Definition: Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement (auch: Zeitplanung) bezeichnet unterschiedliche Methoden der Zeiteinteilung, um die Produktivität und Effektivität der Arbeit zu steigern.
Erfolgreiches Zeitmanagement ist eine Form des Selbstmanagements und Zeichen für eine gute Selbstorganisation. Je nach Aufgaben, Arbeitsweise und Persönlichkeit stehen dafür verschiedene Zeitmanagement Methoden zur Auswahl, deren Erfolg vor allem vom richtigen Einsatz und Selbstdisziplin abhängt.
Zeitmanagement lernen: Das sind die Folgen
- Sie können sich besser organisieren.
- Sie gewinnen einen Überblick über Ihre ToDos.
- Sie planen Aufgaben strukturiert und vorausschauend.
- Sie priorisieren wichtige und unwichtige Dinge.
- Sie bleiben den Tag über motiviert.
Warum überhaupt Zeitmanagement?
Genau genommen ist der Begriff „Zeitmanagement“ eine Mogelpackung: Zeit lässt sich nicht managen – sie vergeht immer gleich schnell. Jeder Tag hat für jeden Menschen 24 Stunden. Deshalb haben wir nicht zu wenig Zeit, „sondern zu viel Zeit, die wir nicht nutzen“ (Seneca).
Ziel von Zeitmanagement ist daher, die verfügbare Arbeitszeit besser zu nutzen und anstehende Aufgaben nach klaren Prioritäten zu organisieren sowie Störfaktoren zu beseitigen.
Zeitmanagement Methoden: Übersicht der 17 besten
Inzwischen gibt es zahlreiche Zeitmanagement Methoden, die helfen, die verfügbare Zeit besser zu nutzen oder anfallende Aufgaben effizienter und effektiver zu erledigen. Die jeweiligen Zeitmanagement-Techniken, Tools oder Apps haben spezifische Vor- und Nachteile und sollten zu Ihnen passend ausgewählt werden.
Die besten Zeitmanagement-Methoden in der Übersicht:
1. ABC-Methode
Bei der ABC-Methode (auch: ABC-Analyse) geht es um drei Prioritäten. Sie richtet sich an Menschen, die schnell und intuitiv entscheiden. Durch die einfache Aufteilung erhalten sie einen einfachen Plan und klare Handlungsanweisungen für unterschiedliche Aufgaben. Diese werden dazu in drei Stufen eingeteilt und entsprechend bearbeitet:
- A-Aufgaben: sehr wichtig (sofort erledigen)
- B-Aufgaben: weniger wichtig (später erledigen oder delegieren)
- C-Aufgaben: kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen).
Die Methode aus der Betriebswirtschaft eignet sich ebenso dazu das Unternehmen optimaler auszurichten und zum Beispiel zu prüfen, welche Kunden den höchsten Umsatz bringen oder welche Produkte und Dienstleistungen sind für den meisten Gewinns verantwortlich sind.
2. ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode dient vor allem dazu, den Tag besser zu strukturieren. Im Idealfall benötigen Sie dazu nicht mehr als 15 Minuten am Tag. Die Abkürzung „ALPEN“ ist ein Akronym und setzt sich zusammen aus den Anfangsbuchstaben der fünf Bausteine der Methode:
- Aufgaben aufschreiben
- Länge einschätzen
- Pufferzeit einplanen
- Entscheidungen treffen
- Nachkontrollieren
3. Batching
Beim Batching werden thematisch gleiche Aufgaben zusammengefasst und in einem Block erledigt. Der Begriff leitet sich vom Englischen „to batch“ ab und bedeutet, die Dinge „stapelweise“ zu erledigen.
Die Batching Methode ist das Gegenteil von Multitasking: Statt zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu wechseln, was langsamer macht, nutzt die Technik für gleichartige Aufgaben eine Art Routine-Effekt. Weil sich die Arbeitsabläufe wiederholen, geht alles schneller und die Produktivität steigt.
Effektiv kann aber auch das Gegenteil zum Batching sein: Bei der sog. Salamitaktik zerlegen Sie große Aufgaben in kleinere und schneller erreichbare Teilschritte, was die Motivation fördert.
