以前の職場では、意見の対立が頻繁にあった。 組織で働く人の仕事は殆どの場合、自分の意見だけでは事が進まず、様々な人の意見を聞いた上で「落とし所」や「納得感」が出来上がり、その上で事が進む。 「効率的でない」という批判もあるが、こればかりは仕方がない。いかに正しいことを言っても、それに協力してくれる人がいない限り仕事は進まない。だから、会議の場の多くは「何かアイデアを出す」ことよりも、「納得感を醸成する」ことに当てられていた。
「会議」は、退屈で非生産的。たいていはそうでしょう。長々と時間をかけたわりに、上層部の意向に沿った予定調和的な結論になったりするのは当たり前。その後に議事録が回覧されると、各部署から修正の指示が噴出して、「会議での決定事項」と「議事録」という2つの別の結論ができあがり、その後の実行力が弱くなることまであります。 かつて官僚体質と批判され業績不振だった頃の日産もそうだったかもしれません。 同社の体質はカルロス・ゴーン氏が社長に就任したのを契機に、変貌を遂げます。ゴーン氏がリストラや合理化など大胆な改革をしたことは有名ですが、「会議の方法」の開発を指示していたことまではあまり知られていません。 現在ではすっかり社内に浸透した「V-up 」と呼ばれる日産式の会議には、独自の方法があります。そのひとつが「議事録をつくらない」です。 では、会議をどう進めるのか。まず、模造紙数枚と大量の付箋紙
2011年02月07日 02:53 カテゴリプロジェクトデザイン プロジェクト推進者のための議事録の書き方 Posted by fukuidayo Tweet プロジェクトを設計（デザイン）し、前に進める。という仕事に取り組み始めてから、ありがたい事に多くの仕事の相談や依頼を受けるようになった。やってみて感じるのは、企画するだけでなくて、ものごとを確実に前に進めてくれる人をどこの企業も求めているんだなー、ということ。 プロジェクトを設計し、前に進める。というと大層なことをやっているように思えるかもしれないけれど、実は僕がやっていることは本当に単純で、 ・アジェンダをつくり ・会議をファシリテートし ・議事録を作成する ということをしているだけだ。もちろんプロジェクトを円滑に進めるために必要であれば、情報共有やプロジェクト推進のツールを提供したりもするけれど、基本的には無料で利用でき、汎用性
会議の際、「議事録」を書くのがどうも苦手という人は多いはず。しかし、後で会議に参加していない人にその内容を伝えたり、仕事の経緯を振り返るのにも役立つ議事録は、効率良く仕事を進める上でも欠かせません。今までなんとなく書いていたという人も、一度基本の書き方を見直してみませんか？“使える議事録の書き方”を学べるエントリーを集めました。 ■何を書けばいいの？“使える議事録”の基本 あるテーマについて話し合いを行った経緯と、それによって決定した事項を記録する議事録。まずは作成の基本から見ましょう。 ▽ 議事録の書き方 基礎講座 : LINE Corporation ディレクターブログ ▽ 議事録の書き方 Part2 : LINE Corporation ディレクターブログ ▽ 1分で「使える議事録」に仕上げるチェックリスト - ITmedia エンタープライズ 議事録だからと言って、会議の内容を何も
役割上、会議の多い仕事をしています。全社的な経営責任者という立場に加え、はてなのサービスの責任者として進捗や方向性を見ていますので、各ディレクターと方向性や成果を確認したり、サービス以外の責任者との会議もあります。なので会議の生産性を上げるのは非常に重要で、いろいろな工夫しています。その中で、最近重要だな、と思っている事を少し紹介したいと思います。 会議中は聴くことに集中して、最後にまとめて話す 最近心がけているのは「会議中にあまりしゃべらない」ということです。基本的なフォーマットとしては、会議をする相手に必ずアジェンダを作ってきてもらい、主に報告内容と相談内容をまとめてもらいます。そしてその内容を全部聴くまで基本的にしゃべりません。とにかく聴きます。途中で質問はしますが、それをどうするのかという話は、聴き終わってからやります。聴き終わったあとで、「ここはどうするか」「こうしたほうが良くな
「現役員が語る、Google式会議効率化の6つの法則」や「会議時間を効率的に短縮する4つのコツ」など、わがライフハッカーでもたびたび採りあげている、会議にまつわるハック術。これは裏を返すと、会社の規模や業種、国を問わず、大なり小なり会議の運営に課題を抱えている人々が多いということかもしれません。こちらでは、生産性向上のコツを紹介するブログメディア「Productivity501」が勧める、会議の効率化の方法をご紹介しましょう。 「Productivity501」の記事では、効率的かつ効果的に会議を運営するためのコツとして、以下の9つを挙げています。 その1: 参加者を時間通りに出席させる 会議を時間どおりに開始させるためには、参加者を遅刻させないことが鉄則。会議直前に、メールなどを使ってリマインダー通知を送るなど、工夫をしよう。また、参加者が全員そろうまでダラダラと待つよりも、会議の開始時
