Arbeidsnedbrytningsstruktur

En arbeidsnedbrytningsstruktur eller prosjektnedbrytning er innen prosjektledelse og systemteknikk en leveranseorientert nedbrytning av et prosjekt til mindre komponenter. En arbeidsnedbrytningsstruktur er en viktig prosjektleveranse som organiserer teames arbeid i håndterbare deler. I Project Management Body of Knowledge (PMBOK 5) defineres arbeidsnedbrytningsstrukturen som «en hierarkisk dekomponering av det totale omfanget av arbeidet som skal utføres av prosjektgruppen for å oppnå prosjektmålene og skape de nødvendige leveransene».

Eksempel fra den amerikanske standarden MIL-HDBK-881 som illustrerer de tre første nivåene i et typisk system flysystem.

Et team som jobber med arbeidsnedbrytningsstrukturen for et prosjekt ved hjelp av en tavle med Post-it-lapper.

Et objekt i arbeidsnedbrytningsstrukturen kan være et produkt, data, en tjeneste eller en kominasjon av disse. Arbeidsnedbrytningsstrukturen gir også det nødvendige rammeverket for detaljert kostnadsestimering og -styring, og er samtidig veiledende for uvikling og styring av tidsplanen.

Oversikt

Arbeidsnedbrytningsstrukturen er en hierarkisk og inkrementell nedbrytning av prosjektet i faser, leveranser og arbeidspakker. Det har en trestruktur, hvor inndelingen viser innsatsen som kreves for å nå et mål, eksempelvis oppfyllelsen av et program, prosjekt eller en kontrakt. I et prosjekt eller kontrakt utvikles arbeidsnedbrytningsstrukturen ved å starte med sluttmålet og suksessivt dele det inn i komponenter med håndterbar størrelse, varighet og ansvar (for eksempel systemer, delsystemer, komponenter, oppgaver, deloppgaver og arbeidspakker) som omfatter alle steg som er nødvendige for å oppnå målet.

Eksempel på NASA sin arbeidsnedbrytningsstruktur som blir brukt i deres rapporteringsstruktur.

Arbeidsnedbrytningsstrukturen gir et felles rammeverk for naturlig utvikling av en kontrakts overordnede planlegging og styring, og danner grunnlaget for oppdeling av arbeidet i definerbare trinn som arbeidsoppgaver igjen kan utvikles fra. Arbeidsnedbrytningsstrukturen danner også grunnlag for rapportering av tekniske aspekter, tidsplan, kostnad og arbeidstimer.

Med en arbeidsnedbrytningsstruktur er det mulig å summere deloppavenes kostnader for tid, materialer og så videre, slik at man kan estimere den samlede kostnaden for oppgaver som ligger over i trestrukturen. For hvert objekt i arbeidsnedbrytningsstrukturen lages det en beskrivelse av hver av oppgavene som skal utføres. Denne teknikken (noen ganger kalt en systemnedbrytningsstruktur) brukes for å definere og organisere det totale omfanget av et prosjekt.

Arbeidsnedbrytningsstrukturen er organisert rundt de primære produktene til et prosjekt (eller planlagte effekter) istedet for arbeidet som trengs for å produsere disse produktene (planlagte tiltak). Siden de planlagte effektene er de ønskede sluttresultatene for prosjektet utgjør de en relativt stabil mengde av kategorier hvor man kan samle kostnadene som trengs for å utføre de planlagte handligene. En godt designet arbeidsnedbrytningsstruktur gjør det enkelt å tilordne hver prosjektaktivitet ett og bare ett terminalelement fra arbeidsnedbrytningsstrukturen.

I tillegg til å være et verktøy for kostnadskontroll bidrar også arbeidsnedbrytningsstrukturen med å kartlegge krav fra ett nivå av systemspesifikasjoner til et annet, for eksempel en kryssreferansematrise som avbilder funksjonelle krav til designdokumenter på høyt eller lavt nivå. Arbeidsnedbrytningsstrukturen kan vises horisontalt som en liste eller vertikalt som en trestruktur (som et organisasjonskart).

Utformingen av arbeidsnedbrytningsstrukturen skjer normalt i starten av et prosjekt, men før detaljert prosjekt- og oppgaveplanlegging.

Historie

Begrepet arbeidsnedbrytningsstruktur ble utviklet sammen med Program Evaluation and Review Technique (PERT) hos det amerikanske forsvarsdepartementet. PERT ble introdusert i den amerikanske marinen i 1957 for å støtte utviklingen av missilprogrammet Polaris. Selv om begrepet arbeidsnedbrytningsstruktur ikke ble brukt i den første implementeringen av PERT så ble oppgavene organisert produktorienterte kategorier.