4. Eat The Frog
Die Methode „Eat the Frog“ (deutsch: „Iss den Frosch!“) geht auf den amerikanischen Erfolgscoach Brian Tracy zurück und bedeutet, die unangenehmste Aufgabe des Tages zuerst zu erledigen – so schwierig oder „unappetitlich“ sie auch ist. Laut Tracy bringt das eine enorme Erleichterung für den Rest des Tages. Effekt: Sie schaffen mehr und verhindern die klassische Prokrastination. Die deutsche Redewendung hierfür wäre: „die Kröte schlucken.“
5. Eisenhower Methode
Die Eisenhower Methode (auch: Eisenhower Prinzip) ist DER Klassiker unter den Zeitmanagement-Methoden und geht tatsächlich auf den US-Präsidenten Dwight D. Eisenhoher zurück. Hierbei werden in einer Matrix alle anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeteilt:
Aus der Einteilung ergeben sich vier Handlungsempfehlungen für die einzelnen Aufgaben:
- A-Aufgaben: Erledigen!
Sie sind wichtig und dringend. - B-Aufgaben: Delegieren!
Sie sind dringende, aber unwichtig und können von anderen erledigt werden. - C-Aufgaben: Terminieren!
Wichtige, aber weniger eilige Aufgaben können Sie auch noch später erledigen. - D-Aufgaben: Ignorieren!
Was weder wichtig noch dringend ist, können Sie getrost vergessen.
6. Getting Things Done
Getting Things Done (auch: GTD-Prinzip) geht auf den Bestsellerautor David Allen zurück. Seine Grundidee: Erst sammeln Sie alle Aufgaben, die erledigt werden müssen und notieren diese in einem logischen System (etwa einem Tagesplaner). Dadurch bekommen Sie den Kopf für Wichtigeres frei. Anschließend müssen Sie für jede Aufgabe diszipliniert entscheiden, ob diese sinnvoll ist und in den Plan integriert wird. Kurz: Reduzieren Sie Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturieren Sie diese Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort.
7. Kanban
Kanban ist die japanische und horizontale Adaption der klassischen To-Do-Liste. Hierbei werden anfallende Aufgaben visualisiert und nach verfügbaren Arbeitskräften, Ressourcen und Kapazitäten verteilt. Wichtigstes Mittel dazu ist das Kanban-Board und Aufgaben sowie Fortschritte in drei Spalten für alle sichtbar gemacht: zu erledigen, in Arbeit, erledigt.
Das Konzept ist eine zentrale Idee im agilen Projektmanagement. Ursprünglich wurde es in den 1940er Jahren vom Automobilkonzern Toyota entwickelt, um Lagerbestände zu reduzieren und die Produktivität zu erhöhen.
8. Not-To-Do-Liste
Anders als bei der klassischen To-Do-Liste schreiben Sie bei der Not-To-Do-Liste Störfaktoren auf, die Sie von der eigentlichen Arbeit abhalten. Das können E-Mails oder Social Media sein. Indem Sie diese Störquellen anschließend bewusst vermeiden oder reduzieren, verbessern Sie indirekt Ihre Zeitplanung.
9. Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip (auch: 80-20-Regel) ist genau genommen keine Zeitmanagement-Methode, sondern eine wichtige Erkenntnis – aus der sich aber Methoden zur Priorisierung von Aufgaben ableiten. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse oft schon mit 20 Prozent des Aufwands erreicht werden. Dafür benötigen die verbleibenden 20 Prozent der Aufgaben rund 80 Prozent der Ressourcen und Arbeitszeit.
Für das Zeitmanagement bedeutet das: Fokussieren Sie sich zuerst am Tag voll und ganz auf die maßgeblichen 20 Prozent der Aufgaben. Der Rest ist nachrangig.
10. Pomodoro-Technik
Mithilfe der Pomodoro-Technik teilen Sie Ihre Arbeitszeit in Intervalle: Zuerst arbeiten Sie für 25 Minuten hochkonzentriert (sog. Pomodoro), widmen sich voll und ganz einer Aufgabe. Danach machen Sie 5 Minuten Pause. Diesen Rhythmus wiederholen Sie viermal. Nach vier Pomodori folgt eine längere Pause von 30 Minuten.
Die Technik ist eine gute Ergänzung zu anderen Zeitmanagement-Methoden und Priorisierungs-Strategien und hilft durch die Kombination aus Fokussierung und Entspannung, sich besser zu konzentrieren und mehr zu schaffen.
