Planificación de

Proyectos II
Clase 1

Ing.Rubén Darío Sorto Alvarado

Enero / 2015
 Reglas'del'Juego'
• Se'espera'que'el'alumno'venga'preparado,'
habiendo'leído'el'caso,'nota'técnica'o'capítulo'
correspondiente'
• Se'espera'que'la'inves;gación'sea'parte'de'la'
prác;ca'diaria,'que'lean'diarios,'revistas,'
no;cias...el'análisis'del'material'de'lectura'
debe'ser'prác;ca'diaria'
• Se'medirá'el'aporte'del'alumno'en'base'a'la'
calidad'de'sus'aportaciones'en'clase''
 Reglas'del'juego'
• Se'pide'que'se'apaguen'los'celulares'durante'la'
clase,'por'respeto'a'sus'compañeros'y'al'
catedrá9co'
• En'el'caso'de'ausencia,'el'alumno'es'
responsable'de'cubrir'el'material'de'la'clase'
• Se'permite'el'intercambio'y'colaboración'para'
el'análisis'de'casos'
• Se'penalizará'el'plagio'de'opiniones'de'
Internet'y'otras'fuentes'
 Reglas del Juego

La calificación final estará conformada por:

• 2 Exámenes parciales con un valor de 25%
cada uno
• 1 Examen final/Trabajo final con un valor de
40%
• Participación en clase con un valor de 10%
 Lecturas)obligatorias)
• Se)espera)que)las)notas)técnicas)o)casos)sean)
analizados)a)profundidad.)Se)harán)preguntas)
específicas)de)manera)individual)y)las)
par?cipaciones)deben)estar)fundamentadas)en)
base)a)inves?gación)
 Datos&de&contacto&
• Les&entregare&copia&de&las&presentaciones&en&
PDF,&pero&se&recomienda&tomar&notas&
• Mis&datos&de&contacto:&
[email protected]&y/o&
ruben.sorto@yparconsul=ng.com&&
 Información
• Cuento con un pregrado en Ingeniería Bioquímica, graduado del
Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey. Cuento
con con un MBA de INCAE Business School, Campus Alajuela, con
especialidad en Industria y Tecnología, y certificado por el PMI
• Cuento con 27 años de experiencia laboral, habiendo ocupado
posiciones gerenciales en P&G, Diversey Lever, Grupo Continental,
Grupo Karims y Grupo Terra.
• Actualmente ocupo la posición de Director de Desarrollo de
Negocios de Grupo Karims y soy el Director Ejecutivo de YPAR
Consulting, empresa especializada en el desarrollo de negocios y
administración de proyectos
• Algunos de los proyectos que he desarrollado y ejecutado son:
Green Valley Industrial Park, Altia Business Park, Proyecto
Aeropuerto Palmerola (hasta la negociación del contrato de
concesión), así como proyectos en el área de infraestructura,
energía, bienes raíces comerciales e industriales, agroindustriales
 Areas a Cubrir - Sílabo
• Gestión de los Interesados del proyecto
• Procesos de Licitación - RFP / Propuesta Técnica /
Propuesta Económica
• Ley de Contratación del Estado
• Caso Palmerola
• Caso Proyecto Edelweiss - Aeropuertos de Jamaica
• Caso Centro Cívico
• Gestión de Recursos Humanos
• Caso Proyecto Generación Energía Eólica
• Gestión de las comunicaciones
• Gestión de Riegos
• Caso Proyecto Minero
• Gestión de Adquisiciones
• Ejecución del Proyecto
• CrystalBall y MS Project - simulación e impactos
• Cálculo de EVA
 Areas a Cubrir - Sílabo

• Certificación del PMI - oportunidades laborales a través

de la certificación
Consulta Pliegos Participa ? No

Audiencia Inform .
Obtiene Pliegos
Preguntas ?
Análisis Licitación Visita sitio ?
Addendo

Entrega Licitación
 Procesos de Licitación
LA PROPUESTA DE SOLUCION DENTRO DEL CICLO DE
VIDA DE UN PROYECTO

En términos generales el CICLO DE VIDA de un proyecto, se desarrolla en

las siguientes fases:
1. Identificación de una necesidad.
2. Desarrollo de una propuesta de solución ( proyecto ).
3. Realización del proyecto.
4. Término del proyecto.