I juni 1962 publisert det amerikanske forsvarsdepartementet, NASA og den amerikanske romfartsindustrien et dokument for PERT/COST-systemet som beskrev en tilnærming til arbeidsnedbrytningsstrukturer, og USA sin forsvarsminister gav oppmuntring om at denne guiden skulle tas i bruk innen alle tjenester. I 1968 publiserte det amerikanske forsvarsdepartementet Work Breakdown Structures for Defense Materiel Items (MIL-STD-881), en militær standard som krever bruk av arbeidsnedbrytningsstrukturer på tvers av hele det amerikanske forsvarsdepartementet.

Dokumentet har blitt revidert flere ganger, senest i 2018. Den gjeldende versjonen av dokumentet kan finnes i Work Breakdown Structures for Defense Material Items (MIL-STD-881E). Standarden inkluderer spesifikke definisjoner av arbeidsnedbrytningsstrukturer for systemer for forsvarsmateriell, og adresserer arbeidsnedbrytningsstruktur-objekter som er felles for alle systemer.

Objektkategoriene i MIL-STD-881E er:

• Flysystemer
• Elektroniske eller generiske systemer
• Rakett- og ordonanssystemer
• Strategiske missilsystemer
• Havsystemer
• Romsystemer
• Bakkekjøretøy-systemer
• Ubemannede maritime systemer
• Utskytningskjøretøy-systemer
• Informasjonssystemer og forsvarsforretnings-systemer

Noen typiske objekter gjengitt fra vedlegg K i MIL-STD-881E er: Integrasjon, montering, test og utsjekk; systemteknikk; programstyring; systemtest og -evaluering; data; spesielt støtteutstyr; felles støtteutstyr, driftsaktivering; logistikkstøtte for leverandører; industrianlegg; initielle reservedeler. Standarden inkluderer også flere typiske objekter som er unike for romsystemer, utskytningskjøretøy-systemer og strategiske missilsystemer.

I 1987 dokumenterte Project Management Institute (PMI) at disse teknikkene også hadde blitt utbredt utenfor forsvarsorganisasjoner. Project Management Body of Knowledge (PMBOK) inneholder en oversikt over arbeidsnedbrytningsstrukturer som konseptet, mens Practice Standard for Work Breakdown Structures er en sammenlignbar standard fra det amerikanske forsvarsdepartementet som er ment for mer generell anvendelse.

Designprinsipper

100%-regelen

Et viktig designprinsipp for arbeidsnedbrytningsstrukturer er 100%-regelen, som har blitt definert som følger:

100%-regelen sier at arbeidsnedbrytningsstrukturen inkluderer 100% av arbeidet som er definert av prosjektets omfang og fanger opp alle leveranser (interne, eksterne, interime) i form av alt arbeidet som skal gjennomføres, inkludert prosjektledelse. 100%-regelen er en av de viktigste prinsipperne som styrer utvikling, nedbrytning og evaluering av arbeidsnedbrytningsstrukturen. Regelen innen alle nivåer innenfor et hierarki: Summen av alle deloppgaver må være lik oppgavenivåene over, og til sammen 100% av arbeidet, og arbeidsnedbrytningsstrukturen bør ikke omfatte arbeid som faller utenfor det faktiske omfanget av prosjektet. Med andre ord kan den ikke inneholde mer enn 100% av arbeidet. Det er viktig å huske at 100%-regelen også gjelder på aktivitetsnivå. Arbeid som representeres av aktiviteter i en arbeidspakke må summere opp til 100% av arbeidet som kreves for å fullføre arbeidspakken.

Gjensidig utelukkende objekter

At objektene er gjensidig utelukkende betyr at de forskjellige objektene i arbeidsnedbrytningsstrukturen ikke kan ha noe overlapp i definisjon av omfang. Ellers risikerer man tvetydigheter som kan resultere i duplisert arbeid eller feilkommunikasjon om ansvar og myndighet. Slik overlapp kan også forårsake forvirring angående prosjektets kostnadsregnskap. Dersom navnene på objektene er tvetydige kan det hjelpe å lage en ordliste for arbeidsnedbrytningsstrukturen for å tydeliggjøre forskjellen på de ulike objektene. Ordlisten beskriver ellers hver enkelt komponent i arbeidsnedbrytningsstrukturen med milepæl, leveranse, aktiviteter, omfang, samt noen ganger datoer, ressurser, kostnader og kvalitet.

