UTILIZAÇÃO DAS FERRAMENTAS DE QUALIDADE PARA MELHORIA NO

LABORATÓRIO DA EMPRESA UNIFERTIL

Professora Silvana Filereno

Carollina Marques
Filipi Simon
Gabriela Escobar
Laleska Gonçalves

Canoas, novembro de 2018

 1. Caracterização da empresa

A Unifertil - Universal de Fertilizantes LTDA iniciou seu envolvimento com o

agronegócio no sul do país em 1927, cujo negócio se dava em produção de farinha
de ossos e misturas de adubos orgânicos, como também a comercialização da
rocha calcária para utilização como corretivo de solo e ração, o que passou a ser o
principal ramo da empresa durante anos. Em 1973 a empresa passou a
comercializar fertilizantes como produto acabado e suas matérias primas, adquiridas
no mercado interno e externo, decidindo ingressar no ramo da industrialização de
fertilizantes, através dos processos de mistura.
Por estar comprometida com sua política de gerar produtos, processos e
serviços de qualidade, objetivando sempre a melhoria contínua, a empresa teve um
marco importante em 2007, o qual foi a certificação do sistema de gestão da
qualidade ISO 9001.
Atualmente possui o ramo de atuação focado em fertilizantes e matéria prima, e
a filial Unical, situada em Pantano Grande, focada na moagem de calcário como
corretivo para solos. A empresa conta com 200 funcionários e filiais em Camaquã,
Rio Grande, Rio Branco e Santa Cruz do Sul, também conta com uma vasta gama
de clientes fiéis e sua própria linha de produtos, sendo eles: UNI, PREMIUM,
PREMIUM MAX, FULL, FULL NMAM E UNICAL.
A empresa tem como visão consolidar a participação no mercado de forma
rentável, sustentável e inovadora, com produtos e serviços diferenciados. Seus
principais valores são honrar os compromissos, obter parceria com clientes e
fornecedores, qualidade em produtos, serviços, processos e atendimento,
responsabilidade econômica, social e ambiental e respeitar as pessoas e as
instituições.
O plano de intervenção através de propostas de melhoria se dará no setor de
controle de qualidade, o laboratório, onde é assegurada a qualidade de todos os
produtos industrializados e comercializados pela Unifertil. É um setor de extrema
importância para a empresa e os clientes, onde é realizada a análise das matérias
primas adquiridas e através do sistema de sac, o cliente pode ter conhecimento
sobre a análise realizada no produto adquirido. Essa proposta de melhoria será
aplicada devido à algumas falhas no setor.

2. Fundamentação teórica

2.1. PDCA

O ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action) é atualmente o modelo mais aplicado
entre os praticantes da gestão da qualidade, visando o desenvolvimento de
conhecimento organizacional como forma de possibilitar a melhoria contínua,
baseado na gestão de qualidade total para o controle de processos de melhoria
sistematizados. O ciclo PDCA também pode ser conhecido como ciclo de Deming
ou ciclo de Shewhart. ​O PDCA foi popularizado por W. Edwards Deming​, ​no
entanto, ele mesmo sempre se referiu a ele como o "ciclo de Shewhart". Das várias
empresas que o aplicam tem resultados considerados positivos. Porém, para
verificação e resultados melhorados deve-se procurar alternativas ao método. Para
isso é necessária a busca por conceitos inerentes ao PDCA, como informação,
solução de problemas e a metodologia.

