Документальная ревизия

Документальная ревизия (иногда, просто ревизия, от лат revisio — «повторно смотрю») — это наиболее полная форма последующего финансового контроля. Под документальной ревизией понимают систему контрольных действий по проверке законности и обоснованности хозяйственных операций ревизуемой организации, правильности их отражения в бухгалтерском учёте и отчётности.

Документальная ревизия как форма хозяйственного контроля

Цель документальной ревизии — осуществление контроля за соблюдением законодательства при осуществлении хозяйственных операций, за их обоснованностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами.

Суть ревизии — проверка путём применения методов финансового контроля по документированной учётно-экономической информации ряда вопросов, контролируемых в обязательном порядке руководством, собственниками хозяйствующего субъекта, государственными органами.

Основные задачи документальной ревизии

Основные задачи документальной ревизии:

Проверка соблюдения финансовой дисциплины,
Выявление злоупотреблений, условий их возникновения, выработка мероприятий по предупреждению злоупотреблений,
Проверка исполнительской дисциплины и оценка эффективности действий управленческого персонала организации,
Исследование системы внутреннего контроля, повышение эффективности её функционирования.
Проверка правильности организации и постановки бухгалтерского учёта.
Проверка законности хозяйственных операций.
Контроль обеспечения сохранности имущества.
Выявление случаев незаконного расходования, списания средств (материальных и денежных).
Проверка доброкачественности первичных учётных документов и правильности бухгалтерских записей,
Проверка правильности определения прибыли и её распределения,
Проверка полноты и своевременности расчётов с персоналом,
Проверка полноты и своевременности расчётов с государственным бюджетом.

Задачи документальной ревизии в укрупнённом виде можно поставить в соответствие трём основным направлениям финансового контроля:

Контроль соответствия деятельности ревизуемого объекта нормативным актам (в том числе, локальным).
Контроль достоверности бухгалтерского учёта и отчётности.
Контроль эффективности использования ресурсов и управления капиталом.

Классификация документальных ревизий

Документальная ревизия может быть полной или частичной, то есть охватывающей одну или несколько сторон деятельности ревизуемого объекта.
Документальная ревизия может быть сплошной, выборочной или комбинированной. При сплошной ревизии изучению подвергаются все первичные документы. При выборочной ревизии для проверке подвергается часть документов, выбранная случайно или по принципу существенности. При комбинированном подходе документы одних типов (например, кассовые ордера) изучаются сплошным порядком, документы других типов (например, путевые листы) рассматриваются выборочно.
Документальная ревизия может быть бухгалтерской — проводимой только специалистами-финансистами — или комплексной — с привлечением более широкого круга специалистов (например, экономистов, товароведов, технологов, кадровиков)
Документальная ревизия может быть плановой (назначенной в соответствии с планом контрольно-ревизионной работы проверяющего органа) или внезапной.
Документальная ревизия может быть, наконец, первичной, дополнительной или повторной. Первичная ревизия проводится контролирующим органом впервые по данным вопросом в проверяемом периоде. Дополнительная ревизия назначается в целях уточнения выводов первичной ревизии, поиска дополнительной информации по рассмотренным вопросам; обычно проводится той же ревизионной группой. Повторная ревизия назначается в целях контроля качества первичной ревизии, проводится по тем же вопросам заново другим составом ревизионной группы. Назначение повторной ревизии также возможно в случае наличия аргументированных возражений проверяемых лиц против выводов первичной ревизии.

Полномочия ревизионных органов

Нормативная база

Ревизор — это ответственный представитель органа, проводящего документальную ревизию. В советское время права и обязанности ревизора определялись:

«Положением о ведомственном контроле за финансово-хозяйственной деятельностью объединений, предприятий, организаций и учреждений», утверждённым постановлением Совета министров СССР от 02 апреля 1981 года № 325,
Типовой инструкцией Министерства финансов СССР от 14 сентября 1978 года № 85 «О порядке проведения комплексных ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности производственных объединений (комбинатов), предприятий и хозяйственных организаций, проводимых контрольно-ревизионным аппаратом министерств и ведомств».

В настоящее время единых, принимаемых централизованно нормативно-правовых актов по организации контрольно-ревизионной работы в Российской Федерации нет. Полномочия ревизионных органов могут определяться:

при государственном и ведомственном финансовом контроле — нормативными актами соответствующих министерств и ведомств, полномочных осуществлять такой контроль,
при корпоративном и внутреннем контроле — уставами соответствующих служб внутреннего контроля и другими локальными нормативными актами хозяйствующих субъектов.

Специалистами в области организации ревизионного контроля рекомендуется предусматривать следующие права и полномочия ревизора в процессе документальной ревизии.

