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VIII Congreso Iberoamericano de Ingeniería de Proyectos 1Este contenido se publica bajo licencia CC-BY 4.0 MEDICIÓN DE MÉTODOS UTILIZADOS PARA CAPTURAS DE LECCIONES APRENDIDAS EN UN PROYECTOS EPCM EN LA GRAN MINERIA CHILENA MEASUREMENT OF METHODS USED FOR CATCHES OF LES- SONS LEARNED IN AN EPCM PROJECT IN THE GREAT CHI- LEAN MINING Gary García 1 Oscar Serrano Jamett 2 Pilar Canibilo Valdés 3 Sebastián Serrano Araya 4 1 Departamento de Gestión de la Construcción. Universidad Católica del norte. Antofagasta. Chile 2 Departamento de Gestión de la Construcción. Universidad Católica del norte. Antofagasta. Chile. 3 Departamento de Gestión de la Construcción. Universidad Católica del norte. Antofagasta. Chile. Resumen El presente artículo plantea la aplicación referente al método del caso y el estudio empírico que deter- minará la necesidad de contar con un manual de procedimiento (documento escrito) que permita cap- turar las lecciones aprendidas en el ciclo de vida de los proyectos EPCM en el sector de la gran minería en Chile. Esto en base a que la empresa analizada no cuenta con una gestión eficiente del conocimiento y no contempla procedimientos que recopilen las lecciones aprendidas dentro de sus procesos como una herramienta clave que le permita alcanzar ventajas competitivas sostenibles. Los resultados de la investi- gación tendrán una aplicación concreta para la organización, que permitirá potenciar la recopilación de la experiencia en las distintas etapas del ciclo de vida de los proyectos EPCM en el área de contratos, y así dar una mejora continua en su administración en el sector de la gran minería de Chile. Este trabajo esta desarrollado en base a los pensamientos más difundidos y practicados en el mundo para el desarrollo de proyectos, a partir de los cuales se generaron las proposiciones e hipótesis generales, que se contrastarán en un estudio de campo dirigido hacia el sector de la Minería en base a proyectos EPCM. Se destacan e identifican los siguientes conceptos teóricos principales, Gestión del conocimiento, Diseño e implementación de la estrategia, Modelo de madurez Kerzner. Ciencias informáticas: investigación, innovación y desarrollo 2 Este contenido se publica bajo licencia CC-BY 4.0 Abstract This article presents the application regarding the case method and the empirical study that will determine the need to have a procedure manual (written document) that allows to capture the lessons learned in the life cycle of the EPCM projects in the sector of the great mining in Chile. This is based on the fact that the analyzed company does not have an efficient knowledge management and does not include procedures that gather the lessons learned within its processes as a key tool that allows it to achieve sustainable competitive advantages. The results of the research will have a concrete application for the organization, which will enable the collection of experience in the different stages of the life cycle of the EPCM projects in the area of contracts, and thus give a continuous improvement in its administration in the sector of the great mining industry in Chile. This work is developed based on the most widespread and practiced thoughts in the world for the develop- ment of projects, from which general propositions and hypotheses were generated, which will be contrasted in a field study aimed at the Mining sector based on EPCM projects. The following main theoretical concepts are highlighted and identified: Knowledge management, Design and implementation of the strategy, Kerzner maturity model. Keywords: Knowledge management, Design and implementation of the strategy, Kerzner maturity model. Introducción Los proyectos han sido tema de desarrollo desde los comienzos de la civilización humana, rudimen- tarios y quizás azarosos en sus orígenes por desconocimiento general y nula tecnología de apoyo. Los proyectos como forma de resolución de necesidades se ha mantenido y solo han cambiado sus formas de resolución. Comprender las formas de resolución que son propias a un proyecto inserto en una determi- nada organización o como entregar un servicio correctamente al ser incorporado como experto, involu- cra