Figura 1 - Ciclo PDCA

O conceito de PDCA baseia-se no método científico , desenvolvido a partir do

trabalho de Francis Bacon ( Novum Organum , 1620). O método científico pode ser
escrito como "hipótese - experimento - avaliação" ou como "planejamento -
verificação". Walter A. Shewhart descreveu a manufatura sob "controle" - sob
controle estatístico - como um processo de três etapas de especificação, produção e
inspeção. Ele também relacionou especificamente isto ao método científico de
hipótese, experimento e avaliação. Shewhart diz que o estatístico "deve ajudar a
mudar a demanda de mercadorias mostrando como [...] fechar o intervalo de
tolerância e melhorar a qualidade dos produtos". Claramente, Shewhart destina o
analista a tomar medidas com base nas conclusões da avaliação. De acordo com
Deming, durante suas palestras no Japão no início da década de 1950, os
participantes japoneses encurtaram os passos para o plano agora tradicional , fazer,
checar, agir . Deming preferiu planejar, fazer, estudar, agir porque "estudo" tem
conotações em inglês mais próximas da intenção de Shewhart do que "checar".
 Hoje em dia a informação é essencial na nossa sociedade, com toda a
acessibilidade que a internet traz tudo parece ficar mais fácil. O processo da
disseminação de conhecimento tem tido o efeito de desenvolver sociedade e
evoluindo a propagação de mais informação. E a organização tem grande efeito
nisso. Portanto, as organizações têm investido bastante em conhecimento e
informação.
Segundo Reich (1991) apud Nonaka; citado Fonseca (2006, p. 3) diz que “a
única verdadeira vantagem competitiva pertencerá àqueles a quem chama de
‘analistas simbólicos’, equipados com conhecimento para identificar, solucionar e
avaliar novos problemas”. Abramczuk (2004), coloca a ideia de que “o conhecimento
resulta da busca de solução para problemas”. Os problemas sendo apresentados
como vários e variados com significados diferentes, sendo assim, soluções de
problemas se tornam difíceis de serem conceituados. McGregor apud Campos (op.
cit.) afirma que “gerenciar é essencialmente resolver problemas”. Assim é
necessário que cada funcionário na empresa trabalhe para melhorias dos processos
aplicados. Portanto, torna-se necessária a implementação de um processo de
soluções de problemas. Contudo, a prevenção de problemas também deve ser
considerada, o PDCA por ser um ciclo se encaixa bem nesse quesito, já que a
melhoria contínua pode ser usada para prevenção.
O ​método visa uma organização de ideias, já o método científico é a
“ordenação dos procedimentos de investigação com vistas a buscar um
conhecimento científico” (ABRAMCZUK, 2004). ​Para a solução de problemas, o
emprego do método deve vir acompanhado da metodologia e da técnica. É
importante diferenciar estes termos. Segundo Thiollent (1996, p. 25), “a metodologia
é entendida como disciplina que se relaciona com a epistemologia ou a filosofia da
ciência. Seu objetivo consiste em analisar as características dos vários métodos
disponíveis [...]. Além de ser uma disciplina que estuda os métodos, a metodologia é
também considerada como modo de conduzir a pesquisa”. ​O método direciona o
que deve ser feito, para termos noção de quais etapas devem ser seguidas e a
técnica indica como deve ser feito. Assim, chegamos à conclusão que as
ferramentas da qualidade são muito importantes, porém sem o método não
resolvem nada.
​Na definição de problemas ​podem ser resultados malquistos ​de um determinado
processo. Em outras palavras, “é um item de controle que não atinge o nível
desejado” (WERKEMA, 1995, p. 13). ​O ciclo PDCA pode ser usado para atingir ou
manter metas com o seu giro. No caso do nosso trabalho será usado para melhoria
de um processo. De acordo com CAMPOS (1992), P- consiste em reconhecimento
do problema e elaboração de um plano de gestão desse problema e um cronograma
a ser seguido; D- botar em funcionamento o plano traçado na etapa anterior; C-
verificar o andamento do plano; A- caso a meta não tenha sido atendida introduzir
ações corretivas, padronizar procedimentos, e se necessário começar tudo
novamente revendo as causas.
 Além disso, PDCA pode ser usado para planejamento da qualidade (ou de
inovação). Este último PDCA é usado quando são estabelecidos novos produtos e
processos. ​Os ciclos PDCA para controle, melhoria e planejamento da qualidade
podem ser efetuados de modo conjunto, de acordo com a forma de gerenciamento
desejada. Quando usado para manutenção da qualidade é dado foco a “prever os
resultados da empresa”. Já na melhoria da qualidade é priorizado “obter melhoria
contínua dos resultados da empresa com os processos existentes”. Já no
planejamento da qualidade ​“necessário para promover mudanças radicais nos
produtos e processos existentes. Esse procedimento é utilizado quando o
gerenciamento pela melhoria da qualidade não é mais capaz de promover
mudanças que levem ao alcance das metas propostas” (AGUIAR, op. cit.).
Werkema (1995, p. 17), mostra o ciclo PDCA como “um método gerencial de
tomada de decisões para garantir o alcance de metas necessárias à sobrevivência
de uma organização”. A utilização do Ciclo PDCA está intimamente ligada ao
entendimento do conceito de processo​. ​É importante que todos os envolvidos em
sua aplicação entendam a visão processual como a identificação clara dos insumos,
dos clientes e das saídas que estes adquirem, além dos relacionamentos internos
que existem na organização (TACHIZAWA, SACAICO, 1997).
Considerando que os problemas​ ​podem ser resultados malquistos​ ​de um
determinado processo, o PDCA pode ser considerado um método de seleção de
decisões para resolver problemas organizacionais. O PDCA é o mapa que guia o
caminho para que as metas estipuladas sejam alcançadas. Assim, é necessário
reunir as informações pertinentes para conclusão do ciclo.
O modelo de Deming foi adaptado na década de 1980 pelo pioneiro do
gerenciamento de qualidade Kaoru Ishikawa. No entanto, Deming se distanciou
dessas mudanças e modificou seu modelo original nos anos 90. Ele enfatizou a
importância do estudo e da aprendizagem na terceira fase. Como destacamos
anteriormente, é por isso que o modelo é algumas vezes chamado de
Planejar-Fazer-Estudar-Agir (PDSA).
Werkema (op. cit.) apresenta certas técnicas da qualidade e os ciclos PDCA
para manter e melhorar e a integração destas técnicas aos ciclos PDCA. Aguiar
(2002), realiza a integração das ferramentas da qualidade aos ciclos PDCA de
manutenção, melhoria e inovação. ​Embora o PDCA seja o método mais difundido
na prática do TQM, seu uso deve ser visto com cautela. Smith (1998), salienta que,
em geral, as pessoas tendem a ir aplicando métodos e técnicas ao invés de
pensarem sobre a solução de problemas em si. ​Isto pode ocorrer devido à urgência
para obtenção de resultados ou aos treinamentos que enfatizam os métodos e
técnicas, inclusive porque aprender e aplicar estes métodos e técnicas é mais
simples e prático do que pensar solidamente para a compreensão e solução de
problemas da qualidade.
​Não podemos esquecer que o ciclo PDCA pode ser potencializado usado em
conjunto com outras ferramentas da qualidade como 5S e 5W2H.
 2.2. 5S

