se desenvolvam ao longo de todo esse processo.

Se quem está no papel de gestão faz a tarefa pela equipe, a verdade é que ela nunca irá aprender a fazer a atividade por conta própria. Então, resista à tentação de sucumbir àquele sentimento de "é mais fácil eu resolver isso por conta própria".

Agora, caso a tática de fazer uma comunicação detalhada não tenha surtido efeito, o próximo passo é buscar entender o que está impedindo as pessoas de cumprirem com as suas funções. Chame o pessoal para uma reunião de feedback, explique que a entrega não aconteceu conforme o esperado e pergunte o que aconteceu.

O objetivo, veja bem, não é colocar a culpa ou expor alguém, mas fazer com que as próprias pessoas reflitam sobre o que está atrapalhando o bom desempenho da função. Falta segurança para desempenhar a atividade? Falta conhecimento para lidar com a demanda? Faltam recursos para desenvolver o projeto? As pessoas estão sobrecarregadas? Elas precisam se desenvolver tecnicamente para saber lidar melhor com o desafio?

Enfim, o papel da liderança é fazer perguntas e investigar a situação a fim de chegar a uma espécie de diagnóstico. Ou seja, o que você quer descobrir é o que está interferindo no processo, porque as atividades delegadas não estão sendo cumpridas. Feito isso, é hora de desenhar um plano de ação em conjunto.

Ao longo de todo esse processo, não se esqueça de explicar que todo mundo desempenha um papel importante dentro da organização e, portanto, tem responsabilidades. Quando uma pessoa deixa de cumprir com o combinado, alguém terá que fazer isso, gerando sobrecarga para esse indivíduo

Explicar que as ações — ou a falta delas — têm uma consequência é uma forma de conscientizar o time sobre o impacto que cada um tem no todo e de valorizar a coletividade. Ajuda também a construir um senso de pertencimento e de responsabilidade, duas coisas fundamentais para o comprometimento com uma entrega de qualidade.

Sofia Esteves é psicóloga com especialização em recursos humanos e presidente do conselho do grupo Cia de Talentos

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