directamente manejar un sistema de gestión integral que sea capaz de apoyar una respuesta oportuna y catapulte hacia el éxito del proyecto, teniendo en cuenta la gran inversión de recursos y capital asociados a la materialización de proyectos en la gran minería en Chile. Dos grandes asociaciones internacionales que albergan estándares y guías para el correcto desarrollo de proyecto son el IPMA y el PMI. Muchas son las variables que intervienen en la toma de decisiones para lograr cumplir exitosamente con un pro- yecto y acorde a los lineamientos del PMI es plausible creer que todas estas variables pueden estructurarse para generar una línea crítica global del proyecto y con ello contribuir al desarrollo de proyectos exito- sos, proponiendo una herramienta apoyada en gate o hitos las cuales apuntalarían a quienes desarrollan en terreno la gestión de los proyectos. Nos basamos directamente en los lineamientos del PMI (Project Management Institute), cuya metodología se centra en “Procesos” y “Áreas de Conocimiento”, las cuales se desarrollan a través de la guía denominada PMBoK (Project Management Body of Knowledge). No se puede dejar de lado por ninguna circunstancia los alcances propuestos por el IPMA (International Pro- ject Management Association), centrada en el concepto de “Competencias”, descritas a partir de la NCB (National Competence Baseline). Ambas asociaciones mundiales se han dispersado por el mundo y sus planteamientos traducidos a más de once idiomas, lo cual marca un avance ineludible de la disciplina, por VIII Congreso Iberoamericano de Ingeniería de Proyectos 3 Este contenido se publica bajo licencia CC-BY 4.0 ello y unido a ese espíritu dinámico y siempre perfeccionista de quienes nos vemos enfrentados a gestio- nar nace la obligación de buscar en esta materia la razón de esta investigación. Objetivos Objetivo General: Como objetivo general se pretende medir procedimientos que permita capturar las lecciones aprendidas para las distintas etapas del ciclo de vida de los proyectos EPCM en el área de con- tratos en el sector de la gran minería de Chile. Objetivos Específicos: Capturar y difundir las lecciones aprendidas de los proyectos EPCM en el área de contratos que permita generar una mejora continua y madurez en la organización.; Identificar al per- sonal clave y recopilar su conocimiento en base a experiencia como mejora continua de la organización.; Obtener una gestión eficiente del capital Intelectual de la empresa. Metodología La metodología empleada en el desarrollo la investigación es referente a la metodología del caso, ya que las hipó- tesis generales se someterán a un trabajo de campo y se generarán proposiciones generales. No obstante, se atisba el desarrollo de lineamientos del tipo exploratorio, debido a que a partir de una realidad dada se obtienen proposiciones específicas que pueden llevar a configurar una teoría relacionada al fenómeno observado, De acuerdo con la meto- dología del caso el desarrollo empírico del presente proyecto de investigación se referencia en el método de casos, ya que gran parte de las preguntas de investigación son del tipo ¿Cómo......? Además, la materia tratada es novedosa en el mundo empresarial y por último el investigador no tiene ningún control sobre el elemento a investigar. El marco teóri- co es desarrollado en base a los pensamientos más difundidos y practicados en el mundo para el desarrollo de proyectos, a partir de los cuales se generaron las proposiciones e hipótesis generales, que se contrastarán en un estudio de campo dirigido hacia el sector de la Minería en base a proyectos EPCM. Los casos son tomados en distintos puntos geográficos de Chile y son aportados por empresas de las áreas en estudio. Según lo anterior,el marco teórico es general y su prueba empírica se realizará en el sector que se desarrolla cierto proyecto con un esfuerzo sostenido y constante en su regulación y donde los dueños, usuarios finales, mandantes y empresas colaboradoras, utilizan y desarrollan la gestión de proyectos, así como, en su implementación y mejora. Es aquí donde pueden surgir nuevos elementos que lleven a apoyar la gestión de diseño, con el único fin de asegurar el éxito de los proyectos a partir