O 5s surgiu no Japão em meados do século XX e consiste basicamente no

empenho das pessoas em organizar o local de trabalho por meio de manutenção
apenas do necessário, da limpeza, da padronização e da disciplina na realização do
trabalho, com o mínimo de supervisão possível.
Muitas vezes o 5S é visto como uma grande faxina (Housekeeping) pelo fato
das pessoas não conseguirem perceber sua abrangência. Limitando o programa a
esta esfera física, perde-se grande parte do que de bom este tem para oferecer: a
mudança de valores. Na verdade, em sua essência, esse método explora três
dimensões básicas: a dimensão física (layout), a dimensão intelectual (realização
das tarefas) e a dimensão social (relacionamentos e ações do dia-a-dia).
Estas três dimensões se inter-relacionam e dependem uma da outra. No
momento em que uma das dimensões é alterada ou melhorada, sentimos reflexos
nas outras duas.
É notório que modificar o espaço físico, buscando gerar um ambiente
agradável e eficiente de trabalho através do descarte de coisas desnecessárias,
alterações de layouts, ou mesmo alterar os processos (aspecto intelectual), é mais
rápido e menos complexo que prover mudanças de valores, crenças e hábitos dos
indivíduos. Como em todo processo de mudança organizacional, o 5S exige
transformações profundas e de base e, para que isso ocorra, é necessário que
todos estejam engajados e tenham vontade de mudar, principalmente a alta
gerência que deve disseminar os novos hábitos top-down.
Então a alta gerência deve fortalecer os pontos que farão com que as
pessoas engajem no processo, como por exemplo: enfatizar os aspectos individuais
para fortalecimento do grupo; dar segurança a todos (ninguém perde, todos
ganham); mostrar que nada é inatingível e tudo pode ser melhorado (Kaisen);
despertar o senso de utilidade em todos (todos são importantes); entre outros
valores. “Consciência por si só não basta.
Para mudar, o homem precisa da vontade” (GOMES et al, 1998). Foi com
este pensamento que os japoneses desenvolveram o “Programa 5S”, que pode ser,
até mesmo, considerado por alguns um estilo de vida. Os 5S são derivados de
palavras japonesas, iniciadas pela letra “s” e que exprimem princípios fundamentais
da organização. Inicialmente integravam o método 9 ‘esses’: SEIRI, SEITON,
SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE, SETSUYAKO, SEKININ, SHITSUKOKU e
SHUKAN. Segundo Lapa (1998), os cinco primeiros “s” são definidos conforme
definição abaixo:
1. SEIRI – Senso de utilização, arrumação, organização, seleção;
2. SEITON – Senso de ordenação, sistematização, classificação;
3. SEISO – Senso de limpeza, zelo;
4. SEIKETSU – Senso de asseio, higiene, saúde, integridade; e,
5. SHITSUKE – Senso de autodisciplina, educação, compromisso.
 2.3. 5W2H