気になる記事をスクラップできます。保存した記事は、マイページでスマホ、タブレットからでもご確認頂けます。※会員限定 無料会員登録 詳細 ｜ ログイン 最近、米国のある会社の幹部にこんな話を聞きました。その会社では、会議をする前に、参加者の中で誰がディシジョンメーカーなのか、つまり決定権を持つリーダーなのか、決めなければ会議は開催しない、というルールになっているというのです。 私は議長と呼んでいるのですが、会議のリーダーが決まっていない会議は開いてはいけないということです。リーダーの重要性はよく語られますが、実は会議においてもリーダーシップは極めて重要です。 「仕事には限りがある」というのはウソ 前回の「してほしい仕事を、部下がしてくれます」では、「緊急度は低いが重要度は高い」仕事に社員の目を向けさせることこそ、会議の役割だ、と書きました。では、どうすればいいのか。 実は、それほど難しいこと
こんにちは、livedoor Blog を担当しています佐々木です。 「livedoor Blog」プロジェクトの定例会議は、検討する議題が山積みで関係者も多く、いつも20名を超すスタッフが集まります。ですが、長時間の会議はデメリットしか生みませんので、“会議は週に1回1時間だけ”と制限を決めて、そのなかで効率的な会議の方法を試行錯誤しています。 そこで今回は、「アジェンダの作成方法」に焦点をあて、“ライブドア流”会議術の一端をご紹介したいと思います。 【01】アジェンダは前日のうちに関係者にメールする 会議で使用するアジェンダは、前日のうちに関係者にメールして目を通してもらい、補足がある場合には事前に受け付けます。 そうすることで、参加者が予習をするようになり、会議での話がスムースになります。また、アジェンダの内容によって「今回は欠席する」という判断がしやすくなるのもメリットで、参加して
コンサルタントの一番の仕事は「会議に出席すること」です。書類作成の時間を除けば、この作業時間が一番多いですね。クライアントさんの会議、お役所の審議会等を含めて、たくさんの組織の会議に出席する機会が非常に多いんです。 そんな中で、「会議上手の会社」と「会議下手の会社」というのが確かにあると思います。 「会議上手の会社」は短時間でテキパキと物事が決まっていき、「会議ヘタの会社」は時間ばかりが長くて、結局、何が決まったのか分からない形で終わってしまいます。会議上手の会社の会議では、終了後に、みんな充実した顔で、次の作業へのモチベーションアップを感じられます。一方、会議下手な会社の会議では、イスに座っているだけで、徒労感で社員さんのモチベーションが下がってきているのを感じます。「くだらない会議に付き合ってられないよ」と思う気持ちもよく分かります。 この２つの組織の最大の違いをあげろと言われれば、「
前回（第2回 「なにはともあれ、まずはチームビルディング」）はチームの基本的な作り方を解説しました。今回のテーマはチームの運営に不可欠な「会議」の上手な行い方です。 会議・会議・会議 プロジェクトにかかわる以上、会議は避けて通れません。特にリーダーなら、なおさらです。いままでは、どこかしら「関係ないや」と感じていた会議にも参加しなくてはいけません。会議にも大小さまざまありますが、今回はその中から、「朝会」「進捗（しんちょく）会」を取り上げて、それぞれの運営のコツをお話しします。 ・朝会 まずは小さな会議代表として、朝会です。朝会は、チームの状況をチーム内部で素早く共有することを目的とした、非常に短時間の会議です。最近何かと話題の朝会ですが、その理由として、「手軽に、すぐに始められる」「効果が見えやすい」「ソフトウェア開発チーム以外にも有効」などがあるでしょう。以下、概要だけ説明します。 朝
朝会（デイリー・スタンドアップ・ミーティング、デイリー・スクラム、デイリー・ハドル*1、朝のロールコール*2）を説明するのは簡単だ。チーム全員が毎日顔を合わせ、現在の状況を迅速に確認しあう。立ってやるのはミーティングの時間を短くするためだ。以上。 でもこれだけじゃあ、「良い朝会」と「悪い朝会」の微妙な違いは分からないだろう。 朝会の定義は非常に簡単なものなのに、 うまくいっていない朝会があって私はとても驚いた。 すぐに原因は分かったが、そのチームはそれが何なのか分かっていなかった。 朝会の基本原則と詳細を意識していなかったのだ。 そのために朝会の問題について診断や解決がなされていなかったわけだ。 良い朝会を経験した人たちは、 うまくいってないときに何をすればいいかを知っている。 朝会に慣れていない人たちは、 うまくいってないときに何をすればいいかに気づかない。 「暗黙知なんだから、とにかく
忙しくて集まる時間の取れないビジネスパーソンにとって、メールを使った議論は日常茶飯事。しかし、議論が発散してしまったり、うまく意図が伝わらなかったり、無駄な返事が頻出するなど、メールを使った議論への課題は数多い。メールのサブジェクトを工夫することで、議論の生産性を向上させようというのが「OpenSubject」だ。 正式な議論の代表格は「会議」だが、忙しいビジネスパーソンの間で会議に次ぐ議論、コミュニケーションの手段として活用されているのが、言わずと知れたメールだ。しかし、メールによる議論は、最適化や効率化が全く進んでいない。それぞれの人が自分なりの「問題が起きにくい方法」を漠然と実行しているのが実情だろう。 最近ではソフトウェア開発で使われるバグトラッキングシステム「Trac」や、議事録ベースの会議支援システム「Sargasso XM」などの導入によってシステム化が進み、メールでの議論や
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