Права ревизора

Проверять фактическое наличие товарно-материальных ценностей у материально-ответственных лиц, требовать проведения инвентаризации.
Требовать от руководителей и должностных лиц предоставления всех распорядительных (приказы, распоряжения, указания) и первичных документов, протоколов совещаний, регистров учёта, форм отчётности.
Требовать устных и письменных объяснений работников организации, справок по вопросам, возникающим в ходе ревизии. Допустимо ставить вопросы в письменной форме.
Опечатывать или изымать сомнительные документы в целях обеспечения их сохранности (при этом целесообразно изъятый документ заменить на копию с отметкой о том, кто, когда и на каком основании изъял подлинный документ и где он теперь находится).
Требовать оформления запросов контрагентам от имени ревизуемой организации по вопросам, возникающим в процессе ревизии; проведения сверок взаиморасчётов; предоставления копий документов.
Осматривать объекты строительства, территорию, склады и другие помещения, в необходимых случаях опечатывать сейфы, кассы и кассовые помещения, склады, кладовые, архивы, другие места хранения товарно-материальных ценностей и документов.
Привлекать для проведения ревизии специалистов из сторонних организаций.
Привлекать работников ревизуемой организации к выполнению заданий по ревизии.
При выявлении признаков преступлений передавать на месте материалы ревизии следственным органам, требовать от руководства немедленного отстранения от работы лиц, допустивших такие злоупотребления.
Пользоваться помещениями, средствами связи и транспорта ревизуемой организации для организации ревизионных мероприятий.
Принимать и рассматривать заявления и жалобы работников ревизуемой организации.
Самостоятельно определять методы проведения ревизии.

В процессе ревизии ревизор имеет право использовать все методы документальной и фактической проверки (за исключением контрольной закупки). Ревизор несёт уголовную ответственность за сокрытие обнаруженных ревизией фактов хищений и других преступных действий работников проверяемой организации.

Ревизор не имеет права

Оказывать давление.
Употреблять обвинительные суждения.
Угрожать наказанием.
Давать оценку действиям должностных лиц.
Высказывать предположения.
Участвовать в увеселительных мероприятиях сотрудников ревизуемой организации; допускать неделовые отношения.
Привлекать на роль экспертов сотрудников ревизуемой организации.
Требовать документы, не относящиеся к предмету ревизии.
Распространять конфиденциальные сведения (разглашать коммерческую тайну).
Превышать установленные сроки проведения ревизии.

Планирование и подготовка к проведению документальной ревизии

Подготовка документальной ревизии

Подготовительный этап включает в себя:

Издание приказа о проведении ревизии.
Определение состава ревизионной группы и сроков проведения ревизии (как правило, не более 45 суток).
Составление и утверждение плана ревизии.
При необходимости — снятие копий с отчётных документов, находящихся в вышестоящей организации (государственном органе). Возможна ситуация, когда организация представляет в вышестоящий орган один вариант отчётности, ревизору же показывает другой.

Планирование документальной ревизии

Любое мероприятие финансового контроля должно сопровождаться обязательным документированием, то есть отражением полученной информации в документации, составленной в соответствии с требованиями контролирующего органа. Материалы контрольных мероприятий являются источником информации о законности финансово-хозяйственной деятельности проверяемой организации. В состав документации входит:

Планирующие документы.
Рабочие документы.
Копии документов проверяемой организации.
Объяснения, пояснения и заявления сотрудников проверяемой организации.
Итоговые документы.

Планирование контрольного мероприятия должно проводиться в соответствии с общими принципами организации контроля, а также в соответствии со следующими частными принципами:

Принцип комплексности — обеспечение согласованности и взаимоувязки всех этапов ревизии и отдельных контрольных действий по срокам и по объектам (структурным подразделениям и т. п.)
Принцип действенности — содержание в плане точных указаний исполнителей и сроков, что позволяет контролировать эффективность работы ревизора и проводимых контрольных мероприятий.
Принцип конкретности — конкретизация проверяемых вопросов до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения каждого задания и квалификацию исполнителя.
Принцип реальности — учёт реальных возможностей выделенных для ревизии людей и материальных ресурсов (например, для инвентаризации крупного склада необходимы грузчики, возможно, и техника).
Принцип гибкости — возможность совершенствования, дополнения и уточнения плана в ходе ревизии. Внесение изменений в план должно быть обоснованным и обусловливаться конкретными выявленными фактами.