Behr et al. (2008, p. 39) definem esta ferramenta como sendo "uma maneira
de estruturarmos o pensamento de uma forma bem organizada e materializada
antes de implantarmos alguma solução no negócio”. A denominação deve-se ao uso
de sete palavras em inglês: What (O que, qual), Where (onde), Who (quem), Why
(porque, para que), When (quando), How (como) e How Much (quanto, custo). Esta
ferramenta é amplamente utilizada devido à sua compreensão e facilidade de
utilização.
O método consiste em responder às sete perguntas de modo que todos os
aspectos básicos e essenciais de um planejamento sejam analisados. De acordo
com Franklin (2006), a ferramenta 5W2H é entendida como um plano de ação, ou
seja, resultado de um planejamento como forma de orientação de ações que
deverão ser executadas e implementadas, sendo uma forma de acompanhamento
do desenvolvimento do estabelecido na etapa de planejamento. Com a crescente
complexidade em gerenciar processos e informações, essa metodologia, através de
respostas simples e objetivas, permite que informações extremamente cruciais para
a contextualização de um planejamento sejam identificadas. A tabela abaixo resume
os questionamentos da metodologia e o conteúdo esperado para as respostas de
cada pergunta.

Tabela 1 - Tabela 5W2H

 Dentro de cada uma dessas perguntas, inúmeros outros questionamentos
podem ser feitos para melhor entendimento da função do 5W2H:
a) O quê? Qual a atividade? Qual é o assunto? O que deve ser medido?
Quais os resultados dessa atividade? Quais atividades são dependentes dela?
Quais atividades são necessárias para o início da tarefa? Quais os insumos
necessários?
b) Quem? Quem conduz a operação? Qual a equipe responsável? Quem
executará determinada atividade? Quem depende da execução da atividade? A
atividade depende de quem para ser iniciada?
c) Onde? Onde a operação será conduzida? Em que lugar? Onde a atividade
será executada? Onde serão feitas as reuniões presenciais da equipe?
d) Por quê? Por que a operação é necessária? Ela pode ser omitida? Por que
a atividade é necessária? Por que a atividade não pode fundir-se com outra
atividade? Por que A, B e C foram escolhidos para executar esta atividade?
e) Quando? Quando será feito? Quando será o início da atividade? Quando
será o término? Quando serão as reuniões presenciais?
f) Como? Como conduzir a operação? De que maneira? Como a atividade
será executada? Como acompanhar o desenvolvimento dessa atividade? Como A,
B e C vão interagir para executar esta atividade?
g) Quanto custa realizar a mudança? Quanto custa a operação atual? Qual é
a relação custo / benefício? Quanto tempo está previsto para a atividade? Através
dessas perguntas é possível direcionar, planejar, definir as responsabilidades e
quantificar as ações.

3. Diagnóstico e Problematização Organizacional

3.1- Diagnóstico

O diagnóstico da organização se inicia através da análise SWOT: Strengths,

Weaknesses, Opportunities and Threats (Forças, Fraquezas, Oportunidades e
Ameaças).
Através da análise do ambiente interno, levando em conta elementos e
características que favorecem e desfavorecem o setor perante a concorrência,
podemos determinar as forças e fraquezas da área. Já analisando o ambiente
externo, levando em conta a análise dos elementos que criam ambientes favoráveis
e desfavoráveis, podemos determinar as oportunidades e ameaças.