IDENTIFICACION DESARROLLO DE REALIZACION TERMINACION

DE UNA UNA PROPUESTA DEL PROYECTO DEL PROYECTO
NECESIDAD DE SOLUCION
 Procesos de Licitación
LA PREPARACION DE UNA SOLICITUD DE PROPUESTA

El propósito de una SOLICITUD DE PROPUESTA es describir en forma

amplia y detallada lo que desea obtener el cliente con el proyecto.
Una buena SDP permite a los equipos de proyecto, a los contratistas o
prestadores de servicios en su caso, qué espera el cliente, de modo que
con base en ello, puedan éstos elaborar una buena propuesta, trabajando
todos con las mismas bases, con lo que se facilitará su evaluación, es
decir, comparar peras con peras.
Una solicitud de propuesta debe incluir:
1. OBJETIVOS DEL PROYECTO: Resultados o productos que deben
alcanzar con el proyecto.
2. DESCRIPCION DEL TRABAJO (DDT): Alcance del proyecto, exponiendo
en forma muy general las tareas que el cliente desea que realice ell
contratista o el equipo de proyecto, para alcanzar el objetivo.
3. REQUISITOS DEL CLIENTE: Se refieren a las especificaciones de
calidad del trabajo que se exigirán en el proyecto.
 Procesos de Licitación

4. ESPECIFICACION DE LAS ENTREGAS QUE DEBEN HACER EL CONTRATISTA O

EL EQUIPO DE PROYECTO: Elementos o contenidos que deberá entregar el
contratista o equipo de proyecto al cliente: reportes, folletos, carpetas, discos para
computadora…
5. INFORMACION QUE EL CLIENTE ENTREGARA AL CONTRATISTA O AL EQUIPO
DE PROYECTO, BAJO EL COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD.
6. APROBACIONES QUE DEBERA OTORGAR EL CLIENTE. Por ejemplo, aprobación
de programas, metodologías, presupuestos…
7. TIPO DE CONTRATO QUE SE DEBERA ENTREGAR AL CLIENTE, HACIENDO
CONSTAR LAS OBLIGACIONES CONTRATADAS.
8. PRECIO MAXIMO QUE DEBERA TENER EL PROYECTO Y FORMA DE PAGO QUE
SE PREFIERE POR PARTE DEL CLIENTE. Por ejemplo, 25 % al aceptarse el
contrato y 75 % contra la entrega total del trabajo.
9. FECHA MAXIMA DE ENTREGA DEL TRABAJO.
10. CRITERIOS DE EVALUACION:

a) Experiencia en proyectos similares.

b) Metodología y enfoque técnico.
c) Programa de trabajo y fecha de entrega.
d) Precio y forma de pago.
 Procesos de Licitación
FACTORES DECISIVOS PARA EL EXITO DE UNA SDP

1. Definir claramente la necesidad antes de preparar una solicitud de

propuesta.
2. Se elegirá la necesidad, problema u oportunidad que aporte mayores
beneficios en relación con el costo y consecuencias.
3. Definir un proceso y factores de evaluación de necesidades, así como un
Comité Evaluador.
4. Una buena SDP permite a los contratistas o equipo de proyecto, preparar
propuestas ajustadas a la necesidad del cliente en forma completa y
ajustada a presupuesto.
5. La SDP debe incluir una descripción del trabajo, de las exigencias del
cliente, de las entregas previstas y los criterios con los que se evaluarán
las propuestas presentadas.
6. La empresa deberá elaborar sus formatos de SDP, para que las
propuestas puedan ser evaluadas con criterios uniformes y justos.
7. Los contratistas o equipos de proyecto deben recibir la misma
información por parte del cliente.
 Procesos de Licitación
LICITAR O NO LICITAR POR PARTE DEL CONTRATISTA