Программа документальной ревизии

Конкретные вопросы ревизии определяются программой ревизии, утверждаемой руководителем органа, назначившего ревизию. Программа ревизии может содержать следующие разделы:

Цель ревизии — является ревизия полной или частичной; если ревизия частичная, то какие вопросы подлежат проверке, какие структурные подразделения проверяются.
Состав ревизионной группы.
Сроки проведения ревизии.
Вопросы подлежащие проверке — направления финансово-хозяйственной деятельности организации (например, проверка кассы; проверка операций с основными средствами, проверка исполнительской дисциплины и проч.). При этом по каждому вопросу определяется:
- в какие сроки вопрос должен быть проверен,
- кто конкретно из состава ревизионной группы несёт ответственность за данный вопрос,
- какие методы документальных и фактических проверок планируется использовать,
- какой способ проверки предполагается — сплошной или выборочный; если выборочный, то каков принцип выборки.
Формы документального оформления ревизии — образцы рабочих документов, справок ведомостей, запросов и т. п.

Полная и правильно составленная программа ревизии концентрирует внимание ревизора на основных вопросах ревизии, раскрывает их содержание, то есть помогает ревизору детально проверить каждый вопрос. Недостаточно продуманная программа может привести к бессистемной проверке документов, результаты которой сведутся к случайному обнаружению некоторых нарушений.

На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы проведения проверок порученных им участков деятельности ревизуемой организации, утверждаемые руководителем ревизионной группы. Начальник контрольно-ревизионного подразделения совместно с руководителем ревизионной группы до начала ревизии проводит инструктаж ревизоров, где акцентирует их внимание на те вопросы и участки, которые требуют более тщательной проверки.

На проведение ревизии всем участвующим в ней работникам выдаётся специальное удостоверение, кроме этого работники контрольно-ревизионных органов должны иметь постоянные служебные удостоверения установленного образца.

Проведение документальной ревизии

Первоочередные контрольные действия

Непосредственно в начале ревизии необходимо осуществить следующие действия:

Опечатывание кассы и тех мест хранения товарно-материальных ценностей, где планируется внезапная проверка их наличия.
Предъявление документов руководителю организации, знакомство его с ревизионной группой.
Ознакомление с актом предыдущей ревизии и проверка выполнения предложений по нему.

Методы ревизионного контроля

Непосредственно проверка финансово-хозяйственной деятельности ревизуемой организации в соответствии с программой ревизии заключается в следующем:

Проверка учредительных, регистрационных, плановых, бухгалтерских учётных и отчётных документов по форме и содержанию в целях определения их доброкачественности, установление законности и правильности хозяйственных операций.
Проверка фактического соответствия совершённых операций данным первичных учётных документов.
Проверка достоверности отражения проведённых операций в регистрах бухгалтерского учёта; сопоставление учётных записей с данными первичных учётных документов; проверка подсчётов в регистрах учёта и формирования отчётной информации.

С учётом изучения данных, программа документальной ревизии может быть откорректирована в ходе её проведения.

Руководитель ревизуемой организации обязан создать надлежащие условия для работы ревизионной группы, обеспечить помещениями, средствами связи и оргтехники, транспортом. При отказе предоставить ревизионной группе требуемые документы, чинении иных препятствий не позволяющих проводить ревизию, руководитель группы сообщает об этом в орган, назначивший ревизию для принятия мер. При отсутствии или запущенности бухгалтерского учёта ревизор составляет об этом акт и вправе приостановить ревизию до восстановления учёта.

При выявлении признаков серьёзных злоупотреблений ревизор вправе составить промежуточный акт, который может служить основанием для возбуждения уголовного дела, не дожидаясь окончания ревизии. Все данные, отражённые в таком промежуточном акте, впоследствии включаются в основной акт ревизии.

Рабочая документация ревизора

Под рабочей документацией ревизора подразумеваются документы, описывающие использованные ревизором процедуры и их результаты (в основном, это касается методов фактического контроля). Эти документы должны иметь следующие реквизиты:

наименование документа,
наименование проверяемой организации,
наименование подразделения, где проводится операция контроля,
дата контрольного мероприятия,
содержание мероприятия,
фамилия, имя и отчество лица, составившего документ.

Практика показывает, что невыполнение формальных требований по оформлению контрольных процедур может явиться основанием для отказа рассмотрения их результатов в судебном порядке. Таким образом ревизия не достигнет своей основной цели — не обеспечит доказательной информацией.

Материалы каждой ревизии в делопроизводстве контрольно-ревизионного органа должны представлять собой отдельное дело под соответствующим номером.

