Gmailをメインの登録先や連絡手段として使っているユーザーは多いかと思いますが、ちょっと設定を加えるだけでさらに便利になります。ライターの島徹さんが日常生活でも役立つGmailのTipsをご紹介。
Gmailの標準設定を「全員に返信」に変更して
メールツリーのユーザーへの連絡漏れを防止する
グループや仕事の連絡にGmailを利用している場合、複数ユーザーに送られたCcやBcc付きメールに対しては、Ccのユーザーを含めた“全員返信”を使う機会が多いと思います。ただし、PC版Gmailは標準設定のままだと全員返信の操作に手間がかかります。ラクに全員返信できるように標準設定を変更しましょう。
ビジネスでよく利用する、差出人に加えて多くの人のCcが列挙されたメール。Gmailの標準設定では全員返信の操作にひと手間がかかる。カンタンに全員返信できるよう設定を変更しよう。
Gmailでメールを返信する際、標準設定ではメールの右横にある“返信”ボタンか、メールのスレッド最下段にある入力ボックスを使います。しかし、これらの方法で返信すると、返信メールが差出人にしか届きません。
複数のCcの相手を含む全員返信のメールを作成する場合は、標準設定では返信ボタン横の“▼”から“全員に返信”を選ぶか、入力ボックスの“全員に返信”リンクをクリックする必要があります。ただし、ビジネスでは全員返信メールを使う機会が多いため、いちいち返信ごとにもの操作を繰り返すのはめんどうです。
標準設定で全員返信するには「▼」メニューを開くか、下の入力ボックスでリンクをクリックする
そこで、返信時は標準で全員返信が有効になるよう設定を変更しましょう。まず、画面右上の歯車アイコンから“設定”をクリック。次に“返信時のデフォルトの動作”の項目を“全員に返信”に変更して、ページ下部の“変更を保存”をクリックするだけで設定は完了です。
Gmailの設定画面で、「返信時のデフォルトの動作」を「全員に返信」に変更する
“全員に返信”の設定を有効にすると、メールを返信する際の動作が標準で全員返信になります。メールの返信ボタンを押す場合はもちろん、メール下の入力ボックスを使う場合も同様です。また、差出人のみに返信したい場合は“▼”メニューを開くか、下の入力ボックスで“返信”をクリックしましょう。
特に急ぎでメールを返信する際は、関係者全員に返信することを忘れがちです。“全員に返信”を標準設定にして連絡漏れを防ぎましょう。
「全員に返信」を設定すると、メールの返信ボタンが「全員に返信」に切り替わる。また、入力ボックスに直接文字を入力した場合も標準で全員に返信として扱われる
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