1. Competencia: ¿ Qué otros contratistas podrán presentar también una propuesta

como respuesta a la SDP ? ¿ Cuál es su posición en el mercado ?
¿ Tienen ventaja competitiva debido a esfuerzos de mercadeo
previos a la SDP o por su trabajo anterior con el cliente ?
2. Riesgo: ¿ Existe el riesgo de que el proyecto no se autorice ? ¿ Desea
realmente la empresa dar a concurso el proyecto u obtener
información ? ¿ Tiene experiencia compradora el cliente ?
3. Misión: ¿ El proyecto sería coherente con la misión del negocio o le llevaría
a dispersión de recursos ?
4. Ampliación de ¿ ¿ El proyecto propuesto proporcionaría al contratista la
capacidades y oportunidad de ampliar o mejorar sus capacidades ? ¿ El proyecto
mercado: realizado mejorará el atractivo de su currículum ? ¿ La rentabilidad
que se obtuviera permitiría invertir en la ampliación de la empresa ?
5. Historia de ¿ Qué imagen tiene el contratista con el cliente en razón de servicios
servicio a la o productos que le ha suministrado en el pasado ? ¿ Qué
empresa: referencias podría obtener el cliente acerca del contratista ?
6. Recursos para ¿ Tengo como contratista los recursos humanos materiales, técnicos
la propuesta: y financieros para llevar a cabo con éxito el proyecto ?
 Procesos de Licitación
LA PREPARACION DE LA PROPUESTA

SECCION
TECNICA

CONTENIDO DE SECCION
LA PROPUESTA ADMINISTRATIVA

SECCION DE
COSTOS
 Documentación para la propuesta!
• Propuesta!técnica!

• Propuesta!Económica!

• Documentos!de!archivo!
 Procesos de Licitación
LA SECCION TECNICA

OBJETIVO: Convencer al cliente de que el contratista o equipo de proyecto

comprende la necesidad o el problema y que puede proporcionarle la
solución menos riesgosa y más benéfica.

1. COMPRESION El contratista no debe simplemente repetir la

DEL PROBLEMA: descripción del problema que el cliente hace en el
SDP., sino debe abundar con toda aquella información
que convenza al cliente de que comprende su
necesidad. Por ejemplo hablando de causas,
consecuencias, alcances, tendencias, alternativas…
2. ENFOQUE O Algunos problemas solo implican la propuesta de una
SOLUCION solución específica, pero otros hacen necesario llevar a
PROPUESTA: cabo análisis y desarrollo de alternativas, antes de que
se pueda proponer una solución específica.
En estos casos esta parte de la propuesta contendrá:
! Metodología para recopilar y analizar información.
! Metodología para evaluar alternativas.
! Forma en que la propuesta cumple con los requisitos
establecidos en la SDP.
 Procesos de Licitación

3. BENEFICIO
En esta parte de la propuesta, el contratista o equipo
PARA EL CLIENTE:
de proyecto debe expresar en la forma más explícita
los beneficios:
! CUANTITATIVOS: Por ejemplo: ahorro en costos,
reducción de tiempos, reducción de inventarios,
incremento de servicio al cliente, reducción de
desperdicios…

! CUALITATIVOS: Por ejemplo, formación de capital

intelectual, adquisición de experiencia, mejoría en
trabajo de equipo, formación de futuros líderes de
proyecto…
 Procesos de Licitación
LA SECCION ADMINISTRATIVA

OBJETIVO: Convencer al cliente de que puede hacer trabajo propuesto ( el

proyecto) y lograr los resultados deseados.