de las diversas proposiciones que surjan del análisis del trabajo de campo, en el marco de un estudio del caso exploratorio. De acuerdo con la metodología del estudio del caso está formada por tres partes: Definición de Contextos y diseño de la estrategia para el estudio empírico; Preparación, recolección y análisis de la evidencia y Análisis y conclusión del estudio. Marco teórico Las lecciones aprendidas pueden definirse como el conocimiento adquirido sobre un proceso o sobre una o varias experiencias, a través de la reflexión y el análisis crítico de los factores que pueden haber afectado positiva o negativamente. Las lecciones aprendidas capturan evidencias e identifican tendencias y relaciones causa-efecto, acotadas a un contexto específico, y sugieren recomendaciones prácticas y útiles Ciencias informáticas: investigación, innovación y desarrollo 4 Este contenido se publica bajo licencia CC-BY 4.0 para la aplicación o replicación del nuevo conocimiento en otros contextos y en el diseño y/o ejecución de otros proyectos o iniciativas que se proponen lograr resultados similares. Un paso mayor en el diseño y la conducción de un caso único es la definición de las unidades de análisis (o el caso en sí mismo). Una de- finición operacional es necesaria y algunas precauciones deberían ser tomadas, antes de un compromiso total para que todo el estudio del caso sea realizado, para asegurar que el caso en estudio es relevante para los problemas y preguntas de interés. (Yin, 2002). La investigación contempla la realización de “replica- ciones lógicas”, sobre todo en la forma de replicaciones literales, es decir, se intentará predecir y ratificar los resultados empíricos similares en la realización de cada uno de los casos; no obstante, la investigación en cada una de las unidades de análisis se irá enriqueciendo con el anterior, partiendo de una apropiada base teórica. Posteriormente se puede observar a cada una de las unidades de análisis seleccionadas y de acuerdo a la propuesta de Yin (2002) se contempla la elaboración de un reporte. De acuerdo con Robert Yin (2002), las técnicas de análisis de la evidencia deben ser utilizadas como una parte de la estrategia general para el análisis de dicha evidencia. Otra técnica de análisis de la evidencia que se utilizará es la técnica de “Síntesis de casos cruzados”. Esta técnica se aplica específicamente en el análisis de la evidencia de casos múltiples y es especialmente relevante al contrastarse al menos dos casos. Análisis de datos Se dan a conocer los resultados obtenidos luego de realizar la encuesta de autoevaluación de la orga- nización de acuerdo al modelo de madurez Kerzner para determinar el nivel de madurez y una encuesta enfocada a la gestión de contratos. El objeto consiste en sintetizar las respuestas de manera de presentar los resultados en forma sencilla y concisa. Para la elaboración de la explicación se realizará a través de la iteración de la explicación para cada unidad de análisis la cual reflejará el resultado de las unidades con- trastadas con el marco teórico. VALIDACIÓN Y ANÁLISIS DE FACTOR DE ANALISIS 1: MADUREZ DE LA EMPRESA DE ACUERDO CON EL MODELO MADUREZ KERZNER. La autoevaluación se aplicó a dos unidades de análisis: Unidad de análisis I : 1 Gerente de Contratos, 1 Sub Gerente de Proyecto y 3 Administradores de Con- tratos Sénior. Unidad de análisis II : Corresponden a un universo de 5 personas de las cuales 2 respondieron la au- toevaluación. Para ello se utilizó el concepto de variables aleatorias, asignando a las respuestas Si, con el valor de 1 y las respuestas No con valor 0, luego se estableció una relación porcentual para el desarrollar los gráficos. El gráfico presentado a continuación es en relación con las preguntas del modelo de madurez Kerzner y entrega un 40% de respuestas que corresponden a un sí. VIII Congreso Iberoamericano de Ingeniería de Proyectos 5 Este contenido se publica bajo licencia CC-BY 4.0 40% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Nivel de Madurez Figura 5-1 Madurez Global De acuerdo a los resultados obtenidos se puede concluir que el nivel de organización se encuentra en un nivel de madurez (3), ósea posee una metodología común. Resultados generales del