Forças:

● Profissionais qualificados;
● Existência de um laboratório próprio;
 ● Boa infraestrutura interna organizacional;
● Garantia de qualidade do produto.

Fraquezas:

● Efetivo reduzido;
● Falta de matérias primas;
● Falta de otimização de processo/métodos;
● Atraso na chegada de matérias primas.

Oportunidades:

● Clima atmosférico favorável;

● Inovação científica e metodológica;
● Mudança político-econômica;
● Alta do mercado de trabalho.

Ameaças:

● Necessidade de implementação de análise;

● Custo elevado em análise externa;
● Aumento na demanda;
● Reclamação de cliente.

Visando utilizar as forças para enfrentar as ameaças a surgir, potencializando

as oportunidades e que ações tomar para que as fraquezas não potencializam as
ameaças existentes ou prejudiquem as oportunidades, os tópicos de forças,
fraquezas, oportunidades e ameaças são definidos.
Correlacionando os tópicos entre si, percebe-se a possibilidade de utilizar as
oportunidades para minimizar as fraquezas do setor e também aproveitar as forças
que a área possui para reduzir e suavizar as ameaças, como citado a seguir:

1) Através do clima atmosférico favorável, pode-se evitar o atraso da

chegada de navios que trazem as matérias primas importadas.
2) O setor não será impactado pelo aumento da demanda de análise devido
a boa infraestrutura do laboratório, capaz de organizar as amostras de
forma a incluir na rotina de análises sem prejudicar a área.
3) A inovação científica e metodológica pode impactar na otimização dos
processos/análises com novidades de procedimentos e equipamentos
para dadas análises, capaz de acelerar o processo.
4) Caso haja a necessidade de implementação de uma nova análise, um dos
pontos fortes do setor são profissionais qualificados capazes de
implementar a mesma.
 5) Aproveitar a oportunidade da mudança político-econômica para evitar a
falta de matéria prima, devido a possível mudança no câmbio e a
possibilidade de maior compra no exterior.
6) A força da garantia de qualidade do produto sobressai a reclamação de
cliente relacionado a qualidade do fertilizante adquirido.
7) Aproveitar a oportunidade da alta no mercado de trabalho para contratar
pessoas e evitar o atraso do processo devido ao efetivo reduzido.
8) Aproveitar a existência de um laboratório próprio para evitar um gasto
elevado com análises necessárias em laboratório externo.

​3.2 - Problematização

​ melhoria proposta no setor controle de qualidade da Unifertil se dá pela

A
necessidade de uma maior qualidade, organização e controle de amostras no
mesmo, como visto na análise SWOT, a fim de evitar ameaças que possam surgir e
atrapalhar o andamento positivo do setor. Visando a implementação da qualidade
total no setor, gerando melhorias no processo, serão utilizadas as ferramentas da
qualidade PDCA, 5S e 5W2H.

3.2.1 – PDCA
A busca por uma metodologia de melhoria em processos e produtos tem sido
um desafio para direção de laboratórios acreditados e para as organizações com um
sistema de gestão da qualidade certificado. ​Com o uso da ferramenta de qualidade
ciclo PDCA pretende-se propor uma​ ​otimização do processo/métodos.
Espera-se que essas mudanças acarretem:
· Benefícios financeiros e estratégicos;
· Aumento da satisfação dos clientes;
· Extensão para outras áreas da organização.

P: ​Para avaliar o processo e sua metodologia, convidamos os funcionários para que

indiquem problemas ou “incômodos” em processos, nos quais o método seria
aplicado para identificação de mudanças que, quando implantadas, promoveriam as
melhorias necessárias;
Descrever as necessidades do cliente e conhecer sua percepção do produto ou
serviço entregue à ele;
Dados sobre desempenho atual do sistema.
D: ​Colocar em prática as propostas de mudanças no sistema com alto grau de
confiança;
Treinar os envolvidos;
Estender o conhecimento e as melhorias conquistadas;
Acompanhar a execução e reunir informações que serão úteis para a análise.
C: ​Comparar o desempenho entre o que foi previsto e o que foi realizado;
Avaliar os ganhos e celebrar a conquista;
Com o levantamento dos problemas feitos na primeira etapa termos menos chances
de errar. Porém, caso ocorra algum erro de análise deveremos rever a segunda
etapa e como podemos melhorar nossas implementações. Devemos também,
contar com que a prática nos leve a perfeição.
A: Devemos considerar ajustes baseados nas avaliações feitas, ou até configurar
novos planos de ação para melhorias futuras, maiores ganhos e agilidade, o que
acarretará em retornos financeiros satisfatórios;
Agora com todos os resultados em mãos podemos aperfeiçoar os procedimentos
cada vez mais, girando o ciclo, visando sempre a satisfação dos clientes e a
qualificação dos funcionários;
Conforme retorna ao planejamento e qualifica a sua execução, mais conhecimento
se adquire e menos erros se identifica na análise, aproximando-se das metas
propostas.