1. DESCRIPCION DE LAS TAREAS DEL En esta sección se deberán describir las

TRABAJO: tareas importantes que se realizarán para
llevar a cabo el proyecto.
! No debe limitarse a repetir la descripción
del trabajo que aparezca en la SDP que
entregó el cliente.
! Tampoco debe ir al detalle, tal como hará
en el programa ejecutivo detallado.
2 . P R O D U C TO S Y S E RV I C I O S A Incluirá una relación de los productos y
ENTREGAR: servicios a entregar durante y al final del
proyecto, tales como informes, planos,
dibujos, manuales, soft ware…
3. PROGRAMA DEL PROYECTO: Proporcionará un programa que contendrá
los tiempos para cada una de las tareas
importantes que incluye el proyecto.
Puede hacerse en una Gráfica de Gantt o
un diagrama de red.
 Procesos de Licitación
El programa incluirá eventos clave, como
las reuniones importantes para revisión,
las actividades de probación del cliente, la
terminación de partidas a entregar, por
ejemplo: informes de avance, dibujos,
manuales o equipos.

4. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO: Describirá la organización que se pondrá

en funcionamiento para el proyecto.

Puede incluir un organigrama que incluirá

las principales funciones del proyecto y el
puesto, así como el nombre de la persona
a quien se le asignará la responsabilidad
de dada una. Mejor si se anexan los
currícula de las personas nombradas.

También puede hacerse, incluyendo una

matriz de responsabilidades que relaciona
las principales tareas del proyecto, el
puesto y el nombre de la persona
responsable de cada una de ellas.
5. EXPERIENCIA RELACIONADA: Se refiere al curículum de quien presenta
el proyecto.
 Procesos de Licitación
LA SECCION DE COSTOS

OBJETIVO: Convencer al cliente de que el precio o costo del proyecto para

el cliente es realista y razonable.

1. COSTOS DE MANO DE OBRA: Salarios u honorarios de las personas que

trabajarán en el proyecto, incluyendo cargas
sociales y prestaciones.
Puede presentarse por etapas, para mayor
claridad y comprensión.
2. MATERIALES: Incluye todo tipo de materiales que se
requieran. Igual que los anteriores, pueden
presentarse por etapas, para mayor claridad y
comprensión.
3. SUBCONTRATISTAS Y Honorarios de subcontratistas y asesores que
ASESORES: será necesario utilizar para el proyecto.
Se justificará su conveniencia y los beneficios
que aportará su intervención.
4. ALQUILER DE EQUIPOS E Incluye el costo del alquiler de equipos,
INSTALACIONES: instalaciones, herramientas que serán
necesarias para el proyecto.
5. VIAJES: Incluye los viáticos que será necesario erogar.
 Procesos de Licitación
6. DOCUMENTACION: Costo de impresión de manuales, dibujos, informes,
publicaciones, videos…
7. GASTOS INDIRECTOS: Se calcula un porcentaje sobre la suma de los costos
anteriores y se añade al presupuesto. Este
porcentaje será suficiente para cubrir los gastos de
operación del contratista.
Obviamente, esta partida no existirá cuando se
utiliza un equipo interno de proyecto.
8. AUMENTOS: En el caso de proyectos que abarquen tiempos
largos, en épocas de economías rápidamente
cambiantes. Deberán proponerse índices para el
ajuste de precios, por ejemplo: aumentos de la
inflación general, o inflación al fabricante, inflación en
determinada rama de negocios, paridad monetaria…
9.CONTINGENCIAS: Es una cantidad o reserva administrativa que el
contratista quiera incluir para cubrir lo inesperado.