factor De acuerdo con los resultados obtenidos se puede concluir que la organización se encuentra en un nivel de madurez (3), que corresponde a una metodología común. FACTOR DE ANÁLISIS 2 DETERMINAR LOS PROCESOS DE RECOPILACIÓN DE LA INFOR- MACIÓN Y/O EXPERIENCIA EXISTENTE EN LA ORGANIZACIÓN. Para el análisis del factor n°2, los que determina los procesos de recopilación de la información y/o ex- periencia, se genera la encuesta de las preguntas al personal clave (descrito en capítulo III), lo cual arroja los siguientes resultados, según el análisis cruzado: Figura 5-2 Figura 5-3 Ciencias informáticas: investigación, innovación y desarrollo 6 Este contenido se publica bajo licencia CC-BY 4.0 Figura 5-4 Al determinar los análisis del factor descrito, se concluye que en la organización si existe un proceso que resguarda la información, pero no así su experiencia para la determinación de madurez de la orga- nización. FACTOR DE ANÁLISIS 3 GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN EL ÁREA DE CONTRATOS. Para analizar la gestión del conocimiento se realizan encuestas abiertas, a continuación, su análisis. Figura 5-5 Figura 5-6 Resultados generales del factor Ante esto se puede concluir que se identifican los conocimientos, pero no los críticos de la organiza- ción, donde se debe enfatizar la importancia de estos. No obstante, existe una plataforma en donde se almacena el conocimiento, pero no así las lecciones aprendidas de los proyectos realizados. VIII Congreso Iberoamericano de Ingeniería de Proyectos 7 Este contenido se publica bajo licencia CC-BY 4.0 FACTOR DE ANÁLISIS 4 DOCUMENTO DE CONTRATO (PROCEDIMIENTOS INTERNOS). En base a las preguntas del análisis 3, se profundizo en los documentos de contrato , el cual arroja los siguientes resultados: Figura 5-7 Figura 5-8 Figura 5-9 Resultados generales del factor: Según los antecedentes obtenidos se puede concluir que existen modelos de contratos en la organiza- ción para tipos de proyectos, aun así ninguno de estos propicia en la capitulación y difusión de las leccio- nes aprendidas. Ciencias informáticas: investigación, innovación y desarrollo 8 Este contenido se publica bajo licencia CC-BY 4.0 FACTOR DE ANÁLISIS 5 GESTIÓN DE LA TRIPLE RESTRICCIÓN. De acuerdo con el factor de análisis 4 descrito, se obtienen los siguientes resultados en base a la gestión de la triple restricción: Figura 5-10 Figura 5-11 Figura 5-12 Resultados generales del factor: De acuerdo con los resultados obtenidos de los análisis de las encuestas, se comprueba que la organi- zación no cuenta con modelo estándar para captura y difusión de las lecciones aprendidas para la orga- nización. VIII Congreso Iberoamericano de Ingeniería de Proyectos 9 Este contenido se publica bajo licencia CC-BY 4.0 Conclusiones Según los antecedentes obtenidos del resultado de los factores de análisis descritos, se valida la nece- sidad de un manual de lecciones aprendidas en el ciclo de vida de los proyectos EPCM en el área de con- tratos. Este manual como entregable debería estar dispuesto para el alcance de los directores de proyectos EPCM de la organización en su gestión de proyectos en el área de contratos, para realizar una gestión eficaz. Referencias ProjectManagement Institute, “Project Management Body Of Knownledge PMBOK”, Quinta Edición 2012. Kerzner, Harold. “Strategic Planning for Project Management Using a Project Management Maturity Mo- del”. Segunda Edición 2005. Independent Project Analys, Inc. (IPA) Salmona Petersen Mario (2014) “Fundamentos de la Administración de Proyectos” -MEGIP. Contenidos de Magister en Gestión Integrada de Proyecto Universidad Católica del Norte Decima Versión Mejores Prácticas para Proyectos de Minería (16PDUs), The IPA Institute, Advancing Project Knowledge, José Miguel Bolívar y Marcos Teixeira, 2013. PMI. 2013. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos - PMBOK.5ª ed. Newtown Square - Pennsylvania, Project Management Institute. BRICEÑO, P. 2006. Administración y Gestión estratégica de Proyectos. 3ª ed. Santiago, Ediciones Universi- dad Católica de Chile. CAMPERO, M. y ALARCON, L. 2008. Administración de Proyectos Civiles.3ª ed. Santiago, 3ª ed. Santia- go, Ediciones Universidad Católica de Chile.