3.2.2 - 5S

​Visando criar a cultura da disciplina, identificar problemas e gerar oportunidade

para melhorias, incluindo o clima organizacional e produtividade, foi proposta a
utilização da ferramenta de qualidade 5S.
Primeiramente, é de extrema importância a internalização desse conceito pelos
funcionários onde assim, o mesmo pode ser colocado em prática, devendo se tornar
uma filosofia de vida pessoal e profissional.

Utilizando os 5 sensos, podemos aplicar melhorias a:

● Através do senso de utilização e organização, pode-se etiquetar/descartar
materiais sem utilidade e colocar cada material em seu devido lugar,
tornando a tarefa do dia a dia mais prática, a fim de otimizar o processo diário
do setor através de uma melhor organização.
● Através do senso de limpeza, a fim de assegurar a qualidade do produto,
manutenção dos equipamentos e qualidade de vida dos funcionários.
● Através do senso de integridade, pode-se tornar os sensos anteriormente
utilizados como uma nova política de trabalho, fazendo parte da rotina e
mantendo o padrão conquistado durante essa aplicação. Deve-se criar uma
rotina de manutenção dos sensos aplicados no setor.
● Através do senso de disciplina, os novos funcionários a entrarem no setor
deverão aprender sobre o programa 5S e os funcionários antigos deverão
passar por uma reciclagem de processo, através de treinamentos teóricos e
práticos no próprio setor, palestrados por responsáveis da qualidade. A fim
de monitorar, controlar e manter a disciplina proposta inicialmente e para que
a ferramenta seja aplicada diariamente e continuamente.
3.2.3 – 5W2H
Para a confecção de um plano de ação, a fim de resolver a deficiência no efetivo
do setor de qualidade utilizaremos a ferramenta de qualidade 5W2H.

What (o que será feito?) Contratação de novos funcionários.

Why (por que será feito?) Melhorar o processo através da diminuição

da sobrecarga atual dos funcionários. Assim
o processo ficará mais ágil e consistente.

Where (onde será feito?) Setor de qualidade da Unifertil.

When (quando?) Entrevistas - Entre os meses de fevereiro e

março de 2019.
Avaliação – De abril a setembro de 2019.

Who (por quem será Pela responsável pelo setor.

feito?)

How (como será feito?) 1- Serão feitas entrevistas com

candidatos a estagiários durante os meses
de ação.
2- Selecionar dois dentre os candidatos
para ocupar as vagas.
3- Durante 6 meses eles serão avaliados.
4- Ao final do período de avaliação o
melhor dentre eles será efetivado a equipe.

How much ​(quanto vai Durantes os meses de avaliação – salário

custar?) de dois estagiários.
Após – salário de um funcionário.

4. Conclusão
A partir do que foi estudado conseguimos elaborar um plano de melhoria para
o laboratório da empresa Unifertil, visando um ambiente de trabalho mais
organizado, produtivo, ágil e agradável para seus funcionários utilizando o ciclo
PDCA, 5s e o 5W2H.
Com o uso do ciclo PDCA foi possível avaliar falhas no processo e garantir
melhorias, já com o 5s a melhoria se deu na parte organizacional do laboratório
proporcionando um ambiente mais limpo, seguro e organizado; utilizando a
ferramenta 5W2H conseguimos resolver a deficiência no efetivo melhorando não só
a produtividade com a diminuição dos atrasos na entrega dos laudos mas como
também o ambiente de trabalho tirando o sobrepeso dos funcionários para que
estes possam trabalhar mais motivados e consequentemente aumentar a
produtividade do setor.