10. HONORARIOS O Las partidas anteriores, son costos. Ahora el

UTILIDADES: contratista añadirá sus honorarios, es decir, la
utilidad que pretende obtener por la ejecución del
proyecto.
Obviamente esta partida no existirá cuando se
trabaja con equipo interno de proyecto.
 Procesos de Licitación
LA EVALUACION DE LA PROPUESTA
POR PARTE DEL CLIENTE

Los clientes evalúan las propuestas en diferentes formas:

! Algunos, observan primero los precios de las diversas propuestas y
seleccionan por ejemplo, sólo las tres de precios más bajos, para proceder
después a una evaluación técnica.
! Otros, eliminan inicialmente las propuestas con precios que exceden a sus
presupuestos o aquellas otras, cuya sección técnica no cumpla con todos los
requisitos establecidos en la SDP., para proceder luego a evaluarlas en base
a factores de evaluación bien definidos.
! En otras ocasiones se evalúan las propuestas técnicas y administrativas,
sin tomar en cuenta el costo. Después, las que alcancen mayor puntuación
en la revisión técnico / administrativa, se evalúan ya nada más en cuanto a
sus costos.
 Procesos de Licitación
CRITERIOS MAS USUALES USADOS POR LOS
CLIENTES PARA EVALUAR PROPUESTAS

! Cumplimiento de la descripción del trabajo y los requisitos del cliente, establecidos en

la SDP.
! Comprensión por parte del proyectista del problema o necesidad del cliente.
! La adecuación y practicidad del enfoque propuesto por el proyectista para solucionar el
problema.
! Experiencia y referencias obtenidas del proyectista en proyectos similares.
! Experiencia del personal clave que será asignado a trabajar en el proyecto.
! Capacidad administrativa, incluyendo la capacidad del proyectista para planear y
controlar el proyecto.
! Realismo del programa del proyectista.
! Metodología y realismo para calcular los precios.
! Competitividad del precio ( en un juicio de costo beneficio).
Muchas veces es conveniente pedir a las personas que presentaron propuestas, el que
hagan, además de la presentación escrita del proyecto, una presentación oral de las
mismas, para que el cliente tenga oportunidad de ampliar información
 Procesos de Licitación
EJEMPLO DE TABLA PARA LA EVALUACION DE
PROPUESTAS

Proyecto: Fecha de recibido:

Presentado por: Fecha de evaluación:

Califique los siguientes criterios con base en una escala de 1 ( bajo ) a 10 ( alto )
PONDERACION CALIFICACION PUNTOS COMENTARIOS
CRITERIOS DE EVALUACION A B A POR B

1. ENFOQUE. 30 4 120 Descripción superficial de la

metodología
2. EXPERIENCIA. 30 3 90 Poca experiencia con
empresas industriales.
3. PRECIO. 30 9 270 Ofrece el precio más bajo
respaldado por datos.
4. PROGRAMA. 10 5 50 El programa es demasiado
optimista.
SUMA TOTAL: 100 530
Ventajas de esta propuesta; Es la que ofrece el precio más bajo, por tener los gastos de operación más
bajos entre los candidatos.
 Procesos de Licitación

Desventajas de esta propuesta; Es la que refleja los gastos de operación más bajos, pero
habrá que verificar que ello no sea a causa de tener personal con sueldos bajos por tener
poca experiencia e instalaciones y equipo que no respalden suficientemente al proyecto.
Comentarios y sugerencias: Se sugiere visitarle en sus instalaciones para verificar
personalmente sus condiciones de operación.
Entrar más a detalle sobre la metodología que utilizó para calcular los tiempos y verificar el
realismo de sus proyecciones.

Nombre y firma del evaluador.

 Procesos de Licitación
FACTORES DECISIVOS PARA EXITO DE UNA
PROPUESTA

! Estudiar a fondo la SDP y ampliarla en una entrevista personal con los

clientes principales del proyecto.
! La propuesta deberá responder punto por punto a todos los requisitos de la
SDP. ( calidad es el grado en que se satisfacen las necesidades y
expectativas del cliente al primer intento y siempre ).
! Es importante que la propuesta resalte los factores únicos que la
diferencian de las de los competidores.
! Las propuestas deben ser realistas. No ofrecer o prometer lo que no se
podrá cumplir.
! Deberá redactarse de manera sencilla, sin utilizar complicaciones técnicas
que obscurezcan su comprensión para el cliente, el cual puede no ser un
técnico en la materia.
! Deberá acompañarse de testimonios de calidad y experiencia que avalen la
competencia del proyectista.
 Procesos de Licitación
FACTORES A PREVER EN EL CONTRATO CON UN
PROYECTISTA EXTERNO

! Rescisión si se descubre falsedad dolosa en los costos.