Planlegging av effekter, ikke handlinger

Dersom man prøver å inkludere handlingsorienterte detaljer i arbeidsnedbrytningsstrukturen vil dette sannsynligvis resultere i for mange handlinger eller for få handlinger. For mange handlinger vil vil gjøre at man overskrider 100% av foreldreoppgavens omfang, mens for få vil gjøre at man faller under 100% av foreldreoppgavens omfang. Den beste måten å følge 100%-regelen på er å definere objektene i arbeidsnedbrytningsstrukturen i form av effekter eller resultater istedet for handlinger. Dette sikrer også at arbeidsnedbrytningsstrukturen ikke blir altfor foreskrivende med hensyn på metoder, hvilket åpner for mer oppfinnsomhet og kreativ tenkning hos prosjektdeltakerne. For prosjekter hvor man utvikler nye produkt er den vanligste teknikken for å sikre en resultatorientert arbeidsnedbrytningsstruktur å bruke en produktnedbrytingsstruktur. I funksjonsdrevet utvikling brukes en lignende teknikk som heter funksjonsnedbrytningsstruktur. Når et prosjekt leverer profesjonelle tjenester er en vanlig teknikk å fange opp alle planlagte leveranser for å skape en leveranseorientert arbeidsnedbrytningsstruktur. Arbeidsnedbrytingsstrukturer som deler opp arbeidet etter prosjektfaser (for eksempel foreløpig designfase, kritisk designfase) må sikre at fasene er tydelig adskilte via en leveranse som også brukes for å definere inn- og utgangskriterier (for eksempel en foreløpig godkjenning eller kritisk designgjennomgang).

Detaljnivå

Det må avgjøres når man skal slutte å dele opp arbeidet i mindre objekter. For de fleste prosjekter vil et hierarki på 2-4 nivåer være tilstrekkelig. Et slikt antall nivåer kan være hensiktsmessig for å hjelpe til med å bestemme varigheten av aktivitetene som er nødvendige for å produsere en leveranse definert av arbeidsnedbrytningsstrukturen. Det finnes flere heuristikker eller "tommelfingerregler" som brukes når man skal bestemme passende varighet for en aktivitet eller en gruppe av aktiviteter som er nødvendig for å produsere en spesifikk leveranse definert av arbeidsnedbrytningsstrukturen.

• 80-timers regelen: Ingen enkelt aktivitet eller gruppe av aktiviteter på laveste detaljnivå i arbeidsnedbrytningsstrukturen (terimalobjekt) for å produsere en leveranse skal innebære mer enn 80 timers arbeid.
• Maks en periode: Ingen aktivitet eller gruppe av aktiviteter på laveste detaljnivå i arbeidsnedbrytningsstrukturen bør ha lengre varighet enn en enkelt periode. Eksempelvis dersom prosjektgruppen rapporterer fremgang månedlig bør ingen enkelt aktivitet eller serie med aktiviteter vare lengre enn én måned.
• "Hvis det gir mening"-regelen: Ifølge denne tommelfingerregelen kan man bruke "sunn fornuft" når man oppretter varigheten av en enkelt aktivitet eller gruppe av aktiviteter som er nødvendige for å produsere en leveranse definert av arbeidsnedbrytningsstrukturen.

Et arbeidspakke på aktivitetsnivået er en oppgave som:

• Kan estimeres på en realistisk og trygg måte
• Det ikke gir praktisk mening å bryte ned ytterligere
• Kan fullføres i samsvar med en av de nevnte heuristikkene definert ovenfor
• Gir en leveranse som er målbar
• Danner en unik pakke av arbeid som kan bli utkontraktert eller leid ut

Koding

Det er vanlig at objektene i arbeidsnedbrytningsstrukturen nummereres i rekkefølge for å vise den hierarkiske strukturen. Hensikten med nummereringen er å gi en konsekvent tilnærming til å identifisere og administrere arbeidsnedbrytningsstrukturen på tvers av like systemer uavhengig av leverandør eller tjeneste.

I eksempelet under identifiserer 1.1.2 Fremdriftsstystem dette objektet som et nivå 3-objekt i arbeidsnedbrytningsstrukturen, ettersom det har 3 tall adskilt med 2 desimaltegn. En slik koding gjør det også enkelt å kjenne igjen arbeidsnedbrytningsstruktur-objekter i enhvert skriftlig kontekst, og gir mulighet for enkel sporing i ordlisten til arbeidsnedbrytningsstrukturen.