11. SMART-Methode
Diese Zeitmanagement-Methode hilft, Ziele besser zu formulieren und zu setzen. Dabei helfen fünf Kriterien, deren Anfangsbuchstaben das Akronym SMART ergeben:
- Spezifisch
Ziele sollen so spezifisch wie möglich beschrieben werden. - Messbar
Orientieren Sie sich dabei an messbaren Fakten. - Attraktiv
Planen Sie so, dass Sie auch Lust haben, das umzusetzen. - Realistisch
Was Sie sich vornehmen muss zugleich machbar sein. - Terminiert
Setzen Sie für jede Aufgabe eine Deadline. Das erhöht die Verbindlichkeit.
Wer seine Zielsetzung so organisiert und fomiliert, steigert die Erfolgschancen deutlich.
12. Tagesplan
Allen genannten Zeitmanagement-Methoden gemein ist, dass Sie sich zunächst einen Überblick aller Aufgaben verschaffen, diese strukturieren und nach Rangfolge sortieren. Genau das tun Sie in der Regel in einem Tagesplan bzw. Wochen- oder gar Monatsplan: Was muss bis wann erledigt werden? Ähnlich wie eine To-Do-Liste schafft der Tagesplan die wichtigste Grundlage für bessere Selbstorganisation.
13. Timeboxing
Das sogenannte Timeboxing (auch: Timeblocking) funktioniert ähnlich wie ein Tagesplan und soll helfen, Aufgaben besser zu strukturieren. Das Konzept ist wieder einfach: Statt einfach loszuarbeiten, legen Sie für jede Aufgabe ein Zeitfenster, die sogenannte Timebox, fest. An diese halten Sie sich möglichst genau, um Zeitverschwendung zu vermeiden.
Timeboxing basiert auf Edwards Gesetz, wonach wir uns mehr anstrengen, wenn die verfügbare Zeit genau festgelegt ist. Indem Sie sich zwingen, die Aufgaben wirklich im vorgegebenen Zeitblock zu erledigen, erzeugen Sie einen positiven Druck. Natürlich müssen die Timeboxes realistisch definiert werden.
14. Die 2-Minuten-Regel
Durch unzählige kleine Aufgaben verzetteln sich viele uns. Abhilfe schafft die 2-Minuten-Regel. Sie sagt: „Alles, was in weniger als 2 Minuten zu schaffen ist, sollte sofort erledigt werden!“ So häufen sich Kleinigkeiten gar nicht erst an – was langfristig das Zeitmanagement erleichtert und die Produktivität steigert. Ähnlich funktioniert übrigens auch das sog. Heiße-Kartoffel-Prinzip.
15. Die 40-30-20-10-Regel
Die 40-30-20-10-Regel ist eine einfache Technik für eine effizientere Arbeitsorganisation. Dabei widmen Sie 40 Prozent Ihrer Zeit der Aufgabe mit höchster Priorität; 30 Prozent bekommt die zweitwichtigste Aufgabe; 20 Prozent der Zeit die Aufgabe mit Priorität 3. Die restlichen 10 Prozent entfallen auf alle übrigen Aufgaben. Die Prozentzahlen allerdings als Richtwert zu verstehen. Das radikale Prinzip dahinter ist entscheidend: Konzentrieren Sie sich auf die drei wichtigsten ToDos des Tages!
16. Die 60-60-30-Methode
Ähnlich wie die Pomodoro-Technik wechselt diese Methode zwischen Anspannung und Entspannung. Die 60-60-30-Methode nimmt dabei Rücksicht auf den natürlichen Biorhythmus und soll die regelmäßige Regeneration sicherstellen. Die Zahlen erklären sich so:
- 60-60 Minuten
Je zweimal 60 Minuten arbeiten Sie konzentriert an Ihrer Aufgabe, davon 55 Minuten mit hohem Fokus, danach folgen 5 Minuten Pause. - 30 Minuten
Nach den beiden Arbeitsabschnitten folgt eine längere Erholungspause von 30 Minuten.
Wenn Sie diese 60-60-30-Blöcke in Ihren Arbeitstag integrieren, sollten Sie allerdings darauf achten, während der längeren Pause wirklich den Arbeitsplatz zu verlassen, sich zu entspannen und den Kopf frei zu bekommen.