! Cómo resolver incremento en los costos o demoras en los programas.
! Necesidad de que el cliente apruebe previamente a contratistas que
intervendrán en el proyecto.
! Información que será proporcionada por el cliente al proyectista.
! Compromiso de confidencialidad del proyectista respecto de la información
recibida.
! Respeto a patentes y marcas.
! Condiciones en que se dará por rescindido el contrato y forma de liquidarlo.
! Condiciones de pago y forma de resolver retrasos en el pago.
! Pago de primas si se termina anticipadamente el proyecto con la calidad
contratada.
! Penalidades si no se termina el proyecto en los tiempos previstos.
! Cómo tratar los cambios al proyecto sea por parte del cliente o del
proyectista.
 Ejercicio en Clase:

El cliente: Equipo 1 - Carmen Rivera / Alex Andino /

Jennifer Chavez / Ramon Zavala / Edom Santos
Necesidad: la empresa necesita de una nueva planta
de procesamiento para su producción de plátano
(recepción / procesamiento / congelación / freído /
empaque)

El proyecto: diseño / construcción / puesta en marcha de

planta de procesamiento de plátano
Presupuesto: 25M de dólares
Area Total de Construcción: 25,000 Mts2
Capacidad diaria: 150,000 los. de plátano
Productos: plátano frito congelado / tostones de platano frito
congelado
 Ejercicio en Clase:

Los Contratistas

Equipo 2: José Bustillo / Samuel Saavedra / Cesar

Sanchez / Barbara Munguia / Yadir Rivera

Equipo 3: Johnny Escober / Rafael Villeda / Mauricio

Aguilar / Cesar Romero / Kenia Dubon / Josue Peña

Equipo 4 : Carmen Salgado / Eddy Paz / Rene

Alegria / Tania Henriquez / Indira Gutierrez
 RFI

Deberá incluir:
1. Objetivo del proyecto
2. Alcance del proyecto
3. Información de la empresa
• Legal
• Contacto
• Financiera
• Experiencia
4. KPI - indicadores claves
5. Montos de inversión / presupuesto base
6. Entregables esperados
7. Información de los shareholders y de stakeholders
8. Fechas “fatales” / línea de tiempo
9. Aclaración de preguntas/dudas
10. Términos y condiciones
11. Acuerdo de confidencialidad
 RFI

12. Listado de requerimientos

• Requerimientos de desempeño
• Requerimientos de disponibilidad
• Requerimientos técnicos
• Requerimientos legales
13. Cualquier otra información relevante
 Respuesta al RFI
Cada equipo deberá preparar la respuesta a la solicitud del cliente
 RFP
1. Resumen ejecutivo
2. Antecedentes - objetivos
3. Alcance del proyecto
1. Resumen del proyecto
4. Expectativas de los stakeholders
5. Estructura del proyecto
6. Requerimientos del proyecto - detalles específicos del proyecto
7. Calendario del proyecto - previo a implementación
8. Aclaración de dudas
9. Proceso de evaluación de las propuestas
10. Términos y condiciones - recepción de propuestas/ofertas
11. NDA
12. Acceso a Sitio de información o Dataroom
13. Calendario de implementación
14. Formato de respuesta y recepción de ofertas
• Propuesta técnica (planos, especificaciones de equipo, etc)
• Propuesta financiera
 RFP
15. Metodología de evaluación de propuestas
 Respuesta al RFP

Cada equipo deberá preparar la respuesta a la solicitud del cliente