Ревизия отдельных направлений деятельности организации

Ревизия основных средств

Ревизия кассы

Ревизия финансовых вложений

Ревизия расчётов

Ревизия хозяйственных договоров

Ревизия внешнеэкономической деятельности

Ревизия определения и распределения прибыли

Особенности ревизии на предприятиях различных сфер деятельности

Ревизия организации розничной торговли

Ревизия в строительстве

Ревизия на автотранспортных предприятиях

Ревизия бюджетного учреждения

Ревизия в коммерческом банке

Оформление итогов документальной ревизии

Порядок подписания акта документальной ревизии

Результаты документальной ревизии оформляются актом. Акт ревизии подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером организации. Руководитель и главный бухгалтер имеют право получить время для детального изучения акта ревизии (обычно до пяти суток). При наличии возражений и замечаний по акту ревизии руководитель и главный бухгалтер подписывают акт и при этом делают оговорку (запись) перед своей подписью о том, что акт подписывается с разногласиями. Список возражений представляется ревизору в письменном виде (протокол разногласий) и приобщается к акту ревизии, являясь его неотъемлемой частью. В свою очередь, ревизор вправе дать заключение по возражениям и замечаниям руководителя и главного бухгалтера. При отказе руководителя и главного бухгалтера от подписания акта ревизии, ревизор в конце акта делает запись о том, что они ознакомлены с актом и отказались от подписи. В этом случае акт ревизии отправляется по почте с уведомлением о вручении.

Содержание акта документальной ревизии

I. Вводная часть:

Наименование темы ревизии.
Дата и место составления акта.
Кем и на каком основании проводилась ревизия.
Проверяемый период.
Сроки проведения ревизии.
Полное наименование и реквизиты организации, ведомственная принадлежность или сведения об учредителях.
Основные цели и виды деятельности организации, наличие лицензии на осуществление отдельных видов деятельности.
Перечень и реквизиты счетов организации в кредитных учреждениях.
Кто и когда в проверяемом периоде исполнял обязанности руководителя и главного бухгалтера (в том числе, временно).
Кем и когда проведена предыдущая ревизия, что сделано по устранению выявленных нарушений.

II. Описательная часть — состоит из разделов в соответствии с вопросами программы документальной ревизии:

Описание имеющихся данных по текущему вопросу, какие документы и каким образом были изучены.
Описание фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии:
- в чём выразилось нарушение,
- в каких документах нарушение нашло своё отражение,
- какие именно требования каких нормативных актов нарушены,
- когда произошло нарушение,
- кем допущено нарушение,
- размер документально подтверждённого ущерба,
- другие последствия нарушения.

III. Итоговая часть:

Выводы ревизора по каждому из вопросов программы документальной ревизии.
Предложения ревизора по устранению выявленных нарушений, возмещению причинённого ущерба.
(сейчас не обязательно) Обобщение положительного опыта организации в эффективном хозяйствовании.
Приложения к акту документальной ревизии:
- промежуточные акты, если они составлялись,
- объяснения, полученные ревизором в ходе проверки от различных лиц, если они являются основанием для каких-либо выводов в акте,
- составленные ревизором справки, расчёты, таблицы,
- изъятые ревизором документы,
- объяснения и возражения руководителя и главного бухгалтера и заключение ревизора по ним.
Подписи ревизора, руководителя и главного бухгалтера организации.

Требования, предъявляемые к акту документальной ревизии

Объём акта ревизии не ограничен, однако ревизор должен стремиться к лаконичности, чёткости и структурности изложения.
Выводы в акте должны обязательно основываться как на первичных учётных документах, так и на данных учётных регистров. Ссылки в акте должны содержать указание как даты и номера первичного учётного документа, так даты и номера бухгалтерской проводки, которой этот документ был принят к учёту.
Описание фактов нарушений должно содержать чёткое указание, какие именно положения каких законодательных или нормативных актов нарушены.
В акт документальной ревизии не допускается включать предположения, не подтверждённые документами и результатами проверок, ссылки на показания и материалы правоохранительных органов.
В акте ревизии не даётся правовая оценка действий должностных лиц, квалификация их поступков, намерений, целей.

(Примеры фраз, которые недопустимо включать в акт документальной ревизии:

в нарушение действующего законодательства …
вопреки установленному порядку …
регулярно совершал мелкие хищения …
по причине низкой квалификации …
в корыстных целях …
халатное отношение …
желая замаскировать следы правонарушения …

и т. п.)

Следует отметить, что руководитель ревизионной группы не является вышестоящим начальником по отношению к руководителю проверяемой организации (подразделения). Поэтому предложения ревизора по устранению нарушений и возмещению ущерба являются по сути рекомендациями. Часть из этих предложений может быть выполнена в ходе документальной ревизии (о чём делается отметка в акте ревизии). Для того, чтобы придать предложениям по акту ревизии нормативный статус, руководитель органа, назначившего ревизию, издаёт приказ по итогам ревизии. В этом приказе вышестоящий руководитель утверждает акт ревизии, отдаёт распоряжение об устранении нарушений и выполнении предложений по акту, и устанавливает сроки исполнения. После устранения нарушений и принятия мер к возмещению ущерба руководитель обревизованной организации (подразделения) направляет вышестоящему начальнику отчёт об исполнении предложений по акту документальной ревизии.