Et praktisk eksempel på koding av en arbeidsnedbrytningsstruktur er:

1.0 Flysystem

1.1 Luftfartøy

1.1.1 Flyskrog

1.1.1.1 Flyskrog-integrasjon, montering, test og utsjekk

1.1.1.2 Flykropp

1.1.1.3 Vinge

1.1.1.4 Haleparti

1.1.1.5 Nacelle

1.1.1.6 Andre flyskrogkomponenter 1..n (spesifiser)

1.1.2 Fremdriftsstystem

1.1.3 Undersystemer for luftfartøyet

1.1.4 Avionikk

1.2 Systemteknikk

1.3 Programstyring

1.4 Systemtest og evaluering

1.5 Opplæring

1.6 Data

1.7 Spesielt støtteutstyr

1.8 Vanlig støtteutstyr

1.9 Driftsaktivering

1.10 Industrianlegg

1.11 Initielle reservedeler

Terminalobjekter

Et terminalobjekt er det laveste objektet i en trestruktur og som ikke er ytterligere inndelt. I en arbeidsnedbrytningsstruktur er terminalobjekter (aktiviteter eller leveranser) også kjent som arbeidspakker, og blir estimert med tanke på ressursbehov, budsjett og varighet; koblet via avhengigheter; og lagt inn i en tidsplan. I koblingen mellom arbeidsnedbrytningsstrukturen og organisasjonsenheten som skal arbeide med den etableres det kontrollkontoer og arbeidspakker, og ytelse planlegges, måles, registreres og kontrolleres. En arbeidsnedbrytningsstruktur kan uttrykkes ned til hvilket som helst nivå av interesse.

Som regel er minimum 3 nivåer anbefalt, mens flere nivåer vanligvis er forbeholdt for og bare for objekter med høy kostnad eller høy risiko, og 2 nivåer i tilfeller som systemteknikk eller programstyring. Standarden viser at eksempler på arbeidsnedbrytningsstrukturer med varierende dybde, med eksempler på programvareutvikling som går opp til 5 nivåer eller avfyringssystemer som går opp til 7 nivåer.

Samsvar med normer

Den høyere arbeidsnedbrytningsstrukturen bør være i samsvar med alle normer eller mandatmaler innenfor organisasjon eller domenet. For eksempel må skipsbygging for den amerikanske marinen respektere den nautiske terminologien og hierarkistrukturen angitt i den relevante MIL-standarden blir innbakt i skipsteknikken, og at passende marinekommandoer og prosedyrer har blitt bygd for å passe med denne skipsteknikk-strukturen, hvilket medfører at alle siginifikante endringer i nummerering eller navn på arbeidsnedbrytningsstruktur-objekter ikke vil være akseptable.

Eksempel

En arbeidsnedbrytningsstruktur for konstruksjonsteknikk, med eksempel på bruk av 100%-regelen,

Figuren på siden viser en arbeidsnedbrytningsstruktur for konstruksjonsteknikk som demonstrerer bruk av 100%-regelen og progressiv utdyping. På nivå 1 av arbeidsnedbrytningsstrukturen vises 100 arbeidsenheter, som er det totale omfanget til prosjektet for å designet og bygge en spesialdesignet motorsykkel. På nivå 2 av arbeidsnedbrytningsstrukturen er disse 100 enhetene delt inn i 7 objekter. Antallet enheter allokert til hvert arbeidsobjekt kan være basert på innsats eller kostnad; det er uansett ikke et estimat på oppgavens varighet.

De tre største objektene på nivå 2 i arbeidsnedbrytningsstrukturen er ytterligere delt inn på nivå 3. De to største objektene på nivå 3 representerer hver bare 17% av det totale omfanget av prosjektet. Disse store objektene kunne blitt ytterligere delt inn med progressiv utdyping som er beskrevet ovenfor.

Designet av arbeidsnedbrytningsstrukturen kan støttes av programvare (for eksempel et regneark) for å muliggjøre automatisk utregninng av punktverdier. Estimat på arbeid eller kostnad kan lages gjennom diskusjoner mellom medlemmer i prosjektgruppen, og slike samarbeidsteknikker kan gi større innsikt i definisjoner av omfanget, underliggende forutsetninger og konsensus om detaljnivået som kreves for å administrere prosjektet.

Se også

• MECE-prinsippet
• Oppgavebehandling
• Prosjektplanlegging
• Strukturdiagram
• Tidsblokkering

Eksterne lenker

• Hva er forskjellen på en produktnedbrytningsstruktur og en arbeidsnedbrytningsstruktur? | Metier OEC