17. Die 18-Minuten-Regel
Die 18-Minuten-Regel von dem US-Autor Peter Bregman sagt: Nehmen Sie sich am Anfang des Tages 5 Minuten Zeit, um den Tag zu planen und am Ende des Tages 5 Minuten, um zu prüfen, was Sie erreicht haben. Dazwischen reflektieren Sie jede Stunde für jeweils eine Minute, ob Sie den Tag – wie geplant – sinnvoll und produktiv nutzen. In Summe sind das 18 Minuten, um im Leben klare Prioritäten zu setzen und diese konsequent zu verfolgen.
Was ist die 72-Stunden-Regel?
Die 72-Stunden-Regel besagt: „Alles, was Sie sich vornehmen, müssen Sie innerhalb von 72 Stunden beginnen, sonst sinkt die Chance, dass Sie das Projekt jemals umsetzen, auf ein Prozent.“ Der Grund für diese Regel ist nicht nur der sprichwörtliche innere Schweinehund, sondern mangelnde Entschlossenheit. Erst wer sich einer Sache ganz verschreibt, mit Herzblut und Leidenschaft, wird damit auch loslegen. Andernfalls bleibt es ein frommer Vorsatz.
Welche Vorteile hat Zeitmanagement?
Wer effizientes Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement in seinen Alltag integriert, nutzt zugleich zahlreiche Vorteile, die damit verbunden sind:
- Sie sparen Zeit
Ideale Zeiteinteilung ist Ressourcen schonend und nutzt Ihr knappstes Gut optimal: Zeit. - Sie werden produktiver
Indem Sie sich selbst besser managen, schaffen Sie mehr in kürzerer Zeit und erzielen größere Fortschritte. - Sie steigern Motivation
Wer mehr erledigt bekommt, erzeugt permanent Erfolgserlebnisse und die wirken positiv auf die Motivation. - Sie reduzieren Stress
Stress entsteht vor allem dadurch, dass sich Aufgaben auftürmen und wir uns verzetteln. Zeitmanagement verhindert das und trägt so zur psychischen Gesundheit bei. - Sie erhöhen Ihre Lebensqualität
Weil Sie bewusster mit Ihrer Zeit umgehen und den Tag optimal nutzen (siehe: Carpe Diem) verbessert sich automatisch die Lebensqualität.
5 gute Zeitmanagement-Tipps
Unabhängig von den unterschiedlichen Zeitmanagement-Methoden können Sie Ihr Selbstmanagement generell verbessern, indem Sie stets folgende Grundsatz-Tipps berücksichtigen:
Aufschreiben
Nutzen Sie für Ihr Zeitmanagement Tools oder Apps, die Sie bei der Visualisierung unterstützen – Zettel (analog) oder die Notiz-App auf dem Smartphone (digital)
Prioritäten
Ohne eine klare Rangfolge der Aufgaben kommt kein Zeitmanagement aus. Das Sortieren und Strukturieren ist dabei genauso wichtig wie das Delegieren und Streichen.
Singletasking
Versuchen Sie erst gar nicht, mehrere Dinge auf einmal zu erledigen. Teilen Sie große Aufgaben in kleinere auf und arbeiten Sie diese Schritt für Schritt ab. Einzeln – per Singletasking.
Störfaktoren
Reduzieren Sie alle Zeitfresser und Faktoren, die Sie ablenken oder blockieren könnten.
Pausen
Immer nur funktionieren, funktioniert nicht. Studien zeigen: Länger als 90 Minuten am Stück kann sich der Mensch schlecht konzentrieren. Legen Sie daher regelmäßig Pausen ein.
Wie finde ich die richtige Zeitmanagement-Methode?
Welche Zeitmanagement-Methode die für Sie persönlich beste ist, finden Sie in der Regel nur durch Selbstversuche heraus. Probieren Sie die Techniken und Systeme aus und kombinieren Sie diese je nach Aufgabe und Anforderung. Allen Methoden gemein ist, dass Sie damit Ihre verfügbare Zeit produktiver und effizienter nutzen und so mehr Freizeit gewinnen bzw. die eigene Work-Life-Balance deutlich verbessern.
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